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FACULDADE CAPIVARI
ADMINISTRAÇÃO
AVALIAÇÃO DO PROCESSO DE CONTROLE DE ESTOQUE E SUAS
INFLUÊNCIAS NA EMPRESA METALÚRGICA SOUZA LTDA.
TAINÁ DE SOUZA ELIAS
Capivari de Baixo, Junho de 2017.
TAINÁ DE SOUZA ELIAS
AVALIAÇÃO DO PROCESSO DE CONTROLE DE ESTOQUE E SUAS
INFLUÊNCIAS NA EMPRESA METALÚRGICA SOUZA LTDA.
Trabalho de Conclusão de Curso de Graduação em
Administração da Faculdade Capivari, como requisito parcial à
obtenção do título de Bacharela em Administração.
Orientação de: Prof. Dr. Rafael Bianchini Glavam.
Capivari de Baixo, Junho de 2017.
AGRADECIMENTOS
Agradecimento inicial a Deus, por ter me concedido saúde para seguir.
Aos meus pais, Ângela e Dejair, por toda educação e suporte prestados ao longo dos
meus 22 anos.
Agradeço também aos amigos, familiares e, em especial, ao meu namorado Emanuel,
que sempre me apoiaram com palavras positivas e me deram força para seguir em frente.
Aos proprietários da empresa Metalúrgica Souza Ltda., que disponibilizaram todas as
informações para a conclusão deste trabalho.
Aos professores e, em especial, ao professor/orientador Rafael Bianchini Glavam, por
ter sido tão prestativo e solícito ao conduzir este trabalho, objetivando a minha formação
profissional.
Obrigada a todos que cruzaram meu caminho de forma positiva no decorrer desses
quatro anos de graduação.
RESUMO
Este artigo tem como finalidade avaliar o processo do controle de estoque na empresa
Metalúrgica Souza, como ferramenta para otimizar os estoques, aumentar o uso eficiente na
organização e minimizar as necessidades de capital investido no mesmo. A implantação de
um sistema eficaz de controle de estoque tende a contribuir no desenvolvimento das
atividades e auxiliar na gestão eficiente do controle de estoque. Diante de várias pesquisas,
verificou-se que na medida em que uma empresa comercial mantém seu estoque controlado, a
mesma tenderá a obter resultados satisfatórios nas compras realizadas, armazenamento das
mercadorias e retorno do capital investido. O objetivo principal deste trabalho é avaliar a
importância que o controle de estoque exerce em uma empresa comercial. Esta pesquisa foi
realizada com o auxílio de bibliografias, artigos, monografias e sites de buscas, que
possibilitaram construir o referencial teórico do presente trabalho, juntamente com a análise
de documentos, relatórios e observação do espaço físico. É proposto ao gestor, que este avalie
e tenha como base as sugestões desta análise em sua tomada de decisões no que se refere ao
melhoramento do controle do estoque.
Palavras-chave: Controle. Estoque. Gestão.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 - Localização da empresa ....................................................................................... 18
Figura 2 - Prateleiras (Seção 1) ............................................................................................. 22
Figura 3 - Prateleiras (Demais seções) .................................................................................. 22
Figura 4 - Requisição de material ......................................................................................... 24 Quadro 1 - Método 5W2H ..................................................................................................... 26
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................... 7
2 EMBASAMENTO TEÓRICO ............................................................................................. 8 2.1 LOGÍSTICA ..................................................................................................................... 8
2.2 COMPRAS DE MATERIAIS .......................................................................................... 9
2.3 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS ..................................................................................... 9
2.4 GESTÃO DE ESTOQUE ............................................................................................... 10
2.5 TIPOS DE ESTOQUES .................................................................................................. 11
2.5.1 Avaliação do estoque .............................................................................................. 11 2.5.1.1 PEPS .................................................................................................................. 12
2.5.1.2 UEPS ................................................................................................................. 12
2.5.1.3 Custo Padrão (Standard Cost)............................................................................ 13
2.6 ARMAZENAGEM ......................................................................................................... 13
2.6.1 Localização de materiais ........................................................................................ 14 2.7 CONTROLE DE ESTOQUE .......................................................................................... 15
2.7.1 Inventário ................................................................................................................ 15
2.7.2 Giro de estoque ....................................................................................................... 16
3 MÉTODOS E TÉCNICAS DA PESQUISA ...................................................................... 17
4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS ......................................................................... 18 4.1 CARACTERIZAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO ...................................................... 18
4.1.1 Missão, Visão e Valores ......................................................................................... 20 4.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO ...................................................................................... 21
4.2.1 Armazenamento ..................................................................................................... 21
4.2.2 Processos de comercialização ................................................................................ 23 4.3 PROPOSTAS DE MELHORIAS – 5W2H .................................................................... 25
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 28
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 29
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1 INTRODUÇÃO
Conforme o site Exame, o cenário político e econômico brasileiro encontra-se,
atualmente, em processo de recuperação (SANTOS et al, 2017). Com isto, considera-se que
uma avaliação de todos os setores da empresa seja de grande utilidade e suma importância
para que, em geral, esta consiga se manter e caminhar juntamente com as adversidades,
estando preparada para contorná-las.
A gestão da logística é cada vez mais importante para o sucesso empresarial, sendo um
trabalho detalhado e muito complexo. Representa uma visão empresarial capaz de obter
ganhos consideráveis, conseguidos através da coordenação cuidadosa das atividades
logísticas, despertando, de tal modo, o interesse da administração no sentido de estudar a
logística como um todo, a fim de obter melhores resultados através de processos.
Sendo assim, para atingir o objetivo deste trabalho foi realizada a seguinte pergunta de
pesquisa: Quais sugestões de melhorias poderão ser apresentadas para a empresa MS Souza,
no que tange ao seu controle de estoque?
O presente artigo tem como objetivo geral avaliar o processo de controle de estoque na
empresa Metalúrgica Souza Ltda. – MS Souza, localizada na cidade de Tubarão/SC.
Para cumprir o objetivo geral, têm-se como objetivos específicos: elaborar o
referencial teórico pertinente ao tema de estudo; apresentar a organização do setor
metalúrgico e seus processos relativos ao controle de estoque; e, sugerir melhorias aos
referidos processos.
O trabalho se justifica por ser considerado um meio de apontar as dificuldades e
ganhos aos quais está sujeita a empresa no mercado em que atua. Para a MS Souza, é um
instrumento que favorecerá uma visão mais profunda sobre sua gestão de estoque, mostrando
o que se pode melhorar e o que deve ser evitado. Para a acadêmica é de grande valia, pois
servirá para seu aprimoramento profissional, bem como, requisito para a obtenção do seu
título de Bacharela em Administração.
Quanto à delimitação da pesquisa, esta trata de um estudo de caso, pois tem como base
principal o Estágio Supervisionado, sendo que, o estudo de seus resultados, referem-se à
empresa concedente do estágio.
O estudo está organizado em capítulos, que apresentam o embasamento teórico; os
métodos e técnicas da pesquisa; a apresentação dos resultados, a qual integra a apresentação
da empresa, a descrição dos processos internos referentes ao controle de estoque.
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2 EMBASAMENTO TEÓRICO
2.1 LOGÍSTICA
Nos últimos anos, a logística vem se tornando uma das áreas mais visadas nas
empresas, por ter como característica, a sua crescente complexidade operacional. Os
consumidores, ao irem às lojas, esperam encontrar os produtos disponíveis, fato que
demonstra a importância de colocar o produto certo na hora certa, sendo esta, a missão da
logística, que apresenta estreita ligação com as demais atividades como, por exemplo,
produção e marketing.
Para Rocha (2008, p. 19) “a logística tem como objetivo prover o cliente com os níveis
de serviços desejados, ao menor custo possível”. Assim, o objetivo central da logística é
atender às exigências do cliente de maneira eficiente e econômica, desde o ponto de origem
até o ponto de consumo. O trabalho da logística é detalhado e muito complexo, tendo em vista
que os responsáveis pelo planejamento desse trabalho são os executivos da logística.
A logística empresarial, de acordo com Ballou (1993, p. 17), estuda o meio pelo qual
“a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos
clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivos para as
atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos”.
Assim, Arbache (2004, p. 15) identifica as principais atividades da logística como:
Produção: que é o processo de transformação dos recursos em produtos e
suprimentos.
Suprimentos: é a parte de aquisição e controle da matéria-prima.
Armazenagem: é o processo de guarda e movimentação de produtos em uma
instalação, enquanto o termo de estocagem representará a colocação de um produto
em um local dessa instalação.
Distribuição física: compreende a elaboração e a administração dos sistemas que
controlam o fluxo de matérias-primas e de produtos acabados.
Pode-se analisar, conforme os autores, que o objetivo da logística é permitir que
produtos e serviços estejam disponíveis no local e momento desejados, facilitando todo o
restante das operações.
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2.2 COMPRAS DE MATERIAIS
Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a
administração de recursos materiais de uma empresa. Hoje, saber comprar de forma a
beneficiar a organização é determinante, não somente para a competitividade, como também
para a permanência da empresa no mercado.
Muitos compreendem que a função compras é de exclusiva responsabilidade do
departamento de compras, entretanto, Arnold (2008) considera que essa função é muito mais
ampla e, se realizada com eficiência, envolve todos os departamentos da empresa.
Segundo Dias (1990, p. 221) “compras é, portanto, uma operação da área de materiais,
mas essencial entre as que compõem o processo de suprimentos”.
O objetivo primordial da compra, segundo Araújo (1981), reside, indiscutivelmente,
no bom preço, pois quando tivermos o melhor preço, melhor será a compra. Os lucros das
compras são líquidos e certos e, o pior preço pago, prevalecerá para um melhor ou pior lucro.
Percebe-se, portanto, que adquirir o material correto é essencial para que as atividades
seguintes tenham eficácia e que a organização possa atingir seus objetivos.
2.3 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
Entende-se que a função compras é essencial para a atividade das organizações, pois, a
esta, compete adquirir o insumo correto, seja matéria-prima ou produto acabado.
Martins e Laugeni (2009) compreendem que, a solicitação de compras, é requisitada
por um colaborador que manifesta a necessidade de comprar um item para o uso benéfico da
empresa.
Solicitação de compras, para Dias (1990), é um documento que dá a autorização para o
comprador executar uma compra, que poderá ser solicitada para um programa de produção,
um projeto que está desenvolvendo ou, ainda, para abastecimento geral da empresa. Esta, por
sua vez, deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, o local de
entrega e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.
O pedido ou ordem de compra é um importante documento que permite amarração
geral dos serviços. Para Francischini e Gurgel (2002, p. 24) “as vias da ordem de compra
deverão ser minuciosamente estudadas, para que possam cumprir a contento sua finalidade”.
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Uma vez aceita pelo fornecedor, essa ordem torna-se um contrato legal para a entrega das
mercadorias, de acordo com os termos e condições especificadas no contrato de compra.
Arnold (2008, p. 71) define compras como “[...] atividade que tem que obter o
material certo, nas quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta
e no preço certo, localizar fontes adequadas de suprimentos e negociar preços”.
Desta forma, a função compras é essencial para o sucesso das organizações, pois as
compras são responsáveis por uma grande parcela dos custos da empresa e, portanto, devem
vir das melhores fontes de fornecimento possíveis, podendo, assim, dar o retorno esperado
com o menor risco.
2.4 GESTÃO DE ESTOQUE
A gestão de estoque compreende uma série de ações que permitem aos gestores
realizar análises da utilização do estoque, isto é, se os itens estão sendo bem manuseados,
localizados e controlados.
De acordo com Pozo (2010), a administração de estoques foi recentemente integrada à
logística. O fato de não ter sido inclusa antes está, provavelmente, relacionado à duas razões:
os custos de movimentação de materiais tendem a ser menores do que o custo de distribuição,
correspondendo, em média, a 3 à 10% das vendas, enquanto a distribuição física dos produtos
tem custos duas vezes maiores do que os custos de materiais. A segunda razão, ainda,
conforme o autor, é definir o local dos materiais dentro das atividades logísticas, o que não é
uma tarefa fácil, pois cria várias divergências e debates, mesmo fazendo parte da logística.
Para Pozo (2010, p. 26) “a razão pela qual é preciso tomar uma decisão acerca das
quantidades dos materiais a serem mantidos em estoque está relacionada com os custos de
estocar”.
As finalidades do estoque, segundo Silva (1981), são muitas, sendo elas: melhoram o
nível de serviço, incentivam economias na produção, permitem economias de escala nas
compras e no transporte, agem como proteções contra aumentos de preços, protegem a
empresa de incertezas na demanda, bem como, no tempo de ressuprimento e servem como
segurança contra contingências.
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2.5 TIPOS DE ESTOQUES
O almoxarifado de matérias-primas é responsável pela estocagem de peças que
produzem e/ou produtos acabados.
Pozo (2010, p. 29) defende que “por matéria-prima entende-se em geral o material
básico que irá receber um processo de transformação dentro da fábrica, para, posteriormente,
entrar no estoque de acabados como produto final”.
Segundo Dias (2009, p. 14), “fatores que afetam o nível das matérias-primas são certas
características físicas, como tamanhos e durabilidade. Um item barato, que requer longo
tempo de reposição [...], certamente estragaria ou se deterioraria antes de ser usada”. Logo,
uma administração eficiente reduz ao nível mínimo os estoques de produtos em processo,
aumentando, assim, a rotatividade e diminuindo a necessidade de caixa.
Desta forma, um estoque maior acarreta maiores custos, pois o capital estará
imobilizado durante um período de tempo mais longo. Além disto, o ciclo total do estoque,
que vai desde a compra da matéria-prima até a venda do produto acabado, deve ser
minimizado e, ao mesmo tempo, as faltas de estoque mantidas ao mínimo possível, explica
Dias (2009).
Conforme Alvarenga e Novaes (2000, p. 164) “hoje em dia as empresas vêm
reduzindo seus estoques ao máximo, pois elas sabem que para manter estoque custa dinheiro,
mas não podem prejudicar o nível do estoque, que seria a falta do produto”.
Na mesma linha, Ching (2001, p. 31) acrescenta que “aumentar a disponibilidade em
apenas alguns pontos percentuais, por causa de pressões da área de vendas, tem um efeito
dramático no capital investido em estoque”.
Nesta senda, deve-se obter o maior equilíbrio possível entre a produção e o custo total
de estoque, uma vez que, o nível de estoque cresce constantemente com disponibilidades
elevadas, de acordo com o nível de serviço utilizado.
2.5.1 Avaliação do estoque
Os estoques, representados por mercadorias ou matérias-primas, são debitados pelas
entradas dos materiais adquiridos ou fabricados internamente pela empresa e creditados pelas
saídas por vendas.
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Para Dias (1990, p. 144) “a avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias e
dos produtos em fabricação ou produtos acabados”.
De modo a avaliar os estoques, Fernandes (1981) considera três critérios usualmente
utilizados, sendo eles:
PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair);
UEPS (último a entrar, primeiro a sair);
Custo Padrão (Standard Cost).
2.5.1.1 PEPS
Conforme Crepaldi (1999, p. 45), “neste sistema, as saídas do estoque obedecem ao
critério de que os primeiros produtos a sair receberão o custo correspondente ao das primeiras
entradas no estoque”.
O primeiro material a entrar na empresa será o primeiro a sair. Para Silva e Tristão
(2000, p. 195) “a regra do primeiro a entrar, primeiro a sair fornece a resposta. Dessas
unidades vendidas, retiramos aquelas que foram adquiridas primeiro e, somente depois, as
últimas unidades”.
Através do PEPS, a empresa vai dando baixa nos estoques a partir das primeiras
compras. Esse ponto de vista é reforçado por Favero et al (1997, p. 226), que pensa da
seguinte maneira: “O PEPS refere-se ao critério de considerar o CMV correspondente ao
custo da compra da mercadoria mais antiga, remanescente no estoque”.
2.5.1.2 UEPS
Para Oliveira (1999, p. 193), “o UEPS é o método ideal, sob o ponto de vista teórico,
para períodos inflacionários, porque os resultados apurados através dele são mais recentes
tornando os lucros menores e como conseqüência a carga de imposto de renda também
diminui”.
Alguns teóricos defendem que o UEPS leva a que as receitas correntes sejam
confrontadas com custos correntes, implicando melhor medida do lucro. (STICKNEY e
WEIL, 2001).
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2.5.1.3 Custo Padrão (Standard Cost)
Para Bruni e Famá (1998, p. 170) “o custo padrão consiste na técnica de fixar
previamente preços para cada produto”. Para os autores, a principal função é auxiliar no
processo decisório, na aferição de desempenho, na elaboração de orçamentos, na orientação
de preços e custos significativos do produto.
Conforme Crepaldi (2011, p. 53) “uma vez que o custo padrão é um custo estabelecido
previamente pela empresa, o custo apropriado à produção não deve ser pelo seu valor real,
mas por estimativas do que deveriam ser”.
Desta forma, respeitando a legislação vigente, a organização deve optar pela melhor
metodologia de avaliação de estoque, levando em conta critérios como, por exemplo, a
capacidade técnica do negócio e também do tipo de produto vendido.
2.6 ARMAZENAGEM
A armazenagem pode se ser denominada, genericamente, como uma guarda
temporária dos materiais.
Segundo Moura (2008, p. 5), “as funções do armazém não se limitam ao simples
recebimento, conservação e expedição dos materiais, eles também incluem tarefas do tipo
administrativo e contábil”. Além das funções administrativas e contábeis, acrescenta o autor,
os armazéns têm uma responsabilidade muito grande em relação à produção e ao consumidor
ou, até mesmo, entre fornecedor e consumidor.
Já para Moura (2008, p. 6), “o processo de armazenagem está se tornando
verdadeiramente complexo: são necessários estudos neste campo para aumentar a
produtividade da superfície e do espaço e melhorar o aproveitamento do armazém”.
Nesta linha de raciocínio, Moura (2008) cita que, a importância da armazenagem na
logística, é que ela leva soluções para os problemas de estocagem de materiais, possibilitando
uma melhor integração entre as cadeias de suprimento, produção e distribuição. As funções
básicas da armazenagem, de acordo com Moura (2008), são:
Recebimento (descarga);
Identificação e classificação;
Conferência (quantitativa e qualitativa);
Endereçamento para estoque;
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Estocagem;
Remoção do estoque;
Acumulação de itens ou separação de pedidos;
Expedição;
Registro das operações;
Embalagem.
Por conseguinte, a empresa deve se organizar para estocar materiais da maneira mais
eficiente possível, para que poupe tempo, espaço e retrabalhos dentro da mesma, desde sua
entrada até sua saída.
2.6.1 Localização de materiais
O almoxarifado deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram
à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras
recebidas e aceitas.
Segundo Dias (1990), localizar materiais dentro do almoxarifado pode parecer uma
tarefa fácil, contudo, pode se tornar uma verdadeira “caça ao tesouro” se não houver, ao
menos, um processo de sistematização, principalmente se esse almoxarifado contiver uma
grande variedade de itens.
Ainda, conforme Dias (1990, p. 158), “o objetivo de um sistema de localização de
materiais deverá ser de estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da
localização dos materiais estocados sob a responsabilidade do almoxarifado”.
Os sistemas de localização, conforme cita Moura (2008), dividem-se em três
categorias, que seriam: o sistema de memória, aquele que depende da memória das pessoas; o
sistema com localização fixa, que é determinado pelo estoque máximo que se pode colocar
neles; e o sistema com localização aleatória, onde o material é guardado em qualquer espaço
disponível.
Rodrigues (2011, p. 74) relata que “o uso desse sistema exige que as áreas, corredores,
travessas e coxias possuam denominações próprias, gerando coordenadas que indiquem o
endereço de um determinado lote”.
Para Moura (2008, p. 226), “nem sempre é necessário criar locais de armazenagem
para conseguir a descentralização. Cada dia mais se generaliza o emprego de equipamentos e
dispositivos portáteis, com intuito de facilitar a movimentação dos materiais”.
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Logo, uma boa localização de materiais auxilia no processo de controle de estoque,
pois facilita o manuseio e controle do mesmo.
2.7 CONTROLE DE ESTOQUE
De acordo com Viana (2000), o controle de estoque é um procedimento que deve ser
adotado pela organização, a fim de fiscalizar, registrar e gerir as entradas e saídas dos
produtos em estoque, buscando diminuir os prejuízos e maximizar os ganhos. Com o avanço
das tecnologias, este controle está cada vez mais prático e fácil de ser aplicado.
Martins e Alt (2009) destacam a existência de alguns indicadores que facilitam essa
análise e, consequentemente, o controle do estoque. Dentre os principais, destacam-se o
inventário, o giro de estoque, dentre outros.
Os controles de estoques estão cada vez mais completos, facilitando análises de
divergências, controle de obsolescência, extravios e, sobretudo, auxiliando os gestores na
tomada de decisão.
2.7.1 Inventário
O inventário é o primeiro passo para o planejamento inicial de uma boa gestão de
estoque, sendo imprescindível para prever as dificuldades e, com isso, elaborar ações
preventivas.
Supõem, os autores Martins e Alt (2009), que o inventário físico é uma ferramenta
comum na gestão de estoque, que consiste na contagem física dos itens estocados, onde
informações obtidas são confrontadas com os registros do controle de estoque, de modo que
se obtenha um indicador de produtividade. Para Pozo (2010), a contagem física é de extrema
importância, pois contribui para que não haja discrepâncias entre o estoque físico e o estoque
sistêmico, além de facilitar a obtenção do valor total do estoque para fins de balanço fiscal e
imposto de renda.
De acordo com Bertaglia (2009), a acuracidade do estoque pode ser definida como a
relação entre o saldo sistêmico e o saldo físico real dos produtos armazenados. Divergências
entre o controle documentado e a contagem física são analisadas para que procedimentos
cabíveis sejam efetuados de acordo com políticas praticadas pela empresa.
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Portanto, o inventário é um recurso que deve ser explorado ao máximo por gestores,
pois, a partir de suas análises, é possível mensurar a acuracidade do estoque.
2.7.2 Giro de estoque
O giro de estoque é um indicador que auxilia na elaboração de um balanço patrimonial
e, segundo Bertaglia (2009, p. 333), “corresponde ao número de vezes em que o estoque é
totalmente consumido durante um determinado período”.
Já para Pozo (2010, p. 35), giro de estoque ou rotatividade “é a avaliação do capital
investido em estoques comparado com o custo das vendas anuais, ou da quantidade média de
materiais em estoque dividido pelo custo anual das vendas”. Ainda, para Pozo (2010), o
cálculo da rotatividade é efetuado dividindo-se o valor dos estoques pelo custo anual das
vendas, sendo o valor dos estoques em razão monetária ou de quantidade de peças. Em
relação ao custo anual das vendas, é calculada a diferença entre mão-de-obra e despesas
gerais, obtendo-se, assim, os custos dos materiais comprados no ano.
Os gestores de estoques devem conhecer a fundo este indicador, pois, o mesmo, ajuda
a identificar e, consequentemente, eliminar excessos no estoque.
Assim, percebe-se que a logística e seus subsistemas, dentre eles o estoque, é de suma
importância para o sucesso das organizações, pois envolve diversas áreas de uma empresa,
iniciando pela compra de materiais que, como citado, é essencial para área de suprimentos.
Sem gerir um estoque corretamente, através de seus tipos de estoque, sem uma correta
avaliação dos mesmos e, seguindo para a armazenagem incorreta, uma empresa,
automaticamente, não conseguirá ter sucesso na área.
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3 MÉTODOS E TÉCNICAS DA PESQUISA
Para a realização deste trabalho, foram realizadas pesquisas bibliográficas com o
objetivo de aprofundar e ampliar o conhecimento teórico acadêmico, agregando informações
sobre os processos de estoque.
De acordo com Gil (2002), a pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base em
material já elaborado, principalmente, de livros e artigos científicos. Boa parte dos estudos
exploratórios pode ser definida como pesquisa bibliográfica, sendo, a principal vantagem
desta, o fato de permitir ao pesquisador a cobertura de uma gama de dados muito mais ampla
do que este obteria se pesquisasse diretamente.
Todo o processo de controle de estoque da empresa foi analisado e descrito, logo,
trata-se de uma pesquisa descritiva, pois, este método, conforme Gil (2002), objetiva
descrever as características de uma população, fenômeno ou experiência.
Quanto à sua abordagem será qualitativa, pois, como aponta Marconi e Lakatos
(1996), trata-se de uma pesquisa que analisa e interpreta aspectos mais profundos,
descrevendo comportamentos e, ainda, fornecendo análises mais detalhadas sobre a pesquisa.
O estudo tem, ainda, características de pesquisa documental, já que foram utilizados
documentos fornecidos pela empresa na qual foi aplicada a pesquisa. Neste sentido, Gil
(2008) diz que, esta, é elaborada a partir de materiais que não receberam tratamento analítico,
documentos de primeira mão, tais como documentos oficiais, reportagens de jornal, cartas,
contratos, diários, filmes, fotografias e gravações, ou, até documento de segunda mão, que, de
alguma forma, já foram estudados especificamente: relatórios de pesquisa, relatórios de
empresas e tabelas estatísticas.
Cabe destacar que a referida pesquisa tem como principal característica ser um estudo
de caso, pois é fruto do estágio supervisionado da empresa concedente. Este método, de
acordo com as contribuições de Michels (2013), trata-se de uma forma direta de alunos e
professores discutirem, teoricamente, problemas relacionados à negócios, sendo, também, a
estratégia de estudo preferida por pesquisadores que desejam aprofundar seus conhecimentos
a respeito de determinado caso específico. (YIN, 2006).
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4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
4.1 CARACTERIZAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO
A razão social é o nome devidamente registrado sob o qual uma pessoa jurídica se
individualiza e exerce suas atividades.
Segundo Requião (2003), a razão social é conceituada como o nome sob o qual o
comerciante ou sociedade exerce o comércio e assina-se nos atos a ele referente. A razão
social diferencia-se do nome dado a um estabelecimento ou do nome comercial com que a
empresa pode ser reconhecida junto ao público.
Com base nesta definição, a empresa apresenta a razão social de: Metalúrgica Souza
Ltda., inscrita no CNPJ sob o nº 83.868.588/0001-57, registrada na Junta Comercial do
Estado de Santa Catarina sob o NIRE nº 42200331315, em 09/01/1946.
Já o nome fantasia pode ser formado a partir de palavras ou expressões oriundas da
razão social, bem como, pode ser criado a partir da criatividade do empresário e de sua
assessoria de marketing. Igualmente, o nome fantasia pode ser a fonte para a elaboração da
razão social.
Para Requião (2003), o nome fantasia é a designação popular de título de
estabelecimento utilizada por uma instituição, seja pública ou privada, sob a qual ela se torna
conhecida pelo público. O nome fantasia da empresa em estudo é MS Souza.
Figura 1 - Localização da empresa
Fonte: Google Maps, 2017.
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A atual Metalúrgica Souza Ltda. surgiu em 1961, com os irmãos, Aceonézio Souza,
formado em tornearia mecânica pelo Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI)
e, Ayrton Souza, que, na época, já era soldador profissional. Ambos, em sociedade, abriram
um conserto de bicicletas.
No ano de 1964, a empresa contava com 4 funcionários, com clientela cativa e já tinha
registrado sua razão social como Irmãos Souza Ltda. Nesta ocasião, a empresa se localizava
na Av. Marechal Deodoro, nº 777, Bairro Oficinas, Tubarão/SC. Em 1967, a empresa adquiriu
um terreno na mesma avenida, onde permaneceu até o final de 1999.
A partir de 1970, tornou-se a maior prestadora de serviços do sul do estado de Santa
Catarina. Em 1973, começou a fabricar máquinas e equipamentos para cerâmica vermelha.
Lançou, em 19 de dezembro de 1973, a primeira extrusora à vácuo (modelo MSL 25, com
capacidade de 7 toneladas/hora). No ano seguinte, mudou sua razão social para a atual
denominação, Metalúrgica Souza Ltda.
Em janeiro de 2000, a matriz da empresa passou a funcionar na Rua Jaime Aguiar de
Souza, nº 1625, Bairro Humaitá de Cima, Tubarão/SC, em um amplo espaço, com quadra de
esportes, área de lazer e refeitório, sendo esta, a sua sede atual.
Como empresa de administração familiar, a Metalúrgica Souza Ltda. cresceu em
termos de área de atendimento, em faturamento e, principalmente, na diversidade e qualidade
dos produtos oferecidos. Este indicador permitiu à empresa uma posição de destaque no
mercado de máquinas para organizações que atuam no setor cerâmico de fabricação de
produtos de cerâmica vermelha, como telhas, tijolos, entre outros. Em vista disto, as práticas
administrativas vêm, ao longo dos últimos anos, evoluindo no sentido de propiciar um
acompanhamento deste crescimento e buscar a excelência no fornecimento dos produtos ao
mercado.
No comércio exterior, a Metalúrgica Souza Ltda. está presente desde 1981 e, graças à
boa qualidade dos produtos e eficiente assistência técnica, segue aumentando o número de
clientes em países como Argentina, Bolívia, Colômbia, Equador, Paraguai, Peru, Uruguai e
Venezuela.
A empresa possui um total de 127 colaboradores treinados e capacitados para
desenvolver as atividades, sendo 14 mulheres e 113 homens. A organização é administrada
por dois diretores com funções distintas. As decisões são tomadas em conjunto e de comum
acordo.
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A Metalúrgica Souza Ltda. atua na área industrial de produtos metais-mecânicos,
fabricando máquinas para indústria de cerâmica vermelha. Quanto aos seus produtos,
destacam-se as extrusoras à vácuo, que são máquinas que moldam a argila de acordo com o
produto que se quer fabricar: piso, telhas e tijolos.
Os equipamentos para cerâmica, em sua maioria, são produzidos por encomenda.
Neste caso, a produção ocorre de acordo com a necessidade de cada cliente. Para se certificar
que os equipamentos atinjam o desempenho esperado, são realizados testes com os materiais
utilizados na produção da cerâmica. Depois de constatada a qualidade, os mesmos seguem
para seu destino final.
4.1.1 Missão, Visão e Valores
Declaração de missão, segundo Chiavenato e Sapiro (2003, p. 41), “é o elemento que
traduz as responsabilidades e pretensões da organização junto ao ambiente e define o
“negócio”, delimitando o seu ambiente de atuação. A missão da organização representa sua
razão de ser [...]”. A missão da MS Souza é: Fornecer produtos e soluções no segmento
cerâmico com excelência e inovação.
Segundo Chiavenato e Sapiro (2003, p. 42), “a visão de negócios mostra uma imagem
da organização no momento da realização de seus propósitos no futuro. Trata-se não de
predizer o futuro, mas sim de assegurá-lo no presente [...]”. A visão da empresa mostra que
ela é uma fotografia da organização, conforme Chiavenato e Sapiro (2003), só que ampliada.
A empresa estudada tem como visão: Ser uma marca referência no mercado do segmento
cerâmico na América Latina, com equipamentos de alta performance, respeitando o cliente e
buscando sempre a sua satisfação.
Quanto aos valores, Chiavenato e Sapiro (2003, p. 69) apontam que, estes, “[...]
correspondem aos atributos e às virtudes da organização, como prática da transparência,
respeito à diversidade, cultura para a qualidade ou respeito ao meio ambiente”. A MS Souza
exerce suas atividades pautada nos seguintes valores: responsabilidade, transparência,
comprometimento, trabalho em equipe, inovação, valorização das pessoas, honestidade,
persistência e eficiência operacional.
21
4.2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO
Um dos fatores que gera um bom desempenho na comercialização, está ligado ao bom
atendimento proporcionado aos clientes. Desta forma, a empresa deve estar qualificada para
atender a sua demanda e não deixar de desenvolver estratégias eficientes para manter um
controle de estoque.
A compra incorreta de um determinado produto, pode resultar em uma menor
lucratividade. Planejar o que comprar nem sempre é uma tarefa fácil, pois, o gestor, precisa
obter informações concretas para saber o que necessita comprar. Neste momento, é
imprescindível que o estoque esteja alinhado de acordo com o sistema operacional. Conforme
o que Tadeu (2010) menciona em sua obra, o manuseio e movimentação dos materiais
destinados à produção ou venda, é considerado o “pulmão” na gestão do estoque. Isto, porque
se trata de um ciclo, que inicia na compra e finaliza com a venda do produto, seguido pelo
pagamento do cliente.
Ao mesmo tempo, o que dificulta uma tomada de decisão concreta é a falta de
informações confiáveis repassadas pelos sistemas. Atualmente, para que uma empresa consiga
se sobressair diante de suas concorrentes, a mesma deve estar bem equipada com os produtos
de maior rotatividade e, acima de tudo, abastecida com conhecimento suficiente para
implantar alternativas que ajudem em seu desenvolvimento.
A pesquisa foi elaborada de acordo com as atividades desenvolvidas pela Metalúrgica
Souza Ltda., destacando de que forma são realizadas as compras, como são estocados os
produtos, ao chegarem no almoxarifado, e seus devidos processos.
4.2.1 Armazenamento
Após o processo de compra, os materiais chegam à empresa mediante transporte por
seus respectivos fornecedores. Após isso, um funcionário do setor de almoxarifado faz a
conferência da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) para, então, autorizar a entrada da mesma no
estoque. Ao chegarem as mercadorias, ocorre o lançamento das notas fiscais no sistema
Useall M2, onde a quantidade de cada produto é informada em conformidade com o que foi
apresentado na nota, gerando, assim, um estoque. Observou-se, analisando o processo, que
nem sempre o que é informado pelo sistema, realmente confere com o contido no espaço
físico, que, por sua vez, é dividido em seções para armazenamento das mercadorias.
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De acordo com os materiais recebidos, os mesmos são armazenados em prateleiras no
próprio almoxarifado. Na primeira seção, ficam as pequenas peças, como arruelas, porcas,
parafusos, dentre outros. Na segunda seção, ficam os materiais de pintura, como por exemplo,
tintas, lixas, massas, thinner e outros. Nas seções seguintes, são armazenadas todos os outros
materiais voltados para os utensílios de escritório, como folhas, copos plásticos e canetas.
Figura 2 - Prateleiras (Seção 1)
Fonte: Fotografado pela autora, 2017.
Figura 3 - Prateleiras (Demais seções)
Fonte: Fotografado pela autora, 2017.
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Apesar das tentativas, a empresa não consegue manter um controle de estoque de
acordo com os relatórios apresentados pelo sistema. Muitas vezes, as mercadorias são
vendidas com códigos de produtos diferentes dos que estão cadastrados, impedindo, assim, a
saída do produto que realmente foi cadastrado no sistema. Este fator dificulta a identificação
da rotatividade, quando solicitado pelo gestor.
Um dos problemas encontrados neste setor, foi a falta de definição das tarefas de cada
funcionário para a conferência e lançamento de novos materiais no sistema. Muitas vezes, o
material ainda não estava lançado no sistema e, por haver a necessidade de utilização da peça
no setor de produção, esta era retirada antes de ser adicionada ao sistema, gerando falhas no
controle. Também houve a identificação de diversos problemas relacionados à disposição das
peças no estoque, de forma que não era possível encontrá-las facilmente de acordo com cada
categoria, pois o estoque estava completamente desorganizado.
Foi possível observar que existem falhas em seu controle, uma vez que, além do
almoxarife, qualquer pessoa tem acesso ao estoque, podendo facilmente pegar um produto
sem a devida solicitação ou, até mesmo, furtar materiais.
4.2.2 Processos de comercialização
Quinzenalmente, os funcionários do almoxarifado são orientados a elaborar uma lista
dos produtos que faltam no estoque. Estando pronta a lista, é realizada uma solicitação de
compra, que é encaminhada ao setor de compras. O comprador faz uma cotação na qual são
discriminados os produtos solicitados para a compra. Os fornecedores têm acesso à esta lista,
na qual põem seus preços, e, consequentemente, aquele que apresentar o menor preço, é quem
fornecerá o item desejado.
As compras são realizadas mensalmente para manutenção do estoque de materiais,
sendo, a solicitação de compra, feita de duas maneiras. A primeira, é quando os materiais de
maior saída estão próximos de se esgotarem no estoque, onde, neste caso, é o coordenador do
departamento que verifica a necessidade de materiais com o intuito de evitar paradas por falta
de peças. A outra maneira, é quando há necessidade de peças não existentes no estoque, ou,
pelo fato de os funcionários da produção necessitarem de determinados materiais que já se
esgotaram. Neste caso, a solicitação é feita pelo próprio sistema, que gera uma ordem de
compra, ou seja, se um material for solicitado no orçamento e não tiver estoque, o sistema
gera essa ordem para o setor de compras providenciar a aquisição do mesmo.
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Assim que o material é entregue pelo fornecedor, o mesmo é conferido pelo
almoxarifado. A conferência ocorre confrontando a nota fiscal com a cópia do pedido
destinado, anteriormente, ao setor de compras. Posteriormente, a nota é entregue ao escritório
financeiro para averiguar se as informações de pagamento estão de acordo com o boleto e,
somente após este procedimento, é que a nota é liberada para o setor fiscal, a fim de ser
lançada no sistema como entrada de mercadorias.
Recentemente, a empresa adotou a requisição de material, que se trata de um
documento que o funcionário preenche com a especificação do item que deseja retirar do
estoque, entregando-o ao almoxarife. Este, por sua vez, informará a disponibilidade do
material desejado, ou não. Tal método foi adotado visando o melhor controle do estoque,
considerando que o responsável pelo almoxarifado irá dar baixa no item que sair. Segue
modelo da requisição:
Figura 4 - Requisição de material
Fonte: Fornecido pela empresa, 2017.
É importante destacar que, na empresa Metalúrgica Souza Ltda., existe uma separação
de funções, onde cada setor fica responsável por uma etapa, desde a compra da mercadoria até
a realização da venda do produto final. A pessoa que recebe o produto não é a mesma que
confere os dados financeiros da nota, sendo, a entrada desta no sistema, reconhecida por outro
setor específico, o de faturamento. Este processo contribui para que não haja fraudes
envolvendo a composição do estoque, bem como, divergências no setor financeiro.
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A empresa possui um software disponível no qual são feitos os lançamentos de
estoque, porém, este não é usado de forma correta. A falta de investimentos financeiros e
tecnológicos por parte da empresa, neste quesito, também é outro fator, já que o computador
existente no almoxarifado é antigo, de baixa qualidade e não recebe um upgrade há mais de
15 anos. Além disto, o funcionário do almoxarifado está na empresa há mais de 25 anos,
sendo um pouco resistente à mudanças, o que, por sua vez, faz com que o controle seja
realizado mais ao “feeling natural”.
4.3 PROPOSTAS DE MELHORIAS – 5W2H
A técnica 5W2H é uma ferramenta prática que permite, a qualquer momento,
identificar dados e rotinas mais importantes de um projeto ou de uma unidade de produção.
(SEBRAE, 2008). Também possibilita identificar quem é quem dentro da organização, o que
faz e por que realiza tais atividades.
O método é constituído por sete perguntas, utilizadas para implementar soluções. São
elas:
a) O quê?
Qual a atividade? Qual é o assunto? O que deve ser medido? Quais os resultados dessa
atividade? Quais atividades são dependentes dela? Quais atividades são necessárias para o
início da tarefa? Quais os insumos necessários?
b) Quem?
Quem conduz a operação? Qual a equipe responsável? Quem executará determinada
atividade? Quem depende da execução da atividade? A atividade depende de quem para ser
iniciada?
c) Onde?
Onde a operação será conduzida? Em que lugar? Onde a atividade será executada?
Onde serão feitas as reuniões presenciais da equipe?
d) Quando?
Quando será feito? Quando será o início da atividade? Quando será o término?
Quando serão as reuniões presenciais?
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e) Por quê?
Por que a operação é necessária? Ela pode ser omitida? Por que a atividade é
necessária? Por que a atividade não pode fundir-se com outra atividade? Por que A, B e
C foram escolhidos para executar esta atividade?
f) Como?
Como conduzir a operação? De que maneira? Como a atividade será executada? Como
acompanhar o desenvolvimento dessa atividade? Como A, B e C vão interagir para executar
esta atividade?
g) Quanto?
Quanto custa realizar a mudança? Quanto custa a operação atual? Qual é a relação
custo/benefício? Quanto tempo está previsto para a atividade?
Quadro 1 - Método 5W2H
5W
What O quê? Que ação será executada?
Who Quem? Quem irá executar/participar da ação?
Where Onde? Onde será executada a ação?
When Quando? Quando a ação será executada?
Why Por quê? Por que a ação será executada?
2H How Como? Como será executada a ação?
How much Quanto custa? Quanto custa para executar a ação? Fonte: Sebrae (2008).
Desta forma, podemos resumir e apresentar as oportunidades de melhorias conforme
mostrado a seguir.
O que fazer? Comprar um computador mais atual e de qualidade.
Quem fará? O almoxarife juntamente com o setor de compras.
Onde será feito? Almoxarifado.
Quando fazer? No momento em que a empresa resolver contratar um
novo funcionário.
Por que será feito? Porque o computador atual já está obsoleto.
Como fazer? Entrar em contato com lojas de informática.
Quanto custará? R$ 895,00, na Lojas Americanas da cidade de
Tubarão/SC.
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O que fazer? Contratar um funcionário auxiliar para o almoxarifado.
Quem fará? Departamento Pessoal.
Onde será feito? Almoxarifado.
Quando fazer? Imediatamente.
Por que será feito? Porque o almoxarife atual é resistente à mudanças
tecnológicas.
Como fazer? Recrutamento de um funcionário interno.
Quanto custará? Salário do almoxarife (R$ 1.641,77, de acordo com site
salariobr.com.br).
O que fazer? Treinamento de funcionários do setor.
Quem fará? Sistema de gestão da qualidade.
Onde será feito? Setor de almoxarifado.
Quando fazer? Após a seleção do auxiliar.
Por que será feito? Divergência do estoque físico com o sistema.
Como fazer? Solicitação à empresa do software utilizado.
Quanto custará? R$ 1.500,00 (Deslocamento de um técnico para
treinamento).
Conforme descrição dos processos realizados pelo setor de almoxarifado, podemos
observar que as melhorias não são de alta complexidade. A compra de um computador novo
seria interessante para que o sistema implantado tivesse maior desenvoltura, pois como o atual
é bastante obsoleto ele não suporta o arquivo. Um novo funcionário auxiliar, seria bastante
interessante para dividir as tarefas do setor com o almoxarife, facilitando a conferencia de
mercadoria e também poderá lidar melhor com o sistema Useall M2 e o novo computador,
considerando que será um funcionário que lida melhor com tecnologia. Já o deslocamento da
empresa do software para um treinamento, iria fazer com que a empresa conseguisse explorar
melhor o que o sistema pode oferecer, e até mesmo aprender a tirar relatórios que ajudem na
gestão de estoque. Para tanto, maior organização administrativa/financeira para que o setor
caminhe conforme deve ser. Com isto, pode-se constatar que, o sucesso de uma boa gestão de
estoque, requer uma integração de todos os departamentos, para que se consiga realizar a
atividade de forma correta.
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo geral deste trabalho era avaliar o processo de controle de estoque na
empresa Metalúrgica Souza Ltda. – MS Souza, localizada na cidade de Tubarão/SC, visando
propor melhorias.
Apresentou-se a organização em estudo, efetuou-se um diagnóstico da mesma, após
descrição de seus processos, e apresentaram-se propostas de melhorias, por meio da
ferramenta 5W2H.
Manter um estoque organizado, requer atenção por parte do gestor, pois, a adequação
de sua composição, dá-se desde o armazenamento das mercadorias por categorias até a
quantidade correta dos volumes estocados de cada produto. Foi possível identificar que a
referida empresa desenvolve estratégias favoráveis ao seu desenvolvimento, porém, conforme
apresentado, precisa reavaliar e aperfeiçoar alguns métodos utilizados em sua atual gestão.
Sugere-se que a mesma adote as medidas aqui apresentadas no intuito de estabelecer
um dinamismo maior no desenvolvimento de suas atividades, adquirindo maior possibilidade
de crescimento e credibilidade comercial através do controle contínuo do estoque. Através dos
dados colhidos, foi possível atingir o objetivo principal desta pesquisa, sendo concebível
destacar tamanha importância que o estoque representa para a empresa e o quanto a ausência
de um controle preciso deste, é prejudicial para a organização.
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