9/22/2015

1

eMACC Services

By: Kati Standley, Account Manager& Alli Keogh, SSR and eMACC services RepMBTC 2015

9/22/2015

2

eMACC

• eBill 

• eBill Security Code

• Credit Card Processing

• Important CM reports

• CDS Report

• ezPost

• Bullet Reporting

• Web Self Care

• Web Reporting

• CM Security

9/22/2015

3

Electronic Bill Pay & Presentment (EBBP)

For Your Business...• Less paperwork for your staff

• Reduce delinquencies

• Lower bill processing costs

• Postage savings

• More timely payments as customers have more payment options each month

• Improved customer retention

For Your Customers…• More payment options• Postage savings• Easy and convenient to access 

billing and payment records• Pay anytime and anywhere

9/22/2015

4

Electronic Bill Pay & Presentment (EBBP)

For Your Environment…

If you stop sending paper bills to customers once they switch to eBill, this can result in a significantly lower use of paper and envelopes. While the savings may seem small in the short run, they are significant over the decades that you will serve your customers. 

9/22/2015

5

Electronic Bill Pay & Presentment (EBBP)

Option to use Mobile Pay• Make secure payments by responding to a SMS text.• Keeps you connected to more customers• Easy to use for both your associates and customers• Payment records are automatically exported in 

Customer Master• Payments are validated and deposited into your bank 

account within 48 hours or less.

9/22/2015

6

Electronic Bill Pay & Presentment (EBBP)

• A Customer Service Portal for you and your staff

• Overview of each customers account activity and profile information

• Acceptable payment methods include credit cards, debit cards and ACH

• Maximum website security

• Customer ability to print current and past bills as well as view bill inserts

• Ability to set up an Auto Pay plan

• Automatic email notification of bill readiness and payment confirmation

eBill Includes:

9/22/2015

7

eBill Button on Inquiry screen, used for new customers

9/22/2015

8

How do customers access this option?

• Customers will access the EBPP webpage from your company homepage

• You can have your own customizable Welcome page

9/22/2015

9

Customers Account Summary

9/22/2015

10

Account Summary –15 month Payment History and Account Activity

9/22/2015

11

Frequently Asked Questions

9/22/2015

12

Customers can view Statements and Bill Inserts online

9/22/2015

13

• Code for Customer Registration Process

Customer Code ‐ Or also called secret code or security code

9/22/2015

14

Manage CustomerEmail Preferences

9/22/2015

15

Let MACC’s Creative Services help you!

Advertise eBill with Inserts

9/22/2015

16

Let MACC’s Creative Services help you!

Web Page Advertising

9/22/2015

17

• Automated payments via Customer Master

• Automated payments via online customer payments

• Manual payments within Customer Master

Online Credit Card Payment Processing

9/22/2015

18

Tokenize a Credit Card

9/22/2015

19

One‐Time Credit Card Payment

9/22/2015

20

Enter pre‐payments on accounts before any billing charges

9/22/2015

21

Mag‐Tek Card Reader

Credit Card Swipe: Macc has a device called a Mag‐Tek Card Reader. 

9/22/2015

22

Report to run before you process your credit card payment batch

Credit Card Report

9/22/2015

23

Sample of report

9/22/2015

24

Report to run after your Credit Card Processing:

Credit Card Transactions 

Report

9/22/2015

25

9/22/2015

26

Report to run before bill processing:

Credit Card to Bill Errors

9/22/2015

27

CDS Global Reports

• Monthly Reports• Daily Reports

9/22/2015

28

Daily Customer Reports

9/22/2015

29

Daily Payments Reports

9/22/2015

30

Monthly Reports

9/22/2015

31

Monthly Reports

9/22/2015

32

Reports recommended to run on a daily basis

Declined Report

9/22/2015

33

Reports recommended to run on a daily basis

Refunds Reports

Credit Card Payments by Time Stamp

9/22/2015

34

Reports recommended to run on a daily basis

ACH Returns

9/22/2015

35

ezPost• Overall increases in payment efficiencies

• Quicker Payments

• Complete Accounting info

• Elimination of manual payment posting

• Automated reports for your billing system

9/22/2015

36

Bullet Reporting• Receive access to three daily 

reports listing all current payments sent to your company electronically.

• Eliminate unnecessary delinquent notices and disconnection activities on accounts made current at the last moment with online payments.

• Save money by spending less time on delinquents and communications to customers. 

Report Times:• 8:00 a.m. ‐ A list of all payments received from 5:00 p.m. the previous day to 7:59 a.m. on the current day.• Noon ‐ A list of payments made between 8:01 a.m. and 11:59 a.m. on the current day.• 5:00 p.m. ‐ A list of payments made from noon to 4:59 p.m. on the current day.

9/22/2015

37

Web Self CareBenefits for you:• Sell services and provide customer 

care even when your office is closed

• Increase customer satisfaction through greater control of their account

• Reduce customer calls for activities like usage requests or trouble calls

• Establish a connection to customers who may not otherwise contact you

Benefits for your Customers:• Sign‐up for new services• Make payments• Report trouble• View long distance or wireless 

usage• Update profile information

9/22/2015

38

9/22/2015

39

9/22/2015

40

Web Self Care – Administration Login

9/22/2015

41

Web Reporting ManagementReports

9/22/2015

42

Marketing Reports

9/22/2015

43

Mediation/Toll Reports

9/22/2015

44

CABS Special Access Report

9/22/2015

45

Real Time Reports

9/22/2015

46

ePay Tool Kit

9/22/2015

47

ePay Tool Kit

9/22/2015

48

ePay Tool Kit

9/22/2015

49

eDataMaster

9/22/2015

50

Web Reporting Dashboard• See key performance metrics in an 

easy to understand graphical format

• Templates can be created and shared to ensure everyone sees the same data

• Timely updates to key metrics

• Completely web‐based for easy use throughout an organization

• User profiles can be created so each group or individual sees appropriate information

• Drill down and export options for all charts and reports. 

9/22/2015

51

Customer Master Security

• A simple measure a company can take to guard against possible error’s created by CSR’s, by reducing the amount of functionality within the software they can access.

• You can assign Customer Master Security Roles to your employees. By having security roles assigned, your employees are limited to what changes they can make in the Customer Master Database.

• It will also limit what modules an employee can access, view or edit.

9/22/2015

52

Customer Master Security

Security Spreadsheet Example

9/22/2015

53

Customer Master SecurityCommon Security RolesNetwork Number Assignment• SO_Num_Assign_Avail ‐ Users can only issue numbers with a 

status of Available via the Service Order Number Selector.• SO_Num_Assign_Any ‐ Users can issue any numbers via the 

Service Order Number Selector but not insert new ones.

Add New Address• SO_Add_New_Address ‐ Allows users to add a network address 

via a Service Order or Quote/Prospect• SO_Add_New_Bill_Address ‐ Allows users to add a billing

address via a Service Order or Quote/Prospect. 

9/22/2015

54

Customer Master Security

Areas of “concern” with regards to Security RolesPlant• Plant_1 – Full plant capability including the maintenance tables.• Plant_2 – Edit and update capability using the plant editors. 

Reports and searching capability. No maintenance table updates.• Plant_3 – Plant Inquiry only.

E911• E911_1 ‐ Full 911 capability, including record creation through 

service order, scrub addresses, PSAP file creation, and all 911 maintenance tables. 

• E911_2 ‐ Record creation through service order only.

9/22/2015

55

Customer Master SecurityAnother area of “concern” with regards to Security RolesService Order• Service_Order_1 – Full service order capability which include 

creating and applying service orders. Users will have the ability to update all areas except Capital Credits, Carrier, Directory, E‐911, Plant, and Security Deposits. Users may update these areas only if they have been assigned the associated role that contains the permissions for these areas. 

• Service_Order_2 – This role is basically the same as SERVICE_ORDER_1, except the user would not be able to complete or apply Service Orders. Users can cancel Service Orders taken by them, but not orders taken by others.

• Service_Order_3 – Service Order view only. User may search, and open existing service orders, but changes would not be permitted, unless the user has permissions for E‐911, Plant, Capital Credits, or Directory.

9/22/2015

56

Frequently Asked Questions

9/22/2015

57

FAQ SectionMy user cannot get logged in – Possible reasons include…

1. They are entering incorrect information. Once a user has created a user id, they must use their user id to log in. The customer’s account number will not work anymore.

2. They are using an incorrect customer code for the initial login attempt.

9/22/2015

58

FAQ SectionMy user is having trouble resetting their password

1. The password they are trying to use is not in the correct format. 

2. Password must be between 8‐30 characters.3. Passwords must contain one uppercase letter one lowercase 

letter and one number.4. Password specifications dictate that you cannot use special 

characters, such as and explanation point or an asterisk, etc.…5. If your customer is attempting to reset their password because 

they forgot it, make sure they are reading the questions that they are required to complete correctly. 

9/22/2015

59

FAQ SectionMy user is not receiving the e‐mail to reset their password, what can I do?

1. If your user is telling you that they did not receive the email from CDS Global please ask them to check their spam or junk folders. We have encountered several situations where emails from either CDS Global and MACC go directly to the spam folder.

9/22/2015

60

FAQ SectionCustomer Service Portal

I need to add a new CSR with “admin” capabilities into my Customer Service Portal with CDS Global.

How do I do this?

9/22/2015

61

FAQ SectionAdding a new “admin” level user

1. Any user with “admin” rights can add a new “admin” user

2. The admin will receive login information on the screen after setting up the new user

3. The new user will receive two separate emails from CDS Global.

4. The first email will contain login information & the second email will let you know the login has now been activated. You cannot login until both emails have been received.

(See attached examples of the emails)

9/22/2015

62

FAQ SectionFirst Email Sample

Your PayDQ Customer Service Portal account has been created.Follow these steps to access your new account. 1. Go to the Customer Service Portal website at 

https://webapps.paydq.com/crescent2. Log in to the site with the following information: 

Username:MaccCSR20086

Password:a855X2953. Complete the one time registration process.4. Log in to the Customer Service Portal with the password you 

created during registration.

9/22/2015

63

FAQ SectionSecond Email Sample

Your PayDQ account has been activated. 

Use the credentials provided to you by your administrator and log into the system to continue the registration process. Thank You 

This message was sent by an automatic mail sending program. Do not reply to this E‐mail address. Any messages sent to this address will be deleted.

9/22/2015

64

Recap of eMacc Services

• Credit Card and eBill

• Customer Master and CDS Global Reports, including Bullet Reports

• MACC Products such as ezPost, Web Self Care, CM Security and Web Reporting

Issues or questions please call the eMACC support group at MACC at 402.533.5470 or email them at eMacc5470@maccnet.com 

9/22/2015

65

Questions?