Post on 25-Jun-2015
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Middle ManagementMiddle Management
Time Management
I principiPrincipi necessari per la gestione del tempo
• Legge di Pareto• Legge di Parkinson• Il tempo è una risorsa finita
I principi: legge di ParetoI principi: legge di Pareto
Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.
Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:
l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause
economia: ◦l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della
popolazione.◦il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite.
qualità: ◦il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo
produttivo genera l'80% delle non conformità totali.
◦l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.
Legge di Pareto: esempiLegge di Pareto: esempi
Legge di Pareto e il tempoLegge di Pareto e il tempo
Tempo:
l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati;
Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.
Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per
il suo completamento
Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività
aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.
I principi: legge di ParkinsonI principi: legge di Parkinson
Lo strumento: il calendarioAnalisi del calendario
• Quali strumenti ?• Calendario di Outlook 2003• Calendario di Outlook 2007• Gli appuntamenti
Lo strumento: il calendarioLo strumento: il calendario
Calendario Outlook 2003Calendario Outlook 2003
Calendario Outlook 2007Calendario Outlook 2007
Aprire Outlook sul CalendarioAprire Outlook sul Calendariohttp://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
Calendario: gli appuntamentiCalendario: gli appuntamenti
Appuntamento = Azione
Disattivare i promemoria di default◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040
Appuntamenti con sé stessi◦Altri = contraenti forti◦Noi = contraenti deboli
Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine
Lavorare per PrioritàDiagramma Importante/Urgente
• Diagramma di Covey• Errori comuni
La 4° generazione di “Gestione del Tempo”La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste
nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.
Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli
Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempoMatrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo
Quadrante 1: Urgente-ImportanteQuadrante 1: Urgente-Importante
crisi, problemi, urgenze, emergenze;Fino a quando siamo concentrati nel
quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci;
Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4
Vostri suggerimenti:◦
Quadrante 3: Urgente- Non ImportanteQuadrante 3: Urgente- Non Importante
Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri;
Interruzioni, telefonate, certe riunioniVostri suggerimenti:
◦
Quadrante 4: Non Urgente- Non ImportanteQuadrante 4: Non Urgente- Non Importante
Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle;
Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri.
Vostri suggerimenti:◦
Quadrante 2: Non Urgente - ImportanteQuadrante 2: Non Urgente - Importante
Regno delle persone efficaci ed efficienti;Una efficace pianificazione impedisce che
le Attività si spostino sul quadrante 1Il tempo per il quadrante 2 deve essere
trovato eliminando il 3 e il 4Vostri suggerimenti:
◦
Errori comuniErrori comuni
Applicare il metodo LIFO invece del FIFONon saper dire di NO (bisogna avere un
“SI" più grande che ci appassiona);Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che
ci divertono ma che non sono importantiDare priorità a lavori faciliVostri suggerimenti:
◦
La pianificazioneMetodologie di Pianificazione
• Overview sul tempo• 4 livelli di Overview• Monitorare le pianificazioni
OverviewOverview
La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommare molto velocemente dal particolare al generale e viceversa.
“agire locale, ma pensare globale”.
Overview sul tempoOverview sul tempo
MESEMESE
SETTIMANASETTIMANA
GIORNO/ORAGIORNO/ORA
ANNOANNO
++
--
Overview dell’annoOverview dell’anno
Quando: ◦1 mese prima
Cosa fare:◦Definire il PdA◦Check ed Act dell’anno trascorso◦Studiare il tempo futuro (feste, fiere,
anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)
Overview del meseOverview del mese
Quando: ◦Due o tre giorni prima della fine del mese
Cosa fare:◦Check ed Act del mese trascorso◦Studiare il prossimo mese: Su quali categorie lavoro ? Quali attività importanti ?
◦Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )
Overview della settimanaOverview della settimana
Quando: ◦venerdì
Cosa fare:◦Check ed Act della settimana trascorsa◦Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)◦Studiare le Attività su cui lavorare◦Azioni importanti
Overview della settimanaOverview della settimana
Quando: ◦La sera, prima di chiudere la giornata
Cosa fare:◦Check ed Act della giornata trascorsa◦Controllare le Attività non lavorate e
riposizionarle nel tempo◦Studiare il domani (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)◦Studiare le Attività su cui lavorare◦Azioni importanti
Vantaggi della PianificazioneVantaggi della Pianificazione
Permette l’anticipazione mentaleAttiva il SAREvita le distrazioniStimola l’EustressPermette di rimanere sul Quadrante 2 ed
impedisce di “cadere” sul Quadrante 1Scarica l’ Inconscio, libera risorse per
Conscio e SubconscioGenera controllo, quindi sicurezza e
tranquillitàVostri suggerimenti ….
Monitorare le pianificazioniMonitorare le pianificazioni
valutare gli scostamenti tra quanto valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmentepianificato e quanto avvenuto realmente
Cause frequenti di scostamento:◦mancanza di autodisciplina nel rispettare il
piano scritto◦Sottostimare/sovrastimare il tempo◦eccedere il n° di attività◦eccesso di interruzioni non gestite◦“altri” che tendono a prevaricarci◦eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano
veramente ?)◦scarsa leadership verso i ns. impegni
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giovedì 04 settembre08.30 – 18.30
Gestire il team & motivare la squadra