Post on 26-May-2020
Juni 2017 WIJS WERKEN 1Stad Gent - OCMW Gent
Groep GentPRAKTIJKTAFEL HET NIEUWE
WERKEN TREFDAG VVSG 12/10/2017
Juni 2017 WIJS WERKEN 4Stad Gent - OCMW Gent
① onze dienstverlening naar de burger toe te versterken,
② het welzijn van onze medewerkers te verhogen,
③ te werken aan een duurzame werkomgeving,
④ een aantrekkelijke werkgever te zijn.
Wijs Werken is een middel om:
Juni 2017 WIJS WERKEN 5Stad Gent - OCMW Gent5
STERK LEIDERSCHAP
WAARDEN GROEP GENT (WORTELS)
KENNISDELING & ONTWIKKELING
ACTIVITEITSGEBONDEN
WERKEN
PLAATSON-AFHANKELIJK
WERKEN
VERTROUWEN RESULTAAT
WijsWerken
DIGITAAL WIJS WERKEN *
HUISVESTING
Digitale Informatie & Archief, Digitale werkplek
Juni 2017 WIJS WERKEN 6Stad Gent - OCMW Gent
We communiceren OPEN en respectvol.
We werken op basis van wederzijds vertrouwen.
We werken DOELGERICHTen efficiënt. We nemen onze verantwoordelijkheidom resultaten te behalen. We kunnen ons werk zelf plannen.
We hebben de vrijheid om ons werk CREATIEF in te vullen zolang we onze
resultaten op een kwaliteitsvolle manier
realiseren.
We werken met goesting en passie voor de klant.We voelen ons BETROKKEN bij de organisatie. We bepalen mee wat prioritair is.
Juni 2017 WIJS WERKEN 7Stad Gent - OCMW Gent7
Wat betekent WIJS WERKEN voor MIJ:• een beter evenwicht tussen werk en privé• een comfortabele en aangename werkomgeving• ik kies mijn werkplek volgens de activiteit die ik wens uit te voeren• ik heb duidelijke doelstellingen
Wat betekent WIJS WERKEN voor het TEAM: • we zijn centraler gehuisvest (nabijheid team en diensten) • vlotter (digitaal) communiceren en interageren• vlotter (digitaal) delen van kennis• we hebben duidelijke verantwoordelijkheden
Wat betekent WIJS WERKEN voor de ORGANISATIE:• betere dienstverlening• duurzaam inzetten van ruimte en middelen• een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven
Juni 2017 WIJS WERKEN 9Stad Gent - OCMW Gent
ONZE KRACHTEN BUNDELEN OP CENTRALE LOCATIES
STADHUIS
SITE ZUID
SINT-MARTENSSTRAAT
CAMPUS PRINS FILIP
Meer info op: https://stad.gent/groepgent/stad-en-ocmw-gent/huisvesting/locaties-stad-en-ocmw-gent/centrale-en-decentrale-locaties
Juni 2017 WIJS WERKEN 10Stad Gent - OCMW Gent
Site Zuid
3 gebouwen, elk met een eigen functie
Huisvestingpijler
PERSOON
Huisvestingpijler
GROND
PUBLIEKSZONE
Huisvestingpijler
ONDERSTEUNING
Juni 2017 WIJS WERKEN 11Stad Gent - OCMW Gent
Link met project LEO. Publiekszone met loketten en spreekruimtes op
gelijkvloers van de site Zuid: volledige scheiding tussen front- en backoffice.
Juni 2017 WIJS WERKEN 13Stad Gent - OCMW Gent
Activiteitsgebonden werken
Inspirerende werk- en ontmoetingsplaats
Digitaal Wijs WerkenPapierluw werken
Digitaal samenwerkenDigitaal kennis ontwikkelen & delen
Resultaatgericht werkenInspelen op de sterktes en
kwaliteiten van elk team en individu
Anneleen De Bock (projectleider Bricks)
Anton Maes(3B coördinator)
Conny Van Achte(projectleider Bytes)
Chantale De Bondt(projectleider Behaviour)
Nina De Blieck & Joke Vanmeensel (Behaviour coaches)
BETROKKEN ROLLEN KLANTZIJDE
BEGELEIDING WIJS WERKEN
Interne projectleider FM coördinator Interne verhuiscoördinator Interne communicator Ambassadeurs
Christian Vidts(verhuiscoördinator)
Juni 2017 WIJS WERKEN 14Stad Gent - OCMW Gent
BEGELEIDING WIJS WERKEN: standaard traject
Kennismaking met directie:• Visie & concept Wijs Werken• Traject Wijs Werken
Analyse behoeften:• Interviews behoeften• Profielbepaling• Rapportering behoeften aan directie
ANALYSEFASE
Activeren medewerkers:• Actiegroep (departement)• Task force (dienst)• Interne verhuiscoördinator (dienst)• Interne communicator (dienst)
Invullen dambordpatroon:• Opmaak werkplekfiche• Briefing vastgoed• Uitwerken microplan
Actieplan Digitaal Werken:• Workshop leidinggevenden • Opzetten digitaal klassement
(verdere) archivering en opruimacties• Keuze hardware
Kick-off gebruikers:• Visie Wijs Werken• Finaal microplan• Aanpak behaviour
ONTWERPFASE
Leidinggevenden voorbereiden:• 4 sessies rond leidinggeven binnen het
Wijs Werken• Maturiteitsscan
Activeren ambassadeurs:• Gebruik van de nieuwe werkplek• Afspraken rond gebruik• Validatie meubilair via task force
IMPLEMENTATIEFASE
Praktische voorbereiding verhuis:• Rondleiding nieuwe werkplek• Opleiding gebruikers• Opruimen en inpakken
Evaluatie door gebruikers:• Bevraging• Evaluatieworkshop met ambassadeurs
Evaluatie met leidinggevenden:• Bespreken resultaten evaluatie• Maturiteitsscan
Nazorg en overdracht:• Bijsturen inrichting• Bijsturen afspraken• Verder digitaliseren van de werking• Overdracht
EVALUATIE & NAZORG
Juni 2017 WIJS WERKEN 16Stad Gent - OCMW Gent
BEGELEIDING WIJS WERKEN
Maand 1
VERHUIS naar de activiteitsgebonden
werkomgeving
Maand 2 Maand 3 Maand 4 Maand 5 Maand 6
ONTWERPWat moeten we voorbereiden?
Opstart taskforceValidatie Microplan
ANALYSEWat zijn de principes?
Kennismaking directieOpstart actiegroepInfosessie diensten
Nazorg
IMPLEMENTATIEHoe gaan we werken?
Kick-off gebruikersOpstart Task ForceOpstart leidinggevendenOpstart Ambassadeurs
EVALUATIE & NAZORGHoe verloopt het nu?
Maand 7 Maand 9
Juni 2017 WIJS WERKEN 17Stad Gent - OCMW Gent
Maand 4
Kick-off gebruikersOpstart TaskforceOpstart leidinggevenden
Traject ambassadeurs
Taskforce
Traject Leidinggevenden
Renovatie
BEGELEIDING WIJS WERKEN: IMPLEMENTATIE 3B’s
Maand 1 tot 3 Analyse & ontwerp
Maand 5 Maand 6 Maand 7 Maand 9
VERHUIS naar de activiteitsgebonden
werkomgeving
EVALUATIE & NAZORGHoe verloopt het nu?
Infosessie & rondleiding
Gebruikersopleiding
Opstart ambassadeurs
Juni 2017 WIJS WERKEN 18Stad Gent - OCMW Gent
Behaviour
Resultaatgericht
Sterktes &
kwaliteiten van elk team en individu
Vertrouwen
Chantale De Bondt(projectleider Behaviour)
Een nieuwe werkomgeving vraagt een aangepaste werkmethode en ander gedrag.
Afspraken maken en respecteren voor een vlottesamenwerking in de nieuwe werkomgeving.
Andere manier van leidinggeven : meer focus op coachen meer verantwoordelijkheid meer flexibiliteit in waar en hoe werken aandacht voor teamdynamiek
Juni 2017 WIJS WERKEN 19Stad Gent - OCMW Gent
Behaviour
Chantale De Bondt(projectleider Behaviour)
Open communiceren en constructieve feedback. Wederzijds vertrouwen staat centraal!
Medewerkers krijgen meer vrijheid over het HOE en worden geëvalueerd op het WAT(de resultaten).
Juni 2017 WIJS WERKEN 20Stad Gent - OCMW Gent
GEEN COPY PASTEWijs Werken heeft een impact op de manier waarop we werken!
We kiezen een werkplek in functie van onze activiteiten
‘Onze’ werkplek en niet ‘mijn’ werkplek
Clean Desk
Teamkasten en geen persoonlijke kasten
Een locker en geen ladenblok
….
Juni 2017 WIJS WERKEN 21Stad Gent - OCMW Gent
TRAJECT LEIDINGGEVENDENLeiding geven in het Wijs Werken – 4 sessies
1. Mijn rol als leidinggevende in Wijs Werken,
2. Leidinggeven in een activiteitsgebonden werkomgeving,
3. Persoonlijke werkorganisatie en telewerken,
4. Werken op basis van vertrouwen en coachend leiderschap,
Juni 2017 WIJS WERKEN 22Stad Gent - OCMW Gent
TRAJECT AMBASSADEURSHoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving? - 4 sessies
1. Hoe zal het zijn?
2. Gebruik van de werkplek,
3. Afspraken werkplekken,
4. Voorbereiden werkplekspel,
Informeren en betrekken collega’s
Afspraken communiceren op de dienst
Juni 2017 WIJS WERKEN 24Stad Gent - OCMW Gent
Bricks
Ruimte & infrastructuurvoor een efficiënte samenwerking en een inspirerende werk- en ontmoetingsplek
Activiteitsgebonden werkomgeving:
dambordpatroon met voldoende variatie
afgestemd op de activiteiten van elke dienst.
Multifunctioneel en praktisch
Aandacht voor akoestiek, ergonomie & comfort
Toekomstbestendig (Groep Gent in evolutie)
Anneleen De Bock (projectleider Bricks)
Geen landschapskantoor maar dambordpatroon op maat van elke dienst, met aandacht voor samenwerking en concentratiewerk.
Dambordpatroon E-gebouw(Barneys +2)
Juni 2017 WIJS WERKEN 26Stad Gent - OCMW Gent
9u00 - 11u00: vergadering
11u30: mails checken Aanlandplek atrium
12u00: lunch in Vooruit
14u30: overleg met leidinggevende in cockpit
15u00 - 16u30: brainstorm in koffiehoek atrium
13u30: geconcentreerd voorbereiden in afgesproken stille ruimte
17u: kort statusgesprek met collega
Juni 2017 WIJS WERKEN 28Stad Gent - OCMW Gent
CLEAN DESK:
Werkplekken na gebruik vrijmaken.
We vermijden het gelijktijdig gebruik van 2 werkplekken.
Juni 2017 WIJS WERKEN 30Stad Gent - OCMW Gent
Bytes
Digitaal werken:
• Digitale mindset
• Digitale Informatie &
Archief
• Digitale tools
• Digitale werkplek
Digitale werkplek: jouw toegangspoort naar al je
toepassingen
Vlot en gebruiksvriendelijk
Toegankelijk via elk toestel
Ruggengraat van het nieuwe samenwerken:
sociaal platform: volgen van nieuws en groepen
informatie uitwisselen
samen aan documenten en dossiers werken
Conny Van Achte(projectleider Bytes)
Juni 2017 WIJS WERKEN 31Stad Gent - OCMW Gent
Meer info: https://stad.gent/groepgent/stad-en-ocmw-gent/wijs-werken/hoe-gaan-we-wijs-werken/digitaal-wijs-werken
Maximaal Digitaal samenwerken:Minimum aan papierReductie archief tot 30%
Moderne tools:Basisuitrusting (WiFi, netwerkkabels, …)Specifieke voorzieningen (MFK, info-schermen, telefonie …)Persoonlijke ICT voorzieningen (laptop, gsm …)