Post on 29-Jun-2015
PROJECTMATIG WERKEN
Luk Indesteege
VVJ 18 nov 2014 1
Overzicht van de inhoud
1. Verschillende manieren van werken
2. Wat is een project?
3. Fasen in een project
----------------------------
4. Beslissingen nemen
5. Projectbeheersing
projectmanagement
VVJ 18 nov 2014 2
Doelstellingen
Na deze bijeenkomsten:
heb je een basisinzichtin projectmatig werken
kan je een project faseren
weet je hoe beslissingen in een projectgenomen worden
heb je een inzicht in de 5 managementsaspecten van een project
VVJ 18 nov 2014 3
Werkwijze
oefeningen,
actieve inbreng van de deelnemers
beperkte stukjes theorie
praktijkvoorbeelden,
ervaringsuitwisseling
interactie en vragen
VVJ 18 nov 2014 4
Oefening 1 : kennismaking
1. Naam, functie of rol
2. Werk je nu in projecten? Wat is jouw taak hierin?
3. Wat zijn de problemen waar je tegenaan loopt in projecten?
4. Wat verwacht je van vandaag?
VVJ 18 nov 2014 5
Projectmatig werken is niet nieuw
VVJ 18 nov 2014 6
1. Er zijn meerdere
manieren van werken
1. Routinematig werken: seriewerkstandaardprocedures
2. Improviserend werken:innovatiecreativiteit
3. Projectmatig werken: eenmaligtussen improviserend en routinematig werken
Dit is geen kwalitatieve indeling!VVJ 18 nov 2014 7
2. Projectmatig werken
Tussen improviseren en seriewerk l
Een project heeft als kenmerken:
Doel opdrachtgever
Einddatum mijlpalen
Budget geld, werkuren
Structuur projectleider, medewerkers,werkpakketten WP
Een naam duidelijk, goed bekkend…
VVJ 18 nov 2014 8
structuur van een project
OpdrachtgeverDOEL
projectleider
WP1 WP2 WP3 WP4
Admin
VVJ 18 nov 2014 9
Oefening 2: Mijn project
omschrijf een eigen project
(thuis of op het werk):
doel
start en einddatum
projectleider
werkpakketten, medewerkers
VVJ 18 nov 2014 10
Drie succesvoorwaarden bij de start van een project
Het projectvoorstel met een haalbaar resultaat waarmee het gekozen doel bereikt wordt
De projectleiderDe geschikte persoon met de nodige competentiesen bevoegdheden om het doel te kunnen bereiken
De projectgroepeen divers team dat o.l.v. de projectleider alle
verschillende taken goed en tijdig uitvoert
VVJ 18 nov 2014 11
succesvoorwaarde 1: vragen over het projectvoorstel
Is er een akkoord over het op te lossenprobleem ?
Is er een akkoord over het doel vanhet project en zijn afbakening?
Zijn er tegengestelde belangen?
Is het resultaat duidelijk omschreven?
Is het resultaat een goede oplossingvoor het probleem?
VVJ 18 nov 2014 12
Oefening
Wat is de meerwaarde van jouw project? Waarom is de doelgroep of de maatschappij hierbij gebaat?
VVJ 18 nov 2014 13
succesvoorwaarde 2: vragen over de projectleider
kent hij/zij de organisatie en het thema?
is hij/zij bevoegd om te beslissen?
heeft hij/zij organisatietalent?
heeft hij/zij leidinggevende talenten?(mensen motiveren, communiceren, conflicten hanteren…)
kan hij/zij goed samenwerken met de opdrachtgever?
VVJ 18 nov 2014 14
succesvoorwaarde 3: vragen over het projectteam
zijn de betrokken groepen, afdelingen, …
vertegenwoordigd?
zijn de nodige (aanvullende) talenten aanwezig
is de nodige werktijd beschikbaar en ingepland?
aanvaarden de teamleden het leiderschap
van de PL?
VVJ 18 nov 2014 15
Oefening
Stel een lijst op met alle belanghebbenden in jouw project: mensen nodig voor de uitvoering, opdrachtgever, doelpubliek, experten, collega’s …
Waarom heb jij hen nodig? Waarom hebben zij jou nodig? Dus wat is de win-win voor elke partij?
VVJ 18 nov 2014 16
3. Fasering in een project
0. initiatief we gaan ‘iets’ doen
1. definitiefase akkoord over wat we willen + PL, grootte van budget
2. ontwerpfase plan opstellen, subsidiedossier?
3. voorbereiding afspraken maken
4. uitvoering nu gebeurt het
5. nazorg opruimen, onderhoud, toepassing
VVJ 18 nov 2014 17
Oefening 3:projectfasering
Herneem (per 2) een eigen project:
Omschrijf kort de 5 fasen1. Definitie
2. Ontwerp
3. Voorbereiding
4. Uitvoering
5. Nazorg
VVJ 18 nov 2014 18
Projectfase 1 : definitie
Doel: duidelijkheid over het project krijgen
Werkwijze:
Overleg over de opdracht, keuzes maken
Definiëren van doel en resultaat of middel
Bepalen van de einddatum
Nodige middelen (mensen, dagen) inschatten
Projectleider aanduiden
Eensgezindheid bereiken
Mijlpaal 1: akkoord over projectopzet
VVJ 18 nov 2014 19
Projectfase 2 : ontwerp
Doel: precies plan van aanpak
Werkwijze:
Brainstormen met projectmedewerkers
Activiteiten verdelen in fasen en werkpakketten
Tijdsplanning opmaken
Kosten berekenen, subsidiedossier schrijven
Mijlpaal 2 : een goedgekeurd projectplan(door de opdrachtgever) GO/NOGO
VVJ 18 nov 2014 20
Projectfase 3: voorbereiding
Doel: alles klaar hebben voor uitvoering
Werkwijze:
Draaiboek opstellen
Materialen bestellen
Mensen inplannen
Toeleveranciers vastleggen
Risico management
Mijlpaal 3 : startensklaar
VVJ 18 nov 2014 21
Projectfase 4 : uitvoering
Doel: projectresultaat bouwen
Werkwijze:
Stap voor stap uitvoeren
Kwaliteit bewaken
Risk management
Bijsturen
Mijlpaal 4: projectresultaat klaar op tijd, volgens plan
VVJ 18 nov 2014 22
Projectfase 5 : nazorg
Doel: verankering in organisatie, blijvend gebruik
Werkwijze:
Nazorgplan uitvoeren
Al het tijdelijke opruimen
Alle administratie afwerken
Toepassing of voortzetting systematiseren
Mijlpaal 5: project is af, resultaat blijft, doel bereikt
VVJ 18 nov 2014 23
Vragen over fasering ???
VVJ 18 nov 2014 24
Overzicht van de inhoud
1. Verschillende manieren van werken
2. Wat is een project?
3. Fasen in een project
----------------------------
4. Beslissingen nemen
5. Projectbeheersing
projectmanagement
VVJ 18 nov 2014 25
4. Beslismomenten
Mijlpalen in het project . Ze geven:
veiligheid voor de opdrachtgever
duidelijkheid voor de projectmedewerkers
houvast voor de projectleider
VVJ 18 nov 2014 26
Wie beslist, wanneer, waarover?
Beslissen is een keuze maken, de andere mogelijkheden vallen af
de projectleider beslist (met hetteam) gedurende elke fase
de opdrachtgever beslist bij elkemijlpaal (na elke fase)indien afwezig: adviesgroep
hoe: met beslisdocumenten
VVJ 18 nov 2014 27
Beslisdocumenten
1. Na de definitiefase: projectvoorstelAanleiding, doel, resultaat,
doelgroep, middelen, timing, kwaliteit
2. Na de ontwerpfase: plan van aanpakActiviteiten, fasering, gedetailleerd budget,…
3. Na de voorbereiding: draaiboekDetail van acties en middelen
4. Na de uitvoering: resultaatBeschrijving, eindrapport, nazorgplan
VVJ 18 nov 2014 28
Projectbeheersing : 5 beheersaspecten
Tijd mijlpalen
Geld budgetbewaking
Kwaliteit gestelde eisen
Informatie duidelijkheid voor allen
Organisatie eenduidige afspraken
Dit is de taak van een projectleider
VVJ 18 nov 2014 29
5.1. TIJD beheersen
werktijd per takenpakket en werkpakket WP
totale werktijd verdelen over WP
marges voorzien
heen en weer denken
doorlooptijd werktijd
parallelle acties zijn mogelijk balkenplanning
tijden strikt registreren en rapporteren
VVJ 18 nov 2014 30
BALKENPLANNING
J A N F E B M A A
Week 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
WP1
Taak 1
WP1
Taak 2
WP1
Taak 3
WP2
Taak 1
VVJ 18 nov 2014 31
Oefening 4:balkenplanning
Omschrijf de activiteiten bij het orgainseren van een fuif
Ontwerp Voorbereiding Uitvoering Nazorg
Teken een eenvoudige balkenplanning in maanden
VVJ 18 nov 2014 32
5.2. BUDGET beheersenTotale budget is de norm, en deelbudgetten per fase
marges zijn mogelijk tussen fases
kleine marges in geld = grotere marges in tijd of kwaliteit
werkelijke uitgaven strikt registreren
na elke fase budgetcontrole en bijsturing
vergeet de kosten achteraf niet (nazorgfase)
geen niet-gebudgetteerde uitgaven
VVJ 18 nov 2014 33
5.3. INFORMATIE beheersen
duidelijke en eenduidige informatie
goedgekeurd en op papier/pdf
niet alle info aan iedereen: overdaad schaadt
info aan opdrachtgever: in beslisdocumenten
info dient gearchiveerd
Naamgeving documenten!
VVJ 18 nov 2014 34
5.4. KWALITEIT beheersen
moeilijkst te omschrijven beheersfactor
eisen zo duidelijk mogelijk formuleren
Effect voor de gebruikers
Inhoud, omvang van het resultaat
Vorm van het resultaat
karakter is afhankelijk van fase:
1+2: kwaliteitseisen stellen
3+4: bewaken van de gestelde kwaliteit
4+5: toetsen of de gestelde kwaliteit behaald is
VVJ 18 nov 2014 35
5.5. ORGANISATIE beheersen
bevoegdheden en beslisstructuur vastleggen
relatie met rest van de organisatie de opdrachtgever moeit zich niet met de
uitvoering
de projectleider heeft bevoegdheid en vrijheid van handelen
de projectmedewerkers werken zelfstandig, overleggen en beslissen mee en rapporteren aan de projectleider
VVJ 18 nov 2014 36
Wat vind je van de volgende uitspraken van projectleiders
Iedereen weet toch zelf wel wat te doen zeker?
Kan ik Jan N. voor 10% op mijn project laten werken van nu tot het einde? Ik moet dit overmorgen weten…
Ik weet niet wat mijn collega’s en mijnexterne partners aan het doen zijn. Ik mag hopen dat ze op het project werken. Ik heb eigenlijk geen voeling met hen…
VVJ 18 nov 2014 37
In een prefecte wereld zijn projecten op tijd en binnen budget klaar, zonder grote problemen.
Maar we leven niet in een perfecte wereld. Er treden problemen op in onze projecten .
Beschouw dat als interessant en onthou dit: Laat ze nooit zien dat je aan het zweten bent…
38
Een ervaren projectleider:
VVJ 18 nov 2014
Risicomanagement
Onzekerheid is eigen aan een project
Risicomanagement is het identificeren en beoordelen van de onzekerheden of risico's en het vaststellen van beheersmaatregelen. Met beheersmaatregelen worden activiteiten bedoeld waarmee de kans van optreden of de gevolgen van risico's verkleind worden.
De impact van een risico:
Impact = kans(%) x gevolg(€)
VVJ 18 nov 2014 39
Risicotabel
nr Risico Impact% x €
Preventieve actie Evo-lutie
Curatieve actie
1
2
3
4
VVJ 18 nov 2014 40
VVJ 18 nov 2014 41
Oefening 5:risk-management
Project : fuifOmschrijf kort 5 risico’s (brainstorming)
Denk hierbij ook aan de fasenOntwerp, Voorbereiding en Uitvoering
Vul de Risk Management tabel in
VVJ 18 nov 2014 42
Vragen ???
VVJ 18 nov 2014 43
Dank u voor uw aandachtige medewerking!
VVJ 18 nov 2014 44