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Apresentação de Case:Escritório de Gerenciamento de Projetos
Fernanda Freaza, Gestora do EGPPorto Alegre, RS | 14 de Abril de 2016
Funções do EGP
Estrutura de funcionamento
Resultados alcançados
AgendaPor que implantar um EGP?
Contexto da implantação
Instituição do EGP na FESF
Benefícios esperados
Etapas da implantação
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Por que implantar um EGP?
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Por que implantar um EGP?
“Uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos,metodologias, ferramentas, e
técnicas.”‐ PMBOK 5ª edição.4
Por que implantar um EGP?
Pessoas
• Capacitação• Coaching• Disponibilidade
Processos
• Modelos• Políticas• Fluxo de trabalho
Tecnologia
• Sistema de Gerenciamento de Projetos
Pilares
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Por que implantar um EGP?
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Por que implantar um EGP?1
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A chance dos projetos falharem reduz 30%
25% dos projetos são entregues abaixo do orçamento previsto
Aumento de 22% da produtividade da equipe
Aumenta em 19% as chances dos projetos serem concluídos antes do prazo
5 Economia dos projetos chega a 15%
6 Aumento em 31% da satisfação do cliente
Fonte: The State of the PMO 2012, PM Solutions7
7 Aumenta em 39% o alinhamento dos projetos com os objetivos
Contexto da implantação
• Apoio da alta administração;
• Definição do portfólio de projetos estratégicos a serem acompanhados;
• Comprometimento dos gestores e gerentes dos projetos da áreas;
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Contexto da implantação
• Adaptação à metodologia;
• Identificação da ferramenta tecnológica para dar suporte ao gerenciamento dos projetos;
• Identificação do perfil e capacitação técnica para a função de gerente de projeto.
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Instituição do EGP na FESF
Fonte: Adaptado de MAXIMIANO (2006) apud GONSALEZ e RODRIGUES (2002).10
Alta Administração
Patrocinador dos Projetos
EGP
Projeto A Projeto B Projeto C
Resultados
EstratégiasOrganizacionais
Metodologia, treinamentos, documentos
Reuniões de Monitoramento
e Controle
Acompanhamento, Relatório de Status
Resultados Resultados
Necessidades do negócio
Produtos donegócio
Benefícios esperados
• Definição de metas e objetivos claros;
• Compartilhamento de informações e agilidade na tomada de decisão;
• Estimativas de prazo e custo mais confiáveis;
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Benefícios esperados
• Aumento da integração dos membros da equipe do projeto;
• Conhecimento dos riscos inerentes ao projeto, evitando surpresas;
• Criação de dados históricos para futuras iniciativas.
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Etapas da implantação do EGP
• Apresentação do projeto deimplantação para a diretoriaexecutiva da FESF.
1• Visitas técnicas em outrosórgãos públicos para apesquisa de melhorespráticas;• Parceria com a SAEB e PMI‐Bahia
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• Definição do modelo de funcionamento do EGP;•Definição e priorização dos projetos estratégicos.
3 • Capacitação dos gestores elíderes de projetos.4
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Escritório de Projetos
Metodologia de Projetos
Monitoramento
Suporte aos Gerentes
Status dos Projetos
Padronização
Aconselhamento
Funções do EGP
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Criação e Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento do Projeto
Iniciação
Planejamento
Acompanhamento
Encerramento
Estrutura
Formação da Equipe
Definição do Espaço Físico
Priorização das Funções
Identificação das Competências
Regulamento
Metodologia
Padronização dos documentos
Definição de Métricas
Software Capacitação
Capacitação de uso do software
Proposta de treinamento
Proposta de Educação Permanente
Curso da Metodologia
Divulgação
Site do EGP
Evento
Estrutura de funcionamento
Regulamento
Metodologia
Capacitação e operação assistida
Reuniões de acompanhamentos dos projetos
Reuniões de monitoramento e controle
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Estrutura de funcionamento
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Estrutura de funcionamento
Modelos deDocumentos
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Resultados alcançados
• Uniformização da metodologia;
• Alinhamento das informações dos projeto;
• Maior controle dos prazos, custo e escopo dos projetos;
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Resultados alcançados
• Fortalecimento da execução das estratégias da Instituição;
• Integração entre as áreas da organização;
• Valorização do trabalho em equipe;
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Obrigada!
Escritório de Projetosegp@fesfsus.ba.gov.br(71) 3417‐3530 | 98890‐6398
Fernanda Freazafernandafreaza@fesfsus.ba.gov.br
Robertson Costarobertsoncosta@fesfsus.ba.gov.br