3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 1

KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TS. Lưu Kiếm ThanhHỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA77-Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiĐT: 04.8357083NR: 04.8636227DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 2

Nội dung chương trình1. Sự kiện: mục tiêu và phân loại2. Tổ chức sự kiện3. Những điều cần lưu ý

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 3

Sự kiện: mục tiêu và phân loại1

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 4

Mục tiêuTổ chức sự kiện - Event Management: lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng v.v... 1 mảng của PR.- Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông. - Crisis Management: quản lý khủng hoảng.- Government Relations: quan hệ với chính phủ.- Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty. - Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.- Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

1.1.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 5

Mục tiêu

Tổ chức sự kiện: Công cụ tiếp thị

1.1.

Tổ chức những sự kiện đặc biệt -công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích làgây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh sốbán của công ty.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 6

Mục tiêu

Tổ chức sự kiện: Cần có những …

1.1.

Tri thức …Kỹ năng …Sức khoẻ…

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 7

Mục tiêuTổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng

1.1.

Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 8

Phân loại1.2.

Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công.Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.Hội chợHội nghị, hội thảo; họp báo.Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng.Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang.Chương trình Team building..Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu.Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao).

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 9

Phân loại1.2.

Sự kiện trong nhàSự kiện ngoài trời

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 10

Tổ chức sự kiện2.1. Chuẩn bị (Before planning)

Ý tưởng (concept)Mục đích sự kiện (objective)Ngân sách (budget)

2.2. Lập kế hoạch (Action plan)Chương trình nghị sựNhững người tham gia Điều kiện vật chất

2.3. Triển khai (action)Tiến hànhKiểm tra Đánh giá

2

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 11

Chuẩn bị2.1.

Ý tưởng (concept)Mục đích sự kiện (objective)Ngân sách (budget)

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 12

Chuẩn bị2.1.

Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 13

Ý tưởng2.1.

"Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm màphải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"...

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 14

Mục đích2.1.

"Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm màphải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"...

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 15

Ngân sách2.1.

Kế hoạch ngân sách (Budget plans) Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch. Xác định được mục tiêu phấn đấu. Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước. Xác định được lượng vốn và nguồn vốn. Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 16

Tài chínhĐ

ÁN

H G

IÁT

ÀI N

GU

YÊ

NĐ

ÁN

H G

IÁT

ÀI N

GU

YÊ

NNHÂN SỰ

BẤT ĐỘNG SẢN

CNTT (IT)

PHÂN PHỐI

TÀI CHÍNH

Có đủ vốn?

Vốn loại nào

(đầu tư/nợ)?

Tình trạng ngâm

vốn? (so với chi-thu)

NGÂN SÁCH = TRỤ CỘTNGÂN SÁCH = TRỤ CỘT

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 17

Mô hình tài chínhM

Ô H

ÌNH

TÀ

I CH

ÍNH

MÔ

HÌN

HT

ÀI C

HÍN

H

TRẢ LƯƠNG

MUA NGUYÊN VẬT LIỆU

KHẤU HAO

ĐẦU TƯ MỚI

TRẢ CỔ PHẦN

ĐÓNG THUẾ

TRẢ NỢ

DỰ BÁO LƯU LƯỢNG TIỀN MẶT

DỰ KIẾN LỜI LỖBẢNG CÂN ĐỐI THU CHIBÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG

DỰ BÁO LƯU LƯỢNG TIỀN MẶT

DỰ KIẾN LỜI LỖBẢNG CÂN ĐỐI THU CHIBÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG

KIỂM SOÁT CHI PHÍ/LỢI TỨC

TRẢ LÃI NỢ VAYTHU HỒI VỐN

ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN

KIỂM SOÁT CHI PHÍ/LỢI TỨC

TRẢ LÃI NỢ VAYTHU HỒI VỐN

ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 18

Lập kế hoạch2.2.

Chương trình nghị sựNhững người tham gia Điều kiện vật chất

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 19

Lập kế hoạch2.2.

Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 20

Kế hoạch là gì?

Bản hướng dẫn: cho ai đóthực hiện việc gì đótrong một giai đoạn đã địnhvới một nguồn vốn

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 21

Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động.

Tính dự phòng

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 22

CÁC YÊU CẦU KẾ HOẠCH

Dựa trên các dữ liệu.Đủ thông tin cần thiết.Lập luận có mạch lạc.Hỗ trợ các mục tiêu.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 23

Thông tin nội dung2.2.

AI? WHO

CÁIGÌ? WHAT

Ở ĐÂU? WHERE

KHI NÀO? WHEN

THẾ NÀO? HOW

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 24

Thông tin nội dung2.2.

AI? WHO

CÁIGÌ? WHAT

THẾ NÀO? HOW

Ở ĐÂU? WHERE

KHI NÀO? WHEN

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 25

Những vấn đề cơ bản2.2.

Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, cóthể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện. Đối tượng: các thành phần có liên quanQuyết định về chủ đề của sự kiện: Mục đích của sự kiện là gì? Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? Bạn muốn tạo ra những tác động gì? Cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì?

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 26

Những vấn đề cơ bản2.2.

Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? Ngày giờ tiến hành?Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời? Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 27

Những vấn đề cơ bản2.2.

Quy mô sự kiện.Địa điểm. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp ảnh, quay phim, v.v…Thời tiết.Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục.Vấn đề an ninh.Vấn đề quà tặng, chiêu đãi…

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 28

Những vấn đề cơ bản – tóm tắt2.2.

Chủ đề, văn kiệnChương trình nghị sựThành phần- quorumGiấy mờiPhòng họpTrang phụcĐón khách

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 29

Những vấn đề cơ bản2.2.

Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đềchính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này.Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sựkiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 30

Chương trình nghị sự2.2.

Văn bản liệt kê các nội dung công việc cần được tiến hành phù hợp với mục tiêu của sự kiện.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 31

M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù”

(theo John E.Tropman)

Thời gianCông việc

Nguồn lực

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 32

Thành phần tham gia2.2.

Lãnh đạoKhách VIPHành chínhLễ tân - phục vụKhách mờiThành phần khác

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 33

Điều kiện vật chất2.2.

Địa điểm (hội trường; sàn diễn…)Trang trí.Bài trí.Thiết bị âm thanh; ánh sáng.Các trang bị khác.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 34

Triển khai2.3.

Tiến hànhKiểm tra Đánh giá

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 35

Tiến hành2.3. Khai mạc

Diễn trìnhBế mạc

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 36

Kiểm tra2.3.

Hướng mục tiêu.Đảm bảo CTNS.Bầu không khí.Thủ tục; biên bản.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 37

Đánh giá2.3.

•Hãy quan sát một sự kiện và cho biết:

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 38

Đánh giá2.3.

1. Chủ tọa:- Bắt đầu có đúng giờ?- Mỗi mục CTNS có đủ thời gian?- Có kiểm soát được sự “lạc đề”?- Phản hồi “tín hiệu” phát biểu?- Nghị quyết có rõ ràng?- Có điềm tĩnh và ngoại giao?- Kết thúc có đúng giờ?

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 39

Đánh giá2.3.

2. Thư ký:- Phân phát có đủ tài liệu?- Có nắm vững trình tự, thủ tục?- Có tham gia thảo luận?- Ghi biên bản thế nào?

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 40

Đánh giá2.3.

3. Đại biểu:- Tham gia tích cực, xây dựng?- Có ngắt lời người khác?- Có hiểu vấn đề thảo luận?- Nhất trí chung hay theo đa số?- Thái độ đối với CTNS?- Có tham dự đến cùng?

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 41

Những điều lưu ý

Những điều kiện cơ bảnPhối hợp các sự kiện10 bí quyết thành công

3

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 42

Những điều kiện cơ bản

Có ba yếu tố để một event có thể được tổchức:1) Phải thỏa mãn được yếu tố chính quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức. 2) Khách hàng, tức là người bỏ tiền ra đểtổ chức.3) Đối tượng nhận được thông điệp từevent.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 43

Phối hợp các sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, cần phối hợp các sự kiện. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations -PR) mà không cần phải tổ chức một sựkiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 44

10 bí quyết thành công1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và tiếp thị2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu4. Đặt mục tiêu cụ thể5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày7. Quảng bá sự kiện8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ9. Nhân lực là yếu tố quan trọng10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 45

Xin trân trọng cảm ơn!

TS. Lưu Kiếm ThanhHỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: 04.8357083NR: 04.8636227 DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com