Post on 08-May-2020
1
MANUAL
PELAKSANAAN EKSA (5S)
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
JABATAN PENDIDIKAN JOHOR
VERSI 1.0-2015
DISEDIAKAN OLEH JAWATANKUASA INDUK
EKSA (5S) JPN JOHOR
DILULUSKAN OLEH
……………………………….. PENGARAH PENDIDIKAN JOHOR
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR
TARIKH KUATKUASA 1 OKTOBER 2014
2
KANDUNGAN
Bil Perkara Mukasurat
BAHAGIAN 1
1.1 TUJUAN 4
1.2 LATARBELAKANG 4
1.3 KONSEP 5S 4
1.4 PENJENAMAAN SEMULA EKSA 5
BAHAGIAN 2:PELAKSANAAN EKSA(5S) DI JPN JOHOR
2.1 DASAR EKSA (5S) 7
2.2 OBJEKTIF EKSA (5S) 7
2.3 LOGO DAN SLOGAN EKSA (5S) 8
2.4 PENUBUHAN JAWATANKUASA EKSA (5S)
a.Jawatankuasa Pemandu EKSA (5S) 9
b.Peranan Jawatankuasa Induk EKSA (5S) 9
c.Peranan Jawatankuasa Latihan EKSA (5S) 9
d.Peranan Jawatankuasa Audit EKSA (5S) 9
e.Peranan Jawatankuasa Promosi EKSA (5S) 10
f.Peranan Penyelaras dan Setiausaha EKSA (5S) 10
g.Peranan Fasilitator EKSA (5S) 10
2.5 PENUBUHAN ZON EKSA (5S) JPN JOHOR 11
2.6 KEPERLUAN ZON EKSA (5S) 12
BAHAGIAN 3:TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA(5S)
3.1 KOMPONEN KEPERLUAN PELAKSANAAN 13
KOMPONEN A:KEPERLUAN UTAMA 13
3
Bil Perkara Mukasurat
KOMPONEN B:RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT 15
KOMPONEN C:TEMPAT UMUM 21
KOMPONEN D:KESELAMATAN PERSEKITARAN 25
KOMPONEN E:KAWASAN PERSEKITARAN 27
PENUTUP 29
Lampiran 1 : Carta Jawatankuasa Pemandu EKSA 30
Lampiran 2 : Pelan Lokasi Zon 31
4
BAHAGIAN 1
1.1 TUJUAN
Tujuan Manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Jabatan Pendidikan Negeri
Johor dalam melaksanakan EKSA 5S(Ekosistem Kondusif Sektor Awam bagi menghasilkan
persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini adalah sebagai piawaian
tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun
pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
1.2 LATARBELAKANG
EKSA 5S telah diamalkan di sektor kerajaan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
selesa, kemas dan selamat. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti
secara sistematik dan praktikal, dan dengan itu mengurangkan pembaziran dari segi masa,
ruang dan sebagainya, justeru menjimatkan kos operasi.
1.3 KONSEP 5S
5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu
dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam jadual di
bawah:
BAHASA JEPUN
BAHASA MALAYSIA
BAHASA INGGERIS
MAKSUD CONTOH
Seiri Sisih Sort Menyisih barang-barang yang tidak perlu.Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik
Membuang sampah
Seiton Susun Set in Order
Kekemasan: Menyusun barang - barang yang diperlukan secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan.
Mencapai dokumen dalam tempoh 30 saat.
Seiso Sapu Shine Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan
Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja
5
BAHASA JEPUN
BAHASA MALAYSIA
BAHASA INGGERIS
MAKSUD CONTOH
persekitaran tempat kerja. individu.
Seiketsu Seragam Standar dise
Keseragaman: Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.
Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.
Shitsuke Sentiasa Amal
Sustain Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.
Lakukan Amalan 5S secara harian.
1.4 PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)
EKSA (5S) merupakan penjenamaan semula konsep Amalan 5S oleh Pihak MAMPU untuk
digunapakai dan diamalkan di Sektor Awam. Penjenamaan semula ini mula digerakkan pada
tahun 2013 bertujuan untuk meningkatkan prestasi antara agensi kerajaan, mewujudkan
Identiti sendiri mengikut acuan tempatan, memperagakan imej baru agensi sektor awam, kekal
relevent dan memenuhi keperluan semasa (penjimatan tenaga dan kitar semula).
Diantara objektif penjenamaan semula EKSA adalah seperti berikut:
a. Mewujudkan imej korporat di Sektor Awam
b. Menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif
c. Merangsang kepelbagaian agensi
d. Memupuk kreativiti dan inovasi dikalangan wargakerja sektor awam
e. Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)
Faedah pelaksanaan EKSA
a. Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (Bersih, Kemas dan Rapi)
b. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi
d. Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran
e. Meningkatkan imej agensi sektor awam
f. Menjana idea kreatif di kalangan warga Agensi
6
g. Meningkatkan semangat kerja berpasukan
h. Meningkatkan disiplin warga Agensi
i. Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
j. Mewujudkan piawaian kerja yang jelas
7
BAHAGIAN 2 : PELAKSANAAN EKSA (5S) DI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR
2.1 DASAR EKSA (5S)
EKSA (5S) sebagai perangsang transformasi persekitaran kerja yang sejahtera, sihat dan
selamat demi menambahbaik kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan yang disampaikan.
2.2 OBJEKTIF EKSA (5S)
a. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas, kondusif dan selesa
padasetiap masa.
b. Membantu meningkatkan semangat kerja berpasukan, disiplin dan profesionalisma
di kalangan wargakerja.
c. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang
disampaikan.
d. Mewujudkan budaya kerja yang ceria, sejahtera dan efektif.
e. Mempertingkatkan motivasi anggota demi mempertingkatkan kecemerlangan
organisasi dan penyampaian perkhidmatan.
8
2.3 LOGO DAN SLOGAN EKSA (5S)
a. LOGO EKSA
b. DEFINISI LOGO
Logo ini dihasilkan daripada akronim Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA. Ia
lebih ringkas dan dapat memperlihatkan dengan lebih jelas EKSA itu sendiri.
Huruf E yang berada dalam kotak hijau merupakan satu aspirasi kakitangan awam yang
mahu suasana yang kondusif tetapi tidak mengabaikan konsep 'Go Green'.
Huruf KSA pula di tebalkan menunjukkan semangat dan iltizam kakitangan awam dalam
mereliasasikan keadaan persekitaran yang kondusif. Warna-warna yang dipilih
membawa kepada pengertian berikut:
Hijau - konsep Go Green
Merah - konsep kesepakatan antara semua warga JPNJ
Biru - warna korporat Jabatan Pendidikan Johor dan kesepaduan antara warga JPNJ.
c. SLOGAN
“PERSEKITARAN KONDUSIF, PEMACU TEKNOLOGI HIJAU”
9
2.4 PENUBUHAN JAWATANKUASA
a. JAWATANKUASA PEMANDU EKSA (5S)
Rujuk Lampiran 1
b. PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU EKSA (5S)
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan 5S.
ii. Membentuk pelan pelaksanaan.
iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan.
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-ketua zon.
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.
vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan JK Audit)
viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti 5S (dengan bantuan JK Promosi).
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-amalan 5S (dengan
bantuan JK Latihan).
c. PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA 5S
i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga JPN
Johor.
ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan 5S
kepada semua warga kerja PKDMR.
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh
aktiviti Amalan 5S serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan
yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan 5S).
iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri
latihan.
d. PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA 5S
i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
pelaksanaan audit.
ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA 5S.
10
iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA 5S.
iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang
dikenalpasti semasa proses audit.
v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Induk EKSA 5S.
vii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
viii. Memastikan aktiviti EKSA 5S dijalankan secara sistematik dan berterusan.
e. PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA 5S
i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan 5S.
ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan
5S kepada semua warga kerja dalam organisasi.
iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi
dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan 5S (kebersihan, poster, banner dan
lain-lain).
v. Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak
vi. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
vii. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan
warga kerja kepada Jawatankuasa Induk Amalan 5S.
f. PERANAN PENYELARAS DAN SETIAUSAHA EKSA 5S
i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Pemandu EKSA 5S JPN Johor;
ii. Menyelaraskan Program EKSA 5S JPN Johor;
iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S;
iv. Mencatat dan menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan
EKSA 5S
v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA 5S dalam organisasi.
g. PERANAN FASILITATOR EKSA 5S
i. Membantu jawatankuasa latihan,promosi dan Audit didalam aspek teknikal
implimentasi Amalan EKSA (5S) di Jabatan Pendidikan Negeri Johor.
ii. Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA (5S)
11
2.5 PENUBUHAN ZON EKSA (5S) DI JABATAN PENDIDIKAN JOHOR
Tujuan pewujudan zon 5S adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan amalan
5S. Senarai 11 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan 5S di bawah JPN Johor.
Senarai Zon (Rujuk Lampiran 2)
BIL NAMA ZON SEKTOR
1 ZON 1 Sektor Penilaian dan Peperiksaan
2 ZON 2 Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidkan Khas
3 ZON 3 Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan
4 ZON 4 Sektor Pengurusan Akademik
5 ZON 5 Sektor Pendidkan Islam
6 ZON 6 Sektor Jaminan Kualiti
7 ZON 7 Sektor Pengurusan Maklumat (ICT)
8 ZON 8 Sektor Kaunseling
9 ZON 9 Sektor Pengurusan Sekolah
10 ZON 10 Sektor Pembangunan Kemanusiaan
11 ZON 11 Pejabat Pengarah & Timbalan Pengarah
Senarai Zon Go Green
BIL NAMA ZON SEKTOR
1 Kawasan Sekeliling Luar Pagar
JPN Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan
2 Kawasan Tepi Blok A Sektor Pengurusan Maklumat (ICT)
3 Kawasan Hadapan Blok B Sektor Jaminan Kualiti
4 Kawasan Belakang Blok B Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidkan Khas
5 Kawasan Hadapan Blok D Sektor Pengurusan Akademik
6 Kawasan Hadapan Blok C Sektor Pendidkan Islam
7 Kawasan Tepi Blok C Sektor Pengurusan Sekolah
8 Kawasan Belakang dan keliling
pagar Blok C Sektor Pembangunan Kemanusiaan
9 Kawasan sekeliling tempat letak
kereta pelawat Sektor Penilaian dan Peperiksaan
10 Kawasan Hadapan Pagar Utama Sektor Kaunseling
12
2.6 KEPERLUAN ZON EKSA (5S)
a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon 5S seperti struktur di bawah:
b. Peranan Jawatankuasa Pelaksana Zon
i. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Sektor/Unit;
ii. Membentuk jawatankuasa di peringkat Sektor/Unit;
iii. Mengenalpasti sub-zon (aras-aras) pelaksanaan EKSA 5S;
iv. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA 5S di peringkat Sektor/Unit;
v. Memantau pelaksanaan EKSA 5S Sektor/Unit; dan
vi. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA 5S sepertimana yang digariskan di
peringkat Jabatan Pendidikan Negeri Johor.
c. Memastikan semua anggota dalam zon adalah ahli zon
d. Menyediakan Sudut Zon EKSA 5S (Maya atau Fizikal) di tempat yang stratergik
e. Menyedia dan mengemaskini Fail Zon
13
BAHAGIAN 3:TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S)
Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA 5S ini terbahagi kepada 6 komponen utama yang
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JPN Johor iaitu:
a.Keperluan Utama Perlaksanaan
b.Ruang Tempat Kerja/Pejabat
c.Tempat Umum
d.Keselamatan Persekitaran
e.Kawasan Persekitaran fasiliti
f.Tempat Khusus (jika ada)
3.1 KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN
KOMPONEN A
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
A1 Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras dengan dasar EKSA (5S) Agensi
JK Induk EKSA 5S
A2 Menyebarkan Manual/Garispanduan serta Dasar EKSA 5S dan memastikan semua wargakerja memahaminya
JK Induk EKSA 5S (melalui penyelaras)
A3 Memastikan Amalan EKSA 5S dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua wargakerja Agensi
JK Induk EKSA 5S (melalui JK Audit)
A4 Memastikan Dokumentasi berkaitan EKSA 5S disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini i.Minit Mesyuarat EKSA 5S ii Surat Lantikan Jawatankuasa iii Laporan Aktiviti Jawatankuasa
Penyelaras (JK Induk) Setiausaha (JK Latihan,Promosi dan Audit) Setiausaha (JK Zon)
A5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA 5S seperti manual/garispanduan yang dibangunkan oleh Agensi
JK Induk EKSA
A6 Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA 5S ditempat yang stratergik (secara Fizikal atau Maya) dan mengandungi perkara-perkara berikut i.Dasar EKSA 5S Jabatan ii Carta Organisasi iii Gambar Aktiviti SEBELUM dan SELEPAS iv Pelan Lantai v Gantt Chart semasa vi Infomasi/Hebahan EKSA 5S
Ketua Zon
14
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
vii Tarikh Kemaskini sudut EKSA 5S
A7 Membentuk dan melantik Jawatankuasa pelaksana EKSA 5S yang terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut i.JK Latihan ii JK Promosi iii JK Audit
JK Induk EKSA (untuk JK peringkat Induk) Ketua Zon (untuk JK peringkat Zon)
A8 Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA 5S secara berkala seperti: i.Menyedia dan kemaskini Gantt Chart aktiviti 5S ii Menyebar Maklumat Latihan,promosi dan Audit iii Melaksana Program EKSA 5S
JK Induk EKSA JK Latihan JK Promosi JK Audit JK Zon
A9 Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai penaung/penasihat EKSA 5S
JK Induk EKSA
A10 Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti 5S seperti program kesedaran dan lawatan
JK Induk EKSA
A11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti 5S dalam mesyuarat Pengurusan Jabatan
Pengerusi JK Induk Ketua JK Latihan Ketua JK Promosi Ketua JK Audit Ketua Zon
A12 Melaksanakan Audit dalaman/pematuhan samaada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun
JK Audit EKSA 5S
A13 Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan wargakerja jabatan
JK Audit EKSA 5S
A14 Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula)
JK Audit EKSA 5S
A15 Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan seperti berikut i.Anugerah Zon terbaik ii Anugerah Bilik terbaik iii Anugerah Bahagian terbaik iv Anugerah Workstation terbaik v Anugerah tandas terbaik vi Hasil kreativiti dan inovasi terbaik vii Anugerah Go Green terbaik
JK Promosi EKSA 5S dengan bantuan JK Audit
15
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
A16 Menerima pengiktirafan dan ditandaaras samaada diperingkat jabatan,Daerah,Negeri,Kebangsaan atau lain-lain
JK Induk EKSA 5S dibantu oleh Fasilitator
A17 Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi i.Hebahan secara media cetak - Buletin ii Hebahan secara media elektronik-infoblast,portal
JK Promosi EKSA
A18 Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja anggota
JK Induk EKSA JK Zon
A19 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh berikut i Kreativiti mengguna bahan terpakai
JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi EKSA induk
A20 Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut i Notis/arahan penjimatan tenaga ii Penggunaan lampu/peralatan elektrik save energy iii Penetapan suhu optimum iv Penjimatan kertas v Penjimatan Air vi Kempen Hijau dan kitar semula Menyediakan analisis penjimatan
JK Zon JK Induk EKSA
KOMPONEN B-RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
B1(Lantai) Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut: i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyedia program pemantauan pembersihan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi
KETUA ZONE PENYELIA
B2(Dinding dan Siling)
Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
16
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
B3(Lampu dan Soket)
Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B4(Susunatur Peralatan)
Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal. 1.Laci atas - Alat tulis
2.Laci tengah-Dokumen
3-Laci Bawah-Peribadi *jika hanya ada 2 laci,laci untuk barangan peribadi ditiadakan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition dalam keadaan teratur dan kemas: i. CPU-kabel dibelakang diikat kemas
ii. Tray IN/ OUT-disediakan jika perlu
iii. Folder/ fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B5(Keadaan Peralatan)
Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray dalam laci
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan
Jika peralatan Rosak dan masih menunggu proses pembaikan,,asingkan dan labelkan “ROSAK”
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama. (yang bersesuaian) contoh
Tatacara penggunaan mesen Fax
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
17
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
Tatacara penggunaan telefon
Tatacara penggunaan mesen fotostat
Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B6(Pelebalan dan Tanda Arah)
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
KETUA ZONE PENYELIA
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
KETUA ZONE PENYELIA
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
KETUA ZONE PENYELIA
Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.
KETUA ZONE PENYELIA
B6(Pelebalan dan Tanda Arah)
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
KETUA ZONE PENYELIA
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
KETUA ZONE PENYELIA
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
KETUA ZONE PENYELIA
Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.
KETUA ZONE PENYELIA
B7(Perhiasan) Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE
18
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
KETUA ZONE
B8(Keperluan Umum)
Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat
KETUA ZONE PENYELIA
Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi 2 suis).
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua bilik/ruang.
PEGAWAI ASET PENOLONG PEGAWAI ASET
Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi. contoh
1.Dewan
2.Pantry
3.Surau
4.Bilik Mesyuarat 5.Bilik Sumber
KETUA ZONE PENYELIA
Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas.
KETUA ZONE PENYELIA
Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).
KETUA ZONE PENYELIA
B9(Meja,Work station,kubikal kerja anggota)
Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B10(Bilik Pegawai)
Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan susunan perabot kemas. PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
19
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B11(Stor Peralatan)
Memastikan stor memenuhi kriteria berikut: i. Bersih; ii. Tidak berdebu; iii. Susunan kemas dan teratur
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan label pada setiap barang/bahan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B12(Bilik Fail) Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut: i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan
PEGAWAI Y/M(PEMILIK)
20
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
kemas SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B13(Sudut/Bilik Cetak/ Dokumentasi)
Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut: i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
B14(Bilik Pemandu)
Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan perhiasan yang minimum PEGAWAI Y/M(PEMILIK)
21
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
dan selaras dengan imej korporat.
SUBZONE KETUA ZONE
B15(Bilik Server/ Terperingkat)
Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria berikut: i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
KOMPONEN C:TEMPAT UMUM
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
C1(Lobi Utama/Ruang Hadapan)
Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria selaras dengan imej korporat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut: i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Moto dan
iv. Piagam Pelanggan
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama: i. Buku kedatangan pelawat ii. Direktori pegawai iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C2(Kaunter Utama)
Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut: i. Sistem maklum balas pelanggan
ii. Direktori warga agensi
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
22
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE PETUGAS KAUNTER KETUA ZONE
Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C3(Ruang Menunggu)
Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C4(Laluan Utama/Koridor)
Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
23
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
C5(Bilik Mesyuarat)
Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C6 (Pusat Sumber)
Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C7(Surau) Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih: i. Telekung/Kain Pelekat; ii. Sejadah; dan
iii. Tempat sangkut sejadah/telekung
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan kemudahan berikut: i. Tanda arah kiblat ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan
iii. Tempat letak/ rak kasut iv. Selipar
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
24
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
Memastikan tempat wudhu' bersih. PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C8(Lif) Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C9(Pantri/ Tempat Minum)
Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
C10(Tandas) Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan bau tandas menyenangkan. PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan pengudaraan tandas baik. PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
25
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
tandas
Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut: i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari iv. Cermin Muka
v. Bahan pewangi
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
KOMPONEN D:KESELAMATAN PERSEKITARAN
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
D1(Pelan Tindakan Kecemasan)
Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan.
KETUA ZONE
Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan.
KETUA ZONE
D2(Pendawaian/Kabel)
Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
26
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
D3(Peralatan Pencegahan Kebakaran)
Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut: i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
KETUA ZONE
Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik
KETUA ZONE
D4(Laluan/ Tangga Kecemasan)
Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
D5(Kunci) Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE
27
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
bertanggungjawab. KETUA ZONE
Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
KOMPONEN E:KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN/AGENSI
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
E1(Tempat Meletak Kenderaan)
Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE
28
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada).
KETUA ZONE
Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di sekitar kawasan.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya .
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
E2(Persekitaran dan bekongsi kawasan)
Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat agensi.
PEGAWAI Y/M(PEMILIK) SUBZONE KETUA ZONE
29
PENUTUP
Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu warga JPN Johor dalam
melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan 5S dan
membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di Jabatan Pendidikan Negeri
Johor.
30
La
mp
ira
n 1
: C
art
a J
aw
ata
nku
asa
Pem
and
u E
KS
A J
PN
Jo
ho
r
31
Lam
pira
n 2
: P
ela
n L
oka
si Z
on
EK
SA