Planejamento, Execução e

Controle de Projetos

Alessandro Almeida

www.alessandroalmeida.com 18/11/2014

MBA EM GESTÃO DE

PROJETOS

MONITORAMENTO

A execução está seguindo conforme o planejado?

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Monitoramento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Monitoramento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

1. Monitorar a execução do projeto

• Acompanhar tudo que foi planejado!

– Todos os planos criados (por isso é fundamental não criar planos desnecessários!)

– Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!

1. Monitorar a execução do projeto

• Há desvios? – Avaliar se é necessário definir um plano de ação para

que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento

• Mudanças são necessárias? – Etapa 2. Gerenciar as mudanças

Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!

1. Monitorar a execução do projeto

• Não monitorar o projeto é como dirigir um carro sem enxergar o que há na frente...

Fonte: http://www.ecotrilhas.net/Det_Materia.asp?materia_ID=2

Monitoramento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Monitoramento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

2. Gerenciar as mudanças

Nada é permanente,

exceto a mudança. (Heráclito)

2. Gerenciar as mudanças

• Mudanças possíveis dentro de um projeto...

– Escopo

– Prazo

– Custo

– Critérios de qualidade

– Equipe

– Qualquer outro item planejado

2. Gerenciar as mudanças

• Mudanças possíveis dentro de um projeto:

– Escopo

– Prazo

– Custo

– Critérios de qualidade

– Equipe

– Qualquer outro item planejado

2. Gerenciar as mudanças

Como o Gerente de Projetos deve tratar as mudanças

solicitadas?

2. Gerenciar as mudanças

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

2. Gerenciar as mudanças

• Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido

2. Gerenciar as mudanças

• Além disso, considere que a mudança talvez...

– precise ser contemplada após o término do projeto

– vá impactar em alguma premissa ou restrição

– seja resultante de uma má definição de escopo

– seja resultante de um planejamento otimista demais

– etc.

2. Gerenciar as mudanças

• Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

2. Gerenciar as mudanças

• Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

Avaliar Negociar Decidir Executar

2. Gerenciar as mudanças

Não fique sentado no

problema!

2. Gerenciar as mudanças

Fonte: http://www.ogritodobicho.com/2011/03/sentar-e-pensar-no-problema-kakakaka.html

Monitoramento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Monitoramento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

3. Divulgar a situação do projeto

• Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação

– Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?

– Qual é a frequência?

– Qual é o público?

– Como o comunicado será feito?

3. Divulgar a situação do projeto

Lembre-se que a comunicação é um dos fatores críticos para o

sucesso do projeto!

ENCERRAMENTO

Acabou!

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Encerramento

1. Preparar a transição do

projeto para a operação

2. Formalizar o

Encerramento do Projeto

3. Levantar Lições

Aprendidas 4. Celebrar

Encerramento

1. Preparar a transição do

projeto para a operação

2. Formalizar o

Encerramento do Projeto

3. Levantar Lições

Aprendidas 4. Celebrar

1. Preparar a transição do projeto para a

operação

• Qual equipe fará a manutenção?

– Como atuar se ocorrer algum incidente?

• Como será feita a transferência de conhecimento?

– A documentação está disponível?

• Quais os níveis de serviço?

Traga o time de operação

para o projeto

Encerramento

1. Preparar a transição do

projeto para a operação

2. Formalizar o

Encerramento do Projeto

3. Levantar Lições

Aprendidas 4. Celebrar

2. Formalizar o Encerramento do Projeto

• Homologar e formalizar a entrega...

– Entregamos tudo que foi combinado?

É neste momento que o Gerente

de Projeto descobre se o escopo

foi documentado corretamente!

2. Formalizar o Encerramento do Projeto

• Formalização da entrega:

– E-mail

– Assinatura

– Ata de reunião

– Etc.

2. Formalizar o Encerramento do Projeto

• Se o jogo não for bem combinado, seu cliente não fará a homologação e você corre o risco de ter um projeto sem fim...

2. Formalizar o Encerramento do Projeto

Fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/Ascending_and_Descending

2. Formalizar o Encerramento do Projeto

2. Formalizar o Encerramento do Projeto

Equipe do Projeto, tentando finalizá-lo.

Temos um

PROJETO

VIRTUALMENTE

IMPOSSÍVEL?

PROJETOS VIRTUALMENTE

IMPOSSÍVEIS!

Projetos Virtualmente Impossíveis!

Projetos Virtualmente Impossíveis!

• Dicas do Edward Yourdon (o cara do DFD!)

– http://yourdon.com/

Projetos Virtualmente Impossíveis!

• Onde os parâmetros excedem o que foi definido em, pelo menos, 50%

– Cronograma comprimido pela metade

– Equipe reduzida a menos da metade do mínimo necessário

– Orçamento e recursos cortados pela metade

– Funcionalidades são o dobro do combinado inicialmente

Projetos Virtualmente Impossíveis!

• No início dos trabalhos, o projeto é movido pela fé

– Euforia e / ou otimismo exagerado

• Projetos onde o fracasso é quase certo

– Forçar um resultado positivo após a conclusão do projeto, não torna um trabalho fracassado em sucesso

Projetos Virtualmente Impossíveis!

Por que existem Projetos Virtualmente Impossíveis?

Por que existem Projetos Virtualmente

Impossíveis?

“A insanidade corporativa está fazendo a mesma coisa repetidamente, e cada vez

esperando resultados diferentes.”

Por que existem Projetos Virtualmente

Impossíveis?

• Política!

• Promessas ingênuas feitas pelo cara que vendeu o projeto

• Otimismo ingênuo

– Podemos fazer isto durante o final de semana!

• Mentalidade de dar início a um novo negócio

– Empresas empreendedoras

Por que existem Projetos Virtualmente

Impossíveis?

• Verdadeiros programadores não precisam dormir!

– Herói “Jack Bauer”

• Concorrência

– Meu concorrente faz o mesmo!

• Regulamentações

• Crises inesperadas ou não planejadas

Como evitar que

um projeto seja

“virtualmente

impossível”?

Faça a lição

de casa!

Como evitar que um projeto seja

“virtualmente impossível”?

• Faça a lição de casa!

– Comunicação

– Negociação

– Gestão

– Etc.

• Mesmo assim, o projeto pode ser “virtualmente impossível” e a culpa (pelo fracasso) pode ficar na mão do gerente do projeto

Encerramento

1. Preparar a transição do

projeto para a operação

2. Formalizar o

Encerramento do Projeto

3. Levantar Lições

Aprendidas 4. Celebrar

Encerramento

1. Preparar a transição do

projeto para a operação

2. Formalizar o

Encerramento do Projeto

3. Levantar Lições

Aprendidas 4. Celebrar

3. Levantar Lições Aprendidas

• O que aprendemos com este projeto?

3. Levantar Lições Aprendidas

• As lições aprendidas, quando aproveitadas, permitem uma evolução da maturidade em gestão de projetos

Encerramento

1. Preparar a transição do

projeto para a operação

2. Formalizar o

Encerramento do Projeto

3. Levantar Lições

Aprendidas 4. Celebrar

Encerramento

1. Preparar a transição do

projeto para a operação

2. Formalizar o

Encerramento do Projeto

3. Levantar Lições

Aprendidas 4. Celebrar

4. Celebrar

4. Celebrar

• É hora de comemorar o fim do projeto!

• De forma sábia, reconheça aqueles que se destacaram!

VAMOS PENSAR UM POUCO?

Por que é tão difícil abortar projetos ruins?

Sobre a

prova...

Sobre a prova...

• Estudo de caso com cinco questões envolvendo os seguintes tópicos:

– Escopo

– EAP

– Cronograma

– Matriz de Stakeholders

– Plano de Riscos

– Plano de comunicação

Por que é tão difícil abortar projetos ruins?

• Após a leitura do artigo e, considerando o conteúdo apresentado durante as aulas, discutam os seguintes tópicos:

– O Gerente do Projeto, que tem como responsabilidade “orquestrar” as

equipes envolvidas na realização do projeto pode não ser o tomador de decisão, mas ele pode ser responsabilizado pelos erros ocorridos. Qual deve ser a postura do Gerente de Projeto para... • ...identificar que um projeto deve ser interrompido, mesmo que ainda não tenha sido

concluído? • ...influenciar os tomadores de decisão para que optem pela melhor opção?

– Por que o projeto descrito no estudo de caso da DevOne pode ser

classificado como um Projeto Virtualmente Impossível? Ele deve ser interrompido ou, apesar das restrições, faz sentido prosseguir com a sua execução?

DÚVIDAS?

MUITO OBRIGADO!

alessandro.almeida@uol.com.br

www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm

www.slideshare.net/alessandroalmeida