Post on 01-May-2015
A.A. 2006/2007
Risultati delle attività di controllo
Clara ItalianoAgenzia Nazionale LLP Italia- Ufficio Finanziario
TIPOLOGIA DEI CONTROLLI
1. CONTROLLO FINANZIARIO
1. AUDIT IN SITU (CONTROLLO FINANZIARIO E MONITORAGGIO)
1. MONITORAGGIO
Controllo Finanziario
ISTITUTI CONTROLLATI: n° 23, PER COMPLESSIVI € 2.247.631,75
N° 18 Istititi per la Mobilità Studenti e la Mobilità Docenti
N° 2 Istituti per la sola Mobilità Studenti
N° 3 Istituti per la sola Mobilità Docenti
Controllo Finanziario – Istituti controllati
1. CONSERVATORIO DI MUSICA - ADRIA
2. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA “DOMENICO CIMAROSA” - AVELLINO
3. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DEL MOLISE
4. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA "AGOSTINO STEFFANI" - TREVISO
5. CONSERVATORIO "G.F.GHEDINI" - CUNEO
6. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA LUIGI CHERUBINI - FIRENZE
7. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FOGGIA
8. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FROSINONE
9. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI GENOVA
10. CONSERVATORIO DI MUSICA "ALFREDO CASELLA“ – L’AQUILA
11. CONSERVATORIO DI MUSICA 'NINO ROTA‘ – MONOPOLI
12. SECONDA UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI NAPOLI
13. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PERUGIA
14. FONDAZIONE ACCADEMIA DI BELLE ARTI “PIETRO VANNUCCI” - PERUGIA
15. SCUOLA NORMALE SUPERIORE DI PISA
16. ISTITUTO SUPERIORE DI STUDI MUSICALI "ACHILLE PERI“ – REGGIO EMILIA
17. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI ROMA TRE
18. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – TRENTO
19. CONSERVATORIO DI MUSICA - TRIESTE20. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI UDINE21. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA –
UDINE
22. CONSERVATORIO DI MUSICA DI VENEZIA
23. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI VERONA
Controllo Finanziario MOBILITA’ IN USCITA
Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale
STUDENTI - SM
–Accordo Istituto/studente
–Documenti inerenti eventuali prolungamenti
–Emendamento bonus 135 €
–Attestato di partecipazione
–Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso
–Rapporto Narrativo studente
–Piano di studio (learning agreement) degli studenti
–Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti
–Accordo Istituto/studente per l’erogazione del contributo EILC (se del caso)
–Prova del versamento del contributo EILC (se del caso)
–Attestato di partecipazione al corso EILC (se del caso)
DOCENTI - TS
–Accordo Istituto/docente
–Attestato di partecipazione
–Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso
–Rapporto Narrativo docente
–Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti
Controllo Finanziario
Rimborsi a seguito del Controllo (dati provvisori)Mobilità Studenti
► 7.980 € (54 mensilità)
► 945 € (Bonus Revocati)
► 6.500 € (13 borse Eilc Revocate)
► 7 Istituti
Mobilità Docenti
► 2.710,60 € (costi non ammissibili)
► 9 Istituti
Organizzazione della Mobilità
350,00 €
► 1 Istituto
RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO
AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05; 2005/06;2006/07
2000/01
2001/02
2002/03
2003/04 2004/05
2005/06 2006/07 dato
provvisorio
N° Istituti
controllati
4 4 7 8 20 26 23
Rimborsi SM
richiesti €
5.330,00
1.130,00
5.580,00
10.800,00
1.640,00
25.230,00+
(3.470 € OM)
15.425,00
+
(350,00 € OM)
Rimborsi TS
richiesti €
2.850,10
379,05 960,28 828,20 837,40 666,53 2.710,60
Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
Istituti visitati: n. 5, per complessivi € 1.340.419,26L’AN ha effettuato un controllo - a campione - delle pratiche relative agli studenti ed ai docenti in
mobilità ERASMUS nell’a.a. 2006/2007
1. Conservatorio di Musica G. Verdi di Como
2. Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia
3. Università degli Studi di Padova
4. Scuola Superiore per Mediatori Linguistici - Roma
5. Libera Università degli Studi "S. Pio V“ - Roma
Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
Fasi principali:
1. Gestione delle attività ERASMUS
2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale”
3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria”
4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti
Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
1. Gestione delle attività ERASMUS
- Politica Internazionale dell’Istituto per la mobilità e prospettive per il futuro;
- Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS;
- Accordo ed eventuali Emendamenti stipulati tra l’Agenzia Nazionale e l’Istituto per l’erogazione dei fondi relativi all’a.a. 2006/2007;
- Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto (conto corrente separato o conto corrente unico);
- Prova che i fondi ERASMUS confluiscano univocamente su tale conto;
- Eventuali Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS;
- Modalità di registrazione delle transazioni nei confronti degli studenti/docenti ERASMUS;
- Tempi e procedure di pagamento agli studenti/docenti ERASMUS;
- Modalità di verifica della procedura ai fini di evitare il doppio finanziamento per una stessa voce di spesa;
- Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti
- Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto;
- Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS in entrata.
Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale”
o Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS
o Procedure selezione disabili
o Accordi Bilaterali
o Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS
o Preparazione linguistica
o Materiale informativo eventualmente prodotto
Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale
o Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM (richieste, autorizzazioni e emendamento di prolungamento delle mensilità studenti).
o Emendamento erogazione bonus pari a 135 Euro (ove previsto).
o Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti
o Piano di studio (learning agreement) dello studente stipulato prima della partenza.
o Attestato di partecipazione al termine del periodo di studi/docenza all'estero
o Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente
o Rapporto Narrativo dello studente/docente
o Documenti (accordo/attestato) e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti
o Documenti (Emendamento) e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti
o Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti e modalità di rimborso adottate (regime forfetario e il regime piè di lista )
Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti
Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
Rimborsi a seguito di Audit
Mobilità Studenti
► 2.320 € (14 mensilità)
► 4 Istituti
Mobilità Docenti
► 451,56 € (Costi non ammissibili)
► 2 Istituti
RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO
AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06
2000/01
2001/02
2002/03
2003/04 2004/05 2005/06
2006/07
N° Istituti visitati
3 3 5 5 6 7 5
Rimborsi SM
richiesti €
1.060,00
5.020,00
0 2.760,00
1.220,00
3.220,00
90,00
OM
2.320,00
Rimborsi TS
richiesti €
650,00 115,71 201,02 1.221,03
807,35 SEV
2.001,18
630,00
OM
270,14 451,56
PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1
MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI
Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti
Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e massima di dodici mesi) e Mensilità (Contributo mensile accordato)
Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile
SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità
ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE
PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2
Ritardo nell’erogazione dei contributi
alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi
Eventuali posizioni ancora aperte dopo la Rendicontazione Finale, devono essere comunicate all’Agenzia Nazionale
i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza
PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3
Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione
Documenti necessari:
Richiesta scritta dello studente
Autorizzazione dell’Istituto ospitante
Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività
Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus
Da rendicontare come Mensilità senza contributo
Accordi con gli studenti/docenti, stipulati prima del periodo di Validità.
Corsi EILC effettuati durante il periodo di attività Erasmus
PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4
Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro)
Mancanza/Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma;
Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare emendamento per l’a.a. 2007/2008)
SM: attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità
TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno
TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo
PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 5
Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente;
Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie
Grazie per l’attenzione!