Süsteemidevaheline elektrooniline dokumendivahetus Kädi Riismaa Dokumendihalduse osakonna juhataja
description
Transcript of Süsteemidevaheline elektrooniline dokumendivahetus Kädi Riismaa Dokumendihalduse osakonna juhataja
1
Süsteemidevaheline elektrooniline dokumendivahetus
Kädi Riismaa
Dokumendihalduse osakonna juhataja
15.02.2007
2
Elektroonilise dokumendivahetuse projekt - milleks?
• Asutustel on dokumendihalduse tarkvara• Süsteemi arendatakse asutuse vajadustest lähtudes• Dokumendid luuakse elektroonilistena, kuid
asutuste vahel liiguvad paberid• Tarkvarad, dokumendid, metaandmed on erinevad• Dokumendihaldussüsteemid “ei mõista”
üksteist
3
Dokumendivahetus
I I IS S S S
S S S S
I
4
Elektroonilise dokumendivahetuse projekti eellugu
• Soov vabaneda paberpõhisest kirjavahetusest• Soov parandada riigiasutuste suhtlemist• 2001 – DHP: testiti elektroonilise dokumendivahetuse
võimalusi (2 sama tarkvara kasutavat asutust)• 2003 – riigisekretär püstitas ülesande
elektroonilisele dokumendivahetusele üleminekuks• 2004 – alustati dokumendivahetust kindlustavate
standardite loomist
5
Projekti eesmärk
Automaatne ja turvaline digidokumentide vahetus
dokumendihaldussüsteemide vahel
• Dokumendihaldussüsteemide koostalitlus• XML-põhine dokumendivahetus• Turvaline dokumendivahetus üle X-tee• Järk-järguline üleminek (asutuste gruppide ja
dokumendiliikide kaupa)• Eeldused digidokumentide säilimiseks
6
Projekti juhtimine
• Dokumendivahetuse sisulised küsimused ja asutuste elektroonilisele dokumendivahetusele ülemineku koordineerimine – Riigikantselei
• Infotehnoloogiline tugi - RIA
7
2005 1) Lähteuuring (Riigikantselei)2) Dokumendi elementide ja metaandmete
ühtlustamine (Riigikantselei)3) 4 ministeeriumi pilootprojekt – digidokumendi
(kiri) automaatne saatmine, 2 erineva tarkvara baasil (Riigikantselei)
4) Dokumendivahetuskeskuse (DVK) spetsifikatsiooni koostamine (RIA)
20065) DVK käivitamine (RIA)6) Amphora kasutavate asutuste ühendamine DVK-
ga (RIA)
Projekti etapid: mis tehtud?
8
20067) DVK liideste väljatöötamine (RIA)
8) Ministeeriumide ühendamine DVK-ga (RIA)
9) Õiguslike regulatsioonide muutmine (Riigikantselei)
200710) Ministeeriumide valitsemisalade ühendamine
DVK-ga (Ministeeriumid)
11) Maavalitsuste ühendamine DVK-ga (Riigikantselei, Siseministeerium)
12) Muude dokumendiliikide XML koostamine (Riigikantselei, ministeeriumid)
Projekti etapid: mis teoksil?
9
Ministeeriumide dokumendihalduse tarkvarad
51%
9%
8%
8%
8%
8%
8% Postipoiss
eBüroo
Commence
Webdesktop
Sharepoint
Documentum
GoPro
10
Riigikantselei
Kaitseministeerium
Rahandus-ministeerium
Siseministeerium
Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel
4 ministeeriumi pilootprojekt4 ministeeriumi pilootprojekt
11
Riigikantselei
Kaitseministeerium
Rahandus-ministeerium
Siseministeerium
Asutus A
Asutus H
Asutus G
Asutus FAsutus E
Asutus D
Asutus C
Asutus B
Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel
12
Riigikantselei
Kaitseministeerium
Rahandus-ministeerium
Siseministeerium
Asutus A
Asutus H
Asutus G
Asutus FAsutus E
Asutus D
Asutus C
Asutus B
Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel
13
Riigikantselei
Kaitseministeerium
Rahandus-ministeerium
Siseministeerium
Asutus A
Asutus H
Asutus G
Asutus F
Asutus E
Asutus D
Asutus C
Asutus B
DOKUMENDI-VAHETUSKESKUS
Suhtlemine keskse lahenduse kaudu
Dokumendivahetuskeskuse loomineDokumendivahetuskeskuse loomine
14
Turvaserver
Asutuse EDHS
Turvaserver Turvaserver Turvaserver
Asutuse e-maili server
Asutuse EDHS
Asutuse EDHS
Internet - X-tee
And
mekogu
de R
iiklik RegisterRiigi keskne portaal
www.riik.eewww.eesti.ee
Pan
gad
ID-kaarditugi
Do
kum
end
i-vah
etuskesk
us
KIT EIT AIT
Kodanik
Suhtlemine üle X-tee
Dokumendivahetuskeskus ja X-teeDokumendivahetuskeskus ja X-tee
15
Riigikantselei
Kaitseministeerium
Rahandus-ministeerium
Siseministeerium
Asutus A
Asutus H
Asutus G
Asutus FAsutus E
Asutus D
Asutus C
Asutus B
DOKUMENDI-VAHETUSKESKUS
Suhtlemine keskse lahenduse kaudu
Dokumendivahetuskeskuse liidesDokumendivahetuskeskuse liides
16
X-teeX-tee
Asutus BRiigikantselei
EDHS GoPro EDHS …
turvaserver turvaserver
Dokumendivahetuskeskus (DVK)
Dokumenit saadetud
Dokument vastu võetud
Võta dokument vastu
Dokumendivahetuskeskuse toimimineDokumendivahetuskeskuse toimimine
Dokumendivahetus dokumendivahetuskeskuse kauduKirja XML
17
Saatjaorganisatsioon
Saatja isik
Kuupäev
Koostaja
Aeg
Allkirjastaja
Dokumendi liik
…
Allkirjastajaeesnimi
Allkirjastajaametinimetus
Asutus A
Asutus B
Allkirjastajaperekonnanimi
?
Andmete ühtlustamineAndmete ühtlustamine
Ühtlustamata metaandmed
Asutus B
18
Autor Autor
Loomiskuupäev
Koostaja
Loomiskuupäev
Allkirjastaja
Koostaja
Allkirjastaja
Asutuse A EDHS
Asutuse B EDHS
Dokumendi liikDokumendi liik
Viit
PealkiriPealkiri
Viit
PDF fail PDF fail
Ühtlustatud metaandmed
Andmete ühtlustamineAndmete ühtlustamine
19
Dokumendivahetus e-posti teel – miks EI?
E-post ei taga
• turvalisust
• kohalejõudmise kinnitust
• metaandmete automaatset registreerimist dokumendihaldussüsteemis
20
Autor Autor
Loomiskuupäev
Koostaja
Loomiskuupäev
Allkirjastaja
Koostaja
Allkirjastaja
Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS
Dokumendi liikDokumendi liik
Viit
PealkiriPealkiri
Viit
PDF fail PDF fail
Kuupäev
Saaja
Saatja
PDF fail
Metaandmete ülekandmine süsteemist süsteemi (käsitsi)
21
Autor Autor
Loomiskuupäev
Koostaja
Loomiskuupäev
Allkirjastaja
Koostaja
Allkirjastaja
Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS
Dokumendi liikDokumendi liik
Viit
PealkiriPealkiri
Viit
PDF fail PDF fail
Reg.number+
XML konteiner, veebiteenus
Elektrooniline dokumendivahetussüsteemist süsteemi (automaatne)
Elektroonilise dokumendivahetuse projektElektroonilise dokumendivahetuse projekt
22
Dokumendihaldussüsteemide vaheline paberivaba kirjavahetus eeldab, et
• asutusel on elektrooniline dokumendihaldussüsteem• dokumendihaldussüsteem on ühendatud X-teega• dokumendihaldussüsteem on ühendatud
dokumendivahetuskeskusega • dokumendid luuakse, menetletakse, vajadusel
allkirjastatakse ja saadetakse välja digitaalselt• digidokumentide loomise/menetlemise/edastamise
protsess hõlmab kõigi tasandite töötajaid
23
Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (1)
Eesmärgiks on oluliselt kiirendada riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste üleminekut digitaalsele asjaajamisele
Kehtestatakse kohustus minna üle automaatsele digitaalsele dokumendivahetusele dokumendihaldussüsteemide vahel:
• ministeeriumid 1. maist 2007 • ministeeriumide valitsemisala asutused • ja maavalitsused 1. maist 2008 • ülejäänud asutused vastavalt vajadusele
24
Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (2)
Regulatsioon digitaaldokumentide automaatseks ja turvaliseks vahetamiseks üle X-tee DVK ehk asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi kaudu
Järk-järgult loobutakse paberdokumentide saatmisestArendatakse dokumendihaldussüsteemide koostalitlust: - tõstab asutuste toimimise efektiivsust, läbipaistvust - võimaldab loobuda paber-dokumendivahetusest - loob eelduse elektrooniliste teenuste arendamisele - kiirendab riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste
üleminekut digiasjaajamisele
25
Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (3)
Dokumendihaldussüsteemide nõudeid suurendatakseKohustus koostada digidokumendid ühtse
andmestruktuuriga dokumendivormide alusel, kasutades DVK kaudu saadetavate dokumentide puhul rahvusvahelisele standardile vastavat laiendatavat märgistuskeelt XML (Extensible Markup Language)
Kohustus siduda dokumendid metaandmetega, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseni
26
Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (4)
Määratletakse Riigikantselei ja ministeeriumide ülesanded avaliku sektori asutuste dokumendihalduse arendamisel:
Riigikantselei ülesandeks on kavandada ja koordineerida asjaajamise arengut ja digitaalsele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning anda välja dokumendihalduse alaseid juhiseid
Ministeeriumid toetavad ja abistavad oma valitsemisala asutusi ning
Siseministeerium ja maavalitsused kohalikke omavalitsusi üleminekul digitaalsele dokumendihaldusele
27
Tänan!