Post on 15-Feb-2015
description
TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN XII
“Knowledge Management”
Oleh :
Komang Risma Desi Utami 0808605034
Ni Putu Tessa Intaran 0908605028
Retno Fitria Inlani 0908605057
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
JURUSAN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS UDAYANA
2012
Knowledge Management
1 INTRODUCTION TO KNOWLEDGE MANAGEMENT
Concepts and Definitions
Pengetahuan Manajemen / Knowledge management (KM) sebuah
proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengatur,
menyebarkan, dan mentransfer informasi penting dan keahlian yang
merupakan bagian dari memori organisasi dan yang biasanya berada
dalam organisasi secara terstruktur. Penataan pengetahuan ini
memungkinkan pemecahan masalah yang efektif dan efisien,
pembelajaran yang dinamis, perencanaan strategis, dan pengambilan
keputusan. Pengetahuan manajemen inisiatif fokus pada mengidentifikasi
pengetahuan, memberi penjelasan sedemikian rupa sehingga dapat
digunakan bersama dalam resmi cara, dan meningkatkan nilai melalui
penggunaan kembali.
Melalui teknologi informasi modern dan dukungan organisasi
lain,organisasi dapat membawa seluruh memori organisasi dan
pengetahuan untuk menanggung atas masalah di mana saja di dunia dan
kapan saja. Untuk keberhasilan organisasi, pengetahuan, sebagai bentuk
modal, harus dapat dipertukarkan antara orang, dan itu harus dapat
tumbuh. Pengetahuan tentang bagaimana masalah ini diselesaikan dapat
ditangkap, sehingga manajemen pengetahuan dapat mempromosikan
organisasi belajar, mengarah ke penciptaan pengetahuan lebih lanjut.
KNOWLEDGE. Dalam konteks teknologi informasi, pengetahuan sangat
berbeda dari data dan informasi. Data adalah koleksi fakta, pengukuran,
dan statistik. Informasi adalah data yang diatur atau diproses yang tepat
waktu (yaitu, kesimpulan dari data yang diambil dalam jangka waktu
penerapan) dan akurat (misalnya, berkaitan dengan data asli) (Holsapple,
2003). Pengetahuan adalah informasi yang kontekstual, relevan, dan
ditindaklanjuti.
Gambar. Data, Information, and Knowledge.
Misalnya, peta memberikan arah mengemudi rinci dari satu lokasi
ke lain bisa dianggap data. Berita lalu lintas di sepanjang buletin jalan
bebas hambatan yang menunjukkan perlambatan lalu lintas karena
konstruksi beberapa mil depan bisa dianggap sebagai informasi.
Kesadaran alternatif, rute jalur belakang dapat dianggap sebagai
pengetahuan. Dalam kasus ini, peta yang dianggap data karena tidak
mengandung informasi yang relevan saat ini yang mempengaruhi
mengemudi waktu dan kondisi dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Namun,
memiliki kondisi saat ini sebagai informasi hanya berguna jika individu
memiliki pengetahuan yang akan memungkinkan dia untuk menghindari
zona konstruksi. Implikasinya adalah bahwa pengetahuan memiliki unsur-
unsur pengalaman dan reflektif yang kuat yang membedakannya dari
informasi dalam konteks tertentu. Memiliki pengetahuan menyiratkan
bahwa hal itu dapat dilakukan untuk memecahkan masalah, sedangkan
memiliki informasi tidak membawa konotasi yang sama. Kemampuan
untuk bertindak merupakan bagian integral dari menjadi berpengetahuan.
Pengetahuan memiliki karakteristik sebagai berikut yang
membedakannya dari organisasi aset lainnya (Gray, 1999; Holsapple,
2003):
Extraordinary leverage and increasing returns. Pengetahuan
bukanlah tergantung hasil yang menurun. Ketika digunakan, itu
tidak dikonsumsi. Konsumen dapat menambahnya, sehingga
meningkatkan nilainya.
Fragmentation, leakage, and the need to refresh. Pengetahuan
bersifat dinamis, itu adalah informasi dalam tindakan. Dengan
demikian, sebuah organisasi harus terus menyegarkan basis
pengetahuan untuk mempertahankan sebagai sumber keunggulan
kompetitif.
Uncertain value. Sulit untuk memperkirakan dampak dari investasi
di pengetahuan. Uncertain value of sharing. Demikian pula, sulit untuk
memperkirakan nilai berbagi pengetahuan, atau bahkan yang akan
manfaat besar.
Rooted in time. Utilitas dan validitas pengetahuan dapat bervariasi
dengan waktu; maka, kedekatan, usia, tahan lama, dan volatilitas
pengetahuan adalah atribut penting.
Modal intelektual (atau aset intelektual) merupakan istilah yang
sering digunakan untuk pengetahuan, dan itu berarti bahwa ada nilai
finansial untuk pengetahuan (Edvinsson, 2003). Meskipun modal
intelektual sulit untuk mengukur. Pengetahuan berkembang dari waktu ke
waktu dengan pengalaman, yang menempatkan koneksi antara situasi
baru dan peristiwa dalam konteks. Mengingat luasnya jenis dan aplikasi
pengetahuan, kita mengadopsi definisi yang sederhana dan elegan bahwa
pengetahuan adalah informasi dalam tindakan (O'Dell et al., 1998).
TACIT AND EXPLICIT KNOWLEDGE. Polanyi (1958) pertama kali
dikonseptualisasikan dan dibedakan antara pengetahuan organisasi tacit
dan eksplisit. Pengetahuan eksplisit berkaitan dengan pengetahuan yang
lebih obyektif, rasional, dan teknis (data, kebijakan, prosedur, software,
dokumen, dll). Pengetahuan tacit biasanya dalam domain subjektif,
kognitif, dan pengalaman belajar, itu sangat pribadi dan sulit untuk
memformalkan (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Pengetahuan eksplisit
adalah kebijakan, panduan prosedural, kertas putih, laporan, desain,
produk, strategi, tujuan, misi, dan kompetensi inti perusahaan dan
infrastruktur teknologi informasi. Ini adalah pengetahuan bahwa telah
dikodifikasi (didokumentasikan) dalam bentuk yang dapat didistribusikan
kepada orang lain atau berubah menjadi suatu proses atau strategi tanpa
memerlukan interaksi interpersonal. Pengetahuan eksplisit juga disebut
pengetahuan bocor karena kemudahan yang dapat meninggalkan
individu, dokumen, atau organisasi, setelah sudah didokumentasikan
(Alavi, 2000). Selain itu, ada hubungan sederhana antara pengkodean
pengetahuan dan biaya transfer: lebih dari pengetahuan dibuat eksplisit,
yang lebih ekonomis dapat ditransfer (Teece, 2003). Pengetahuan tacit adalah kumulatif dari pengalaman, peta mental, wawasan, kecerdasan,
keahlian, pengetahuan, rahasia dagang, keahlian, pemahaman, dan
belajar bahwa organisasi memiliki, serta budaya organisasi yang telah
tertanam di dalamnya pengalaman masa lalu dan kini orang organisasi,
proses, dan nilai-nilai. Pengetahuan tacit, juga disebut pengetahuan
seperti tertanam (Madhaven dan Grover, 1998), biasanya baik lokal dalam
otak dari atau individu atau tertanam dalam interaksi kelompok dalam
suatu departemen kantor cabang. Pengetahuan tacit biasanya melibatkan
keahlian atau keterampilan tingkat tinggi. Hal ini umumnya lambat dan
mahal untuk mentransfer dan dapat terganggu oleh ambiguitas (Teece,
2003). Pengetahuan tacit telah disebut pengetahuan lengket karena
mungkin relatif sulit untuk menariknya menjauh dari sumbernya.
The Need for Knowledge Management Systems
Knowledge Management Systems (KMS) mengacu pada
penggunaan teknologi informasi yang modern (misalnya Internet, Intranet,
Extranet, Catatan Lotus, filter Software, Agen, Data Gudang) untuk
melakukan sistematisasi, meningkatkan, dan mempercepat intra dan
antar-perusahaan manajemen pengetahuan (Alavi dan Leidner, 1999).
KMS dimaksudkan untuk membantu organisasi mengatasi dengan omset,
perubahan yang cepat, dan perampingan dengan membuat keahlian
sumber daya manusia organisasi secara luas diakses. Mereka sedang
dibangun di bagian dari tekanan yang meningkat untuk mempertahankan
informasi dengan baik, produktif tenaga kerja. Selain itu, mereka dibangun
untuk membantu organisasi besar memberikan tingkat yang konsisten dari
layanan pelanggan.
Knowledge Management System Cycle
Alasan siklus sistem ini adalah pengetahuan yang dinamis
disempurnakan dari waktu ke waktu. Pengetahuan dalam sistem KM yang
baik tidak pernah selesai karena, dari waktu ke waktu, perubahan
lingkungan, dan pengetahuan harus diperbarui untuk mencerminkan
perubahan. Siklus bekerja sebagai berikut:
1. Menciptakan pengetahuan. Pengetahuan dibuat sebagai orang
menentukan cara-cara baru untuk melakukan hal atau
mengembangkan pengetahuan. Kadang-kadang pengetahuan
eksternal dibawa masuk.
2. Menangkap pengetahuan. Pengetahuan baru harus diidentifikasi
sebagai berharga dan akan diwakili dalam cara yang masuk akal.
3. Memperbaiki pengetahuan. Pengetahuan baru harus ditempatkan
dalam konteks sehingga ditindaklanjuti. Ini adalah di mana
wawasan manusia (kualitas tacit) harus ditangkap bersama dengan
fakta-fakta yang jelas.
4. Menyimpan pengetahuan. Pengetahuan yang berguna kemudian
harus disimpan dalam format yang wajar dalam repositori
pengetahuan sehingga orang lain dalam organisasi dapat
mengaksesnya.
5. Mengelola pengetahuan. Seperti perpustakaan, pengetahuan
harus disimpan saat ini. Itu harus ditinjau untuk memverifikasi
bahwa itu adalah relevan dan akurat.
6. Menyebarkan pengetahuan. Pengetahuan harus dibuat tersedia
dalam format yang berguna kepada siapa pun dalam organisasi
yang membutuhkannya, di mana saja dan kapan saja.
Gambar. The knowledge management cycle.
2 KNOWLEDGE MANAGEMENT INITIATIVES
Kebanyakan inisiatif pengetahuan manajemen memiliki salah satu
dari tiga tujuan: 1. Untuk membuat pengetahuan terlihat terutama melalui peta, yellow
pages, dan hypertext,
2. untuk mengembangkan budaya pengetahuan-intensif, atau
3. membangun infrastruktur pengetahuan (Davenport dan Prusak,
1998).
Tujuan tersebut tidak saling eksklusif, dan memang, perusahaan dapat
mencoba semua tiga sebagai bagian dari inisiatif pengetahuan
manajemen.
Knowledge Creation
Penciptaan pengetahuan adalah generasi wawasan baru, ide-ide,
atau rutinitas. Ini mungkin juga disebut sebagai akuisisi pengetahuan
(Holsapple dan Joshi, 2003). Sekarang membantu untuk membedakan
antara penciptaan fundamental pengetahuan baru versus perolehan
pengetahuan yang ada (Ford, 2003).
Ada empat mode penciptaan pengetahuan: sosialisasi, eksternalisasi,
internalisasi, dan kombinasi.
1. Modus sosialisasi mengacu pada konversi pengetahuan tacit ke
pengetahuan tacit baru melalui interaksi sosial dan berbagi
pengalaman di antara anggota organisasi. 2. Eksternalisasi mengacu mengubah pengetahuan tacit untuk
pengetahuan eksplisit baru
3. Internalisasi mengacu pada penciptaan pengetahuan tacit baru dari
pengetahuan eksplisit
4. Modus kombinasi mengacu pada penciptaan pengetahuan eksplisit
baru dengan penggabungan, mengkategorikan, reklasifikasi, dan
sintesis pengetahuan eksplisit yang ada
Knowledge Sharing
Berbagi pengetahuan adalah penjelasan yang disengaja ide-ide
seseorang, wawasan, solusi, pengalaman (yaitu, pengetahuan) kepada
individu lain baik melalui perantara, seperti sistem berbasis komputer,
atau langsung. Namun, dalam banyak organisasi, informasi dan
pengetahuan tidak dianggap sumber daya organisasi untuk berbagi,
namun senjata kompetitif individu yang akan dirahasiakan (Davenport et
al.,1998).
Knowledge Seeking
Mencari pengetahuan, juga disebut sebagai sumber pengetahuan
(Gray dan Meister, 2003), adalah mencari dan penggunaan pengetahuan
organisasi internal. Sementara kurangnya waktu atau kurangnya hadiah
dapat menghambat berbagi pengetahuan, sama dapat dikatakan-mencari
pengetahuan. Individu terkadang merasa terdorong untuk datang dengan
ide-ide baru, daripada pengetahuan menggunakan mencoba-dan-benar,
jika mereka merasa yang meninjau kinerja mereka sendiri didasarkan
pada orisinalitas atau kreativitas ide-ide mereka.
3 APPROACHES TO KNOWLEDGE MANAGEMENT
Ada dua pendekatan dasar untuk manajemen pengetahuan:
pendekatan proses dan pendekatan praktek.
The Process Approach
Pendekatan proses mencoba untuk mengkodifikasi pengetahuan
organisasi melalui kontrol formal, proses, dan teknologi (Hansen et al.,
1999). Organisasi yang mengadopsi pendekatan proses dapat
mengimplementasikan kebijakan eksplisit mengatur bagaimana
pengetahuan yang akan dikumpulkan, disimpan, dan disebarluaskan ke
seluruh organisasi. Pendekatan proses sering melibatkan penggunaan
teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas dan kecepatan
penciptaan pengetahuan dan distribusi dalam organisasi.
Ada beberapa tingkat yang berbeda dari pendekatan proses (van
der Spek et al., 2003). Tingkat dasar, pengetahuan dapat dikodifikasikan
dalam deskripsi proyek, cerita, atau bentuk lain dokumentasi, tetapi
filtering terbatas telah dilakukan. Pada tingkat berikutnya, pengetahuan
dapat dikodifikasi ke dalam konsep terstruktur, kerangka kerja, dan teori.
Pada tingkat tertinggi, pengetahuan tertanam ke dalam praktek kerja yang
memberikan arahan kepada karyawan.
Kritik utama dari pendekatan proses adalah gagal untuk
menangkap banyak pengetahuan tersirat dalam perusahaan dan bahwa
hal itu memaksa individu ke pola pemikiran yang tetap (DeLong & Fahey,
2000; Brown & Duguid, 2000; Von Krogh, 2000; Hargadon , 1998).
The Practice Approach
Sebaliknya, pendekatan praktek untuk manajemen pengetahuan
mengasumsikan bahwa banyak pengetahuan organisasi adalah tersirat di
alam dan bahwa kontrol formal, proses, dan teknologi ini tidak cocok untuk
transmisi pemahaman jenis ini. Daripada membangun sistem formal untuk
mengelola pengetahuan, fokus dari pendekatan ini adalah untuk
membangun lingkungan sosial atau komunitas prakteknya diperlukan
untuk memfasilitasi berbagi pemahaman tersirat (Brown dan Duguid,
2000; DeLong dan Fahey, 2000; Gupta dan Govindarajan , 2000; Wenger
dan Snyder, 2000; Hansen et al, 1999).. Masyarakat adalah kelompok
individu dengan kepentingan bersama yang bekerja sama secara informal.
Dalam komunitas seperti itu, individu berkolaborasi secara
langsung, saling mengajarkan, dan berbagi pengalaman (Smith dan
McKeen, 2003). Pendekatan praktek biasanya diadopsi oleh perusahaan-
perusahaan yang menyediakan solusi yang sangat disesuaikan untuk
masalah yang unik. Pengetahuan yang berharga bagi perusahaan-
perusahaan ini tersirat sehingga sulit untuk mengungkapkan, menangkap,
dan mengelolanya.
Pada kenyataannya, inisiatif manajemen pengetahuan dapat, dan
mungkin akan, melibatkan keduanya, proses dan praktek. Keduanya tidak
saling eksklusif. Alavi et al. (2003) menjelaskan kasus organisasi yang
mulai usaha KM dengan repositori besar tetapi berkembang inisiatif
manajemen pengetahuan menjadi sebuah komunitas pendekatan praktik
yang ada berdampingan dengan repositori.
4 INFORMATION TECHNOLOGY IN KNOWLEDGE MANAGEMENT
Teknologi informasi sangat penting keberhasilannya pada setiap
knowledge management system.
Components of Knowledge Management Systems
Knowledge management system yang dikembangkan
menggunakan tiga set teknologi: communication, collaboration, storage
and retrieval.
Communication technologies, memungkinkan pengguna untuk mengakses
pengetahuan yang dibutuhkan, dan untuk berkomunikasi satu sama lain-
terutama dengan para ahli. E-mail, Internet, intranet perusahaan, dan alat
lainnya yang berbasis Web menyediakan kemampuan komunikasi.
Bahkan mesin fax dan telepon yang digunakan untuk komunikasi,
terutama ketika pendekatan praktek untuk manajemen pengetahuan
diadopsi.
Collaboration technologies, Teknologi Kolaborasi menyediakan sarana untuk
melakukan kerja kelompok. Kelompok dapat bekerja sama dalam
dokumen yang sama pada waktu yang sama (synchronous) atau pada
waktu yang berbeda (asynchronous), di tempat yang sama, atau di tempat
yang berbeda. Hal ini sangat penting bagi anggota masyarakat dari
praktek kerja dalam kontribusi pengetahuan.sistem komputasi kolaboratif
memungkinkan organisasi untuk membuat ruang virtual sehingga individu
dapat bekerja secara online di mana saja dan kapan saja.
Storage and retrieval technologies, awalnya menggunakan sistem manajemen
database untuk menyimpan dan mengelola pengetahuan. Ini bekerja
cukup baik di hari-hari awal untuk menyimpan dan mengelola
pengetahuan yang paling eksplisit, dan pengetahuan bahkan eksplisit
tentang pengetahuan tacit. Namun, menangkap, menyimpan, dan
mengelola pengetahuan tacit biasanya membutuhkan satu set alat yang
berbeda. Sistem manajemen dokumen elektronik dan sistem
penyimpanan khusus yang merupakan bagian dari sistem komputasi
kolaboratif mengisi kekosongan ini.
Technologies Supporting Knowledge Management
Beberapa teknologi telah memberikan kontribusi terhadap
kemajuan signifikan dalam alat manajemen pengetahuan. Artificial
intelligence, intelligent agents, knowledge discovery dalam database, dan
Extensible Markup Language (XML) adalah contoh teknologi yang
memungkinkan fungsi canggih dari sistem manajemen pengetahuan
modern dan membentuk dasar untuk inovasi masa depan di bidang KM.
ARTIFICIAL INTELLIGENCE. Dalam definisi manajemen pengetahuan,
Artificial intelligence jarang disebutkan. Namun, secara praktis, Metode AI
dan alat-alat yang tertanam di sejumlah sistem manajemen pengetahuan,
baik oleh vendor atau pengembang sistem.
Metode AI dapat membantu dalam mengidentifikasi keahlian,
menggambarkan knowledge automatically, semiautomatically, interfacing
melalui natural language processing, dan dalam intelligent search melalui
intelligent agents. Metode AI, terutama sistem pakar, jaringan saraf, logika
fuzzy, dan intelligent agents, yang digunakan dalam sistem manajemen
pengetahuan untuk melakukan berbagai fungsi:
Mereka membantu dalam meningkatkan pengetahuan dan
pencarian (misalnya, agen cerdas dalam pencarian Web), termasuk
scanning e-mail, dokumen, dan database dan membantu mendirikan profil
pengetahuan individu dan kelompok.
INTELLIGENT AGENTS. Intelligent agents adalah sistem perangkat lunak
yang mempelajari bagaimana user bekerja dan memberikan bantuan
dalam tugas-tugas sehari-hari mereka. Sebagai contoh, ketika program
perangkat lunak mengatakan apa yang user ingin ambil, agen pasif dapat
memantau informasi yang masuk yang cocok dengan kepentingan user
dan agen aktif dapat mencari informasi yang relevan dengan keinginan
user (Gray dan Tehrani, 2003).
Ada sejumlah cara yang dapat membantu Intelligent agents dalam
sistem manajemen pengetahuan. Biasanya mereka digunakan untuk
mendapatkan dan mengidentifikasi pengetahuan. Contohnya adalah:
IBM (ibm.com) menawarkan intelligent data mining family, termasuk
Intelligent Decision Server (IDS), untuk mencari dan menganalisis
sejumlah besar data perusahaan.
Gentia (Planning Sciences International, gentia.com) menggunakan
intelligent agents untukmemfasilitasi data mining dengan akses
Web dan fasilitas data warehouse.
Convectis (HNC Software Inc) menggunakan jaringan saraf untuk
mencari data teks dan gambar, untuk membedakan arti dari
dokumen untuk intelligent agents. Alat ini digunakan oleh Infoseek,
sebuah mesin pencari internet, untuk mempercepat penciptaan
direktori hirarkis dari topik Web.
KNOWLEDGE DISCOVERY IN DATABASES. Knowledge discovery in
databases (KDD) adalah proses yang digunakan untuk mencari dan
mengekstrak informasi yang berguna dari volume dokumen dan data. Ini
termasuk tugas-tugas yang dikenal sebagai ekstraksi pengetahuan, Data
arkeologi, eksplorasi data, data pengolahan pola, pengerukan data, dan
Informasi panen. Semua kegiatan ini dilakukan secara otomatis dan
memungkinkan penemuan cepat, bahkan oleh nonprogrammers. Data
sering terkubur di dalam database yang sangat besar, gudang data,
dokumen teks, atau repositori pengetahuan, yang semuanya mungkin
berisi data, informasi, dan pengetahuan yang dikumpulkan selama
bertahun-tahun. Data mining, proses mencari informasi yang sebelumnya
tidak diketahui atau hubungan dalam database besar, sangat ideal untuk
memunculkan pengetahuan dari database, dokumen, e-mail, dan
sebagainya.
EXTENSIBLE MARKUP LANGUAGE (XML). Extensible Markup
Language (XML) memungkinkan representasi standar struktur data,
sehingga data dapat diproses secara tepat oleh sistem heterogen tanpa
kasus per kasus pemrograman. Metode ini cocok aplikasi e-commerce
dan manajemen supply chain sistem yang beroperasi melintasi batas-
batas perusahaan. XML tidak hanya bisa mengotomatisasi proses dan
mengurangi dokumen, tetapi juga dapat menyatukan mitra bisnis dan
supply chains untuk kolaborasi yang lebih baik dan transfer pengetahuan.
XML berbasis pesan dapat diambil dari back-end repositori dan keluar
melalui antarmuka portal dan kembali lagi.
5 KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMS IMPLEMENTATION
Tantangan KMS (Knowledge Management System) adalah untuk
mengidentifikasikan dan mengintegrasikan komponen penting yaitu
teknologi komunikasi, teknologi kolaborasi dan teknologi penyimpanan
dan pengambilan keputusan dimana teknologi tersebut berguna untuk
memenuhi kebutuhan suatu organisasi terhadap manajemen
pengetahuan.
Knowledge Management Products and Vendors
Peralatan teknologi yang mendukung manajemen pengetahuan
disebut knowware. Kebanyakan paket software manajemen pengetahuan
mencakup satu atau lebih dari tujuh alat-alat berikut : alat komputasi
kolaboratif, server pengetahuan, portal pengetahuan perusahaan, sistem
manajemen dokumen elektronik, alat-alat pengetahuan panen, mesin
pencari, dan suite manajemen pengetahuan.
KMS dapat dibeli secara keseluruhan atau sebagian dari salah satu dari
banyak perusahaan pengembang perangkat lunak dan vendor sistem
informasi perusahaan, dan dapat diperoleh melalui perusahaan konsultan
besar atau juga dapat di outsourcing ke penyedia layanan aplikasi (ASP).
SOFTWARE DEVELOPMENT COMPANIES AND ENTERPRISE
INFORMATION SYSTEMS VENDORS. Perusahaan pengembangan
perangkat lunak dan vendor sistem informasi perusahaan menawarkan
banyak sekali paket manajemen pengetahuan dari alat individu sampai
suite manajemen pengetahuan yang komprehensif. Berbagai knowware
yang sudah tersedia di pasaran memungkinkan perusahaan untuk
menemukan alat-alat yang akan memenuhi kebutuhan manajemen
mereka yang unik. Berikut ini merupakan review dari beberapa paket
software dan vendor mereka pada masing-masing dari tujuh kategori
knowware yang dibahas sebelumnya.
Collaborative Computing Tools. Alat kolaborasi, atau groupware,
pertama digunakan untuk meningkatkan transfer pengetahuan implisit
dalam sebuah organisasi. Salah satu sistem awal komputasi kolaboratif,
GroupSystems, menyediakan banyak alat-alat yang mendukung kerja
kelompok, termasuk brainstorming elektronik dan kategorisasi ide.
Knowledge Servers. Sebuah server pengetahuan berisi perangkat lunak
manajemen pengetahuan utama, termasuk repositori pengetahuan, dan
menyediakan akses ke pengetahuan lain, informasi, dan data. Contoh
server pengetahuan termasuk Hummingbird Knowledge Server, Intraspect
Software Knowledge Server, Hyperwave Information Server, Sequoia
Software XML Portal Server, dan Autonomyʼs Intelligent Data Operating
Layer (IDOL) Server. Autonomyʼs IDOL server menghubungkan orang ke
konten, konten ke konten, dan orang ke orang melalui modul yang
memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan berbagai
personalisasi, kolaborasi dan pengambilan fitur. Server menyediakan
knowledge repository, lokasi pusat untuk mencari dan mengakses
informasi dari berbagai sumber seperti internet, intranet perusahaan,
database dan sistem file sehingga memungkinkan distribusi yang efisien
dari informasi time-sensitive.
Enterprise Knowledge Portals. Portal pengetahuan perusahaan (EKPs)
adalah pintu ke dalam banyak sistem manajemen pengetahuan. Mereka
telah berkembang dari konsep yang mendasari sistem informasi eksekutif,
sistem kelompok pendukung, Web-browser, dan sistem manajemen
database.
Enterprise Knowledge Portal adalah sarana mengatur banyak
sumber informasi terstruktur dalam suatu organisasi. Kebanyakan
menggabungkan integrasi data, mekanisme pelaporan, dan kolaborasi,
sementara dokumen dan manajemen pengetahuan ditangani oleh server.
Electronic Document Management. Manajemen dokumen elektronik
(EDM) merupakan sistem fokus pada dokumen dalam bentuk elektronik
sebagai fokus kolaboratif kerja. Sistem EDM memungkinkan pengguna
untuk mengakses dokumen yang dibutuhkan, biasanya melalui web-
browser seluruh intranet perusahaan. Sistem EDM memungkinkan
organisasi untuk lebih baik mengelola dokumen dan alur kerja agar
operasi berjalan lancar. Mereka juga memungkinkan kolaborasi pada
penciptaan dokumen dan revisi.
Knowledge Harvesting Tools. Alat untuk menangkap pengetahuan
secara tidak mencolok membantu karena memungkinkan kontributor
pengetahuan untuk secara minimal (tidak sama sekali) terlibat dalam
upaya knowledge-harvesting. Menanamkan jenis alat dalam KMS adalah
sebuah pendekatan yang ideal untuk menangkap pengetahuan.
Search Engines. Search engine melakukan salah satu fungsi penting dari
manajemen pengetahuan yaitu menemukan dan mengambil dokumen
yang diperlukan dari koleksi besar terakumulasi dalam repositori
perusahaan. Perusahaan seperti Google, Verity, dan Inktomi menawarkan
berbagai pilihan mesin pencari yang mampu mengindeks dan katalogisasi
file dalam berbagai format serta mengambil dan memprioritaskan
dokumen yang relevan dalam menanggapi permintaan pengguna.
Knowledge Management Suites. Pengetahuan suite manajemen
menyelesaikan solusi manajemen pengetahuan out-of-the-box. Mereka
mengintegrasikan komunikasi, kolaborasi, dan teknologi penyimpanan ke
dalam satu paket convenient tunggal. Sebuah suite manajemen
pengetahuan masih harus mengakses database internal dan sumber-
sumber pengetahuan eksternal, sehingga beberapa integrasi diperlukan
untuk membuat perangkat lunak yang benar-benar fungsional.
Pengetahuan suite manajemen merupakan pendekatan yang kuat untuk
mengembangkan KMS karena mereka menawarkan satu user interface,
satu repositori data, dan satu vendor.
CONSULTING FIRMS. Semua konsultan besar perusahaan (Accenture,
Ernst & Young dan sebagainya) memiliki inisiatif internal knowledge
management yang besar. Biasa hal ini menjadi produk setelah
perusahaan tersebut sukses secara internal dan memberikan bantuan
dalam membangun sistem manajemen pengetahuan serta mengukur
efektifitasnya. Perusahaan konsultan juga menyediakan secara langsung
out-of-the-box proprietary sistem untuk pasar vertikal. Sebagian besar
perusahaan konsultan mendefinisikan pengetahuan penawaran
manajemen mereka sebagai layanan.
KNOWLEDGE MANAGEMENT APPLICATION SERVICE PROVIDERS.
Application service providers (ASP) telah berevolusi sebagai bentuk dari
KMS outsourcing pada web. Ada banyak ASP untuk e-commerce di
pasaran. Misalnya Communispace yang merupakan tingkat tinggi dari
sistem kolaborasi ASP yang berfokus menghubungkan orang-orang
kepada orang-orang (bukan hanya orang ke dokumen) untuk mencapai
tujuan tertentu, terlepas dari geografis, waktu dan hambatan organisasi.
Tidak seperti KM konvensional yang mengatur data dan dokumen atau
chat roo dimana orang hanya bertukar informasi, Communispace berisi
berbagai macam interaksi, kegiatan dan alat-alat yang menghubungkan
orang ke rekan-rekan yang paling dapat membantu mereka membuat
keputusan, memecahkan masalah dan belajar cepat. Communispace
dirancang untuk membangun kepercayaan online dan membuat
masyarakat sadar diri tentang mengambil tanggung jawab atas tindakan
dan pengetahuan.
Integration of KM Systems with Other Business Information Systems
Karena sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem
perusahaan, maka harus diintegrasikan dengan perusahaan lain dan
sistem informasi lainnya dalam suatu organisasi. Tentu saja, bila
dirancang dan dikembangkan, tidak dapat dianggap sebagai aplikasi add-
on. Ini harus benar-benar terintegrasi ke dalam sistem lain. Melalui
struktur budaya organisasi (berubah jika perlu), sistem manajemen
pengetahuan dan kegiatannya dapat langsung diintegrasikan ke dalam
proses bisnis perusahaan.
Sejak KMS dapat dikembangkan pada platform pengetahuan yang
terdiri dari komunikasi, kolaborasi dan teknologi penyimpanan, dan
sebagian besar perusahaan sudah banyak memiliki alat tersebut dan
teknologi di tempat, maka memungkinkan untuk mengembangkan KMS ke
dalam tool organisasi.
Sistem KM dapat diintegrasikan dengan jenis lain dari sistem
informasi bisnis diantaranya :
INTEGRATION WITH DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS).
Knowledge management systems biasanya tidak terlibat dalam hal
menjalankan model untuk memecahkan masalah yang biasanya dilakukan
oleh sistem pendukung keputusan. Namun, karena sistem manajemen
pengetahuan menyediakan bantuan dalam memecahkan masalah dengan
menerapkan pengetahuan, memungkinnya sebagian dari solusi
melibatkan dalam menjalankan model.
INTEGRATION WITH ARTIFICIAL INTELLIGENCE. Manajemen
pengetahuan memiliki hubungan yang alami dengan metode kecerdasan
buatan (AI) dan perangkat lunak, meskipun pengetahuan manajemen,
tegasnya, bukan merupakan metode kecerdasan buatan. Ada sejumlah
cara di mana manajemen pengetahuan dan kecerdasan buatan dapat
diintegrasikan. Misalnya, jika pengetahuan disimpan dalam KMS
dipresentasikan kembali dan digunakan sebagai urutan aturan if-then-else,
maka sistem pakar menjadi bagian dari KMS (lihat Rasmus, 2000). Sistem
pakar juga dapat membantu pengguna dalam mengidentifikasi bagaimana
menerapkan sepotong pengetahuan dalam KMS.
INTEGRATION WITH DATABASES AND INFORMATION SYSTEMS.
Karena KMS memanfaatkan repositori pengetahuan, kadang-kadang
dibangun dari sistem database atau sistem manajemen dokumen
elektronik, secara otomatis dapat mengintegrasikan ke bagian dari sistem
informasi perusahaan. Sebagai data dan update informasi yang dibuat,
KMS dapat memanfaatkan database. Pengetahuan sistem manajemen
juga mencoba untuk mengumpulkan pengetahuan dari dokumen dan
database (penemuan pengetahuan dalam database) melalui metode
kecerdasan buatan, seperti yang dijelaskan sebelumnya.
INTEGRATION WITH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
SYSTEMS. Sistem Customer relationship management (CRM) membantu
pengguna dalam berurusan dengan pelanggan. CRM dapat
mengembangkan profil yang dapat digunakan pelanggan, dan
memprediksi kebutuhan mereka sehingga organisasi dapat meningkatkan
penjualan dan lebih melayani klien. Sebuah KMS tentu dapat memberikan
pengetahuan implisit kepada orang-orang yang menggunakan CRM
secara langsing dalam bekerja dengan pelanggan.
INTEGRATION WITH SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEMS.
Rantai pasokan sering dianggap menjadi akhir logistik dari bisnis. Jika
produk tidak bergerak melalui organisasi dan pergi keluar pintu,
perusahaan akan gagal. Jadi penting untuk mengoptimalkan rantai
pasokan dan mengelolanya dengan baik. Supply chain management
(SCM) bisa mendapatkan keuntungan melalui integrasi dengan KMS
karena ada banyak isu dan masalah dalam rantai pasokan yang
membutuhkan perusahaan untuk menggabungkan kedua pengetahuan
implisit dan eksplisit, Dengan mengakses pengetahuan tersebut secara
langsung akan meningkatkan kinerja dari rantai pasokan.
INTEGRATION WITH CORPORATE INTRANETS AND EXTRANETS.
Alat dan teknologi komunikasi dan kolaborasi diperlukan KMS untuk dapat
berfungsi. KMS tidak hanya terintegrasi dengan teknologi intranet dan
extranet, tetapi bisanya dikembangkan sebagai platform komunikasi.
Extranet secara khusu dirancang untuk meningkatkan kolaborasi
perusahaan dengan pemasok dan kadang-kadang dengan pelanggan.
Jika suata perusahaan dapat mengintegrasikan KMS ke dalam intranet
dan extranetnya, maka tidak hanya pengetahuan yang mengalir lancar,
baik kontributor dan pengguna (baik secara langsung atau melalui
repositori pengethauan), perusahaan juga dapat menangkap pengetahuan
langsung dengan sedikit keterlibatan pengguna, dan dapat memberikan
ketika sistem “berfikir” bahwa pengguna membutuhkan pengetahuan.
6 ROLES OF PEOPLE IN KNOWLEDGE MANAGEMENT
Mengelola sistem manajemen pengetahuan membutuhkan usaha
yang besar. Seperti teknologi informasi lainnya, memulai mendapatkan,
menerapkan, dan menyebarkan membutuhkan usaha yang juara. Banyak
isu-isu manajemen, orang, dan budaya harus diperhatikan untuk membuat
manajemen pengetahuan sistem yang sukses.
Mengelola repositori pengetahuan biasanya memerlukan staf
penuh-waktu, mirip dengan staf referensi-perpustakaan. Staf ini meneliti,
struktur, filter, katalog, dan pengetahuan toko sehingga bermakna dan
dapat diakses oleh orang-orang yang membutuhkannya. Staf membantu
individu dalam mencari pengetahuan, dan melakukan "scanning
lingkungan": Jika mereka mengidentifikasi pengetahuan khusus bahwa
seorang karyawan atau klien mungkin perlu, mereka mengirimkannya
langsung kepada mereka, sehingga menambah nilai bagi organisasi. (Ini
adalah prosedur standar untuk personil manajemen pengetahuan
Accenture.) Akhirnya, staf repositori pengetahuan dapat menciptakan
masyarakat dari untuk mengumpulkan individu dengan bidang
pengetahuan umum untuk mengidentifikasi, menyaring, ekstrak, dan
berkontribusi pengetahuan ke repositori pengetahuan.
Sebagian besar isu-isu tentang keberhasilan, implementasi, dan
penggunaan yang efektif dari sistem manajemen pengetahuan merupakan
masalah semua orang. Dan karena sistem manajemen pengetahuan
merupakan upaya perusahaan-, banyak orang perlu terlibat di dalamnya
(Robb, 2003). Mereka termasuk chief knowledge officer (CKO), CEO,
petugas lain dan manajer dari organisasi, anggota dan pemimpin
masyarakat dari praktek, pengembang KMS, dan staf KMS. Setiap orang
atau kelompok memiliki peran penting baik dalam, manajemen
pengembangan penggunaan, atau dari KMS. Sejauh ini, CKO memiliki
peran paling terlihat dalam upaya KMS, tetapi sistem tidak dapat berhasil
kecuali peran semua pemain yang ditetapkan dan dipahami. Memastikan
bahwa tim KM benar karena itu merupakan faktor penting dalam
keberhasilan setiap inisiatif KM (Robb, 2003).
The Chief Knowledge Officer
Knowledge management project melibatkan pembentukan
pengetahuan lingkungan kondusif untuk transfer, penciptaan atau
penggunaan upaya pengetahuan untuk membangun penerimaan budaya.
Upaya ini berpusat pada perubahan perilaku perusahaan untuk merangkul
penggunaan manajemen pengetahuan. Proyek perilaku sentris
memerlukan dukungan tingkat inggi dan partisipasi dari manajemen senior
dari organisasi untuk memfasilitasi pelaksanaannya. Sebagian
perusahaan mengembangkan sistem knowledge management telah
menciptakan seorang knowledge management officer, seorang chief
knowledge officer (CKO), pada level senior. Tujuan dari peran CKO
adalah untuk memaksimalkan aset pengetahuan perusahaan, merancang
dan menerapkan strategi knowledge management , secara efektif
melakukan pertukaran aset pengetahuan internal dan eksternal dan
mempromosikan penggunaan sistem.
Seorang chief knowledge officer harus melakukan hal berikut :
Menetapkan prioritas strategis untuk manajemen pengetahuan
Menetapkan repositori pengetahuan praktik terbaik
Mendapatkan komitmen dati eksekutif senior untuk mendukung
lingkungan belajar
Mengajarkan pencari informasi bagaimana mengajukan pertanyaan
yang lebih baik dan lebih cerdas
Menetapkan proses untuk mengelola aset intelektual
Mendapatkan informasi kepuasan pelanggan secara real time dan
dekat
Mengglobalkan knowledge management
CKO bertanggung jawab untuk menentukan bidang pengetahuan dalam
perusahaan yang akan menjadi titik fokus, berdasarkan misi dan tujuan
perusahaan (Davis, 1998). CKO bertanggung jawab untuk standardisasi
perbendaharaan kata perusahaan dan untuk mengendalikan direktori
pengetahuan. Hal ini sangat penting di daerah-daerah yang harus berbagi
pengetahuan di seluruh departemen, untuk memastikan keseragaman.
CKOs harus mendapatkan pegangan pada repositori perusahaan
penelitian, sumber daya, dan keahlian, termasuk di mana disimpan dan
siapa yang mengelola dan mengakses. (Artinya, CKO harus melakukan
audit pengetahuan.) Kemudian CKO harus mendorong "polinasi" (berbagi
pengetahuan) antar kelompok kerja yang berbeda dengan sumber daya
yang saling melengkapi.
CEO, Officers, and Managers of the Organization
Secara singkat, vis a vis knowledge management, CEO
bertanggung jawab untuk memperjuangkan upaya KM. Dia harus
memastikan bahwa CKO yang kompeten dan mampu ditemukan dan
bahwa CKO dapat memperoleh semua sumber daya (termasuk akses ke
orang dengan sumber pengetahuan) yang dibutuhkan untuk membuat
proyek sukses. CEO juga harus memperoleh dukungan organization-wide
untuk kontribusi kedalam penggunaan KMS. CEO juga harus
mempersiapkan organisasi untuk perubahan budaya yang diharapkan
terjadi ketika KMS diimplementasikan. Dukungan untuk KMS dan CKO
adalah tanggung jawab penting dari CEO.
Para officer lainnya di berbagai organisasi pada umumnya harus
membuat sumber daya yang tersedia untuk CKO sehingga ia bisa
mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Chief financial officer (CFO)
harus memastikan bahwa sumber daya keuangan tersedia. Para Chief
operating officer (COO) harus memastikan bahwa orang-orang mulai
menamkan praktek knowledge management ke dalam proses kerja sehari-
hari. Ada hubungan khusus antara CKO dan Chief Information Officer
(CIO). Biasanya CIO bertanggung jawab atas visi IT organisasi dan
arsitektur TI, termasuk database dan sumber-sumber pengetahuan
potensial. CIO harus bekerja sama dengan CKO dalam membuat sumber
daya yang tersedia. KMSS adalah proposisi mahal dan adalah bijaksana
untuk menggunakan sistem yang ada jika mereka tersedia dan mampu.
Manajer juga harus mendukung upaya KM dan menyediakan akses
ke sumber-sumber penetahuan. Dalam banyak KMSS, manajer
merupakan bagian integral dari praktek masyarakat.
Communities of Practice
Keberhasilan sistem KM yang telah dikaitkan dengan keterlibatan
aktif dari orang-orang yang berkontribusi dan manfaat dari menggunakan
pengetahuan. Akibatnya, praktek masyarakat telah muncul dalam
organisasi yang serius tentang upaya knowledge management mereka.
Seperti telah dibahas sebelumnya, komunitas praktek (community of
practice/ COP) adalah sekelompok orang dalam sebuah organisasi
dengan kepentingan umum profesional. Idealnya, semua pengguna KMS
masing-masing harus berada dalam setidaknya satu COP. Menciptakan
dan memelihaa COP yang benar merupakan salah satu kunci
keberhasilan KMS.
KMS Developers
Pengembang KMS adalah anggota tim yang benar-benar
mengembangkan sistem. Mereka bekerja untuk CKO. Beberapa ahli
organisasi yang mengembangkan strategi untuk mempromosikan dan
mengelola perubahan budaya organisasi. Lainnya terlibat dalam sistem
perangkat lunak dan pemilihan perangkat keras, pemrograman, pengujian,
penggelaran dan pemeliharaan sistem. Yang lainya lagi terlibat dalam
pelatihan pengguna. Pada akhirnya fungsi pelatihan bergerak ke staf
KMS.
KMS Staff
Sistem KM perusahaan membutuhkan staf penuh-waktu untuk
katalog dan mengelola pengetahuan. Staf ini baik terletak di kantor pusat
perusahaan atau tersebar di seluruh organisasi di pusat-pusat
pengetahuan. Perusahaan konsultan yang paling besar memiliki lebih dari
satu pusat pengetahuan.
7 ENSURING SUCCESS OF KM EFFORTS
Organisasi bisa mendapatkan beberapa manfaat dari penerapan
strategi manajemen pengetahuan. Secara taktis, mereka dapat mencapai
beberapa atau semua hal berikut: mengurangi hilangnya modal intelektual
karena orang yang meninggalkan perusahaan, mengurangi biaya dengan
mengurangi jumlah waktu perusahaan memecahkan masalah yang sama
berulang kali, dan dengan mencapai skala ekonomi dalam memperoleh
informasi dari penyedia eksternal, mengurangi redundansi dari kegiatan
berbasis pengetahuan, meningkatkan produktivitas dengan membuat
pengetahuan yang tersedia lebih cepat dan mudah, dan meningkatkan
kepuasan karyawan dengan memungkinkan pengembangan pribadi yang
lebih besar dan pemberdayaan. Alasan terbaik dari semua mungkin perlu
strategis untuk mendapatkan keuntungan kompetitif di pasar (Knapp,
1998).
Knowledge Management Valuation
Secara umum, perusahaan mengambil salah satu pendekatan
berbasis aset pengetahuan manusia pengelolaan penilaian atau salah
satu yang menghubungkan pengetahuan untuk aplikasi dan keuntungan
bisnis (Skyrme dan Amidon, 1998). Pendekatan pertama dimulai dengan
tification iDEN-aset intelektual dan kemudian memfokuskan perhatian
manajemen pada peningkatan nilai mereka. Yang kedua menggunakan
varian dari balanced scorecard, di mana langkah-langkah keuangan yang
seimbang terhadap pelanggan, proses, dan langkah-langkah inovasi.
Cara lain untuk mengukur nilai pengetahuan adalah untuk
memperkirakan harga jika itu ditawarkan untuk dijual. Sebagian besar
perusahaan enggan untuk menjual pengetahuan, kecuali mereka tegas
dalam bisnis untuk melakukannya. Umumnya pengetahuan perusahaan
merupakan aset yang memiliki nilai kompetitif, dan jika ia meninggalkan
organisasi, perusahaan kehilangan keunggulan kompetitif. Namun, adalah
mungkin untuk harga pengetahuan dan akses ke pengetahuan dalam
rangka untuk membuatnya bernilai sementara perusahaan untuk
menjualnya.
Indikator sukses yang berkaitan dengan manajemen pengetahuan
termasuk pertumbuhan sumber daya yang melekat pada proyek,
pertumbuhan volume isi pengetahuan dan penggunaan, kemungkinan
bahwa proyek ini akan bertahan tanpa dukungan dari individu atau
individu tertentu, dan beberapa bukti pengembalian keuangan baik untuk
kegiatan manajemen pengetahuan sendiri atau untuk seluruh organisasi.
Ada dua jenis tindakan yang dapat digunakan untuk menilai
efektivitas dari inisiatif KM: berorientasi pada hasil dan yang berorientasi
kegiatan (O'Dell et al, 2003.). Hasil orientasi tindakan keuangan secara
alami dapat mencakup hal-hal seperti kenaikan barang yang dijual.
Kegiatan berbasis tindakan mempertimbangkan seberapa sering
pengguna mengakses pengetahuan atau memberikan kontribusi terhadap
pengetahuan (O'Dell et al., 2003).
FINANCIAL METRICS. Meskipun ukuran akuntansi tradisional tidak
lengkap untuk mengukur KM, mereka sering digunakan sebagai
pembenaran cepat untuk inisiatif manajemen pengetahuan. Dalam rangka
untuk mengukur dampak dari manajemen pengetahuan, para ahli
menyarankan memfokuskan proyek KM pada masalah bisnis yang
spesifik yang dapat dengan mudah diukur. Ketika masalah ini
diselesaikan, nilai dan manfaat dari sistem menjadi jelas dan sering dapat
diukur (MacSweeney, 2002).
Pada Royal Dutch / Shell group, laba atas investasi secara eksplisit
didokumentasikan: Perusahaan telah menginvestasikan $ 6 juta di Sistem
Manajemen Pengetahuan pada tahun 1999 dan dalam waktu dua tahun
diperoleh $ 235 juta dalam pengurangan biaya dan pemasukan baru
(King, 2001). Hewlett-Packard menawarkan contoh lain dari pengembalian
keuangan terdokumentasi. Dalam waktu enam bulan dari peluncuran nya
@ HP Portal seluruh perusahaan pada bulan Oktober 2000, Hewlett-
Packard menyadari return $ 50 juta untuk investasi awal sebesar $ 20 juta.
Hal ini terutama disebabkan oleh penurunan volume panggilan ke call
center internal dan proses paperless baru (Roberts-Witt, 2002). Manfaat
keuangan mungkin persepsi, bukan absolut, tapi tidak perlu
didokumentasikan agar sistem KM yang dianggap sukses.
NONFINANCIAL METRICS. Ada sejumlah cara-cara baru untuk melihat
modal (diadaptasi dari Allee, 1999):
Modal hubungan eksternal: bagaimana sebuah link organisasi
dengan mitra-mitranya, pemasok, pelanggan, regulator, dan
sebagainya
Modal struktural: sistem dan proses kerja yang memanfaatkan daya
saing, seperti sistem informasi, dan sebagainya
Modal manusia: kemampuan individu, pengetahuan , keterampilan,
dan sebagainya, bahwa orang memiliki
Modal sosial: kualitas dan nilai dari hubungan dengan masyarakat
yang lebih luas
Modal lingkungan: nilai hubungan dengan lingkungan
Misalnya, manajemen pengetahuan inisiatif yang dilakukan oleh Partners
HealthCare System, Inc tidak menghasilkan keuntungan finansial, tetapi
telah sangat meningkatkan modal sosial perusahaan. Sistem manajemen
pengetahuan untuk dokter diterapkan oleh Mitra untuk mengurangi jumlah
kesalahan pengobatan serius sebesar 55 persen di beberapa rumah sakit
paling bergengsi Boston. Menghitung laba atas investasi untuk sistem
tersebut ternyata menjadi proposisi sangat sulit, itulah sebabnya mengapa
hanya sebagian kecil dari rumah sakit menggunakan sistem yang sama.
Causes of KM Failure
Tidak ada sistem yang sempurna. Ada banyak kasus manajemen
pengetahuan gagal. Perkiraan tingkat kegagalan KM berkisar dari 50
persen menjadi 70 persen, di mana kegagalan tersebut ditafsirkan bahwa
semua tujuan utama tidak dipenuhi oleh usaha (Ambrosio, 2000).
Beberapa alasan atas kegagalan termasuk memiliki terlalu banyak
informasi yang tidak mudah dicari (Steinberg, 2002) dan memiliki informasi
yang tidak memadai atau tidak lengkap dalam sistem sehingga
mengidentifikasi keahlian nyata dalam sebuah organisasi menjadi
berkabut (Desouza, 2003). Kegagalan mungkin juga hasil dari
ketidakmampuan untuk menangkap dan mengkategorikan pengetahuan
serta dari manajemen atas proses KM sehingga kreativitas dan
masyarakat dari praktek yang menghambat (Desouza, 2003).
Permasalahan lain termasuk kurangnya komitmen, tidak
memberikan insentif bagi orang untuk menggunakan system dan over-
penekanan pada teknologi dengan mengorbankan pengetahuan yang
lebih besar dan masalah orang (Hislop, 2002).
Factors Leading to KM Success
Sebuah studi kasus inisiatif KM Nortel Network menunjukkan
bahwa ada tiga isu utama yang mempengaruhi keberhasilan KM:
1. Memiliki pengaruh manajerial yang efektif dalam hal koordinasi, kontrol
dan pengukuran, manajemen proyek, dan kepemimpinan,
2. Memiliki sumber daya kunci seperti sumber daya keuangan dan
keahlian lintas fungsional, dan
3. Memanfaatkan peluang teknologi.
Faktor lain yang dapat menyebabkan keberhasilan pengetahuan
manajemen proyek dapat dilihat pada berikut.
Closing Remarks
Organisasi cerdas menyadari bahwa pengetahuan merupakan aset
intelektual, mungkin satu-satunya yang tumbuh dari waktu ke waktu, dan
bila dimanfaatkan secara efektif dapat mempertahankan kompetisi dan
inovasi. Organisasi dapat menggunakan teknologi informasi untuk
melakukan manajemen pengetahuan yang benar. Memanfaatkan sumber
daya intelektual seluruh organisasi dapat memiliki dampak finansial yang
luar biasa. Dengan manajemen pengetahuan, definisi jelas, konsep yang
jelas, metodologi yang jelas, tantangan yang jelas dan diatasi, manfaat
yang jelas dan sangat besar, dan alat-alat dan teknologi-meskipun tidak
lengkap dan agak mahal-yang layak. Isu-isu kunci adalah eksekutif
sponsorship dan keberhasilan pengukuran. Masalah teknologi sangat
minim dibandingkan dengan ini. Manajemen Pengetahuan adalah
paradigma baru untuk bagaimana organisasi bekerja.
1. Jelaskan bagaimana sehingga Chevron merupakan learning organization!
Pada Chevron ini, upaya untuk membangun learning
organization/organisasi pembelajaran dilakukan dengan cara berbagi dan
mengelola pengetahuan di seluruh area perusahaan. Hal ini terlihat dalam
upaya mereka untuk meningkatkan proses pengeboran. Mereka mencapai
keuntungan kualitatif melalui upaya manajemen pengetahuan dan terus
berusaha memperbaikinya sejak dari awal pelaksanaannya.
2. Jelaskan keuntungan yang dialami Chevron melalui program manajemen
pengetahuan!
Keuntungan yang paling besar adalah saat mereka mampu mengurangi
biaya operasional dari $ 9,4 miliar menjadi $ 7,4 miliar dari tahun 1992
sampai tahun 1998 dan mengurangi biaya energi sebesar $ 200 juta per
tahun. Selama tahun 1990-an, upaya seperti ini sangat penting dalam
mengurangi biaya, untuk mencapai peningkatan produktivitas lebih dari
50% (dalam barel output per karyawan), dan meningkatkan kinerja
keselamatan karyawannya lebih dari 50%.
3. Untuk area berbeda apa Chevron menerapkan manajemen pengetahuan,
dan seberapa sukses mereka?
Usaha itu sangat sukses terlihat dari keuntungan financial yang mereka
dapatkan. Chevron menerapkan KM pada area pengeboran, pekerjaan
kantor, keamanan, dan kilang.
4. Mengapa penting untuk mendokumentasikan penghematan biaya sistem
manajemen pengetahuan?
Penting untuk mendokumentasikan penghematan biaya KMS untuk
membenarkan proyek tersebut. Hal ini sangat membantu untuk
menunjukkan kepada semua orang dalam sebuah organisasi terhadap
dampak dramatis setelanh penggunaan KMS. Penghematan biaya adalah
metrik bahwa manajemen senior mudah memahami dan yang mendasari
masa depan investasi TI. Dalam situasi Chevron, mereka
mendokumentasikan penghematan biaya pada setiap langkah.
5. Jika hadiah dramatis dapat dicapai melalui manajemen pengetahuan
(seperti dengan sistem DocMan), mengapa tidak lebih banyak perusahaan
mencoba melakukannya?
Menurut kelomok kami, hal ini dikarenakan masih banyak organisasi yang
tidak mengetahui tentang knowledge management system ini. Ada juga
yang hanya iseng mencoba-coba dan ada tahu tetapi tidak berani
mencobanya.