TAKLIMAT MENAMBAH NILAI

DALAM PENYERTAAN TE SIRI

2/2020

Fasilitator:

Zainudin Elias

MPC Pejabat Wilayah Tengah

13 Ogos 2020

Kriteria Team Excellence

Objektif

•Membantu persediaan bagi

menyertai konvensyen RISTEx Wilayah

2020

•Bantu tingkatkan kefahaman

mengenai kriteria

3

1. PENGENALAN

TEAM EXCELLENCE

ICC / QCC

SIX SIGMA

LEAN

TRIZ

5S/QE

KAIZEN

MCS/MFCA

OTHER ADOPTED METHODS

Start Promoting TE in 2013…….. 4

5

Konvensyen MTEx

Konvensyen RISTEx

Konvensyen Jabatan

Konvensyen ICQCC

Konvensyen PeringkatKebangsaan (APIC)

Klasifikasi Konvensyen

Penganjur?

A/bangsa

MPC

•2019: Jepun•2020: Bangladesh•2021: ?

1. Dalaman

2. LuaranKonvensyen

NegeriKonvensyenKebangsaan

SUKJ(SektorAwam)

Lain2

FAEDAH MENYERTAI KONVENSYEN TEAM EXCELLENCE

6

JALINAN

KERJASAMA/

NETWORK

PEMBELAJARAN

/LEARN

PERKONGSIAN

/SHARE

PENILAIAN/ EVALUATE

BENCHMARK/PENANDAARASAN

PENGIKTIRAFANDalaman/ Luaran/ Tempatan / Antarabangsa

7

2. KRITERIA TE• Pengenalan

• Penerangan kriteria terpilih

8

CIRI AM KRITERIA

1. Mengandungi 7 kriteria & dipecah kepada 23 subkriteria.

2. Menggunakan sistem skor 1-10 (dlm. 5 kategori; Lemah

hingga Cemerlang).

3. Setiap kriteria berbeza wajarannya & markahnya.

4. Kriteria di konvensyen TE peringkat mini & wilayah adalah

sama; tetapi berbeza di APIC; bagi semua projek TE di

semua sektor (awam & swasta).

•Hint: Persepsi.

SKALA SKOR

Skala pembahagian skor adalahberdasarkan kepada ukuranberikut:

LEMAH 1 - 2

SEDERHANA 3 - 4

PURATA (AVERAGE) 5 - 6

BAIK 7 - 8

CEMERLANG 9 - 10

Nota:

Asas skor yg diberi oleh panel:

•Judgment pemberian skor

adalah persepsi semata-mata.

(persepsi amat bergantung

kepada sistem kepercayaan yg

membentuk keyakinan seseorang)

10

Tip Bagi Dalam Memahami & Menggunapakai

Kriteria Penilaian

1. Memiliki 2 maksud: tersurat & tersirat/zahir & batin.

2. Kriteria gunapakai istilah tertentu yg merupakan media membantu

memahami sesuatu.

3. Kita adalah pengguna kriteria.

4. Kriteria adalah suatu standard minimum & bersifat umum.

5. Tafsiran kriteria & skor yg diberi tidak mutlak, berbeza ikut sumber

& panel.

6. Kefahaman & penguasaan mendalam mengenai teknik penyelesaian

masalah, alat kawalan kualiti, kaedah statistik, dll. banyak

membantu.

7. Penilaian bagi setiap kriteria saling berkait.

11

11

C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7

Wajaran 5 15 25 20 10 20 5

0

5

10

15

20

25

30

Waja

ran

PERBANDINGAN WAJARAN MENGIKUT KRITERIA

Kategori LEMAH SEDERHANA PURATA BAIK CEMERLANG

Skor 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10

SKALA SKOR

12

PENGIKTIRAFAN & ANUGERAH

12

ANUGERAHJULAT

MARKAH

1. EMAS 800-1,000

2. PERAK 600-799

3. GANGSA < 600

13

Ringkasan Fokus Kriteria

PenilaianKriteriaMar-

kahAntara Fokus Utama Kriteria Penilaian

I. Pengenalan/ Introduction 50 •Pengenalan organisasi & kumpulan

•Pengurusan kumpulan

•Pemilihan & penglibatan ahli

•Pengurusan projek

II. Pemilihan projek & definisi/

Project Selection & Definition

Catatan: Wujudnya alternatif/pilihan

→ mengurus pilihan

150 •Proses bagi menyenarai, menilai &

memilih projek

•Definisi projek/masalah

•Sasaran & justifikasi

III. Analisis Peluang

Penambahbaikan/

Improvement Opportunities

Analysis

Catatan: Wujudnya alternatif/pilihan

→ mengurus pilihan

250 •Proses & sistem bagi:

• mengenalpasti

• menganalisis

• memilih

• verifikasi …punca masalah/ peluang

penambahbaikan. 13

14

Fokus Kriteria Penilaian

KriteriaMar-

kahFokus penilaian

IV. Penyelesaian dan pelaksanaan

kreatif & inovatif / Creative &

Innovative Solutions/

Implementation

Catatan: Wujudnya alternatif/pilihan →

mengurus pilihan

200 •Sistem/ kaedah bagi menyenarai,

menilai, memilih, membangunkan..

•Perancangan pelaksanaan

•Pelaksanakan cadangan penyelesaian

(b/mana diuruskan), ujicuba

•Penglibatan pihak berkepentingan.

•Pengesahan pencapaian (berbanding

sasaran)

V. Pemantauan & penyeragaman

Monitoring and Standardisation

100 • Proses pemantauan & tempoh

• Penyeragaman & buktinya.

VI. Achievement & Value Creation

Pencapaian & Penciptaan Nilai

[Catatan: Peluang buat marketing

projek.]

200 •Impak, faedah, manfaat hasil projek,

keunikan (dalaman & luaran)

•Pengiktirafan projek – daftar harta

intelek

•Bukti verifikasi pencapaian/ impak

VII. Persembahan/ Presentation 50 •Kualiti persembahan keseluruhan

Jumlah 100014

15

Kriteria 1: Pengenalan

15

No. Penjelasan Faktor Pemberat

1.1 Latarbelakang syarikat/organisasi, kumpulan danpemilihan ahli kumpulan diterangkan.

2

Tujuan: Menilai kesesuaian projek yang dipilih berbanding nature organisasi & profil kumpulan.

Ciri-ciri yang kena ada:

• Pengenalan syarikat, nature of business, struktur organisasi, misi &

visi jabatan, tempat bertugas, objektif syarikat, polisi kualiti, produk &

perkhidmatan yang dikeluarkan, dll.

• Pengenalan kumpulan, logo, moto, profil ahli (kepakaran,

kompetensi, pengalaman, dll.)

• Sumbangan projek kepada pencapaian matlamat syarikat/jabatan

(secara keseluruhan)

16

Kriteria 1: Pengenalan

16

No. Penjelasan Faktor Pemberat

1.2 Kumpulan menonjolkan bukti penyertaan ahlikumpulan dan perancangan projek yang efektif.

3

Tujuan: Memerhati aktiviti kumpulan; semak agihan tugas; verifikasikeberkesanan perancangan & pelaksanaan projek; semak metodologi

Ciri-ciri yang kena ada:

• Mesyuarat dikendalikan secara teratur, berstruktur, tahap kehadiranyang baik > 95%

• Agihan tugas dan tanggungjawab dibuat dengan teratur beserta buktipelaksanaan

• Bukti proses penjanaan idea; bukti teamwork

• Penjelasan kaedah penyelesaian masalah yang digunapakai

• Bukti keberkesanan perancangan dan pelaksanaan projek - cartaperbatuan projek

U/kaji Proses Memilih Projek

Menyenarai projek berpotensi

Menilai projek berpotensi

Definisi

Memuktamadkanprojek yg dipilih

K/pasti kiteria

Buat penilaian #1

Sedia senarai pendek

Buat penilaian #2 (kaedahmatrik)

Analisa senarai pendekberpandukan data

berkaitan

Next

Sasaran

Contoh:

18

Kriteria 2: Pemilihan Projek & DefinisiNo. Penjelasan Faktor Pemberat

2.3 Kumpulan menerangkan dengan jelas bagaimanadan mengapa projek dipilih.

8

Tujuan: Memastikan projek yg dipilih adalah betul; semak sumbanganimpak projek kpd. organisasi & menilai worthiness projek.

• Penerangan jelas mengenai proses & teknik pemilihan projek danhubungkaitnya dengan matlamat syarikat dan kehendak pelanggan.

• Proses pemilihan projek disokong dengan data berkaitan bagi tujuanperbandingan (data dari sumber: dalaman, industri, tandaaras)

• Penerangan tentang impak projek terhadap matlamat syarikat darisegi kos, imej, polisi, pelanggan & stakeholder.

• Penggunaan metodologi dan kaedah yang bersesuaian seperti Rajah Pareto, matrik analisa faedah, dll.

18

a

19

Kriteria 2: Pemilihan Projek & Definisi

No. Penjelasan Faktor Pemberat

2.4 Projek dan teminologi yang diguna didefinisikandengan jelas.

4

Tujuan: Menilai sejauh mana penjelasan masalah & signifikannya.

• Projek didefinisi dengan jelas dan sistematik.

• Dibantu dengan penggunaan alat, kaedah, teknik yang berkesan sertabersesuaian.

• Terminologi (termasuk key word) yang digunakan diterangkan denganjelas.

19

20

Kriteria 2: Pemilihan Projek & Definisi

No. Penjelasan Faktor Pemberat

2.5 Penetapan sasaran dijelaskan dan dijustifikasiberasaskan analisis yang sesuai atau data/maklumattandaaras.

3

Tujuan: Menilai proses penetapan sasaran & kesesuaian inisiatifkumpulan terhadap kritikalnya masalah tersebut.

• Penerangan yang jelas tentang proses penetapan sasaranberdasarkan tandaaras tertentu (dalaman atau luaran).

• Sasaran (stretch target) yang ditetapkan disertakan justifikasi yang kukuh (contoh melalui perbandingan, boleh diukur, dalam lingkunganmasa dan keupayaan kumpulan).

20

21

Menyenarai punca2

Membina Ishikawa #1

Mengesahkan punca

Membina Ishikawa #2

Cadanganpenyelesaian

Definisi & Sasaran

Tapisan?

Rajah Hubungkait& Analisisnya

Sistem 1x tapisan

Sis

tem

2x

a

tau

leb

ihta

pis

an

Senarai Pendek #1

Analisis SenaraiPendek #1 (Lanjutan)

Senarai Pendek #2

U/kaji Proses bagi Analisis Masalah

Contoh #1 Contoh #2

Menyenarai punca2

Rajah Ishikawa #1

Tapisan #2

Rajah Ishikawa #2

Verifikasi punca

Rajah Ishikawa #3

Tapisan #1

21

22

Kriteria 3: Analisis Peluang Penambahbaikan

No. Penjelasan Faktor Pemberat

3.6 Peluang penambahbaikan dikenalpasti melaluipenggunaan data/maklumat yang dikumpul daripelbagai kaedah dan sistem/alat yang bersesuaian.

8

Tujuan: Menilai bagaimana punca atau peluang penanbahbaikandikenalpasti.

• Peluang penambahbaikan dikenalpasti secara komprehensif dansistematik melalui pelbagai sumber, alat/kaedah.

• Proses pengumpulan data/maklumat dibuat secara komprehensifdan sistematik

• Jangkamasa yang sesuai diperuntukan untuk proses pemungutandata

22

b

23

Kriteria 3: Analisis Peluang Penambahbaikan

No. Penjelasan Faktor Pemberat

3.7 Analisis serta penilaian ke atas peluang penambah-baikan dibuat secara sistematik bagi mengenalpastipunca2 mungkin menggunakan alat yg bersesuaian.

12

Tujuan: Menilai proses analisis yg digunapakai; penggunaan alat & logikal & kesesuaian teknik/ alat/ kaedah.

• Peluang penambahbaikan dianalisis & dinilai secara sistematik danberstruktur.

• Punca paling mungkin dikenalpasti melalui proses analisis yang sistematik dari segi turutan serta konkrit dan logikal.

• Penggunaan alat dan grafik yang berkesan dan bersesuaian bagimenerangkan punca-punca berkaitan.

• Punca paling mungkin yang dikenalpasti disokong dengandata/statistik berkaitan.

23

c

24

Kriteria 3: Analisis Peluang Penambahbaikan

No. Penjelasan Faktor Pemberat

3.8 Verifikasi dan validasi ke atas pemilihan peluangpenambahbaikan/punca paling mungkin telahdilakukan melalui pelbagai kaedah.

5

Tujuan: Memastikan proses verifikasi & validasi ke atas /punca paling mungkin yg dikenalpasi dilaksanakan.

• Punca paling mungkin dikenalpasti dan disahkan dengan disokongoleh data berkaitan.

• Bukti-bukti pengesahan yang menyeluruh (comprehensive) terhadap peluang penambahbaikan/punca paling mungkin.

• Dokumen bukti (hardcopy) disertakan dan disahkan oleh pihakpengurusan.

24

d

25

Ulangkaji Proses bagi KRITERIA IV

Menyenarai cadangan

Menilai cadangan

Memohon kelulusan

Melaksanakan cadangan

Menilai keberkesanan cadangan

penyelesaian

Analisis punca Kriteria III

Kriteria V

Kriteria IV

Banyak Cadangan

Sedikit Cadangan

Dilaksana

26

Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan

Kreatif dan Inovatif

No. Penjelasan Faktor Pemberat

4.9 Pelbagai penyelesaian kreatif dan inovatif yang berpotensi telah dikenalpasti oleh kumpulan

5

Tujuan: Menilai bagaimana kumpulan mengenalpasti cadangan –cadangan bagi satu/pelbagai punca berkaitan.

• Pelbagai penyelesaian kreatif dan inovatif telah disenarai dandikenalpasti melalui kaedah dan teknik yang bersesuaian.

• Data dari analisis punca paling mungkin diintegrasikanpenggunaannya.

26

e

27

Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan

Kreatif dan Inovatif

No. Penjelasan Faktor Pemberat

4.10 Kumpulan telah menilai dengan teliti setiappenyelesaian kreatif dan inovatif sebelum pemilihanyang muktamad berasaskan kriteria yang sesuai(kebaikan dan keburukan diambilkira).

7

• Setiap cadangan penyelesaian dianalisis dengan rapi & terperinci.

• Pelbagai kriteria digunapapakai seperti kebaikan dan keburukan, sumber-sumber diperlukan, kos, masa, pratikaliti, impak, dll. bagimenganalisis setiap cadangan penyelesaian (kreatif dan inovatif) bagi tujuan perbandingan.

27

f

28

Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan Kreatif dan

InovatifNo. Penjelasan Faktor Pemberat

4.11 Kumpulan telah mengesahkan penyelesaian-penyelesaian kreatif dan inovatif yang muktamad(final) berbanding sasaran projek.

3

• Kaedah/ teknik bersesuaian serta justifikasi yang sistematikdigunakan bagi mengesahkan impak cadangan penyelesaian keatas projek.

• Kumpulan melakukan ujicuba (ujian) bagi memastikan cadanganpenyelesaian muktamad yang dipilih akan menghapuskan(menurunkan) punca paling mungkin sebagaimana yang dijangkakan.

• Penyesuaian yang berkaitan dilakukan ke atas sasaran projek.28

29

Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan Kreatif dan

Inovatif

No. Penjelasan Faktor Pemberat

4.12 Pelaksanaan cadangan penyelesaian kreatif daninovatif telah dijalankan dengan jayanya. (kesukaran/halangan/ masalah yang dihadapiserta bagaimana ianya telah dapat di atasi, jikaada diterangkan).

5

• Cadangan penyelesaian yang hendak dilaksanakan mendapatmandat, penglibatan dan persetujuan pengurusan (bukti), termasuktelah dikomunikasi (beritahu) secara rasmi.

• Pelan bertindak pelaksanaan cadangan penyelesaian

• Kumpulan ada menyediakan pelan tindakan bagi mengatasisebarang kemungkinan – halangan, masalah, kesukaran.

• Rancangan bagi mencegah masalah daripada berulang. 29

g

30

Ulangkaji Proses bagi KRITERIA V

Pelaksanaan cadangan

Penyeragaman

Sasarandicapai?

Cadangan Penyelesaian

Menilai pencapaian

Tindakan PembetulanTidak

Ya

31

Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman

No. Penjelasan Faktor Pemberat

5.13 Kumpulan telah melaksanakan kaedahpemantauan yang sistematik untuk memastikantindakan penambahbaikan berkesan.

5

• Penggunaan kaedah & teknik yang bersesuaian beserta bukti.

• Terdapat pelan semakan serta sistem penjejakan (system tracking analysis sheet), termasuk peruntukan dan perancangan sumber.

• Tempoh pemantauan yang bersesuaian mengikut keperluanpelaksanaan projek.

• Rasional dan penjelasan diberikan terhadap sebarang perbezaan.

31

h

32

Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman

No. Penjelasan Faktor Pemberat

5.14 Kumpulan mampu melakukan pengubahsuaian dimana yang perlu bagi memastikan tindakanpenambahbaikan berkesan dan disenggara.

2

• Penjelasan yang mencukupi mengenai tindakan pembetulan.

• Bukti tentang langkah yang diambil serta agihan tanggungjawabditunjukkan melalui petunjuk prestasi, penggunaan KPI (key performance indicator), laporan kemajuan, dsb. Bagi menyokongaktiviti pemantauan.

• Bukti proses semakan ada disediakan/ persembahkan seperti melaluijadual semakan, borang tugasan, semakan minit mesyuarat, dll.

• Pelan contigency ada diwujudkan.

• Penyesuaian terhadap matlamat utama (sasaran) ada tunjukkan.

• Bukti dan data dipersembahkan secara grafik.32

33

Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman

No. Penjelasan Faktor Pemberat

5.15 Langkah-langkah telah diambil bagi memastikanbahawa prosedur baru telah didokumen, disahkan, diterima pakai dan dikongsi.

2

• Prosedur baru telah telah diluluskan penyeragamannya olehpengurusan, diterimapakai dan disebarkan kepada semua pihakterlibat.

• Bukti tentang apa prosedur yang dihasilkan.

• Bukti pengesahan dan penggunaan prosedur baru, bukti semakandan pengemaskinian, surat pengesahan.

• Pengukuran tahap kefahaman dan penggunaan terhadap prosedurbaru ditunjukkan.

33

34

Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman

No. Penjelasan Faktor Pemberat

5.16 Tindakan sewajarnya diambil bagi memastikanbahawa prosedur baru telah diterima pakaidiseragamkan serta dipelihara.

1

• Bukti tindakan susulan telah dilakukan bagi memastikan prosedurbaru dipatuhi pemakaiannya.

• Bukti arahan bertulis telah dipatuhi.

• Sesi latihan dan buktinya di dalam melatih kakitangan terlibatmematuhi prosedur baru.

• Pembangunan bahan latihan

• Bukti penerimaan melalui minit mesyuarat, laporan maklumbalas, dll.

34

35

Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai

No. Penjelasan Faktor Pemberat

6.17 Penjelasan mengenai jenis dan kuantumpencapaian dan penciptaan nilai

7

6.18 Penyesuaian (Reconciliation) antara sasarandan pencapaian sebenar dilakukan (kos terlibat diterangkan).

3

• Menyatakan & menyenaraikan apakah faedah, kebaikan, manfaat, nilai, dll. yang diperolehi hasil daripada projek

• Mengukur nilai pencapaian

• Membandingkan antara faedah yang diperolehi dengan kos terlibat

• Mengaitkan faedah projek dan sumbangannya ke atas pencapaianmisi dan matlamat syarikat.

35

i

36

Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai

No. Penjelasan Faktor Pemberat

6.19 Penyelesaian yang dipilih diiktiraf

keunikannya di syarikat/industri di

peringkat nasional dan antarabangsa

4

• Pencapaian melebihi sasaran yang ditetapkan (cemerlang) danmenerangkan faktor yang menyumbang kepada penciptaan nilaidan kesannya terhadap syarikat, pelanggan dan masyarakat.

• Pencapaian dan penciptaan nilai yang diperolehi telah mendapatpengiktirafan (dalaman, luaran) dan diterimapakai untuk dijadikanamalan terbaik (best practices) yang dikongsi diperingkat industri.

36

37

Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai

No. Penjelasan Faktor Pemberat

6.20 Kesan-kesan pencapaian dan penciptaan nilai keatas persekitaran, komuniti dan ahli kumpulandinyatakan.

3

• Kumpulan menilai apakah dan setakat mana kesan, sumbangan, impak, dll. projek (dan kumpulan) terhadap persekitaran, komunitidan sosial.

• Kumpulan menilai, mengukur dan menerangkan apakah faedah yang diperolehi dikalangan ahli kumpulan – carta radar, soal selidik, senarai semak, dll.

• Bukti mengenai kemajuan yang dicapai oleh kalangan ahli dari segipeningkatan pengetahuan, kemajuan kerjaya, tahap kompetensi, dll.

• Rancangan dan pelaksanaan bagi kemajuan ahli dari segipembangunan diri, kemahiran, semangat berpasukan, dll.

37

38

Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai

No. Penjelasan Faktor Pemberat

6.21 Verifikasi dan pengesahan terhadap pencapaiandan penciptaan nilai dibuktikan.

3

• Pengesahan terhadap pencapaian hasil dan faedah projek yang diperolehi.

• Pihak yang membuat pengesahan:

–Dalaman (contoh: Bhg. Kewangan, Akauntan, Ketua Jabatan, Juru Audit, Sekretariat, dll.)

–Luaran (pihak kedua, pihak ketiga) – contoh: SIRIM, persatuan industri, jururunding, kementerian, pihak berkuasa tempatan, dll.) Bukti jika ada:

–Surat penghargaan/pengiktirafan(dalaman/ luaran)

–Anugerah yang diterima

–Data tandaaras

–Sesi perkongsian pengetahuan dengan pihak lain mengenai tajuk berkaitan

38

39

Kriteria 7:Persembahan

No. Penjelasan Faktor Pemberat

7.22 Persembahan yang kemas, turutannya yang logikal, menepati masa yang telah diperuntukkan

3

• Persembahan yang teratur, kemas, tersusun, informatif

• Persembahan yang menepati masa

• Persembahan yang menarik dan kreatif

• Meliputi persembahan langsung (live presentation) danpersembahan laporan (kandungan laporan)

39

40

Kriteria 7:Persembahan

No. Penjelasan Faktor Pemberat

7.23 Persembahan yang jelas terutama dari aspekteknikal, penggunaan audio-visual dan pengucapanawam yang berkesan.

2

• Berjaya berkomunikasi dan menyampaikan mesej dengan berkesan: semasa persembahan dan sesi soal jawab.

• Kaedah dan teknik persembahan yang berkesan: lancar, empathic, synchronise

• Penggunaan bahan persembahan audio-visual yang berkesan

• Mutu penyampaian yang baik, sebutan yang lancar, gayapersembahan yang menarik, meyakinkan dan penuh semangat

40

TERIMA

KASIH