Gerenciamento do Escopo do ProjetoSebastião Albuquerque, PMP

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Agenda• Visão Geral• Ações Gerais• Conceitos Preliminares• Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos• Processos de Gerenciamento do Escopo vs. Grupos de

Processos• Processos de Gerenciamento do Escopo do Projeto

▫ Coletar os Requisitos▫ Definir o Escopo▫ Criar a EAP▫ Verificar o Escopo▫ Controlar o Escopo

• P&R

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Visão Geral

•É o processo de definir qual trabalho é necessário e garantir que todo esse trabalho, e apenas esse trabalho, seja realizado.

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Ações Gerais

•No Grupo de Processo de Planejamento:▫Planejar antecipadamente como o escopo

será determinado, gerenciado e controlado.▫O Plano de Gerenciamento do Escopo deve

ser B-A-R-F.▫Coletar os requisitos de todas as partes

interessadas.▫Usar uma Estrutura Analítica de Projeto

(EAP).▫Evitar o Gold Plating.

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Ações Gerais (cont.)

•No Grupo de Processo de Monitoramento e Controle:▫Avaliar o impacto de qualquer mudança do

escopo nas restrições do projeto (Triple Constraint).

▫Seguir o controle integrado de mudança.

▫Não permitir mudanças além do Termo de Abertura do Projeto (TAP).

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Conceitos Preliminares

•Escopo do Produto.▫Requisitos do produto do projeto.

•Escopo do Projeto.▫Trabalho para confeccionar o produto.▫Trabalho de gerenciamento.▫Parte do Plano de Gerenciamento do

Escopo.•Plano de Gerenciamento do Escopo.

▫Define como o escopo será planejado, executado e controlado.

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Conceitos Preliminares (cont.)

•Gerenciamento do escopo:▫Determinar os requisitos que sustentem a

necessidade empresarial (TAP).▫Gerenciar as partes interessadas para

obter os escopos do produto e do projeto.▫Criar uma EAP.▫Garantir que o escopo do trabalho

planejado está sendo realizado.▫Medir o desempenho e fazer ajustes, caso

necessário.

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Conceitos Preliminares (cont.)

•Fatores Ambientais da Empresa:▫Cultura ou sistemas existentes na empresa

com os quais o projeto terá de lidar ou possivelmente usar.

▫“Bagagem” da empresa que acompanha o projeto: Padrões governamentais ou industriais, Infraestrutura organizacional, Condições de mercado, etc.

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Conceitos Preliminares (cont.)

•Ativos de Processos Organizacionais:▫Processos, procedimentos, políticas,

modelos,▫Base de conhecimento da empresa,

Informações históricas, Lições aprendidas.

▫Experiência da empresa em projetos anteriores.

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Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos

Iniciação Planejamento

Execução Monitoramento e Controle

Encerramento

Integração

Escopo Escopo

Tempo Tempo

Custo Custo

Qualidade

Recursos Humanos

Comunicações

Riscos Riscos

Aquisições

2009 RMC Publications, Inc

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Processos de Gerenciamento do Escopo vs. Grupos de Processos

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Coletar os Requisitos

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Coletar os Requisitos

•É o processo de definição e documentação das necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.

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Mas, o que são requisitos?

•São o que as partes interessadas precisam em um projeto ou produto.

•Estão relacionados a solução de problemas ou a cumprimento de objetivos.

•Podem incluir:▫Funcionalidades do produto.▫Como o trabalho é gerenciado.▫Critérios de qualidade.▫Processos de negócio.▫Ações de gerenciamento do projeto.

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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

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Coletar os Requisitos - DFD

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Coletar os Requisitos: Entradas

•TAP:▫Requisitos (alto nível),▫Descrição do produto (alto nível).

•Registro das partes interessadas:▫Informações de identificação,▫Informações de avaliação,▫Classificação:

Interna/externa, Apoiadora/neutra/resistente, etc.

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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas•Entrevistas com especialistas.•Dinâmicas de grupo:

▫Grupo de foco: Membros de grupo específico discutem entre

si, mas orientados por um moderador.▫Workshop facilitado:

Partes interessadas de diferentes especialidades, objetivando consenso, orientadas por um moderador.

•Oficinas:▫JAD, QFD, etc.

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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.)• Técnicas de Criatividade em Grupo:

▫Brainstorming: Pensamento em grupo ao invés de idéias

individuais.▫Técnica de Grupo Nominal:

Classificação das melhores idéias do brainstorming.▫Técnica Delphi:

Obter consenso de especialistas anonimamente.▫Mapa Mental:

Diagrama de idéias ou observações.▫Diagrama de Afinidade:

Classificação de idéias em grupos específicos.

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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Questionário e Pesquisa:

▫Questões apresentadas a grandes grupos.•Observação:

▫Assistir ou participar do trabalho do usuário.

•Protótipo:▫Modelo do produto proposto objetivando

gerar feedback.

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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Tomada de Decisão em Grupo:

▫Unanimidade.▫Maioria.▫Pluralidade.▫Ditadura.

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Coletar os Requisitos: Saídas•Documentação dos Requisitos:

▫Lista clara e inequívoca.•Plano de Gerenciamento dos Requisitos:

▫Como analisar, priorizar, gerenciar e controlar as mudanças nos requisitos? (PMI-ismo).

•Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos:▫Número de identificação,▫Origem,▫Responsável,▫Situação, etc.

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Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais•Equilibrar os Requisitos das Partes

Interessadas:▫ Alinhar os requisitos com os objetivos do

projeto.▫ Procurar opções para ajustar as

demandas concorrentes (Triple Constraint).

▫ Priorizar os requisitos.▫ Resolver possíveis conflitos.

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Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais (cont.)•Solucionar requisitos conflitantes de

acordo com os seguintes critérios:▫ Business case,▫ TAP,▫ Declaração de Escopo do Projeto,▫ Restrições do projeto.

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Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais (cont.)•Outras ações para lidar com requisitos

conflitantes:▫ Usar habilidades para resolução de conflitos,

desenvolvimento de equipes e solução de problemas,

▫ Buscar opções (compressão, novas estimativas, brainstorming, etc.),

▫ Realizar reuniões, entrevistas e discussões,▫ Tomar decisões,▫ Submeter e implementar mudanças,▫ Escalar, etc.

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Coletar os Requisitos

•Exercício:▫O que um Gerente de Projetos deve fazer

para equilibrar os requisitos das partes interessadas?

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Definir o Escopo

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Definir o Escopo

•É o processo de elaboração de uma descrição detalhada do projeto e do produto.

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Definir o Escopo - Resumo

•Determinar o que está ou não incluído no projeto e em suas entregas.

•Utiliza informações contidas em:▫Documentação dos Requisitos,▫TAP,▫Riscos,▫Premissas,▫Restrições, etc.

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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

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Definir o Escopo - DFD

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Definir o Escopo: Entradas

•TAP•Documentação dos requisitos.•Ativos de processos organizacionais:

▫Políticas, procedimentos e modelos para a declaração do escopo do projeto,

▫Arquivos de projetos anteriores,▫Lições aprendidas de fases ou projetos

anteriores, etc.

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Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas• Opinião especializada:

▫Outras unidades dentro da organização,▫Consultores,▫Partes interessadas,▫Associações profissionais e/ou técnicas,▫Setores econômicos,▫Especialistas no assunto, ▫EGP, etc.

• Análise do Produto:▫Analisar os objetivos e a descrição do produto

definidos pelo cliente ou patrocinador e transformá-los em entregas tangíveis.

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Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Análise do Produto (cont.):

▫ Dependendo da indústria, haverão técnicas específicas como:

Decomposição do produto, Análise de sistemas, Análise de requisitos, Engenharia de sistemas, Engenharia de valor, Análise de valor, etc.

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Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Identificação de alternativas:

▫Identificar diferentes métodos para executar o trabalho do projeto.

•Oficinas.

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Definir o Escopo: Saídas

•Declaração do Escopo do Projeto:▫ Apresenta os escopos do projeto e do

produto aprovados para o projeto,▫ Exclusões do projeto,▫ Entregas,▫ Critérios de aceitação do produto,▫ Restrições e premissas.

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Definir o Escopo: Saídas (cont.)

•Atualizações nos documentos do projeto:▫ Registro das partes interessadas,▫ Documentação dos requisitos,▫ Matriz de rastreabilidade dos requisitos,

etc.

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Definir o Escopo

•Exercício:▫Elabore a Declaração do Escopo de um

projeto de sua escolha.

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Criar a EAP

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Criar a EAP

•É o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciados.

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Criar a EAP - Resumo• Realização do trabalho definido no plano de gerenciamento

do projeto, afim de atingir seus objetivos.• Apoiar as seguintes ações:

▫ Realizar as atividades,▫ Construir as entregas,▫ Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe,▫ Seguir o plano do projeto,▫ Realizar a comunicação,▫ Coletar dados de progresso, status e distribuir informações,▫ Solicitar mudanças,▫ Gerenciar riscos e executar os planos de resposta aos riscos,▫ Gerenciar vendedores e fornecedores,▫ Implementar mudanças aprovadas,▫ Coletar e documentar lições aprendidas.

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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

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Criar a EAP - DFD

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Criar a EAP: Entradas

•Declaração do escopo do projeto.•Documentação dos requisitos.•Ativos de processos organizacionais:

▫Políticas, procedimentos e modelos para confecção de EAP,

▫Arquivos de projetos anteriores,▫Lições aprendidas de projetos anteriores,

etc.

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Criar a EAP: Ferramentas e Técnicas

•Decomposição:▫Subdivisão das entregas do projeto em

componentes menores e mais facilmente gerenciáveis até que elas estejam definidas no nível de pacote de trabalho.

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Criar a EAP: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Decomposição (cont.):

▫Geralmente envolve as seguintes atividades: Identificação e análise das entregas e seu

trabalho, Estruturação e organização da EAP, Decomposição dos níveis mais altos em níveis

menores, Identificar cada componente da EAP, Assegurar que o grau de decomposição é

suficiente.

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Exemplo de EAP

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Exemplo de EAP (por fases)

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Exemplo de EAP (por entregas principais)

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Outras Estruturas de EAP

•Practice Standard for Work Breakdown Structures Second Edition® (PMI®). Pág 63.

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Criar a EAP: Saídas• EAP.• Dicionário da EAP:

▫Código identificador,▫Descrição do trabalho,▫Responsável pelo trabalho,▫Marco associado,▫Recursos necessários,▫Estimativa de custo,▫Requisitos de qualidade,▫Critérios de aceitação,▫Referências técnicas,▫Informações do contrato.

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Criar a EAP: Saídas (cont.)

•Linha de base do escopo.▫Declaração do escopo do projeto,▫EAP e▫Dicionário da EAP.

•Atualizações dos documentos do projeto:▫Documentação dos requisitos, etc.

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Os 10 Mandamentos da EAP1. Cobiçarás a EAP do Próximo.2. Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao

gerenciamento do projeto.3. Não usarás nomes em vão.4. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no Dicionário da

EAP.5. Decomporás até o nível de detalhe que permita o planejamento

e controle do trabalho necessário para a entrega do subproduto.6. Não decomporás em demasia.7. Honrarás o pai.8. Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos

elementos componentes corresponda ao subproduto do elemento pai (100%).

9. Não decomporás em somente um subproduto.10. Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de

um subproduto.

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Criar a EAP

•Exercícios:▫Defina com suas próprias palavras o que é

uma EAP?▫Quais são as vantagens e/ou desvantagens de

se utilizar uma Lista de Atividades ao invés de uma EAP?

▫Quais são os benefícios de utilizar uma EAP?▫O que você faz com a EAP quando o trabalho

do projeto está sendo feito (execução)?

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Verificar o Escopo

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Verificar o Escopo

•É o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto.

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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

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Verificar o Escopo - DFD

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Verificar o Escopo: Entradas•Plano de gerenciamento do projeto:

▫Linha de base do escopo.•Documentação dos requisitos:

▫Requisitos do projeto,▫Requisitos do produto,▫Requisitos técnicos,▫Critérios de aceitação.

•Matriz de rastreabilidade dos requisitos:▫Liga os requisitos às suas origens e os

acompanha durante o ciclo de vida do projeto.

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Verificar o Escopo: Entradas (cont.)

•Entregas validadas:▫Através do processo Realizar o Controle da

Qualidade.

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Verificar o Escopo: Ferramentas e Técnicas•Inspeção (os métodos dependem da

indústria):▫Medição,▫Exame de verificação,▫Revisões,▫Auditoria, ▫Ensaios, etc.

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Verificar o Escopo: Saídas

•Entregas aceitas:▫Formalmente assinadas e aprovadas pelo

cliente ou patrocinador.•Solicitações de mudança:

▫Documentação das razões para a rejeição.•Atualizações dos documentos do projeto.

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Verificar o Escopo

•Exercício:▫O que é preciso fazer antes de verificar o

escopo do projeto?▫O que você terá quando terminar a

verificação do escopo?

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Controlar o Escopo

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Controlar o Escopo

•É o processo que engloba as ações de:▫Monitoramento do progresso dos escopos

do projeto e do produto e▫Gerenciamento das mudanças feitas na

linha de base do escopo.

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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas

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Controlar o Escopo - DFD

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Controlar o Escopo: Entradas•Plano de gerenciamento do projeto.

▫ Processos que serão usados no projeto,▫ Planos de gerenciamento das áreas de

conhecimento do projeto,▫ Linhas de base de escopo, cronograma e

custos,▫ Plano de gerenciamento de requisitos,▫ Plano de gerenciamento de configuração,▫ Plano de gerenciamento de mudanças e▫ Plano de gerenciamento de melhoria de

processos.

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Controlar o Escopo: Entradas (cont.)

•Informações sobre o desempenho (progresso) do trabalho:▫Entregas iniciadas,▫Progresso do trabalho,▫Entregas concluídas.

•Documentação dos requisitos.•Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

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Controlar o Escopo: Entradas (cont.)

•Ativos de processos organizacionais:▫Políticas e procedimentos formais e/ou

informais relacionados ao controle do escopo.

▫Métodos de monitoramento e informações a serem utilizados.

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Controlar o Escopo: Ferramentas e Técnicas•Análise de variação:

▫Avaliação da magnitude da variação entre as medições de desempenho do projeto a partir da linha de base do escopo.

▫Determinação da causa raiz da variação.▫Decidir recomendar ações corretivas ou

preventivas.

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Controlar o Escopo: Saídas

•Medições de desempenho do trabalho.▫Desempenho referente ao trabalho

planejado vs. real.•Atualizações dos ativos de processos

organizacionais:▫Causas das variações,▫Ação corretiva escolhida e suas razões,▫Lições aprendidas, etc.

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Controlar o Escopo: Saídas (cont.)

•Solicitações de mudança:▫Na linha de base e/ou outros componentes

do plano de gerenciamento do projeto.▫Podem incluir:

Ações corretivas, Ações preventivas, Reparo de defeitos.

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Controlar o Escopo: Saídas (cont.)

•Atualizações do plano de gerenciamento do projeto:▫Plano de gerenciamento do escopo,▫Linha de base do escopo.▫Outras linhas de base.

•Atualizações dos documentos do projeto:▫Documentação dos requisitos,▫Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

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Obrigado!

P&RSebastião Albuquerque

sebastiao.publio@pmipe.org.br