Post on 12-Oct-2018
Microsoft Query en Excel Microsoft Query es un programa incluido en Excel que permite importar datos externos a hojas de cálculo lo cual nos evitará ingresar manualmente los datos provenientes de archivos de Excel.
Para realizar un informe combinando 2 Tablas en Microsoft Query Siga los siguientes pasos
Inice Excel com un archivo Nuevo (No abra ninguno de los archivos que desea cruzar)
Haga clic en la ficha Datos y selecciones en el menú desplegable De otras fuentes, luego haga
clic en Desde Microsoft Query
Aparece la siguiente pantalla Donde debe seleccionar Excel Files* y presionar Aceptar
Aparece la siguiente pantalla donde debera seleccionar el archivo que contiene las tablas que desea cruzar (recuerde que no lo debe tener abierto y que debe estar diseñado con la tecnica de tablas y ademas debe tener todas las tablas que desea cruzar dentro del mismo archivo en hojas separadas)
En este ejemplo voy a seleccionar el disco Z (en mi caso la red) y dentro del disco z selecciono un archivo que se llama BASE DE DATOS DE EMPRESAS Y VENTAS.xlsx, y presiono Aceptar
El archivo que acabo de seleccionar contiene 2 tablas:
La primer tabla tiene un listado de clientes con numero de CUIT y razon social (cada cliente se encuentra ingresado solo 1 vez)
En la segunda tabla tengo un listado de ventas donde figura el nro y tipo de factura, la fecha de la venta, el importe de la venta y el CUIT del Cliente al que se le realizo la venta.
Ambas tablas tienen en comun el numero de CUIT, asi que por lo tanto voy a cruzar ambas tablas uniendolas por el numero de CUIT
Si aparece el siguiente mensaje
Presione aceptar, de todas maneras se iniciará el asistente de Microsoft Query
Al presionar Aceptar y luego de haber marcado la opcion de tablas del sistema aparece el asistente el nombre de las hojas que contiene las tablas que se desean curzar
Presione el boton Cancelar para salir del asistente y continuar armando la consulta directamente en Microsoft Query
Cuando el sistema le pregunte si desea continuar modificando esta consulta con Microsoft Query responda SI
Aparece la pantalla de Microsoft Query y la ventana que le permite seleccionar las tablas que desea cruzar
En este caso seleccionaremos ambas tablas
• La tabla Empresas$ (contiene los datos de cada empresa cliente)
• La Tabla Ventas$ (contiene todas las ventas realizadas a los clientes)
Luego de haber seleccionado ambas tablas,, las mismas aparecen en la parte superior de Microsoft Query
Presione el boton Cerrar para cerrar la ventana Agregar Tablas.
Recuerde que puede volver a la ventana agregar tablas haciendo clic en el boton de Microsoft Query
Ahora debe unir ambas tablas antes de seleccionar las columnas que desea visualizar de cada tabla
Para unir ambas tablas Arraste el campo CUIT de la tabla Empresas Sobre el Campo CUIT de la Tabla Ventas.
Ambas tablas deberan quedar unidad por una linea como muestra el siguiente cuadro
Seleccione los campos que desea visualizar en el informe de Micrososft Query y Arraste los campos debajo de la linea divisoria
En este ejemplo voy a seleccionar los siguientes campos
Campo Tabla origen CUIT Empresas$
EMPRESA Empresas$ FECHA Ventas$
IMPORTE Ventas$
El Infome debe tener un aspecto similar al siguiente
Recuerde: Por defecto Microsoft Query Solo muestra los datos que se encuentran en Ambas
tablas, por lo tanto, en este ejemplo solo mostrará 1 renglon con las ventas de los clientes que se encuentren en la tabla de Empresas.
Si hay mas cliente ingresados en la tabla empresas a los cuales no se le realizaron ventas, estos clientes no figuran en el informe
Y por otra parte si hay ventas a clientes que no estan ingresados en la tabla de Empresas dichas ventas no figuraran en el infome.
Para modificar estas opciones haga doble clic sobre la linea de union de ambas tablas, aparecera la siguiente pantalla donde podrá seleccionar entre 3 opciones
Opcion 1:
Solo aparecen los datos que estan en ambas tablas (deben ser ventas de clientes que estan ingresados en la tabla de empresas)
Esta es la opción por defecto
Opcion 2:
Aparecen todos los clientes tengan o no ventas realizadas
Permitira ver todos los clientes que no tienen ventas ya que el campo fecha e importe queradrian vacios
Opcion 3:
Aparecen todas las ventas realizadas y si los datos del cliente no estan agregados en la tabla de clientes los campos CUIT, y Empresa figuraran vacios
Para finalizar el informe y volver al Excel Haga clic en el icono de la puerta
Haga clic en la celda A1 y seleccione la opcion Tabla y presione Aceptar
Aparecera el resultado del cruce en un archivo de Excel. Con el podrá realizar formulas y tablas dinamicas.
Recuede que este archivo es completamente actualizable haciendo clic en el Boton actualizar de la ficha datos.
Tambien recuerde no cambiar la ubicacion del archivo que contiene las tablas originales que se cruzaron.