1

Süsteemidevaheline elektrooniline dokumendivahetus

Kädi Riismaa

Dokumendihalduse osakonna juhataja

15.02.2007

2

Elektroonilise dokumendivahetuse projekt - milleks?

• Asutustel on dokumendihalduse tarkvara• Süsteemi arendatakse asutuse vajadustest lähtudes• Dokumendid luuakse elektroonilistena, kuid

asutuste vahel liiguvad paberid• Tarkvarad, dokumendid, metaandmed on erinevad• Dokumendihaldussüsteemid “ei mõista”

üksteist

3

Dokumendivahetus

I I IS S S S

S S S S

I

4

Elektroonilise dokumendivahetuse projekti eellugu

• Soov vabaneda paberpõhisest kirjavahetusest• Soov parandada riigiasutuste suhtlemist• 2001 – DHP: testiti elektroonilise dokumendivahetuse

võimalusi (2 sama tarkvara kasutavat asutust)• 2003 – riigisekretär püstitas ülesande

elektroonilisele dokumendivahetusele üleminekuks• 2004 – alustati dokumendivahetust kindlustavate

standardite loomist

5

Projekti eesmärk

Automaatne ja turvaline digidokumentide vahetus

dokumendihaldussüsteemide vahel

• Dokumendihaldussüsteemide koostalitlus• XML-põhine dokumendivahetus• Turvaline dokumendivahetus üle X-tee• Järk-järguline üleminek (asutuste gruppide ja

dokumendiliikide kaupa)• Eeldused digidokumentide säilimiseks

6

Projekti juhtimine

• Dokumendivahetuse sisulised küsimused ja asutuste elektroonilisele dokumendivahetusele ülemineku koordineerimine – Riigikantselei

• Infotehnoloogiline tugi - RIA

7

2005 1) Lähteuuring (Riigikantselei)2) Dokumendi elementide ja metaandmete

ühtlustamine (Riigikantselei)3) 4 ministeeriumi pilootprojekt – digidokumendi

(kiri) automaatne saatmine, 2 erineva tarkvara baasil (Riigikantselei)

4) Dokumendivahetuskeskuse (DVK) spetsifikatsiooni koostamine (RIA)

20065) DVK käivitamine (RIA)6) Amphora kasutavate asutuste ühendamine DVK-

ga (RIA)

Projekti etapid: mis tehtud?

8

20067) DVK liideste väljatöötamine (RIA)

8) Ministeeriumide ühendamine DVK-ga (RIA)

9) Õiguslike regulatsioonide muutmine (Riigikantselei)

200710) Ministeeriumide valitsemisalade ühendamine

DVK-ga (Ministeeriumid)

11) Maavalitsuste ühendamine DVK-ga (Riigikantselei, Siseministeerium)

12) Muude dokumendiliikide XML koostamine (Riigikantselei, ministeeriumid)

Projekti etapid: mis teoksil?

9

Ministeeriumide dokumendihalduse tarkvarad

51%

9%

8%

8%

8%

8%

8% Postipoiss

eBüroo

Commence

Webdesktop

Sharepoint

Documentum

GoPro

10

Riigikantselei

Kaitseministeerium

Rahandus-ministeerium

Siseministeerium

Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

4 ministeeriumi pilootprojekt4 ministeeriumi pilootprojekt

11

Riigikantselei

Kaitseministeerium

Rahandus-ministeerium

Siseministeerium

Asutus A

Asutus H

Asutus G

Asutus FAsutus E

Asutus D

Asutus C

Asutus B

Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

12

Riigikantselei

Kaitseministeerium

Rahandus-ministeerium

Siseministeerium

Asutus A

Asutus H

Asutus G

Asutus FAsutus E

Asutus D

Asutus C

Asutus B

Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

13

Riigikantselei

Kaitseministeerium

Rahandus-ministeerium

Siseministeerium

Asutus A

Asutus H

Asutus G

Asutus F

Asutus E

Asutus D

Asutus C

Asutus B

DOKUMENDI-VAHETUSKESKUS

Suhtlemine keskse lahenduse kaudu

Dokumendivahetuskeskuse loomineDokumendivahetuskeskuse loomine

14

Turvaserver

Asutuse EDHS

Turvaserver Turvaserver Turvaserver

Asutuse e-maili server

Asutuse EDHS

Asutuse EDHS

Internet - X-tee

And

mekogu

de R

iiklik RegisterRiigi keskne portaal

www.riik.eewww.eesti.ee

Pan

gad

ID-kaarditugi

Do

kum

end

i-vah

etuskesk

us

KIT EIT AIT

Kodanik

Suhtlemine üle X-tee

Dokumendivahetuskeskus ja X-teeDokumendivahetuskeskus ja X-tee

15

Riigikantselei

Kaitseministeerium

Rahandus-ministeerium

Siseministeerium

Asutus A

Asutus H

Asutus G

Asutus FAsutus E

Asutus D

Asutus C

Asutus B

DOKUMENDI-VAHETUSKESKUS

Suhtlemine keskse lahenduse kaudu

Dokumendivahetuskeskuse liidesDokumendivahetuskeskuse liides

16

X-teeX-tee

Asutus BRiigikantselei

EDHS GoPro EDHS …

turvaserver turvaserver

Dokumendivahetuskeskus (DVK)

Dokumenit saadetud

Dokument vastu võetud

Võta dokument vastu

Dokumendivahetuskeskuse toimimineDokumendivahetuskeskuse toimimine

Dokumendivahetus dokumendivahetuskeskuse kauduKirja XML

17

Saatjaorganisatsioon

Saatja isik

Kuupäev

Koostaja

Aeg

Allkirjastaja

Dokumendi liik

…

Allkirjastajaeesnimi

Allkirjastajaametinimetus

Asutus A

Asutus B

Allkirjastajaperekonnanimi

?

Andmete ühtlustamineAndmete ühtlustamine

Ühtlustamata metaandmed

Asutus B

18

Autor Autor

Loomiskuupäev

Koostaja

Loomiskuupäev

Allkirjastaja

Koostaja

Allkirjastaja

Asutuse A EDHS

Asutuse B EDHS

Dokumendi liikDokumendi liik

Viit

PealkiriPealkiri

Viit

PDF fail PDF fail

Ühtlustatud metaandmed

Andmete ühtlustamineAndmete ühtlustamine

19

Dokumendivahetus e-posti teel – miks EI?

E-post ei taga

• turvalisust

• kohalejõudmise kinnitust

• metaandmete automaatset registreerimist dokumendihaldussüsteemis

20

Autor Autor

Loomiskuupäev

Koostaja

Loomiskuupäev

Allkirjastaja

Koostaja

Allkirjastaja

Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS

Dokumendi liikDokumendi liik

Viit

PealkiriPealkiri

Viit

PDF fail PDF fail

Kuupäev

Saaja

Saatja

PDF fail

Metaandmete ülekandmine süsteemist süsteemi (käsitsi)

21

Autor Autor

Loomiskuupäev

Koostaja

Loomiskuupäev

Allkirjastaja

Koostaja

Allkirjastaja

Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS

Dokumendi liikDokumendi liik

Viit

PealkiriPealkiri

Viit

PDF fail PDF fail

Reg.number+

XML konteiner, veebiteenus

Elektrooniline dokumendivahetussüsteemist süsteemi (automaatne)

Elektroonilise dokumendivahetuse projektElektroonilise dokumendivahetuse projekt

22

Dokumendihaldussüsteemide vaheline paberivaba kirjavahetus eeldab, et

• asutusel on elektrooniline dokumendihaldussüsteem• dokumendihaldussüsteem on ühendatud X-teega• dokumendihaldussüsteem on ühendatud

dokumendivahetuskeskusega • dokumendid luuakse, menetletakse, vajadusel

allkirjastatakse ja saadetakse välja digitaalselt• digidokumentide loomise/menetlemise/edastamise

protsess hõlmab kõigi tasandite töötajaid

23

Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (1)

Eesmärgiks on oluliselt kiirendada riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste üleminekut digitaalsele asjaajamisele

Kehtestatakse kohustus minna üle automaatsele digitaalsele dokumendivahetusele dokumendihaldussüsteemide vahel:

• ministeeriumid 1. maist 2007 • ministeeriumide valitsemisala asutused • ja maavalitsused 1. maist 2008 • ülejäänud asutused vastavalt vajadusele

24

Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (2)

Regulatsioon digitaaldokumentide automaatseks ja turvaliseks vahetamiseks üle X-tee DVK ehk asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi kaudu

Järk-järgult loobutakse paberdokumentide saatmisestArendatakse dokumendihaldussüsteemide koostalitlust: - tõstab asutuste toimimise efektiivsust, läbipaistvust - võimaldab loobuda paber-dokumendivahetusest - loob eelduse elektrooniliste teenuste arendamisele - kiirendab riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste

üleminekut digiasjaajamisele

25

Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (3)

Dokumendihaldussüsteemide nõudeid suurendatakseKohustus koostada digidokumendid ühtse

andmestruktuuriga dokumendivormide alusel, kasutades DVK kaudu saadetavate dokumentide puhul rahvusvahelisele standardile vastavat laiendatavat märgistuskeelt XML (Extensible Markup Language)

Kohustus siduda dokumendid metaandmetega, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseni

26

Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (4)

Määratletakse Riigikantselei ja ministeeriumide ülesanded avaliku sektori asutuste dokumendihalduse arendamisel:

Riigikantselei ülesandeks on kavandada ja koordineerida asjaajamise arengut ja digitaalsele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning anda välja dokumendihalduse alaseid juhiseid

Ministeeriumid toetavad ja abistavad oma valitsemisala asutusi ning

Siseministeerium ja maavalitsused kohalikke omavalitsusi üleminekul digitaalsele dokumendihaldusele

27

Tänan!