Post on 05-Aug-2020
GESTIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES
INDICE No Conformidades en la plataforma digital Qualitas CLOUD
1.Introducción2.Como acceder a las No Conformidades3.Apertura de no conformidades4.Visualizar no conformidades creadas5.Operaciones globales6.Crear acciones7.Visualizar históricos8.Vínculos de las No Conformidades
Funciones avanzadas para gestores con responsabilidades 1.Creación de tipologías de no conformidades2.Otras opciones3.Roles disponibles
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No Conformidades en la plataforma digital Qualitas CLOUD1. Introducción: Las normas ISO definen la NO CONFORMIDAD como “incumplimiento de un requisito” y REQUISITO como: “necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria” de forma más específica las normas piden el “control de producto no conforme” e indican: “La organización de asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y autoridades para tratar el producto no conforme”.
Para ello QC dispone en el apartado Biblioteca -‐ Manual del Sistema, del procedimiento denominado Gestion BD de NO CONFORMIDADES, donde se define el proceso de gestión de las NO Conformidades y se apoya en este manual. Todos los usuarios pueden abrir no conformidades, pero solo los responsables departamentales o personas a las que se les habilita permisos, pueden generar acciones de seguimiento y cierre.
De forma más específica las normas ISO indican el tratamiento que deben tener las no conformidades, indicando: “Cuando sea aplicable, la organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras: a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada; b) autorizando su uso, liberación o aceptación por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente; c) tomando acciones para impedir su uso o aplicación prevista originalmente; d) tomando acciones apropiadas a los efectos reales o potenciales, de la no conformidad cuando se detecta un producto no conforme después de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso.” indican también: “Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. Se deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido”.
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Por tanto, no solo es importante detectar las no conformidades, sino especialmente registrarla, así como las acciones que se han realizado para corregir sus consecuencias y cerrar la incidencia reflejada. Todos esos registros se conservan en la plataforma QC, tanto en No Conformidades Activas, como en No Conformidades Históricas.
2. Como acceder a las No Conformidades: Para poder acceder, visualizar o crear No Conformidades debemos ir a Aplicaciones Q, en el despegable aparece en primer lugar No Conformidades.
Picamos encima de No Conformidades.
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3. Apertura de No Conformidades: Una vez dentro de las “No Conformidades” podemos crearlas pulsando el botón/icono sobre Añadir. Se abre el formulario donde aparecen los campos a cumplimentar, siendo obligatorio:
• Titulo • Observaciones• Sede•Contrata, en el caso de disponer de la versión de CAE quedándose la No Conformidad vinculada a la contrata, la cual recibirá notificaciones.• Alguno de los implicados al objeto que aparezcan las tipologías vinculables:
•Clientes, quedándose la No Conformidad vinculada a la ficha del cliente.•Proveedores, quedándose la No Conformidad vinculada a la ficha del proveedor.•Usuarios implicados (la/s personas que han provocado las no conformidades) quedándose la No Conformidad vinculada a su ficha.•Procedimientos, quedándose la No Conformidad vinculada a dicho procedimiento.
Estos vínculos permiten analizar de forma individual en cada bloque afectado, las no conformidades en las que ha
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estado vinculado.• Seleccionar la Tipología que corresponda
Si alguno de estos campos no son cumplimentados, no se guardará la No Conformidad.
El resto de campos solo opcionales, como son:• Coste de la no conformidad (en el caso de conocerlo -‐ pudiendo ser editable el formulario antes del cierre para agregarlo). • Archivo Anexo (se puede anexar a la apertura un documento, foto o imagen).
Una vez finalizada la cumplimentación de la No Conformidad, se pulsa guardar.
Si se quieres crear otra No Conformidad y para evitar volver a la lista, se pulsa en Guardar y Añadir, realizando la acción de archivo del registro actual y habilitando un nuevo formulario en blanco para seguir agregando registros.
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4. Visualizar No Conformidades creadas: Si existen No Conformidades abiertas por Vd o que le afectan, les aparecerá en la lista de activas, y con un conjunto de datos que pueden ser filtrados, exportados, así como realizar acciones: Negro: Cuando el texto de las No conformidades aparecen en color negro, significa que todavía esta dentro de fecha para su cierre (2 días). Verde: Significa que tienen acciones para su gestión. Rojo: Significa que ha caducado la fecha prevista de cierre y no tiene acciones vinculadas al registro. Al lado de cada No Conformidad aparece un conjunto de Acciones:
• Editar conformidad para modificar los contenidos de su apertura.
• Visualizar el contenido de la no conformidad.
• descargar el documento anexo a la apertura de la no conformidad.
• ! Apertura de acciones vinculadas a la no conformidad.
• Imprimir el contenido íntegro de la no conformidad, así como el contenido de las acciones vinculadas a la misma, al objeto de hacer más fácil la visualización de los datos para responsables no informatizados.
Existe un permiso para ver todas las no conformidades que solo otorga Dirección/Calidad
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Al objeto de identificar quién puede ver las diversas no conformidades y generar acciones, en Parametrización | Tipologías | Tipo de no conformidad: se muestra en la lista de tipos de no conformidad y las personas que reciben notificación ante la apertura y acciones, sobre cada tipo de no conformidad.
•La lista facilita la identificación de las personas que recibirán notificación y al editar se puede agregar o desagregar personas.
•Al exportar la lista de tipologías de no conformidades a excel, también exporta los nombres de los usuarios que recibirán notificaciones y pueden ver la no conformidad.
Existe un permiso que permite descargase en su escritorio un Acceso Directo. Esta función la otorga Dirección/Calidad, y su finalidad es poder acceder directamente al formulario de no conformidades sin integrar los datos de usuario y Password (con la imagen del navegador tipo). Recomendamos que solo se haga si hay medidas de seguridad sobre el acceso a ese escritorio, ya que se accede a la aplicación con la identidad del usuario que hizo la descarga.
•Deja registro del acceso directo a la no conformidades en LOPD.•Segundas descargas en el mismo escritorio u otro ordenador, anulan el acceso a la descarga anterior.
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5. Operaciones globales: Permite:
• Añadir • Acceder a históricos -‐ y de Histórico a activo• Ampliar y visualizar 100 registros seguidos en la lista• Exportar a excel todos los contenidos de la lista
Además se puede filtrar los diversos contenidos de la lista.
6. Crear Acciones: Para poder crear acciones pulsamos encima del icono acciones .
Pulsamos el botón/icono Añadir. Se despliega el formulario de acciones, donde disponemos de una pestaña para definir el tipo de acción que vamos a realizar, la cual quedará integrada a esa No Conformidad, con las siguientes posibilidades:
• Análisis y Cierre: Cierra el proceso y traspasa la no conformidad a la lista de históricos, desapareciendo de la lista de activos, (es el proceso final). Desde esta lista de históricos, el Rol de Calidad puede reactivarla. • Pendiente: integrando registros cuándo se está en trabajo.• Se hace compensación: (abonos o descuentos aceptados por el
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cliente).• Se hace innovación: cuando se abre una acción innovadora relacionada con la no conformidad.• Investigación de las causas. Cuando se acomete un análisis del por qué surgió esa no conformidad.• Verificación de la eficacia: cuando se hacen comprobaciones de la correcta subsanación.• Re-‐Activar: cuando se vuelve una acción desde histórico a activa.
7. Visualizar históricos: Para poder ver las No Conformidades que han sido cerradas y por lo tanto han pasado a Históricos solo hay que pulsar sobre el botón-‐icono HISTÓRICOS.
Para volver a las No Conformidades Activas se vuelve a pulsar desde el mismo botón-‐icono.
En esta lista exportable, se encontrarás todas las No Conformidades cerradas.
También se pueden imprimir las no conformidades lo que facilita la visión de los datos de su apertura y las acciones vinculadas a la no conformidad, así como remitirlas como PDF
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8. Vínculos de las No Conformidades: Para crear una No Conformidad se tiene que vincular a bases de datos implicadas, para permitir aparecer las tipologías que facilitan su creación. Estas bases de datos son:
•Usuarios•Clientes•Proveedores•Contratas•Procedimientos •Manual del sistema
En cada una de esas bases de datos, aparece el icono de no conformidad, lo cual permite acceder a la relación de no conformidades asociadas a ese registro, y desde ella a las acciones.
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Funciones avanzadas para gestores con responsabilidad1. Creación de tipologías de no conformidades: En el apartado: PARAMETRIZACIÓN -‐ TIPOLOGÍAS -‐ TIPOS DE NO CONFORMIDADES, se puede definir los tipos de tipologías.
Cada tipología se tiene que vincular a uno de los grupos de afectados:•Clientes•Proveedores•Usuarios•Procedimientos•Contratas (para la versión de contratas)
En cada tipología se le asigna un nombre identificativo que clasifica la No Conformidad; se marca si permite acceso a las contratas para su creación; y se asigna las personas o Usuarios que deben recibir los avisos de la apertura, acciones o cierre de la misma. Estas personas deben ser los responsables departamentales que deben estar informados. Junto con el usuario que cree la no conformidad serán las únicas que las podrán ver, salvo el permiso de verlas todas, que asigna Dirección/calidad.
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2. Otras Opciones Se puede establecer un tipo de No Conformidades SENSIBLES solo accesibles para Dirección y calidad, al objeto que ciertas no conformidades cuyo contenido sea delicado para la organización, no sean visibles para el resto de los usuarios en las listas.
Se puede vincular cualquier tipo de no conformidad a Contratas, (en la versión de contratas).
Las cajas de implicados, disponen de un campo en la parte superior, que permite identificar con rapidez el registro al que vincular la no conformidad, al escribir 4 letras de su nombre de identificación. Una No Conformidad mal cerrada, puede ser REACTIVADA desde históricos, lo que la envía a Activas y permite seguir agregando registros.
2. Roles disponibles
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Existe un conjunto de permisos o Roles, que limitan el acceso en las funciones de No Conformidad, los cuales se pueden adaptar a requerimientos del cliente, estando preestablecidos:
• TODOS LOS USUARIOS (Empleado)• Listar: pueden acceder a la lista de no conformidades.• Crear: pueden dar de alta no conformidades.• Visualizar acciones: pueden ver los registros de no conformidad.
•RESPONSABLES DEPARTAMENTALES Además de las anteriores:
• Crear acciones: incluido el cierre.• Histórico: visualiza las acciones en el apartado de histórico.
•DIRECCIÓN Y CALIDAD Además de las anteriores:
• Editar: permite editar el formulario de apertura de la no conformidad y modificar sus contenidos siempre que esté activa.
• Imprimir: Permite imprimir la no conformidad y sus registros asociados.• NC Sensible: crear y visualizar las no conformidades marcadas como sensible.• Reactivar: desde el apartado de históricos, poder traspasar al listado de activas las no conformidades, al objeto de seguir agregando registros.
• Ver todas las no conformidades: Permite ver en la lista todas las no conformidades aunque no se esté vinculado a los avisos (puede ser otorgado a otros roles)
• Descargar Acceso Directo: Permite crear un acceso directo al formulario de no conformidades en el escritorio. (puede ser otorgado a otros roles)
•QC servicios• Eliminar. Esta opción no se deja disponible, al objeto de evitar la eliminación por error de los usuarios dado que no se puede reconstruir en fechas, y por tanto solo se eliminan a solicitud de la dirección.
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