Post on 06-Aug-2015
description
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
MODUL 7
MEMBUAT FORM UNTUK SURAT, E-MAIL DAN LABEL
Hal-hal yang akan dipelajari meliputi:
• Membuat List Recipient
• Bekerja dengan Form Surat
• Bekerja dengan Form Label
• Mengirim Email ke banyak Alamat
Pada bab ini kita akan mempelajari tentang Mail Merge. Mail merge adalah fasilitas dalam
Microsoft Word untuk membuat surat berantai seperti surat undangan yakni surat yang
mempunya isi sama tetapi untuk tujuan yang berbeda.
7.1 MEMBUAT LIST RECIPIENTS
1. Pada tab Mail, group Start Mail Merge, klik Select Recipients button, dan pada list,
klik Type New List.
New Address List Dialog Box akan muncul.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
2. Kemudian isikan data pada semua field dan klik OK.
3. Save Address dialog box akan muncul. Kemudian tuliskan Daftar Nama pada file
Name Box kemudian klik Save.
Latihan
Tambahkan data baru berupa
1. First Name :Restina
Last Name : Krisandi
Email Address : Restina@gmail.com
2. First Name : Jian
Last Name : Kumala
Email Address : Jian52@ymail.com
Hasilnya dapat kita lihat pada edit recipient list.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
7.2 BEKERJA DENGAN FORM SURAT
Buatlah dokumen dibawah ini, dengan alamat tujuan “Ratni Veni, Veronika Wardana, Rani
suherman, dan Puji Astuti”
No : / A3 / 2012
Hal : Penawaran sewa alat-alat Sound System
Lamp. : -
Kepada Yth,
Ratri Veni
PT.NUSA
JL. MASJID GG. RAWIT RT. 02/01
SURABAYA 62909
Dengan Hormat,
Bersamaan dengan surat ini, kami perusahaan yang bergerak dalam bidang
Penyewaan Sound System untuk pesta, upacara, pertunjukan dll. Hendak memberikan
penawaran kepada Bapak/Ibu seandainya dalam lingkungan kantor Bapak/Ibu
membutuhkan alat-alat tersebut. Adapun perincian dari barang yang kami tawarkan
beserta harga sewa per unitnya kami berikan pada table dibawah ini:
No Nama Barang Harga
1 Sound System 1000 Watt Rp. 1.000.000 / Hari
2 Sound System 2000 Watt Rp. 2.000.000 / Hari
3 Sound System 3000 Watt Rp. 3.000.000 / Hari
4 Sound System 5000 Watt Rp. 4.000.000 / Hari
Demikian isi surat penawaran ini, kami berharap dapat menjalin kerjasama yang
baik. Atas perhatiannya kami ucapkan banyakterima kasih
Surabaya, 10 Oktober 2012
Dr. Budi Bambang
Manager Marketing
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
ikuti langkah-langkah dibawah ini:
1. Klik bagian yang akan diisi tujuan alamat surat.
2. Pada tab Mailing, group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge Button, kemudian
klik Step by step Mail Merge Wizard.
3. Ikuti langkah-langkah pada wizard
Step 1: Pilih Jenis tipe dokumen yang akan dibuat.pilih
Letter. Pilih Next
Step 2: Pilih Use the Current document. Kemudian klik Next:
Select Recipients.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
Step 3: Kemudian klik Select a different List…. Pilihan
Select Data Source dialog box akan terbuka.
Anda dapat memilih salah satu file tempat
semua informasi dari penerima disimpan.
Step 4: Pada Write your letter. Pilih Address Block. Akan
muncul Insert Address box, pada Specify address
elements, pilih Joshua Randall Jr.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
Step 5: Akan tampil hasil surat yang anda buat. Jika anda menginginkan merubah
informasi dari penerima, klik pada Edit recipient list
Step 6: Setelah selesai,anda dapat mencetak dokumen dengan klik pada Print
4. Setelah Merge to Print dialog box muncul, pilih From check box dan tulis 1 to 1,
kemudian Print
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
7.3 MEMBUAT FORM LABEL
1. Klik Microsoft Office Button. Klik New, dan kemudian pada New Document Window
klik dua kalipada Blank documents.
2. Pada tab Mailing, group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge buton, dan klik
Step by step Mail Merge Wizard.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
3. Pada Mail Merge task Pane, pilih Label Option. Kemudian klik Next: Start
Document.
4. Pilih Change Document layout, klik Label Option. Kemudian Next. Label option
dialog box akan muncul.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
5. Pada bagian Label Information,klik tanda panah pada Label vendor, dan pada list,
klik Avery US Letter.
6. List pada Product number, klik 5159, dan klik OK
7. Pada bagian paling bawah Mail Merge task pane.
Klik Next : Select Recipient
8. Dengan memilih Use an existing list. Klik Browse,
cari Daftar nama.mdb, dan kemudian pada Select
Table dialog box, klik OK
9. Pilih alamat yang akan dituju, dan klik OK
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
10. Word akan menambahkan <<Next Record>> merge field pada semua cell pada Main
document kecuali pada record pertama.kemudian pilih Next: Arrange your Label.
11. Pada Arrange your Label klik Address block
12. Word akan menambahkan <<AddressBlock>>merge field pada cell pertama
13. Klik Update All Label.
14. <<AddressBlock>> akan mengcopy pada semua cell, setelah <<NextRecord>> Merge
field
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
15. Klik Next : Preview your Label
16. Klik Next Complete the merge. Kemudian klik Print. Merge to Print dialog box akan
muncul.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
17. Pilih From Check box dan tulis 1 To 1, klik OK, kemudian Print.
Latihan
Buat sebuah label baru dengan label Vendor: A-ONE, dengan Product Number A-One
28181 untuk semua nama pada Daftar nama.mdb
7.4 MENGIRIM EMAIL KE BANYAK ALAMAT
1. Pada tab Mailings, group Write & Insert Field. Klik Greeting Line Button.
Greeting line dialog box akan terbuka.
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
2. Pada box pertama dibawah Format Greeting Line, Gantikan kata Dear dengan kata
Yth diikuti tanda Spasi. Kemudian pada dialog box berikutnya pilih Mr. Randall
3. Pada area Preview. Klik Next button untuk menampilkan Greeting yang akan
ditampilkan pada Email
4. Klik First button kemudian ke record pertama, dan klik OK
5. Word akan menambahkan <<GreetingLIne>> pada bagian atas dari pesan.
6. Pada tab Mailing, group Preview result, dan klik Preview Result button.
Word akan menampilkan halaman pertama dari pesan.
7. Pada group Write & Insert Fieldi, klik Highlight Merge Field Button.
Word akan menandai Merge Field dengan blok warna abu-abu
8. Pada group Finish, klik Finish & Merge button, dan padalist, klik Send E-mail
Message.
Kemudian akan muncul Merge To E-mail dialog box.
9. Pada bagian bawah dari Message Option. Pastikan paa box di samping To diisi
dengan Email Address. Pada Subject Line tuliskan Welcome to World Wide
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
Importer, dan pada Mail Format diisi dengan HTML, sedangkan pada bagian Send
records, beri tanda cek pada All dan OK.
Word akan merubah form message menjadi email message dan mengirimnya ke
masing-masing alamat tujuan yang telah dipilih pada data source.
TAMBAHAN LATIHAN
1. Buat data dibawah ini untuk mail merge dengan nama Data.doc
Nama Alamat Kota
PT. Upaya Raya Jl. Ngagel Jaya Selatan 100 Surabaya
PT. Maju Makmur Jl. Pucang Anom 45 Malang
CV. Sumber Timur Jl. Demak 90 A Semarang
PT. Ebiz EE Jl. Pucang 23 Surabaya
2. Buatlah surat untuk Mail Merge dengan tujuan ke 7 alamat pada daftar nama.mdb
Paket Program Aplikasi Modul 7
M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label
Surabaya, 10 November 2012
No : 4G/015/05/06
Hal : Penawaran
Lamp. : 1 Proposal
Kepada Yth,
Salam sejahtera,
Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalambidang Tekhnologo Informatika
khususnya dalam Pengembangan Web (Web Development) dan Multimedia.kami
berkeinginan untuk memperkenalkan layanan kami kepada perusahaan Bapak / Ibu,
dengan harapan akan terjalin kerjasama pada pengembangan Tekhnologi Informasi
khususnya dalam pengembangan Web (Web Development) dan multimedia sabagai
sarana publikasi maupun promosi perusahaan bapak / Ibu.
Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak/ Ibu, atas
perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
RATRI VENI