Ad van Gorp - adviseur

Klaar voor verdere professionalisering?

1

Een zelfevaluatie instrument als handreiking voor organisaties en professionals

Waarom zo’n instrument?

• GEZ samenwerkingsverbanden: voldoet het goed presteren op indicatoren om klaar te zijn voor de toekomst?

• Behoefte bij samenwerkingsverbanden om

inzicht in eigen functioneren • Voorkomen dat anderen je zo’n instrument

gaan opleggen

• Professionele organisatie is beter in staat vraagstukken als substitutie in te bedden.

• Wie heeft goed zicht op haar eigen bedrijfsvoering?

2

3

Aanleiding

Waarom zo’n instrument?

Wat is het?

Opzet model

Voorbeeld

Hoe kijken jullie hier naar?

Ondersteuningsaanbod

Inhoud

4

Is je bedrijfsvoering toe aan een zelfevaluatie?

• Duidelijk waar je als samenwerkingsverband voor staat?

• Zijn afspraken (programma’s, prestaties, verwijzing, kosten …) voldoende geborgd?

• Toelatingscriteria en sancties?• Zeggenschap, betrokkenheid, communicatie,

overlegstructuur goed geregeld?• Delen van ruimten, ondersteunende diensten?• Aanspreekbaar waarvoor?• Welke andere vragen zouden jullie willen stellen?

Antwoord: Ja, indien meerdere vragen niet voldoende positief beantwoord kunnen worden.

5

Een zelfevaluatie instrument: wat is het?Handreiking voor bestuurders, managers,

coördinatoren en professionals om het samenwerkingsverband op het gebied van

“organisatie en bedrijfsvoering” te evalueren, te verbeteren en door te ontwikkelen.

VraagstellingWelke kenmerken zijn relevant voor een

verantwoorde bedrijfsvoering? Ofwel: Welke elementen zijn essentieel voor het realiseren, verbeteren, innoveren en verduurzamen van

een eerstelijns samenwerkingsverband?

Handreiking voor organisaties en professionals om bedrijfsvoering:

•Te evalueren: Waar sta ik en waar denk ik te staan?

•Te verbeteren: Waar wil ik nu staan en hoe kom ik daar?

•Door te ontwikkelen: Waar wil ik naar toe?

6

Doelstelling

7

Zelfevaluatie instrument

Doel moet helder zijn:• het moet je verder helpen in (verder)

optimaliseren van een professionele bedrijfsvoering

• Profilering naar buiten toe• Geen verantwoording

Beeld krijgen van eigen ontwikkelingsfase organisatie, specifiek: komt meerwaarde geïntegreerde zorg wel voldoende aan bod?8

Aandachtspunten

9

• Benoemen van de meest relevante kenmerken• Clustering van kenmerken• Niveaus van kenmerken• Analyse bijvoorbeeld in spinvorm

In de praktijk meerdere voorbeelden: Diabolo, Vilans,

O&K model, BDO Thuiszorg Eigen voorbeelden? Dubbel op of niet?

Opzet model

10

Intakegesprek: kerngegevens, eigen inschatting status professionalisering, ambities, afstemming interne aanpak;Vragenlijst uit te zetten bij 3 tot 5 personen, tijdsbesteding circa één uur: 10 clusters, 84 items;Eventueel zelf weging aan te brengen;Analyse zelfevaluatie: vergelijking met beeld huidige situatie en met ambitieVerbeterplanOndersteuning operationalisering verbeterplan

Opbouw model en werkwijze

11

1. Doelstelling eerstelijns samenwerkingsverband

2. Borging doelstellingen/uitvoering afspraken3. Organisatie4. Facilitering5. Financiering6. Verantwoording7. Communicatie8. Cultuur en samenwerking9. Service- en patiëntgerichtheid10.Tevredenheidsmeting

Clusters

12

Items, uitwerking voorbeeld 1 Vragenlijst zelfevaluatie eerstelijns samenwerkingsverband*

Naam en functie* Gelieve digitaal in te vullen en op te slaan o.v.v. voor en achternaam**Indien u het niet weet dan aankruisen onder "nee/niet"

nee / niet** deels / in basis

ja / volledig

1 2 3 4 5Ad 2 Borging doelstellingen/uitvoering afspraken

2.1 Zijn de doelstellingen van het samenwerkingsverband helder vastgelegd in de statuten en eventueel huishoudelijk reglement?

x

2.2 Wordt het reglement periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld?

x

2.3 Zijn de doelstellingen en de onderlinge afspraken van het eerstelijns samenwerkingsverband vastgelegd in samenwerkingsovereenkomsten?

x

2.4 Wordt de samenwerkingsovereenkomst periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld?

x

2.5 Wordt er jaarlijks een werkplan en begroting opgesteld? x2.6 Wordt het werkplan en de begroting opgesteld en periodiek

geëvalueerd o.b.v. evaluatiecriteria (denk aan relevantie doelstellingen, doelbereiking, efficiënte inzet van middelen)?

x

2.7 Zijn er toetredingscriteria voor nieuwe toetreders? x2.8 Zijn er toetredings/aansluitovereenkomsten? x2.9 Worden deze toetredingscriteria geëvalueerd? x

2.10 Zijn er sancties bij het niet nakomen van de toetredingscriteria en worden deze nageleefd?

x

13

• Centrum met 3.400 patiënten• Vragenlijst ingevuld door 3 personen• Gezondheidscentrum sinds 1984• Eerst subsidie, nu GEZ• Diverse functies inclusief diagnostiek, thuiszorg,

AMW, diëtitiek, Wmo loket, logopedie, consultatie ..

• Zelfstandige disciplines• Twee kerndisciplines zijn eigenaar en verhuren

onder

gezondheidscentrum AchterveldWypke Zuidweg, Coördinator De Heelkom, Achterveld

14

Voorbeeld (1/7)Schatting huidige status en ambitieniveau

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

Doelstelling eerstelijnssamenwerkingsverband

Borging doelstellingen/uitvoeringafspraken

Organisatie

Facilitering

Financiering

Verantwoording

Communicatie

Cultuur en samenwerking

Service- en patiëntgerichtheid

Tevredenheidsmeting

Huidige status Ambitie

15

Voorbeeld (2/7)

Score Score

Ad 1 Doelstelling eerstelijns samenwerkingsverband 80% 4,00Ad 2 Borging doelstellingen/uitvoering afspraken 70% 3,50Ad 3 Organisatie 65% 3,24Ad 4 Facilitering 46% 2,32Ad 5 Financiering 78% 3,92Ad 6 Verantwoording 96% 4,79Ad 7 Communicatie 75% 3,73Ad 8 Cultuur en samenwerking 84% 4,18Ad 9 Service- en patiëntgerichtheid 64% 3,21

Ad 10 Tevredenheidsmeting 59% 2,93Totaal 73% 3,64

16

Voorbeeld (3/7)

1.Variatie tussen invulformulieren

2.Verschillen in scores (1-5)

3.Verschillen bij kenmerken

4.Helderheid vraagstelling

17

Voorbeeld (4/7)

Resultaten enquête zelfevaluatie

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Doelstelling eerstelijnssamenwerkingsverband

Borging doelstellingen/uitvoeringafspraken

Organisatie

Facilitering

Financiering

Verantwoording

Communicatie

Cultuur en samenwerking

Service- en patiëntgerichtheid

Tevredenheidsmeting

18

Voorbeeld (5/7)Vergelijking eigen inschatting en enquête

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Doelstelling eerstelijnssamenw erkingsverband

Borging doelstellingen/uitvoering afspraken

Organisatie

Facilitering

Financiering

Verantw oording

Communicatie

Cultuur en samenw erking

Service- en patiëntgerichtheid

Tevredenheidsmeting

Enquête Eigen schatting

19

Voorbeeld (6/7)Vergelijking eigen ambitie en enquête

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Doelstelling eerstelijnssamenw erkingsverband

Borging doelstellingen/uitvoering afspraken

Organisatie

Facilitering

Financiering

Verantw oording

Communicatie

Cultuur en samenw erking

Service- en patiëntgerichtheid

Tevredenheidsmeting

Enquête ambitie

20

Voorbeeld (7/7) Item Actie Toelichting op actie

1 Borging doelstellingen (2.7-2.10)

2 Facilitering (4)3 Service- en patiëntgericht

heid (9.3 AW-spreekuur)

4 Service- en patiëntgericht heid (9.6 Online afspraken)

5 Tevredenheidsmeting leden samenwerkingsverband.

Beschrijven van de toetredingscriteria.

We werken vooral inhoudelijk 1) onderzoeken van de behoefte bij de inwoners van Achterveld, 2) onderzoeken mogelijke vormen van en 3) evt. Invoeren

1) onderzoeken van de behoefte bij de inwoners van Achterveld, 2) onderzoeken mogelijke vormen van, 3) besluit nemen en 4) evt. Invoeren

Bespreken of er draagvlak is en dan invoeren.

We werken nu wel met toetredingscriteria maar die zijn niet als zodanig beschreven of voor iedereen duidelijk. Zo zeggen we wel altijd tijdens bestuursvergadering bij de vraag van een nieuwe toetreder in het pand dat het een zorggerelateerde organisatie moet zijn. Dat is dan eigenlijk wel een criterium.

Inventarisatie items.

21

Ervaringen• Test bij Achterveld• Input van derden

Vragen• Zijn de hoofdlijnen helder?• Kan dit behulpzaam zijn? • Zouden jullie met zoiets aan de slag willen?• Zien jullie ook alternatieven?

Ervaringen en Vragen

22

Zelfevaluatie instrument bedrijfsvoeringAanbod Raedelijn: interesse?

Vragen?

23