Sessi 4 Procurement

Post on 17-Jan-2016

39 views 1 download

description

PROC

Transcript of Sessi 4 Procurement

STRATEGIC PROCUREMENT

IR. Elisa Kusrini MT,CPIMelisa_kusrini@yahoo.com

1

Materi

Introduction Procurement Strategy Supplier selectionSupplier monitoringCriteria to evaluate offersCost estimatingTotal cost of ownership ( Life cycle cost analysis) Purchasing Performance measurement

2

Pendahuluan:Procurement Merupakan salah satu proses kunci dalam supply

Chain management Dalam arti yang sempit, pembelian itu adalah semua

kegiatan yang berkaitan dengan membeli barang (a process of purchasing).

Kegiatan untuk mendapatkan bahan ketika dibutuhkan dalam proses suply chain produk

Kegiatan mencakup menentukan kebutuhan, memilih rekanan, mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian yang wajar, menerbitkan surat pembelian dan menjamin delivery

Pertimbangan penting meliputi harga, kualitas, lead times, dan reliability.

Industri manufaktur rata-rata membelanjakan 50-60 % dari pendapatannya untuk bahan dan jasa dari luar.

3

4

Apakah Suatu Internal Supply Chain?

“Internal” Supply Chain suatu perusahaan terbentuk dari aliran material, informasi and finansial antara perusahaan itu dengan partner business langsungnya (supplier).

SUPPLIER

MANUFACTURER

CUSTOMER

Material flows

Financial flows

Information flows

Internal Supply Chain process

5

6

Supply Chain Terintegrasi/ Diperluas

Supply chain yang melibatkan seluruh pelaku dalam jaringan rantai supply dari suppliernya

supplier – supplier - manufacturer – distributor – retailer sampai konsumen.

Material flows

Financial flows

2nd tier suppliers

1st tier suppliers

Manufacturer

Wholesaler

Retailer

End-customer

Information flows

Preparing thecontract

Managing the contract & supplierrelationships

Managing inbound logistics

Managing inventory

Analysing supply markets

Developing supply srategies

Appraising &

shortlisting

suppliers

Obtaining & selecting offers

Negotiating

Specifying requirements & supply planning

Measuring Performance

Procurement & Logistic Sub Process

7

Proses Pengadaan

ProcurementProcurement

ProsesPembayaran

ProsesPembayaran Penentuan

Kebutuhan / PRPenentuan Kebutuhan / PR

Proses PO Proses PO Monitor PO

Monitor PO

Custom clearance

Good Receipt

Custom clearance

Good Receipt

VerifikasiInvoice

VerifikasiInvoice

1111

55556666

7777

8888

9999

SourcingSourcing

PemilihanVendor PemilihanVendor

3333

4444

Membuat RKS & OEMembuat RKS & OE

2222

5

Tanggung jawab secara umum

• Menentukan harga• Pemilihan suppliers• Negosiasi kontrak pembelian• Melakukan pemesanan • Menjaga hubungan dengan supplier• Mengontrol performansi supplier• Menjaga supplier database• Melakukan keputusan make or buy • Berpartisipasi dalam proyek value analysis

(aktivitas yang memberi nilai tambah ; studi pasar, alternatif material sourcing, riset procurement,dll)

9

Specific Responsibilities or Activities of a Typical procurement and Purchasing

Department

• Records, Data, and Basic Information• Maintaining general purchase records• Maintaining price records• Maintaining parts history records• Maintaining stock and consumption records• Maintaining records of vendors performance

on price, quality and service• Maintaining spesification files• Maintaining catalogs file. 10

continue..

• Purchasing Research, Analysis and studies• Conducting market studies and trends• Conducting materials studies• Conducting make or buy studies• Conducting price-cost analysis• Investigating supply sources• Conducting supplier-plant visits and inspections• Developing new supply sources• Developing alternate materials and sources• Participating in value analysis studies• Developing computer-oriented purchasing systems

11

PROCUREMENT STRATEGY

elisa Kusrinielisa_kusrini@yahoo.com

12

Kebutuhan Untuk Pengadaan

9

Cara Pengadaan

1. Beli, 2. Buat,3. Sewa,4. Bantuan Antar Unit,5. ……….

1511

SUMBER PEMBELIAN

III

III I

VBUYER

P a

s a

r

Sistem perdagangan Import Lokal

1612

METODE & BATASAN NILAI PENGADAAN

Note:

Kewenangan menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan mempertimbangkan masukan dari Fungsi Terkait.

Panitia Pelelangan

Fungsi Pengadaan

Pelelangan

PemilihanLangsung

Penunjukan Langsung

Pembelian Langsung

Melalui Kriteria (tidak ada

batasan nilai)

s.d. Rp 50 juta

PeraturanPeraturan

1713

LSj - 18

Proses Lelang

PENGUMUMAN &PENDAFTARANPENGUMUMAN &PENDAFTARAN

PRAKUALIFIKASI & UNDANGANPRAKUALIFIKASI & UNDANGAN

AANWIJZINGAANWIJZING

PENYAMPAIAN DOK. PENAWARANPENYAMPAIAN DOK. PENAWARAN

EVALUASIEVALUASI

NEGOSIASINEGOSIASI

PENETAPAN CALON PEMENANG & KEPUTUSANPENETAPAN CALON PEMENANG & KEPUTUSAN

PENGUMUMAN PEMENANGPENGUMUMAN PEMENANG

MASA SANGGAHMASA SANGGAH

PERSIAPAN (JADWAL, RKS, OE)PERSIAPAN (JADWAL, RKS, OE)

PENUNJUKAN PEMENANGPENUNJUKAN PEMENANG

PEMBUKAAN PENAWARANPEMBUKAAN PENAWARAN

PENYAMPAIAN DOK. LELANGPENYAMPAIAN DOK. LELANG

1814

PELELANGAN PEMILIHAN LANGSUNG

KRITERIA PENGADAAN

BARANG/JASA

PENUNJUKAN LANGSUNG

1.Dilakukan untuk:a. Pengadaan jasa konstruksi kompleks (teknologi baru dan Penyedia Jasanya sangat terbatas);b. Pengadaan jasa konstruksi yang tidak bersifat kompleks;c. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya;d. Pengadaan barang;e. Pengadaan barang/jasa terkait brand preference dalam rangka standarisasi

2.Dilakukan dengan cara:a. Mengundang min. 5 peserta, bila mungkin sebanyak-banyaknya (terdaftar dan belum terdaftar) atau semua yang terdaftar bila menggunakan aplikasi e-Procurement;

KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA

1.Dilakukan untuk:a. Pengadaan jasa

konstruksi kompleks

(teknologi tinggi/risiko

tinggi)b. Pengadaan lainnya

apabila dibutuhkan untuk

dilakukan melalui

pelelangan2. Dilakukan

oleh Panitia Pelelangan (Ketua dan Sekretaris dari Fungsi Pengadaan)

3.Wajib dilakukan prakualifikasi (konstruksi kompleks) dan pekerjaan lainnya apabila diperlukan.

Dilakukan untuk:• Keadaan darurat;• Business critical asset;• Spesifik atau sole

sources;• Hak paten/OEM;• Knowledge insentive;• Pekerjaan

lanjutan/tambahan• Gagal lelang/pilsung;• BUMN/Anak Perusahaan• Perguruan tinggi atau

Lembaga Penelitian;• Repeat order;• Konsultan perseorangan

s.d. Rp200 juta

1915

Cash & Carry

•Dpt dilaksanakan melalui online buying, toko, supermarket, website belanja, dll.•Batasan nilai s.d. Rp50 jt•Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan•Ketentuan lebih detail mengenai PPh dan PPN

MATERI

Kriteria pengadaan Barang / Jasa

KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA

2016

Metode Penyampaian Dokumen Penawaran

• Satu sampul : – Administrasi, teknis dan harga – Dievaluasi sekaligus.

• Dua sampul – Sampul I : Administrasi dan teknis– Sampul II : harga– Sampul I + II dimasukkan kedalam satu sampul penutup – Sampul II dibuka jika sampul I lulus evaluasi.

• Dua tahap– Tahap I : Sampul I berisi Administrasi dan Teknis– Tahap II : sampul II berisi harga– Penawaran Sampul II pada tahap II dimasukkan jika sampul I pada tahap I lulus

evaluasi.

2117

Evaluasi Penawaran :Dilakukan thd :

Mendapatkanpenawaran yangSyah dan memenuhi persyaratan pada dokumen lelang

Unsur :

• Administrasi

• Teknis

• Harga

Tujuan : Metode :

MetodeEvaluasi

Scoring/Passing Grade

Non-Scoring/Gugur

Kualitas HargaKualitas& Harga

Harga

Kualitas

2218

PORTOFOLIO SUPPLIER

elisa Kusrinielisa_kusrini@yahoo.com

23

Kolaborasi dengan Supplier

24Source: Cohen & Roussel

Number of Relationships

Exte

nt

of

Collab

ora

tion

Many Few

Limited

Extensive

TransactionalCollaboration

SynchronizedCollaboration

CooperativeCollaboration

CoordinatedCollaboration

Not Viable

Low Return

19

Tingkat kesulitan

Rendah

Rendah Tingkat kepentingan Tinggi

25

Portofolio Hubungan Dengan Supplier

Tinggi

20

Penanganan Supplier

Tinggi

Tingkat kesulitan

Rendah Tingkat kepentingan Tinggi2621

Tinggi

Strategi Pengadaan Barang & Jasa

STRATEGIC SECURITYSTRATEGIC SECURITY

TACTICAL PROFITTACTICAL PROFITTACTICAL ACOUISITIONTACTICAL ACOUISITION

STRATEGIC CRITICALSTRATEGIC CRITICAL

Strategi :1.Kontrak jangka

panjang2.Konsinyasi

Strategi :1.Kontrak jangka

panjang2.Konsinyasi

Strategi :1. Kontrak jangka

panjang2. Total supply

management3. Aliansi

Strategi :1. Kontrak jangka

panjang2. Total supply

management3. Aliansi

Strategi :1. Pembelian

langsung2. Konsinyasi3. Blanket order4. Kontrak jangka

pendek

Strategi :1. Pembelian

langsung2. Konsinyasi3. Blanket order4. Kontrak jangka

pendek

Strategi :1. Kontrak jangka

pendek / menengah

2. Konsinyasi3. Aliansi

Strategi :1. Kontrak jangka

pendek / menengah

2. Konsinyasi3. Aliansi

Nilai pemakaian material

Nilai pemakaian material

RendahRendah TinggiTinggi

Tin

ggi Tin

ggi

Resik

o

terh

ad

ap

op

era

si

Resik

o

terh

ad

ap

op

era

si

2722

Hal. 28

Price agreement : Suatu bentuk perjanjian/perikatan antara perusahaan dengan pemasok untuk pengadaan dan penyerahan material tertentu dengan harga satuan dan waktu penyerahan yang telah disepakati bersama untuk jangka waktu tertentu.

Total Supply management : Merupakan kontrak yang meliputi penyediaan material termasuk jasa pemasangan atau jasa lainnya yang dilakukan oleh perusahaan pemasok yang sama. Dalam perjanjian tersebut harus ada klausul yang mentargetkan keamanan dan kehandalan operasi unit bersangkutan (garansi). Material yang dapat dilaukan dengan kontrak semacam ini adalah material yang termasuk dalam kategori vital dan nilainya tinggi, seperti compressor dan turbine.

23

Hal. 29

Aliansi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada prinsip kemitraan antara pihak pembeli dan penjual, masing-masing pihak menyumbangkan resources dan competitive advantage yang dimiliki untuk menghasilkan “nilai baru” yang paling menguntungkan bagi perusahaan.

Konsinyasi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada sistem pembelian material, pemasok berkewajiban menyediakan material di gudang perusahaan dengan jumlah tertentu dan harga satuan yang telah disepakati. Pemasok bekerjasama dengan fungsi kelogistikan secara berkelanjutan untuk memantau dan menganalisis posisi jumlah persediaan agar dapat memenuhi permintaan pemakai setiap saat. Penagihan dan pembayaran dilakukan sesuai dengan jumlah yang diambil dari persediaan. Status kepemilikan barang selama dalam persediaan adalah pada pemasok.

24

Hal. 30

PENGGOLONGAN MATERIAL

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

TACTICAL PROFITTACTICAL ACQUISITION

NILAI PEMAKAIAN MATERIAL

TINGGIR

ES

IKO

TE

RH

AD

AP

OP

ER

AS

I

TINGGI

• MUTLAK DIPERLUKAN

• NILAI RENDAH

• CONTOH: Spare Parts; pompa, furnace, instrumentation, dll.

• MUTLAK DIPERLUKAN

• NILAI TINGGI

• CONTOH: Material Program & Proses; Katalis, Tel, Casing, Barite dll

• KURANG DIPERLUKAN

• NILAI TINGGI

• CONTOH: Additive, kemasan, octane booster dll

• KURANG PENTING

• NILAI RENDAH

• CONTOH: G Matl; K. las, fitting & Flanges Office supplies dll.

RENDAH

25

Hal. 31

STRATEGI INVENTORY CONTROL

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

TACTICAL PROFITTACTICAL ACQUISITION

NILAI PEMAKAIAN

TINGGI

PE

RA

N P

AD

A P

RO

SE

S P

RO

DU

KS

I

TINGGI

• STOCK AKTIF MILIK SENDIRI ==> VENDOR

• SAFETY STOCK MILIK SENDIRI

• PENGENDALIAN KETAT

• STOCK AKTIF MILIK SENDIRI ==> VENDOR

• SAFETY STOCK MILIK SENDIRI

• PENGENDALIAN KETAT

• STOCK AKTIF MILIK VENDOR

• SAFETY STOCK MILIK VENDOR

• PENGENDALIAN SEDANG

• STOCK AKTIF MILIK VENDOR

• TANPA SAFETY STOCK• PENGENDALIAN

LONGGAR

RENDAH

26

Hal. 32

EXELENT GOOD FAIR WEAK FAIL125% 100% 75% 50% 0%

1. Aspek * Total biaya unit kerja % RKAP 5% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110% Finansial * Pengurangan nilai inventory % RKAP 10% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110%

2. Aspek * Keluhan unit kerja internal Minor 20% - 1 2 - 3 4 - 6 > 6 Pelanggan (kualitas, waktu, harga, manual, akses Major - - - 1 2

informasi pembelian & stock gudang)* Keluhan rekanan, supplier, Minor 10% - 1 - 10 11 - 20 21 - 30 > 30 vendor (waktu pembayaran, proses Major - - 1 2 - 3 > 4 tender, pungutan, QC dll.)

3. Proses * Kecepatan proses PP < 3 minggu 15% 99-100% 95-99% 90-95% 80-90% < 80% Bisnis menjadi PO 3-10 minggu - 1-5% 5-10% 10-20% > 20%

* Temuan Audit (SPI, BPKP, BPK) Minor 20% - 1 2 - 3 4 - 5 > 5 (proses pengadaan, kewajaran harga, Major - - 1 2 >2 waktu, kualitas)* Jumlah PO yang bermasalah Minor 5% - 1 - 5 6 - 10 11 - 20 >20

Major - - 1 - 2 3 - 5 >44. Learn * Penerapan e-commerce & IT % PO 10% > 15% 10-15% 5-10% 2-5% < 2% Growth

* Penyempurnaan POB, Sisdur, ea 5% > 15 10 - 15 6 - 9 3 - 5 < 3 Implementasi saran untuk penyempurnaan sistem kerja

T O T A L 100%

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)BAGIAN PENGADAAN

K R I T E R I A BOBOTN I L A IFAKTOR

PENILAIAN

27

SUPPLIER MONITORING & EVALUATION

elisa Kusrinielisa_kusrini@yahoo.com 33

Supplier Evaluation

• Proses pemilihan supplier dari sejumlah supplier potensial dengan mempertimbangkan berbagai kriteria untuk meningkatkan kualitas produk akhir

34

Sumber Informasi mendapatkan supplier :

• Web site supplier• Data informasi

supplier/katalog• Yellow pages• Dinas perdagangan• Pameran dagang• Personel perusahaan

3

Kriteria pemilihan Supplier Ray Carter’s 10 C’s to Supplier Selection

• Competency• Capacity• Consistency• Control of process• Cost/price

• Commitment to quality• Cash/finances• Clean• Culture and relationship• Communication

4

Metode Pemilihan Supplier

• Value Analisis• MCDM• Analitical Hierarcy Process (AHP)• Promethee 1• Promethee 2• dll

5

The Value Analysis ModelStep 1 – identifikasi kriteria pemilihan

Step 2 – Beri Bobot kriteria tersebut

Step 3 – Beri Nilai masing-msing supplier berdasar pada kriteria

Step 4 – Hitung Nilai akhir (nilai kriteria dikalikan bobot kriteria)

Step 5 – Pilih Supplier dengan Nilai tertinggi6

7

40

PT.TEKNIKA IND

Vendor Performance Assesment• Penilaian kinerja penyedia barang dan jasa perlu

dilakukan untuk menjamin bahwa hanya vendor yang ‘berkualitas’ yang bisa ikut dalam penyediaan barang/jasa.

• Dilakukan dengan memberi penghargaan dan sanksi.

• Penghargaan adalah apresiasi kepada penyedia barang/jasa sesuai prestasi yang dilakukan.

• Sanksi adalah pemberian tindakan kepada penyedia barang/jasa atas pelanggaran yang dilakukan.

41

• Pelanggaran dan sanksi dihitung dalam bentuk point penghargaan dan point pelanggaran yang bersifat akumulatif.

• Pengelompokan supplier : (contoh nilai akumulasi poit)

• Hijau : positif sampai -30.• Kuning : -31 sampai – 60• Merah : - 61 sampai -120• Hitam : kurang atau sama dengan -121

42

Contoh penilaian penghargaan

• Mendaftar dalam kegiatan pengadaan dan lulus prakualifikasi ( point 1)

• Mengajukan penawaran secara lengkap dan lulus seleksi administrasi (point 1)

• Ditunjuk sebagai pemenang (point 5)• Spesifikasi dan deliver time sesuai dengan

persyaratan (point 5)• Implementasi safety management sesuai

dengan ketentuan (point 10)43

Contoh point pelanggaran

• Mendaftar sebagai peserta dan mengambil dokumen tetapi tidak mengajukan penawaran (point -5)

• Tidak hadir dalam memberikan tanggapan secara tertulis pada waktu klarifikasi administrasi dan teknis tanpa penjelasan (point -10)

• Terlambat menyampaikan dokumen penawaran setelah proses negosiasi (point – 10)

44

Lanjutan…

• Terlambat menandatangai kontrak tanpa alasan yang dapat diterima (-15)

• Terlambat menyelesaikanpekerjaan (-15)• Melaksanakan pekerjaan yang performancenya

tidak sesuai tetapi masih dapat diterima (-30)• Tidak memasok barang seluruhnya sesuai

perjanjian (GR) (-60)• Mengajukan sanggahan yang terbukti tidak benar

(-30)

45

• Membatalkan penawaran sebelum ditunjuk sebagai pemenang (-30)

• Membatalkan penawaran setelah ditunjuk sebagai pemenang (-60)

• Tidak bersedia menyerahkan jaminan pelaksanaan/perpanjangan jaminan pelaksanaan (-30)

• Tidak memenuhi syarat safety dan menyebabkan insident pencemaran lingkungan/kebakaran dll (-60)

46

Pelanggaran yang langsung mengelompokkan ke dalam Merah atau

Hitam• Sedang dalam sengketa dengan perusahaan di

pengadilan (merah)• Pengurus /pemilik saham ditetapkan sebagai

tersangka tindak pidana berkaitan dengan pengadaan perusahaan (merah)

• Terbukti mengakibatkan kecelakaan fatal dengan nilai kerugian tertentu (hitam)

• Terbukti melakukan persekongkolan harga dengan pihak penyedia barang/jasa lain (hitam)

47

• Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain (hitam)

• Memalsukan data atau menyampaikan keterangan palsu (hitam)

• Berdasarkan komite sanksi,Melakuan kolusi, korupsi, gratifikasi ,suap dalam bentuk dan cara apapun kepada pejabat/keluarga pemberi kerja.(hitam)

• Memasok barang palsu/ rekondisi(hitam)• Dinyatakan bangkrut/pailit (hitam)

48

Konsekuensi

• Hijau : Prioritas dalam pengadaan barang/jasa• Kuning : tetap diperbolehkan tetapi tidak

menjadi prioritas.• Merah : Tidak boleh mengikuti kegiatan

pengadaan selama satu tahun sejak sanksi dimasukkan ke dalam sistem.

• Hitam : Harus dikeluarkan selamanya dari daftar penyedia barang jasa (berlaku untk perusahaan,pemilik atau pengurusnya)

49

Contoh lain dalam evaluasi supplier

50

PT. TEKNIKAINDONESIA

Terimakasih

51