Post on 27-Oct-2015
SISTIM INFORMASI MANAJEMEN
( SIM )
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS )
I. MATA KULIAH INI AKAN MEMBAHAS 10 TOPIK , YI :
1. INTRODUCTION / PENGANTAR SIBK(CBIS)
2. SISTEM
3. KOMPONEN SIM
4. PERENCANAAN SIM
5. PERMODELAN
6. SISTEM PENUNJANG DAN KOMUNIKASI DATA
7. PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM
8. IMPLEMENTASI SIM
9. QUALITY ASSURANCE
10. EVALUASI SIM
II. DESKRIPSI SINGKAT MATAKULIAH
Pengenalan MIS, Peran dan Fungsi MIS, Komponen MIS,
Model, Konsep, Perencanaan dan Pengendalian, Sistem
Penunjang, Pengembangan dan Strategi Sistem
Informasi, Implementasi (SIM : Pengadaan, Organisasi
dan Lainnya), Quality Assurance dan Evaluasi Sistem
Informasi.
1
III. TUJUAN UMUM PEMBELAJARAN
Mampu memberikan dan menyediakan informasi secara
cepat dan akurat dalam organisasi
IV. REFERENSI :
1. Robert G.Murdick, Joel E.Ross and James R
Clagett,1995, Sistem Informasi untuk Manajemen
modern, Jakarta : Erlangga.
2. Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984,
Management Information System.
3. Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet,
Jakarta :Salemba Empat.
4. Mcleod Raymond 195, Management Information
System, A. Study of Computer-Based Information
System, New Jersey : Prentice-HII
5. Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi
Manajemen, Jakarta : PT Raja Grafindo.
6. Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design
Methods, Arizona University.
2
Topik 1
INTRODUCTION
1.1. Sumber daya organisasi dan pengelolaannya
1.1.1. Sumber Daya Organisasi ( 5 M Plus ) :
Man
Money Sumber daya fisik
Materials
Machine
Methode Sumber daya konseptual
plus Information
1.1.2. Pengelolaan SDO
Tugas manajer adalah mengelola SDO agar dapat
digunakan dengan cara yang paling efektif. Para
manajer menggunakan sumber daya konseptual
untuk mengelola sumber daya fisik. Oki Sumber
daya informasi juga harus dikelola dengan baik
sebagaimana halnya SDO lainnya.
Pengelolaan sumber daya informasi adalah suatu
rangkaian aktivitas mulai dari pengumpulan
data/bahan mentah, di proses menjadi informasi
yang berguna, disebar dan diterima oleh semua
anggota organisasi yang membutuhkan dalam
bentuk yang tepat dan saat yang tepat sehingga
3
informasi dapat dimanfaatkan, membuang informasi
yang tidak lagi berguna dan menggantikannya
dengan informasi baru.
Rangkaian aktivitas berupa memperoleh informasi,
menggunakannya seefektif mungkin , membuang
dan mengganti pada saat yang tepat disebut
Manajemen Informasi
1.2. Mengapa terdapat perhatian yang begitu besar pada
Manajemen Informasi ?
Ada 2(dua) alasan utama , yaitu :
a. Kegiatan bisnis yang semakin kompleks dan
meningkat,karena :
1) Pengaruh ekonomi Internasional.
Kekacauan ekonomi USA karena kredit
perumahan, kenaikan harga BBM di pasar
internasional, nilai tukar valas.
2) Persaingan global.
Persaingan bisnis saat ini tidak hanya dalam
skala nasional tetapi sudah berskala global.
3) Kemajuan teknologi yang semakin meningkat.
Hampir semua kegiatan bisnis sekarang ini
berbasis komputer (Bar code scanners,
ATM,reservasi, dll)
4
4) Batas waktu yang semakin singkat.
Banyak kegiatan operasional bisnis sekarang
menjadi lebih cepat karena penggunaan
komputer, telepon, faxmile, dll.
5) Kendala-kendala sosial.
Masalah perburuhan, lingkungan, dll
b. Kemampuan komputer yang semakin baik.
Seiring kemajuan teknologi, bentuk dan kegunaan
komputer menjadi bertambah baik dan canggih dan
sudah menjadi peralatan kantor biasa/standard
1.3. PENGERTIAN
SIM / MIS bukan merupakan hal yang baru dan tidak
identik dengan komputer. MIS / SIM ini sudah ada /
dikenal sebelum adanya komputer atau dg kata lain
komputer adalah alat untuk membantu operasionalisasi
MIS / SIM dalam suatu organisasi.
1.3.1. Pengertian secara parsial
Manajemen.
Proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang
dilakukan manajer pada organisasinya :
5
M I S
MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM
merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai
dan mengendalikan operasi.
Berhub pengambilan keputusan merupakan
persyaratan yg mendasar bagi tiap proses yg
terdahulu, maka tugas MIS / SIM adalah
memberikan kemudahan dalam proses
pengambilan keputusan yg diperlukan untuk
Perenc, Peng-org- an, pengendalian pek dan fungsi
bisnis.
Informasi
Informasi adalah data yg telah diolah dan
memiliki arti / nilai tertentu untuk tujuan informatif
atau sebagai dasar untuk peramalan dan
pengambilan keputusan. Contoh : Laporan
bulanan belanja pegawai
Data adalah fakta dan/atau angka yang tidak
sedang digunakan dan belum mempunyai
nilai/arti tertentu dan biasanya berbentuk catatan
historis yang dicatat dan diarsipkan. Contoh :
Daftar jumlah pegawai per masing-masing
Satker, Daftar data Individu Pegawai.
6
Sistem
Bagian-bagian yang saling berhubungan untuk
suatu tujuan bersama,atau sekelompok elemen
yang saling berhubungan dan terintegrasi untuk
suatu tujuan bersama. Subsistem adalah bagian
dari sistem yang lebih kecil. Sistem yang lebih
besar disebut Supersistem. Oleh karena itu
setiap sistem akan dipengaruhi oleh pertukaran
informasi. Organisasi adalah sistem dan
bagiannya (Divisi, Departemen, Biro) adalah
subsistem
KONSEP SIM : Menghubungkan kerja dari
subsistem-subsistem pada pertukaran
informasi menengah, atas dan bawah.
Tujuan suatu MIS / SIM adalah menyajikan
informasi untuk pengambilan keputusan pada
perencanaan, pengorganisasian, pemrakarsaan
dan pengendalian kegiatan operasi subsistem
suatu organisasi dan menyajikan sinergi
organisasi pada proses.
Kita berkepentingan dengan 3 sistem, yi :
Sistem sosial yg disebut organisasi.
7
Sistem manajemen yg digunakan dlm praktek
untuk memperbaiki operasi, produktivitas
organisasi dan subsistem nya.
Sistem informasi manajemen, yg menyajikan
informasi utk pengambilan keputusan melalui
proses manajemen.
Manajemen Informasi : Seluruh aktivitas untuk
memperoleh informasi, menggunakannya
seefektif mungkin dan membuangnya pada saat
yang tepat
1.3.2. Pengertian SIM
a. Donald W Kroeber
SIM adalah sebuah organisasi, sejumlah proses
yang menyediakan informasi kepada manajer
sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan
keputusan dalam suatu organisasi.
b. Gordon B Davis
SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai
yang terintegrasi, menyediakan informasi untuk
menunjang operasi-operasi menajemen dan
fungsi-fungsi pengambilan keputusan didalam
sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan
perangkat keras dan perangkat lunak komputer,
8
dan prosedur-prosedur manual model-model untuk
analisa, perencanaan, pengawasan dan
pengambilan keputusan dan suatu database.
c. George M.Scott ( 1999 )
Serangkaian sub-sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional
terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian
cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai
dengan gaya dan sifat pimpinan atas dasar kriteria
mutu yang telah ditetapkan.
Kesimpulan dari ketiga pendapat diatas :
Ditekankan pada suatu sistem mesin
Sebuah organisasi
Pihak penyaji informasi
Terdapat dalam suatu organisasi
Ditujukan untuk sesuatu hal, yaitu operasi sebuah
analisis dan pengambilan keputusan untuk
meningkatkan produktivitas.
Melibatkan komputer, prosedur, suatu database.
9
1.4. Peran SIM
Perancangan, penerapan dan pengoperasian
sebuah SIM adalah mahal dan sulit. Upaya yang kuat
dan biaya yang diperlukan harus diperhitungkan. Ada
beberapa faktor yang membuatnya menjadi semakin
diperlukan dibandingkan pada beberapa tahun
belakangan ini, antara lain :
a. Pimpinan berhadapan dengan lingkungan organisasi
yang lebih rumit dibanding masa-masa yang lalu.
Kerumitan ini akibat situasi yang cukup cepat
berubah, akibatnya mensyaratkan organisasi untuk
selalu mempunyai data & informasi terbaru.
b. Lingkungan organisasi bukan saja rumit tetapi juga
sangat dinamis. Oleh sebab itu pimpinan harus
membuat keputusan dengan cepat, untuk
memperpendek waktu antara munculnya masalah
baru dengan pemecahan masalah. Sebuah SIM
yang mampu memberikan informasi yang canggih
(cepat, tepat dan terbaru) merupakan bahan yang
sangat mendukung seorang pimpinan untuk
mengambil suatu keputusan yang tepat. Hal ini akan
meningkatkan kemampuan adaptasi organisasi
terhadap lingkungannya. Dengan demikian peran
10
SIM pada sebuah organisasi sebagai media yang
membantu meningkatkan kemampuan adaptasi
organisasi dengan lingkungannya. Yang
berhubungan langsung dengan lingkungan
organisasi tersebut adalah para pemakai SIM.
Para pemakai SIM dapat digolongkan atas :
Pimpinan tingkat atas, menengah, dan bawah.
Non-pimpinan
Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam &
luar (pemerintah, masyarakat,)
Ada 3 perubahan yang sekarang
berlangsung pada perusahaan yg progresif, yaitu :
1) Manajemen telah berorientasi pada sistem dan
teknik manajemen yang rumit.
2) Informasi dirancang dan dibuat tersedia bagi
manajer setiap saat diperlukan.
3) Suatu sistem informasi mengkaitkan perencanaan
serta pengendalian oleh manajer dengan
implementasi sistem operasi.
Hasil gabungan dari konsep ini adalah sistem
Informasi manajemen.
Maksud dari suatu MIS adalah untuk meningkatkan
pengelolaan dari tingkat informasi yg sedikit demi
11
sedikit, kadang-kadang baik dan kadang-kadang
buruk, perkiraan yang berdasarkan intuisi dan
pemecahan masalah yang terisolasi menjadi tingkat
wawasan sistem, informasi sistem, pengolahan data
yg canggih dan pemecahan masalah sistem. Manajer
selalu mempunyai “sumber” informasi dan MIS
menyediakan suatu sistem informasi. Jadi MIS
merupakan alat / metoda yg ampuh untuk membantu
manajer pada pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.
1.5. Fungsi SIM
Ada berbagai tujuan/ fungsi SIM dalam organisasi, baik
fungsi secara umum maupun khusus. Namun fungsi/
tujuan SIM pada umumnya ditujukan untuk :
“Menyediakan informasi yang digunakan untuk
pengambilan keputusan pada perencanaan usulan,
pengorganisasian dan pengawasan kerja dari sub-sub
sistem organisasi “
Dari uraian diatas, sudah jelas fungsi utama SIM adalah
menyediakan informasi untuk kebutuhan organisasi.
12
1.6. Manajemen dan komputer.
Dalam era digital sekarang ini, semua Manajer harus
mengerti (literacy) dan memahami komputer dan
informasi.
Mengerti komputer maksudnya adalah memiliki
pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk
mengoperasionalkan komputer (computer literacy),
meliputi : istilah-istilah komputer, keunggulan dan
kelmahan komputer, kemampuan menggunakan/
mengoperasonalkan komputer.
Mengerti informasi (information literacy) maksudnya
adalah memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk
mencari dan memperoleh informasi, berbagi informasi
serta menggunakan informasi pada tiap tahap proses
pemecahan masalah.
1.6. SUATU MODEL SISTIM INFORMASI BERBASIS
KOMPUTER (CBIS).
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan
masalah dan informasi digunakan dalam membuat
keputusan.
Pada awalnya aplikasi komputer digunakan sebagai
pengolahan data akutansi dan disebut sebagai
pengolahan data (data processing). Aplikasi komputer
13
pertama sebagai suatu sistem informasi disebut
sebagai sistem informasi manajemen (management
Information System/MIS).
Selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh Sistem
pendukung keputusan (Decission support
system/DSS), Otomatisasi perkantoran (Office
Automation/OA), Sytem berbasis pengetahuan (Expert
System/ES). Kelima aplikasi tersebut sebagai sub-sub
sistem membentuk Sistem Informasi berbasis komputer
( Computer Based Information System/CBIS)
1.7. SPESIALIS INFORMASI.
Spesialis informasi (Information Specialist) adalah
orang atau pegawai yang sepenuh waktu bertanggung
jawab mengembangkan dan memelihara sistem
berbasis komputer.
Ada 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :
Analis sistem.
Analis sistem adalah pakar dalam mendifinisikan
masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis
mengenai cara komputer membantu pemecahan
masalah.
14
Analis Sistem bekerja sama dengan pemakai
mengembangkan sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sudah ada sekarang.
Pengelola data base.
Pengelola data base adalah orang yang mengelola
suatu kumpulan data komputer yang sudah
terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara
yang memudahkan pengambilan kembali.
Pengelola database bekerja sama dengan pemakai
komputer dan analisis sistem menciptakan data base
yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan
informasi bagi pemakai.
Spesialis jaringan.
Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang
komputer dan telekomunikasi. Generasi baru dari
spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki
keahlian khusus dalam menggunakan World Wide
Web.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis
sistem dan pemakai membentukjaringan komunikasi
data yang menyatukan berbagai sumber daya
komputer yang tersebar.
15
Programer.
Programer menggunakan dokumentasi yang
disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode
instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer
mengubah data menjadi informasi yang diperlukan
pemakai.
Operator.
Operator menangani peralatan komputer berskala
besar seperti komputer mainframe dan komputer
mini, memantau layar komputer, mengganti ukuran-
ukuran kertas di printer,mengelola perpustakaantape
and disk storage dan tugas-tugas serupa lainnya.
Gambar dibawah menunjukkan bagaimana para
spesialis ini secara tradisional bekerja sama dengan
pemakai mengembangkan sistem berbasis komputer.
Panah-panah menggambarkan arus komunikasi,
termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke
pemakai. Gambar ini memperlihatkan rantai komunikasi
tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat
berupa seorang manajer, , non manajer, individu atau
organisasi dalam perusahaan.
16
1.8.KECENDERUNGAN MENUJU END-USER
COMPUTING.
Mulai dekade tahun 70 an ada perubahan berupa
meningkatnya kecenderungan minat pemakai dalam
mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri..
End-User computing (EUC) adalah pengembangan
seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh
para pemakai.
Rantai Komunikasi End-User Computing :
17
Pengelola data base
Analis sistem
Pemakai
Spesialis jaringan
Progra-mer
Opera-tor
Kompu ter
Faktor-faktor yang mendorong End-user computing :
Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.
Semakin banyak orang yang ingin mengerti dan
mengoperasionalkan komputer baik lewat pendidikan
di Sekolah maupun kursus-kurusus. Dewasa ini
manajer dari berbagai tingkatan sudah mengerti
tentang komputer.
Antrian jasa informasi.
Para spesialis informasi dalam dekade tahun 80 an
lebih banyak pekerjaan / permintaan daripada yang
yang dapat mereka tangani sehingga orang harus
antri menunggu giliran untuk dapat ditangani datanya.
Perangkat keras yang murah.
Semakin lama harga perangkat keras komputer
18
Spesialis Informasi
Pemakai Komputer
menjadi lebih murah sehingga pemakai dapat
membeli atau memesan sendiri.
Perangkat lunak jadi.
Dewasa ini semakin banyak perangkat lunak dalam
bentu jadi yang dapat dibeli di pasaran , baik untuk
tugas akutansi maupun pengambilan keputusan. Hal
ini jelas memudahkan dan memampukan perusahaan
atau pemakai individu menerapkan sistim berbasis
komputer.
1.6. Sistem & Informasi
Diatas telah diuraikan bahwa informasi adalah sekumpulan
data yang telah diolah dan memiliki arti. Sedangkan sistem
bagian-bagian yang saling berhubungan membentuk tujuan
tertentu. Sedangkan konsep SIM sendiri menghubungkan
bagian-bagian tersebut sehingga terjadi pertukaran informasi
pada semua level organisasi.
1.5.Kaitan SIM & Organisasi
Dalam merancang SIM perlu disadari bahwa para
pimpinan ada diberbagai level organisasi dan berbagai
area fungsi organisasi, karena hal ini dapat
mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajian
informasi. Tingkatan pimpinan seperti Direktur, Wakil
19
Direktur sering disebut pimpinan atas, dimana
pekerjannya lebih banyak membuat perencanaan
strategis. Ini berarti keputusan level atas akan
berpengaruh pada seluruh level organisasi. Sedangkan
pimpinan tingkat menengah lebih banyak melakukan
kegiatan pengendalian, bertanggung jawab
melaksanakan rencana pimpinan atas dan memastikan
tujuan tercapai. Pimpinan tingkat bawah (terendah)
melakukan operasional kegiatan organisasi.
Istilah eksekutif sering digunakan menggambarkan
seorang pimpinan yang berada pada level atas dan
melakukan tugas pada tingkat perencanaan strategis.
Pada gambar berikut dapat dilihat kaitan antara
kebutuhan informasi pada setiap level organisasi.
Dimana pimpinan tingkat atas lebih menekankan
informasi lingkungan daripada pimpinan tingkat bawah
dan para pimpinan tingkat bawah lebih mementingkan
informasi internal. Sedangkan gambar sebelah bawah
menunjukkan pimpinan tingkat atas lebih menyukai
informasi dalam bentuk ringkas, sedang para pimpinan
tingkat bawah memilih bentuk rinci.
20
Tingkat perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian manajemen
Tingkat Pengendalian Operasional
Gambar 1.2 Pengaruh pada sumber informasi
Tingkat perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian manajemen
Tingkat Pengendalian Operasional
Gambar 1.3 Pengaruh pada bentuk informasi
21
Ringkas
Rinci (terurai)
EXTERN
INTERN
Tingkat Perencanaan Strategis
Tingkat pengendalian
manajemen
Tingkat pengendalian
operasional
Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi
Keu. SDM Informasi Publ.
Gambar 1.4 contoh Pengelompokan pimpinan pada semua
tingkat organisasi dan area Fungsional
MASALAH DAN PERTANYAAN.
1. Jelaskan apa saja sumber daya organisasi saat ini dan
bagaimana hubungannya dengan 5(five) M.
2. Mengapa dewasa ini perhatian manajer terhadap
pengelolaan informasi semakin besar dan meningkat ?
Jelaskan.
22
3. Siapa saja para pemakai komputer di Perusahaan ?
Jelaskan
4. Jelaskan apa perbedaan antara data dan informasi.
Berikan contohnya.
5. Apa yang dimaksud dengan Computer Based Information
System (CBIS) dan apa saja elemen-elemennya serta
perkembangannya.
6. Siapa sajakah yang dimaksud dengan spesialis informasi
dan apa saja tugasnya ? Jelaskan
7. Apa yang dimaksud dengan “End-user computing” dan
bagaimana pengaruhnya terhadap para spesialis
informasi ? Jelaskan
8. Sistim informasi merupakan milik para pemakai bukan
para spesialis informasi. Apa maksudnya ? Jelaskan.
9. Apakah konsekuensi politik dan sosial dari implementasi
pendekatan sistem (System Approach) ? Misalnya
bagaimana kita dapat menerapkan perencanaan fasilitas
terminal bis pemerintah bilamana diijinkan persaingan
yang tak terkendalikan. Apakah beralasan bagi lima
perusahaan bis yg berlainan untuk menjalankan bis-bis
luar kota yg terisi hanya 50 % menuju tujuan yg sama
pada sekitar waktu yg sama pula.
23
10Apakah dampak dari : a) revolusi teknologi, b) Penelitian
dan pengembangan, c) Perubahan produk dab d) ledakan
informasi terhadap kebutuhan informasi oleh manajemen
pada perusahaan manufaktur otomotif, Rumah sakit dan
Universitas.
11. Presiden Direktur sebuah perusahaan besar pembuat
makanan dan pengepakan nasional menyatakan baru-
baru ini bahwa “Sistim informasi kami memberikan
kepada kami senjata yang kami perlukan untuk mengatasi
pesaing kami “ . Jelaskan cara dimana sistem informasi
dapat memberikan senjata yang bersaing untuk
perusahaan ini.
4. Tunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat
bermanfaat dalam mengatasi masalah ekologi pada kota
yg besar. Bagaimana hendaknya organisasi industri
bekerja sama dengan Pemerintah dalam masalah ini.
12Tunjukkan bagaimana komponen sistem informasi
manajemen (manajemen, informasi, sistem) saling
dihubungkan.Tunjukkan juga bagaimana MIS dapat
memudahkan fungsi umum manajemen ( Merencana,
mengorganisasi dan mengendali)
24
Topik 2
SISTEM
2.1.Teori Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
suatu tujuan.
Sistem Terbuka dan Tertutup :
Sistem terbuka adalah sistem yang tidak dapat mengatur
operasinya sendiri, sedangkan sistem tertutup
sebaliknya.
25
Sistem
subsistem
supersistem
Sistem Terbuka
Sistem Tertutup
2.2.Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.
Sistem Konseptual adalah sebaliknya, ia menggunakan
informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik.
Misal berupa citra mental dari pikiran supervisor/
manajer/ pimpinan, angka-angka tulisan pada selembar
kertas.
26
input outputTransformasi
Tujuan
MekanismePengendali
input outputTransformasi
Komputer adalah sistem fisik, tetapi data dan
informasi yang disimpan didalamnya dapat dipandang
sebagai suatu sistem konseptual. Sebab data dan
informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Yang
terpenting adalah apa yang diwakili oleh data dan
informasi tersebut. Sistem fisik diperlukan karena
ujudnya, sedangkan sistem konseptual penting karena
penggambarannya atas sistem fisik.
Contoh : Jika pada komputer tercatat ada 70 perkakas
digudang, inspeksi di gudang harus mengungkap
ke 70 perkakas tersebut.
Sebab-sebab Pentingnya Pandangan Sistem :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas
struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang
baik.
3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian
dalam organisasi.
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan
lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi
umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara
sistem lingkaran tertutup.
27
2.3.Model SIM & Komputer
Suatu Model Sistem Informasi untuk memecahkan
masalah pada Komputer dapat dilihat pada gambar
berikut :
Suatu contoh SIM :
Laporan I
28
SI berbasiskomputer
S IAkuntansi
SIM
Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Otomasi Kantor
Sistem Pakar
Keputusan
Masalah
Pemecahan Masalah
Informasi
Laporan Proyeksi Penggunaan Tenaga Kerja Jan – Des
2002
Dinas Kodya Bandung
No Tgl Tujuan Wilayah Panjang (M) Pekerja
Tetap
Pekerja
Kontrak
Total
1
2
3
2 Jan’02
15 Jan’02
1 Feb’02
Perbaikan Jalan
Utama
Perbaikan Jalan
Utama
Pelebaran Jalan
B Utara
B Kota
Setiabudi
3000
40000
2600
30
50
15
0
30
100
30
80
115
2.3. Organisasi Jasa Informasi :
Rantai Komunikasi End-User Computing :
29
Pengeloladatabase
Analis Sistem
Spesialis Jaringan
Pemakai Programer Operator Komputer
2.4.Siklus Hidup Komputer
Perancanaan
Analisis
Rancangan
Penerapan
Penggunaan
30
Spesialis Informasi
Pemakai Komputer
TahapPerencanaan
TahapAnalisis
TahapRancangan
TahapPenerapan
TahapPenggunaan
Berbagai Peran Supervisor dan Spesialis Informasi
selama Siklus Hidup Sistem :
2.5. Tugas & Diskusi :
1. Setujukah, Mengerti informasi lebih penting dari
pada mengerti komputer, jelaskan!
2. Jelaskan suatu sistem bukan milik spesialis
informasi, walaupun mereka lebih banyak
mengerjakan pengembangannya!
31
Tahap
Perencanaan
Analisis
Rancangan
Penerapan
Penggunaan
Manajer Spesialis Informasi
Mendefinisikan masalah
Mengatur
Mengatur
Mengatur
Mengatur
Mendukung
Melaksanakan penelitian
sistem
Merancang sistem
Mererapkan sistem
Menyiapkan sistem
3. Sebuah unit/ instansi merencanakan biaya operasi
kantor tiap bulan untuk tahun 2002. anggaran tahun
2001 (tahun lalu) untuk unit tersebut 800 juta rupiah
(diluar gaji pegawai). Diminta buatlah anggaran tiap
bulan dan kebutuhan apa yang diperlukan per 15
hari sampai akhir tahun. Sebagai bahan
perbandingan carilah informasi di Adm. Jurusan
Adm. Niaga. Harap dikerjakan dengan Lembar kerja
(Spreadsheet) Excel.
32
Topik 3
KOMPONEN SIM
( APA YANG HARUS DIKETAHUI OLEH MANAJER TENTANG SISTIM KOMPUTER )
input
pengolahan
Penyimpanan.
PengolahData dan komputernya
Output
Program / prosedur
Sistem Manual
Sistim Komputer
Manual
Kartu
Pita
Akses Langsung
Berbagai altternatif sistem
Bank data
Penerapan
Konversi Sistem
Komputer dan MIS
33
3.1. Persyaratan sebuah sistim informasi manajemen yang
modern & efektif.
Ada beberapa syarat yg harus dipenuhi untuk sebuah sistem
manajemen yang modern dan efektif, yang berdasarkan
komputer, yaitu :
1) Adanya sistim Manajemen yaitu struktur organisasi, Struktur
dan prosedur yg diperlukan untuk perencanaan dan
pengendalian yang memadai, serta hal-hal lain yang
diperlukan untuk manajemen dan administrasi yang baik..
2) Harus tersedia data dan informasi : mengenai sasaran,
sumber daya, lingkungan, kebijakan (Policies), operasi dan
renc. Perusahaan serta perbandingan prestasi kerja yang
dicapai dengan yg direncanakan.
3). Perlu peralatan yang memadai dan selaras dalam mengolah
data, agar dapat :
Memberikan kemampuan untuk mengeluarkan
(mengakses) data dari arsip penyimpanan, secara
ekoomis dan cepat.
Mengolah data secara ekonomis dan dengan kecepatan
tinggi.
Memasukkan informasi kedalam sistem dan
mengeluarkannya kembali untuk ditampilkan pada layar
display
34
3.2. Komponen dasar sistem informasi
Sistim informasi terdiri dari 5 komponen dasar yang sekaligus
merupakan fungsi-fungsi sistm informasi. Fungsi ini dapat
dilakukan secara manual (manusia) ataupun dengan komputer.
Komponen dasar tersebut adalah sebagai berikut :
1) Memasukkan data kedalam sistemnya ( input data ).
2) Mengolah data ( kalkulasi, kontrol, logika )
3) Menyediakan dan memelihara arsip-arsip penyimpanan
( Intern, Ekstern )
4) Mengembangkan prosedur-prosedur, yang akan menentukan
data mana yg diperlukan, darimana diperoleh, untuk apa
digunakan termasuk instruksi pengolahannya.
5. Menyiapkan laporan outputnya
3.3. Peralatan yang dibutuhkan.
Unit pengendali/ MB
35
Gambar 3.1 Unit dasar sebuah komputer
(Skema komputer)
Saat ini sebagai alat bantu SIM yang paling banyak digunakan
adalah dengan bantuan komputer. Oleh karena itu diperlukan
berbagai peralatan untuk menjalankannya, baik fisik
(hardware), software dan operator yang akan mengoperasikan
komputer tersebut. Beberapa peralatan fisik dan software yang
perlu menjadi fokus perhatian adalah sbb:
Penyimpanan Primer :
RAM, ROM, CDRAM
Penyimpanan Sekunder (merupakan output) :
Floppy Disk (Disket)
Hard Disk
CD
Unit penyimpanan primer
Arithmetic logic unit
Informasi output
Unit penyimpanan
sekunder
Data Input
36
Flash disk
Unit Input :
Keyboard
Alat penunjuk (Mouse, Trackball (bolanya diatas), Tauch
Screen, Light Pen, Remote Control)
Pembaca Optik (CD Rom)
Pembaca Magnetic (Contoh ATM)
Pengenal Suara (memasukkan perintah sesuai dengan
suara yang dikenal)
Unit Output :
Output Tampilan (monitor, layar cembung dan datar)
Output cetakan :
o Line printer, contoh : impact printer
o Character printer, contoh : dot matrix
o Page printer, contoh : Laser, dll
Output suara
Plotler ( output dalam bentuk grafik)
Microform (Microfilm)
Perangkat lunak :
Perangkat Lunak Sistem Operasi (DOS, Windows,
Linux)
Perangkat Lunak Utility (Norton, Disk Doctor, dll)
37
Perangkat Penerjemah Bahasa (Cobol, Fortran, Vbasic,
Cfoxfro, dll)
Perangkat Lunak Aplikasi (MS Word, MS Excel, dll)
3.4. Informasi yang Diolah
Saat para pimpinan organisasi memutuskan
menggunakan informasi sebagai cara untuk beradaptasi dengan
kebutuhan lingkungan (masyarakat dan pemerintah, swasta)
maka para pimpinan perlu menyadari sumber daya informasi
yang mereka miliki. Sebab data yang digunakan akan diolah
oleh sumber daya informasi tersebut. Kualitas informasi sangat
ditentukan oleh kualitas sumber daya informasi yang dimiliki :
Informasi yang diolah pada suatu organisasi dapat dibedakan
atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.
Beberapa fungsi dan informasi yang diolahnya adalah :
1) Personalia
Termasuk informasi perekrutan, pelatihan, bimbingan para
pegawai, prestasi kerja pegawai serta perencanaan pegawai.
2) Akunting
Informasi transaksi keuangan, aset, jaminan-jaminan,
laporan keuangan, pengendalian keuangan, pemasok,
pemesan, jumlah pmesanan ekonomis.
38
3) Manajemen Persediaan
Informasi yang berkaitan dengan pengendalian fiskal atas
persediaan, material, komponen-komponen, mesin-mesin,
jumlah yang tersedia, nilai/harga.
4).Bendahara
Informasi yang berkaitan dengan kegiatan keuangan
organisasi, jumlah pinjaman dana tunai.
5) Manajemen Informasi
Termasuk informasi bagaimana mengembangkan,
mengoperasikan dan menjaga sistem informasi untuk
menyajikan informasi kepihak-pihak yang berkepentingan,
6) Dan lain sebagainya, sesuai fungsi-fungsi yang ada organisasi
tersebut.
3.3 Tugas
1. Anggaplah Anda akan ditugaskan oleh pimpinan membeli
sebuah komputer untuk unit kerja anda. Sebelum anda
membeli informasi apa saja yang perlu anda kumpulkan?
Beri alasan ringkas.
2. Suatu saat anda diminta oleh pimpinan mencari sebuah
software yang mampu menangani kebutuhan informasi
tentang jalan raya. Informasi apa yang anda butuhkan
sebelum anda mencari (membeli atau membuat) software
tersebut? Kenapa demikian?
39
Topik 4
PERENCANAAN SISTEM
4.1. Konsep Perencanaan dan Pengendalian
Perencanaan dan pengendalian merupakan kegiatan yang
sangat erat hubungannya. Ditujukan untuk mengarahkan
kegiatan agar sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
4.2. Tahap/ Langkah Perencanaan SIM :
1. Menyadari masalahnya
(Dirasakan oleh sekelompok pimpinan & non Pimpinan)
2. Definisikan Masalah
(Kumpulkan informasi, pahami masalahnya, kemudian
deinisikan masalah tersebut).
3. Menentukan Tujuan Sistem
Pimpinan bersama orang sistem mengembangkan sistem,
daftar tujuan sistem yang akan dibuat, mengatakan tujuan
secara umum yang nantinya dibuat secara spesifik.
4. Identifikasi kendala-kendala sistem
Sumber kendala : Lingkungan, manajemen
5. Membuat Studi Kelayakan
Adalah tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan
mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan
yang diinginkan.
40
Dimensinya :
Teknis, perangkat keras & lunak ada?
Pengembalian Ekonomis, perbandingan kegunaan
dengan biaya
Pengembalian nonekonomis, keuntungan
nonekonomisnya apa?
Hukum & Etika, Apa sistem ini tidak melanggar
hukum & etika nantinya?
Jadwal, mungkinkah diterapkan dalam waktu yang
ditentukan?
USULAN PENELITIAN SIM
6. Persiapan Usulan Penelitian Sistem
Studi yang memberikan dasar rinci untuk rancangan sistem
baru mengenai apa yang harus dilakukan den bagaimana
melakukannya.
Iktisar Usulan Penelitian :
1. Executive Summary (Ringkasan inti)
2. Pendahuluan
3. tujuan dan Kendala Sistem
4. Berbagai alternatif sistem yang mungkin
5. Proyek penelitian sistem yang disarankan
5.1. Tugas yang harus dilaksanakan
5.2. Kebutuhan SDM
41
5.3. Jadwal Kerja
5.4. Perkiraan Biaya
6. Dampak yang diterapkan dari sistem
6.1. Dampak pada struktur organisasi
6.2. Dampak pada struktur operasi organisasi
6.3. Dampak pada sumber daya organisasi
7. Rncana pengembangan umum (Tahap analisis,
rancangan dan penerapan)
7. Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek
Pimpinan + orang-orang inti akan pro dan kontra dari
rancangan proyek yang diajukan. Pertanyaan inti mereka
yang harus di antisipasi :
1. Apa tujuan akan tercapai?
2. Apa ini satu-satunya cara terbaik?
8. Menetapkan mekanisme Pengendalian
4.3. Mekanisme Pengendalian
Pengendalian suatu proyek/ sistem menentukan :
Apa yang harus dikerjakan
Siapa yang melakukan
Kapan akan dilaksanakan
Jumlah Waktu perperiode (Jadwal)
Monitor kemajuan sistem/ proyek (Misal: gunakan
dokumentasi, tabel, grafik-grafik, diagram jaringan, ...
42
4.4. Tugas (Kasus) :
Nona Ann? Saya adalah Asep, saya dari departemen SIM,
kami sedang mengadakan survei atas semua orang yang
menerima laporan untuk melihat apakah laporan-laporan
tersebut dapat ditingkatkan. Menurut catatan kami anda
mendapat laporan inventaris barang tiap bulan. Benarkah
demikian?
Nona Ann, kepala bagian peralatan dan barang dari organisasi
X, mulai membereskan kertas-kertas diatas mejanya. “Saya
rasa laporan itu ada disini, Saya biasanya tidak
menyimpannya, tetapi saya pikir saya telah menerimanya
kemarin. Saya benar-benar tidak menggunakannya. Pimpinan
yang disini (dulu) sebelum saya yang memesannya dan laporan
itu terus datang. Saya telah bermaksud untuk menghubungi
departemen kalian untuk menghentikannya, tetapi saya tidak
pernah sempat. Terlalu sibuk mungkin. Oh ini dia, Nona Ann
menarik keluar laporan tebal dari setumpuk kertas-kertas.
Bolehkah saya duduk? Tanya Asep, “Tampaknya
laporan itu dapat diperbaiki”. Mengapa anda tidak melihatnya
dan beritahukan pada saya apa yang salah?. Nona Ann berkata
“Hm pertama, laporan ini untuk bulan januari 2002 stempel
sekretaris saya menunjukkan bahwa kami menerimanya
tanggal 12 Fabruari 2002. mengapa begitu lama untuk sampai
43
kapada saya? Pada saat saya menerimanya itu sudah menjadi
sejarah”.
Mungkin laporan itu begitu panjang, jawab Asep. Kami
memiliki banyak laporan seperti itu dan perlu waktu yang lama
untuk mencetak semua halaman tsb. Ditambah waktu yang
diperlukan melalui pos perusahaan, anda mendapatkannya
sangat terlambat. Kami seharusnya dapat mengeluarkannya
lebih cepat. Semua data ada didalam komputer pada akhir
bulan. Saya akan mencoba mempercepatnya. Ada lagi?
Sebenarnya ya. Apakah ada cara untuk meringkasnya?
Pasti itu akan membuat laporan ini lebih mudah dibaca. Saya
kira kita memiliki banyak persediaan yang telah kosong atau
tidak dibutuhkan lagi selama 5 tahun belakangan ini. Lebih
baik menyediakan persediaan yang betul-betul dibutuhkan oleh
masing-masing unit aktif. Saya tahu jika saya menghabiskan
beberapa hari mempelajari laporan ini, saya dapat menemukan
persediaan yang tidak diperlukan lagi beserta nilainya, tetapi
terlalu membuang waktu saya yang berharga.
Oh ya, saya yakin kami dapat memberikan anda suatu
laporan yang membantu anda membuat keputusan tanpa
menghabiskan seluruh waktu anda jawab Asep. Apa yang
menentukan bahwa suatu pelayanan kita (tentang barang,
44
mesin, peralatan, ...) memuaskan unit-unit lainnya? Dapatkah
anda memberikan beberapa panduan?
Jika ada satu barang yang tidak terpakai selama 10
bulan saya ingin mengetahuinya. Dapatkah anda
memberitahukannya?
Asep menarik selembar kertas dari mapnya. “Ini adalah
penjelasan kamus data dari catatan yang kami gunakan untuk
mencetak laporan”. Disana tidak terdapat tanggal penerimaan
dan pengeluaran barang, tetapi saya yakin kami dapat
menambahkannya. Lalu dengan mudah dapat dipilih catatan-
catatan yang tidak berubah selama 10 bulan atau periode
apapun.
Saat itu sekretaris Nona Ann masuk kedalam ruangan
dan berkata “Nona Ann mereka telah menunggu anda diruang
konference. Perlukah saya beritahukan mereka bahwa anda
akan sedikit terlambat? Jangan, saya segera kesana.
Saya berterima kasih karena anda menyediakan waktu
utk membahas laporan ini dengan saya. Jika anda dapat
melakukan beberapa hal yang telah kita bahas, saya yakin saya
akan menggunakan laporan ini lebih sering.
Satu pertanyaan terakhir, Asep bertanya ketika Nona
Ann beranjak ke pintu” Apakah anda pernah menggunakan
komputer?” Oh tidak, jawab Nona Ann, saya buka programer.
45
Pertanyaan :
1. apakah kelihatannya Nona Ann memerlukan
suatu laporan khusus atau laporan periodik? Beri penjelasan
ringkas.
2. Apa yang dapat dilakukan untuk
memperpendek keterlambatan laporan yang sampai pada
Nona Ann?”
3. Apakah anda menyarankan urutan
meningkat atau menurun? Apa yang akan menjadi field
kunci (pengendalinya)?
4. Dengan menyakinkan Nona Ann bahwa
field tanggal dapat ditambahkan, apakah Asep telah
bertindak benar?
5. Misalkan organisasi X memutuskan untuk
menyediakan pelatihan pada para pimpinan megenai
penggunaan Query language (data base barang) alasan apa
yang dapat Asep berikan agar Nona Ann mengikutinya?”
6. Buatlah bentuk yang diperlukan (informasi
dan model yang memenuhi keinginan Nona Ann)
46
1. KASUS TOKO BUKU ANEKA ILMUAnda adalah seorang wiraniaga Bookstore Software Inc., yaitu suatu Perusahaan Nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak untuk digunakan oleh toko buku maupun perpustakaan. Suatu hari saat anda berbicara dengan Bp.Herman, manajer penjualan Toko Buku Aneka Ilmu di Surabaya, anda mengetahui bahwa perusahaan tersebut memiliki masalah dengan persediaannya. Catatan manual yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status persediaan, jumlah , jenis buku dan nama pengarang buku-buku yang tersedia di dalam toko bukunya. Saat pengiriman barang / buku baru tiba, diperlukan beberapa hari untuk memperbarui catatan persediaan. Seorang pembeli yang menginginkan satu buku tertentu dan buku tersebut baru diterima serta ada di dalam toko buku tersebut, tetapi wiraniaga yang ada tidak mengetahuinya, Penjualan buku menjadi gagal karena informasi yang buruk.Anda sebagai wiraniaga Bookstore Software Inc. tahu bahwa paket perangkat lunak anda, yang disebut SMABORT (Sistem Manajemen for Bookstore Retail Trade) dapat memecahkan masalah ini. Dengan SMABORT, suatu toko buku dapat memperbarui catatan komputernya begitu suatu pengiriman tiba atau suatu penjualan terjadi. Catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat buku / barang apa yang ada atau tersedia didalam toko buku. Biaya perangkat lunak dan perangkat keras sangat terjangkau oleh sebuah toko buku yang cukup besar.Langkah anda selanjutnya adalah adalah mendekati direktur Toko buku Aneka Ilmu, Bp. Yohanes yang kebetulan baru saja beberapa minggu menduduki jabatan tersebut untuk menawarkan produk perusahaan anda. Saat anda menelpon Bp. Yohanes untuk menjelaskan produk anda, dia memotong anda dan berkata : “Dengar, saya masih baru dalam jabatan ini. Saya baru lulus dari suatu Perguruan Tinggi terkenal, dengan kesarjanaan dalam teori sistem. Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat membantu kami, dalam istilah-istilah Sistem , saya pikir saya dapat mengerti. Sekarang Jelaskanlah”.Tugas anda :
47
Jelaskan dalam istilah-istilah sistem, bagaimana SMABORT dapat menguntungkan Toko Buku Aneka Ilmu.
2. Bagaimana teknologi informasi modern berkontribusi pada makin singkatnya batas waktu transaksi bisnis ? Berikan contoh peralatan apa yang dapat digunakan dengan telpon dan apa dampaknya ? Jelaskan.
3. Berikan contoh-contoh informasi yang mengalir antara suatu perusahaan dan pemegang sahamnya. Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk memudahkan arus ini ? Jelaskan.
4. Seorang CIO menyatakan keyakinannya bahwa keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dapat dicapai dengan mengurangi biaya operasi perusahaan. Setujukah anda dengan statement CIO diatas ? Jelaskan argumentasi anda.
5. Apa yang dapat dilakukan suatu perusahaan untuk membuat pengunjung terus kembali ke home page-nya ? Jelaskan.
48
Topik 5
PERMODELAN
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model
mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas
(entity).
Orang menggunakan model untuk mewakili permasalahan
yang akan dipecahkan.
5.1. Jenis-jenis Model
Ada empat jenis dasar model :
1. Model fisik
2. Model naratif
3. Model Grafik
4. Model Matematika
Model Fisik adalah penggambaran objek dalam bentuk tiga
dimensi. Model fisik biasanya digunakan untuk
49
menggambarkan suatu objek dalam ukuran mini, seperti :
maket gedung, atau prototype mesin-mesin, dll.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi
oleh benda nyata. Contohnya, investor gedung dapat membuat
sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model
fisik mereka dibandingkan pada gedung yang sesungguhnya.
Model Naratif, Ada satu jenis model yang digunakan orang
setiap hari, namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini
adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara
lisan maupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat
memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi
bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan
jenis model yang paling populer.
Model Grafik. Jenis model lain yang terus digunakan adalah
model grafik. Model ini menggambarkan entitasnya dengan
sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan
untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan
organisasi kepada organisasi pusat berisi grafik-grafik
berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan organisasi.
Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi
kepada pimpinan.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan system
informasi. Banyak yang digunakan oleh analis sistem dan
50
programer bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram
arus data (data flow diagram) adalah contohnya, dan
diperlihatkan dalam gambar 5.1 Peralatan-peralatan grafik ini
akan dijelaskan dalam modul teknis.
Model Matematika. Sebagian besar perhatian dalam
pembuatan model saat ini tertuju pada model matematika.
Segala formula atau persamaan matematika adalah suatu
model matematika. Model matematika yang digunakan para
pimpinan umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang
biasa digunakan untuk menghitung, Contoh EQQ :
Dimana P adalah biaya pembelian per unit (dlam rupiah), S adalah
penjualan per tahun (dalam unit), dan M adalah biaya
penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya
penyimpanan meliputi semua biaya yang berkaitan dengan
penyimpanan barang, seperti asuransi, kerusakan, dan kecurian.
Model EQQ hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model
matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan.
Model-model besar cenderung tidak praktis dan sukar digunakan.
Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yang lebih
kecil yang ditujukan untuk membantu pimpinan tertentu
memecahkan masalah-masalah khusus.
51
Keunggulan model matematika adalah ketelitian dalam
menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang
berdimensi lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi
atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan
pimpinan yang menyadari kerumitan sistem organisasi,
kemampuan multidimensional model matematika adalah model
yang berharga.
Kegunaan Model :
Mempermudah pengertian
Mempermudah komunikasi
Memperkirakan masa depan
Pesanan Penjualan
Edit Pesanan
Pesanan Penjualan
Memasukkan data pesanan
penjualan
Pesanan Penjualan
Pelanggan
Edit pesanan
penjualan
Memasukkan data pesanan
File historis pesanan penjualan
MemasukkanPesanan penjualan
52
File historis
Gambar 5.1 Contoh sebuah model Grafik
5.2. Pendekatan Sistem dalam Permodelan
Model sistem Umum adalah suatu pendekatan yang
menggunakandiagram grafik disertai narasi dengan kerangka
kerja sistem (sistem fisik & konseptual).
Sistem Fisik : Terdiri atas input, proses dan output
Gambar 5.2 menunjukkan sistem fisik organisasi yang
mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output.
Sumber daya input datang dari lingkungan organisasi, terjadi
suatu transformasi dan sumber daya output dikembalikan ke
lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik organisasi
merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan
lingkungannya melalui arus sumberdaya fisik.
Menyiapkan laporan pesanan
penjualan
Laporan pesanan
penjualan
Menyiapkan laporan pesanan
penjualan
Pimpinan Penjualan
A. Diagram Arus B. Diagram Arus Data
Sumber daya Input
Sumber daya Output
Proses transformasi
53
Gambar 5.2 Sistem Fisik Organisasi
Sistem konseptual. Sebagian sistem terbuka dapat
mengendalikan kegiatannya sendiri, sebagian lagi tidak.
Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran
yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut yang
dinamakan lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur
bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan
dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem. Mekanisme
pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-
sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan
menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Gambar 5.3 Sistem Fisik Organisasi sebagai sistem yang
terkendali
Gambar 5.4 adalah suatu laporan yang menggambarkan suatu
aspek dari sistem input. Analisis pemasok ini membandingkan
Manajemen
Proses transformatik
Sumber daya input
Sumber daya output
54
beberapa pemasok satu jenis tertentu bahan mentah dalam hal
harga, pengiriman dan kualitas. Departemen pembelian dapat
meminta laporan saperti ini sebelum menentukan siapa yang
akan menjadi pemasok.
Suplier :
Number Name LastDate
TransactionP.O.No.
Qty Unit PriceDays to Receipt
PCT Rejects
201
207
150
175
CV Dian
PT XYZ
Merry &
CO
Bay, PT
7/1
2
8/1
3
9/8
10/
7
1324
1206
1113
995
560
80
760
428
600.000
50.000
999.000
300.000
12
6
3
19
0.00
0.02
0.00
0.04
Gambar 5.4 Contoh laporan analisis input tentang pemasok
Contoh berikut ini menunjukkan bagaimana sistem konseptual
dapat membantu pimpinan mengetahui status proses
55
transformasi. Nomor pekerjaan dimasukkan kedalam
komputer, pimpinan dapat mengetahui rincian mengenai suatu
pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga pimpinan
mengetahui perkerjaan tersebut telah masuk langkah keberapa.
Gambar 5.5 Laporan Status Pekerjaan (Informasi Tentang
Proses Transformasi)
Dimensi-dimensi Informasi
Saat para pimpinan menentukan output yang harus disediakan
pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat
dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi
kontribusi pada nilai informasi.
1. Relevansi Informasi, memiliki relevansi jika berkaitan
langsung dengan masalah yang ada. Pimpinan harus
mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa
membaca seluruh informasi mengenai subyek-subyek
lain.
Job Number 84-182Customer Wankel Automotive
Current StatusStep 4-wels support to frameDepartement 410-weldingDate and time begun 10/8;10:15AProjected job completion 10/14;9:30A
Next processStep 5-paint frameDepartement 632-paint
56
2. Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena
alasan tersebut, pimpinan terpaksa menerima ketelitian
yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang
melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan
dan piutang, menuntut ketelitian 100 persen. Beberapa
aplikasi lain., seperti ramalan ekonomi jangka
panjangdan laporanstatistik sering dapat tetap berguna
jika datanya mengandung sedikit kesalahan.
3. Ketepatan Waktu, Informasi harus tersedia untuk
pemecahan masalah, sebelum situasi terjadi menjadi
tidak terkendali atau kesempatan menjadihilang.
4. Kelengkapan, harus mampu menyajikan informasi
lengkap tentang suatu masalah. Pimpinan adalah orang
yang tepat untuk menentukan dimensi-dimensi
informasi yang ia perlukan.
5.3. Tujuan dan Standar
Pengendalian atas Output. Agar output dapat
dikendalikan, maka harus ada dua unsur yaitu : informasi
tentang apa yang telah dicapai dan standar kinerja yang
mencerminkan apa yang harus dicapai.
Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi
dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara
57
umum. Supaya para pimpinan dapat mengendalikan sistem,
mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus dari pada
tujuan, dan ini dicapai melalui standar. Standar adalah suatu
ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal
dalam istilah-istilah spesifik. Tabel 5.1 menggambarkan
perbedaan antara sifat umum tujuan dan sifat khusus standar.
Pimpinan menggunakan standar untuk mengendalikan
sistem fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti
yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar. Hasil
perbandingan menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.
Gambar 5.6 menggambarkan tambahan standar pada model
umum. Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik
terdiri dari tiga elemen penting : manajemen, pengolahan
informasi dan standar.
Tabel 5.1 Perbandingan Antara Tujuan dan Standar
Tujuan Standar kinerja
Memenuhi kebutuhan masyarakat
Beroperasi secara efisien
Mencapai volume tahunan sedikitnya Rp. 25 milyarMempertahankan 20% pangsa pasarMempertahankan tingkat pertumbuhan tahunan 15%
Mempertahankan rekor hari-hari tanpa kecelakaan kerjaMenjaga turnover pekerja dibawah 10%Mengurangi tingkat kebocoran dana s.d
58
Investasi bagi masa depan
Memanfaatkan metode-metode modern
10%
Menginvestasikan sedikitnya 15% laba untuk penelitian dan pengembangan
Menginvestasikan tidak kurang dari 10% pendapatan untuk otomatisasi, komputerisasi dan mekanisasi.
Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti
pimpinan, yaitu pimpinan terlibat dalam aktivitas hanya jika
aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima
Management by exception memberikan tiga keuntungan
dasar :
1. Pimpinan tidak membuang waktu memantau aktivitas yang
berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan
dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada
hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Management by exception adalah suatu kemampuan dasar
yang disediakan oleh SIM yang berbasis komputer. Dengan
cara ini data-data dimasukkan kekomputer, sehingga komputer
dibiarkan memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem
fisik dan waktu pimpinan dapat digunakan secara efektif.
59
Gambar 5.6 Model sistem umum organisasi
5.4. Diagram Arus Data (DFD)
Pada uraian diatas telah dinyatakan bahwa diagram arus data
sangat berguna untuk berkomunikasi pada model grafik.
Diagram arus data (data flow diagram/ DFD), ialah suatu
gambar grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah
simbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data
mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.
Penekanan pada DFD ada pada proses, bukan pada data.
DFD merupakan cara yang umum untuk mendokumentasikan
proses, dimana input pada suatu proses, akan menjadi input
pada proses berikutnya. Penggunaan DFD biasanya
dikombinasi dengan peralatan lainnya. Kombinasi yang umum
dalam pemakaian DFD adalah :
DFD
Bahasa Inggris terstruktur, digunakan untuk proses
Standar
Manajemen
Proses transformatik
Pengolah informasi
Sumber daya Input
Sumber daya
Output
Informasi & Data
SD Fisik
60
Kamus Data, suatu penjelasan tertulis (berupa daftar)
mengenai data yang berada didalam database, efektif untuk
data.
Simbol-simbol DFD :
DFD hanya terdiri dari 4 simbol utama. Simbol tersebut
digunakan untuk :
1 Elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem.
2 Untuk proses
3 Arus data
4 Penimpanan data
Elemen-elemen lingkungan
Menyediakan untuk input data dan output data sistem. Simbol
yang digunakan untuk input dan output sebagai awal dan akhir
sistem, diberi nama terminator, dengan gambar :
Terminator
Tiap simbol terminator diberi label dengan nama elemen
lingkungannya. Suatu terminator dapat berupa :
Orang, seperti : pimpinan, yang menerima laporan dari
sistem
Organisasi, seperti : Dept. A, Dept. B, dstnya
UnitX
Rekanan
61
Sistem lain yang berhubungan dengan sistem yang lain.
Proses
Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses
dapat digambarkan dengan lingkaran, segi empat horizontal,
atau segi empat tegak dengan sudut bulat. Tiap simbol proses
diidentifikasikan dengan label. Teknik pembuatan label yang
paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan
objek, tetapi dapat juga digunakan nama sistem atau program
komputer.
Arus Data :
Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara
logis, bergerak dari sati proses ke proses lain. Disimbolkan
dengan tanda garis lurus atau garis cekung. Contoh :
Mencetak Faktur
Menghitung Upah Bersih
Memperbaharui buku besar
Sistem pembelian
Catatan pembelian
Faktur
Menerima pengiriman
Menerima data
62
Penyimpanan Data
Disebut juga store, adalah suatu penampungan data.
Disimbolkan dengan set garis parallel, segi empat terbuka atau
bentuk lonjong.
Level DFD
Level 0 (diagram konteks) mendokumentasikan sistem pada
tingkat tertinggi. Diagram konteks mudah digambar saat anda
memiliki ide, terdiri dari satu simbol proses yang
menggambarkan seluruh sistem. Diagram konteks
menunjukkan data mengalir ke dan dari terminator. Jika ingin
mendokumentasikan sistem secara lebih rinci dari diagram 0,
maka perlu digunakan satu atau beberapa diagram gambar n.
MemperbaharuiBuku besar
Transaksi buku besar
PimpinanMenyediakan status pesanan
OrderStatus query
OrderStatus respon
File masterGaji
File barang Buku besar File Peminjam
63
Gambar 5.7 Diagram Konteks
Perlu diperhatikan saat menggambar diagram konteks :
1. Menggunakan hanya satu simbol proses
2. Memberi label simbol tersebut untuk menggambarkan
seluruh sistem
Dapat digunakan kata kerja, nama sistem
3. Tidak menomori satu simbol proses tersebut
4. Menyertakan semua terminator dari sistem
5. Menunjukkan semua arus data antara terminator dan sistem
Contoh DFD Level 1
Masyarakat
Sistem perawatan jalan
Dinas PU
Mengajukan permohonan
Lap. Perawatan
Masyarakat
1Seleksi
Permohonan
2Masukkan
DataPermohonan
3Sortir
perawatan jalan
4Menghitung
biaya
Dinas PU
File Form Perawatan
Mengajukan permohonan
Surat permohonan
MemasukkanPermohonan perawatan
Memasukkan data perawatab
Sortir data perawatan jalan
Lap. perawatan64
Gambar 5.8 Contoh DFD Level 1
5.5. Tugas/ Project Model :
pimpinan anda pada Unit “X” ingin mendapatkan laporan
Proyek “Y” setiap akhir bulan. Pandanglah sistem tersebut
sebagai elemen lingkungan. Anda diminta membuat diagram
kontek (DFD level 0, dan level n). Data-data dapat anda
kembangkan dengan menggunakan asumsi. Harap dituliskan
pada catatan tersendiri asumsi yang digunakan.
65
Topik 6
SISTEM PENUNJANG dan KOMUNIKASI DATA
6.1 Sistem Penunjang
Dalam hal-hal tertentu, informasi yang tersedia tidak memadai untuk
mengambil keputusan yang spesifik. Oleh karena itu diperlukan media yang
mampu mendukung pengambilan keputusan spesifik tersebut.
Sistem pendukung keputusan berupa grafik, tabel-tabel, yang lebih cepat
dibuat dengan bantuan komputer atau melalui software tertentu. Sistem
pendukung keputusan yang dibuat umumnya dijalankan oleh komputer dan
dapat menunjang untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.
Tujuan Sistem Pendukung Keputusan
Membantu pimpinan membuat keputusan
Mendukung penilaian pimpinan
Meningkatkan efektivitas keputusan
Sistem Pendukung Keputusan
Pimpinan (perorang)
Kelompok (sharing)
66
Sistem ini banyak bersumber dari database. Isi database terdiri atas :
1. Perangkat lunak penulisan laporan
2. Model matematika
3. Perangkat lunak pendukung keputusan
6.2. Kosep Database
Manajemen data merupakan bagian dari sumber daya informasi.
Manajemen data digunakan untuk memastikan bahwa sumber daya/ data
perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.
Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang harus
dapat diakses secara langsung dan cepat oleh orang berhak
menginginkannya.
Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,
diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali. Pada gambar berikut dapat dilihat banyak file
organisasi yang dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari catatan-
catatan (data) dalam banyak file ini disebut konsep database. Garis-garis
dalam gambar menggambarkan integrasi logis.
FilePegawai
FileStatistikJasa yg
diberikan
FilePelayanan
FilePiutang
FilePembeli
FilePersediaan
FilePemasok
FileHutang dagang
FilePesanan
pembelianFile
Buku besar67
Gambar 6.1 Database terdiri dari file-file yang terintegrasiDua tujuan utama konsep database adalah meminimumkan pengulangan
dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan
untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan
pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan
menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus data yang terpiash secara
fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.
Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali yaitu dalam tabel.
Saat organisasi mengadopsi konsep database, maka datanya menjadi :
Database
File
Catatan-catatan
Elemen data
Gambar 6.2 Model Pendukung Keputusan
Pemecah masalah perorangan
Anggota kelompok lain
Software penulisan laporan
Model matematika/ formula
SoftwareDSS
Data base
68
Salah satu tugas pimpinan adalah memecahkan masalah untuk mencapai
tujuan. Selama pemecahan masalah pimpinan mengambil berbagai
keputusan. Agar keputusan yang diambil tepat, maka diperlukan
pendekatan-pendekatan tertentu. Salah satunya pendekatan sistem.
Implementasi dari hal tersebut berupa tahap-tahap pemecahan masalah
sbb :
6.3. Tahap-tahap Pemecahan Masalah
Tahap 1. Persiapan
Langkah 1. Memandang organisasi sebagai sistem
Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem organisasi
Tahap 2. Usaha Definisi
Langkah 4. Bergerak dari itngkat sistem ke subsistem
Langkah 5. Menganalisis bagian sistem
(Standar, manajemen, proses, sumber daya)
Tahap 3. Uasha Solusi
Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif
Sistem Pendukung Keputusan
Lingkungan
Data Komunikasi Informasi
69
Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif
Langkah 8. Memilih solusi terbaik
Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu
efektif.
6.4. Konsep Networking
Bila organisasi aktivitasnya tersebar pada berbagai geografis yang cukup
luas, maka timbul kebutuhan untuk mengumpulkan data sacara network
(jaringan). Pengiriman dan penyebaran data secara network memungkinkan
memberikan informasi secara luas tanpa halangan faktor geografis. Dengan
konsep Networking ini dimungkinkan juga sharing (berbagai) : data,
peralatan, software, dan sebagainya. Dengan demikian sebuah data dapat
diakses lebih dari satu orang pada saat yang bersamaan. Ada beberapa
penggolongan jaringan, antara lain :
Jaringan Lokal (LAN/ Lokal Area Network)
Wide Area Network (WAN)
Server + Harddisk
Workstation 1 Workstation 2 Workstation 3 Workstation 4 Workstation 5
70
Jaringan ini pada hakekatnya menyambung LAN to LAN pada area
yang cukup jauh. Media yang menghubungkannya digunakan
fasilitas jasa telepon atau melalui satelit. Contoh yang paling mudah
Wade Area Network adalah internet.
Gambar 6.3 Saluran Wide Area Network
6.5. Internet
Internet = International Network/ Jaringan masyarakat global
WWW = World Wide Web/ Webside, menggabungkan konsep multimedia,
sehingga berbentuk interaktif dan dinamis.
Menyajikan informasi antara lain :
Chatting
Dan lain-lain
Stasiun bumi
IXC circuit (interexchange
channel)
Stasiun bumi
Satelit
Modern pemakai
Menaragelombang mikro Menara
gelombang mikro
IXC circuit (interexchange
channel)
Kantor sentral perusahaan telepon
Kantor sentral perusahaan teleponKantor sentral
perusahaan telepon
Kantor sentral perusahaan telepon
Local loop
Modern pemakai
Local loop
71
Shopping
Video Telp
Teleconference
Hardware
PII, Ram 64, HD4GB, Multimedia
Modem = Modulator Demodulator (menjembatani antara PC
dengan kabel telp, Model dilihat dari kecepatannya (Kbps)
Jaringan perantara (kabel Telp, TV Kabel/ Antene)
Server = terminal data, biasa dikelola oleh ISP (Provider)
Software
Software untuk Website :Email, Chatting, ...
Software Browse untuk : mengakses Website
Contoh : Internet Explorer, Nescape Navigator
E-mail Client : Contoh : MS-Outlook, Netscape Compose, ...
IRC Client (Internet Relai Chat) untuk berbincang lewat teks
ISP (Internet Service Provider) Sebuah perusahaan yang menyediakan
jasa koneki PC ke Jaringan internet
PC
PC
ISP
ISP
Internet Global
ModemK.telp/ Antene
K.telp/ Antene
Modem
72
Beberapa perusahaan ISP : Indosat net, Melsa Net, Telkomnet Instan
Langkah-langkah memasang Internet :
Siapkan hardware (disarankan PII)
Pasang Model
Daftarkan diri ke ISP
Instal software dari ISP
Isi username & Pasword yang diminta oleh software ISP
Mulai Internet
1. Jalankan internet, melalui : Internet Explorer, atau Netscape
Navigator
2. Masukkan alamat Website : www.astaga.com
Bentuk alamat Website : http://www.nama.domain
http = hipertext transfer protocols, digunakan sebagai penghubung
dengan browser
domain = identitas Website (komersil, pendidikan, militer, ...)
.com = comersial
.edu = education
.org = organisasi nonprofit
. net = jaringan internet
. go = goverment
.mil = militer
73
3. Cari informasi yang dibutuhkan
Link, Menghubungkan satu Website dengan Website lainnya, ciri :
1. Teks yang mengandung Link biasanya bergaris bawah
2. Saat disorot, pointer berubah menjadi gambar tangan
Thumbnail, Sebuah Link tapi berujud gambar kecil, sebagai miniatur
gambar sesungguhnya
Back ( ) dan Forward ( ) : Back kembali ke halaman sebelumnya.
Favorites : untuk menyimpan alamay Website
Cetak Website : File, Print
Download : Mengambil dan Menyimpan data dari Internet :
Save 1 halaman Website
File, Save as (A: ..., C: ...), untuk membukanya via internet Exp
Menyimpan Gambar
Pilih sebuah link
Klik kanan, Save Target as...
Membuat Wallpaper
Cari sebuah gambar, Klik kanan, Set as Wallpaper (objek langsung
jadi wallpaper)
74
E-mail :
Alamat e-mail : Username@server.domain
Membuat e-mail : Sign Up Now
Masuk ke e-mail : masuk ke Website
Login/ sign inInbox(baca surat)Compose/ Write mail : Tulis Surat
Mengirim dokumen bersama e-mail : (contoh dengan Hotmail.com)
1. Masuk ke Website hotmail
2. Cari Compose/ Write mail
3. tulis tujuan surat (To:...)
4. tulis isi pesan
5. Cari tombol “Attachman”, tampil sebuah halaman, tempat
memasukkan file
6. Attach to message
7. Ulangi langkah 2-5 jika dokumen yang akan disisipi lebih dari 1. jika
telah selesai pilih : Done
Reply : Untuk membalas surat
Send : Mengirim surat
Mengirim surat kebanyak orang sekaligus :
To : masukkan alamat-alamat emailnya, masing-masing batasi dgn koma
75
Iklan On-line :
1. Baris (gratis)
2. Banner (gambar, diletakkan pada sebuah Website strategis, bayar),
hakekatnya iklan ini sebuah Link.
Untuk memasang iklan (contoh di Hotmail) perlu diperhatikan :
1. Masuk ke address iklan
2. Tentukan subjek iklan yang dicari (Famili, Heavy tools, ...)
3. Klik iklan tersebut.
Beberapa addres iklan :
www.iklanbaris.co.id
www.iklan-25.co.id
www.iklanmini.co.id
www.iklaniklan.com666
Job :
Dilakukan : 1. Mencari lewat iklan On-line
2. Menawarkan diri via iklan On-line
3. Melalui Biro Kerja On-line
4. Kirim langsung, via e-mail
76
1. Mencari lewat iklan on-line :
Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id
Job vacancy
Baca dan silahkan cari
2. Menawarkan diri :
Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id
Post (isi formulirnya)
Pada kotak kategori : Job Resume
3. Via Biro Jasa : www.jobsdb.com (menyediakan lapangan kerja)
www.jobstreet.com (menyalurkan)
Search Engine : (mesin pencari Website)
Metode : 1. Gunakan kata kunci atau
2. Cari berdasarkan kategori (setelah masuk ke Website
tertentu)
Beberapa Engine : Yahoo.com, Catcha, Altavista, Labalab, ...
Bila ingin mencari kata yang tepat : waktu Option, pilih :
An, Exact Pharase Match
Chatting : Mengobrol lewat teks di internet.
77
Untuk melakukan Chatting, perlu diperhatikan :
Alamat server (Malaysia, Singpura, ..., sebeb kemungkinannya
ybs di negara tersebut), Nickname, Tema obrolan
Beberapa addres untuk Chatting ;
www.Alamat.com; Astaga.com, Kafegaul.com
6.6. Tugas :
1. Ambil sebuah nomor undian sebelum bapak/ Ibu ke lab internet.
2. Lihat beberapa Website berikut :
Pasarbuku.com; thumbnail.com; amazon.com; kencanrileks,
bimamail.com; mailcity.com.
3. No. Urut 1 diminta mencari Website pemda propinsi Nangro Darussalam
(Aceh, Sumut) beserta tingkat II, No.2 Sumbar, Riau beserta tingk II,
No.3, tolong didiskusikan sesama rekan, No.4 dan seterusnya.
4. Masing-masing pemilik nomor mencari salah satu Website pemerintahan
asing (subway, Car, machine, suplier, etc)
5. Fokuskan perhatian pada ke PU-annya
6. Create of resume (max. 2 page), and please send to : Your partner (min.
5 person and give me I report).
7. Harap mendownload semua informasi yang dibutuhkan, masukkan ke
Disket.
“ Selamat bekerja “
78
Topik 7
PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM
7.1. Masalah Dalam Penerapan SIM
Ada berbagai masalah dalam menerapkan SIM pada suatu
organisasi. Pada umumnya masalah tersebut disebabkan oleh
faktor intern dan extern dari sumber daya manusia yang dimiliki.
Beberapa masalah yang mungkin timbul dalam penerapan
sistem adalah sebagai berikut :
79
Sebagian informasi yang diperlukan oleh pimpinan
berorientasikan pada masa depan. Sangatlah sulit
memberikan prediksi yang tepat tentang masa depan. Sistem
informasi untuk perencanaan dan intelejen sangat banyak
membantu masalah ini.
Sebagian besar informasi yang diperlukan oleh pimpinan
senior adalah untuk satu jenis masalah, yang seringkali sulit
diantisipasi. Karena masalah seperti ini sering tidak berulang,
maka upaya membangun sistem informasi bagi kelompok ini
biasanya sangat mahal, atau tidak dapat menyediakan
informasi secepat yang mereka harapkan. Dengan kenyataan
seperti ini para pimpinan senior akan menyatakan
ketidakmampuan sistem informasi yang ada untuk
menyediakan informasi dengan cepat yang diperlukan untuk
mengatasi masalah khusus tertentu.
Para pimpinan menerima sebagian informasi dari diskusi
dengan orang lain ketimbang dari sistem komputer. Mereka
biasanya tidak memandang manusia sebagai bagian sistem
informasi, atau tidak menyadari bahwa informasi dari orang-
80
orang tersebut berasal dari sistem komputer. Oleh karena itu
mereka menganggap sistem informasi tidak memadai.
Para pimpinan terlalu mengandalkan pada sistem informasi
formal.
Tanggung jawab pimpinan sering berubah, yang
mengakibatkan diperlukannya revisi substansial atasi sistem
informasi manajemen. Ini berarti SIM selalu berada dalam
transisi tidak pernah selesai dengan tuntas.
Para pimpinan biasanya memiliki pola pikir yang berbeda dan
berbicara dengan bahasa yang berbeda pula dengan teknisi
komputer. Ini berarti jalinan komunikasi akan sering tertutupi
oleh kesalahan pahaman itu.
Banyak pimpinan tidak memahami teknologi sistem informasi
dengan baik.
Para analisis kurang memahami proses manajemen,
sehingga sistem yang dibangunnya kurang memuaskan para
pimpinan.
Para pimpinan berorientasi pada tindakan dan hanya memiliki
sedikit waktu untuk menyelesaikan masalah. Mereka tidak
81
akan dapat mengorbankan waktu untuk turut serta
mengembangkan sistem informasi.
Masih banyak organisasi yang memiliki pandangan bahwa
SIM semata-mata hanya untuk meringkas informasi dari
tingkat operasional.
Disamping itu kendala lainnya secara extern adalah kendala
politis, permasalahan teknologi, kurangnya dukungan
pimpinan, dan lain sebagainya.
Manajemen dan Informasi
Ada kaitan antara manajemen dan informasi. Bila diamati kaitan
tersebut sangat erat hubungannya dengan peran-peran yang
dimainkan oleh pimpinan pada semua level serta wewenang
yang diterima masing-masing unit dan pimpinan. Mintzberg
mengelompokkan peran-peran pimpinan atas :
Tabel 7.1 Peran Pimpinan Interpersonal
Roles
Figurhead
Leader
Liaison
Tugas-tgas seremonial
Memotivasi pegawai
Memelihara hub dgn unit lain
Informational Monitor Mengawasi linerja unit
Meneruskan informasi ke
82
Roles Disseminator
Spokesperson
intern
Meneruskan informasi ke
extern
Peran
Keputusan
Enterpreneur
Disturbance
handler
Recource
Allocator
Negotiator
Membuat perbaikan-
perbaikan
Aksi pada kejadian tak
terduga
Mengendalikan pengeluaran
unit-unit
Menengahi berbagai konflik
Dalam menetapkan “ Arus informasi” maka hirarki dalam
organisasi mempengaruhi sistem informasi, dan struktur hirarki
merupakan kerangka dasar disekitar nama informasi
diorganisasikan (Scott, 1999,77). Ini berarti sistem informasi
dirancang untuk mengalirkan informasi dari atas kebawah
berupa tujuan-tujuan organisasi, strategi, kebijakan-kebijakan,
dll. Sedangkan dan bawah keatas berupa laporan-laporan
periodik dan nonperiodik.
Wewenang & Informasi. Dapat diberikan kepada unit-unit/
bawahan yang disebut juga dengan “decentralized management”
83
(manajemen tersebar) dan dapay pula terpusat (centralized
management). Dengan manajemen terpusat, manajemen puncak
bertanggung jawab atas seluruh keputusan penting, sedang
pada manajemen tersebar sebaliknya.
Manajemen terpusat ini menimbulkan sistem informasi yang
padat, karena banyaknya informasi-informasi yang harus
dilaporkan pada pimpinan puncak, sehingga mereka tidak
sempat lagi menganalisisnya dengan cepat dan tepat.
Kemungkinan terjadinya pengambilan keputusan yang lambat
cenderung terjadi bila yang bersangkutan information overload
undeskill. Demikian pula halnya dengan sistem tersebar akan
terjadi sebaliknya, antara lain : kesalahan pengambilan
keputusan di unit-unit karena kurangnya data, keterbatasan
pengetahuan/ tenaga ahli, dll,. Namun kecepatan pengambilan
keputusan cenderung terjadi.
Kecepatan pengambilan keputusan “sangat erat
hubungannya dengan gaya manajemen/ kepemimpinan
seseorang. Dimana gaya manajemen/ kepemimpinan akan
menentukan bagaimana suatu organisasi bekerja yang sekaligus
menentukan kinerja organisasi “ (Scott, 1999,16). Sedangkan
84
gaya manajemen/ kepemimpinan sangat dipengaruhi oleh mutu
pemikiran pimpinan (sikap dasar/ kecerdasan alamiah, sifat
pengolahan informasi, pengalaman).
Hasil riset Scott tentang informasi menyatakan ada 4 unsur
kualitas seseorang yang mempengaruhi kemampuan
memproses informasi, seperti ditunjukkan gambar berikut :
Preseptif
A D
Sistematis Intuitif
B C
Reseptif
Seorang yang memiliki pemikiran sistematis biasanya
memecahkan masalah dengan cara menstrukturkannya secara
tepat kedalam istilah tertentu dengan metode sistematis, yang
selanjutnya mengarah pada pemecahan yang sesuai. Jenis
85
pimpinan seperti ini adalah pimpinan yang memiliki dasar
pemikiran baik.
Pimpinan yang berpola intuitif, biasanya menggunakan cara
coba-coba dalam menguji berbagai bentuk pemecahan masalah.
Mereka mampu mendekati masalah-masalah yang sulit dan
kemudian menemukan pemecahan yang sesuai atas dasar
penilaian yang dikembangkannya dari pengalamannya. Pimpinan
tipe ini tidak memerlukan model berbasis komputer yang canggih
dan metode khusus untuk memecahkan masalah, bila
dibandingkan dengan tipe sistematis.
Pimpinan reseptif mambangun pemecahan atas dasar
informasi yang rinci. Mereka tenggelam dalam data selama
proses penganalisaan. Sedang pimpinan preseptif cenderung
memusatkan perhatiannya pada hubungan antar unsur suatu
data. Mereka terlalu cepat menguji rincian data, demi
menentukan cara yang paling sesuai, sehingga dihasilkan
gambaran umum dan masalah. Pimpinan reseptif biasanya
memiliki pengalaman, skill teknis dan pimpinan preseptif memiliki
pengalaman dan pendidikan tinggi.
86
Perbedaan dari sifat-sifat pemikiran pimpinan tersebut perlu
diwaspadai dalam merancang SI dan menyajikan informasinya.
Tabel berikut memberikan informasi kelompok pimpinan dengan
format yang disukai (Scott, 1999,25).
Tabel 7.2 Kelompok Pimpinan & Format yang disukai.Kelompok Pimpinan Format informasi yang
disukai
Akuntan Tabel keuangan dan laporan
keuangan
Pimpinan Keuangan Bagan-bagan dan tabel
keuangan
Insinyur Grafik
Pimpinan umum Deskripsi Naratif
Pengacara Ringkasan naratif dalam
bentuk kasus
Ilmuwan manajemen Rumusan dan model
matematis
Disamping hal tersebut diatas, agar pimpinan terdorong dan
termotivasi memakai/ memahami serta mau berinteraksi dengan
SI (Sistem Informasi), maka SI hendaknya dibuat sesederhana
87
mungkin. Sistem yang sederhana biasanya kurang menakutkan
baik bagi staf maupun pimpinan (pengguna SI). Beberapa sifat
pimpinan seperti ditujukan oleh tabel berikut :
Tabel 7.2 Sifat Pimpinan & Dampak pada SINo Sifat-sifat
PimpinanDampaknya pada Sistem Informasi
1 Pimpinan tidak akan mengandalkan diri pada sistem yang tidak dipahaminya
Sistem harus sederhana dan mudah dipahami
2 Pimpinan berorientasi pada manusia
Apabila diberikan pilihan, pimpinan lebih senang menerima informasi dari manusia ketimbang dari sistem informasi.
3 Pimpinan berkepentingan pada penggunaan waktunya secara efisien
Pimpinan kurang suka berinteraksi langsung dengan sistem informasi
4 Pimpinan melakukan pemrioritasan dan pemrioritasan ulang
Pimpinan memerlukan informasi atas masalah yang selalu ada, sehingga mereka dapat menggunakannya apabila mereka memiliki waktu untuk mengatasi masalah. Pimpinan yang sebelumnya setuju untuk terlibat dalam perancangan sistem, biasanya menata kembali prioritasnya, sehingga membuat personil sistem frustasi.
5 Kerja seorang pimpinan biasanya terpecah
Ahli analisis sistem frustasi karena sedikitnya waktu pimpinan bagi mereka
6 Pimpinan tidak menyukai kejutan
Sistem informasi harus dirancang untuk mencegah munculnya kejutan dengan memberikan
88
informasi tentang kecenderungan dan peristiwa-peristiwa kunci
7 Sebagai pimpinan, ia tidak ingin terlihat ketidaktahuannya
Pimpinan cenderung menghindari semua diskusi berlebihan tentang sistem dengan para personil sistem
SISTEM & SUMBER DAYA INFORMASI
Pada topik 1 (pengantar) telah dibahas bahwa sebuah
organisasi adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan
menggunakan sistem konseptual. Organisasi disatu sisi tertutup
(dalam arti dikelola oleh manajemen dengan informasi sebagai
umpan balik), disisi lain juga sistem terbuka, dalam arti
berhubungan dengan lingkungannya sbb :
Pemerintah pusat
Masyarakat keuangan Masyarakat
umum
Dep-dep. Lain
A, B, C, …
…..dstPemda
SerikatBuruh
Pemasok Organisasi
89
Gambar 7.1 Lingkungan sebuah organisasi
Lingkungan sangat berarti bagi organisasi, tiap organisasi
mempunyai ciri khas lingkungan tersendiri. Lingkungan adalah
alasan utama adanya organisasi tersebut. Pimpinan perlu
menyadari akan pelayanan pada lingkungan karena dari
lingkunganlah berasalnya sumber daya yang dimiliki.
Arus Sumber Daya Informasi
Informasi dapat dikelola dengan maksimal bila ada sumber
daya informasi yang menghasilkan informasi tersebut. Jadi
perhatian harus juga diberikan pada pengolah informasi yang
mengubah input menjadi output, seperti :
Perangkat lunak
Perangkat keras
Para spesialis informasi
Pemakai (Tingkat menu, perintah, program, pendukung,
fungsional spesialis)
Fasilitas
Database
Informasi
90
Pimpinan Jasa Informasi
Chief Information Officer (CIO) atau pimpinan tertinggi jasa
informasi adalah seorang pimpinan yang menyumbangkan
keahlian managerialnya tidak hanya untuk memecahkan
masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi, tetapi
juga area operasi unit-unit lainnya.
Teknik-teknik untuk menjadi CIO :
Sediakan waktu, pelajari masalahnya+teknologinya
Buat kemitraan dengan unit organisasi lainnya, jangan
menunggu diuandang.
Fokuskan pada perbaikan dasar.
Jelaskan biaya IS dalam istilah sederhana
Bangun kepercayaan unit-unit lain
Jangan bersifat defensif
Perencanaan Strategis
Adalah perencanaan jangka panjang, yang menentukan
strategis-strategis tertentu untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan strategis ditentukan oleh top management. Setelah
perencanaan strategis ditentukan, maka tiap unit perlu
mengembangkan rencana strategis masing-masing sesuai area
91
tugas unit tersebut. Hubungan perencanaan strategis antar unit
dalam organisasi seperti ditujukan oleh gambar berikut :
Gambar 7.2 Hubungan perencanaan strategis antar unit
Perancanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan perenc
tersebut sepenuhnya pd tujuan strategis organisasi. Hasil dari
perencanaan strategis Sumber Daya Informasi (SDI) disebut
kumpulan strategis SIM terdiri atas :
Tujuan
Strategi.....
Rencana strategis
Rencana strategis
Rencana strategis
Rencana strategis
Rencana strategis
92
..........
Transformasi perencanaan strategis tersebut dapat dilihat seperti
yang ditunjukkan oleh gambar berikut :
Strategi Organisasi Strategi SIM
Gambar 7.3 Transformasi Strategis
Isi Rencana Strategis SDI :
Tujuan yang akan dicapai
Waktu
Sumber Daya yang dibutuhkan
Contoh :Misal sistem persediaan Departemen X, pada wilayah Y akan dimodifikasi, agar pesanan unit-unit lain didaerah tersebut tertangani lebih cepat. Peningkatan kecepatan dapat dicapai dengan membuat form permintaan dan pengiriman barang secara elektronik dan barang langsung dikirim oleh supplier ke user aktif.
Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah
mengidentifikasikan sumber daya informasi yang dibutuhkan
VISI MISI Tujuan Strategi
Organisasi
Tujuan sistem
Kendala sistem
Strategi
Proses Perencanaan Strategi SIM
93
untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti yang diperlihatkan pada
gambar :
Rencana Strategis
SDI
Tujuan SIA
Tujuan SIM
Tujuan DSS
Tujuan OA
Tujuan S.Pakar
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
Kebutuhan SDI
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
SDM
Perangkat Lunak
Perangkat keras
Informasi & Data
94
Sistem PersediaanSubsistem Permintaan & pengiriman barangTujuan Menerapkan sebuah program pada 1
Feb’2003, yang memudahkan pengisian pesanan dan pengiriman barang dari supplier langsung ke user
Kebutuhan Sumber DayaPerangkat Keras 3 jam waktu mainframe tiap hari,
pemeliharaan dan pengujian programFasilitas Konfigurasi mainframe membutuhkan
sekitar 30 MB ruang disk, sebuah terminal keyborad, 1 printer+mouse
Perangkat lunak Menggunakan fasilitas yang adaDatabase Program......yang telah dimodifikasi,
Coding diperkirakan 1000 barisSpesialis Menggunakan master file yang adaInformasi Pengalokasian waktu jasa informasi
sbb:Analisis sistem (6), pengelola database (4), programmer (6), operator (2), Staf gudang 2 orang
Keterangan Pegawai adm gudang memerlukan kode unit permintaan dan kode supplier. Kode ini dimasukkan pada master catatan persediaan.
Pemakai Staf sistem pergudangan akan memberikan bantuan form yang diinginkan, notasi matematis.
95
Pimpinan gudang memerlukan 2 hari latihan untuk praktek penggunaan sistem bersama stafnya, diajarkan staf sistem pergudangan. Jasa informasi akan menyediakan panduan pemakai.
Gambar 7.4 Rencana Strategis sistem permintaan & pengiriman
barang
Konsep Manajemen SDI
Adalah aktivitas yang dijalankan oleh pimpinan pada semua
tingkatan dalam organisasi dengan tujuan mengidentifikasi,
memperoleh dan mengelola sumber SDI. Manajemen SDI
mencerminkan mengenai nilai informasi dan sumber daya yang
menghasilkan informasi. Pimpinan disemua level memang
memberikan kontribusi pada SDI, tetapi sikap eksekutif
(pimpinan atas) adalah kuncinya.
7.2. Strategi Penerapan SIM
Ada beberapa strategi organisasi yang terkait pada sistem
informasi manajemen, diantaranya :
1. Strategi Multinasional
Dimana organisasi memberikan banyak kebebasan pada
unit-unit organisasi untuk memenuhi kebutuhan
96
masyarakat yang berada dalam wilayahnya. Strategi ini
sering juga disebut “strategi lepas tangan”, dimana unit-unit
melaporkan kegiatan masing-masing ke pusat.
Gambar 7.5 strategi multinasional
Disini terjadi desentralisasi pengambilan keputusan, masing-
masing memproses dan memiliki database sendiri-sendiri.
2. Strategi Global
Pusat
Pengendalian ketat Kept. Strategis jauh
Arus pelaporan keuangan
97
Mengumpulkan pengendalian di organisasi induk.
Organisasi berusaha memenuhi kebutuhan masyarakat
dengan jasa-jasa yang telah distandar (sesuai aturan,
panduan, juklan yang jelas, ....)
Gambar 7.6 strategi Global
Implikasinya pada strategi ini sebagian besar kapasitas
sistem informasi berlokasi di organisasi induk dan terdapat
sentralisasi proses & database.
3. Strategi International
Pusat
Pengendalian ketatKept. Strategis diatur terpusat
Arus satu arah(Fisik&konseptual)
98
Perpaduan sentralisasi pengendalian dari strategi global
dengan desentralisasi pengendalian strategi multinasional.
Strategi ini memerlukan suatu tim ahli di organisasi induk.
Keahlian tim ini disediakan untuk unit-unit organisasi. Unit-
unit organisasi menggunakan tim ahli yang ada
diorganisasi pusat.
Gambar 7.7 Strategi International
Disini terjadi informasi 2 arah, keahlian dari pusat dan
laporan dari unit-unit ke pusat. Disamping itu untuk
memudahkan komunikasi dua arah diperlukan
Pusat
Sistem pengendalian formal
Desentralisasi aktiva(Fisik & konseptual)
99
interorganisasi yang menghubungkan proses database di
unit-unit dengan di pusat organisasi.
4. Strategi Transnasional
Strategi ini menitik beratkan aktivitas pada unit-unit
organisasi. Organisasi induk dan unit-unit bekerjasama
memformulasikan kebijakan-kebijakan (operasi, logistik, ...)
untuk pelayanan masyarakat. Organisasi induk berusaha
mencapai efisiensi dengan memberikan flexibilitas pada
unit-unit organisasi.
Gambar 7.8 Strategi Transnasional
Pusat
Pengendalian rumit, perlu keahlian koord. yang tinggi, kept.strategis yang terkoord
Arus besar Fisik & konseptual
Distribusi : kemampuan sumberdaya dan pengambilan keputusan
100
Disini kapasitas pemrosesan informasi pada tingkat unit
organisasi, tetapi SI yang digunakan standar. Database
dirancang seragam untuk tiap-tiap unit organisasi.
Strategi Penerapan SIG (sistem Informasi Global)
Strategi penerapan SIG sangat bervariasi dan
tergantung pada strategi yang dibuat oleh organisasi. Jika
mengikuti strategi multinasional (desentralisasi) diperlukan
sejumlah tim pengembangan yang bekerja di sejumlah
unit-unit organisasi. Jika strategi global (sentralisasi) diikuti,
tim pengembangan SIG mengerjakan sebagian tugasnya di
organisasi pusat. Jika strategi internasional maka satu/
sejumlah tim pengembangan dapat bepergian ke unit-unit
organisasi. Untuk strategi transnasional tingkat
pengembangan menyertakan wakil-wakil dari unit-unit
organisasi.
Sabagai model disajikan penerapan SIG pada
strategi transnasional :
a. Menghubungkan SIG dengan strategi Organisasi :
i. Bekerjasama dengan eksekutif organisasi untuk
memahami SIG
101
ii. Mengerti strategi organisasi & unit-unit
iii. Menentukan strategi SIG yang sesuai
iv. Menentukan Tujuan SIG
v. Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan &
prioritasnya
vi. Menugaskan orang-orang yang bertanggung
jawab untuk menjalankan aplikasi.
b. Menentukan Sumber Daya Informasi :
1. Jumlah & lokasi data unit-unit
2. Identifikasi supplier
3. Spesifikasi perangkat keras & lunak
4. Rencana unit penolong 24 jam
c. Menyediakan Pembagian Data
1. Model data global (Share data)
2. membentuk suatu kelompok terdiri dari wakil-wakil
unit Org.
3. Memperhatikan kaidah peraturan
4. Menerapkan Database
d. Memperhatikan lingkungan Budaya
1. Perbedaan budaya unit-unit organisasi
102
2. Survei atas keahlian spesialis informasi yang dimiliki
3. sediakan pelatihan tentang penggunaan SIG
4. Buat program formal agar pimpinan pusat
bekerjasama dengan pimpinan unit.
7.3. Pengembangan Sistem Informasi
Perspektif ini sangat berguna karena semuanya akan
membentuk sistem dan juga menunjukkan lingkup proyek
tertentu terhadap seluruh sistem. Pada gambar 3.9 dapat dilihat
perspektif pengembangan SIM.
Bagian atas gambar berkaitan dengan struktur organisasi, SIM
harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan gaya
manajemen. Gaya manajemen menentukan keperluan informasi.
Kedua hal tersebut ditambah dengan rencana organisasi
khususnya rencana jangka panjang akan membentuk konteks
didalam mana rencana SIM dikembangkan. Sebaliknya rencana
SIM akan mengendalikan arah perkembangan masa depan dari
seluruh SIM, masa kini dan masa yang akan datang.
Pada bagian bawah dari gambar 7.9 dapat dilihat dimana
masing-masing program pertama kali dilutis sendiri atau dibeli
dan file yang berkaitan dirancang satu atau lebih program
103
dikombinasikan dan satu atau lebih file, sehingga membentuk
“Aplikasi-aplikasi” yang berfungsi melaksanakan satu tugas,
seperti : menambah nama pegawai baru kedalam sistem
penggajian, ....dst.
Pada tingkat program/ file, tugasnya adalah mengembangkan,
membeli, merancang, memodifikasi file atau menjaga program
tertentu. Lingkup kontek pengembangan ditentukan oleh
tingkatan sbb :
1. SIM
2. sistem
3. Aplikasi
4. Program/ file
Struktur organisasi
Gaya manajemen
Rencana organisasi
Perencanaan SIM
SIM
Sistem
Aplikasi Aplikasi Aplikasi
Program Program Program File File
Informasi darisumber lain
Konfigurasi perangkat keras
Perangkat lunak sistem
Sistem Sistem
104
Gambar 7.9 Perspektif Pengembangan Sistem
Topik 8
IMPLEMENTASI SISTEM
8.1. Sistem Informasi Organisasi
Pada hakekatnya SIM di implementasikan di semua fungsi
organisasi, baik pada unit yang menjalankan fungsi pelayanan
manusia (Unit kepegawaian). Humas, Keuangan, dan lain
sebagainya. Implementasi SIM pada semua fungsi organisasi ini
disebut SIM fungsional.
105
Titik kunci mengenai sistem informasi fungsional adalah
bahwa suatu organisasi tidak seharusnya menerapkan hanya
satu tanpa memperhatikan yang lain. Semua sistem itu harus
ada, contoh adalah Humas. Sebagian besar data Humas berasal
dari Bagian Kepegawaian dan unit lainnya. Jika unit-unit lain
tidak berusaha mencapai kualitas yang tinggi dalam database
(kelengkapan data) dan informasi lainnya, maka unit Humas
tidak akan dapat bekerja secara maksimal dan berkualitas
memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Dalam arti semua unit-unit dalam organisasi harus sinergis
secara keseluruhan, sehingga data dan informasi dapat
terintegrasi secara optimal.
Hasil akhir dari sistem informasi fungsional ini, akan
digunakan oleh kelompok eksekutif sebagai masukan-masukan
untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi yang digunakan
eksekutif tersebut dinamakan sistem informasi eksekutif.
Gabungan antara kedua sistem informasi ini dinamakan sistem
informasi organisasi, eperti yang terlihat pada gambar berikut :
Sistem informa
si eksekuti
f
Sistem informasi pemasaran
Sistem informasi
manufaktur
Sistem informasi keuangan
Sistem informasi
sumber daya manusia
Subsistem eksekutif
Subsistem fungsional
Sistem informasi organisasi
106
Gambar 8.1 Sistem Informasi Organisasi
Dari gambar dan urian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan
bahwa sistem informasi fungsional adalah suatu sistem yang
memberikan informasi rinci bagi suatu aktivitas operasi khusus
atau kelompok aktivitas yang berhubungan. Sistem informasi
fungsional memasok data yang berguna bagi aktivitas fungsional
lainnya atau untuk keperluan perencanaan. Dengan adanya
sistem informasi fungsional maka semua sumber daya yang ada
pada organisasi dapat dikendalikan.
8.2. Sistem Informasi Akuntansi
Dalam membuat sistem informasi akuntansi ada dua tujuan
yang perlu diperhatikan :
107
1 Memberikan laporan pada kelompok diluar organisasi
menurut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh aturan
tertentu.
2 Informasinya akan digunakan oleh pimpinan dalam
melaksanakan aktivitas fungsional masing-masing unit, oleh
karena itu perlu didesain dalam bentuk yang diperlukan oleh
pimpinan.
Untuk melayani kebutuhan yang beragam sedangkan
sumber data berasal dari yang sama (database), maka timbullah
sub-sub sistem akuntansi yang lainnya, seperti : sistem
penyetoran dana, sistem pemungutan dana, sistem pemeriksaan
keuangan, sistem pelaporan keuangan, sistem pencatatan dan
pengkodean, sistem penganggaran dan lain sebagainya.
8.3. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Dalam merancang sistem fungsional apapun, perlu
diperhatikan fungsi dari unit yang bersangkutan. Fungsi SDM
pada umumnya memiliki empat kegiatan utama :
1 Perekrutan dan penerimaan
2 Pendidikan dan Pelatihan
3 Pengelolaan data yang berhubungan dengan pegawai
108
4 Penghentian
Beberapa organisasi telah mempunyai sistem informasi sumber
daya manusia yang dalam operasionalnya telah menggunakan
berbagai software pendukung. Namun sebelum software
tersebut digunakan perlu dibuat model dari masing-masing
subsistem tersebut, sehingga tergambar input, proses, dan
outputnya.
Output dari subsistem tersebut dapat berupa gambar-gambar,
grafik tabel, dan lain sebagainya. Pada gambar berikut dapat
dilihat jaringan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia
dan model sistem informasi sumber daya manusia.
Data Informasi
Subsistem perencanaan
angkatan kerja
Subsistem perekrutan
Subsistem manajemen angkatan
kerja
Subsistem komputerisasi
Subsistem benefit
Subsistem pelaporan
lingkungan
Database HRIS
Subsistem penelitian
sumber daya manusia
Sistem informasi akuntansi
Subsistem inteligen
sumber daya manusia
Subsistem output
Pemakai
Subsistem input
Sumber internal
Sumber lingkungan
109
Gambar 8.3 Sistem Sumber Daya Manusia
9. Sistem Informasi Logistik
Dalam merancang sistem informasi logistik perlu
diperhatikan fungsi dari logistik itu tersendiri dan fungsi yang
harus dijalankan oleh unit yang bersangkutan. Fungsi dari unit
yang menjalankan kegiatan logistik bukan saja melayani unit-unit
lain dalam organisasi, tetapi bisa saja melayani unit lain diluar
organisasi.
Beberapa fungsi yang perlu menjadi perhatian saat
merancang sistem informasi logistik adalah :
9.2.1.Pengadaan bahan sesuai kualitas
9.2.2.Waktu (sesuai skedul)
9.2.3.Prosedur
9.2.4.Peraturan
Setelah fungsi-fungsinya ditetapkan baru dapat dibuat jaringan
aplikasi dari sistem informasi logistik beserta subsistemnya,
model sistem informasi logistik.
110
10. Tugas
10.2.1.1. Buatlah suatu kelompok (5-6 orang). Kemudian lakukan
rapat atau diskusi, bicarakan secara brainstorming, sehingga
bisa diketahui ada permasalahan apa diunit-unit organisasi
dan masalah apa yang terjadi hampir diseluruh unit-unit.
(Sebelumnya masing-masing orang harus tahu struktur
organisasi dan fungsi dari masing-masing unit). Kemudian
rangkinglah masalah tersebut. Permasalahan terpenting
(urutan 1-3) akan dipecahkan secara terintegrasi dan
dijadikan masalah organisasi. Bagilah masing-masing orang
sesuai fungsi-fungsi organisasi. Pecahkanlah masalah
tersebut secara fungsional (melalui sistem informasi
fungsional). Gunakan DFD (level 0 ada pada pusat
organisasi). Jaringan pemecahan, model, narasi, output yang
akan dicapai (bentuknya umpama : form, prosedur,...)dan lain
sebagainya.
10.2.1.2. Setelah permasalahan terpenting pada organisasi
dipecahkan, masing-masing orang (kecuali yang bertindak
sebagai pimpinan pusat) memecahkan masalah urgent
unitnya. Lakukan sperti kasus no. 1
111
10.2.1.3. Pimpinan organisasi menentukan strategi penerapan
pemecahan masalah, beri alasan pemilinan strategi tersebut
dan minta masukkan dari berbagai pihak kemudian buatlah
jadwal sosialisasi kepada orang-orang terkait dalam bentuk
tabel.
10.2.1.4. Secara bersama-sama, gabungkanlah kasus 1, 2, 3 kedalam
suatu bentuk usulan penelitian sistem (iktisar usulan
penelitian), beri cover, nama yang lengkap,...(tetapi tidak lebih
20 halaman), siap-siap untuk dipresentasikan.
Selamat mengerjakan
Topik 9
QUALITY ASSURANCE
9.1. Dimensi Kualitas
Dalam bahasa yang sederhana kualitas dapat didefinisikan
sebagai “kesesuaian dengan spesifikasi masyarakat (yang
dilayani)”. Ide dasarnya, kualitas bukanlah memenuhi kriteria
112
yang ditetapkan organisasi, sebaliknya kualitas adalah
memenuhi kriteria yang diminta oleh masyarakat. Kunci untuk
mencapai kualitas adalah “mengetahui siapa yang dilayani
dan apa yang mereka inginkan”. Dalam dunia sistem informasi,
kualitas dapat pula didefinisikan dengan menyajikan
informasi “tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi
kebutuhan pemakai”.
Kualitas biasanya tidak ditentukan oleh atribut/ dimensi
tunggal, tetapi ditentukan oleh beberapa atribut. Pilihan kita
mencari makan warung Padang karena rasa yang pedas, harga
murah, dan cepat saji. Karakteristik-karakteristik seperti ini
dinamakan dimensi kualitas dan terdapat pada semua jasa
(produk) yang kita terima.
Berry, Parasuraman dan Zeithmal telah mengidentifikasi
suatu daftar dimensi kualitas jasa sbb :
1 Berujud. Hal-hal yang dilihat oleh masyarakat (pimpinan, unit
organisasi lainnya) saat jasa sedang dikerjakan, seperti :
fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan.
2 Keandalan. Personil jasa harus dapat melakukan
pekerjannya secara konsisten, akurat dan dapat diandalkan.
113
3 Responsif. Pengguna/ pemakai tidak ingin menunggu untuk
mendapat pelayanan.
4 Kepastian (assurance). Pelanggan mengharapkan personil
jasa sopan dan terpelajar melalui tindakan dan
penampilannya, akan menimbulkan kepercayaan dan
keyakinan pengguna jasa.
5 Emphaty. Personil jasa harus menunjukkan perhatian yang
tulus pada para pengguna jasa dan kebutuhan mereka.
Konteks Dimensi Kualitas :
Saat suatu perencanaan dipikirkan dan belum ditetapkan, maka
dimensi kualitas harus menjadi pertimbangan, dimana dimensi
yang dipilih tersebut diyakini akan memenuhi kebutuhan
pelanggan.
9.2. Manajemen Kualitas
Adalah konsep yang menyatakan bahwa organisasi dapat
mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk
dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek dasar
manajemen. Tidak ada satu cara terbaik untuk mencapai
114
kualitas, sebaliknya ada berbagai alternatif yang dapat
digunakan untuk mencapai kualitas, antara lain dari :
W.Edward Deming (terkenal dengan 14 pokok pikiran
Deming)
memberikan 14 point yang perlu dilakukan untuk
meningkatkan kualitas :
1 Tetapkan Tujuan inovasi dan perbaiki secara kontinyu.
2 Ambil filosofi baru, tinggalkan kesalahan lama.
3 Hentikan ketergantungan pada pemeriksaan masal,
persyaratkan bukti statistik.
4 Hentikan praktek memberikan jasa berdasarkan harga
5 Gunakan metode statistik untuk menemukan kesalahan
6 Lestarikan metode modern dalam pelatihan kerja
7 Perbaiki pengawasan. Jangan hanya mensyaratkan kuantitas
8 Usir rasa takut, sehingga setiap orang aman mengeluarkan
pendapat
9 Jalin komunikasi terbuka (antar unit, pemasok, pengguna
jasa,...)
10 Kerjakan dan tunjukkan orang-orang bagaimana
mengerjakannya
115
11 Hilangkan standar berdasarkan kuantitas (jumlah)
12 Singkirkan halangan antara pegawai dan ciptakan rasa
bangga bekerja
13 Lestarikan program retraining untuk perkembangan baru
14 Minta manajemen puncak untuk menekankan point-point ini
setiap hari.
Inti pemikiran Deming adalah “kualitas bukan ditentukan
oleh pegawai, tetapi oleh manajemen”.
Pendekatan lain yang dapat digunakan adalah pendekatan Total
Quality Management (TQM). Dasar TQM adalah :
Kualitas didefinisikan oleh pelanggan
Kualitas dicapai oleh manajemen
Kualitas adalah tanggung jawab seluruh
perusahaan
(Untuk mengetahui lebih jauh, baca buku-buku teknik TQM)
9.3. Quality Control
Armand Feigenbaun (1965) menyadari bahwa kualitas bukan
tanggung jawab seorang saja (sebuah unit saja) tetapi juga
tanggung jawab semua orang atau sesama area fungsional.
Konsepnya melahirkan total quality control. Inilah yang menjadi
116
dasar bahwa kualitas adalah tanggung jawab seluruh unit
organisasi.
Sementara itu untuk meningkatkan pengawasan kualitas, Juran
(1951) menyatakan “kualitas dapat disarikan menjadi tiga
proses :
1 Perencanaan kualitas
2 Pengendalian kualitas
3 Perbaikan kualitas
Proses Juran ini terkenal dengan Trilogi dari Juran sbb :
1 Perancanaan
Identifikasi pemakai (int + ext)
Tentukan kebutuhan pemakai
Kembangkan feature jasa yang memenuhi kebutuhan
pemakai
Tetapkan tujuan kualitas dan lakukan pada biaya
minimum.
Kembangkan suatu proses yang menghasilkan feature
yang diinginkan
Uji kemampuan proses, bahwa proses tersebut dapat
mencapai tujuan kualitas.
117
2. Pengendalian
Pilih subjek pengendalian (apa yang harus dilakukan)
Pilih unit pengukuran
Tetapkan pengukuran
Tetapkan standar
Ukur kinerja aktual
Interprestasikan perbedaan (aktual >< standar)
Ambil tindakan atas perbedaan
3. Perbaikan
Buktikan perlunya perbaikan
Identifikasi proyek-proyek perbaikan spesifik
Lakukan pengorganisasian untuk mencapai proyek
tersebut
Organisir diagnosis
Lakukan diagnosis untuk mencari penyebab
Berikan solusinya/ penyelesaiannya
Buktikan bahwa solusi tersebut efektif dalam
pelaksanaan
Sediakan pengendalian untuk menjaga hasilnya (misal :
kuesioner)
118
9.4. Etika & Sistem Informasi
Etika berasal dari ethic (ethos-Yunani). Yang berarti
karakter. Etika adalah satu set kepercayaan, standar atau
pemikiran yang mengisi suatu individu atau masyarakat. Semua
individu bertanggung jawab pada masyarakat atas perilaku
mereka.
Dalam kehidupan sehari-hari, banyak orang berpendapat
bahwa suatu organisasi mencerminkan kepribadian
pemimpinnya. Hubungan antara pemimpin dengan pegawai
merupakan dasar etika di organisasi yang bersangkutan. Oleh
karena itu manajemen puncak harus etis dalam semua tindakan
dan kata-katanya. Manajemen puncak memimpin dengan
memberi contoh. Perilaku ini adalah budaya etika.
Keberhasilan meningkatkan kualitas akan meningkatkan loyalitas
pemakai, yang pada akhirnya akan meningkatkan pendapatan organisasi.
Sedang dampak lain dari meningkatkan kualitas adalah meningkatnya
efisiensi internal, yang dicerminkan dalam penurunan biaya organisasi.
119
Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa
konsep etikanya menyebar di seluruh lapisan organisasi.
Penerapan budaya etika melalui 3 tahap :
1 Organisation credo
2 Program-program etika dan kode etik.
Gambar 9.1 Penerapan Budaya EtikaOrganisation Credo, adalah pernyataan ringkas mengenai nilai-
nilai yang ditegakkan organisasi. Tujuannya adalah untuk
menginformasikan pada orang-orang (intern & extern) mengenai
nilai-nilai etis organisasi. Contoh : berupa komitmen-komitmen
yang dibangun organisasi dari dan untuk masyarakat.
Program etika adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai
aktivitas, dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam
Tetapkan Credo org.
Tetapkan Credo org.
Tetapkan Credo org.
120
melaksanakan organisation credo. Contoh Pertemuan orientasi
untuk pegawai baru, audit etika (Ditanyakan pada pemasok
“Pernahkan Anda memberi Hadiah pada Bagian Pembelian?”,...)
Kode Etik Organisasi, adalah panduan yang mengungkapkan
bagaimana seseorang sebagai anggota tertentu bertindak
tanduk. Biasanya kode etik ini berbentuk tertulis, baik yang
dikeluarkan oleh organisasi tertentu maupun oleh perkumpulan
profesional.
Sebagai contoh kode etik ICCP yaitu suatu organisasi yang
memberi sertifikasi pada para profesional komputer. Sertifikasi
ICCP (Certified Computer Programmer (CPP) dan Certified in
Data Processing (CDP)). Untuk mendapatkan sertifikat ini para
pelamar harus lulus ujian dan setuju untuk terikat pada kode etik
ICCP, yang mensyaratkan para anggotanya bertanggung jawab
pada profesi, pemberi kerja, dan kliennya. Pelanggaran yang
dilakukan dapat mengakibatkan sertifikasi dicabut.
121
Topik 10
EVALUASI SIM
10.1. Analisis Sistem
Analisis sistem adalah suatu yang dilakukan untuk memperbaiki segi
tertentu dari sistem informasi, esensinya adalah untuk memperbaiki
kinerja orang-orang yang terlibat didalamnya. Analisis sistem sering juga
disebut orang usaha pengembangan sistem yang dilakukan dengan
mengandalkan pada metodologi dan seperangkat alat serta teknik
122
analisis, serta desain dan penerapannya pada sebagian tahu keseluruhan
sistem informasi.
Dalam melaksanakan analisis sistem mutlak mengetahui
permasalahannya, proses analisis sistem, alat dan teknik yang digunakan
dalam penyelidikan sistem. Ada 5 cara yang dapat dilakukan seseorang
dalam analisis sistem.
1 Sebagai pengguna. Semua posisi dalam organisasi menggunakan
informasi, yang kebanyakan diberikan oleh sistem informasi yang
resmi. Para pengguna sistem informasi dapat secara aktif menentukan
keperluan informasinya tanpa menunggu untuk diminta. Seorang
pengguna seharusnya memahami bentuk sistem informasi sehingga
dapat mengenali kemungkinan-kemungkinan perbaikannya.
2 Sebagai wakil pengguna. Seringkali suatu departemen mencalonkan
anggotanya sebagai petugas penghubung dengan departemen sistem
informasi dari organisasi yang bersangkutan. Tugas penghubung
adalah bertemu dengan wakil SIM dan departemen lainnya,
mengkomunikasikan keperluan informasi departemen yang diwakilinya
pada sistem analisis serta menjelaskan perubahan-perubahan yang
diusulkan pada pihak-pihak terkait.
3 Sebagai peserta dalam penyelidikan sistem. Seorang pimpinan
yang baru diangkat biasanya secara berkala ditugaskan dalam
penyelidikan sistem. Penugasan ini tentu memberikan pengalaman
yang berharga.
123
4 Sebagai penyedia. Setelah mendapatkan pengalaman yang cukup
dalam organisasi, seseorang dapat ditugaskan sebagai penyedia
dalam penyelidikan sistem.
5 Sebagai analis sistem yang terlatih. Seorang pimpinan muda dapat
memilih bekerja dalam bidang pengambangan sistem.
Analisis sistem dilakukan bila sistem yang ada telah berjalan beberapa
lama atau sistem tersebut sudah out of date. Dalam penyelidikan/ analisis
sistem, auditor sistem harus dapat menjamin bahwa problem terpenting
dari sistem telah diidentifikasi. Bantuan seorang audit akan sangat bernilai
bila ia memahami bahwa sistem yang ada merupakan akibat dari proses
audit sebelumnya. Disamping itu ketika akan mendekati fase audit, auditor
harus memastikan bahwa sistem yang baru akan dapat memberikan data
bagi proses audit selanjutnya.
Kegiatan analisis sistem sangat berbeda dengan kegiatan dalam
perancangan sistem informasi. Kegiatan analisis sistem sangat
berorientasi pada manusia dan kurang terstruktur. Ada beberapa
karakteristik kegiatan analisis sistem.
1. Mendefinisikan apa yang seharusnya dilakukan oleh sistem, yang
berhubungan dengan masa mendatang.
2. Melakukan negosiasi secara ektensif, tentang bentuk masalah, sistem
baru yang akan dipakai,... seorang analisis sistem harus peka pada
orang lain serta memiliki kemampuan diplomasi dan teknis. Hubungan
124
antar manusia selama masa analisis sangat kompleks dan seringkali
ditemui permusuhan yang kadang-kadang ditimbulkan oleh analis.
3. Kompromi adalah kenyataan yang perlu dijalankan oleh penganalisis
sistem.
4. Perkiraan merupakan acara harian dalam pekerjaan analisis. Biaya
diperkirakan, perkiraan keperluan memori komputer, perkiraan beban
proses masa yang akan datang,...
5. Hal terpenting dalam kegiatan analisis sistem adalah berorientasi pada
mencegah kesalahan dibanding keberhasilan total.
Penyelidikan/ analisis sistem dapat dibedakan atas 3 jenis :
Penyelidikan yang melibatkan perangkat keras
Penyelidikan yang melibatkan perangkat lunak
Penyelidikan yang melibatkan pengembangan sistem informasi untuk
pimpinan, dengan orientasi tetap pada perangkat lunak.
10.2. Tahap analisis & Pengembangan Sistem
Ada beberapa tahap pengembangan sistem antara lain :
1. Melakukan analisis sistem, kemudian melakukan pengadaan program
atau sistem dari penjual luar.
2. Membuat prototipe program atau sistem baru.
125
3. Memilih kelompok pengguna yang mengembangkan program dan
masing-masing sistem, baik dengan atau tanpa bantuan analisis,
perancangan atau programmer profesional.
4. Mengembangkan program dan sistem dengan tradisional, dengan
menggunakan personil sistem yang profesional.
Fase Analisis Sistem :
1. Fase Studi Awal. Aktivitas dalam analisis disini meliputi :
Penemuan masalah (Studi diadakan bila dirasakan ada masalah)
Analisis Awal
Persiapan Studi
2. Fase Analisis Sistem
Ada 6 komponen utama dari fase ini :
1. Proposal studi sistem, berisi tujuan perbaikan sistem
2. Surval sistem, tujuan surval adalah untuk menguji sistem yang ada.
Pengujian mencakup penaksiran dan dokumentasi sekurang-
kurangnya untuk hal-hal berikut : Jumlah total transaksi, periode,
presentase penggunaan sistem, jenis kesalahan, jenis dokumen,
penggunaan laporan, keandalan, kualitas pelayanan.
3. Spesifikasi problem, berisi lingkup masalah dari perspektif yang
berbeda.
4. Revisi Proposal Studi, memasukkan tentang pembahasan singkat
alternatif-alternatif utama.
126
5. Analisis Sistem, minimal berisi kebaikan dan kelemahan sistem
6. Pelaporan Persyaratan spesifikasi sistem, isinya melaporkan
sistem apakah yang diperlukan.
10.3. Alat & Teknik Analisis Sistem
Apakah penyelidikan sistem akan diarahkan pada perangkat keras, lunak
atau pertimbangan SIM? Yang pasti, teknik analisis sistem yang
digunakan adalah sama. Beberapa alat dan teknik ini kebanyakan relevan
dengan studi awal dan fase analisis sistem seperti yang dibahas pada
bagian atas.
Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk menganalisis sistem adalah
sebagai berikut :
Wawancara
Bagan arus
Bagan organisasi
Pedoman operasi
Deskripsi Kedudukan
Kuesioner
Pemerikasaan atas dokumen sistem dan formulir
Perawatan dokumen
Pengamatan langsung
Pengukuran kerja
Pengujian atas sistem lain
127
10.4. Tugas
Buatlah sebuah alat ukur tentang penggunaan sistem X (tentukan
sendiri). Alat ukur yang digunakan : Kuesioner (16 item), wawancara,
pengamatan. Pekerjaan dibuat secara individu.
Mintalah temannya untuk mengisi kuesioner yang telah dibuat.
Catatlah ada berapa kali yang bersangkutan menanyakan tentang
maksud (isi) kuesioner tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Agung, Geogrius. Panduan Berinternet, Yokyakarta : Adipura
Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984, Management Information
System.
Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet, Jakarta :Salemba Empat.
Mcleod Raymond 195, Management Information System, A. Study of Computer-
Based Information System, New Jersey : Prentice-HII
128
Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : PT
Raja Grafindo.
Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design Methods, Arizona University.
Permasalahan Kasus:Sebagai seorang calon Analisis sistem, anda mendapat tugas untuk mengunjungi toko “Sukawati Mart” guna mengenal dan menganalisa kegiatan-kegiatan di Toko tersebut.Dalam kunjungan ke toko tersebut pada jam 10.00 anda melihat dan menemui kondisi sebagai berikut:Tempat parkir sudah penuh sehingga anda agak kesulitan memarkir mobil anda.Toko tersebut cukup besar dengan 12 tempat kasir tapi hanya 4 yang buka. Pada keempat tempat kasir tersebut termasuk salah satunya adalah jalur expres terlihat antrian pembeli yang panjang. Setelah anda mengamati sejenak kegiatan tersebut, selanjutnya anda menuju gudang. Disana terlihat beberapa orang sedang bekerja dan mereka kelihatannya sedang mencari-cari sesuatu. Ada beberapa barang yang habis sehingga beberapa pembeli terpaksa memesan lebih dulu dan diberi tanda
129
terima pesanan. Ini juga salah satunya yang menyebabkan terjadinya antrian panjang di tempat kasir.Ruangan gudang tidak teratur dan berantakan serta karton tersebar dimana-mana. Ketika anda menanyakan letak komputer , maka anda diantar kesatu ruangan kecil di Pojok. Anda tentu saja segera berpikir bahwa disinilah otomatisasi toko tersebut bekerja.Setelah melihat kegiatan dibelakang, anda kembali kedepan menuju ruang Kantor. Ternyata disana juga terdapat antrian panjang, pembeli yang akan komplain dan mengembalikan barang karena rusak/cacat. Setelah anda sampai pada ujung antrian anda kaget karena kasirnya adalah si Manajer Toko tersebut. Setelah ada waktu luang dia menjelaskan bahwa dia terpaksa “memberhentikan banyak orang” agar dapat tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat. Dari cara dia memberikan penjelasan tampak bahwa dia tidak senang dengan kondisi toko tersebut.
Tugas :Buatlah laporan untuk Pimpinan anda mengenai kondisi dan kegiatan-kegiatan di toko tersebut dengan pendekatan Sistem., baik Fisik maupun konseptual. Untuk tiap masalah anda juga harus mengajukan tindakan perbaikan yang mungkin dilakukan
1. Jelaskan 4(empat) jenis dasar model dalam SIM dan mana yang paling sering digunakan dan mana yang paling jarang digunakan oleh Manajer.
2. Pada saat pimpinan akan menentukan output yang harus disediakan oleh pengolah informasi, maka pimpinan harus mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, yang memberikan kontribusi terhadap nilai Informasi. Jelaskan apa saja dimensi-dimensi dasar informasi tersebut.
3. Berikan komentar atas pernyataan berikut :a. Informasi yang dihasilkan oleh Pengolah informasi harus bebas dari
kesalahan.b. Sebuah pengolah informasi harus memberikan manajer sebanyak
mungkin informasi.
130
4. Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.
5. Jelaskan apa saja tahapan-tahapan pemecahan masalah yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam menerapkan pendekatan sistem
7. Bagaimanakah caranya mendorong dan memotivasi pimpinan agar mau memahami, memakai dan berinteraksi dengan Sistem informasi ? Jelaskan.
8. Beberapa strategi organisasi terkait pada sistem Informasi Manajemen. Jelaskan strategi organisasi apa saja yang terkait dengan Sistem Informasi Manajemen dan bagaimana keterkaitannya.
10. Kemampuan apa yang disediakan semua model dan kemampuan apa yang hanya disediakan model matematika ? Jelaskan.
11. Jelaskan apa saja 4(empat) arus sumber daya fisik.
12.Jelaskan apa perbedaan antara sistem lingkaran terbuka dengan sistem lingkaran tertutup. Jenis mana yang menggambarkan suatu perusahaan bisnis ?
13.Sebutkan dimensi informasi apa saja yang harus dipertimbangkan manajer.
14.Mengapa diperlukan standar bagi pengolah informasi ? Jelaskan.
15.Informasi yang dikumpulkan dari lingkungan sampai kepada manajer melalui jalur yang melewati model. Jelaskan jalur
16.Elemen pemecahan masalah manakah yang juga muncul dalam model sistem umum perusahaan ? Jelaskan.
17.Elemen model sistem umum apakah yang akan memberikan keadaan yang diharapkan ? Jelaskan
18.Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.
19.Jelaskan siapa atau apa yang memecahkan : masalah terstruktur, masalah tidak terstruktur dan masalah semi terstruktur.
20. Nama apa yang digunakan Dewey untuk masalah dan keputusan ? Jelaskan.
21. Jelaskan apa saja tahapan usaha dalam menerapkan pendekatan sistem.
22. Sebutkan 3(tiga) cara untuk membagi suatu perusahaan menjadi subsistem-subsistem.
131
23. Siapakah yang berada dalam posisi terbaik untuk mengenali pemicu masalah (Problem trigger) ? Jelaskan.
24. Jelaskan empat karakteristik yang diharapkan dari suatu Standar.
25. Sebutkan tiga cara memilih alternatif terbaik, menurut Mintzberg.
26. Dalam penerapan SIM dijumpai beberapa masalah yang bersumber dari Sumber Daya manusia yang berakibat menghambat fungsi dan kelancaran SIM. Jelaskan apa saja masalah tersebut dan bagaimanakah cara untuk mengatasi masalah tersebut.
27. Jelaskan bagaimana keuntungan dan kerugian penerapan “Decentralized Management” dibanding dengan “Centralized Management” kaitannya dengan pengambilan keputusan dan sistem informasi.
28. Jelaskan apa perbedaan pola pemikiran pimpinan dalam kemampuan memproses informasi antara Pimpinan yang mempunyai “Pemikiran sistematis” dengan yang “Berpola Intuitif” serta mana dari keduanya yang tidak memerlukan model berbasis komputer. Berikan argumentasi anda.
29. Sistem yang bagaimanakah yang dapat mendorong dan memotivasi Pimpinan agar bersedia memahami dan bernteraksi dengan Sistem Informasi ? Jelaskan.
:
132
133