Post on 27-Jun-2015
Standar Operasional Prosedur Perpustakaan
mahmudin@lib.itb.ac.id
Disampaikan pada pembekalan mahasiswa D3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UNPAD
8 Nopember 2009
Istilah
Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe
Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures
SOP
prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten
pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.
Definisi
dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis
Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional
SOP: asal usul
SOP medik, penanganam pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan
SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang
SOP : manfaat di perpus
sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan
sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan
sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog, denda dll.
Persiapan SOP
SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan
SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.
Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang
ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten.
Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
Kemutakhiran SOP Adanya perubahan internal maupun eksternal
perpustakaan Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir,
perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan.
Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?.
SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan.
SOP Perpustakaan
Perpustakaan integral dari suatu organisasi pendididikan
Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan
untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan
SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin
Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan
bahan pustaka Pelayanan informasi
SOP : bentuk
Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow
chart)
Flowchart : diagram alir menggambarkan sebuah algoritma
yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain
Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis
Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi
Flowchart : diagram alir Diagram alir digambarkan dengan
orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir
dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari
satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir
Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
Simbol-simbol: diagram alir Proses :
Pencabangan (keputusan):
Mulai/Terminator (start/hatl)
Penguhubung (Connector) Off-Page Connector
Format SOP
Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart
Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka
1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan
2. Cakupan: Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf sivitas akademika.
3. Acuan : Peraturan Perpustakaan. 4. Alat Bantu: Teknologi informasi
komputer berbasis on-line, dan ATK
5.Proses pelaksanaan
Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka 5.Proses pelaksanaan :
Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru.
Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar.
Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi. Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog on-line
perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan dibatalkan.
Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.amazon.com
Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan.
Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.
Pengolahan bahan pustaka
1. Tujuan: Melakukan proses pengkalogan buku
2. Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses
3. Acuan: Peraturan perpustakaan 4. Sarana: Komputer, DDC, AACR
dan ATK.
5. Prosedur Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan
pembelian. Petugas memberi stempel perpustakaan
dan stampel induk pada buku Petugas mengecek di database katalog Bila data sudah ada, diberi cap pada
halaman verso buku, tulis nomor induk dan no klasifikasinya.
Bila tidak ada, cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC.
Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II, tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya.
Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya
Tempelkan no Barcode buku tersebut.
Layanan informasi : Bebas Pinjam 1. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan
mengembalikan semua pinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman.
2. Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1, S2 dan
S3 yang akan wisuda. 3. Acuan : Peraturan Universitas/Institut 4. Sarana: Proses transaksi ke bagian
peminjaman-pengembalian buku.
5. Proses: Periksa kartu perpustakaan dan kartu
mahasiswa apakah masih berlaku. Periksa pada kartu perpustakaan ada
pinjaman buku, baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi.
Bila masih ada pinjaman, mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi.
Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya
Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam, petugas memberikan cap bebas pinjam
KEGIATAN PUSTAKAWAN
Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi;
Pemasyarakatan perpusdokinfo;
Terimakasih