PANDUAN PENGGUNA - eghrmis.gov.my · PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL...
Transcript of PANDUAN PENGGUNA - eghrmis.gov.my · PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL...
PANDUAN PENGGUNA
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)
MODUL PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH DAN GANJARAN
SUBMODUL PENGURUSAN CUTI
-PEMILIK KOMPETENSI-
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
2
ISI KANDUNGAN
1.0 Pengenalan Modul ……………………………………………………………………………………………………..……4
1.1 Penerangan Ringkas Mengenai Submodul Pengurusan Cuti ……………………………………4
2.0 Cara Penggunanaan ………………………………………………………………………………………….………………5
2.1 Menu Pengurusan Cuti ……………………………………………………………………………………………5
2.2 Penyemakan Cuti ……………………………………………………………………………………………………6
2.2.1 Penyemakan Cuti Oleh Pemohon Cuti ……………………………………………….7
2.2.1.1 Papar Kelayakan Cuti ……………………………………………………………8
2.2.1.2 Papar Status Cuti ………………………………………………………………….9
2.2.1.3 Papar Sejarah Permohonan Cuti ………………………………………..11
2.2.1.4 Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR) ………………………..12
2.2.1.5 Papar Profil Perkhidmatan …………………………………………………13
2.2.2 Penyemakan Cuti Oleh Penyokong dan Pelulus Cuti ………………………..14
2.2.3 Semak Status Cuti-(BU) dan Sejarah Cuti-(BU) …………………………………16
2.3 Permohonan Cuti ………………………………………………………………………………………………….18
2.3.1 Permohonan Cuti …………………………………………………………………………….19
2.3.1.1 Permohonan Cuti Rehat …………………………………………………….20
2.3.1.2 Permohonan Cuti Sakit (Awam)/ Cuti Sakit (Swasta) ………….23
2.3.2 Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan …………………………………………27
2.4 Menyokong Cuti ……………………………………………………………………………………………………30
2.5 Kelulusan Cuti ……………………………………………………………………………………………………….34
2.5.1 Meluluskan Permohonan Cuti ………………………………………………………….35
2.5.2 Meluluskan Baki Cuti ……………………………………………………………………….38
2.6 Pindaan/Pembatalan Cuti …………………………………………………………………………………….41
2.6.1 Kemaskini Permohonan Cuti ……………………………………………………………43
2.6.2 Hapus Permohonan Cuti ………………………………………………………………….46
2.7 Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa ……………………………………………….48
2.7.1 Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa - CO …………………………………………49
2.7.2 Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih ……………………………………..54
2.7.3 Pengesahan Maklumat Waktu Kerja Lebih ……………………………………….57
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
3
ISI KANDUNGAN
2.8 Permohonan Keluar Pejabat …………………………………………………………………………………60
2.8.1 Permohonan Keluar Pejabat …………………………………………………………….61
2.8.2 Status Permohonan Keluar Pejabat …………………………………..…………….66
2.8.3 Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat …………………………………………71
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
4
1.0 PENGENALAN MODUL
Fungsi ini membolehkan pengguna/Pemilik Kompetensi menguruskan semua jenis kemudahan cuti yang layak diterima dalam perkhidmatan. Terdapat lebih kurang 43 jenis cuti dan dikategorikan kepada 5 jenis iaitu Cuti Kerana Perkhidmatan, Cuti Kerana Perubatan, Cuti Tidak Berekod, Cuti-Cuti Lain dan Kebenaran Tidak Hadir Bekerja Atas Sebab Kecemasan Am. Fungsi ini juga membolehkan pengguna/Pemilik Kompetensi menyelenggara waktu kerja lebih masa serta melaksanakan permohononan kebenaran keluar pejabat.
Pengguna:
Pemohon Cuti
Penyokong Cuti
Pelulus Cuti
Pelulus Cuti Kedua
Pemohon Kerja Lebih Masa
Penyokong Kerja Lebih Masa
Pelulus Kerja Lebih Masa
Pemohon Kebenaran Keluar Pejabat
Pengesah Permohonan Keluar Pejabat
Pelulus Permohonan Keluar Pejabat
1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PENGURUSAN CUTI
Submodul ini mengandungi proses di mana Pemilik Kompetensi boleh melaksanakan:
Penyemakan cuti
Permohonan cuti
Menyokong cuti
Meluluskan permohonan cuti
Pindaan/pembatalan cuti
Selenggara waktu kerja lebih masa
Penyemakan maklumat waktu kerja lebih masa
Permohonan keluar pejabat
Semakan status permohonan keluar pejabat
Meluluskan permohonan keluar pejabat
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
5
2.0 CARA PENGGUNAAN
2.1 MENU PENGURUSAN CUTI
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, klik Pengurusan Cuti (lihat Rajah 2.1-1).
Rajah 2.1-1: Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran
Langkah 2: Pengguna akan melihat Menu Pengurusan Cuti seperti di Rajah 2.1-2.
Rajah 2.1-2: Menu Pengurusan Cuti
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
6
2.2 PENYEMAKAN CUTI
Fungsi ini membolehkan pengguna melakukan semakan kelayakan cuti dan status cuti yang dipohon.
Pengguna:
Pemohon Cuti/Pemilik Kompetensi
Penyokong Cuti
Pelulus Cuti
Pelulus Kedua Cuti
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Penyemakan Cuti (lihat Rajah 2.2-1).
Rajah 2.2-1: Menu Pengurusan Cuti
Langkah 2: Pengguna akan melihat Menu Penyemakan Cuti seperti di Rajah 2.2-2.
Rajah 2.2-2: Menu Penyemakan Cuti
Langkah 3: Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Penyemakan cuti oleh Pemohon Cuti
Penyemakan cuti oleh Penyokong Cuti dan Pelulus Cuti
Semak Status Cuti-(BU) oleh Penyokong Cuti dan Pelulus Cuti
Semak Sejarah Cuti-(BU) oleh Penyokong Cuti dan Pelulus Cuti
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
7
2.2.1 Penyemakan Cuti Oleh Pemohon Cuti
Fungsi ini membolehkan pengguna melihat atau melakukan semakan rekod kelayakan cuti rehat dan cuti-cuti lain untuk tahun semasa dan juga tahun-tahun sebelumnya berdasarkan julat tarikh yang diisi. Pengguna juga boleh melihat maklumat terperinci status cuti, sejarah cuti, maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR) dan profil perkhidmatan.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Penyemakan Cuti, klik Pemohon Cuti (lihat Rajah 2.2.1-1).
Rajah 2.2.1-1: Menu Penyemakan Cuti oleh Pemohon Cuti
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Pemohon Cuti dan Menu Maklumat Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Kelayakan Cuti Rehat dan skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain yang diperolehi secara default (lihat Rajah 2.2.1-2).
Rajah 2.2.1-2: Skrin Pemohon Cuti
Langkah 3: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Papar Kelayakan Cuti
Papar Status Cuti
Papar Sejarah Permohonan Cuti
Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)
Papar Profil Perkhidmatan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
8
2.2.1.1 Papar Kelayakan Cuti Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci baki dan kelayakan cuti rehat serta cuti-cuti lain; bagi tahun semasa dan data sejarah pegawai.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, pengguna boleh klik Kelayakan untuk melihat Kelayakan Cuti Tahun Semasa (lihat Rajah 2.2.1.1-1).
Rajah 2.2.1-1: Paparan Kelayakan Cuti Tahun Semasa
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
9
2.2.1.2 Papar Status Cuti
Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci status permohonan cuti.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Status Cuti (lihat Rajah 2.2.1.2-1).
Rajah 2.2.1.2-1: Skrin Senarai Status Permohonan Cuti
Langkah 2: Pilih Cuti pada jenis cuti untuk melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Maklumat Sokongan dan skrin Maklumat Kelulusan (lihat Rajah 2.1.1.2-2).
Rajah 2.2.1.2-2: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
10
Langkah 3: Pilih Jenis Cuti yang dikehendaki untuk melihat paparan cetakan Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi (lihat Rajah 2.2.1.2-3).
Rajah 2.2.1.2-3: Skrin Paparan Cetakan Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi
Langkah 4: Klik butang PREVIU CETAK untuk melihat Laporan Status Cuti Pemohon dalam bentuk paparan cetakan (lihat Rajah 2.2.1.2-4).
Rajah 2.2.1.2-4: Skrin Paparan Cetakan Laporan Status Cuti Pemohon Langkah 5: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
11
2.2.1.3 Papar Sejarah Permohonan Cuti
Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci sejarah cuti pemilik kompetensi.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Sejarah Permohonan Cuti melihat skrin Senarai Sejarah Permohonan Cuti (lihat Rajah 2.2.1.3-1).
Rajah 2.2.1.3-1: Menu Maklumat Sejarah Permohonan Cuti
Langkah 2: Pilih Jenis Cuti yang dikehendaki. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Maklumat Sokongan dan skrin Maklumat Kelulusan (sama seperti Rajah 2.2.1.2-2).
Langkah 3: Klik PREVIU CETAK untuk melihat Penyata Cuti Tahunan (lihat Rajah 2.2.1.3-2)
Rajah 2.2.1.3-2: Penyata Cuti Tahunan Pemilik Kompetensi
Langkah 4: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
12
2.2.1.4 Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)
Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci Gantian Cuti Rehat (GCR) dan baki cuti rehat.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Maklumat GCR. Pengguna akan melihat skrin Maklumat GCR. (lihat Rajah 2.2.1.4-1)
Rajah 2.2.1.4-1: Skrin Maklumat GCR
Langkah 2: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
13
2.2.1.5 Papar Profil Perkhidmatan
Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci profil perkhidmatan.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Profil Perkhidmatan. Pengguna akan melihat skrin Maklumat GCR. (lihat Rajah 2.2.1.5-1)
Rajah 2.2.1.5-1: Skrin Papar Profil Perkhidmatan
Langkah 2: Klik TERUSKAN untuk melihat skrin Papar Profil Perkhidmatan (lihat Rajah 2.2.1.5-2).
Rajah 2.2.1.5-2: Skrin Papar Profil Perkhidmatan
Langkah 3: Klik Perkara-Perkara dalam Profil Perkhidmatan yang dikehendaki melihat maklumat terperinci untuk setiap perkara.
Langkah 4: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
14
2.2.2 Penyemakan Cuti Oleh Penyokong dan Pelulus Cuti
Fungsi ini membolehkan penyokong dan pelulus cuti melihat atau melakukan semakan rekod kelayakan cuti rehat dan cuti-cuti lain untuk tahun semasa dan juga tahun-tahun sebelumnya serta maklumat terperinci status cuti, sejarah cuti, maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR) dan profil perkhidmatan bagi pemohon cuti di bawah seliaan mereka.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Penyemakan Cuti, klik Penyokong Cuti/Pelulus Cuti (lihat Rajah 2.2.2-1).
Rajah 2.2.2-1: Menu Penyemakan Cuti oleh Penyokong Cuti/Pelulus Cuti
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Carian bagi membolehkan penyokong/pelulus cuti membuat carian pemohon cuti di bawah seliaan mereka (lihat Rajah 2.2.2-2).
Rajah 2.2.2-2: Skrin Penyokong/Pelulus Cuti
Langkah 3: Pengguna boleh memasukkan maklumat pemohon cuti yang ingin disemak dan klik butang TERUSKAN. Maklumat pemohon cuti yang dicari akan terpapar di bagian bawah ruang carian (lihat Rajah 2.2.2-3).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
15
Rajah 2.2.2-3: Skrin Carian dan Paparan Maklumat Pemohon Cuti
Langkah 4: Pengguna perlu memilih pemohon yang terpapar dengan klik pada radio button (lihat Rajah 2.2.2-3) dan maklumat pemohon cuti akan terpapar (lihat Rajah 2.2.2-4).
Rajah 2.2.2-4: Skrin Paparan Maklumat Pemohon Cuti
Langkah 5: Dari skrin ini, klik butang TERUSKAN dan pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut untuk pemohon cuti di bawah seliaan mereka sama seperti yang boleh dilakukan oleh pemohon cuti (lihat Rajah 2.2.2-5):
Papar Kelayakan Cuti
Papar Status Cuti
Papar Sejarah Permohonan Cuti
Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)
Papar Profil Perkhidmatan
Rajah 2.2.2-5: Skrin Semakan Maklumat Pemohon Cuti oleh Penyokong/Pelulus Cuti
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
16
2.2.3 Semak Status Cuti-(BU) dan Sejarah Cuti-(BU)
Fungsi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci status dan sejarah cuti pemohon cuti bagi sesuatu Business Unit (BU).
Pengguna:
Penyokong Cuti
Pelulus Cuti
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Penyemakan Cuti, klik Semak Status Cuti-(BU) (lihat Rajah 2.2.3-1).
Rajah 2.2.3-1: Menu Semak Status/Sejarah Cuti-(BU)
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Semak Status Cuti-(BU) seperti di Rajah 2.2.3-2.
Rajah 2.2.3-2: Skrin Semak Status/Sejarah Cuti-(BU)
Langkah 3: Isikan maklumat-maklumat berikut dan klik butang TERUSKAN (lihat Rajah 2.2.3-3) dan maklumat pemohon cuti bagi BU tersebut akan terpapar (lihat Rajah 2.2.3-4):
Kategori Cuti: Pilih dari senarai drop-down
Jenis Cuti: Pilih dari senarai drop-down
Tarikh Mula: Gunakan fungsi Kalendar
Tarikh Akhir: Gunakan fungsi Kalendar
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
17
Rajah 2.2.3-3: Skrin Maklumat Yang Perlu Diisi
Rajah 2.2.3-4: Skrin Senarai Pemohon Cuti
Langkah 4: Klik radio button untuk memilih pemohon cuti yang ingin dilihat (lihat Rajah 2.2.3-4) dan maklumat terperinci pemohon cuti tersebut akan terpapar (lihat Rajah 2.2.3-5).
Rajah 2.2.3-5: Skrin Maklumat Cuti Pemohon Cuti Yang Dipilih
Langkah 5: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
18
2.3 PERMOHONAN CUTI
Fungsi ini membolehkan pengguna memohon cuti dan menyelenggara dokumen sokongan serta memohon gantian cuti rehat (GCR) dan cuti untuk dibawa ke hadapan.
Pengguna:
Pemohon Cuti/Pemilik Kompetensi
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Permohonan Cuti (lihat Rajah 2.3-1).
Rajah 2.3-1: Menu Permohonan Cuti
Langkah 2: Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Permohon Cuti
Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
19
2.3.1 Permohonan Cuti
Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan untuk kesemua 43 jenis cuti mengikut kelayakan pemohon.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Permohonan Cuti dan seterusnya Pemohon Cuti (lihat Rajah 2.3.1-1).
Rajah 2.3.1-1: Menu Permohonan Cuti
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Permohonan Cuti yang secara automatik memaparkan skrin untuk permohonan Cuti Rehat seperti di Rajah 2.3.1-2.
Rajah 2.3.1-2: Skrin Permohonan Cuti
Langkah 3: Dari skrin ini, pengguna membuat permohona semua jenis cuti yang layak berdasarkan Kategori Cuti dan Jenis Cuti. Manual ini akan menunjukkan langkah-langkah permohonan kategori dan jenis cuti yang berikut sahaja:
Cuti Kerana Perkhidmatan:
Permohonan Cuti Rehat
Cuti Kerana Perubatan:
Cuti Sakit (Awam) dan Cuti Sakit (Swasta)
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
20
2.3.1.1 Permohonan Cuti Rehat
Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan cuti rehat mengikut kelayakan pemohon.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Di skrin Permohonan Cuti klik Teruskan (lihat Rajah 2.3.1.1-1) dan skrin Permohonan Cuti Rehat akan dipaparkan (lihat Rajah 2.3.1.1-2).
Rajah 2.3.1.1-1: Skrin Permohonan Cuti
Rajah 2.3.1.1-2: Skrin Permohonan Cuti Rehat
Langkah 2: Isikan maklumat-maklumat Cuti Rehat yang ingin dipohon seperti berikut dan klik butang HANTAR (lihat Rajah 2.3.1.1-3):
Tarikh Mula Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar
Tarikh Akhir Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar
Jenis Permohonan: Gunakan fungsi Drop-down
Alamat Semasa Bercuti
No. Telefon
Sebab Bercuti
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
21
Rajah 2.3.1.1-3: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Rehat
Langkah 3: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan permohonan cuti rehat atau Cancel untuk membatalkan operasi (lihat Rajah 2.3.1.1-4).
Rajah 2.3.1.1-4: Mesej Pengesahan
Langkah 3: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.3.1.1-5).
Rajah 2.3.1.2-5: Mesej Makluman
Langkah 4: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa permohonan cuti sakit telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.3.1.1-6).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
22
Rajah 2.3.1.1-6: Mesej Aliran Kerja
Langkah 9: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
23
2.3.1.2 Permohonan Cuti Sakit (Awam)/ Cuti Sakit (Swasta)
Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan cuti rehat mengikut kelayakan pemohon.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Di skrin Permohonan Cuti pilih Kategori Cuti sebagai Cuti Kerana Perubatan (lihat Rajah 2.3.1.2-1)
Rajah 2.3.1.2-1: Skrin Untuk Memilih Kategori Cuti
Langkah 2: Pilih Jenis Cuti sebagai Cuti Sakit (Awam) atau Cuti Sakit (Swasta) dan klik butang Teruskan (lihat Rajah 2.3.1.2-2) dan Skrin Permohonan Cuti Sakit akan dipaparkan (lihat Rajah 2.3.1.2-3)
Rajah 2.3.1.2-2: Skrin Untuk Memilih Jenis Cuti
Rajah 2.3.1.2-3: Skrin Permohonan Cuti Sakit (Awam)
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
24
Langkah 3: Isikan maklumat-maklumat Cuti Sakit yang ingin dipohon seperti berikut dan muat naik sijil cuti sakit sebagai dokumen sokongan dengan klik butang Tambah (lihat Rajah 2.3.1.1-4):
Tarikh Mula Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar
Tarikh Akhir Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar
Alamat Semasa Bercuti
No. Telefon
Sebab Bercuti
Rajah 2.3.1.2-4: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Sakit (Awam)
Langkah 4: Lengkapkan maklumat berkaitan dan pilih fail yang berkenaan di skrin muat naik fail. Tekan butang MUAT NAIK (lihat Rajah 2.3.1.2-5)
Rajah 2.3.1.2-5: Skrin Muat Naik Fail Dokumen Sokongan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
25
Langkah 5: Setelah proses muat naik dokumen sokongan berjaya seperti Rajah 2.3.1.2-6, klik butang HANTAR untuk menghantar permohonan cuti sakit.
Rajah 2.3.1.2-6: Skrin Muat Naik Dokumen Sokongan Telah Berjaya
Langkah 6: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan permohonan cuti sakit atau Cancel untuk membatalkan operasi (lihat Rajah 2.3.1.2-6).
Rajah 2.3.1.2-6: Mesej Pengesahan
Langkah 7: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan Berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.3.1.2-7).
Rajah 2.3.1.2-7: Mesej Makluman
Langkah 8: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa permohonan cuti sakit telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.3.1.2-8).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
26
Rajah 2.3.1.2-8: Mesej Aliran Kerja
Langkah 9: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
27
2.3.2 Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan
Fungsi ini membolehkan pengguna menghantar maklumat baki cuti kepada Pentadbir Cuti, sama ada cuti tersebut dibawa ke tahun hadapan atau dimasukkan ke dalam pengiraan gantian cuti rehat (GCR).
Pengguna:
Pemohon Cuti/Pemilik Kompetensi
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Permohonan Cuti, klik Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan (lihat Rajah 2.3.2-1).
Rajah 2.3.2-1: Menu Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan dan klik TERUSKAN untuk meneruskan permohonan (lihat Rajah 2.3.2-2).
Rajah 2.3.2-2: Skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan
Langkah 3: Pengguna akan melihat skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan dan klik TAMBAH (lihat Rajah 2.3.2-3).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
28
Rajah 2.3.2-3: Skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan
Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin untuk menambah maklumat Jumlah Cuti Untuk GCR dan Baki Cuti Untuk Dibawa Ke Hadapan serta Catatan (jika perlu). Klik HANTAR untuk menghantar permohonan (lihat Rajah 2.3.2-4).
Rajah 2.3.2-4: Skrin Untuk Menghantar Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan
Langkah 5: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan atau Cancel untuk membatalkan permohonan (lihat Rajah 2.3.2-5).
Rajah 2.3.2-5: Mesej Pengesahan
Langkah 6: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.3.2-6).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
29
Rajah 2.3.2-6: Mesej Makluman Langkah 8: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.3.2-7).
Rajah 2.3.2-7: Mesej Aliran Kerja
Langkah 9: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
30
2.4 MENYOKONG CUTI
Fungsi ini membolehkan pengguna menyokong permohonan cuti yang telah dibuat oleh pemohon bagi membolehkan permohonan tersebut dihantar kepada pelulus cuti. Notis pemberitahuan akan dihantar kepada pemohon cuti untuk makluman status permohonan cuti yang telah dibuat.
Pengguna:
Penyokong Cuti
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Menyokong Cuti (lihat Rajah 2.4-1).
Rajah 2.4-1: Menu Pengurusan Cuti
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Menyokong Cuti seperti di Rajah 2.4-2.
Rajah 2.4-2: Skrin Menyokong Cuti
Langkah 3: Klik Subjek yang dikehendaki.
Contoh: LV:PENGHANTARAN PERMOHONAN CUTI UNTUK SOKONGAN
Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi dan skrin Maklumat Sokongan seperti di Rajah 2.4-3.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
31
Rajah 2.4-3: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi
Langkah 5: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Papar Unit Organisasi
Papar Maklumat Dokumen Sokongan
Papar Maklumat Profil Perkhidmatan
Langkah 6: Isikan maklumat-maklumat di bawah. Lihat Rajah 2.4-4 yang menunjukkan contoh maklumat yang telah diisi dan klik HANTAR.
Status Cuti: Pilih dari senarai drop-down
Catatan
Rajah 2.4-4: Skrin Menyokong Cuti
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
32
Langkah 7: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Menyokong Cuti atau Cancel untuk membatalkan permohonan (lihat Rajah 2.4-5).
Rajah 2.4-5: Mesej Pengesahan
Langkah 8: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.4-6).
Rajah 2.4-6: Mesej Makluman Langkah 8: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa proses Menyokong Cuti telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.4-7).
Rajah 2.4-7: Mesej Aliran Kerja
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
33
Langkah 9: Klik KELUAR dan pengguna akan kembali ke skrin Menyokong Cuti seperti di Rajah 2.4-8 dimana rekod yang disokong telah dikeluarkan dari senarai.
Rajah 2.4-8: Skrin Menyokong Cuti
Langkah 10: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
34
2.5 KELULUSAN CUTI
Fungsi ini membolehkan pengguna meluluskan permohonan cuti yang telah disokong, meluluskan baki cuti dan melaksanakan proses khas kelulusan cuti.
Pengguna:
Pelulus Cuti
Pelulus Cuti Kedua
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, mouse over Kelulusan Cuti seperti di Rajah 2.5-1.
Rajah 2.5-1: Menu Pengurusan Cuti
Langkah 2: Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Meluluskan Permohonan Cuti
Meluluskan Baki Cuti
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
35
2.5.1 Meluluskan Permohonan Cuti
Fungsi ini membolehkan pengguna meluluskan permohonan cuti seseorang pemohon setelah mendapat sokongan. Notis pemberitahuan akan dihantar kepada pemohon untuk makluman status permohonan cuti tersebut. Sesetegah cuti memerlukan kelulusan kuasa tertentu (Pelulus Kedua) berdasarkan jenis dan bilangan hari cuti-cuti tertentu seperti mana yang terdapat dalam Perintah Am Bab C.
Pengguna:
Pelulus Cuti
Pelulus Cuti Kedua
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Kelulusan Cuti, klik Meluluskan Permohonan Cuti. Pengguna akan melihat skrin Meluluskan Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.5.1-1.
Rajah 2.5.1-1: Skrin Kelulusan Cuti
Langkah 2: Klik Subjek yang dikehendaki.
Contoh: LV:PENGHANTARAN PERMOHONAN CUTI UNTUK KELULUSAN: Cuti Rehat
Langkah 3: Pengguna akan melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Maklumat Sokongan dan skrin Maklumat Kelulusan (lihat Rajah 2.5.1-2 dan Rajah 2.5.1-3).
Rajah 2.5.1-2: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
36
Rajah 2.5.1-3: Sambungan Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi
Langkah 4: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Papar Unit Organisasi
Papar Maklumat Dokumen Sokongan
Papar Maklumat Profil Perkhidmatan
Langkah 5: Isikan maklumat-maklumat berikut:
Status Cuti: Pilih dari senarai drop-down
Catatan
Langkah 6: Klik HANTAR.
Langkah 7: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Meluluskan Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.5.1-4).
Rajah 2.5.1-4: Mesej Pengesahan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
37
Langkah 8: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan Berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.5.1-5).
Rajah 2.5.1-5: Mesej Makluman
Langkah 9: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa proses Meluluskan Cuti telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.5.1-6).
Rajah 2.5.1-6: Mesej Aliran Kerja
Langkah 10: Klik KELUAR dan pengguna akan kembali ke skrin Meluluskan Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.5.1-7 dimana rekod yang disokong telah dikeluarkan dari senarai.
Rajah 2.5.1-7: Skrin Meluluskan Permohonan Cuti Setelah Operasi Hantar
Langkah 11: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
38
2.5.2 Meluluskan Baki Cuti
Fungsi ini membolehkan pengguna meluluskan permohonan GCR dan baki cuti yang di bawa ke tahun hadapan seseorang pemohon. Notis pemberitahuan akan dihantar kepada pemohon untuk makluman status permohonan baki cuti tersebut.
Pengguna:
Pelulus Cuti
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Kelulusan Cuti, klik Meluluskan Baki Cuti. Pengguna akan melihat skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan seperti di Rajah 2.5.2-1.
Rajah 2.5.2-1: Skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan
Langkah 2: Klik pada nama pemohon dan skrin meluluskan permohonan cuti seper Rajah 2.5.2-2 akan terpapar.
Rajah 2.5.2-2: Skrin Meluluskan Baki Cuti
Langkah 3: Pilih Status Cuti melalui drop-down menu untuk meluluskan atau tidak meluluskan permohonan baki cuti tersebut. Langkah 4: Klik HANTAR.
Langkah 5: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Meluluskan Baki Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.5.2-3).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
39
Rajah 2.5.2-3: Mesej Pengesahan
Langkah 6: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan Berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.5.2-4).
Rajah 2.5.2-4: Mesej Makluman
Langkah 7: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa proses Meluluskan Cuti telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.5.2-5).
Rajah 2.5.2-5: Mesej Aliran Kerja
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
40
Langkah 10: Klik KELUAR dan pengguna akan kembali ke skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan seperti di Rajah 2.5.2-6 dimana rekod yang diluluskan telah dikeluarkan dari senarai.
Rajah 2.5.2-6 Skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke hadapan Setelah Operasi Hantar
Langkah 11: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
41
2.6 PINDAAN/PEMBATALAN CUTI
Fungsi ini membolehkan pengguna membatalkan cuti sama ada yang belum diluluskan atau yang telah diluluskan dan meminda tarikh cuti yang telah diluluskan. Pengguna juga boleh mengemaskini permohonan cuti melalui fungsi ini.
Pengguna:
Pemohon Cuti/Pemilik Kompetensi
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Pindaan/Pembatalan Cuti dan Pemohon Cuti (lihat Rajah 2.6-1).
Rajah 2.6-1: Menu Pindaan/Pembatalan Cuti
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Pemohon Cuti seperti di Rajah 2.6-2.
Rajah 2.6-2: Skrin Pindaan/Pembatalan Cuti bagi Pemohon Cuti
Langkah 3: Klik TERUSKAN dan pengguna akan melihat skrin Senarai Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.6-3.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
42
Rajah 2.6-3: Skrin Senarai Permohonan Cuti
Langkah 4: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Kemaskini Permohonan Cuti
Hapus Permohonan Cuti
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
43
2.6.1 Kemaskini Permohonan Cuti
Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat permohonan cuti yang telah dipohon.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari skrin Senarai Permohonan Cuti, klik Jenis Cuti yang dikehendaki (lihat Rajah 2.6.1-1).
Rajah 2.6.1-1: Skrin Senarai Permohonan Cuti
Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.6.1-2 dan Rajah 2.6.1-3.
Rajah 2.6.1-2: Skrin Kemaskini Permohonan Cuti
Langkah 3: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Tambah Dokumen Sokongan
Hapus Dokumen Sokongan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
44
Langkah 4: Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:
Tarikh Mula Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar
Tarikh Akhir Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar
Alamat semasa bercuti
Negara: Pilih dari senarai drop-down
Bandar: Pilih dari senarai drop-down
Negeri: Pilih dari senarai drop-down
Poskod
No. Telefon
Sebab Bercuti
Langkah 5: Klik HANTAR.
Langkah 6: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Kemaskini Permohonan Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.6.1-3).
Rajah 2.6.1-3: Mesej Pengesahan
Langkah 7: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan cuti Berjaya dikemaskini dan klik OK (lihat Rajah 2.6.1-4).
Rajah 2.6.1-4: Mesej Makluman
Langkah 8: Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Permohonan Cuti yang menunjukkan operasi Kemaskini telah selesai dilakukan (lihat Rajah 2.6.1-5).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
45
Rajah 2.6.1-5: Skrin Senarai Permohonan Cuti Setelah Operasi Kemaskini
Langkah 9: Klik BATAL untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
46
2.6.2 Hapus Permohonan Cuti
Operasi ini membolehkan pengguna menghapus atau membatalkan permohonan cuti yang telah dihantar.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari skrin Senarai Permohonan Cuti, klik pada check box Jenis Cuti yang hendak dihapus dan klik Hapus (lihat Rajah 2.6.2-1).
Rajah 2.6.2-1: Skrin Senarai Permohonan Cuti
Langkah 2: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Hapus Permohonan Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.6.2-2).
Rajah 2.6.2-2: Mesej Pengesahan
Langkah 3: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses hapus atau batal cuti telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.6.2-3).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
47
Rajah 2.6.2-3: Mesej Makluman
Langkah 4: Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Permohonan Cuti yang menunjukkan operasi hapus atau batal telah berjaya dimana cuti yang dihapus/batal telah tiada dalam senarai permohonan cuti (lihat Rajah 2.6.2-4).
Rajah 2.6.2-4: Skrin Senarai Permohonan Cuti Selepas Proses Hapus/Batal
Langkah 5: Klik BATAL untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
48
2.7 MAKLUMAT PENGUMPULAN WATU KERJA LEBIH MASA
Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara waktu kerja lebih masa bagi membolehkan pengguna merekod dan mengumpul serta menyemak waktu kerja masa bagi tujuan permohonan cuti gantian atau bayaran lebih masa. Fungsi ini juga membolehkan pihak pengesah untuk mengesahkan maklumat waktu kerja lebih masa yang telah diselanggara oleh pemohon.
Pengguna:
Pemohon/Pemilik Kompetensi
Pengesah Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa (lihat Rajah 2.7-1).
Rajah 2.7-1: Menu Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa
Langkah 2: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa – CO
Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
Pengesahan Waktu Kerja Lebih Masa
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
49
2.7.1 Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa - CO
Operasi ini membolehkan pengguna menyelenggara waktu kerja lebih masa bagi membolehkan pengguna merekod dan mengumpul waktu kerja masa bagi tujuan permohonan cuti gantian atau bayaran lebih masa.
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dan Selenggara waktu Kerja Lebih Masa - CO (lihat Rajah 2.7.1-1).
Rajah 2.7.1-1: Menu Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa - CO Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Selenggara Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa yang mengandungi maklumat Cuti Gantian dan Tuntutan Kerja Lebih Masa seperti di Rajah
2.7.1-2.
Rajah 2.7.1-2: Skrin Selenggara Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa
Langkah 3: Pengguna akan melihat skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dan klik TAMBAH untuk meneruskan operasi (lihat Rajah 2.7.1-3).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
50
Rajah 2.7.1-3: Skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa
Langkah 4: Klik TAMBAH dan Pengguna akan melihat skrin Tambah Waktu Kerja Lebih Masa seperti di Rajah 2.7.1-4.
Rajah 2.7.1-4 Skrin Tambah Maklumat Kerja Lebih Masa
Langkah 5: Kemaskini maklumat-maklumat berikut:
Bulan: Pilih dari senarai drop-down
Tahun: Pilih dari senarai drop-down
Jenis Kerja Lebih Masa: Pilih dari senarai drop-down
Tarikh Mula Kerja Lebih Masa: Pilih dari senarai drop-down
Waktu Mula: Pilih dari senarai drop-down
Tarikh Tamat Kerja Lebih Masa: Pilih dari senarai drop-down
Waktu Tamat: Pilih dari senarai drop-down
Keterangan Tugas
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
51
Langkah 6: Klik SIMPAN.
Langkah 7: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses Tambah Waktu Kerja Lebih Masa atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.1-5).
Rajah 2.7.1-5 Mesej Pengesahan
Langkah 8: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses tambah waktu kerja lebih masa telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.1-6).
Rajah 2.7.1-6 Mesej Makluman Langkah 9: Pengguna akan kembali ke skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa yang menunjukkan operasi tambah waktu kerja lebih masa telah berjaya dimana maklumat yang ditambah akan dipaparkan (lihat Rajah 2.7.1-8).
Rajah 2.7.1-8: Skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Yang Telah Ditambah
Langkah 10: Klik butang MUAT NAIK untuk muat naik Dokumen Sokongan (lihat Rajah 2.7.1-9).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
52
Rajah 2.7.1-9: Skrin Muat Naik Dokumen Sokongan Langkah 11: Klik butang Choose File dan pilih dokumen yang ingin dimuat naik, isikan Nama Dokumen Sokongan dantuk klik butang SIMPAN (lihat Rajah 2.7.1-10).
Rajah 2.7.1-10: Skrin Muat Naik Dokumen Sokongan Selepas Pilih Dokumen Langkah 12: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses muat naik dokumen sokongan atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.1-11).
Rajah 2.7.1-11 Mesej Pengesahan
Langkah 13: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses muat naik dokumen sokongan telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.1-12).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
53
Rajah 2.7.1-12 Mesej Makluman
Langkah 14: Pengguna akan kembali ke skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa yang menunjukkan operasi muat naik dokumen sokongan telah berjaya (lihat Rajah 2.7.1-13).
Rajah 2.7.1-13: Skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Yang Telah Ditambah
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
54
2.7.2 Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih
Operasi ini membolehkan pengguna menyemak maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang telah direkodkan oleh pemilik kompetensi.
Pengguna:
Penyemak Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dan Selenggara waktu Kerja Lebih Masa - CO (lihat Rajah 2.7.2-1).
Rajah 2.7.2-1: Menu Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa seperti di Rajah 2.7.2-2.
Rajah 2.7.2-2: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 3: Klik Subjek bagi pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa bagi pemilik kompetensi yang dipilih seperti di Rajah 2.7.2-3.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
55
Rajah 2.7.2-3: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Bagi Pemilik Kompetensi Yang Telah Dipilih Langkah 4: Klik Bulan Mula bagi maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 5: Skrin Senarai Maklumat Pengumpulan Kerja Lebih Masa akan terpapar seperti di Rajah 2.7.2-4.
Rajah 2.7.2-4: Skrin Senarai Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa
Langkah 6: Pilih Disemak/Untuk Pembetulan di Status Pengumpulan Maklumat seperti di Rajah 2.7.2-4. Langkah 7: Klik butang HANTAR. Langkah 8: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses hantar rekod atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.2-5).
Rajah 2.7.2-5: Mesej Pengesahan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
56
Langkah 9: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses hantar rekod telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.2-6).
Rajah 2.7.2-6: Mesej Makluman Langkah 10: Mesej aliran kerja akan terpapar untuk memaklumkan bahawa maklumat akan dihantar kepada pemilik kompetensi dan pengesah untuk pengumpulan maklumat waktu kerja lebih masa (lihat Rajah 2.7.2-7).
Rajah 2.7.2-7: Mesej Aliran Kerja Langkah 10: Pengguna akan kembali kepada skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dengan status adalah Disemak (lihat Rajah 2.7.2-8).
Rajah 2.7.2-8: Skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Selepas Semakan
Langkah 11: Klik BATAL untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
57
2.7.2 Pengesahan Maklumat Waktu Kerja Lebih
Operasi ini membolehkan pengguna mengesahkan maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang telah direkodkan oleh pemilik kompetensi.
Pengguna:
Pengesah Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa
Langkah-langkah:
Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dan Selenggara waktu Kerja Lebih Masa - CO (lihat Rajah 2.7.2-1).
Rajah 2.7.2-1: Menu Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa seperti di Rajah 2.7.2-2.
Rajah 2.7.2-2: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 3: Klik Subjek bagi pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa bagi pemilik kompetensi yang dipilih seperti di Rajah 2.7.2-3.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
58
Rajah 2.7.2-3: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Bagi Pemilik Kompetensi Yang Telah Dipilih Langkah 4: Klik Bulan Mula bagi maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 5: Skrin Senarai Maklumat Pengumpulan Kerja Lebih Masa akan terpapar seperti di Rajah 2.7.2-4.
Rajah 2.7.2-4: Skrin Senarai Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 6: Pilih Disemak/Untuk Pembetulan di Status Pengumpulan Maklumat seperti di Rajah 2.7.2-4. Langkah 7: Klik butang HANTAR. Langkah 8: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses hantar rekod atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.2-5).
Rajah 2.7.2-5: Mesej Pengesahan Langkah 9: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses hantar rekod telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.2-6).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
59
Rajah 2.7.2-6: Mesej Makluman Langkah 10: Mesej aliran kerja akan terpapar untuk memaklumkan bahawa maklumat akan dihantar kepada pemilik kompetensi dan pengesah untuk pengumpulan maklumat waktu kerja lebih masa (lihat Rajah 2.7.2-7).
Rajah 2.7.2-7: Mesej Aliran Kerja Langkah 10: Pengguna akan kembali kepada skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dengan status adalah Disemak (lihat Rajah 2.7.2-8).
Rajah 2.7.2-8: Skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Selepas Semakan
Langkah 11: Klik BATAL untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
60
2.8 PERMOHONAN KELUAR PEJABAT Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja seperti yang diperuntukkan di bawah Perintah Am 5 Bab G. Perintah am tersebut menjelaskan bahawa jika seseorang pegawai hendak meninggalkan pejabatnya di dalam waktu bekerja, kebenaran Pegawai Penyelia hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum berbuat demikian. Tempoh maksimum yang dibenarkan untuk tujuan meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja hendaklah tidak melebihi 4 jam sehari atau separuh daripada waktu bekerja sehari (tidak termasuk waktu rehat), mana yang lebih rendah. Jika tempoh meninggalkan pejabat melebihi daripada tempoh maksimum yang ditetapkan pada hari tersebut, pegawai dikehendaki mengambil Cuti Rehat atau cuti lain yang berkelayakan.
Pengguna:
Pemohon/Pemilik Kompetensi
Pelulus Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa/Pegawai Penyelia
Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Pengurusan Cuti, pilih fungsi Kebenaran Keluar Pejabat (lihat Rajah 2.8-1).
Rajah 2.8-1: Menu Kebenaran Keluar Pejabat
Langkah 2: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Permohonan Keluar Pejabat
Status Permohonan Keluar Pejabat
Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
61
2.8.1 Permohonan Keluar Pejabat Fungsi ini membolehkan pemohon untuk membuat permohonan keluar pejabat atas urusan peribadi untuk dihantar kepada pelulus. Pengguna:
Pemohon/Pemilik Kompetensi
Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Kebenaran Keluar Pejabat, pilih Permohonan Keluar Pejabat (lihat Rajah
2.8.1-1).
Rajah 2.8.1-1: Menu Permohonan Keluar Pejabat
Langkah 2: Skrin Kebenaran Keluar Pejabat akan dipaparkan (lihat Rajah 2.8.1-2).
Rajah 2.8.1-2: Skrin Permohonan Keluar Pejabat
Langkah 3: Isikan maklumat seperti tujuan, tempoh keluar pejabat serta muatnaik dokumen sokongan bagi melengkapkan permohonan seperti skrin di Rajah 2.8.1-3.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
62
Rajah 2.8.1-3: Skrin Permohonan Keluar Pejabat Yang Telah Dilengkapkan
Langkah 4: Klik butang MUAT NAIK dan mesej pengesahan untuk muat naik dokumen akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.1-4.
Rajah 2.8.1-4: Skrin Mesej Pegesahan
Langkah 5: Klik OK untuk meneruskan permohonan atau Cancel untuk membatalkan operasi. Langkah 6: Sekiranya klik OK, mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa
dokumen berjaya disimpan (lihat Rajah 2.8.1-5).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
63
Rajah 2.8.1-5: Skrin Mesej Makluman
Langkah 7: Klik OK pada mesej makluman.
Langkah 8: Pilih Nama Penyelia untuk kelulusan menggunakan kaedah “user selection” seperti
berikut (lihat Rajah 2.8.1-6):
a. Klik Nama Penyelia, skrin Carian Jawatan Sebenar akan dipaparkan.
b. Carian pada Unit Organisasi dan pilih Nama Penyelia.
Rajah 2.8.1-6: Skrin Carian Jawatan Sebenar
Langkah 9: Setelah Nama Penyelia dipilih, nama dan jawatan penyelia akan terpapar seperti skrin di Rajah 2.8.1-7.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
64
Rajah 2.8.1-7: Skrin Permohonan Keluar Pejabat Yang Lengkap
Langkah 10: Klik butang HANTAR untuk menghantar permohonan. Mesej pengesahan untuk penghantaran rekod akan dipaparkan (lihat Rajah 2.8.1-8). Langkah 11: Klik OK untuk meneruskan permohonan atau Cancel untuk membatalkan operasi (lihat Rajah 2.8.1-8).
Rajah 2.8.1-8: Skrin Mesej Pengesahan
Langkah 12: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.8.1-9).
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
65
Rajah 2.8.1-9: Skrin Mesej Makluman
Langkah 13: Mesej aliran kerja akan dipaparkan dimana permohonan telah dihantar kepada pegawai penyelia (lihat Rajah 2.8.1-10).
Rajah 2.8.1-10: Skrin Mesej Aliran Kerja
Langkah 11: Klik Keluar untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
66
2.8.2 Status Permohonan Keluar Pejabat Fungsi ini membolehkan:
a. Pemohon dan pelulus memaparkan status permohonan keluar pejabat.
b. Pelulus membuat carian permohonan yang telah dihantar oleh pemohon di bawah seliaan
mereka.
Pengguna:
Pemohon/Pemilik Kompetensi
Pelulus Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa/Pegawai Penyelia
Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Kebenaran Keluar Pejabat, pilih Status Permohonan Keluar Pejabat (lihat
Rajah 2.8.2-1)
Rajah 2.8.2-1: Menu Status Permohonan Keluar Pejabat
Langkah 2: Pelulus/Pegawai Penyelia untuk menyemak status permohonan keluar pejabat melalui
Carian Unit Organisasi, klik butang CARI pada Unit Organisasi dan pilih Unit Organisasi seperti
skrin di Rajah 2.8.2-2.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
67
Rajah 2.8.2-2: Skrin Carian Unit Organisasi
Langkah 3: Skrin yang memaparkan senarai permohonan keluar pejabat bagi Unit Organisasi yang telah dipilih akan terpapar seperti Rajah 2.8.1-3.
Rajah 2.8.2-3: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Bagi Unit Organisasi Yang Telah Dipilih
Langkah 4: Klik pada radio button di bahagian hujung kiri nama pemohon/pemilik kompetensi dan skrin status dan maklumat permohonan akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.2-4.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
68
Rajah 2.8.2-4: Skrin Status dan Maklumat Permohonan
Langkah 5: Pelulus/Pegawai Penyelia untuk menyemak status permohonan keluar pejabat melalui carian Nama Pegawai, klik CARI pada Nama Pegawai dan skrin carian akan terpapar seperti di Rajah 2.8.2-5.
Rajah 2.8.2-5: Skrin Carian Nama Pegawai
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
69
Langkah 6: Klik pada radio button pada nama pegawai yang dipilih dan skrin senarai permohonan
akan terpapar seperti di Rajah 2.8.2-6.
Langkah 7: Klik TERUSKAN dan rekod status permohonan dipaparkan seperti di Rajah 2.8.2-6.
Rajah 2.8.2-6: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Bagi Pegawai Yang Telah Dipilih
Langkah 8: Klik pada radio button di bahagian hujung kiri nama pemohon/pemilik kompetensi dan skrin status dan maklumat permohonan akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.2-7.
Rajah 2.8.2-7: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Bagi Pegawai Yang Telah Dipilih
Langkah 9: Klik pada Nama Pemilik Kompetensi untuk papar permohonan dalam format Borang Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat seperti di Rajah 2.8.2-8.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
70
Rajah 2.8.2-8: Skrin Borang Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat
Langkah 10: Klik butang PREVIEW CETAK pada skrin Rajah 2.8.2-6 dan Laporan Status Permohonan Keluar Pejabat akan dipaparkan seperti di Rajah 2.8.2-9.
Rajah 2.8.2-9: Skrin Laporan Status Permohonan Keluar Pejabat
Langkah 11: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
71
2.8.3 Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat Fungsi ini membolehkan pelulus/pegawai penyelia meluluskan permohonan keluar pejabat yang telah dihantar oleh pemohon di bawah seliaan mereka.
Pengguna:
Pelulus Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa/Pegawai Penyelia
Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Kebenaran Keluar Pejabat, pilih Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat (lihat Rajah 2.8.3-1).
Rajah 2.8.3-1: Menu Kelulusan Permohonan Keluar Pejabat
Langkah 2: Skrin Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat akan dipaparkan seperti di Rajah 2.8.3-2 dan klik pada Subjek bagi permohonan yang ingin diberi kelulusan.
Rajah 2.8.3-2: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Untuk Diluluskan
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
72
Langkah 3: Skrin Maklumat Kelulusan akan dipaparkan di mana pengguna boleh melihat
maklumat permohonan seperti di Rajah 2.8.3-3. Pilih Status Permohonan untuk meluluskan atau
tidak permohonan tersebut.
Langkah 4: Klik butang HANTAR untuk menghantar status permohonan yang telah dipilh (lihat
Rajah 2.8.3-3).
Rajah 2.8.3-3: Skrin Untuk Memilih Status Permohonan
Langkah 5: Mesej pengesahan untuk penghantaran rekod akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.3-4 dan klik OK untuk meneruskan penghantaran rekod atau Cancel untuk membatalkan operasi.
Rajah 2.8.3-4: Mesej Pengesahan
Langkah 6: Mesej Makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa status permohonan
telah berjaya dihantar dan klik OK.
Rajah 2.8.3-5: Mesej Makluman
Langkah 7: Mesej aliran kerja bagi pemberitahuan kelulusan permohonan keluar pejabat akan
dipaparkan seperti Rajah 2.8.3-6.
PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015
73
Rajah 2.8.3-6: Mesej Aliran Kerja
Langkah 8: Klik butang KELUAR untuk keluar dari skrin.
-TAMAT-