ปุจฉา : LEAN คืออะไร

วิสัชนา : LEAN เปนคําศัพทภาษาอังกฤษทีแ่ปลวา ผอมหรือ

บาง โดยถานํามาใชกับคนก็เปนคนรูปรางสมสวนปราศจาก

ไขมันสวนเกิน แข็งแรง กระฉับกระเฉง แตหากนํามาใชกับ

องคกรก็เปนองคกรทีท่ํางานไดอยางมีประสิทธิภาพปราศจาก

ความ สูญเปลา (waste) ในทกุขั้นตอนของการทํางาน

ปุจฉา : ถาจะนํา LEAN มาใชกับกระบวนงาน ใหเกิดประสิทธิภาพ ควรนํามาใชกับกระบวนงานใดด ี

วิสัชนา : การเลือกกระบวนงานที่จะนํา LEAN มีหลักการ ดังนี้ 1. ควรเปนกระบวนงานหลัก (Core process) 2. กระบวนงานที่มีขั้นตอนเยอะ ตองรอนาน หรือทําไมทัน (Queue/Bottle neck) 3. กระบวนงานที่มีขั้นตอนหรือการทํางานที่เกิดปญหา เชน ลาชา ผลงานผิดพลาดตองแกไขบอยๆ (Problem) 4. งานที่ตองประสานงานรวมกันหลายหนวย (Central process , inter-deparment , inter-unit job) 5. กระบวนงานที่ใชเวลานาน กระบวนงานที่ใชคนหลายคน กระบวนงานที่มีขั้นตอนมาก/ยุงยาก กระบวนงานที่ใชคาใชจายมาก สิ้นเปลือง กระบวนงานที่คางเสมอ

ปุจฉา : เราจะรูไดอยางไรวากระบวนการทาํงานมีความสญูเปลา

วิสัชนา : การท่ีจะรูไดวากระบวนการทํางานของเรานั้นมีความสูญเปลา (waste)

แฝงอยูในกระบวนการทํางานนั้น อาจพิจารณาไดจาก DOWNTIME ดังนี้

D คือ Defect Rework งานที่ตองทําซ้าํเนื่องจากความผิดพลาดที่เกิดซ้ําซากและแกไขตองอยูเสมอ O คือ Overproduction การผลิตหรือการใหบริการมากเกินความจําเปน W คือ Waiting การรอคอยทุกประเภท N คือ Not using staff

talent ความรู ความสามารถ ไมไดถูกใชอยางเต็มที่

T คือ Transportation การเดนิทางหรือการเคลื่อนยายงานในระหวางกระบวนการ I คือ Inventory วัสดุคงคลัง หรืองานที่คางตามข้ันตอนตางๆหรืองานที่เก็บไวทําภายหลัง M คือ Motion การเคลื่อนไหวโดยไมจําเปนซึ่งอาจเกิดจาการจัดวางตําแหนงของวัสดุและ

อุปกรณที่ตองใชในการทํางานไมเหมาะสม E คือ Excessive

Processing ข้ันตอนที่มากเกินความจําเปน

ปุจฉา : สิ่งสําคัญท่ีจะพัฒนาองคกรใหเปนองคกรแหง LEAN มีอะไรบาง

วิสัชนา : การจะนําพาองคกรไปสูองคกรแหง LEAN นั้น สิ่งสําคัญมี ดังนี้ 1. วัฒนธรรมองคกร 2. ความมุงมั่นของผูนําองคกร รวมถึงการสนับสนุนและการติดตามจากผูบริหาร 3. การถายทอดใหบุคลากรมีความรูความเขาใจเก่ียวกับแนวคิด LEAN 4. ความรวมมือของบุคลากร (Empowerment) 5. การสื่อสารภายในองคกร 6. การนํา LEAN มาใชอยางจริงจัง

วิสัชนา : การดาํเนินตอไปน้ีไมใชแนวทางการทาํ LEAN ในองคกร 1. การปรับกระบวนการเพียงขั้นตอนเดียว หรือการปรับกระบวนการเพียงสวนนอย แบบน้ีเรียก Keizen 2. การลดขั้นตอนหรืองานของหนวยงานตนเอง แตโอน/เปลี่ยนใหหนวยงานอื่นรับผิดชอบแทน 3. การกําหนดใหผูอื่นปรับการทํางานใหดีขึ้น ถูกตองสมบรูณกอนสงงานให 4. การลดหรือตดัขั้นตอนทิ้งแตทําใหเกิดความเส่ียงตอความเส่ียงตอความผดิพลาด 5. การลดหรือยกเลิกขั้นตอนที่ขัดตอระเบียบ ขอตกลง กฎหมาย 6. LEAN ตองใชทรัพยากรลดลง ไมใชเพิ่มขึ้น แตถาใชทรัพยากรเพิ่มขึ้นตองมีความจําเปนจริงๆและไดประสิทธิภาพคุมคากวาเดิมชดัเจน 7. บุคลากรตองทํางานนอยลงแตประสิทธิภาพดีขึ้น 8. ไมเพิ่มความเครียด แตสรางขวัญกําลังใจมากขึ้น

ปุจฉา : การดําเนินการใดบางที่ไมถือเปนแนวทางของ LEAN

ปุจฉา : อยากทดลองนํา LEAN มาใชกับการทํางานบางตองเร่ิมอยางไร

วิสัชนา 1. ศึกษาความรูเก่ียวกับเร่ือง LEAN concept 2. คนหาประเด็นปญหาในการทํางานวาปจจุบันมีปญหาหรือไม อาจพิจารณาจากความพึงพอของผูรับบริการ หรือเร่ืองรองเรียนท่ีเกิดขึ้นก็ได โดยอาจทําเปนแผนภูมิกางปลาเพื่อวิเคราะหปญหาและสาเหตุ 3. เขียนแผนผังกระบวนงานปจจุบันเรียงลําดับต้ังแตตนจนจบ โดยใสขอมูลท่ีตองการเพิ่มประสิทธิ เชน ขอมูลดานเวลา ระยะทาง คาใชจาย จํานวนขั้นตอน ความพึงพอใจของผูรับบริการ ความพึงพอใจของผูปฏิบัติงาน เปนตน โดยจําแนกขั้นตอนในกระบวนงานเปนสี ดังนี ้ - สีเขียว ใชกับ ขั้นตอนท่ีสงมอบงานท่ีเกิดคุณคาใหผูรับบริการในเวลาท่ีเหมาะสม (Value Added Activity - VAA) มีตอนะจะ - สีเหลือง ใชกับ ขั้นตอนท่ีไมเพิ่มคุณคาแตยังตองทํา (Necessary Non Value - NNVAA)

อยากทดลองนํา LEAN มาใชตองเร่ิมอยางไร ตอเนื่องจา - สีเหลือง ใชกับ ขั้นตอนท่ีไมเพิ่มคุณคาแตยังตองทํา (Necessary Non

Value - NNVAA) - สีแดง ใชกับ ขั้นตอนท่ีไมเกิดคุณคาใดๆตอผูรับบริการหรือขั้นตอนท่ีหากไมมีก็ไมสงผลกระทบตอการสงมอบงานใหผูรับบริการ (Non Value-Added Activities - NVAA) 4. วางแผนการแกไขปญหาในขั้นตอนการทํางาน โดยอาจนําเทคนิควิธีการตางๆมาใชใหเหมาะสมกับแตละขั้นตอน และเขียนแผนผังกระบวนงานแบบใหม 5. ทดลองปฏิบัติจริงพรอมเก็บสถิติขอมูลเพื่อเปรียบเทียบ หากยังไมพอใจกับผลลัพธในการแกปญหาคร้ังแรก สามารถวางแผนแกปญหาและทดลองซ้ําได 6. สรุปผลลัทธท่ีไดพรอมสรุปประเด็นการเรียนรู

ปุจฉา : เราจะสามารถรูไดอยางไรวากระบวนงาน

ใหมท่ีปรับปรุงมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิสัชนา : ใชสูตรในการคํานวณหาคาประสิทธิภาพของกระบวนงาน ดังนี้

ประสิทธิภาพ = x 100

Value คือ ขั้นตอนท่ีสงมอบงานท่ีเกิดคุณคาใหผูรับบริการในเวลาท่ีเหมาะสม

เครื่องมอืในการทํา LEAN