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8/19/2019 Sesión 03. Gestión Del Alcance JS Rev01
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Jesús Soto LugoMg. Ing., PMP
jesussotol@hotmail.com
Gestión del Alcance
Gerencia de Proyectos
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Sin una clara definición del alcance, “un pequeñocambio o adición” aparentemente inofensivopuede corromper el alcance hasta agotar eltiempo y el presupuesto.
Cada cambio puede sonar tan simple que seacepta sin revisión. Pero la suma de todos loscambios pequeños tiene un gran impacto.
Corrupción del Alcance
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Comprender la importancia de la Gestión delAlcance.
Entender los procesos clave de la Gestión delAlcance y las buenas prácticas para suaplicación.
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Objetivos de aprendizaje
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Agenda
Recursos
Aspectos Clave
Procesos de la Gestión del Alcance
Importancia de la Gestión del Alcance
Caso Práctico
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Importancia de la Gestión del Alcance
• Garantiza que el proyecto contenga todo el trabajorequerido para complementarlo con éxito.
• Formaliza y documenta las definiciones, acuerdos yaceptaciones del trabajo realizado y de los productosfinales.
• Orienta el trabajo realizado hacia los objetivos yentregables previamente acordados.
• Asegura que se realice solamente el trabajo previsto y seobtenga la aceptación del mismo.
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Gestión del Alcance del Proyecto
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Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del
Producto
ProyectoMeta
• Diseño, implementación y puesta enmarcha de la ampliación de la capacidadde transmisión del INTER.
Objetivo
• Integrar todos los componentes de
proyecto a la actividad principal delnegocio.
• Homologación del equipamiento en cadapaís antes de la implementación.
ProductoMeta
• Infraestructura y equipamiento paraproporcionar las condiciones necesariaspara la ampliación del INTER.
Objetivo
• Obtener velocidades de transmisión hasta70 Gb/s.
• Porcentaje de inoperatividad del sistemamáxima de 0.4% (5 min 11 seg. por día.)
• Utilizar equipamiento de transmisiónestandarizado según norma ITU-T.
Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable SubmarinoInteramericano (INTER)”
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Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del
Producto
Alcance del Proyecto• Realizar el diseño del sistema
• Realizar la instalación, integración,configuración y pruebas del sistema degestión remoto.
• Ejecutar pruebas en fábrica delequipamiento de telecomunicaciones.
• Integrar el sistema de transmisiónexistente al nuevo sistema.
• Capacitar al personal de cada una de lasestaciones.
Exclusión: No se realizarán trabajos en laplanta submarina (planta seca y planta
húmeda)
Alcance del Producto• Cable Submarino Interamericano
funcionando a las siguientes capacidades:Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s
• Estaciones terminales implementadas consistema de redes de datos de categoría 6,energía eléctrica de -48 V dc y 220 Vac .
• Equipamiento debe cumplir con las
recomendaciones de la ITU-T y losestándares.
• Personal capacitado en el mantenimientooperativo el sistema de cable marino.
Exclusión: No se contempla la distribución
de la capacidad de transmisión a cadaoperadora.
Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable SubmarinoInteramericano (INTER)”
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Planificar la Gestión del
Alcance
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Planificar la Gestión del Alcance
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NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Nombre del Proyecto
Plan de Gestión del AlcanceCódigo
Página
Procesos de Definición del Alcance
Proceso para la Elaboración de la EDT
Proceso para la Elaboración del Diccionario EDT
Proceso para la Verificación del Alcance
Proceso para Control del Alcance
Plan de Gestión del AlcanceExplicación del
proceso detallado paraelaborar el enunciado
del alcance elproyecto.
Explicación del procesoque establece como semantendrá y aprobará
la EDT.Explicación del
procesos cómo seprocesarán las
solicitudes de cambiorelativas al enunciado
del alcance proyecto.
Explicación delproceso que permite lacreación de la EDT a
partir del enunciadodetallado del alcance
del proyecto. Explicación del procesocómo se aceptarán
formalmente losentregables.
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NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Nombre del proyecto
Plan de Gestión de RequisitosCódigo
Página
Actividades para la Identificación de losRequisitos
Actividades de Gestión de Configuración
Proceso de Priorización de Requisitos
Métricas de Producto
Estructura de Trazabilidad
Plan de Gestión de Requisitos
Explicación de cómo
serán planificadas,monitoreadas yreportadas lasactividades.
Explicación de laestructura de
trazabilidad parareflejar qué atributosde los requisitos se
presentarán.
Explicación del procesopara priorizar
requisitos.
Explicación de cómo
se iniciarán loscambios del producto,cómo se analizará el
impacto, cómo será elmonitoreo y reporte.
Explicación de lasmétricas del productoque se utilizarán y el
fundamento de su uso.
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Recopilar Requisitos
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Recopilar Requisitos
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Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de laorganización en su conjunto.
Requisitos de los interesados, describen las necesidades de uninteresado o grupo de interesados.
Requisitos de transición, describen capacidades temporales, tales comoconversión de datos y requisitos de capacitación.
Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones ycaracterísticas del producto, servicio o resultado.
Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otrascondiciones que el proyecto debe cumplir.
Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios paravalidar la finalización exitosa de un entregable del proyecto.
Clasificación de Requisitos
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ObjetivoObtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, a travésde la creación de maquetas o modelos.
Desafío: ¿Cómo construir algo tan rápido?
Utilizando un desarrollo rápido, de bajo desempeño, que servirá de
base para el desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo deprototipo (En sistemas se conoce como 4GL).
Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad deeditar los datos, sólo para ilustrar las interfaces y funcionalidad)
Crear sólo los componentes o módulos clave
Tipos Prototipos no operacionales Prototipos operacionales
Prototipos
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NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Nombre del Proyecto
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOSCódigo
Página
Requisitos de la Empresa
ObjetivosEmpresa Proyecto
Requisitos FuncionalesInteresado Prioridad Impacto Id Detalle
Requisitos No FuncionalesInteresado Prioridad Impacto Id Detalle
Requisitos de CalidadInteresado Prioridad Impacto Id Detalle
Criterios de AceptaciónÍtem Criterio
Criterios de Restricciones de Requisitos
Ítem Restricción
Documentación de Requisitos
Para los requisitos
debe documentarse:los interesados,
prioridad, impacto ydescripción
Los requisitos nofuncionales pueden
ser rendimiento,seguridad,usabilidad,
operatividad, entreotros.
Los requisitos de la
empresa incluyenobjetivos, reglas yprincipios rectores
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NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Nombre del Proyecto
Matriz de Trazabilidad de Requisitos
IDDescripción deRequerimientos
Necesidadesdel Negocio
Objetivosdel
Proyecto
EntregablesEDT
Diseño delProducto
Desarrollodel
Producto
Caso dePrueba
Matriz de Trazabilidad
• Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta losentregables.
• Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con losobjetivos del proyecto.
• Medio para realizar seguimiento.
• Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados
con el alcance del producto.
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Definir el Alcance
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Definir el Alcance
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Enunciado del AlcanceNOMBRE DE LA EMPRESAVersión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Nombre del Proyecto
ENUNCIADO DEL ALCANCE
Código
Página
Descripción del Alcance del Producto
Criterios de Aceptación del Producto
Ítem Criterios de Aceptación
Entregables del Proyecto
Fase Entregable
Exclusiones del Proyecto
Restricciones
Supuestos
Factor Impacto Descripción
Condiciones que
deben cumplirse antesde que se acepten los
entregables.
Cualquier producto,
resultado o capacidadque resulta del
proyecto (único yverificable).
Características delproducto, servicio o
resultado.
Factores limitantes
que afectan laejecución delproyecto.
Identificaexplícitamente loque está fuera del
alcance delproyecto.
Son factores de laplanificación que son
consideradosverdaderos.
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Descripción del Enunciado del Alcance del ProductoDesarrollo e implementación de Software Logístico SX que gestione la integración del áreade compras brindando información en tiempo real.
Se desarrollarán las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde
dispositivos portátiles (PDA’s).
El sistema contará con una interfaz que permita al usuario consultar dinámicamente lainformación del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas.
Criterios de Aceptación del ProductoDiseño: Arte gráfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa.
Usabilidad: Uso intuitivo y personalización de dashboard.
Interoperabilidad: integración con sistemas de la empresa. De igual forma exportación dereportes y datos en formatos estándar,
Desempeño: Acepta 100 sesiones de usuarios simultáneos sin disminuir mas del 70% derendimiento respecto a un usuario único.
Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3.
SupuestosLos usuarios dispondrán de tiempo suficiente para participar activamente en el análisis,diseño, pruebas y capacitación.
Ejemplo: Enunciado del Alcance
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Entregables del ProyectoDocumentación del desarrollo e implementación.
Manuales de uso
Manuales de operación y administraciónCapacitación del personal
Garantía escrita para corrección de errores ocultos, sin cargo y durante un año.
ExclusionesLicencias de Software
No incluye los equipos de cómputo, ni los PDA's en donde se instalará el sistema,.
Una vez implementada la aplicación se tendrá un periodo de 60 días de soporte técnico,vía telefónica; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será cubierto por partedel Cliente.
No se incluye mantenimiento a la aplicación una vez implementada.
RestriccionesEl presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000.
El plazo de implementación no puede exceder 10 meses.
Ejemplo: Enunciado del Alcance
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Buenas Prácticas en la Definición del
Alcance
Mantener unalcancerealista
Involucrara los usuarios
finales
Tecnologíaestable yprobada
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Crear la EDT
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Crear la EDT
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Determinar la estrategia para la actividad de descomposición¿Quiénes participan?, ¿Cuánto tiempo?
Identificar el nivel mas alto de componentesEjemplo: Productos, fases, funciones.
Descomponer los niveles¿Cómo nombrar los componentes?, ¿Cuántos niveles?, ¿Cuánto detalle? ¿Hastaqué nivel descomponer?
Revisar y asegurarSe debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle deseados acordecon los requerimientos del proyecto.
Descomposición
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Actividades EDT
Identificar y analizar los entregables yel trabajo relacionado
Actividades de la Descomposición
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Estructurar y organizar la EDT
Descomponer los niveles superioresde la EDT en componentes detallados
Desarrollar y asignar códigos deidentificación a los componentes de la
EDTVerificar que el grado dedescomposición de los entregablessea el adecuado
Paquete de trabajo: Es el trabajodefinido a nivel más bajo del EDT, sepuede estimar y gestionar el costo yduración.
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Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo
1. Bicicleta
1.2Cadena
1.1Conjuntode marcos
1.3Ruedas
1.4Sistema de
frenos
1.1.1 Marco
1.5Integración
1.1.2 Manillar
1.1.3 Tenedor
1.1.4 Asiento
1.3.1 Rueda delantera
1.3.2 Rueda trasera
1.5.1 Concepto
1.5.2 Diseño
1.5.3 Montaje
1.5.4 Pruebas
1.5.4.1 Componentes
1.5.4.2 Producto
1.5.4.3 Cliente
1.6Gestión deproyecto
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Enunciado del alcance del proyecto
El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, losentregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.
EDT/WBSEs una descripción jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por elequipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear losentregables requeridos.
Diccionario de la EDT/WBS
Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables,actividades y planificación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
Componentes de la Línea Base del
Alcance
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Diccionario de la EDT
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Nombre del Proyecto
DICCIONARIO WBS
Código
Página
Código de Cuenta (EDT)Nombre del Paquete
de Trabajo (EDT)
Descripción
Supuestos y restriccionesResponsables
Hitos del cronograma
Actividades
Recursos
Estimaciones de costo
Criterios de aceptación
Referencias técnicas
Acuerdos
Dependencias EDT
Qué es, cómo es,características, entre
otros.El equipo que
interviene y el rol quedesempeñan
Quién, y cómo seobtendrá la validación
y aceptación delpaquete de trabajo
Qué relacionesprecedentes y
subsecuentes tiene elpaquete de trabajo
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Diccionario EDT (Simplificado)
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Nombre del Proyecto:
DICCIONARIO EDT (Simplificado)
Nivel Código EDT Nombre Descripción Entregables Presupuesto Recursos
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Ejemplo: Diccionario de la EDT
Nivel
CódigoEDT
Nombredel
elementoDefinición
Númerode
controlde costo
Organizaciónresponsable
1 1EDTBicicleta
Todos los componentes ysubconjuntos necesarios paraespecificar el diseño, montaje ypruebas de una bicicletapersonalizada
30512Ventas cliente ysoporte
2 1.1Conjuntode marcos
los componentes individuales que juntos constituyen el marco una vezse reúnen
30513Ventas cliente ysoporte
3 1.1.1 MarcoLa estructura de acero tubular unidada la que se unen otros componentes.Proporciona diseño básico y la fuerza
30513Departamento deingeniería
3 1.1.2 Manillar
Utilizado por el piloto para dirigir labicicleta. También sirve como puntode unión para los frenos, la luz y otrosaccesorios. Estilo para serseleccionado por el cliente
30513Ventas cliente ysoporte
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WBS Chart Pro
Facilita la comunicación ydocumentación de la EDTy del diccionario de laEDT
Información de lasactividades
Información de laEDT
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WBS Chart Pro
Ejemplo: Diagrama EDT
Se integra fácilmente conMS Project.
Una vez desarrollada laEDT, se puede exportar aMS Project.
La información ingresadaen el MS Project se reflejará
en el WBS Chart Pro.
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WBS Chart Pro
Permite personalizar la presentación de la EDT, con información adicionalcomo porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.
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Validar el Alcance
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Validar el Alcance
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Controlar la Calidad Se ocupa principalmente de corroborar
la corrección de los entregables y sucumplimiento con los requisitos decalidad.
Validar el Alcance Validar el Alcance es el proceso de
formalizar la aceptación de losentregables del proyecto que se hayancompletado.
Se ocupa de la aceptación de losentregables.
Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validarel Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo
Controlar la Calidad Vs. Validar el
Alcance
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El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar elproceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable.
Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance
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Controlar el Alcance
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Controlar el Alcance
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Controlar el Alcance
• Permite monitorear el estado del alcance del proyecto y delproducto, y la gestión de cambios a la línea base del alcance.
• Asegura que las acciones preventivas o correctivas seprocesen a través del proceso de Realizar el Control Integradode Cambios.
• Se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden yse integran con los otros procesos de control.
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El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar elproceso, con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajorealizado.
Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance
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Aspectos Clave
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¿Por qué es importante la Gestión delAlcance?
¿Qué procesos clave y buenas prácticas serecomiendan para la Gestión del Alcance?
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Aspectos clave
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Una adecuada gestión del alcance permite realizar el sólo eltrabajo necesario para cumplir con el objetivo del proyecto.
El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes deque inicie el trabajo.
La participación de los interesados en la definición delalcance es importante y necesaria.
Luego de cada fase o al completar un entregable se debevalidar el trabajo realizado. Como resultado se tendrá laaceptación formal del cliente o sponsor.
Controlar el alcance implica comparar el trabajo completadocon la línea base del alcance. Las variaciones puedenindicar que no se está realizando el trabajo planeado o quese desarrollan actividades fuera del alcance.
Aspectos Clave