Pravna i financijska pravila – Obzor 2020.

Obzor 2020. informativni dan Rijeka, 24. veljače 2014.

Ana Grdović

NCP za financijska pitanja u Obzor 2020. Agencija za mobilnost i programe EU, Odjel za mobilnost istraživača

Sadržaj:

– Prihvatljivi troškovi

– Stope sufinanciranja/Budžet

– Forme troškova

– Direktni/indirektni troškovi

– Kategorije troškova

– Kalkulacija troškova osoblja

– Financijsko izvještavanje

– Isplate

– Revizija

– Pravna osnova programa Obzor 2020.

– Prijava korisnika na natječaj

– Model ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (MGA)

– Pravo intelektualnog vlasništva (IPR)

Vrste aktivnosti/stope sufinanciranja: • Istraživačke aktivnosti:

– financiranje do 100% prihvatljivih troškova

• Aktivnosti usmjerene na inovacije:

– financiranje do 70% prihvatljivih troškova – izuzetak: neprofitne institucije 100% EC kontribucije – funds new, modified or improved products, processes or services – creating protypes, tests, demonstrations, pilot projects, large-scale product

validation and developing marketability

• Aktivnosti koordinacije i podrške (Coordination and support actions) – financiranje do 100% prihvatljivih troškova

• Programme Co-funding Actions • SME Instrument – Instrument to support specific SME activities in three phases • Pre-Commercial Procurement (PCP) – Steer development to public sector needs • Public Procurement of Innovative Solutions (PPI) • Prizes – Support for two key categories of prizes (recognition and inducement)

Prihvatljivi troškovi

DIREKTNI + INDIREKTNI = PRIHVATLJIVI TROŠKOVI

Direktni troškovi:

• actually incurred by the beneficiary

• incurred in the period of implementation

• indicated in the estimated budget

• in connection with the action as described in Annex 1

• they must be identifiable and verifiable and recorded in the beneficiary’s

accounts

• comply with the applicable national law on taxes, labour and social security

• reasonable and justified

Indirektni troškovi

• Eligible as 25% flat rate of the beneficiary’s total eligible direct costs MINUS:

• subcontracting

• costs of in-kind contributions incurred by 3rd parties outside the beneficiary’s premises

• Supporting documentation to keep (For FLAT RATE costs): • Adequate records and other supporting documentation to prove

the eligibility of the costs to which the flat-rate is applied

• No need to identify the actual eligible costs covered

5/17

• Related to personnel working for the beneficiary under an employment contract (or equivalent appointing act) and assigned to the action.

• Limited to salaries (including during parental leave), social security contributions, taxes and other costs included in the remuneration, if they arise from national law or the employment contract (or equivalent appointing act).

Direct personnel costs

Calculation of personnel costs:

• Step 1:

• Calculation of the hourly rate

• Step 2: • Multiplying the hourly rate by the number of actual hours worked on the

action

• Step 3: • For non-profit legal entities: Addition of additional remuneration, if any

[Hourly rate] X

[number of actual hours worked on the action] +

[additional remuneration]

Step 1: Calculation of the hourly rate

• The hourly rate must be calculated by financial year and has to be

made always on the basis of full financial years

• If on-going financial year not yet completed, must use the same hourly rate it calculated for the last closed financial year

• No adjustment to previous reported hourly rate costs in order to adjust to ACTUAL costs. (adjustments allowed only to correct errors)

• Exception: Employees hired during the on-going financial year

[Actual annual personnel costs (excluding additional remuneration) for the person] /

[number of annual productive hours]

Godina 2010 2011 2012

Kvartal 4 1 2 3 4 1 Izvještajno razdoblje

Hourly rate used 2010 2011 2011

Izvještaj: 18 mjeseci (kroz tri godine):

Primjer izračuna satnice

Annual productive hours

Must use one of the following options:

1. 1.720 hours for persons working full time (or corresponding pro-rata for persons not working full time)

2. the total number of hours worked by the person in the year for the beneficiary (‘individual annual productive hours’)

3. the ‘standard number of annual hours’ generally applied by the beneficiary for its personnel in accordance with its usual cost accounting practices (‘standard annual productive hours’)

• The option must be applied not only to the person, but per group of personnel employed under similar conditions.

• Productive hours must be calculated on the basis of all working activities.

Additional remuneration: • Only for non-profit legal entities, IF:

• part of the beneficiary’s usual remuneration practices

• rules for additional remuneration may not depend on the fund provider

• Additional remuneration for personnel assigned to the action is eligible up to the following amount:

(a) if the person works full time and exclusively on the action during the full year: up to EUR 8 000

(b) if the person works exclusively on the action but not full-time or not for the full year: up to the corresponding pro-rata amount of EUR 8 000, or

(c) if the person does not work exclusively on the action: up to a pro-rata amount calculated as follows:

Limit of 8.000 euro will also be applied to the basic salary and complements, if they have been artificially increased for participation in the EU action

{{EUR 8 000,00 divided by the number of annual productive hours},

multiplied by the number of hours that the person has worked on the action during the year}

Costs for natural persons working under a direct contract with the beneficiary other than employment contract…

… eligible as personnel costs, if all the following apply:

– Incurred/used during the action duration, necessary, linked to the action…

– There is a contract between the person and the beneficiary

– Works under the beneficiary’s instructions and, unless otherwise agreed with the

beneficiary, on the beneficiary’s premises

– The beneficiary decides, designs and supervises all work

– The results belongs to the beneficiary

– The costs are not significantly different from those for personnel performing

similar tasks under an employment contract with the beneficiary

– The remuneration must be based on working hours, rather than on specific

outputs/products

Subcontracting

• Must be awarded ensuring best value for money or, if appropriate, the lowest price and avoid any conflict of interests

• Subcontracting between beneficiaries NOT allowed

• Must cover only a limited part of the action and not CORE parts of the work

• The majority of the work done by the subcontractor(s) must be located in the EU MS or AC

• Tasks and costs set out in Annex 1 and Annex 2. If not, approval is required and perhaps amendment.

Travel and subsistence costs

• Travel and subsistence costs for personnel AND external experts if described in Annex I. Expert’s travel reimbursed by the beneficiary or be included in invoice.

• The amount of the per diem or lump sum paid by the beneficiary must be recorded in the beneficiary’s accounting system and will be checked in audit

• No distinction between travelling in or outside of Europe

• Not planned travels: require approval of PO

Costs of other goods and services

• Consumables and supplies

• Dissemination

• Protection of results/ IPR

• Certificates on the Financial Statements (if required)

• Translations and publications

• REPORTING:

• Periodic reports + Final report

• Technical + Financial

• Submission 60 days after the end of the period

• Elektroničko potpisivanje izvještaja

• Timesheet – nije potrebno voditi za osobe koje rade isključivo na projektu

• PAYMENTS:

a) Pre-financing payment - koordinator mora izvršiti plaćanje partnerima u roku 30 dana od početka projekta

b) Interim payments - plaćanja do 90 dana nakon odobrenja izvještaja –nakon odobrenja izvještaja

c) Payment of the balance - 90 dana nakon prihvaćanja završnog izvještaja

• 10% zadržava komisija

• 5% jamstveni fond

Reporting & Payments

AUDIT:

• Certificate on the Financial statement directly with the final report

(not interim) for beneficiaries requesting <325.000 €

• Are to be submitted only once at the end of the project

• Possible within two years after „Balance Payment“

• A maximum 7% of the participating organisations

Exchange rate:

• Financijski izvještaji predaju se u eurima

• Koristi se prosječni dnevni tečaj tijekom cijelog izvještajnog razdoblja

• Tečaj je objavljen u Službenom glasilu Europske unije (serija C)

FP7 vs. Obzor 2020 FP7 program – primjer (fakultet i SMEs)

Action: Direct costs Indirect costs Total costs % of EU contribution

EU contribution

RTD (75%) 100,00 60% 160,00 75% 120,00

Demonstration 100,00 60% 160,00 50% 80,00

TOTAL 200,00 60% 320,00 62,50% 200,00

Obzor 2020. – primjer (fakultet i SMEs)

Action: Direct costs

Indirect costs

Total costs % of EU contribution

EU contribution

Research & Innovation Actions (100%)

100,00 25% 125,00 100% 125,00

Innovation Action (70%)

SMEs 100,00 25% 125,00 70% 87,50

University 100,00 25% 125,00 100% 125,00

TOTAL

SMEs

200,00 25% 250,00 85% 212,50

University

200,00 25% 250,00 100% 250,00

Pravna osnova 1. Uredba EP i Vijeća o osnivanju Okvirnog programa za istraživanja i

inovacije Obzor 2020. – određuje ciljeve, budžet, strukturu, vrste potpora, reviziju, evaluaciju

itd.

2. Uredba o utvrđivanju pravila za sudjelovanje u Okvirnom

programu za istraživanja i inovacije Obzor 2020. – oblici financiranja, korisnici, natječajna procedura itd.

3. Odluka Vijeća o osnivanju Posebnog programa za provedbu

Okvirnog programa za istraživanja i inovacije Obzor 2020. – Excellent Science, Industrial Leadership, Societal Challenges,

Spreading Excellence and Widening Participation, Science with and for Society, JRC

Prijava na natječaj

1. Registracija

2. Validacija

3. Imenovanje tzv. LEAR-a

4. Provjera financijske sposobnosti

5. Ažuriranje podataka

Prijava na natječaj

1. Registracija

• prije registracije potrebno otvoriti ECAS (European Commission Authentication Service) korisnički račun

• nakon registracije dodjeljuje se PIC (Participant Identification Code) broj

• svi PIC brojevi dodijeljeni dosada prenose se u novi program

Prijava na natječaj

2. Validacija

• nakon pozitivne ocjene prijedloga projekta, a prije potpisivanja ugovora

– pravna osobnost i status koji zadovoljava uvjete za prijavu

– financijsko stanje

• dostava različitih dokumenata za

– fizičke osobe

– javna tijela

– trgovačka društva/poduzeća

– MSP – mala i srednja poduzeća (SME)

Prijava na natječaj

3. Imenovanje LEAR-a

• LEAR – Legal Entity Appointed Representative

• imenovanje nakon validacije

• uloga: ažuriranje podataka o pravnoj osobi, dostupni su mu svi projekti i prijedlozi projekata u koje je pravna osoba uključena, odobravanje pristupa i potpisivanja određenih dokumenata drugima, + određuje tko može potpisati ugovor u ime i za račun pravne osobe

• potrebno ih ponovno imenovati za Obzor 2020.

Prijava na natječaj

4. Provjera financijske sposobnosti

• prije dodjele financijskih sredstava

• u pravilu samoprovjera

• iznimka: provjera koordinatora kojemu se dodjeljuje više od 500.000,00 eura (osim ako je koordinator: javno tijelo, ustanova visokog ili srednjeg obrazovanja, međunarodna organizacija čije sudjelovanje jamči vlada europske zemlje ili privatna osoba koja prima stipendiju)

Prijava na natječaj

5. Ažuriranje registriranih podataka

• tko:

- u početku osoba koja vrši registraciju

- kasnije samo LEAR

• promjene pravnog statusa:

- pravna osoba zadržava sve prednosti koje ima od prijašnjeg pravnog statusa, obavijest EK o promjeni (MSP veliko poduzeće) – nema izmjena ugovora

- pripajanja, prijenosi prava i obveza i sl. – potrebne izmjene ugovora

Skraćeno vrijeme od prijave do potpisivanja ugovora

• 8 mjeseci (5+3)

• kako:

više dvostupanjskih evaluacija,

nema ispravaka/popravaka projektnih prijedloga, komunikacija isključivo elektronska,

nema faze pregovora s EK - projekt se provodi ili ne provodi upravo takav kakav je dostavljen

...

MGA (Model Grant Agreement)

Neke novine

• struktura sličnija ostalim ugovorima iz drugih EU programa

• terminologija – Financijska uredba, osim termina specifičnih za H2020

• on-line objašnjenja svakog dijela modela ugovora (tzv. Annotated MGA)

• pojednostavljen izričaj

• elektronički potpis (komunikacija putem Participant Portala, elektroničko podnošenje izvještaja)

MGA

Osnovni tipovi i podtipovi ugovora (47)

1. General MGA – multipartner/monopartner

2. ERC – mul/mon, POC mul/mon, Low value - mono

3. MSCA – IF, ITN, RISE, COFUND

4. SME Instrument – Ph1 mon/mul, Ph2 mon/mul

5. ERANET Cofund

6. PCP/PPI Cofund

7. European Joint Programme Cofund

8. Framework Partnerships – multi/specific multi

MGA

7 POGLAVLJA, ca. 100 str.

1. Predmet ugovora

2. Aktivnosti (trajanje, budžet)

3. Grant (iznos, stope, ne/prihvatljivi troškovi)

4. Prava i obveze strana (implementacija, administracija, IPR, zastupljenost spolova i ostalo)

5. Podjela uloga (interna podjela odgovornosti)

6. Novčane kazne, raskid ugovora i sl.

7. Završne odredbe (mjerodavno pravo, stupanje na snagu, izmjene i dopune)

MGA

6 DODATAKA, ca. 50 str.

1. Opis projekta

2. Procjena budžeta

3. Obrasci za pristup ugovoru

4. Obrazac financijskog izvješća

5. Obrazac potvrde o financijskim izvješćima

6. Obrazac potvrde o metodologiji izračuna troškova

Konzorcijski ugovor

- bit će dostupne osnovne odredbe

- EK neće obvezivati partnere na sklapanje konzorcijskog ugovora

- DESCA primjerak konzorcijskog ugovora bit će dostupan i u H2020

Pravo intelektualnog vlasništva

Osnovni pojmovi

Foreground Results (svi materijalni i nematerijalni rezultati projekta, u bilo kojem obliku, odnosno bilo koje prirode, uključujući i pripadajuća prava, npr. patent)

Use Exploitation (korištenje rezultata (i) u daljnjim istraživanjima izvan projekta, (ii) u razvoju i plasiranju proizvoda na tržište, (iii) u pružanju usluga, ili (iii) u standardizacijskim aktivnostima)

Pravo intelektualnog vlasništva

Korištenje rezultata istraživanja

Osnovno pravilo: svaki sudionik koji prima sredstva EU mora na najbolji mogući način iskoristiti rezultate istraživanja, bilo direktno, bilo indirektno

Pravo intelektualnog vlasništva

Objava rezultata istraživanja

Osnovno pravilo: svaki sudionik mora objaviti rezultate istraživanja što je prije moguće, uz uvažavanje restrikcija vezanih uz zaštitu rezultata, pravila sigurnosti ili legitimnih interesa

Pravo intelektualnog vlasništva

Pravo pristupa za Europsku uniju te državu članicu u specifičnom slučaju: za policy svrhe, rezultati koji su dobiveni uz financijsku pomoć Unije (isključivo za nekomercijalne i nekompetitivne svrhe)

Pravo intelektualnog vlasništva

IPR Helpdesk – www.iprhelpdesk.eu

• Odvjetnici pružaju besplatnu pravnu pomoć u roku 3 radna dana

• Newsletter, bilten, treninzi, webinari i sl.

• Lokalni EU IPR ambasadori (u suradnji s EEN-om)

ili

NCP za pravna pitanja

ili

Državni zavod za intelektualno vlasništvo

Kontakt: Nacionalna kontakt osoba za financijska pitanja - Obzor 2020: Ana Grdović Adresa: Frankopanska 26 Tel: +385 (0)1 5005 961 E-mail: ana.grdovic@mobilnost.hr

Nacionalna kontakt osoba za pravna pitanja - Obzor 2020: Manda Japunčić, Adresa: Frankopanska 26 E-mail: manda.Japuncic@mobilnost.hr Tel: +385 1 5005 964

Korisni linkovi: • Hrvatski portal okvirnog programa:

www.obzor2020.hr • Horizon 2020 Webpage (EC)

http://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/

• Reference documents (eg. RfP, Model

GA, manuals aso): http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html

• Participant Portal

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

Hvala na pažnji!