Post on 12-May-2015
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Hoofdstuk 13 Informatie in organisatiesHoofdstuk 13 Informatie in organisaties
Twee soorten:
– onderneming: primair gericht op het realiseren van bedrijfseconomische doelen (winst)
– instelling: accent ligt op het realiseren van niet-economische doelen (non-profit organisaties)
organisatie: een samenwerkingsverband tussen mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om vooraf vastgestelde doelen te bereiken.
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Rechtsvormen
De rechtsvorm is van belang voor de aansprakelijkheid en de belastingverplichtingen.
Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zijn wettelijk verplicht zich in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Kenmerkend voor rechtsvormen zonder rechts-persoonlijkheid is dat je met je hele privé-vermogen aansprakelijk bent als de onderneming failliet gaat.
En als je in gemeenschap van goederen bent getrouwd is je echtgeno(o)t(e) ook volledig aansprakelijk.
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Rechtsvormen
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Verticale en horizontale informatiestromen
Directeur
Hoofdfabricage
Hoofd inkoop
Hoofdverkoop
Hoofdadministratie
AdministratievemedewerkersVerkopers
Productiemedewerkers
Verticale communicatie
Horizontale communicatie
De communicatiestructuur van een reclamebureau
weergegeven in een graaf
contact
passerelle
Diagonale communicatie
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Verticale lijnen overheersen als
• het opleidingsniveau van de werknemers sterk uiteenloopt• het werk is opgedeeld in onafhankelijke deeltaken
Verticale en horizontale informatiestromen
Horizontale lijnen overheersen als
• het opleidingsniveau van de werknemers gelijkwaardig is• Voorbeeld: een school
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
• organigram: weergave van de (hiërarchische) structuur van de organisatie, geen communicatiepijlen maar lijnen.
• communicatiegraaf: grafische weergave van de communicatielijnen (één- of tweerichtingsverkeer) m.b.v. pijlen.
• communicatiematrix: geeft dezelfde informatie als de communicatiegraafweergave van de communicatielijnen op de volgende manier: • 1 = wel communicatie• 0 = geen communicatie
Organigram, graaf en matrix
Voor het in kaart brengen van de structuur van een organisatie en de communicatie binnen zo’n organisatie maken we gebruik van:
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Organisatiestructuren
De organisatiestructuur van een bedrijf staat in principe los van de juridische structuur, die bepaald wordt door de rechtsvorm van het bedrijf.
Als iemand een bedrijf helemaal alleen begint dan wordt hij of zij een ZZP'er genoemd, dat is de afkorting van Zelfstandige Zonder Personeel.
Als een aantal gelijkgestemden samen een bedrijf opzetten, en als het dan zo is dat geen van de vijf de baas is, maar dat ze alle vijf evenveel te vertellen hebben, dan heeft die organisatie een ententestructuur
Bij een groot bedrijf is meestal sprake van een lijnorganisatie
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
• Lijnorganisatie• Lijn en staforganisatie• Lijn en staforganisatie met functionele relaties• Project en matrixorganisatie• Ententestructuur
Organisatiestructuren
span-of-control: het aantal mensen dat een manager rechtstreeks aanstuurt
depth-of-control:het aantal lagen met leidinggevenden tussen de directeur en de mensen die het eigenlijke werk doen.
zes-man-regel: een manager stuurt niet meer dan zes man aan, maar bij routinewerk kun je tot circa tien mensen gaan
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Directeur
Filiaalhoofden
Chefverkoop
Chefinkoop
Chefadministratie
Hoofdverkoop
Medewerkersfilialen
Vertegen-woordigers
Medewerkersadministratie
Chefpersoneels
zakenChef
productie
Ploegbaas 2Ploegbaas1
Medewerkersproductie
Medewerkersproductie
De klassieke lijnorganisatie
Kenmerken:• Hiërarchie / top-down• Piramide-achtige opbouw
Voordelen:• Eenvoudige structuur• Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden
Nadelen:• Communicatielijnen erg lang• Topmanagement snel overbelast
Voorbeeld: het leger
• Weinig flexibiliteit
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
De moderne lijnorganisatie
Bij een klassieke lijnorganisatie is alleen sprake van top-downlijnen.
Bij een moderne lijnorganisatie krijgen de werknemers ook gelegenheid hun ervaringen en ideeën aan hun leidinggevenden door te geven, we spreken dan van goals down/plans up.
En er wordt vrijwel altijd ook horizontale communicatie ingebouwd. Dit noemen we een contact passerelle.
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Directeur
Chefproductie
Chefverkoop
Stafafdelingwinkelinrichting
Stafafdelingreclame
Stafafdelingcalculatie
Stafafdelingwerkvoorber.
Filiaal-hoofden
HoofdverkoopPloegbaas 2Ploegbaas 1
Medewerkersfilialen
Vertegen-woordigers
Medewerkersproductie
Medewerkersproductie
De staf- en lijnorganisatie
Staf ondersteunt leiding
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Voordelen:• Door ondersteuning met stafleden kunnen de afdelingen groter zijn. • Eenvoudige structuur• Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden
Nadelen:• Stafleden hebben weinig kennis van zaken van het echte werk• Bijna uitsluitend verticale communicatie• Lange communicatiekanalen• Weinig flexibiliteit
De staf- en lijnorganisatie
Stafleden ondersteunen de leidinggevenden
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Voordelen:• Verlichting van de werktaak van de leidinggevenden• Meer uniformiteit in de organisatie binnen het bedrijf door
de coördinatie door de stafafdelingen
Nadelen:• Verantwoordelijkheden worden onduidelijker• Bevordert het ontstaan van conflicten
De staf- en lijnorganisatie met functionele relaties
Toevoegen van een functionele stafafdeling. Voert vooral coördinerende taken uit.
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Directeur
Chefproductie
Chefadministratie
Chefinkoop
Chef verkoop
Medewerkerproductie
Medewerkerproductie
Medewerkeradministratie
Medewerkerinkoop
Medewerker verkoop
Medewerkeradministratie
Medewerkerinkoop
Projectleidernieuw product
Medewerker verkoop
De projectorganisatie
projectgroep
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Kenmerken:• Hiërarchie wordt doorbroken• Projectgroep is tijdelijk• Leden van de groep zijn gelijkwaardig• Leden worden gekozen op basis van kennis
De projectorganisatie
Bij activiteiten die het hele bedrijf raken. Bijvoorbeeld de introductie van een nieuw product.
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Directie
Chefafdeling AC
Chefafdeling B
Chefafdeling A
Werknemer 3Werknemer 2Werknemer 1Projectleider
project 1
Projectleiderproject 2
Werknemer 4 Werknemer 5 Werknemer 6
De matrixorganisatie
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Voordelen:• Geschikt voor de oplossing van complexe problemen• Kleine kans op fouten (dubbele controle)
Nadelen:• Waar ligt de verantwoordelijkheid• Mensen moeten erg goed kunnen samenwerken• Loyaliteitsproblemen
De matrixorganisatie
•Voor organisaties met continue problemen• Permanente projectgroepen• Werknemer heeft meerdere chefs
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Voorzitter
Lid 2
Lid 1
Lid 6
Lid 5Lid 3
Lid 4
De Ententeorganisatie
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Voordelen:• Maakt optimaal gebruik van aanwezige deskundigheid• Betrokkenheid van medewerkers is groot
Nadelen:• Groepen niet groter dan 15 personen• Leden met hetzelfde kennisniveau
De Ententeorganisatie
Kenmerken:• Ieder lid heeft dezelfde rechten en plichten• Voorzitter leidt technisch de vergadering
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Extern Extern
Directie
Werknemers Werknemers Werknemers
Top-down
Bottom-up
Bottom-upGoals-down
Informatielijnen binnen de organisatie
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Informatie m.b.t. de basisonderdelen van een bedrijf
De strategische top heeft behoefte aan informatie over alle belangrijke zaken die zich in het bedrijf afspelen. De informatie is globaal, en heeft vaak betrekking op de toekomst.Naast interne informatie speelt ook externe informatie een belangrijke rol.
De uitvoerende kern heeft vooral interne informatie nodig. Die
informatie is gedetailleerd en actueel
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
• Er wordt met een netwerk gewerkt• Er is een mailserver, dat is een speciale computer waar de emailberichten van en voor alle werknemers worden opgeslagen bijvoorbeeld m.b.v. Microsoft Exchange Server •Vaak zijn er nog andere dedicated servers, bijv. een webserver• Er is vooraf goed nagedacht over de inrichting van het netwerk m.b.v. gebruikersgroepen:• - Iedere werknemer krijgt de juist informatie• - Iedere werknemer heeft de juiste rechten om berichten te kunnen lezen, wijzigen of verwijderen (=autorisatie)
Informatiestromen
Om de informatiestromen zo goed mogelijk te benutten,zal aan bepaalde voorwaarden moeten worden voldaan:
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Voordelen:• Ondersteuning bij communicatie• Verbetering kwaliteit werk• Procesversnelling, dus kostprijsverlaging• Minder werknemers nodig, efficiëntie neemt toe• Verkorting van de lijnen
Voordelen ICT
Voor informatiestromen binnen organisatie gebruikt mensteeds meer de mogelijkheden van ICT.
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
Toepassingsgebieden ICT in bedrijven
Workflow Management Systemen (WMF): zorgen voor het op een gestructureerde manier verdelen van werk en het stroomlijnen van werkprocessen.
Enterprise Resource Planning (ERP):software dat gebruikt wordt ter ondersteuning van alle processen binnen een bedrijf. In principe kunnen alle bedrijfsfuncties ermee worden bestuurd.Voorbeelden: SAP en Exact
Computer Aided Design / Computer Aided Manufacturing (CAD/CAM):
Een CAD/CAM-systeem is een programma waarmee je kunt ontwerpen, maar ook fabriceren. Er kan een CNC draai- of freesmachine aangestuurd worden waarmee het ontwerp wordt gefabriceerd.
LauwersCollege Buitenpost Informatica
LauwersCollege Buitenpost
EINDE
Electronic Data Interchange (EDI): • electronische uitwisseling van gegevens tussen verschillende organisaties• bijvoorbeeld: bestellingen plaatsen, rekeningen versturen• Als de gegevens worden verstuurd wordt de administratie van de ontvanger automatisch bijgewerkt, en wordt er een verwerkingsproces in werking gezet• De programma’s van zender en ontvanger moeten dan wel naadloos op elkaar aansluiten; meestal wordt daarbij gebruik gemaakt van de EDIFACT-standaard.
Toepassingsgebieden ICT in bedrijven