Omschakeling Grafisch Centrum28.02.2012

ER WAS EENS

Vroeger had elk district een eigen drukkerij.Anno 2012 is er een enorme diversiteit aan communicatiedragers. Drukwerk blijft belangrijk, maar er verschijnen steeds meer media waarmee de stad naar haar burgers kan communiceren.

Is het huidige “Grafisch Centrum” nog wel mee met zijn tijd?

2

ER WAS EENS

Tijden veranderen.En wij veranderen met hen.Omdat we geloven dat dit de enige juiste manier is om jou als opdrachtgever het beste te bieden.

Omdat we de enorme hoeveelheid aan communicatiemiddelen die er vandaag is ten volle willen benutten.

3

4

Het “Grafisch Centrum” houdt op te bestaan.

5

MC/O Drukkerij:Alles om jouw gedrukte communicatie nog vlotter en professioneler af te werken, mét oog voor detail en kwaliteit.

6

MC/O Creatie:Communicatieconcepten

Creatieve Strategie / Strategische Creatie

Art-Directing & Copywriting

Desktop Publishing

Fotografie

TEN DIENSTE VAN ONZE OPDRACHTGEVERS

Vandaag:1 op 1 uitvoerend.Gegeven de middelen en naar beste vermogen, zonder zich verder af te vragen hoe of waarom.

7

TEN DIENSTE VAN ONZE OPDRACHTGEVERS

Morgen:inspirerend, adviserend en uitvoerend.Bedenken, ontwikkelen en produceren van dragers die een toegevoegde waarde hebben.

8

CONCREET BETEKENT DAT:

Evenwicht verleggen:Tijd winnen op hoe we dingen aanpakken (efficientie & kwaliteit)

Ruimte creëren om samen de vraag waarom beter te kaderen.

9

ONZE WERKING VANDAAG

FotografieFotoreportageGeactualiseerde beeldbank

10

3 standalone processen, 5 producten.

CopywritingGeredigeerde tekstRedactionele inhoudNamen & Slogans

Creatie & DrukwerkOpmaakGedrukt communicatiemiddel

ONZE WERKING VANDAAG

Fotografieà la carte.

11

Insteek van de processen

CopywritingMatrix van talent & interesse per copywriterIedere copywriter waakt overeigen proces.

Creatie & DrukwerkVerticale top-down Drukkerij voedenMulti-press doorlooptijdenPull strategie

KLANT

IK WIL TEGEN 12/3 DRUKWERK!

EEN FLYER MET EEN FOTO VAN

DIVERSE MENSEN OF ZO.

COMMTOOLOG

Drukopdracht invullenOG

Opslaan en aanvullenOG

Mailen naarorderbegeleidingOG

Inschrijven in MultipressOB

Inplannen in drukkerijOB

Inplannen in studioTR

OrderbevestigingterugmailenOB

Inkomend materiaal checkOB

Inkomend materiaal checkDTP

Ander materiaal vragenDTP

Levert ander materiaal aanOG

Vraagt meer uitlegDTP

Geeft briefingOG

Maakt eerste ontwerpDTP

Hadden het verkeerd begrepenOG

Maakt tweede ontwerpDTP

Diverse bronnen geven feedbackOG

Vat feedback samenDTP

Maakt derde ontwerpDTP

Baas van klant wil ander formaatOG

Maakt vierde ontwerpDTP

Te weinig content voor formaatDTP

Komt tussen en redt de opdrachtKLB

Maakt vijfde ontwerpDTP

Geeft goed voor drukOG

Maakt drukklaar documentDTP

Stuurt door naar drukkerijOB

Kan eindelijk beginnen maar...DRUK

Formaat nog verkeerd op bonDRUK

Terug naar bovenDRUK

Past bon aanOB

Begint te drukkenDRUK

Afwerker vergetenOB

Afwerker inschakelenOB

Levering gaat foutOB

Oops, verkeerd formaatOG

Vraagt herdrukOG

OG

Prima product!

StressSlechte kwaliteit

Niet op tijd

Verkeerd geleverdAfwerking fout

Verkeerd formaat

ONZE WERKING VANDAAG

Geen synergieof integratie tussen de 3 processen. Nauwelijks inzicht in of voeling met elkaars werk.

CreatieProduct aanpak ipv project aanpak, geen notie van maatwerk, client-serving of opportinity.

Copywritingte vaak ingezet voor eindredactie, te weinig voor redactie.

DrukwerkNiet alle opdrachten zijn afgestemd op het machinepark.

FotografieVerwaterde aandacht

14

Waar faalt onze huidige werking (1/2)?

ONZE WERKING VANDAAG

In-take, screening en planning is een louter administratief proces. Hierdoor worden problemen niet bij de kop maar en-cours-de-route aangepakt.

Bottlenecks leggen onmiddellijk het volledige proces stil.

Problemen over meerdere stappenraken niet opgelost door lineaire werking.

Geen duidelijke rolverdelingtussen de entiteiten onderling.

15

Waar faalt onze huidige werking (2/2)?

ONZE WERKING VANDAAG

AfstandelijkWe werken afstandelijk, we nemen je niet mee in het proces.

DoorlooptijdenWe laten je lang wachten.

Multi-aanspreekbaarJe kan ons via allerlei wegen en personen aanspreken waardoor veel energie en informatie verloren gaat.

OpportuniteitVragen en opdrachten die niet binnen het standaardproces kaderen laten we vaak links liggen.

TransparentOnze werking is niet transparant.

KwaliteitWe kunnen je geen kwaliteit garanderen.

16

Hoe laten we je in de steek?

ONZE WERKING VANDAAG

Campagnes:MC/KLB trekt het project en stuurt MC/O aan.

Andere (WAF):Verwaterde rolverdeling tussen MC/KLB en MC/O.

- Sturend- Adviserend - Aanleunend

17

Hoe werken we met KLB vandaag?

CONCLUSIE WERKING VANDAAG

De afdeling inboet op transparantie, kwaliteit en efficiëntie

De afdeling opdrachtgevers onvoldoende inhoudelijk kan adviseren of opvolgen

De afdeling geen ruimte heeft om te groeien

18

MC/O is verstikt in / verlamd door haar eigen processen waardoor:

HOE WE ONZE ROL MORGEN INVULLEN

Inspirerend / intensief met jou en KLB samenwerken op communicatie-projecten en sturen op gericht communiceren.

Adviserend / meer een expertiserol aannemen en adviseren in de praktische uitrol van communicatieprojecten.

Uitvoerend / effectieve processen installeren die kwaliteit garanderen.

19

ONZE WERKING MORGEN

MC/O CreatieHalffabrikaten: concepten, teksten, opmaak, webdesign, still & motion, drukklare pdf

20

2 standalone processen, # producten.

MC/O DrukkerijGedrukt communicatiemiddel

ONZE WERKING MORGEN

MC/O CreatieProjectteam aanpak: Samen met jou komen we tot een betere, effectievere en gerichtere uiting.

21

Insteek

MC/O Drukkerij“Push” middels een vast productgamma, afgestemd op het machinepark.

À la carte op aanvraag of extern.

MC/O CREATIE KIEST VOOR SAMENWERKING

‣ Maatwerk en creatieve concepten

‣ Project staat centraal

‣ Opdrachtgever en KLB zijndeel van het projectteam

‣ Duidelijke rolverdeling

‣ 1 project = meerdere dragers

22

ONZE WERKING MORGEN

23

4 types van projecten

CampagnesExtern ontwikkeld

CampagnesIntern ontwikkeld

WAFStandalone uitingen

Herdruk(on)gewijzigd

MC/O KLB voegt Creatie en opdrachtgever toe aan het projectteam

MC/O Creatie voegt KLB en opdrachtgever toe aan het projectteam

WERKWIJZE

Met ons werken is eenvoudig.

Geen tools. Geen formulieren.Bel ons: 03/338 64 86Mail ons: mc_creatie@stad.antwerpen.be

24

WERKWIJZE

Jouw vraag komt terecht bij 1 van onze 5 projectmanagers.

Je werkt dus niet langer samen met Creatie via de commtool.

Bel ons: 03/338 64 86Mail ons: mc_creatie@stad.antwerpen.be

25

WERKWIJZE

5 projectmanagers, at your service.‣ doen de intake van jouw opdracht‣ zijn single point of contact‣ werken alle mogelijke hindernissen weg‣ stellen projectteam samen en wijzen rollen

en taken toe‣ voegen jou en KLB toe aan projectteam‣ stellen planning op en bewaken timing,

kwaliteit en budget.

26

WERKWIJZE

Basecamp, dé project tool.‣ Transparantie & efficiëntie‣ Projectmanager is admin en stelt team

samen, maakt planning en zet taken op‣ Intuïtief & eenvoudig‣ Geen alwetende medewerkers, wel een

slimme organisatie.

27

DE ROLLEN IN HET PROCES

Wie doet wat?

28

DE ROLLEN IN HET PROCES

De Opdrachtgever heeft een doelstelling en wil hierover communiceren. Hij vertelt onze projectmanager waarover het gaat en wie zijn belangrijkste doelgroep is. De opdrachtgever is bij het volledige projectverloop betrokken.

29

DE ROLLEN IN HET PROCES

De Klantbeheerder is de ambassadeur van de klant. Hij vertelt onze projectmanager wat de bredere context van de boodschap is en met welke gevoeligheden we rekening moeten houden. De klantbeheerder geeft ons inside information en zorgt ervoor dat onze projecten perfect aansluiten bij de verwachtingen van de opdrachtgever. Hij is ook de brug tussen onze opdrachtgever en het politieke niveau.

30

DE ROLLEN IN HET PROCES

De Project Manager stelt het projectteam samen en zorgt ervoor dat alle mogelijke hindernissen voor een vlot projectverloop op tijd worden weggewerkt. Hij zorgt ervoor dat het projectteam efficiënt kan werken. De projectmanager is ook de eindverantwoordelijke wat betreft timing, kwaliteit en budget.

31

DE ROLLEN IN HET PROCES

De Strateeg maakt van een complexe briefing een eenvoudig en duidelijk verhaal. Hij gaat op zoek naar de juiste context en zet de grote lijnen uit waarbinnen het creatief team kan denken. De strateeg begrijpt het DNA van de opdrachtgever en is thuis in de merkarchitectuur en de huisstijlen van de verschillende eenheden.

32

DE ROLLEN IN HET PROCES

De Creative Director neemt de verantwoordelijkheid voor de werking en de resultaten van projectteams die communicatie-concepten en -producten maken. Hij bepaalt de creatieve richting van de organisatie, het team en de projecten.

33

DE ROLLEN IN HET PROCES

De Art-Director is verantwoordelijk voor hoe iets eruit ziet en hoe het aanvoelt.

De Copywriter is bezig met hoe de boodschap wordt verwoord. De copywriter bepaalt zowel de inhoud als de vorm van een tekst.

34

DE ROLLEN IN HET PROCES

Creatief team: bestaat uit een art-director en een copywriter. Samen bedenken ze communicatie concepten en proberen een creatieve haak te vinden om de boodschap aan op te hangen.Daarna maken ze een creatie: een visuele en tekstuele interpretatie van het concept.

35

DE ROLLEN IN HET PROCES

De DTP Operator zet beeld en tekst juist. Vanuit zijn vakmanschap vertaalt hij de creatie naar concrete uitingen en dragers.DTP’ers zorgen voor grafische perfectie. Ze houden zich ook bezig met het technische aspect van de uitingen.

36

DE ROLLEN IN HET PROCES: EXTERN

Motion Designer: De motion designer houdt zich bezig met het vormgeven van video, film en animatie.

Interaction Designer: Een interaction designer geeft vorm aan media waar interactie tussen zender en ontvanger bestaat. Websites, iPad/iPhone applicaties.

Web developer / Scripter: Een web developer maakt van een interactief ontwerp een werkende applicatie of website.

37

MC/O CREATIE HEEFT EEN GEZICHT

MC/O Creatie Leidinggevenden:

Kristien De WachterProjectmanagement

Michael ThuyCreatief Directeur

38

HOE GAAN WE HET BETER DOEN?

MC/ Creatie Project Managers

Elke Hufkens Wendy LeysMaartje JansenWim Delfs

39

KLB

KLB

KLB

KLB

KLB

OG

OG

OG

OG OG

OG

OGOG

OG

OG OG

OG

OG

OG OG

OG

PROJECT

IK WIL TEGEN 12/3 DRUKWERK! EEN FLYER MET EEN FOTO VAN DIVERSE MENSEN OF ZO.

ADAD

AD AD

AD AD

PM PM

PMPM

COPY COPY

COPYCOPY

COPY COPY

@ @

DTP DTP

DTP DTP

DTP DTP

OBDRUK

OBDRUK40

Jouw project krijgt vleugels.

Je bereidt je voor met een eenvoudige checklist.

Daarna begeleiden we je door ons proces.

41

‣ Briefing

‣ Interpretatie

‣ Strategie & Media

‣ Concept & Creatie

‣ Executie

‣ Evaluatie

1. BriefingEen goede briefing is onontbeerlijk voor een creatief proces en geeft onmiddellijk inspiratie. Om er echt zeker van te zijn dat we niets over het hoofd zien bezorgen we jou een duidelijk briefingsdocument.

42

2. Interpretatie

Nu controleren we of we alles gesnapt hebben. We maken een korte samenvatting en checken of onze interpretatie overeenkomt met jouw verwachtingen van het project. Pas dan volgt jouw definitieve Go.

43

3. Strategie & Media

In deze fase bekijken we hoe we de kernboodschap kunnen vertalen naar de (sociale) context van de ontvanger.

Welke media consumeert de ontvanger? Hoe kunnen we tijd en budget zo efficiënt mogelijk investeren zodat de boodschap aankomt bij onze doelgroep?

44

4. Creatieve sprong

Hier vertalen we de boodschap naar een audiovisueel concept dat bij de ontvanger een verandering in denken en handelen veroorzaakt.

45

5. Uitvoering

We werken het creatieve concept uit naar audiovisuele dragers voor verschillende media.

46

6. Evaluatie

Heeft de communicatie haar doel bereikt?

Om dat te weten bepalen we van in het begin parameters om het succes of doeltreffendheid te meten.

47

ONZE WERKING MORGEN

SimpelWe houden het strak en simpel.

ScherpWe stellen jouw vraag op scherp om efficiënt samen te werken.

In timeJe krijgt binnen een bevredigende tijd een antwoord op je vragen.

TalentWe zetten het talent van onze organisatie verstandig in op de juiste tijd en plaats.

Feedback, feedback, feedback.Jouw eerlijke input maakt ons beter en toont wat wel en wat niet werkt.

State-of-the-art procesWe gebruiken een uitgekiende proces techniek en kunnen rekenen op de beste webtools.

48

Waarom werken met Creatie loont:

Pauze28.02.2012

50

MC/O Drukkerij:Alles om jouw gedrukte communicatie nog vlotter en professioneler af te werken, mét oog voor detail en kwaliteit.

MC/O DRUKKERIJ

‣ MC/O Drukkerij kent haar grenzen

‣ Afgebakend productgamma: efficiëntie en kostenbewustzijn

‣ Keuze uit papiersoorten, formaten, oplages, verpakkingen

‣ Productgamma bestelbaar via webshop

‣ Niet langer via de CommTool

51

MC/O DRUKKERIJ

‣ Surf naar destadsdrukkerij.local

‣ Plaats je bestelling

‣ Upload een drukklare PDF

‣ 4 orderbegeleiders loodsen jouw opdracht

‣ Binnen 3 werkdagen volledige orderbevestiging (recap, offerte, GVD.pdf, leverdatum).

52

WERKWIJZE

Je vindt niet wat je zoekt op de webshop?

Bel ons: (03/338) 3747

Mail ons: mc_drukkerij@stad.antwerpen.beJouw vraag komt terecht bij 1 van onze 4 orderbegeleiders. Op basis van hun expertise vinden ze voor jou de beste oplossing.

53

DemoDé Stadsdrukkerij – Interface

ONZE WERKING MORGEN

OnafhankelijkMC/O Drukkerij werkt onafhankelijk van Creatie. De drukkerij plant pas in als er een drukklare PDF is.

Creatie wordt klantMC/O Creatie wordt een interne klant van de drukkerij. Indien jouw project tot een drukwerk leidt zal jouw projectmanager jouw drukwerk bestellen en opvolgen.

5 - 15 werkdagenDe doorlooptijd van jouw drukwerk bedraagt maximum 5 - 15 werkdagen in functie van het type product en de oplage.

Indicatieve doorlooptijden staan aangegeven in de webshop.

70

Snellere doorlooptijden

ONZE WERKING MORGEN

Eigen beheerHet transport van jouw drukwerk is niet in beheer van MC/O Drukkerij. Hierdoor verliezen we controle over dit proces.

TraceerbaarOnze doelstelling is traceerbaar transport met geregistreerde leverbonnen.

TransportMomenteel bekijken we samen met BZ de mogelijkheden ivm transport.

Piste 1Bodes worden ingezet als koerierdienst door routes en afspraken te optimaliseren

Piste 2Transport niet uitbesteden. Klanten komen zelf naar een afhaalpunt in den Bell. Klanten houden controle over transport en levertermijn.

Tot nader order verlopen leveringen zoals tot op heden.

71

Wij leveren, of je haalt zelf op.

ONZE WERKING MORGEN

T&P DrukkerijTraffic & Planning: een nieuwe functie die onze belofte waar maakt.

Fijnafstelling van de dagplanning, de fysieke kwaliteitsopvolging van het order in de drukkerij, troubleshooting levering, kwaliteit & timing.

Afgelijnd productgammaDoor het productgamma af te lijnen kunnen we een hogere garantie op perfect en kwaliteitsvol drukwerk leveren.

72

Focus op kwaliteit

MC/O DRUKWERK T&P

Feedback over drukwerk?

Stijn Van Den Branden

Bellen: binnenkort op Hoera

E-mail: stijn.vandenbranden@stad.antwerpen.be

73

ONZE WERKING MORGEN

In-house expertiseMC/O Drukkerij verkent voortdurend de markt op zoek naar betere en meer efficiënte oplossingen.

We hebben deze expertise in huis en kristalliseren ze in een nieuwe functie.

Technisch Consulent Drukwerk

Ook jij kan op hem beroep doen:Advies en ondersteuning bij opstellen bestekken drukwerk

Advies MVO drukwerk

Opleidingen

74

Verdere professionalisering

MC/O DRUKWERK T&P

Druktechnisch advies?

Filip Engelen

Bellen: (03/338) 4868

E-mail: filip.engelen@stad.antwerpen.be

75

MC/O DRUKKERIJ HEEFT EEN GEZICHT

Leidinggevende Drukkerij:

Tom MannaertsBellen: (0491) 35 59 79

E-mail: tom.mannaerts@stad.antwerpen.be

76

MC/O DRUKKERIJ HEEFT EEN GEZICHT

MC/O Drukkerij orderbegeleiders:

Ingrid Geudens (Ray)Mon(d) PoitersStefaan AugustijnenPatrick Willemsens

77

ONZE WERKING MORGEN

Vast productaanbodWe hebben een overzichtelijk en eenvoudig productaanbod.

ExpertiseMC/O Drukkerij heeft de juiste expertise in huis voor al uw (speciale) vragen.

Korte doorlooptijdenWe gaan voor korte doorlooptijden, kostenefficiënt en kwaliteitsvol drukwerk

TalentWe zetten het talent van onze organisatie verstandig in op de juiste tijd en plaats.

Feedback, feedback, feedback.Jouw eerlijke input maakt ons beter en toont wat wel en wat niet werkt.

78

Waarom werken met Drukkerij loont:

ARCHIVERING & FACTURATIE

79

Alle documenten die binnen MC/O worden aangemaakt of verwerkt worden bij MC/O gearchiveerd.Hou evenwel steeds je eigen drukklare document bij in het geval je bij een andere drukkerij een bijdruk bestelt.

Na iedere opdracht sturen we je een overzicht van de gemaakte kosten.Deze kosten worden volgens de geldende prijsafspraken verrekend.

UITROL

28 februari: Externe communicatie + opvolging vragen

19 maart: Start vernieuwde werking

September ’12: Review + bijsturing

80

19MAART

MAANDAG

DE COMTOOL WORDT AANGEPAST

Er verdwijnt niets.Je kan jouw vroegere opdrachten steeds blijven raadplegen in de Comtool.

Stedelijke kanalenVoor de input van bv. DNA blijf je met de Comtool werken. De invulvelden zullen worden aangepast.

BudgetopvolgingUiteraard kan je de Comtool blijven gebruiken voor budgetopvolging.

81

Drukwerk en Creatie wordt niet langer via de Comtool besteld.

Bedankt voor uw aandacht.Contacteer ons voor meer informatie: (03/338) 36 49

E-mail: joris.heirbaut@stad.antwerpen.be

83