Post on 13-Jul-2020
INTERCONNEXION ENT ENVOLE CENTRE BCDI E-SIDOC
10072018 ENT Envole Reacutegion Centre
Documentation sur les proceacutedures agrave suivre pour mettre en place lrsquoauthentification unique entre e-sidoc et lrsquoENT Envole de lrsquoAcadeacutemie drsquoOrleacuteans-Tours
A INTEacuteREcircTS DE LrsquoINTERCONNEXION 1
1 DEacuteMARCHES ADMINISTRATIVES 1
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI 2
1 ACCEacuteDER AU DOSSIER DEXPORT 2 2 PARAMEacuteTRER 2
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI 3
1 AIDE CONTEXTUELLE 3 2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS 4 3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS 5 4 EXPORT VERS E-SIDOC 9 5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART 9
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT 11
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION 11 2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC 11 3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION 13 4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI 13 5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC 13
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT 14
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC 14 2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL 14 3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT 14
F CONTACTS 14
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 1
A INTEacuteREcircTS DE LrsquoINTERCONNEXION
La mise en place de lauthentification unique entre lENT et e-sidoc est un eacuteleacutement de confort appreacuteciable pour les utilisateurs de ces outils Elle leur permet dacceacuteder agrave lensemble des ressources geacutereacutees par ces deux portails agrave laide dune seule authentification Ainsi un eacutelegraveve ou un enseignant disposant dun identifiant et dun mot de passe lui permettant dacceacuteder agrave lrsquoenvironnement personnel de son ENT pourra acceacuteder immeacutediatement sans se reacute-authentifier agrave son espace personnel e-sidoc
Lrsquoespace personnel e-sidoc permet de - consulter son compte lecteur du CDI - effectuer une demande de reacuteservation de documents - enregistrer des recherches et des paniers - saisir des avis de lecteur
A partir de lagrave il aura accegraves aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc (lEncyclopeacutedia Universalis les dictionnaires Le Robert TexteImage GPO2hellip) Une liste des ressources disponibles est accessible en suivant ce lien
1 DEacuteMARCHES ADMINISTRATIVES
Le Regraveglement Geacuteneacuteral sur la Protection des Donneacutees ou RGPD est en vigueur depuis mai 2018
Rendez-vous sur cette page Internet Vous y trouverez le deacutetail des deacutemarches agrave effectuer par les eacutetablissements scolaires
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 2
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI
1 ACCEacuteDER AU DOSSIER DEXPORT
Lexportation des fichiers des utilisateurs de lENT est automatique et se fait tous les jours
Ces fichiers sont au format XML dimportation dans BCDI et sont issus de lAAF (Annuaire Acadeacutemique Feacutedeacuterateur) Ils sont placeacutes dans le dossier export_aaf_esidoc creacuteeacute dans lespace personnel du compte admin de leacutetablissement (Uexport_aaf_esidoc) Ladministrateur du reacuteseau pourra par parameacutetrage les fournir automatiquement au professeur documentaliste qui gegravere la base BCDI qui trouvera un dossier du mecircme nom dans son uniteacute U
esidoc_RNE_administratifsxml personnels de direction de gestion et de secreacutetariat
esidoc_RNE_elevesxml
esidoc_RNE_enseignantsxml
esidoc_RNE_viescolairexml personnels chargeacutes de la vie scolaire CPE surveillants
2 PARAMEacuteTRER
Ladministrateur du reacuteseau de leacutetablissement trouvera dans son dossier Uexport_aaf_esidoc un fichier de parameacutetrage nommeacute ESIDOC_PARAMtxt eacuteditable agrave laide dun eacutediteur de texte dont le contenu est le suivant
Fichier de parameacutetrage de limport XML des utilisateurs E-SIDOC activation_xml=oui (Active la mise agrave jour quotidienne des XLM) activation_xml=oui documentaliste= (la saisie de lidentifiant Scribe du documentaliste permettra la copie des XLM directement dans son U) documentaliste=preacutenomnom
Fixer ce paramegravetre agrave oui pour activer le transfert quotidien des fichiers dutilisateurs qui seront disponibles degraves le lendemain
Renseigner ce paramegravetre avec lidentifiant scribe du professeur documentaliste pour quil reccediloive directement les fichiers dimportation dans son
dossier UESIDOC-integration
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 3
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute
de veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent
essentiellement les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de
caractegraveres preacutesente dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La
saisie des personnels seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves
qui sont importeacutes depuis la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui
geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom
et Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 4
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 5
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer les fichiers XML issus de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Lrsquoexport des utilisateurs des ENT Envole se fait en plusieurs fichiers (remplacez [RNE] par le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Elegraveves ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_elevesxml raquo
Enseignants ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_enseignantsxml raquo
Administration ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_administratifsxml raquo
Vie scolaire ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_viescolairexml raquo
Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Renouvellement des eacutelegraveves seacutelectionnez le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Lorsque vous renouvelez les eacutelegraveves en deacutebut drsquoanneacutee vous avez seacutelectionneacute le fichier XML laquo eleves raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT Le contenu de ce fichier va permettre agrave BCDI de creacuteer les nouvelles fiches Emprunteur pour les nouveaux eacutelegraveves et de modifier ses fiches existantes pour les eacutelegraveves qui eacutetaient preacutesents lrsquoanneacutee preacuteceacutedente Pour srsquoassurer de la suppression des fiches Emprunteur des eacutelegraveves qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement il faut fournir la liste des eacutelegraveves agrave BCDI Il comparera avec le contenu du fichier drsquoeacutelegraveves issu de lrsquoENT Ceux qui seront absents du fichier verront leur fiche Emprunteur BCDI supprimeacutee
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer le lot drsquoeacutelegraveves Si vous avez suivi les recommandations en deacutebut du chapitre laquo Insertion des donneacutees extraites de lrsquoENT dans BCDI raquo il srsquoagit de lrsquoeacutequation laquo Statut=Elegraveve raquo
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 6
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Mise agrave jour des enseignants eacutequation de recherche facultative
Pour la mise agrave jour des enseignants vous avez seacutelectionneacute le fichier laquo enseignants raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT La rotation des enseignants est bien moins importante que celle des eacutelegraveves Chaque anneacutee il nrsquoy aura que quelques nouveaux enseignants auxquels il faut creacuteer de nouvelles fiches Emprunteur Il y en aura aussi quelques-uns dont il faudra modifier la fiche existante
Pour ces 2 types drsquoopeacuterations la fourniture du fichier XML suffit
La saisie drsquoune eacutequation de recherche BCDI nrsquoa drsquointeacuterecirct que si vous souhaitez automatiser la suppression des fiches Emprunteur des enseignants qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement Dans ce cas saisissez lrsquoeacutequation laquo Statut=Enseignant raquo Le nombre de fiche concerneacutees par les suppressions est geacuteneacuteralement faible Vous pouvez envisager drsquoeffectuer ces opeacuterations manuellement Dans ce cas passez lrsquoeacutetape de seacutelection drsquoeacutequation BCDI et cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Mises agrave jour des eacutelegraveves en cours drsquoanneacutee eacutequation de recherche facultative
Il est possible que de nouveaux eacutelegraveves arrivent en cours drsquoanneacutee LrsquoENT ne vous fournira pas de fichier pour ces seuls eacutelegraveves Il fournira le fichier reacutesultant de lrsquoexport complet des eacutelegraveves de lrsquoeacutetablissement
Ce fichier vous permettra drsquoautomatiser la creacuteation des fiches Emprunteur des nouveaux eacutelegraveves
A ce stade il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoautomatiser la suppression des fiches Emprunteur drsquoeacutelegraveves qui auraient eacuteventuellement quitteacute lrsquoeacutetablissement en cours drsquoanneacutee Comme pour les enseignants le nombre de cas est suffisamment peu important pour geacuterer ces suppressions manuellement Inutile de saisir une eacutequation de recherche BCDI Cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes
car ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 1
A INTEacuteREcircTS DE LrsquoINTERCONNEXION
La mise en place de lauthentification unique entre lENT et e-sidoc est un eacuteleacutement de confort appreacuteciable pour les utilisateurs de ces outils Elle leur permet dacceacuteder agrave lensemble des ressources geacutereacutees par ces deux portails agrave laide dune seule authentification Ainsi un eacutelegraveve ou un enseignant disposant dun identifiant et dun mot de passe lui permettant dacceacuteder agrave lrsquoenvironnement personnel de son ENT pourra acceacuteder immeacutediatement sans se reacute-authentifier agrave son espace personnel e-sidoc
Lrsquoespace personnel e-sidoc permet de - consulter son compte lecteur du CDI - effectuer une demande de reacuteservation de documents - enregistrer des recherches et des paniers - saisir des avis de lecteur
A partir de lagrave il aura accegraves aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc (lEncyclopeacutedia Universalis les dictionnaires Le Robert TexteImage GPO2hellip) Une liste des ressources disponibles est accessible en suivant ce lien
1 DEacuteMARCHES ADMINISTRATIVES
Le Regraveglement Geacuteneacuteral sur la Protection des Donneacutees ou RGPD est en vigueur depuis mai 2018
Rendez-vous sur cette page Internet Vous y trouverez le deacutetail des deacutemarches agrave effectuer par les eacutetablissements scolaires
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 2
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI
1 ACCEacuteDER AU DOSSIER DEXPORT
Lexportation des fichiers des utilisateurs de lENT est automatique et se fait tous les jours
Ces fichiers sont au format XML dimportation dans BCDI et sont issus de lAAF (Annuaire Acadeacutemique Feacutedeacuterateur) Ils sont placeacutes dans le dossier export_aaf_esidoc creacuteeacute dans lespace personnel du compte admin de leacutetablissement (Uexport_aaf_esidoc) Ladministrateur du reacuteseau pourra par parameacutetrage les fournir automatiquement au professeur documentaliste qui gegravere la base BCDI qui trouvera un dossier du mecircme nom dans son uniteacute U
esidoc_RNE_administratifsxml personnels de direction de gestion et de secreacutetariat
esidoc_RNE_elevesxml
esidoc_RNE_enseignantsxml
esidoc_RNE_viescolairexml personnels chargeacutes de la vie scolaire CPE surveillants
2 PARAMEacuteTRER
Ladministrateur du reacuteseau de leacutetablissement trouvera dans son dossier Uexport_aaf_esidoc un fichier de parameacutetrage nommeacute ESIDOC_PARAMtxt eacuteditable agrave laide dun eacutediteur de texte dont le contenu est le suivant
Fichier de parameacutetrage de limport XML des utilisateurs E-SIDOC activation_xml=oui (Active la mise agrave jour quotidienne des XLM) activation_xml=oui documentaliste= (la saisie de lidentifiant Scribe du documentaliste permettra la copie des XLM directement dans son U) documentaliste=preacutenomnom
Fixer ce paramegravetre agrave oui pour activer le transfert quotidien des fichiers dutilisateurs qui seront disponibles degraves le lendemain
Renseigner ce paramegravetre avec lidentifiant scribe du professeur documentaliste pour quil reccediloive directement les fichiers dimportation dans son
dossier UESIDOC-integration
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 3
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute
de veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent
essentiellement les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de
caractegraveres preacutesente dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La
saisie des personnels seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves
qui sont importeacutes depuis la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui
geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom
et Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 4
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 5
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer les fichiers XML issus de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Lrsquoexport des utilisateurs des ENT Envole se fait en plusieurs fichiers (remplacez [RNE] par le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Elegraveves ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_elevesxml raquo
Enseignants ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_enseignantsxml raquo
Administration ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_administratifsxml raquo
Vie scolaire ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_viescolairexml raquo
Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Renouvellement des eacutelegraveves seacutelectionnez le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Lorsque vous renouvelez les eacutelegraveves en deacutebut drsquoanneacutee vous avez seacutelectionneacute le fichier XML laquo eleves raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT Le contenu de ce fichier va permettre agrave BCDI de creacuteer les nouvelles fiches Emprunteur pour les nouveaux eacutelegraveves et de modifier ses fiches existantes pour les eacutelegraveves qui eacutetaient preacutesents lrsquoanneacutee preacuteceacutedente Pour srsquoassurer de la suppression des fiches Emprunteur des eacutelegraveves qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement il faut fournir la liste des eacutelegraveves agrave BCDI Il comparera avec le contenu du fichier drsquoeacutelegraveves issu de lrsquoENT Ceux qui seront absents du fichier verront leur fiche Emprunteur BCDI supprimeacutee
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer le lot drsquoeacutelegraveves Si vous avez suivi les recommandations en deacutebut du chapitre laquo Insertion des donneacutees extraites de lrsquoENT dans BCDI raquo il srsquoagit de lrsquoeacutequation laquo Statut=Elegraveve raquo
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 6
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Mise agrave jour des enseignants eacutequation de recherche facultative
Pour la mise agrave jour des enseignants vous avez seacutelectionneacute le fichier laquo enseignants raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT La rotation des enseignants est bien moins importante que celle des eacutelegraveves Chaque anneacutee il nrsquoy aura que quelques nouveaux enseignants auxquels il faut creacuteer de nouvelles fiches Emprunteur Il y en aura aussi quelques-uns dont il faudra modifier la fiche existante
Pour ces 2 types drsquoopeacuterations la fourniture du fichier XML suffit
La saisie drsquoune eacutequation de recherche BCDI nrsquoa drsquointeacuterecirct que si vous souhaitez automatiser la suppression des fiches Emprunteur des enseignants qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement Dans ce cas saisissez lrsquoeacutequation laquo Statut=Enseignant raquo Le nombre de fiche concerneacutees par les suppressions est geacuteneacuteralement faible Vous pouvez envisager drsquoeffectuer ces opeacuterations manuellement Dans ce cas passez lrsquoeacutetape de seacutelection drsquoeacutequation BCDI et cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Mises agrave jour des eacutelegraveves en cours drsquoanneacutee eacutequation de recherche facultative
Il est possible que de nouveaux eacutelegraveves arrivent en cours drsquoanneacutee LrsquoENT ne vous fournira pas de fichier pour ces seuls eacutelegraveves Il fournira le fichier reacutesultant de lrsquoexport complet des eacutelegraveves de lrsquoeacutetablissement
Ce fichier vous permettra drsquoautomatiser la creacuteation des fiches Emprunteur des nouveaux eacutelegraveves
A ce stade il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoautomatiser la suppression des fiches Emprunteur drsquoeacutelegraveves qui auraient eacuteventuellement quitteacute lrsquoeacutetablissement en cours drsquoanneacutee Comme pour les enseignants le nombre de cas est suffisamment peu important pour geacuterer ces suppressions manuellement Inutile de saisir une eacutequation de recherche BCDI Cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes
car ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 2
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI
1 ACCEacuteDER AU DOSSIER DEXPORT
Lexportation des fichiers des utilisateurs de lENT est automatique et se fait tous les jours
Ces fichiers sont au format XML dimportation dans BCDI et sont issus de lAAF (Annuaire Acadeacutemique Feacutedeacuterateur) Ils sont placeacutes dans le dossier export_aaf_esidoc creacuteeacute dans lespace personnel du compte admin de leacutetablissement (Uexport_aaf_esidoc) Ladministrateur du reacuteseau pourra par parameacutetrage les fournir automatiquement au professeur documentaliste qui gegravere la base BCDI qui trouvera un dossier du mecircme nom dans son uniteacute U
esidoc_RNE_administratifsxml personnels de direction de gestion et de secreacutetariat
esidoc_RNE_elevesxml
esidoc_RNE_enseignantsxml
esidoc_RNE_viescolairexml personnels chargeacutes de la vie scolaire CPE surveillants
2 PARAMEacuteTRER
Ladministrateur du reacuteseau de leacutetablissement trouvera dans son dossier Uexport_aaf_esidoc un fichier de parameacutetrage nommeacute ESIDOC_PARAMtxt eacuteditable agrave laide dun eacutediteur de texte dont le contenu est le suivant
Fichier de parameacutetrage de limport XML des utilisateurs E-SIDOC activation_xml=oui (Active la mise agrave jour quotidienne des XLM) activation_xml=oui documentaliste= (la saisie de lidentifiant Scribe du documentaliste permettra la copie des XLM directement dans son U) documentaliste=preacutenomnom
Fixer ce paramegravetre agrave oui pour activer le transfert quotidien des fichiers dutilisateurs qui seront disponibles degraves le lendemain
Renseigner ce paramegravetre avec lidentifiant scribe du professeur documentaliste pour quil reccediloive directement les fichiers dimportation dans son
dossier UESIDOC-integration
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 3
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute
de veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent
essentiellement les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de
caractegraveres preacutesente dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La
saisie des personnels seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves
qui sont importeacutes depuis la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui
geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom
et Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 4
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 5
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer les fichiers XML issus de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Lrsquoexport des utilisateurs des ENT Envole se fait en plusieurs fichiers (remplacez [RNE] par le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Elegraveves ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_elevesxml raquo
Enseignants ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_enseignantsxml raquo
Administration ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_administratifsxml raquo
Vie scolaire ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_viescolairexml raquo
Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Renouvellement des eacutelegraveves seacutelectionnez le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Lorsque vous renouvelez les eacutelegraveves en deacutebut drsquoanneacutee vous avez seacutelectionneacute le fichier XML laquo eleves raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT Le contenu de ce fichier va permettre agrave BCDI de creacuteer les nouvelles fiches Emprunteur pour les nouveaux eacutelegraveves et de modifier ses fiches existantes pour les eacutelegraveves qui eacutetaient preacutesents lrsquoanneacutee preacuteceacutedente Pour srsquoassurer de la suppression des fiches Emprunteur des eacutelegraveves qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement il faut fournir la liste des eacutelegraveves agrave BCDI Il comparera avec le contenu du fichier drsquoeacutelegraveves issu de lrsquoENT Ceux qui seront absents du fichier verront leur fiche Emprunteur BCDI supprimeacutee
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer le lot drsquoeacutelegraveves Si vous avez suivi les recommandations en deacutebut du chapitre laquo Insertion des donneacutees extraites de lrsquoENT dans BCDI raquo il srsquoagit de lrsquoeacutequation laquo Statut=Elegraveve raquo
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 6
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Mise agrave jour des enseignants eacutequation de recherche facultative
Pour la mise agrave jour des enseignants vous avez seacutelectionneacute le fichier laquo enseignants raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT La rotation des enseignants est bien moins importante que celle des eacutelegraveves Chaque anneacutee il nrsquoy aura que quelques nouveaux enseignants auxquels il faut creacuteer de nouvelles fiches Emprunteur Il y en aura aussi quelques-uns dont il faudra modifier la fiche existante
Pour ces 2 types drsquoopeacuterations la fourniture du fichier XML suffit
La saisie drsquoune eacutequation de recherche BCDI nrsquoa drsquointeacuterecirct que si vous souhaitez automatiser la suppression des fiches Emprunteur des enseignants qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement Dans ce cas saisissez lrsquoeacutequation laquo Statut=Enseignant raquo Le nombre de fiche concerneacutees par les suppressions est geacuteneacuteralement faible Vous pouvez envisager drsquoeffectuer ces opeacuterations manuellement Dans ce cas passez lrsquoeacutetape de seacutelection drsquoeacutequation BCDI et cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Mises agrave jour des eacutelegraveves en cours drsquoanneacutee eacutequation de recherche facultative
Il est possible que de nouveaux eacutelegraveves arrivent en cours drsquoanneacutee LrsquoENT ne vous fournira pas de fichier pour ces seuls eacutelegraveves Il fournira le fichier reacutesultant de lrsquoexport complet des eacutelegraveves de lrsquoeacutetablissement
Ce fichier vous permettra drsquoautomatiser la creacuteation des fiches Emprunteur des nouveaux eacutelegraveves
A ce stade il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoautomatiser la suppression des fiches Emprunteur drsquoeacutelegraveves qui auraient eacuteventuellement quitteacute lrsquoeacutetablissement en cours drsquoanneacutee Comme pour les enseignants le nombre de cas est suffisamment peu important pour geacuterer ces suppressions manuellement Inutile de saisir une eacutequation de recherche BCDI Cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes
car ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 3
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute
de veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent
essentiellement les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de
caractegraveres preacutesente dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La
saisie des personnels seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves
qui sont importeacutes depuis la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui
geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom
et Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 4
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 5
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer les fichiers XML issus de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Lrsquoexport des utilisateurs des ENT Envole se fait en plusieurs fichiers (remplacez [RNE] par le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Elegraveves ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_elevesxml raquo
Enseignants ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_enseignantsxml raquo
Administration ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_administratifsxml raquo
Vie scolaire ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_viescolairexml raquo
Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Renouvellement des eacutelegraveves seacutelectionnez le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Lorsque vous renouvelez les eacutelegraveves en deacutebut drsquoanneacutee vous avez seacutelectionneacute le fichier XML laquo eleves raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT Le contenu de ce fichier va permettre agrave BCDI de creacuteer les nouvelles fiches Emprunteur pour les nouveaux eacutelegraveves et de modifier ses fiches existantes pour les eacutelegraveves qui eacutetaient preacutesents lrsquoanneacutee preacuteceacutedente Pour srsquoassurer de la suppression des fiches Emprunteur des eacutelegraveves qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement il faut fournir la liste des eacutelegraveves agrave BCDI Il comparera avec le contenu du fichier drsquoeacutelegraveves issu de lrsquoENT Ceux qui seront absents du fichier verront leur fiche Emprunteur BCDI supprimeacutee
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer le lot drsquoeacutelegraveves Si vous avez suivi les recommandations en deacutebut du chapitre laquo Insertion des donneacutees extraites de lrsquoENT dans BCDI raquo il srsquoagit de lrsquoeacutequation laquo Statut=Elegraveve raquo
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 6
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Mise agrave jour des enseignants eacutequation de recherche facultative
Pour la mise agrave jour des enseignants vous avez seacutelectionneacute le fichier laquo enseignants raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT La rotation des enseignants est bien moins importante que celle des eacutelegraveves Chaque anneacutee il nrsquoy aura que quelques nouveaux enseignants auxquels il faut creacuteer de nouvelles fiches Emprunteur Il y en aura aussi quelques-uns dont il faudra modifier la fiche existante
Pour ces 2 types drsquoopeacuterations la fourniture du fichier XML suffit
La saisie drsquoune eacutequation de recherche BCDI nrsquoa drsquointeacuterecirct que si vous souhaitez automatiser la suppression des fiches Emprunteur des enseignants qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement Dans ce cas saisissez lrsquoeacutequation laquo Statut=Enseignant raquo Le nombre de fiche concerneacutees par les suppressions est geacuteneacuteralement faible Vous pouvez envisager drsquoeffectuer ces opeacuterations manuellement Dans ce cas passez lrsquoeacutetape de seacutelection drsquoeacutequation BCDI et cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Mises agrave jour des eacutelegraveves en cours drsquoanneacutee eacutequation de recherche facultative
Il est possible que de nouveaux eacutelegraveves arrivent en cours drsquoanneacutee LrsquoENT ne vous fournira pas de fichier pour ces seuls eacutelegraveves Il fournira le fichier reacutesultant de lrsquoexport complet des eacutelegraveves de lrsquoeacutetablissement
Ce fichier vous permettra drsquoautomatiser la creacuteation des fiches Emprunteur des nouveaux eacutelegraveves
A ce stade il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoautomatiser la suppression des fiches Emprunteur drsquoeacutelegraveves qui auraient eacuteventuellement quitteacute lrsquoeacutetablissement en cours drsquoanneacutee Comme pour les enseignants le nombre de cas est suffisamment peu important pour geacuterer ces suppressions manuellement Inutile de saisir une eacutequation de recherche BCDI Cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes
car ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 4
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 5
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer les fichiers XML issus de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Lrsquoexport des utilisateurs des ENT Envole se fait en plusieurs fichiers (remplacez [RNE] par le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Elegraveves ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_elevesxml raquo
Enseignants ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_enseignantsxml raquo
Administration ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_administratifsxml raquo
Vie scolaire ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_viescolairexml raquo
Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Renouvellement des eacutelegraveves seacutelectionnez le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Lorsque vous renouvelez les eacutelegraveves en deacutebut drsquoanneacutee vous avez seacutelectionneacute le fichier XML laquo eleves raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT Le contenu de ce fichier va permettre agrave BCDI de creacuteer les nouvelles fiches Emprunteur pour les nouveaux eacutelegraveves et de modifier ses fiches existantes pour les eacutelegraveves qui eacutetaient preacutesents lrsquoanneacutee preacuteceacutedente Pour srsquoassurer de la suppression des fiches Emprunteur des eacutelegraveves qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement il faut fournir la liste des eacutelegraveves agrave BCDI Il comparera avec le contenu du fichier drsquoeacutelegraveves issu de lrsquoENT Ceux qui seront absents du fichier verront leur fiche Emprunteur BCDI supprimeacutee
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer le lot drsquoeacutelegraveves Si vous avez suivi les recommandations en deacutebut du chapitre laquo Insertion des donneacutees extraites de lrsquoENT dans BCDI raquo il srsquoagit de lrsquoeacutequation laquo Statut=Elegraveve raquo
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 6
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Mise agrave jour des enseignants eacutequation de recherche facultative
Pour la mise agrave jour des enseignants vous avez seacutelectionneacute le fichier laquo enseignants raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT La rotation des enseignants est bien moins importante que celle des eacutelegraveves Chaque anneacutee il nrsquoy aura que quelques nouveaux enseignants auxquels il faut creacuteer de nouvelles fiches Emprunteur Il y en aura aussi quelques-uns dont il faudra modifier la fiche existante
Pour ces 2 types drsquoopeacuterations la fourniture du fichier XML suffit
La saisie drsquoune eacutequation de recherche BCDI nrsquoa drsquointeacuterecirct que si vous souhaitez automatiser la suppression des fiches Emprunteur des enseignants qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement Dans ce cas saisissez lrsquoeacutequation laquo Statut=Enseignant raquo Le nombre de fiche concerneacutees par les suppressions est geacuteneacuteralement faible Vous pouvez envisager drsquoeffectuer ces opeacuterations manuellement Dans ce cas passez lrsquoeacutetape de seacutelection drsquoeacutequation BCDI et cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Mises agrave jour des eacutelegraveves en cours drsquoanneacutee eacutequation de recherche facultative
Il est possible que de nouveaux eacutelegraveves arrivent en cours drsquoanneacutee LrsquoENT ne vous fournira pas de fichier pour ces seuls eacutelegraveves Il fournira le fichier reacutesultant de lrsquoexport complet des eacutelegraveves de lrsquoeacutetablissement
Ce fichier vous permettra drsquoautomatiser la creacuteation des fiches Emprunteur des nouveaux eacutelegraveves
A ce stade il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoautomatiser la suppression des fiches Emprunteur drsquoeacutelegraveves qui auraient eacuteventuellement quitteacute lrsquoeacutetablissement en cours drsquoanneacutee Comme pour les enseignants le nombre de cas est suffisamment peu important pour geacuterer ces suppressions manuellement Inutile de saisir une eacutequation de recherche BCDI Cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes
car ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 5
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer les fichiers XML issus de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Lrsquoexport des utilisateurs des ENT Envole se fait en plusieurs fichiers (remplacez [RNE] par le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Elegraveves ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_elevesxml raquo
Enseignants ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_enseignantsxml raquo
Administration ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_administratifsxml raquo
Vie scolaire ex laquo esidoc_[RNE-de-l-etablissement]_viescolairexml raquo
Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Renouvellement des eacutelegraveves seacutelectionnez le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Lorsque vous renouvelez les eacutelegraveves en deacutebut drsquoanneacutee vous avez seacutelectionneacute le fichier XML laquo eleves raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT Le contenu de ce fichier va permettre agrave BCDI de creacuteer les nouvelles fiches Emprunteur pour les nouveaux eacutelegraveves et de modifier ses fiches existantes pour les eacutelegraveves qui eacutetaient preacutesents lrsquoanneacutee preacuteceacutedente Pour srsquoassurer de la suppression des fiches Emprunteur des eacutelegraveves qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement il faut fournir la liste des eacutelegraveves agrave BCDI Il comparera avec le contenu du fichier drsquoeacutelegraveves issu de lrsquoENT Ceux qui seront absents du fichier verront leur fiche Emprunteur BCDI supprimeacutee
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer le lot drsquoeacutelegraveves Si vous avez suivi les recommandations en deacutebut du chapitre laquo Insertion des donneacutees extraites de lrsquoENT dans BCDI raquo il srsquoagit de lrsquoeacutequation laquo Statut=Elegraveve raquo
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 6
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Mise agrave jour des enseignants eacutequation de recherche facultative
Pour la mise agrave jour des enseignants vous avez seacutelectionneacute le fichier laquo enseignants raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT La rotation des enseignants est bien moins importante que celle des eacutelegraveves Chaque anneacutee il nrsquoy aura que quelques nouveaux enseignants auxquels il faut creacuteer de nouvelles fiches Emprunteur Il y en aura aussi quelques-uns dont il faudra modifier la fiche existante
Pour ces 2 types drsquoopeacuterations la fourniture du fichier XML suffit
La saisie drsquoune eacutequation de recherche BCDI nrsquoa drsquointeacuterecirct que si vous souhaitez automatiser la suppression des fiches Emprunteur des enseignants qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement Dans ce cas saisissez lrsquoeacutequation laquo Statut=Enseignant raquo Le nombre de fiche concerneacutees par les suppressions est geacuteneacuteralement faible Vous pouvez envisager drsquoeffectuer ces opeacuterations manuellement Dans ce cas passez lrsquoeacutetape de seacutelection drsquoeacutequation BCDI et cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Mises agrave jour des eacutelegraveves en cours drsquoanneacutee eacutequation de recherche facultative
Il est possible que de nouveaux eacutelegraveves arrivent en cours drsquoanneacutee LrsquoENT ne vous fournira pas de fichier pour ces seuls eacutelegraveves Il fournira le fichier reacutesultant de lrsquoexport complet des eacutelegraveves de lrsquoeacutetablissement
Ce fichier vous permettra drsquoautomatiser la creacuteation des fiches Emprunteur des nouveaux eacutelegraveves
A ce stade il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoautomatiser la suppression des fiches Emprunteur drsquoeacutelegraveves qui auraient eacuteventuellement quitteacute lrsquoeacutetablissement en cours drsquoanneacutee Comme pour les enseignants le nombre de cas est suffisamment peu important pour geacuterer ces suppressions manuellement Inutile de saisir une eacutequation de recherche BCDI Cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes
car ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 6
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Mise agrave jour des enseignants eacutequation de recherche facultative
Pour la mise agrave jour des enseignants vous avez seacutelectionneacute le fichier laquo enseignants raquo issu de lrsquoexport de lrsquoENT La rotation des enseignants est bien moins importante que celle des eacutelegraveves Chaque anneacutee il nrsquoy aura que quelques nouveaux enseignants auxquels il faut creacuteer de nouvelles fiches Emprunteur Il y en aura aussi quelques-uns dont il faudra modifier la fiche existante
Pour ces 2 types drsquoopeacuterations la fourniture du fichier XML suffit
La saisie drsquoune eacutequation de recherche BCDI nrsquoa drsquointeacuterecirct que si vous souhaitez automatiser la suppression des fiches Emprunteur des enseignants qui ont quitteacute lrsquoeacutetablissement Dans ce cas saisissez lrsquoeacutequation laquo Statut=Enseignant raquo Le nombre de fiche concerneacutees par les suppressions est geacuteneacuteralement faible Vous pouvez envisager drsquoeffectuer ces opeacuterations manuellement Dans ce cas passez lrsquoeacutetape de seacutelection drsquoeacutequation BCDI et cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Mises agrave jour des eacutelegraveves en cours drsquoanneacutee eacutequation de recherche facultative
Il est possible que de nouveaux eacutelegraveves arrivent en cours drsquoanneacutee LrsquoENT ne vous fournira pas de fichier pour ces seuls eacutelegraveves Il fournira le fichier reacutesultant de lrsquoexport complet des eacutelegraveves de lrsquoeacutetablissement
Ce fichier vous permettra drsquoautomatiser la creacuteation des fiches Emprunteur des nouveaux eacutelegraveves
A ce stade il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoautomatiser la suppression des fiches Emprunteur drsquoeacutelegraveves qui auraient eacuteventuellement quitteacute lrsquoeacutetablissement en cours drsquoanneacutee Comme pour les enseignants le nombre de cas est suffisamment peu important pour geacuterer ces suppressions manuellement Inutile de saisir une eacutequation de recherche BCDI Cliquez directement sur le bouton laquo Analyse raquo
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes
car ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 7
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de
modification (insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 8
Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la
fenecirctre vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La
reacutesolution de lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 9
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 10
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner
un autre Validez avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 11
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans la rubrique laquo Mon accompagnement e-sidoc gt Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 3 eacutetapes
ENT ou PRONOTE
Commencez par indiquer que vous disposez drsquoun ENT
Choisissez e-sidoc ENT
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 12
Mise agrave jour des emprunteurs de BCDI
Utilisez les fichiers xml fournis au chapitre laquo Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI raquo pour mettre agrave jour les emprunteurs de BCDI
Une fois la mise agrave jour effectueacutee dans BCDI activez laquo je viens de mettre agrave jour mon BCDI raquo
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Apregraves la validation de la mise agrave jour des emprunteurs BCDI lrsquoactivation de lrsquointerconnexion se fait automatiquement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 13
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement
Interconnexion ENT Envole Centre BCDI e-sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
1 URL POUR UN ACCEgraveS AUTHENTIFIEacute Agrave LA PAGE DrsquoACCUEIL E-SIDOC
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
2 COMMENT LrsquoADMINISTRATEUR DEacuteCIDE DrsquoACTIVER LrsquoACCEgraveS AU PORTAIL
Dans son profil ENT ladministrateur dispose dun onglet e-sidoc quil peut activer pour les autres profils des utilisateurs de lENT (eacutelegraveves enseignants etc) Il lui convient donc dactiver ces accegraves en concertation avec le professeur documentaliste et le chef deacutetablissement
3 COMMENT E-SIDOC SERA PREacuteSENTEacute AUX UTILISATEURS DANS LrsquoENT
Laccegraves agrave e-sidoc se fera par un onglet speacutecifique e-sidoc (en haut comme Mon Bureau ou Mes
dossiers) Cet accegraves sera possible alors quelles que soient les pages consulteacutees dans lrsquoENT
On accegravede directement agrave e-sidoc par un onglet speacutecifique On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel
onglet du navigateur avec licocircne en haut agrave droite (petit carreacute) pour une meilleure lisibiliteacute
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT Envole
Contactez le correspondant ENT de votre eacutetablissement