Post on 14-Apr-2017
Offentlig digitalisering16.-17. marts 2016
Gevinstkortet giver et godt overblik over, hvor der ledelsesmæssigt skal
sættes fokus
Annette Assentoft, management konsulent, Peak Consulting Group
Kit Roesen, programleder, brugerportal, KL
Gevinstrealisering
Offentlig digitalisering 2016
Annette Assentoft, Management konsulent
Kit RoesenProgramchef, KL
Kort om…
Gevinstrealisering, ejerskab og måling
To pointer
Gevinstrealisering handler om,
at man som organisation har et
mindset, der er værdiorienteret
Gevinstrealisering tilbyder en
struktureret tilgang, der kan hjælpe jer
med at skabe værdi i jeres
forandringsinitiativer
Vores mantra
Fokus på gevinstrealisering
betyder fokus på forandringsledelse,
der igen betyder forankring af
projekternes leverancer,
hvilket er en forudsætning for at opnå værdien
Det handler om…
Det handler altså om mennesker og om at skabe værdi for og hos dem
– og det er de mennesker, der skal realisere værdien, der er helt centrale
Idéfase Startfase Initieringsfase
Projektmodel og gevinstmetoden- fra Vurderingskort over Gevinstkort til Gevinstrealiseringsplan
Gevinstbeskrivelser
Gevinstrealiseringsplan
Gevinstkort
Vurderingskort
Årets gevinstsurvey – Top 4 udfordringer
• Ejerskab og opfølgning på gevinster
• Konkrete og målbare gevinster – (+ dårligt datagrundlag)
• Motivation fra mellemledere og forretningen(og ind i mellem
topledelsen)
• Gevinstkultur
Og så en runner-up:
• Den altid tilstedeværende tids- og ressourcefaktor
Organisatorisk implementering
• Projekt og forandring går hånd
i hånd
• Forandringsledelsen starter før
projektet og fortsætter efter
projektet er lukket
• Sker forandringen gennem
planlægning eller tilfældighed
• Implementering i bund
Altså…
Graden af gevinstrealisering er
afhængig af, at man lykkes med
at skabe den ønskede forandring
Hvad sker der i praksis?
Forskningen siger:
• Ifølge Prosci er der en lineær sammenhæng mellem ledelsens
opbakning, og effekten af forandringstiltagene
Faktum fra Peaks undersøgelse i 2015 er:
• Kun 29% planlægger de nødvendige forandringer og aktiviteter for
at realisere gevinsterne
• Kun 21% har disse aktiviteter i projektbudgettet
Husk at planlægge, budgettere og
understøtte forandringerne!
Hvorfor skal vi måle?
Hvis man ikke måler, hvordan ved man så, at der er skabt værdi?
Hvordan får vi folk til at måle?
• Bevis værdien af at måle!
• Gør det relevant at måle og brug
målingerne aktivt
• Understøt, dem der skal måle
• Benyt jer af ”eksisterende” data
• Brug indikatorer når det giver mening
• Tag udgangspunkt i brugernes hverdag
• Forlæng projektet ind i realiseringsfasen
”You don’t have to be
great to start
but
you have to start
to be great”Zig Ziglar
peakconsulting.dk
peakkurser.dk
Vil du vide mere?
Annette Assentoft
+45 31 23 80 69
aa@peakconsulting.dk
FORANDRINGS-
PROJEKTER MED
LEDELSESMÆSSIGT
FOKUS
v/ Kit Roesen, programchef KL
GEVINSTREALISERINGO
FF
EN
TLIG
DIG
ITA
LIS
ER
ING
2016
GEVINSTREALISERING
Baggrund
Programchef Kit Roesen for
Brugerportalsinitiativet, KL
Brugerportalsinitiativet:
Understøtter folkeskolereformen
med digitale løsninger til
videndeling og kommunikation.
2007 - 2014
Kontorchef for
digitaliseringsområdet i
Socialforvaltningen i Københavns
Kommune
Gevinstrealisering i KL
Kontaktperson Kaare Pedersen
KAA@kl.dk
Link til KL gevinstrealisering
http://www.kl.dk/Fagomrader/Ad
ministration-og-
digitalisering/Digitaliseringsstrat
egier1/Gevinstrealisering/
GEVINSTREALISERING
Gevinstrealisering
› 1. Prioritering og vurdering af projekternes relevans
› 2. Forventningsafstemning
› 3. Ejerskab hos driftsledelsen
› 4. Holde fokus – hvordan anvender vi nu i KL gevinstrealisering på
skoleområdet.
› 5. Opsamling
GEVINSTREALISERING
Prioritering og vurdering af projekternes relevans
Der er ofte flere projekter i gang i offentlige
organisationer, end man har ressourcer til at
gennemføre
Skab fokus og strategisk forankring
For mange projekter skaber manglende
fokusering og tager ressourcer og
opmærksomhed fra de vigtigste projekter
Prioritér de projekter, som direkte understøtter
forretningsstrategien
Situationen i
dag
Indsatsområ
der
Myndighedsområdet: ventetid på
afgørelser og delvist tekstuelle
uensartede svar
Udførerområdet: stort tidsforbrug på
dokumentation
Myndighedsområdet: stort
tidsforbrug på dokumentation og
afgørelse
Udførerområdet:
flere medarbejdere med
skriveudfordinger
(G1) Gevinst ved
besparelser på mandetimer
Overordnede mål:
Talegenkendelse, Vurderingskort , september 2013
Opbakning fra medarbejderne
Løsning på produktivitet i forhold til
flere medarbejdere pr. kontor
DK fagordbog
Systemmæssigt lille fejlprocent
System let at betjene
Gevinst
er
GEVINSTREALISERING
Forventningsafstemning
Begin with the End in Mind –
hvad vil vi opnå?
Gevinstkortet bliver et
dialogværktøj
Supplement til
projektværktøjer som f.eks.
PID og businesscase,
issuelog mv.
GEVINSTREALISERING
Ejerskab hos driftsledelsen
Modtager af projektet –
Driftsenheden bliver aktiv
medspiller i projektforløbet
Forankring hos
driftsorganisationen af projekter
direkte som understøtter
forretningsstrategien
Eksempel Netforvaltningsundhed
NETFORVALTNINGSUNDHED (NFS)IN
DS
ÆT
EM
NE
.O
FF
EN
TLIG
DIG
ITA
LIS
ER
ING
2016
BPI - Brugerportalsinitiativet
Læringsplatform: 9-20 leverandører på markedet
Digitale læremidler: 50-100 leverandører på markedet
GEVINSTREALISERINGO
FF
EN
TL
IG D
IGIT
ALIS
ER
ING
2016
Folkeskolens og dagtilbuddenes store digitale spring kommer over de næste år
1300+ folkeskoler får nye fagsystemer over de næste år
Ca. 3000 ledere og ca. 60.000 lærere og pædagoger i landets
folkeskoler får nye arbejdsredskaber, som skal anvendes i det
daglige arbejde
555.455 folkeskoleelever og deres forældre samt de fleste
forældre til 0-5 årige, pædagoger og dagplejere i landets
dagtilbud vil få en ny kommunikationsplatform
Digitale
læremidlerLæringsplatforme
Samarbejds-
platform
Aktiviteter i forhold til strategi / mål
Dygtigere
elever, bedre
elevtrivsel
Styrket
samarbejde
med og om
eleven
Forbedret
læring (qua
videndeling)
AUGUST 2016 AUGUST 2017 AUGUST 2018
OF
FE
NT
LIG
DIG
ITA
LIS
ER
ING
2016
Samarbejdsplatform
dagtilbud
26
Processen
3 workshops med ledere og medarbejdere = 3 gevinstkort
Workshop med elever i Næstved - onsdag den 10. februar
Samles til 1 samlet gevinstkort
(A3) Bedre læring for
alle elever med større
effekt
(G8) Tid til at
planlægge
differentierede
UV-forløb samt
evaluere dem.
(G2) Omgjort tid i
forberedelses-
arbejdet
(F4) Det sikres, at det
pædagogiske personale
bruger løsningerne til at
dele og anvende viden, så
der aktivt arbejdes med
videndeling
(L4) Opdaterede
arbejdsgange og processer
på den enkelte skole
(L5) Snitflader og
integrationer til relevante
systemer for at sikre
sammenhængende data og
viden(L6) Håndtere alle relevante
filformater
(L7) Løsningerne er
kollaborative og responsive
(L8)Etableret
supportstruktur på det
faglige og tekniske område
(A1) Styrket dialog
ml. skole, forældre og
elever om trivsel,
læring og progression
(A2) En attraktiv
folkeskole med
respekt for
professionel viden og
praksis
(A3) Bedre læring for
alle elever med større
effekt
(G15) Motiverede
elever med
ansvar for egen
læring
(G9) Bedre
læringsmiljø
(G7) Bedre
arbejdsmiljø
(G3) Understøttende
i overgang fra
dagtilbud -> skole / Et
portofolio per barn
(G11) Eleven har
indsigt i egen
progression og
kan se denne i et
større perspektiv
(G10) Bedre
elevplaner
(G8) Tid til at
planlægge
differentierede
UV-forløb samt
evaluere dem.
(G14)
Undervisnings-
niveauet for de
svageste højnes
(G4) Højere kvalitet i
opgaveløsningen
(G12)
Forældrenes tillid
og respekt
(G13)
Engagerede
forældre der kan
følge med i
barnets trivsel og
læring
(G5) Øget indsigt i
den enkelte elev
(G1) Øget didaktisk
bevidsthed og
kompetencer hos
pædagogisk
personale
(G2) Omgjort tid i
forberedelses-
arbejdet
(F1) FORÆLDRE!
(F2) Alle [forældre, pæd.
personale, elever] benytter
de vedtagne
kommunikationskanaler
(F4) Det sikres, at det
pædagogiske personale
bruger løsningerne til at
dele og anvende viden, så
der aktivt arbejdes med
videndeling
(F5) Det sikres at den
supportstruktur (PLC, IT-
fyrtårne og lign.) der er
omkring løsningerne
anvendes [af det
pædagogiske personale]
(F6) Det sikres, at alle
parter har adgang til og
anvender den samme viden
om eleverne gennem
løsningerne
(F5) Øget elevinddragelse
(F7) Elever skal aktivt
opsøge læring
(F3) Reducere den dialog
der baserer sig på
”synsninger”.
(L4) Opdaterede
arbejdsgange og processer
på den enkelte skole
(L1) Mulighed for multimodal
kommunikation
(L2) Hver skole har en
kanalstrategi med vedtagne
kommunikationskanaler
(L5) Snitflader og
integrationer til relevante
systemer for at sikre
sammenhængende data og
viden
(L3) Løsningerne skal
understøtte
dokumentationskravene på
en enkel måde
(L6) Håndtere alle relevante
filformater
(L7) Løsningerne er
kollaborative og responsive
(L8)Etableret
supportstruktur på det
faglige og tekniske område
(L10) Uddannelse og
vejledning i brug af
løsningen
(L12) Mulighed for at koble
elever, mål og forløb
(L13) Mulighed for at styre
på roller
(L14) Portfolio på den
enkelte elev
(L9) Øget digital parathed
hos ledere og medarbejdere
(L15) Undervisning på
seminarierne i brugen af
løsningerneMål
Organisatoriske leverancer
Tekniske leverancer
Forandringer
Gevinster
BPI – fælles gevinstkort v.01 3/2-2016
(G6)
Professionel
kommunikation
Gevinstkortet i praksis:
• Godt dialogredskab
• Tydeliggøre de organisatoriske leverancer
• Godt fundament for at skabe ejerskab til aftager af projekt
• Hjælper de rigtige projekter til at lykkes og sætter fokus på gevinster
• Få lukket eller udskyd de projekter, som ikke er strategisk centrale,
eller der ikke er ressourcemæssigt rum for
• Letter kommunikationen om projektets gevinster og forudsætninger
• Tester om de indtil nu identificerede leverancer er tilstrækkelige til at
nå det ønskede mål
• Hjælper med at undgå dobbelttælling af gevinster i projektet og i
forhold til andre projekter
• Grundlag for gevinstbeskrivelser, input til samlet Business Case samt
gevinstplan.
• Opmærksomhedspunkt: - kræver grundige gevinstbeskrivelser
GEVINSTREALISERINGO
FF
EN
TLIG
DIG
ITA
LIS
ER
ING
2016