Leiðbeiningar vegna skráningar í Skjölu

Uppfært nóvember 2008. Hvað skal skrá í Skjölu? Skjöl sem þjóna tilgangi fyrir starfsemi Leikskólasviðs skulu skráð í Skjölu, svo sem innsend og útsend bréf, samningar, fundargerðir, tölvupóstur, minnispunktar, símtöl, verkefni innanhúss o.fl. Undanskilin skráningu í Skjölu eru bókhaldsskjöl, reikningar, boðskort, bækur, bæklingar, tímarit, innsendar auglýsingar og kynningarefni til fróðleiks. Mál skráð í Skjölu. Mál sem ekki er til í Skjölu er stofnað á þann sem sendir erindið, fyrirtæki, stofnun eða einstakling.

Tengiliður er stofnaður á nýja fyrirtækið eða stofnunina ef hann er til staðar.

Heiti máls á að vera stutt og hnitmiðað og lýsa erindinu.

Mat á tölvupósti – hvaða tölvupóst á að skrá í Skjölu? 1. Tölvupóstur sem inniheldur erindi til Leikskólasviðs eða svar við erindi skal skráður í Skjölu. 2. Tölvupóstur sem þjónar tilgangi fyrir starfsemi Leikskólasviðs skal skráður í Skjölu. 3. Tölvupóstur sem felur í sér upplýsingar sem skipta máli fyrir framvindu máls skal skráður í Skjölu. 4. Tölvupóstur sem starfsmenn Leikskólasviðs hafa gagn af að hafa aðgang að skal skráður í Skjölu. Skjalastjóri aðstoðar við mat og skráningu í Skjölu ef þarf.  

Uppfært október 2008. Fyrirtæki stofnað. Ef fyrirtæki/stofnun er ekki til í Viðskiptavinaskrá þarf að stofna það/hana og útbúa skráningarsíðu. Allar upplýsingar sem færðar eru á skráningarsíðu erfast til tengiliða og í öll samskiptaskjöl, því er mjög mikilvægt að skrá sem mestar upplýsingar um viðkomandi fyrirtæki/stofnun. - Velja Viðskiptavinir. - Kanna með flýtileit hvort tiltekið fyrirtæki/stofnun er þegar til. Athuga þarf að fyrirtæki/stofnun getur verið stofnað í mörgum orðmyndum... Ef svo er á að tilkynna það skjalasafni sem lagfærir skráninguna.

- Fara í Skrá og velja Fyrirtæki.

Fylla út síðuna, þ.e. nafn fyrirtækis, heimilisfang, póstnúmer, símanúmer og netfang.

Loka og vista skjalið.

1

Uppfært október 2008. Tengiliður á fyrirtæki stofnaður. Tengiliður er sá starfsmaður hjá viðkomandi fyrirtæki/stofnun sem samskipti beinast til vegna einstakra mála. Hægt er að búa til ólík samskiptaskjöl og tengja við viðkomandi tengilið. Allar upplýsingar sem færðar eru á skráningarsíðu erfast í samskiptaskjöl, því er mjög mikilvægt að vanda til við skráningu. - Velja Viðskiptavinur. - Leita með flýtileit að fyrirtækinu sem viðkomandi tengiliður starfar hjá. - Hafa rammann valinn í línunni þar sem stendur Fyrirtæki, ekki á nafninu sjálfu.

Fara í Skrá og velja Tengilið.

2

- Upplýsingar um viðkomandi fyrirtæki birtast á hægri hlið skráningarskjalsins.

Fylla út nafn tengiliðs, starfsheiti, netfang og síma. Loka og vista skjalið.

1

Uppfært október 2008. Einstaklingur stofnaður í Skjölu. Ef erindi berst frá óháðum aðila, þ.e. persónu sem tengist ekki fyrirtæki eða stofnun, þá er stofnuð svipuð skráningarsíða í Viðskiptavinur og hjá fyrirtæki/stofnun. - Velja Viðskiptavinir. Öll mál í skjalakerfinu þurfa að vera lokuð þegar skráður er einstaklingur. - Fara í Skrá og velja Tengilið.

2

- Fylla út síðuna fyrir einstakling, þ.e. nafn, starfsheiti, netfang og síma.

Loka og vista.

Uppfært október 2008. Nýtt mál stofnað í Skjölu. Áður en mál er stofnað í Skjölu þarf að athuga hvort málið sé til í skjalakerfinu. Ef það er ekki til þarf að stofna nýtt mál. - Vera í Viðskiptavinir. - Staðsetning á fyrirtæki og/eða einstakling. - Fara í Skrá og velja mál.

Fylla út síðuna, þ.e., Heiti máls – stutt og lýsandi fyrir efnisinnihald, Tegund máls – velja efnisorð úr lista, Málaflokkur – velja deild úr lista, Bréflyklar – skjalastjórar sjá um að skrá bréflykla. Ábyrgðarmaður – sjálfgefið fyrir þann sem stofnar málið.

Loka og vista skjalið.

1

Uppfært október 2008. Tengiliður tengdur við mál í Skjölu. Velja og opna mál með því að tvísmella á það eða nota Ctrl+E til að virkja skjalið í ritham

2

Velja krækjuna á ljósbláu röndinni til að tengja tengilið.

Tengja aðila með því að velja hann úr listanum. Loka og vista.

Uppfært október 2008. Innanhússmál stofnað af starfsmanni. Mál getur ýmist verið innkomið erindi eða verkefni sem eiga upptök sín hjá starfsmönnum inni á deildum. Erindi og mál sem verða til innanhúss skal skrá sem mál í Skjölu. Starfsmaður býr til nýtt mál og skráir það sjálfur. Starfsmenn eru hvattir til að leita aðstoðar hjá skjalastjóra ef á þarf að halda. Ákveða þarf hver málsaðili er. Ef málið er verður til innan Leikskólasviðs er málið skráð á nafn starfsmanns undir Leikskólasviði. Ef stofna á mál á stofnun eða einstakling sjá nýtt mál stofnað. Þegar erindi er skráð þarf að gæta vel að hvort áður hafi verið stofnað mál af sama tilefni.

Sjá stofna nýtt mál.

1

Uppfært október 2008. Bréf skráð í Skjölu Með því að vista öll skjöl undir viðkomandi máli er verið að halda utan um gögn á skipulagðan hátt, þannig að alltaf er ljóst hver saga málsins er, hvaða skjöl eru skráð í tengslum við það og hverjir koma að því. Þegar útbúa á skjal undir máli skiptir mestu hvar ramminn er staðsettur í möppunni áður en skjal er valið. Nýja skjalið raðast beint undir þar sem ramminn er valinn.

- Staðsetning er Viðskiptavinur. - Farið í flýtileit og Fyrirtæki valið. - Tengiliður undir viðkomandi fyrirtæki valinn eða búinn til ef þarf. - Ramminn staðsettur á Tengilið undir málinu, farið í Skjöl og Bréf, sjá mynd.

2

Bréfið skrifað í Skjölu

Upplýsingar um fyrirtæki, málsnúmer, skjalalykil og dagsetningu erfast. Einnig er hægt að nota staðlaðan texta í bréf þar sem það á við. Loka og vista.

Tölvupóstur innkominn skráður undir mál í Skjölu.

- Ver í Innboxi tölvupóstsins og hafa rammann valinn utan um viðeigandi póst. - Fara í Actions og velja Send2GoPro. Þá birtist mynd eins og hér að neðan. Takið

eftir að tölvupósturinn birtist í glugganum Skrár til innflutnings.

Velja Mál í flipanum Áfangastaður, þar sem tölvupósturinn á að vistast undir mál.

Slá inn í Leit orði í heiti málsins sem málið á að vistast í, málanúmeri eða tengilið o.fl.

Velja Mál sem tölvupósturinn á að fylgja (línan verður blá) og velja síðan Tengilið undir málinu ef þarf.

Smella á hnappinn Flytja inn til að flytja póstinn inn í Skjölu.

Smella á hnappinn Flytja inn til að flytja póstinn inn í Skjölu og opna tölvupóstinn í málinu. Grænt hak birtist fyrir framan póstinn í Innboxinu, en það gefur til kynna að búið sé að færa tölvupóstinn yfir í Skjölu..

1

Uppfært október 2008. Tölvupóstur skráður í Skjölu. Með því að vista öll skjöl undir viðkomandi máli er verið að halda utan um gögn á skipulagðan hátt, þannig að alltaf er ljóst hver saga málsins er, hvaða skjöl eru skráð í tengslum við það og hverjir koma að því. Þegar útbúa á skjal undir máli skiptir mestu hvar ramminn er staðsettur í möppunni áður en skjal er valið. Nýja skjalið raðast beint undir þar sem ramminn er valinn. Tengiliður er valinn þegar tölvupóstur er sendur og upplýsingar um tengiliðinn erfast, svo sem netfang og málsnúmber.

- Staðsetning er Viðskiptavinur. - Farið í flýtileit og Fyrirtæki eða Einstakling. - Tengiliður undir viðkomandi fyrirtæki valinn eða búinn til ef þarf. - Ramminn staðsettur á Tengilið undir málinu, farið í T-póstur og velja viðeigandi - sjá

mynd.

2

Tölvupóstur skrifaður í Skjölu.

Sent með því að smella á bréfið með væng á ljósbláu röndinni. Loka.

1

Uppfært október 2008 Fundargerð skráð í Skjölu Það þarf að búa til mál fyrir fundargerðarhópinn áður en fyrsta fundargerð er skráð í Skjölu. Skjalastjóri aðstoðar ef með þarf.

2

Skrá heiti hópsins ef hann er ekki til fyrir.

3

Vera staðsettur á viðeigandi hóp og fara í Skjal – Meira og síðan Fundargerð

Síðan velja Fundargerð

4

Fylla út í Hópur nafn hópsins og Efni fundargerð viðeigandi hóps. Fundargerðardagur og Tími. Í upphafi fundargerðar þarf eftirfarandi að koma fram ... Ár 2008, 16. október kl. 09.00 var haldinn fundur ...hóps á Leikskólasviði að Fríkirkjuvegi 1. Fundinn sátu ...

Vista þegar fundargerð hefur verið skráð.

1

Uppfært október 2008. Loka máli í Skjölu. Velja málið og gera það virkt í ritham- tvísmella á það eða nota Ctrl+E. Breyta Stöðu máls úr Vinnslu í Lokið.

Vista og loka máli.