Oficina de Proyectos – Vicerrectoría de Investigación y Creación

Nuevo Proceso Presentación de Propuestas

Agenda de la reunión

• Presentación del nuevo proceso de presentación de propuestas• Discusión abierta, comentarios y sugerencias

• Principales desafíos en herramientas tecnológicas• Revisión de alcance, objetivos y expectativas (Fase 1. Entendimiento Chip 2.0)

2

Parte 1. Rediseño del proceso de presentación de propuestas

(Resultados Iniciativa Nuevo Como 9: Fast Track Procesos)

3

4

Actividades realizadas

2. Identificación de desafíos

en presentación depropuestas

¿Qué genera más valor e impacto en el

proceso y actualmente? ¿Qué pasos del

proceso no aportan valor?

Revisión del proceso con

el equipo de trabajo

conformado

1. Conformación de

equipo de trabajo

¿Qué unidades estan involucradas durante

el proceso? Redefinición de roles

4. Diseño e implementación de

herramientas tecnológicas

Matriz de Riesgos

Formato único legalización

Plantilla prespuesto

Repositorio de Información

3. Análisis del proceso y redefinición del

proceso de presentación de propuestas

Piloto proceso presentación propuestas

*Facultad Economía*Facultad Administración

8 meses

1. Conformación de equipo de trabajo

5

Facultad de

Administración

Centro de

Servicios

compartidos

Vicerrectoría Investigación

y creación

DSIT

Dirección

Jurídica

Laura Gonzalez

Jhoana Vivas

Tatiana Gonzalez

Julián LizarazoEduardo Zorro

Oficina de Proyectos Elizabeth Figueroa

Mauricio Bello

Facultad de Economía

Ana Lucia Ricaurte

Eliana Cruz

María Andrea Leyva

Patricia Vega

PlaneaciónCarlos Castellanos Auditoria Jorge Charry

7

Presentar propuestas de investigación, consultoria u otros de los proyectos de la

Universidad de los Andes ante un financiador externo. Con el presente documento se

unifican los procesos internos de presentación de propuestas tanto de investigación y

consultoría.

OBJETIVO

ALCANCE

Desde que se identifica la oportunidad de presentar una propuesta a tercero hasta que el

CSC le envía el número del elemento PEP en simulación y el registro de la propuesta en

SAP a la Unidad Académica.

3. Análisis y redefinición del proceso de presentación de propuestas

8

CSC

3. Nuevo proceso de presentación de propuestas

4. Piloto Facultad Administración y Economía (Resultados)

1. Definición y rol del Oficial de Proyectos

2. Definición del rol de Unidades involucradas en el proceso

1.

2.

3.

4.

9

Oficial de proyectos: Persona afil iada a una unidad académica queapoya y monitorea la gestión de propuestas incluyendo su formulación,

ejecución y cierre.

✓ El OP trabaja de la mano con investigadores.

✓ Provee soporte en temas administrativos, financieros,

logísticos, etc., en la medida

que el proyecto lo requiera.

¿Quiénes pueden desempeñar este

cargo?

Gestores, coordinadores o jefe de proyectos, entre otros,dependiendo de la estructura de la Unidad académica y

el portafolio de proyectos que se requiera.

1. Definición y rol del Oficial de Proyectos

10

2. Definición del rol de Unidades involucradas en el proceso

¿Qué unidades participan en el proceso?

Vicerrectoría

Investigación y Creación

Unidades

Académicas

Centro de

Serv icios compartidos

Dirección

JurídicaProfesor

11

PROFESOR: Construye

documento propuesta técnica y

financiera

Revisión financiera de la propuesta

Trámite de firmas por

Representante legal

Enviar copia de la propuesta final tercero

Revisión de documento

técnico-financiero y formatos de

presentación

3. Nuevo proceso de presentación de propuestas

Proceso actual de presentación de propuestas

Diligenciamiento SAP y elemento

PEP

3 días 3 días 6 días3 días

VIC

CSC

DJ

Unidad

Unidad

Tiempo estimado trámites internos presentación propuestas: 15 días hábiles

12

3. Nuevo proceso de presentación de propuestas

Principales hallazgos del proceso actual de presentación de propuestas:

✓ Tiempo efectivo estimado de trámites internos de presentación de propuestas: 15 días hábiles (Trámites a última

hora).

✓ Proceso lineal y poco flexible.

✓ Ausencia de valor agregado y reproceso en unidades como Vicerrectoría de investigación y Creación y CSC.

✓ No diligenciamiento de formatos y diferentes tipos de formato (SAP – Vicerrectoría de Investigación y Creación)

✓ Flujo de convocatorias no es acorde con el tiempo de presentación de propuestas a terceros

✓ Ausencia de repositorio de información para toma de decisiones estratégicas.

✓ Diferentes procesos de trámites propuestas, contratos de ingresos (investigación y Consultoría), no hay unificación.

✓ Propuestas Colciencias, Icetex y BanRep(ausencia de valor agregado Unidad -Vicerrectoría de Investigación y

Creación - Dirección Jurídica)

13

Enviar matriz de riesgos a

Dirección Jurídica -

TdR

Validar la matriz de la

solicitud

Diligenciar Formato único

de legalización

PROFESOR: Construir documento propuesta técnicaCotización:

Firma decano

Copia de la propuesta final

a DJ y VIC

Propuesta: Firma por

Representante legal

6 días

1 día

3. Nuevo proceso de presentación de propuestas

Registro SAP y elemento PEP incluido en el formato único de legalización

Unidad

Revisión financiera de la propuesta

3 días 1 día

Unidad

Unidad

DJ

CSC

Unidad

Monitoreo y acompañamiento

DJ VIC

Cuando existen TdR

CSC

Repositorio documentos

14

3. Nuevo proceso de presentación de propuestas

Principales aportes del nuevo proceso:

✓ Tiempo efectivo estimado de trámites internos de presentación de propuestas: máximo 10 días hábiles

prev ia rev isión de matriz de riesgos de TdR (cuando existen).

✓ Rol más activo de los profesores y oficiales de proyectos (basado en criterio y toma de decisiones).

✓ Contacto directo entre Unidad y Dirección Jurídica (CSC no interv iene)

✓ Proceso FLEXIBLE basado en toma de decisiones.

✓ Redefinición de roles de CSC y Vicerrectoría de Investigación y Creación.

✓ Implementación de nuevas herramientas tecnológicas.

✓ Formato Único de trámite (sin firmas)

✓ Unificación procesos trámites propuestas, contratos de ingresos (Investigación y Consultoría)

✓ Propuestas Colciencias, Icetex y BanRep (trámite de firma Vicerrectoría de Investigación y Creación -

NO pasa por Dirección Jurídica)

Diagrama del nuevo flujo de procesos de presentación de propuestas

15

Paso 1. Análisis de términos

de referencia - TdRPaso 2. Documento técnico y financiero Paso 3. Presentación de propuesta

16

Diligenciar formato único de

legalización

PROFESOR

UNIDAD(Oficial de proyectos)

Paso 1. Análisis de términos de referencia - TdR

17

DIRECCIÓN JURÍDICA

UNIDAD(Oficial de proyectos)

Paso 2. Documento técnico y financiero

18

CSC(Centro de Servicios

compartidos)

UNIDAD(Oficial de proyectos)

Paso 2. Documento técnico y

financiero

19

UNIDAD(Oficial de proyectos)

Paso 2. Documento técnico

y financiero

Paso 3.

Presentación de propuesta

DIRECCIÓN JURÍDICA

20

UNIDAD(Oficial de proyectos)

Paso 3. Presentación de propuesta

DIRECCIÓN JURÍDICA

CSC(Centro de Servicios

compartidos)

4. Implementación de herramientas tecnológicas

21

Matriz de Riesgos

Formato Unico

Legalización

Plantilla prespuesto

Repositorio de

Información

1. Respositorio de información institucional

2. Matriz de riesgos

3. Formato Único de Legalización

4. Plantilla de presupuesto

A

B

C

D

22

https://uniandes.sharepoint.com/:x:/r/sites/gestprop/_layouts/15/doc2.aspx?sourcedoc=%7B23d2f47d-2211-4b2c-afd8-4cf25258ce86%7D&action=default&uid=%7B23D2F47D-2211-4B2C-AFD8-4CF25258CE86%7D&ListItemId=61274&ListId=%7B97341900-5194-4E66-93EC-04B4707CE761%7D&odsp=1&env=prod

Repositorio Información

Repositorio documentos

institucionales

23

Guía que indica documentos disponibles, responsable y última fecha de

actualización

¿Cómo esta organizado el repositorio?

Análisis de riesgosHerramienta de verificación de aspectos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de considerar presentar una propuesta a un tercero.

El formato único está disponible como formulario online en PowerApps.

24

Análisis de riesgos

¿Qué es la herramienta de Análisis de riesgos?

Tipos de riesgos:

• Organizacionales• Jurídicos• Financieros

• Administrativos • Técnicos

Clasificación:

• Entidad financiadora• Necesidad de asociación• Asuntos Internos Uniandes

25

Estructura

Usuarios de la herramienta

Fases del análisis

FASE 1.

Términos de ReferenciaFASE 2.

Propuesta

Términos de referencia Propuesta

26

Flujo del proceso

Dirección Jurídica(Asignación de

abogado)

Estado Completo

Diligenciamiento

Diligenciamiento

Estado Incompleto

Estado Completo

Enviar

Diligenciamiento

Diligenciamiento

Estado Incompleto

Contactar Oficial de Proyectos y solucionar

dudas

Oficial recibe análisis de riesgos con

recomendaciones

Guardar

Envio formulario

Env iar al correo

juridica@uniandes.edu.

co

Abogado asignado

Correo de confirmación con

el nombre del abogado asignado

Copia Vice Investigación Creación

Correo odp-vice@uniandes.edu.co

27

Flujo análisis de riesgos

Operación del formulario de análisis de riesgo

Análisis de riesgos -Términos de Referencia

Buscador de formularios por nombre o financiador

Usuario

Creación de nuevas matrices y resumen Información de la

convocatoria

Estado del análisis

28

Diligenciamiento de datos

Datos generales de

convocatoria y adjuntos de TdR

Análisis de Riesgos

Preguntas por rol y banderas

de riesgo

Continuar adelante

Tener en cuenta recomendaciones

Punto crítico de evaluación

No tengo conocimiento

Análisis de riesgos -Términos de Referencia

Formulario Único de Legalización

29

Formulario Único de Legalización

¿Qué es el formulario único de legalización ?

• Formulario único para propuesta, contrato, convenio, entre otro (Trámites DJ). Unificación Consultoría - Investigación

• Permite un conocimiento y monitoreo ágil y eficiente de las propuestas y cotizaciones a ser presentadas, contratos y convenios a ser legalizados.

• Resumen de aspectos sobresalientes de las propuestas o cotizaciones a presentar, o del contrato a legalizar.

• Información adecuada para la creación de elemento PEP ‘en simulación’ en SAP, paso previo a la ejecución financiera del proyecto

• Permite crear una base de datos que permita hacer análisis pertinentes del proceso y su efectividad.

• El formato único está disponible como formulario online en PowerApps.

¿Qué queremos del formulario?

30

Usuarios del formulario

Formulario Único de Legalización

INFORMACIÓN DEL TERCERO (FINANCIADOR - ENTIDAD CONTRATANTE)

31

01INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

CONTRATO Y/O PROPUESTA

04 INFORMACIÓN EQUIPO

03INFORMACIÓN DE LA

PROPUESTA/CONVENIO/CONTRATO

02INFORMACIÓN DEL TERCERO

(FINANCIADOR - ENTIDAD CONTRATANTE)

05 RESUMEN FINANCIERO

06RESUMEN DE OVERHEAD, INGRESOS

Y CONTRAPARTIDA UNIANDES

07INFORMACIÓN FINANCIERA (APORTE

O CONTRAPARTIDA UNIANDES)

08 APROBACIÓN

FORMATO ÚNICO DE LEGALIZACIÓN

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CONTRATO Y/O PROPUESTA

Secciones y subsecciones dentro del formulario…

¿Qué tipo de trámites se pueden realizar?

32

PROPUESTA CONTRATO CONVENIO OTRO

Investigación

Consultoría

Capacitación

Prestación servicios

Convenio específico

Convenio Marco

Otros Movilidad y Pasantía

COTIZACIÓN

Formulario dinámico

Formulario Único de Legalización

33

Estado Completo

Estado Incompleto Guardar

Envio formulario

Enviar al correo

juridica@uniandes.edu.

co con copia a VIC

Oficial de proyectos

(Diligencia el formulario)

Profesor para aprobación Decano o delegado

para aprobación

Aprobación

Oficial recibe documentos firmados

Envío notificación centro de Serv icios compartidos para

registro en SAP y creación elemento PEP

Dirección Jurídica(Asignación de

abogado)

Abogado asignado tramita documentos

Aplicación

Formulario Único de Legalización

Plantilla única de presupuesto

Plantilla que sirve como suplemento en casos que no hay formato de presupuesto establecido (opcional) y de fácil empleo

34

Plantilla única presupuesto

¿Qué esperamos con este nuevo proceso?

35

¿Qué esperamos con este nuevo proceso?

36

✓ Generación de indicadores y estadísticas para el éxito en las aplicaciones y captación de recursos

✓ Incrementar la tasa de éxito en presentación de proyectos

✓ Capacitar a Oficiales de Proyectos en gestión de proyectos

✓ Unificación procesos trámites propuestas, contratos de ingresos (Investigación y Consultoría)

✓ Propuestas Colciencias, Icetex y BanRep (trámite de firma Vicerrectoría de Investigación y Creación -

NO pasa por Dirección Jurídica)

✓ Trazabilidad del proceso y seguimiento

37

Pasos siguientes…

Parte 2. CHIP 2.0: Proyectos de la mano de la Tecnología

38

• CHIP 2.0: Proyectos de la mano de la tecnología

FASE 1. ENTENDIMIENTO FASE 3. EJECUCIÓN

FASE 2. DEFINICIÓN

39

Revisión de alcance, objetivos

y expectativas

Entender el Objetivo

Entendimiento y tansferencia

del proceso actual

establecido para proyectos

Transferencia de Conocimiento

Validación con Unidades

Recopilación de datos

Revisión de sistemas actuals

en uso por las facultades

Sistemas actuales

Consolidación de Requerimientos

Hoy

Entrevistas de validación con las

Unidades sobre las

funcionalidades del sistema

Recopilando lo que tenemosF A S E D E E N T E N D I M I E N T O

DSIT consolida y entrega el listado

de requerimientos técnicos que

debería cumplir el sistema

Finalización

Junio 30

¿Qué requerimos de las facultades?

40

Requerimientos facultades/unidades

41

✓ Definición de los oficiales de proyectos (Capacitación herramientas web piloto)

✓ Definición de delegado para aprobación de propuestas (Formulario único de legalización)

✓ Centros de costos definidos para pagos de pólizas de cumplimiento

✓ Requerimientos tecnológicos en el área de proyectos (Fase de entendimiento Chip 2.0)

✓ Compartir sus mejore prácticas y soluciones para evaluación en los próximos pasos

Oficina de Proyectos – Vicerrectoría de Investigación y Creación

Preguntas y comentarios

42