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Administración Efectiva del Tiempo,Planificación Personal

y Logro de Objetivos

Unidad de Asistencia TécnicaFacultad de Ciencias SocialesUniversidad de Concepción

Relator: Gerardo Rodríguez I. Junio 2009

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Presentación de los Asistentes

Duración: 10 minutos. Proceso

Mencionar Decir su nombre Area de trabajo Qué espera del curso.

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¿En qué piensa cuando escucha la palabra tiempo?

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“El tiempo es oro”

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El Tiempo

Todo el mundo tiene 24 horas diarias y 168 horas en la semana para:

Describa brevemente las actividades que realiza en una semana.________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

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El Tiempo

Concepto de tiempo Magnitud física que permite ordenar la

secuencia de los sucesos (Pasado-Presente-Futuro)

Oportunidad u ocasión de hacer algo. Actos sucesivos en que se divide la

ejecución de algo.

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El Tiempo

La realidad del problema económico y el tiempo Personas tienen necesidades ilimitadas. Producción bienes y servicios diferentes Existen recursos escasos (trabajo[tmpo,

m.o.], capital, recursos nat.)

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El Tiempo

Tipos de tiempo y su impacto en la organización Tiempo de logro Tiempo cronológico Tiempo de espera

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Administración del Tiempo

Conceptos claves Planificación del Tiempo Organización del Tiempo Manejo del Tiempo

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“Dedico tiempo a las cosas importantes para mí” De acuerdo a lo

que es importante para mí es que establezco las prioridades.

¿Qué aspectos valora?

Profesional Financiero Familiar Social Espiritual Intelectual Físico

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¿Cómo Utilizo mi Tiempo?

Ejercicio 1: Auditoría al Uso del Tiempo

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Planificación del Tiempo Establecer Metas

Claras y específicas. Plazos con fechas límite (corto-mediano-

largo). Desarrolle un Plan

Realice programa de actividades a realizar para cada meta y su distribución del tiempo.

Establesca tiempos realistas.

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¿Cómo Aprovechar Mejor el Tiempo?

Ejercicio 2: Desarrolle Plan de Aprovechamiento del Tiempo

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Organización del Tiempo Establecer Prioridades Planificar y Programar el Tiempo Equilibrar la distribución de su

tiempo. Evaluar el tiempo usado v/s

resultados obtenidos (eficiencia-eficacia).

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Matriz de Administración del Tiempo

Lo urgente significa el "ahora", lo que requiere atención inmediata.

Lo importante tiene que ver con los resultados. Es lo que aporta a nuestras metas de alta prioridad.

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Ejercicio 3

Trabajando con la Matriz de Administración del Tiempo

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¿Cómo Enfocarse en las Tareas más Importantes?

5 Caminos para Permanecer Enfocado Agende tareas complejas en sus mejores horas

del día. Junte el material que necesitará antes del

trabajo. Agende un tiempo para si mismo. Trabaje en bloques de 30-90 min. grupos de

actividades similares. Concentrece en la tareas que ejecuta y apunte

aquellas ideas que lo distraigan en una lista.

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¿Organizo Bien Mi Tiempo?

Ejercicio 4: Evaluación de la Organización de su Tiempo

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¿Cómo Identifica Su Fortaleza y Debilidad en la Administración del Tiempo?

Ejercicio 5: Descubra sus Fortalezas y Debilidades en la Administración del Tiempo

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Manejo del Tiempo Implementación del Plan

Técnica de Registro del tiempo Monitoreo, Control y Evaluación su Agenda

Optimización del tiempo Delegar tareas de baja prioridad

Identificar Robatiempos Organizacionales y Personales

Desarrollo de Hábitos Manejo de mensajes y momentos de

inactividad

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¿Cómo Implementar Mi Plan?

Ejercicio 6: Creando una Agenda Realista (Time-Boxing)

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Cómo Optimizar el Tiempo Planificación de actividades Certeza y riesgo en la planificación del

tiempo Factores exogenos Formulación de planes Organización de las actividades Prioridad de las acciones y criterios

para determinarla Lo urgente y lo importante El juicio

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¿Es Realista su Agenda?

Ejercicio 7: Evalúe su Agenda

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Los Robatiempos

Organizacionales• Interrupciones• Delegación ineficiente• Extensos almuerzos y descansos• Entorno de trabajo caótico• Reuniones mal planificadas• Información mal archivada• Excesivo papeleo• Falta claridad de las metas• Falla de comunicación• Falta de Planes• Falta de prioridades

Personales

• Socializar en el trabajo• Llegar tarde e irse temprano• Llamadas personales al trabajo• Postergación• Falta de diciplina• Falta de iniciativa• Desconocimiento• Desinformación• Falta de poder desisional• No delegar

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Los Robatiempos

Organizacionales

• Interrupciones• Delegación ineficiente• Extensos almuerzos y descansos• Entorno de trabajo caótico• Reuniones mal planificadas• Información mal archivada• Excesivo papeleo• Falta claridad de las metas• Falla de comunicación• Falta de Planes• Falta de prioridades

Personales

• Socializar en el trabajo• Llegar tarde e irse temprano• Llamadas personales al trabajo• Postergación• Falta de diciplina• Falta de iniciativa• Desconocimiento• Desinformación• Falta de poder desisional• No delegar

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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

Prevenir urgencias Decir no Establecer prioridades Delegar No aplazar Mentalidad de

Mejoramiento Continuo Evaluar nuestro

registro de tiempo Leer los emails en AM Organizarse (Outlook) Tener las metas claras

Controlar las reuniones Compromiso con la Vision

y Mision Actitudes correctas Mentalidad de trabajo en

equipo Evitar interrupciones Revisar el calendario de

trabajo antes de irse Tener o Proveer agenda

para todas las reuniones Puntualidad Realizar reuniones

efectivas

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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

Calendarizar es el secreto para que las cosas ocurran. Planificar es la intención. Planificar es decidir qué vamos a

hacer. Calendarizar es decidir cuándo lo

vamos a hacer.

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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

Delegando efectivamente Carifique la tarea Especifique el ámbito de restricción Permita que el empleado participe Comunique al ámbito de poder de las tareas

que delegó Establezca controles De surgir problemas insista en

recomendaciones

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Beneficios al Delegar Tener más tiempo para realizar las

tareas que no se pueden delegar. Motivar al desarrollo de líderes con

conocimiento. Establecer relaciones de confianza. Cumplir con las metas y objetivos de

su área de trabajo.

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El Tiempo y Trabajo en Equipo

La dependencia y la coordinación Sinergía del tiempo Beneficios de optimizar el tiempo en la

organización La entropía del tiempo Problemas por no optimizar el tiempo

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Reflexión “El ayer se fué para siempre, el día de hoy durará un

instante, el mañana depende de lo que se haga hoy”

“El pasado es historia.El futuro es misterio.Hoy es un regalo,Por eso se le llama PresentePresente.” (Fish)