Post on 21-Sep-2018
Assunto: Estruturação Organizacional
Prof Ms Keilla LopesMestre em Administração pela UFBA
Especialista em Gestão Empresarial pela UEFSGraduada em Administração pela UEFS
Contatos:E-mail: keillalopes@ig.com.br
MSN: keilla.lopes2@hotmail.comBlog: keillalopes.wordpress.com
Assuntos abordados em aula:
• Estruturação Organizacional
• Redesenho de processos
• Métodos diversos (Ex: Fluxogramas)
• Layout
• Gestão ou Administração de cargos e salários
1.Estruturação Organizacional (Diagnóstico organizacional)
• Certamente a estrutura formal da empresa é o foco daEstruturação Organizacional, mas muito outros pontosaparecem interligados a este foco e influenciam seudesempenho. A exemplo: o ambiente externo; acultura organizacional; a motivação interna; o layout;os processos; a capacidade de adaptação aomercado; as necessidades dos clientes foco;chegando até a gestão de pessoas.
ETAPAS DE AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
• Levantamento:Identificação de dados, de informações e de problemas.Ferramentas: observação, entrevistas, questionários;etc
• Análise:Análise criteriosa dos fatos encontrados na fase anterior e
interligação entre estes.
• Avaliação:Estabelecimento da situação atual da estrutura organizacional.Alternativas de melhoriasDefinição da melhor alternativa
NA IMPLANTAÇÃO OU ALTERAÇÃO DA ESTRUTURAORGANIZACIONAL RESISTÊNCIAS QUE PODEM
OCORRER..
RESISTÊNCIAS
NÃO ACEITAR MUDANÇASPORQUE
INCOMODA
TENDÊNCIA ASÓ PERCEBERAQUILO QUE
CONVÉM
DEPENDÊNCIADE AÇÃO PARA
COM OUTRAPESSOA
NECESSIDADE DEREAGIR CONTRA PARA
JUSTIFICAR ERROS
INSEGURANÇA PESSOAL( POR DESCONHECIMENTOOU FALTA DE CONTROLE )
RECEIO DEPERDER
COISAS BOASATUAIS
DESCONFIANÇA
Recomenda-se iniciar o trabalho deEstruturação Organizacional pelo Redesenhode Processos e pela Gestão de cargos paraenfim realizar a própria Estruturação ouReestruturação organizacional.
A) Redesenho de Processos
• È fazer com que todos os processos da empresasejam realizados da melhor maneira possível(padronização). Para a realização desse projeto énecessária uma análise prévia de todos os processosda empresa, para que todos os pontosdesnecessários ou insatisfatórios sejam detectados.Depois de feito isso haverá um estudo com o únicoobjetivo de sanar as deficiências e finalmente tornar oprocesso mais eficiente através da escolha dométodo de trabalho.
• O redesenho de processos é muito útil para facilitar ofluxo de informações, detectar funcionários queestejam realizando trabalhos desnecessários, ou atémesmo com tempo “ocioso”.
Método de Trabalho.
Trata-se do melhor caminho, através da seqüência deoperações mais eficiente, para ultimar uma certatarefa ou atingir um determinado objetivo. Quando oseqüenciamento de fases é ilógico, temos perdasdiversas (de energia, de tempo, de oportunidade e dematerial) aumentando o desperdício e fazendodiminuir a produtividade.
O Método é a melhor forma de se executar
uma tarefa com o menor dispêndio de
energia e maior eficácia do executante.
Que exemplos de métodos de
trabalho vocês conhecem?
Exemplos de métodos:
• Técnicas de levantamento de dados: questionário,entrevista, observação,etc
• Normas e Manuais• Layout• Quadros de Distribuição de Trabalho (QTD)• Análise estruturada de sistemas• Formulários• Análise de rotinas• Fluxogramas
Obs: No blog (UEFS- disciplina OS&M) terão noções geraisdestes processos...
• No Redesenho de Processos várias são astécnicas que podem ser utilizadas, osFLUXOGRAMAS são as mais usadas e podemajudar muito nesta etapa.
FLUXOGRAMAS
Conceito:È a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de
forma clara e sintética, caracterizando as operações,os responsáveise/ou unidades envolvidas no processo.
Sua representação é universal.
Busca através de símbolos convencionais representar de forma dinâmica ofluxo ou a seqüência normal do processo/trabalho.
Permite a visualização do fluxo de processos e formulários, entre asdiversas unidades organizacionais ou entre pessoas.
Possui outros nomes:Carta de fluxo de processo;gráfico de seqüência;gráfico de processamento;
flow-chart; etc.
Alguns dos Tipos de fluxogramas:
• Fluxograma vertical
• Fluxograma parcial ou descritivo
• Fluxograma global ou de coluna
Obs: A escolha entre um tipo de fluxograma ou ooutro depende unicamente das característicasdo estudo a ser realizado.
Fluxograma Vertical
• Como o nome sugere é formado por “colunas verticais”.
• Mais utilizado para DESCRIÇÃO de rotinas.
• Também conhecido como: folha de análise,folha desimplificação do trabalho ou diagrama de processo.
• Este tipo é geralmente destinado à representação derotinas simples em uma unidade específica da empresa.
• Vantagens:Permite ser impresso como formulário padronizado.Rapidez no preenchimento (símbolos já se acham
impressos).Facilidade de leitura por parte dos usuários.
Fluxograma Vertical:
ATENÇÃO:
É possível utilizar símbolos diferentes dosconvencionais, desde que não ofereçamdificuldade de compreensão para o leitor edesde que sejam definidos previamente.Contudo, os símbolos mais comuns sedesenvolveram e tiveram sua utilizaçãoampliada, de tal maneira, que chegaram aconstituir uma linguagem corrente entre osusuários.
Símbolos mais comuns
Fluxograma Parcial ou Descritivo
• Mais utilizado para LEVANTAMENTO de rotinas.
• Sua elaboração é mais complexa que a do fluxograma vertical,pois apresenta maior número de símbolos
• Serve melhor as rotinas que envolvem vários setores organizacionais.
Fluxograma Parcial ou Descritivo
Fluxograma global ou de coluna
• Serve muito bem tanto pra LEVANTAMENTO quantopara DESCRIÇÃO de rotinas.
• Embora similar ao Fluxograma Vertical , pois ossetores envolvidos na rotina apresentada aparecemem forma de colunas, sua particularidade é quepermite evidenciar o fluxo de documentos einformações dentro e fora da empresa.
• Ex. Copia Rebouças,285
Lembrem-se
• Os fluxogramas mostram como as coisassão feitas, e não a maneira segundo o qual ochefe pensa que são feitas, mas a forma pelaqual o manual de normas e procedimentosdescreve. Eles são, portanto, uma fotografiareal de uma situação estudada.” OLIVEIRA(2001).
Considerações
• O tamanho dos símbolos deve ser uniforme.
• Simplificar um fluxograma não é necessariamenteeliminar passos. As vezes para simplificá-lo énecessário criar , alterar seqüências e recombinarpassos tornando-o maior, contudo mais simples.
• Existem significativos softwares próprios paraelaboração de fluxogramas.
• Vincular o estudo de fluxogramas (métodos eprocessos) ao estudo de arranjo físico (layout) é umaconveniência que pode render bons resultados...
Arranjo físico
• Conceito:Alocação adequada no sistema de instrumentos de
trabalho, móveis, equipamentos e fator humano.
• Em suma, um arranjo físico adequado visa nadamais que proporcionar a empresa maioreconomia e produtividade
Com o estudo do arranjo físico o analista de OS&M busca:
Melhor utilização do espaço físico.Favorecer o fluxo de trabalhoFacilitar a coordenaçãoReduzir a fadiga do funcionárioGarantir isolamentos (temperatura, sonoros, segurança,
umidade,sigilo,etc)Aumentar o manter o bom desempenhoFlexibilidade para tecnologias e equipamentosClima de trabalho favorávelConcentração ou dispersão das pessoas ou grupos de
trabalho Evitar e conter incêndios
REPETINDO
Recomenda-se iniciar a técnica de EstruturaçãoOrganizacional pelo Redesenho deProcessos (com estudos de métodos,fluxogramas e layout) e pela Gestão decargos para enfim realizar a própriaEstruturação ou Reestruturaçãoorganizacional.
B) Gestão de cargos (organograma)
• Para realizar o projeto de Reestruturação Organizacional énecessário uma profunda análise de todos os atuais cargosda empresa, detectando quais são os cargos que existem,mas que precisam ser alterados e também os que nãoexistem, mas que precisam ser criados.
• É preciso determinar claramente quais as tarefas (função ecargo) de cada funcionário. Dessa forma, é importante queas empresas o definam claramente quais são asresponsabilidades de cada um de seus funcionários e, alemdisso, esclareçam como ocorreram os processos(recebimento e entregas de mercadoria, fluxo deinformações e etc). Dessa forma, pode-se conseguir deforma mais satisfatória uma administração competente eeficaz.
ORGANOGRAMA SIMPLES
Presidência
Setor Financeiro S. Comercial S de RH
Coordenação de Recrutamento,
Seleção, Admissão e Demissão
Coordenação de Treinamento
ATENÇÃO
• Embora pareça simples a elaboração de umorganograma, não é...
• Antes de montar um organograma é necessário adefinição de cada cargo que é uma outra técnicachamada de ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS ESALÁRIOS ou MONTAGEM DA ESTRUTURASALARIAL DA EMPRESA.
ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOSA consistência interna é obtida por meio da avaliação e da classificação de cargos.
A consistência externa é obtida pela pesquisa salarial.
Estruturas salariais
Equilíbrio interno
Equilíbrio externo
Avaliação de cargos
Classificação de cargos
Pesquisa salarial
41-85 ATENÇÃO:
Quem tiver interesse em se aprofundar sobreGESTÃO ou ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS ESALÁRIOS que é um serviço bastante procuradoem consultorias, principalmente para atender aempresas que cresceram rapidamente, busquem nomeu blog (www.keillalopes.wordpress.com) oarquivo com o assunto e procurem a literatura daárea.
Garanto que além do ganho de conteúdo, o ganhofinanceiro, também, será muito bom!
Reestruturação Organizacional
• Depois de realizada a definição de cada cargoe desenhado o organograma é importante quese redija um documento para cada cargodetalhando: funções, responsabilidades, graude hierarquia, funcionários subordinados efinalmente o nome do cargo.
Estrutura Organizacional• Uma organização deve ser um agrupamento ordenado de
recursos que visam resultados positivos para a própriaempresa e para quem nela trabalha.
• Não existe uma estrutura organizacional acabada e nemperfeita. Ela está em constante adaptação às mudanças.Existem variáveis que contribuem para isso: a sua estratégia,o meio ambiente em que opera, a tecnologia de que dispõe eas características de seus participantes. Chandler (1962), aopesquisar quatro grandes empresas americanas (DuPont, GM,Standart Oil e Sears) constatou que estas estruturas eramcontinuamente ajustadas às suas estratégias que, também, semovimentavam.
• Embora trabalhosa e em constante mudanças, a estruturaorganizacional é o instrumento básico para a organização.
• Até o momento estudamos a Estrutura Formal das organizações.
• O que seria a Estrutura Informal? Devemos considerá-la?
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Toda e qualquer organização possue dois tipos de estrutura: aEstrutura Formal e a Estrutura Informal.
Estrutura Formal:• Pode ser formalmente planejada e representada
(organograma).• Conjunto ordenado de responsabilidades,
autoridades,comunicação e decisão das unidadesorganizacionais.
Estrutura informal:• É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida
ou requerida pela estrutura formal.• Surge da interação social das pessoas.• Alguns fatores favorecem ao surgimento e desenvolvimento da
estrutura informal: interesses comuns; interação da própriaestrutura formal;a flutuação do pessoal dentro da empresa;disputas do poder. Vantagens e desvantagens...
Outros pontos importantes na modelagem da Estrutura
Organizacional
• Introduzir novos modelos de remuneração • Plano de Cargos, Carreira e Remuneração (PCCR)• Formular estratégias de gestão de talentos • Criar novos modelos e instrumentos de
governança • Administrar transformações decorrentes da adoção
de novas tecnologias de informação ou gestão • Motivação• Permitir a criatividade
• Texto-Estruturação Organizacional
(explicar que este texto é um exemplo do relatoque devem fazer ao final de cada consultoria epassar para a área de Gestão deconhecimento)
BIBLIOGRAFIA
• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 14. ed. São Paulo: Atlas, 2004.
• ARAUJO,Luis Cesar G. Organização, Sistemas eMétodos e as tecnologias de gestãoorganizacional: arquitetura organizacional;benchmarking,empowement, gestão pelaqualidade total,reengenharia:volume 1. 2 ed. SãoPaulo.Atlas,2005