GESTIÓN  DE  LAS  NO  CONFORMIDADES

INDICE     No  Conformidades    en  la  plataforma  digital  Qualitas  CLOUD

1.Introducción2.Como  acceder  a  las  No  Conformidades3.Apertura  de  no  conformidades4.Visualizar  no  conformidades  creadas5.Operaciones  globales6.Crear  acciones7.Visualizar  históricos8.Vínculos  de  las  No  Conformidades

    Funciones  avanzadas  para  gestores  con  responsabilidades  1.Creación  de  tipologías    de  no  conformidades2.Otras  opciones3.Roles  disponibles

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No  Conformidades    en  la  plataforma  digital  Qualitas  CLOUD1.  Introducción:   Las  normas  ISO  definen  la  NO  CONFORMIDAD  como  “incumplimiento  de  un  requisito”  y  REQUISITO  como:  “necesidad  o   expectativa   establecida,  generalmente  implícita  u  obligatoria”  de   forma  más  específica  las  normas  piden  el  “control  de  producto  no  conforme”  e  indican:     “La  organización  de  asegurarse  de  que  el   producto   que  no   sea  conforme  con   los   requisitos   del   producto,   se  identifica   y   controla   para   prevenir   su   uso   o   entrega   no   intencionados.   Se   debe   establecer   un   procedimiento  documentado  para  definir  los  controles  y  las  responsabilidades  y  autoridades  para  tratar  el  producto  no  conforme”.

  Para  ello  QC  dispone  en  el  apartado  Biblioteca  -­‐  Manual  del  Sistema,  del  procedimiento  denominado  Gestion  BD  de  NO  CONFORMIDADES,  donde  se  define  el  proceso  de  gestión  de  las  NO  Conformidades  y  se  apoya  en  este  manual.     Todos  los  usuarios  pueden  abrir  no  conformidades,  pero  solo  los  responsables  departamentales  o  personas  a  las  que  se  les  habilita  permisos,  pueden  generar  acciones  de  seguimiento  y  cierre.    

  De   forma  más   específica   las   normas   ISO   indican   el   tratamiento   que   deben   tener   las   no   conformidades,  indicando:  “Cuando  sea  aplicable,  la  organización  debe  tratar  los  productos  no  conformes  mediante  una  o  más  de  las  siguientes   maneras:   a)   tomando   acciones   para   eliminar   la   no   conformidad   detectada;   b)   autorizando   su   uso,  liberación  o  aceptación  por  una  autoridad  pertinente  y,  cuando  sea  aplicable,  por  el  cliente;  c)  tomando  acciones  para  impedir  su  uso  o  aplicación  prevista  originalmente;  d)  tomando  acciones  apropiadas  a  los  efectos  reales  o  potenciales,  de  la  no  conformidad  cuando  se  detecta  un  producto  no  conforme  después  de  su  entrega  o  cuando  ya  ha  comenzado  su   uso.”   indican   también:  “Cuando   se  corrige  un  producto   no   conforme,  debe  someterse  a   una  nueva  verificación  para   demostrar     su   conformidad   con   los   requisitos.   Se   deben   mantener   registros   de   la   naturaleza   de   las   no  conformidades  y  de  cualquier  acción  tomada  posteriormente,  incluyendo  las  concesiones  que  se  hayan  obtenido”.  

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  Por  tanto,  no  solo  es  importante  detectar  las  no  conformidades,  sino  especialmente  registrarla,  así  como  las  acciones  que  se  han  realizado  para  corregir  sus  consecuencias  y  cerrar  la  incidencia  reflejada.  Todos  esos  registros  se  conservan  en  la  plataforma  QC,  tanto  en  No  Conformidades  Activas,  como  en  No  Conformidades  Históricas.

2.  Como  acceder  a  las  No  Conformidades:   Para  poder  acceder,  visualizar  o  crear  No  Conformidades  debemos  ir  a  Aplicaciones  Q,  en  el  despegable  aparece  en  primer  lugar  No  Conformidades.

  Picamos  encima  de  No  Conformidades.  

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3.  Apertura  de  No  Conformidades:     Una  vez  dentro  de  las  “No  Conformidades”  podemos  crearlas  pulsando  el  botón/icono  sobre  Añadir.       Se  abre  el  formulario  donde  aparecen  los  campos  a  cumplimentar,  siendo  obligatorio:

•  Titulo  •  Observaciones•  Sede•Contrata,  en  el  caso  de  disponer  de  la  versión  de  CAE  quedándose  la  No  Conformidad  vinculada  a  la  contrata,  la  cual  recibirá  notificaciones.•  Alguno  de  los  implicados  al  objeto  que  aparezcan  las  tipologías  vinculables:

•Clientes,  quedándose  la  No  Conformidad  vinculada  a  la  ficha  del  cliente.•Proveedores,  quedándose  la  No  Conformidad  vinculada  a  la  ficha  del  proveedor.•Usuarios  implicados  (la/s  personas  que  han  provocado  las  no  conformidades)  quedándose  la  No  Conformidad  vinculada  a  su  ficha.•Procedimientos,  quedándose  la  No  Conformidad  vinculada  a  dicho  procedimiento.

  Estos  vínculos  permiten  analizar  de  forma  individual  en  cada  bloque  afectado,  las  no  conformidades  en  las  que  ha  

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estado    vinculado.•  Seleccionar  la  Tipología  que  corresponda

  Si  alguno  de  estos  campos  no  son  cumplimentados,  no  se  guardará  la  No  Conformidad.

  El  resto  de  campos  solo  opcionales,  como  son:•  Coste  de  la  no  conformidad  (en  el  caso  de  conocerlo  -­‐  pudiendo  ser  editable  el  formulario  antes  del  cierre  para  agregarlo).  •  Archivo  Anexo  (se  puede  anexar  a  la  apertura  un  documento,  foto  o  imagen).

  Una  vez  finalizada  la  cumplimentación  de  la  No  Conformidad,  se  pulsa  guardar.  

  Si  se  quieres  crear  otra  No  Conformidad  y  para  evitar  volver  a  la  lista,  se  pulsa  en  Guardar  y  Añadir,    realizando  la  acción  de  archivo  del  registro  actual  y  habilitando  un  nuevo  formulario  en  blanco  para  seguir  agregando  registros.

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4.  Visualizar  No  Conformidades  creadas:     Si  existen  No  Conformidades  abiertas  por  Vd  o  que  le  afectan,  les  aparecerá  en  la  lista  de  activas,  y  con  un  conjunto  de  datos  que  pueden  ser  filtrados,  exportados,  así  como  realizar  acciones:   Negro:  Cuando  el  texto  de  las  No  conformidades  aparecen  en  color  negro,  significa  que  todavía    esta  dentro  de  fecha  para  su  cierre  (2  días).   Verde:  Significa  que  tienen  acciones  para  su  gestión.   Rojo:  Significa  que  ha  caducado  la  fecha  prevista  de  cierre  y  no  tiene  acciones  vinculadas  al  registro.   Al  lado  de  cada  No  Conformidad    aparece  un  conjunto  de  Acciones:  

•    Editar  conformidad  para  modificar  los  contenidos  de  su  apertura.

•    Visualizar  el  contenido  de  la  no  conformidad.

•  descargar  el  documento  anexo  a  la  apertura  de  la  no  conformidad.

• !  Apertura  de  acciones    vinculadas  a  la  no  conformidad.

•   Imprimir  el  contenido  íntegro  de  la  no  conformidad,  así  como  el  contenido  de  las  acciones  vinculadas  a  la  misma,  al  objeto  de  hacer  más  fácil  la  visualización  de  los  datos  para  responsables  no  informatizados.

  Existe  un  permiso  para  ver  todas  las  no  conformidades  que  solo  otorga  Dirección/Calidad

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  Al  objeto  de  identificar  quién  puede  ver  las  diversas  no  conformidades  y  generar  acciones,  en  Parametrización  |  Tipologías  |  Tipo  de  no  conformidad:  se  muestra  en  la  lista  de  tipos  de  no  conformidad  y  las  personas  que  reciben  notificación  ante  la  apertura  y  acciones,  sobre  cada  tipo  de  no  conformidad.  

•La  lista  facilita  la  identificación  de  las  personas  que  recibirán  notificación  y  al  editar  se  puede  agregar  o  desagregar  personas.

•Al  exportar  la  lista  de  tipologías  de  no  conformidades  a  excel,  también  exporta  los  nombres  de  los  usuarios  que  recibirán  notificaciones  y  pueden  ver  la  no  conformidad.

Existe  un  permiso  que  permite  descargase  en  su  escritorio  un  Acceso  Directo.  Esta  función  la  otorga  Dirección/Calidad,  y  su  finalidad  es  poder  acceder  directamente  al  formulario  de  no  conformidades  sin  integrar  los  datos  de  usuario  y  Password  (con  la  imagen  del  navegador  tipo).     Recomendamos  que  solo  se  haga  si  hay  medidas  de  seguridad  sobre  el  acceso  a  ese  escritorio,  ya  que  se  accede  a  la  aplicación  con  la  identidad  del  usuario  que  hizo  la  descarga.

•Deja  registro  del  acceso  directo  a  la  no  conformidades  en  LOPD.•Segundas  descargas  en  el  mismo  escritorio  u  otro  ordenador,  anulan  el  acceso  a  la  descarga  anterior.

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5.  Operaciones  globales:     Permite:        

•  Añadir  •  Acceder  a  históricos  -­‐  y  de  Histórico  a  activo•  Ampliar  y  visualizar  100  registros  seguidos  en  la  lista•  Exportar  a  excel  todos  los  contenidos  de  la  lista

  Además  se  puede  filtrar  los  diversos  contenidos  de  la  lista.

6.  Crear  Acciones:     Para  poder  crear  acciones  pulsamos  encima  del    icono  acciones   .

Pulsamos  el  botón/icono  Añadir.     Se  despliega  el  formulario  de  acciones,  donde  disponemos  de  una  pestaña  para  definir  el  tipo  de  acción  que  vamos  a  realizar,  la  cual  quedará  integrada  a  esa  No  Conformidad,  con  las  siguientes  posibilidades:

•  Análisis  y  Cierre:  Cierra  el  proceso  y  traspasa  la  no  conformidad  a  la  lista  de  históricos,  desapareciendo  de  la  lista  de  activos,  (es  el  proceso  final).  Desde  esta  lista  de  históricos,  el  Rol  de  Calidad  puede  reactivarla.  •  Pendiente:  integrando  registros  cuándo  se  está  en  trabajo.•  Se  hace  compensación:  (abonos  o  descuentos  aceptados  por  el  

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cliente).•  Se  hace  innovación:  cuando  se  abre  una  acción  innovadora  relacionada  con  la  no  conformidad.•  Investigación  de  las  causas.  Cuando  se  acomete  un  análisis  del  por  qué  surgió  esa  no  conformidad.•  Verificación  de  la  eficacia:  cuando  se  hacen  comprobaciones  de  la  correcta  subsanación.•  Re-­‐Activar:  cuando  se  vuelve  una  acción  desde  histórico  a  activa.

7.  Visualizar  históricos:     Para  poder  ver  las  No  Conformidades  que  han  sido  cerradas  y  por  lo  tanto  han  pasado  a  Históricos  solo  hay  que  pulsar  sobre  el  botón-­‐icono  HISTÓRICOS.

  Para  volver  a  las  No  Conformidades  Activas  se  vuelve  a  pulsar  desde  el  mismo  botón-­‐icono.

  En  esta  lista  exportable,  se  encontrarás  todas  las  No  Conformidades  cerradas.

  También  se  pueden  imprimir  las  no  conformidades  lo  que  facilita  la  visión  de  los  datos  de  su  apertura  y  las  acciones  vinculadas  a  la  no  conformidad,  así  como  remitirlas  como  PDF

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8.  Vínculos  de  las  No  Conformidades:     Para  crear  una  No  Conformidad  se  tiene  que  vincular  a  bases  de  datos  implicadas,  para  permitir  aparecer  las  tipologías  que  facilitan  su  creación.   Estas  bases  de  datos  son:

•Usuarios•Clientes•Proveedores•Contratas•Procedimientos  •Manual  del  sistema  

  En  cada  una  de  esas  bases  de  datos,  aparece  el  icono  de  no  conformidad,  lo  cual  permite  acceder  a  la  relación  de  no  conformidades  asociadas  a  ese  registro,  y  desde  ella  a  las  acciones.

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Funciones  avanzadas  para  gestores  con  responsabilidad1.  Creación  de  tipologías  de  no  conformidades:   En  el  apartado:  PARAMETRIZACIÓN  -­‐  TIPOLOGÍAS  -­‐  TIPOS  DE  NO  CONFORMIDADES,  se  puede  definir  los  tipos  de  tipologías.

  Cada  tipología  se  tiene  que  vincular  a  uno  de  los  grupos  de  afectados:•Clientes•Proveedores•Usuarios•Procedimientos•Contratas  (para  la  versión  de  contratas)  

  En  cada  tipología  se  le  asigna  un  nombre  identificativo  que  clasifica  la  No  Conformidad;    se  marca  si  permite  acceso  a  las  contratas  para  su  creación;  y  se  asigna  las  personas  o  Usuarios  que  deben  recibir  los  avisos  de  la  apertura,  acciones  o  cierre  de  la  misma.  Estas  personas  deben  ser  los  responsables  departamentales  que  deben  estar  informados.       Junto  con  el  usuario  que  cree  la  no  conformidad  serán  las  únicas  que  las  podrán  ver,  salvo  el  permiso  de  verlas  todas,  que  asigna  Dirección/calidad.

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2.  Otras  Opciones   Se  puede  establecer  un  tipo  de  No  Conformidades  SENSIBLES  solo  accesibles  para  Dirección  y  calidad,  al  objeto  que  ciertas  no  conformidades  cuyo  contenido  sea  delicado  para  la  organización,  no  sean  visibles  para  el  resto  de  los  usuarios  en  las  listas.

  Se  puede  vincular  cualquier  tipo  de  no  conformidad  a  Contratas,  (en  la  versión  de  contratas).

  Las  cajas  de  implicados,  disponen  de  un  campo  en  la  parte  superior,  que  permite  identificar  con  rapidez  el  registro  al  que  vincular  la  no  conformidad,  al  escribir  4  letras  de  su  nombre  de  identificación.     Una  No  Conformidad  mal  cerrada,  puede  ser  REACTIVADA  desde  históricos,  lo  que  la  envía  a  Activas  y  permite  seguir  agregando  registros.  

2.  Roles  disponibles

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  Existe   un   conjunto  de   permisos   o   Roles,  que   limitan  el   acceso   en   las   funciones  de  No   Conformidad,   los  cuales  se  pueden  adaptar  a  requerimientos  del  cliente,  estando  preestablecidos:

• TODOS  LOS  USUARIOS  (Empleado)• Listar:  pueden  acceder  a  la  lista  de  no  conformidades.• Crear:  pueden  dar  de  alta  no  conformidades.• Visualizar  acciones:    pueden  ver  los  registros  de  no  conformidad.

•RESPONSABLES  DEPARTAMENTALES     Además  de  las  anteriores:

• Crear  acciones:  incluido  el  cierre.• Histórico:  visualiza  las  acciones  en  el  apartado  de  histórico.

•DIRECCIÓN  Y  CALIDAD     Además  de  las  anteriores:

• Editar:   permite   editar   el   formulario   de   apertura   de   la   no   conformidad   y   modificar   sus   contenidos  siempre  que  esté  activa.

• Imprimir:  Permite  imprimir  la  no  conformidad  y  sus  registros  asociados.• NC  Sensible:  crear  y  visualizar  las  no  conformidades  marcadas  como  sensible.• Reactivar:  desde  el  apartado  de  históricos,  poder  traspasar  al  listado  de  activas  las  no  conformidades,  al  objeto  de  seguir  agregando  registros.

• Ver  todas  las  no  conformidades:  Permite  ver  en  la  lista  todas  las  no  conformidades  aunque  no  se  esté  vinculado  a  los  avisos  (puede  ser  otorgado  a  otros  roles)

• Descargar   Acceso  Directo:   Permite   crear  un  acceso  directo  al   formulario  de  no   conformidades   en  el  escritorio.  (puede  ser  otorgado  a  otros  roles)

•QC  servicios• Eliminar.  Esta  opción  no  se  deja  disponible,  al  objeto  de  evitar  la  eliminación  por  error  de  los  usuarios  dado  que  no  se  puede  reconstruir  en  fechas,  y  por  tanto  solo  se  eliminan  a  solicitud  de  la  dirección.

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