‘Google Drive For

Work’

การจดการความร KM ส านกงานคณบดคณะศลปกรรมศาสตร

ครงท 1 ประจ าปงบประมาณ 2559

Google Drive

Google Drive เปนโปรแกรมบรการจาก Google ทใหเราสามารถน าไฟลตางๆ ไปฝากไวไดฟรท Sever ของ

Google ท าใหเราสามารถใชไฟลเหลานนทไหนกได ซงไมใชแคการฝากไฟล แตยงสามารถแบงปน(Share) ไฟลกบคนท

ตองการ และยงแกไขไฟลเอกสารรวมกนไดจากอปกรณสมารทโฟน แทปเลต และเครองคอมพวเตอร ทมการเชอมตอ

ผานระบบอนเตอรเนต

ส าหรบบคลากรของมหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ สามารถใชงาน Google drive หรอบรการตางๆของ

Google เชน Google form จะไดรบพนทจดเกยไฟลขอมลฟรแบบไมจ ากดพนท(Unlimited) โดยใช Buasri ID เพอ

สมครลงทะเบยนเขาใชงาน GAFE ซงเปนระบบ Google Apps For Education ของมหาวทยาลยกอน

การสมครใชงาน

ขนตอนการลงทะเบยน

อาจารย และบคลากรทกคน ทตองการจะเขาใชงาน Google Apps For Education ของมหาวทยาลย จ าเปนตองท าการลงทะเบยนเพอขอม GAFE Account กอน โดยมขนตอนดงน

1. คลกปม บนหนาแรกเวบไซต 2. ยนยนตวตนเขาสระบบดวย BuaSri ID และรหสผาน

3. ก าหนด SWU GAFE Account และ Password ทตองการ ดงน GAFE Account จะถกก าหนดใหใชเปนตวเดยวกบ BuasriID(บวศรไอด) ททานใชอย เชน SWU Mail คอ BuasriID@swu.ac.th GAFE Account คอ BuasriID@g.swu.ac.th จากนนก าหนด Password ทจะใชเขาสระบบ GAFE@SWU โดยไมจ าเปนตองก าหนดรหสผานเหมอนรหสผานของบวศรไอด แลรหสผานตองมความยาวอยางนอย 8 ตวอกษร

4. เมอด าเนนการลงทะเบยนไดเรยบรอย ระบบจะแจง GAFE Account ททานไดก าหนดไว

5. ทานจะสามารถเขาใชงาน Google Apps For Education ไดทนทท http://www.google.com/a/g.swu.ac.th

ดงรปดานลาง

6. หรอท าการ Login เขาใชงานระบบครงแรก ทานตองอานและยอมรบขอตกลงกอนเขาใชงาน ดงน

7. เมอท าการยอมรบขอตกลงเรยบรอยแลว กจะพบกบหนาแรก ซงเปนหนาทรวบรวม Services ของ Google Apps

For Education ทเปดบรการทงหมด

โดยแอปพลเคชนเพอการศกษาทมหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒรวมกบ Google ใหบรการอเมล ปฏทน เอกสาร เวบไซต Drive Google+ รวมถงผลตภณฑอนๆ ของGoogle แกคณาจารย และบคลากรของมหาวทยาลย เพอประโยชนในการเรยนการสอนแบบท างานรวมกนในรปแบบCloud service สามารถน าไปใชเปนเครองมอชวยเพมประสทธภาพการท างาน ท าใหการตดตอ แลกเปลยนเรยนร และท างานรวมกนไดจากทกท มดงน

GAFE Mail

Calendar

Docs

Drive

การสรางแบบสอบถามออนไลน Google form

Google Form คออะไร Google Form เปนสวนหนงในบรการของกลม Google Docs ทชวยใหเราสรางแบบสอบถามออนไลน หรอใชส าหรบรวบรวมขอมลไดอยางรวดเรว โดยทไมตองเสยคาใชจาย ในการใชงาน Google Form ผใชสามารถน าไปปรบประยกตใชงานไดหลายรปแบบอาท เชน การท าแบบฟอรมส ารวจความคดเหน การท าแบบฟอรมส ารวจความพงพอใจ การท าแบบฟอรมลงทะเบยน ฯลฯ ทงนการใชงาน Google Form นน ผใชงานหรอผทจะสรางแบบฟอรมจะตองมบญชของ Gmail หรอAccount ของ Google เสยกอน ผใชงานสามารถเขาใชงานสรางแบบฟอรมผาน Web Browser ไดเลยโดยทไมตองตดตงโปรแกรมใดๆเพมเตมทงสน

เรมตนใชงาน Google form

กอนทจะเรมสรางและออกแบบฟอรมออนไลนนน เพอใหการสรางฟอรมงายขน ผมเลยขอยกตวอยางแบบฟอรมส ารวจความพงพอใจในการใหบรการฯ เพอน ามาเปนตนแบบในการออกแบบฟอรมออนไลนใน Google form

หลงจากเรามตวอยางฟอรมทเปนตนแบบแลว ขนตอนแรกใหลงชอเขาใช Google Account เพอเขาไปใชบรการของ Google ซงสามารถ Login ไดท : https://goo.gl/eRx3uP

จากนนกรอกอเมลและรหสผานของบญช GAFE ID (……@g.swu.ac.th)

เมอลงชอเขาสระบบเรยบรอยแลว หนาเวบของผใชงานจะกลบมายงหนา Google search ใหผใชงานคลกไปท “App -> ไดรฟ” เพอไปยง Google Drive

ในหนาของ Google Drive นนจะเปนคลงเกบไฟลออนไลน (เมอเราท าการสรางฟอรมเสรจแลว ฟอรมทเราสรางเสรจจะอยใน Google Drive)

ขนตอนทสอง เรมตนสรางแบบฟอรม โดยไปท “ใหม -> เพมเตม -> Google ฟอรม“

เมอเขาสหนาออกแบบฟอรม ขนตอนแรกใหผใชงานตงชอแบบฟอรม โดยไปทมมซายบน(ดงรปภาพดานลาง)

ตงชอแบบฟอรม “แบบส ารวจขอมลความพงพอใจ” เมอกรอกเสรจใหคลกท “ตกลง“

จากนนกรอกหวขอหลกของแบบสอบถาม และหวขอรองของแบบสอบถาม

ขนตอนตอเปนแทรกขอความลงในแบบฟอรม กอนทจะแทรกขอความลงไปใหท าการลบรปแบบฟอรมทถกสรางอยแลวออกกอนโดยคลกท รปถงขยะของรปแบบฟอรมนนๆ

ตอไปเราจะมาเรมท าแบบฟอรม โดยจะเรมตนออกแบบจากตอนท 1 ของแบบสอบถามตวอยาง ซงการแทรกขอความลงในแบบฟอรมเราสามารถใชรปแบบทเปน “สวนหวของสวนหว” และใชรปแบบฟอรม ทสามารถเลอกไดเพยงตวเลอกเดยวนนกคอรปแบบ “หลายตวเลอก“

วธการแทรกขอความลงในแบบฟอรมนน ผใชงานสามารถแทรกขอความธรรมดาลงในแบบฟอรมไดโดยเลอกท “เพมรายการ” จากนนเลอกท “สวนหวของสวน“

แทรกขอความทตองการแสดงลงไป “ตอนท 1 ขอมลทวไปของผใชงาน” เมอแทรกขอความเสรจแลว ใหคลกท “เสรจ“

ขนตอนตอไป เราจะท าการเพมรปแบบฟอรม “หลายตวเลอก” ทใชส าหรบเกบขอมล บคลากรนอกมหาวทยาลย, บคลากรภายในมหาวทยาลย, นกศกษา โดยใหผกรอกนนสามารถเลอกไดเพยงตวเลอกเดยวเทานน วธการเพมฟอรมใหไปท “เพมรายการ” -> “หลายตวเลอก“

กรอกหวขอค าถามลงไปในชอง “หวขอค าถาม” และกรอกขอความลงในตวเลอก หลงจากกรอกขอมลเสรจแลวให ตกถกทชอง “ค าถามทตองตอบ” เพอก าหนดใหผกรอกตองตอบค าถามขอนในลงแบบฟอรม เมอกรอกเสรจแลวใหคลกท “เสรจ“

หลงจากทเราไดสรางรปแบบฟอรม “หลายตวเลอก” ทใชส าหรบเกบขอมล เชน อาจารย, บคลากรภายในมหาวทยาลย, นสต ในตอนท 1 นน ในหนาของการออกแบบ เราจะสงเกตเหนเครองหมาย * สแดงปรากฏอยหลงหวขอค าถามเพอใหผกรอกไดทราบวาเปนค าถามทตองการค าตอบ

ตอไปเราจะมาออกแบบฟอรมในตอนท 2 ของแบบสอบถามตวอยาง โดยการแทรกขอความ “สวนหวของสวน” ของตอนท 2 นน เราจะไมสรางรปแบบฟอรมใหม แตจะเปนการท าส าเนาของรปแบบฟอรม “สวนหวของสวน” ของตอนท 1 ขนมาใหมอก 1 รายการและท าการแกไขและยายต าแหนง

วธการท าส าเนาใหมใหคลกท รปกระดาษซอนกน ขางหลงรปแบบฟอรมทตองการท าส าเนา ในตวอยางภาพดานลาง เราจะท าการท าส าเนาของ “สวนหวของสวน” ในตอนท 1

จากนนท าการแกไขขอความ ใหเปลยนเปนตอนท 2 “ตอนท 2 ความพงพอใจตอการใชบรการ…” เมอแกไขเสรจแลว ใหคลกท “เสรจ“

หลงจากกดเสรจสนแลว รปแบบฟอรม “สวนหวของสวน” ทเราท าส าเนาขนมาใหม จะปรากฏอยดานลางของตนฉบบทเราไดท าส าเนา

ตอไป เราจะท าการยายต าแหนง “สวนหวของสวน” ของตอนท 2 ใหลงมาอยดานลางสด วธการยายต าแหนงนน เราสามารถคลกเมาสคางไวทรายการนนๆ และลากเมาสไปยงต าแหนงทตองการ

หลงจากปลอยเมาส รายการนนๆ กจะถกยายไปยงต าแหนงทเราตองการ

ขนตอนตอไป ในสวนของตอนท 2 ของแบบฟอรมตวอยาง การเกบขอมลจะอยในรปแบบตาราง ซงGoogle form กสามารถเกบขอมลในรปแบบของตารางไดเชนกน สวนวธการสรางรปแบบฟอรมนน ใหไปท “เพมรายการ” -> “เสนตาราง“

จากนนใหกรอกหวขอค าถาม ซงหวขอค าถามกคอหวขอหลกของแตละตาราง ตอไปใหกรอก ปายก ากบแถวแนวนอน นนกหมายถง หวขอยอยในการประเมนของหวขอหลก และคอลมนกคอคาคะแนน ซงวธการนสามารถน าไปสรางทง 3 ตาราง ทอยในตอนท 2 นนกคอ ดานโสตทศนปกรณภายในหอง, ดานการใหบรการของเจาหนาท, ดานการใหบรการหองปฏบตการนวตกรรม สวนวธการสรางตารางทง 3 นนใชวธเดยวกนทงหมด

เมอกรอกขอมล หวขอค าถาม ปายก ากบ คอลมน ลงในรปแบบฟอรมของตารางเสรจสนแลว ขนตอนตอไปใหคลกท “เสรจ” และการสรางตารางตอไปนน เราจะท าส าเนาใหมและแกไขขอมล หรอสรางรายการ “เสนตารางใหม” ขนกได

ตวอยางรปแบบตารางตอนท 2 ของ Google form

ตอไปในสวนของ ตอนท 3 จะเปนการแทรกรายการทใชส าหรบกรอกขอมลเปนตวอกษรทมจ านวนมาก ซงรปแบบฟอรมรบขอมลเราจะใชเปน “ขอความยอหนา“

ในสวนของขอความ “ตอนท 3 ขอเสนอแนะทวไป” ใชรปแบบรายการแบบ “สวนหวของสวน” เหมอนกบขอความตอนท 1 และตอนท 2

ในการเพมรายการกลองขอความนน ซงรปแบบฟอรมรบขอมลแบบกกลองขอความกลองใหญ ควรจะใชเปนรายการ “ขอความยอหนา” การเพมรายการเราสามารถเพมไดท “เพมรายการ” -> “ขอความยอหนา“

แทรกหวขอลงไปในชองหวขอค าถาม จากนนกด “เสรจ“

ในตวอยางแบบฟอรมส ารวจ จะมหวหอค าถามอย 3 ขอ โดยทง 3 ขอจะใชวธการเพมรายการรปแบบเดยวกน นนกคอ “ขอความยอหนา“

หลงจากออกแบบฟอรมส ารวจแบบความพงพอใจตามตวอยางทใหไปเสรจสน ทนเราลองมาเปลยนมมมองแบบฟอรมทเราไดสรางไวแลวกนดกวา วารปรางหนาตาแบบฟอรมทเราไดออกแบบไวจะเปนหนาตาอยางไร

วธดตวอยางแบบฟอรมออนไลน โดยวธการดตวอยางแบบฟอรม สามารถคลกดไดท “ดฟอรมออนไลน“

เรมแชรแบบฟอรมออนไลน

หลงจากดตวอยางฟอรมทเราไดออกแบบแลว หากตองการทจะเผยแพรหรอแชรใหกบผกรอก ใหคลกท “สงฟอรม“

การสงฟอรมจะมอย 3 วธ 1. สงลง 2. การแชรผาน Social 3. สงฟอรมผาน E-mail โดยวธทงายทสดคงจะเปนวธท 1 คอการ Copy ลง และน าลงแบบฟอรมสงไปเผยแพรใหกบกลมเปาหมายท

ตองการ

จะเหนวา เพยงไมกข นตอนในการสรางแบบฟอรมออนไลน Google form เรากสามารถสราง

แบบฟอรมออนไลนไดงาย อกทงขอมลยงถกเกบอยในรปแบบตาราง(spreadsheet) ซงจะท าใหงายตอ

การแยกขอมล และยงมเครองมอส าหรบสรปผลโครงการ/กจกรรม ของหนวยงาน น าไปประมวลผลได

สะดวก และรวดเรวยงขน

ส านกงานคณบดคณะศลปกรรมศาสตร มศว