Post on 15-Jan-2017
PANDUAN PENGGUNA
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
(HUMAN RESOURCE MANGEMENT
INFORMATION SYSTEM)
MODUL PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TATATERTIB PEKERJA
SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
2
ISI KANDUNGAN
BIL. PERKARA MUKASURAT
1 PENGENALAN MODUL
1.1 PENERANGAN RINGKAS SUBMODUL 3
2 CARA PENGGUNAAN
2.1 KEMASUKAN MAKLUMAT TATATERTIB 4
2.2 PREVIU RINGKASAN EKSEKUTIF 18
2.3 PREVIU LAPORAN OPERASI 19
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
3
1.0 PENGENALAN MODUL Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja merupakan salah satu modul dalam sistem HRMIS. Modul ini mengandungi proses-proses yang akan memaksimakan kerjasama di antara pihak pengurusan dan pekerja. Modul ini juga menggalakkan perasaan muhibah dan harmoni di antara pihak pengurusan dan pekerja. Fokus modul ini ialah menyelenggara dan memperbaiki suasana yang hadir di dalam organisasi di mana ia dapat membantu mewujudkan persekitaran kerja yang sihat. Di antara komponen yang membina dalam proses hubungan dengan pekerja ialah komunikasi, kepercayaan, etika, moral, keadilan, perasaan dan pengendalian konflik. Modul ini dibangunkan dengan mengambilkira kaedah ‘best practice’ dalam pengurusan komunikasi dan tatatertib pekerja iaitu dengan adanya Polisi dan Prosedur yang bertulis, jelas dan dipraktikkan di mana maklumat di dalam polisi dan prosedur tersebut disalurkan dan dimaklumkan kepada semua. Satu lagi kaedah ialah mengiktiraf komunikasi dua hala. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja terbahagi kepada tiga submodul iaitu:
Submodul Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja
Submodul Psikologi & Kaunseling
Submodul Pengurusan Tatatertib
1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB
Submodul ini membolehkan Pentadbir Tatatertib Agensi/Pusat:
Memasukkan kes-kes tatatertib Pemilik Kompetensi di agensi masing-masing menerusi data sejarah
Melakukan pemantauan terhadap Pemilik Kompetensi di bawah agensi masing-masing dengan lebih berkesan dan efektif
Menjana beberapa laporan operasi yang telah disediakan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
4
2.0 CARA PENGGUNAAN Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Submodul Pengurusan Tatatertib.
2.1 KEMASUKAN MAKLUMAT TATATERTIB
Langkah 1: Klik pada Modul Pentadbiran Sistem.
Rajah 1 : Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)
Langkah 2: Klik pada Data Sejarah.
Rajah 2 : Pilih Data Sejarah
Langkah 1: Klik pada Modul
Pentadbiran Sistem
Langkah 2: Klik pada Data Sejarah
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
5
Langkah 3: Klik pada Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja > Pengurusan Tatatertib > Carian / Tambah Rekod Tatatertib.
Rajah 3 : Paparan Skrin Laman Menu Fungsi Data Sejarah
Langkah 4:
Masukkan salah satu maklumat Pemilik Kompetensi bagi tujuan carian (contohnya, No. KP/Polis/Tentera).
Rajah 4 : Paparan Skrin Carian Pemilik Kompetensi
Langkah 5: Klik hyperlink No. Kad Pengenalan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
6
Langkah 5:
Klik ”OK” jika ingin mewujudkan rekod tatatertib baru.
Rajah 5 : Paparan Skrin Mesej Makluman
Langkah 6: Masukkan maklumat di Tab Maklumat Tatatertib.
Rajah 6 : Paparan Skrin Maklumat Tatatertib Pemilik Kompetensi
Langkah 6: Masukkan maklumat di Tab
Maklumat Tatatertib
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
7
Langkah 7:
Masukkan kriteria carian Skim Perkhidmatan Pemilik Kompetensi semasa perlanggaran tatatertib.
Rajah 7 : Paparan Skrin Carian Skim Perkhidmatan Pemilik Kompetensi
Langkah 8:
Masukkan kriteria carian Unit Organisasi Pemilik Kompetensi semasa perlanggaran tatatertib.
Rajah 8 : Paparan Skrin Carian Unit Organisasi Pemilik Kompetensi
Langkah 8: Klik radio button Unit
Organisasi
Langkah 7: Pilih dropdown Klasifikasi dan
Kumpulan Perkhidmatan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
8
Langkah 9:
Klik butang Simpan setelah semua maklumat lengkap diisi.
Rajah 9 : Paparan Skrin Carian Unit Organisasi Pemilik Kompetensi
Langkah 10:
Langkah 11:
Langkah 10: Klik ”Yes” untuk menyimpan maklumat tatatertib dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.
Langkah 11: Klik ”OK” apabila maklumat Tatatertib berjaya disimpan di dalam pangkalan data.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
9
Langkah 12:
Masukkan maklumat latar belakang kes di Tab Peraturan Yang Dilanggar. Ruangan ini ditarik daripada ringkasan laporan kes dan boleh dikemaskini.
Rajah 10 : Paparan Skrin Peraturan Yang Dilanggar
Langkah 13: Klik ”Ok” untuk menyimpan maklumat Latar Belakang Kes yang telah dikemaskini dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.
Rajah 11 : Maklumat latar belakang kes yang dikemaskini
Langkah 12: Kemaskini latar belakang kes.
Langkah 13: Kemaskini rekod.
Langkah 14: Klik ”OK” apabila maklumat Latar Belakang Kes berjaya disimpan di dalam pangkalan data.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
10
Langkah 15:
Pada ruangan Peraturan Yang Dilanggar, klik butang ”Tambah” untuk menambah Jenis Kesalahan.
Rajah 12 : Paparan skrin perincian Peraturan Yang Dilanggar
Langkah 16:
Pilih Jenis Kesalahan daripada dropdown list bagi kesalahan Pemilik Kompetensi dan klik butang Simpan untuk menyimpan jenis kesalahan.
Rajah 13 : Paparan skrin Tambah Jenis Kesalahan
Langkah 17:
Langkah 15: Klik butang Tambah.
Langkah 16: Pilih jenis kesalahan.
Langkah 17: Klik ”Yes” untuk menyimpan Jenis Kesalahan yang dipilih dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
11
Langkah 18:
Langkah 19: Klik hyperlink Tambah di tab Peraturan untuk menambah Peraturan/Sub peraturan yang dilanggar.
Rajah 14 : Paparan skrin Tambah Peraturan Yang Dilanggar
Langkah 20: Klik ”OK” apabila Jenis Kesalahan berjaya disimpan di dalam pangkalan data.
Langkah 18: Klik ”OK” apabila Jenis Kesalahan berjaya disimpan di dalam pangkalan data. .
Langkah 19: Klik hyperlink Tambah. .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
12
Rajah 15 : Paparan terperinci Peraturan Yang Dilanggar
Langkah 21:
Klik pada tab Kronologi Kes dan klik butang Tambah untuk memasukkan maklumat tindakan setiap peringkat.
Rajah 16 : Paparan skrin Kronologi Kes
Langkah 20: Klik ”OK”. .
Langkah 21: Klik butang Tambah. .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
13
Langkah 22: Klik ”OK” apabila Kronologi Kes berjaya disimpan di dalam pangkalan data.
Rajah 17 : Paparan kronologi kes berserta maklumat nama Urusetia
(Nama pegawai yang memasukkan maklumat tatatertib)
Langkah 23: Pada ruangan Keputusan Lembaga, klik pada hyperlink Kemaskini di tab Keputusan Lembaga untuk mengemaskini keputusan lembaga.
Rajah 18 : Paparan Keputusan Lembaga
Langkah 22: Klik ”OK”. .
Tempoh Keseluruhan Tindakan=Secara automatik dengan kiraan hari bekerja
.
Langkah 23: Klik hyperlink Kemaskini. .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
14
Langkah 24: Masukkan maklumat keputusan lembaga.
Rajah 19 : Paparan Kemaskini Keputusan Lembaga
Langkah 25: Sekiranya Keputusan Lembaga = Bersalah; Pilihan bagi Jenis Hukuman Kes dan Jenis Hukuman akan dipaparkan. **Jenis Hukuman boleh pilih lebih daripada 1 dengan klik butang Ctrl serentak dengan pilihan Jenis Hukuman.
Rajah 20 : Paparan Kemaskini Keputusan Lembaga
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
15
Langkah 26: Klik ”Yes” untuk menyimpan Keputusan Lembaga dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.
Langkah 27: Klik ”OK” apabila Keputusan Lembaga berjaya disimpan di dalam pangkalan data.
Rajah 21 : Paparan terperinci Keputusan Lembaga dipaparkan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
16
Langkah 28: Klik pada tab Rayuan dan klik salah satu hyperlink pada senarai jenis kesalahan. Paparan Kemaskini Rayuan dipaparkan. Masukkan maklumat yang diperlukan. Klik butang Simpan.
Rajah 22 : Paparan skrin Kemaskini Rayuan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
17
Langkah 29: Klik pada tab Senarai Dokumen Sokongan dan klik butang Tambah untuk memuatnaik dokumen sokongan.
Rajah 23 : Paparan skrin Senarai Dokumen Sokongan
Langkah 30: Klik ”OK” apabila dokumen sokongan berjaya disimpan di dalam pangkalan data.
Rajah 24 : Paparan skrin Muat Naik Fail
Langkah 31:
Dokumen sokongan akan dipaparkan semula seperti berikut.
Rajah 23 : Paparan skrin Senarai Dokumen Sokongan
Langkah 30: Klik ”OK”. .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
18
2.2 PREVIU RINGKASAN EKSEKUTIF Ikuti langkah-langkah berikut untuk previu Ringkasan Eksekutif Tatatertib Pemilik Kompetensi. Langkah 32: Klik hyperlink ”Sini” untuk memaparkan Senarai Fail Tatatertib Pemilik Kompetensi.
Rajah 24 : Paparan skrin Laporan Tatatertib Pemilik Kompetensi
Langkah 33:
Jika klik PREVIU CETAK tanpa memilih No. Fail Tatatertib, mesej gesaan akan dipaparkan seperti di bawah.
Langkah 34:
Klik No. Fail Tatatertib yang dipilih kemudian klik butang Previu Cetak.
Rajah 25 : Paparan skrin Senarai Laporan Tatatertib Pemilik Kompetensi
Langkah 32: Klik ”Sini”. .
Langkah 34: Pilih No. Fail Tatatertib dan klik butang Previu Cetak. .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
19
2.3 PREVIU LAPORAN OPERASI Ikuti langkah-langkah berikut untuk previu Laporan Operasi Tatatertib Pemilik Kompetensi. 2.3.1 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan)
Rajah 26 : Paparan utama skrin Laporan Operasi
Langkah 37: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 38: Klik butang Previu.
Rajah 27 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Pegawai Dikenakan Tatatertib Mengikut Kump. Perkhidmatan
Langkah 36: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikenakan TT Mengikut Kump. Perkhidmatan.
Langkah 35: Klik pada Laporan Operasi .
Langkah 38: Klik butang Previu untuk paparan laporan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
20
Rajah 28 : Paparan laporan yang dipilih
2.3.2 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan)
Rajah 29 : Paparan utama skrin Laporan Operasi
Langkah 40: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Kump. Perkhidmatan
Langkah 39: Klik pada Laporan Operasi .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
21
Langkah 41: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 42: Klik butang Previu.
Rajah 30 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Kesalahan Mengikut Jenis Kesalahan
Rajah 31 : Paparan laporan yang dipilih
Langkah 42: Klik butang Previu untuk paparan laporan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
22
2.3.3 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan)
Rajah 32 : Paparan utama skrin Laporan Operasi
Langkah 45: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 46: Klik butang Previu.
Rajah 33 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Pegawai Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan &
Kumpulan Perkhidmatan
Langkah 44: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikenakan TT Mengikut Jenis Kesalahan
Langkah 43: Klik pada Laporan Operasi .
Langkah 46: Klik butang Previu untuk paparan laporan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
23
Rajah 34 : Paparan laporan yang dipilih
2.3.4 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Hukuman)
Rajah 35 : Paparan utama skrin Laporan Operasi
Langkah 49: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 50: Klik butang Previu.
Langkah 48: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Hukuman
Langkah 47: Klik pada Laporan Operasi .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
24
Rajah 36 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Kes Tatatertib Mengikut Hukuman
Rajah 37 : Paparan laporan yang dipilih
Langkah 50: Klik butang Previu untuk paparan laporan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
25
2.3.5 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan dan Hukuman)
Rajah 38 : Paparan utama skrin Laporan Operasi
Langkah 53: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 54: Klik butang Previu.
Rajah 39 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Kes Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan Dan Hukuman
Langkah 52: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Jenis Kesalahan Dan Hukuman.
Langkah 51: Klik pada Laporan Operasi .
Langkah 54: Klik butang Previu untuk paparan laporan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
26
Rajah 40 : Paparan laporan yang dipilih
2.3.6 LAPORAN OPERASI (Statistik Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Agensi)
Rajah 41 : Paparan utama skrin Laporan Operasi
Langkah 57: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 58: Klik butang Previu.
Langkah 56: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikena TT Mengikut Agensi.
Langkah 55: Klik pada Laporan Operasi .
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
27
Rajah 42 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Pegawai Yang Dikena Tatatertib Mengikut Agensi
Rajah 43 : Paparan laporan yang dipilih
Langkah 58: Klik butang Previu untuk paparan laporan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
28
2.3.7 LAPORAN OPERASI (Perbandingan Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan)
Rajah 44 : Paparan utama skrin Laporan Operasi
Langkah 61: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 62: Klik butang Previu.
Rajah 45 : Paparan skrin carian Perbandingan Bilangan Pegawai Dikenakan Tindakan Tatatertib Mengikut Kumpulan
Perkhidmatan
Langkah 60: Klik pada Perbandingan Bil. Pegawai Dikenakan TT Mengikut Kump. Perkhidmatan .
Langkah 59: Klik pada Laporan Operasi .
Langkah 58: Klik butang Previu untuk paparan laporan.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015
29
Rajah 46 : Paparan laporan yang dipilih