Post on 16-Jan-2015
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Babel
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APRESENTAÇÃO DO CÍRCULOAPRESENTAÇÃO DO CÍRCULO
COLABORADORES
RAFAELLÍDER E APRESENTADOR
KEITIDITTRICHI ROGÉRIO
ORIENTADOR
TEMAMelhoria na disseminação da documentação do conhecimento de negócio no
DTI-HSF.
Homens Mulher Freqüência 01 vez por semana
Qde. Pessoas 4 1 Modo Durante o expediente
Idade Máxima 49 Duração 1 hora
Idade Mínima 21 Turno Diurno
Idade Média 28 Período de Atividade Jan/09 ~ Jul/09C
on
stru
ção
do
C
ircu
lo
Reu
niã
o
Nome do circulo: Babel
ALIPIO ROBERTA
OUVINTE
DTI - HSF
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ORIGEM DO NOME DO CÍRCULOORIGEM DO NOME DO CÍRCULO
Segundo a lenda, Torre de BABEL foi um projeto considerado impossível ser concluído, mas os homens, com seus espíritos jovens, aceitaram o desafio. Assim
como nosso grupo que não teme qualquer barreira.
TEMA
Melhoria na disseminação da documentação do conhecimento de negócio no DTI-HSF.
Babel
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KeitiFinal
KeitiSemi final
DittrichiTrabalhos futuros
AlipioFreio contra o retrocesso
Keiti2º Classificatória
DittrichiAnálise dos resultados
RafaelImplantação das soluções
Keiti1º Classificatória
DittrichiEstudo de propostas e soluções
Dittrichi2º Orientativa
RafaelObjetivos e metas
KeitiIdentificação das causas
Rafael1ª Orientativa
AlipioAnálise situação atual
DittrichiEscolha do tema
KeitiIdentificação dos problemas
KeitiEscolha do nome do círculo
DittrichiFormação do círculo
AgoJulJunMaiAbrMarFevJanResponsávelAtividades
CRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Concluído Em andamento Com atraso
2626
Previsto
32
3 - 52 - 57 - 127 - 10
12 - 13 10 - 1216 - 20
202 - 92 - 9
10 - 1812 - 26
6 - 97
13 - 15 13 - 15
18 - 221825 - 5
8 - 19
22 - 26
29 - 3
29 - 3
6 - 8
25
24
25 - 5
8 - 16
6 - 8
30 - 3
29 - 3
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
Lema do triênio (2008 – 2009 – 2010)
Simplicidade, velocidade e concentração para atingir excelênciana América do Sul
Sho MinekawaPresidente
Como somos todos do DTI e uma de nossas principais atribuições
é garantir o acesso às informações de maneira simples e veloz.
Decidimos analisar como é o acesso das informações no DTI-HSF.
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
Três Realidades
Vá ao lugar certo
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
Desenvolver sistemas e soluções para atender as áreas da HSF.
DTI Áreas HSF(clientes)
- Levantamento do processo
É gerado uma documentação, ou
especificação.
Essas documentações são criadas em ferramentas comuns como word, excel, power point, reader, notepad, etc...
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
DTI Áreas HSF(clientes)
- Levantamento do processo
É gerado uma documentação, ou
especificação.
Onde está o documento?
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
Desenvolvimento I Desenvolvimento II Desenvolvimento III
Onde estão as informações de Projetos
Quantidade de arquivos/pastas na rede
CNH – 13 colaboradores
BHB / SHB – 14 colaboradores
CNH – 17 colaboradores
Pastas da rede Pastas da rede Pastas da rede
Total: 726.000 Arquivos28.000 pastas na rede
331.000 arq.
13.000 pastas
307.000 arq.
9.000 pastas
88.000 arq.
6.000 pastas
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
QualityQualidade
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
QualityQualidade
Total: 726.000 Arquivos28.000 pastas na rede
Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010)
Simplicidade, velocidade e concentração para atingir excelênciana América do Sul
Sho MinekawaPresidente
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
CostCusto
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
CostCusto
• Um analista leva, em média, 10 minutos para encontrar um arquivo na rede. Caso não encontre
(70% dos casos) pode levar 184 horas para recriar o documento.
Analista
Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010)
Simplicidade, velocidade e concentração para atingir excelênciana América do Sul
Sho MinekawaPresidente
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
DeliveryEntrega
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
Analista de TI
Pasta da rede
DTI
DeliveryEntrega
Muitas vezes o email não é localizado,e o analista pode não saber da existência da
documentação.
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
ManagementGerenciamento
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
Analista 1 Documentação de projeto Salva
Mai
312004
Altera
Abr
062009
Analista 2Documentação
de projeto
Mai
052009
Analista 1
VisualizaHouve alteração no arquivoMas quem modificou???
Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010)
Simplicidade, velocidade e concentração para atingir excelênciana América do Sul
Sho MinekawaPresidente
ManagementGerenciamento
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
SafetySegurança
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
DTIAnalista de TI
Rede
SecuritySegurança
Analista 1
Analista 2
Analista 3
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
SafetySegurança
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MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMAMOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA
Fonte: http://www.clae.com.br/www/conteudos/orientacoes2.asp?idopen=8
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ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUALANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL
Três Realidades
Vá ao lugar certo
Conheça a situação real
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ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUALANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL
Analistas Levantamento Documentação Rede Avisa o departamento
Procura o e-mail.
ProcessoProcesso
Analista 2
160h 24hLevantamento Documentação
1 - + = 184h
2 -
Procurar nas pastas de rede.
24Procurando e-mail enviado pelo primeiro analistaProcurando e-mail enviado pelo primeiro analista
ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUALANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL
Analistas Levantamento Documentação Rede Avisa o departamento
Processo
Processo
Analista 2
Levantamento Documentação
1 Segundo1 SegundoNão garante encontrar o
documentoNão garante encontrar o
documento
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ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUALANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL
Analistas Levantamento Documentação Rede Avisa o departamento
ProcessoProcesso
Analista 2
Levantamento Documentação
Os analistas do DTI confirmam que
param de procurar após 10 minutos
Os analistas do DTI confirmam que
param de procurar após 10 minutos
Não garante encontrar o documento
Não garante encontrar o documento
Total: 726.000 Arquivos28.000 pastas na rede
Processo
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ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUALANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL
Analistas Levantamento Documentação Rede Avisa o departamento
Procura o e-mail.
Processo
Não encontra
Processo
Analista 2
160h 24hLevantamento Documentação
1 - + = 184h
2 -Não garante encontrar
o documento
3 -
Procurar nas pastas de rede.
Não encontra
Utilizar a ferramenta de busca do Windows
Aproximadamente 1h
Lentidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF
Lentidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF
Processo
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
MaterialMáquina
Método
Diagrama de 4M
Mão-de-Obra
Equipes de desenvolvimento
Papel
Arquivo
Manual
Consulta
Publicação
Lentidão na consulta dos documentos de
conhecimento de negócios no DTI-HSF
Scanner
ComputadorImpressora
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
Desenvolvedor cria o arquivo com o conhecimento do negócio, em Word, Excel, Etc., sem padrão de
ferramenta e nomenclatura definido em uma pasta na rede
Material
Arquivo
Tutorial – Java.doc
Não aceleraria a busca, pois a
demora se baseia na grande quantidade
de arquivos na rede.
Não aceleraria a busca, pois a
demora se baseia na grande quantidade
de arquivos na rede.
Total: 726.000 Arquivos28.000 pastas na rede
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
MaterialMáquina
Método
Diagrama de 4M
Mão-de-Obra
Equipes de desenvolvimento
Papel
Arquivo
Manual
Consulta
Publicação
Lentidão na consulta dos documentos de
conhecimento de negócios no DTI-HSF
Scanner
ComputadorImpressora
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
Desenvolvedores
A forma de publicação não é padronizada entre as equipes de desenvolvimento
Informação descentralizada
Método
Publicação
I:\\DESENV I\MODULO NOVO
E:\\SISTEMA NOVO\DESENV II
O nome da pasta, muitas
vezes é criação do
desenvolvedor
O nome da pasta, muitas
vezes é criação do
desenvolvedor
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
MaterialMáquina
Método
Diagrama de 4M
Mão-de-Obra
Equipes de desenvolvimento
Papel
Arquivo
Manual
Consulta
Publicação
Lentidão na consulta dos documentos de
conhecimento de negócios no DTI-HSF
Scanner
ComputadorImpressora
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
Analista Consulta Pastas na rede
Consulta e-mail
Consulta Equipe
As formas de consulta das informações são ineficientes.A divulgação e a publicação da informação é descentralizada e fora de padrão.
Método
Consulta
Não
gar
ante
m e
ncon
trar
o d
ocum
ento
Leva em torno de 1 hora para trazer uma resposta,
positiva ou negativa
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
Três Realidades
Vá ao lugar certo
Conheça a situação real
Seja realista
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ANÁLISE DAS CAUSASANÁLISE DAS CAUSAS
1 – Por quê há lentidão na consulta dos documentos de conhecimento de negócios no DTI-HSF?
Porque quando procuramos, não sabemos em qual pasta foi gravada.2 – Por quê?
Porque não sabemos o nome que foi dado à pasta3 – Por quê ?
Porque nem todos lembram do e-mail informando sobre a documentação, causando uma demora na busca.
4 – Por quê? Porque não conseguimos fazer uma consulta
rápida.5 – Por quê?
Porque o local de armazenamento não é apropriado para fazer uma consulta rápida.
Causa Real
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Objetivo e metasObjetivo e metas
Reduzir o tempo gasto na busca por um documento de processo do DTI-HSF.
ObjetivoObjetivo
MetaMeta
60
0,01
Atual
Met
a10
20
30
40
50
Tem
po
(Min
utos
)
60
Todas as Ferramentas de busca da Web,
levaram menos de 1 segundo
Todas as Ferramentas de busca da Web,
levaram menos de 1 segundo
99,9%99,9%
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ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
Proposta Vantagens Desvantagens Parecer
Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de
excel.
Utilizar um fórum para armazenar os
documentos.
Utilizar o wiki para armazenar os documentos.
Analista 1
Gera Armazena
I:\\Tutorial
I:\\Locais.xlsAnalista 2
Procura ExecutaProcura
Gera novo ciclo
Não encontrou
Não encontrou
• Não possui custo adicional• O excel possui ferramenta de busca rápida
• O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha.• O usuário tem que procurar a localização dessa planilha
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ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
Proposta Vantagens Desvantagens Parecer
Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de
excel.
Utilizar um fórum para armazenar os
documentos.
Utilizar o wiki para armazenar os documentos.
• Não possui custo adicional• O excel possui ferramenta de busca rápida
• O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha.• O usuário tem que procurar a localização dessa planilha
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ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
39
ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
Proposta Vantagens Desvantagens Parecer
Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de
excel.
Utilizar um fórum para armazenar os
documentos.
Utilizar o wiki para armazenar os documentos.
• Não possui custo adicional• O excel possui ferramenta de busca rápida
• O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha.• O usuário tem que procurar a localização dessa planilha
• Gratuito• Possui ferramenta de busca• Armazenamento em um único lugar• Controle de acesso
Analista 1Analista 2
Posta as
informações no Forum
Procura
•Não encontrada
40
ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
Proposta Vantagens Desvantagens Parecer
Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de
excel.
Utilizar um fórum para armazenar os
documentos.
Utilizar o wiki para armazenar os documentos.
• Não possui custo adicional• O excel possui ferramenta de busca rápida
• O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha.• O usuário tem que procurar a localização dessa planilha
• Gratuito• Possui ferramenta de busca• Armazenamento em um único lugar• Controle de acesso
• Não encontrada
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ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
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ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
Proposta Vantagens Desvantagens Parecer
Informar o caminho do armazenamento em uma planilha de
excel.
Utilizar um fórum para armazenar os
documentos.
Utilizar o wiki para armazenar os documentos.
• Não possui custo adicional• O excel possui ferramenta de busca rápida
• O usuário pode não lembrar de alimentar a planilha.• O usuário tem que procurar a localização dessa planilha
• Gratuito• Possui ferramenta de busca• Armazenamento em um único lugar• Controle de acesso
• Não encontrada
• Gratuito• Possui ferramenta de busca• Armazenamento em um único lugar• Controle de acesso
Não encontrada.
Analista 2
Posta as
informações no Wiki
Procura WikiAnalista 1
43
ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
Wiki
Fórum é uma ferramenta para páginas de internet destinada a promover debates através de mensagens publicadas abordando uma
mesma questão
Wiki é uma ferramenta web para postar informações de modo a compartilhá-las a uma sociedade.
44
ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
45
ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
46
ESTUDO DA IMPLANTAÇÃOESTUDO DA IMPLANTAÇÃO
Wiki
Fórum é uma ferramenta para páginas de internet destinada a promover debates através de mensagens publicadas abordando uma
mesma questão
Wiki é uma ferramenta web para postar informações de modo a compartilhá-las a uma sociedade.
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VIABILIDADE DA IMPLANTAÇÃOVIABILIDADE DA IMPLANTAÇÃO
Concluído Em andamento Com atrasoPrevisto
04 - 06
04 - 08
25
26 - 10
26 - 20
04 - 13
04 - 13
CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃOCRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO
20 - 21
25 - 10
02 - 20
22
22
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IMPLANTAÇÃOIMPLANTAÇÃO
49
ANÁLISE DOS RESULTADOSANÁLISE DOS RESULTADOS
TabelasTabelas
Grau de Importância nos textos.
HSFPesquisando uma palavra.
50
ANÁLISE DOS RESULTADOSANÁLISE DOS RESULTADOS
MetaMeta
60
0,01
Atual
Met
a10
20
30
40
50
Tem
po
(Min
utos
)60
99,9%99,9%
HSF
51
ANÁLISE DOS RESULTADOSANÁLISE DOS RESULTADOS
Possui controle de acesso.
Possui controle de acesso.
Não há necessidade de avisar os colegas. Pois o
armazenamento é em um único lugar
Não há necessidade de avisar os colegas. Pois o
armazenamento é em um único lugar
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ANÁLISE DOS RESULTADOSANÁLISE DOS RESULTADOS
Pesquisa em 0,48 segundos
Pesquisa em 0,48 segundos Possui controle das
ultimas alteraçõesPossui controle das ultimas alterações
A procura por uma informação no DTI fica de acordo com o Lema do Triênio
Lema do Triênio (2008 – 2009 – 2010)
Simplicidade, velocidade e concentração para atingir excelênciana América do Sul
Sho MinekawaPresidente
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FREIO CONTRA O RETROCESSOFREIO CONTRA O RETROCESSO
• Problema: Falha no acesso ao servidor onde localiza o Wiki.• Ação: Será ativado o servidor de contingência do Wiki, assegurando o acesso às informações.
Analista TIWiki
Servidor Atual
Servidor de Contingência
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TRABALHOS FUTUROSTRABALHOS FUTUROS
Incentivar os novos analistas a utilizarem o Wiki
Verificar se existe novas atualizações
55
Babel
Agradecemos a
oportunidade!