Sosiale medier og arkiv

v/ Anne Marit Noraker, Oslo byarkivArkivakademiet – mars 2011

Jeg skal snakke om:

� Forvaltningens og særlig arkivinstitusjoners bruk av sosiale medier

� Eksempler, muligheter, potensiale og fallgruver

Kilder:

� Egne erfaringer fra arkivformidling og diverse funn på nettet

� DIFI-rapport. 2010. Veileder i sosiale medier for forvaltningen. Oslo. http://www.difi.no/filearchive/veileder-i-sosiale-medier-for-forvaltningen-pdf-.pdf

� Difi = direktoratet for forvaltning og IKT

� Tema: Hvordan kan offentlig sektor benytte sosiale medier for å bli bedre, og samtidig tilfredsstille lovverket brytes og prinsippene offentlig sektor er tuftet på.

Hva er sosiale medier?

� Ny kommunikasjonskanal:� En samlebetegnelse på web-tjenester som støtter aktiv

deltakelse og sosial interaksjon (jf. Facebook, Flickr, YouTube, blogger, m.fl.)

� Ny måte å jobbe på:� Brukerne skaper innholdet i sosiale medier, men det er langt

flere som leser, enn som produserer innhold selv. � Det å kommentere, videreformidle og anbefale andres innhold er

vel så viktig. � Denne delekulturen er essensen i sosiale medier og innebærer

at deltagerne kan videreutvikle hverandres idéer. � Deltagelse i sosiale nettverk, samarbeid og utveksling av erfaring

og kunnskap mellom fagfolk kan bli hverdagen for morgendagens kunnskapsmedarbeidere.

”Dersom abm-institusjonene utnytter de sosiale teknologiene til

økt samfunnsdeltagelse og åpner opp for at folket kan

kommentere, klassifisere, diskutere og dele (distribuere) lenker

fra institusjonenes nettressurser inn i (lukkede) nettsamfunn,

kan vi trygt si at dette utfordrer og forandrer sektorens rolle

som forvalter av kulturhistorisk sannhet. Vi snakker både om

demokratisering av definisjonsmakt og nye roller for

institusjonens ansatte som faglige autoriteter.”

ABM-rapport om sosiale og mobile teknologier (2009)

Hvordan kan arkivinstitusjonene fremstå som autoritet på arkivfag og lokalhistorie?

� Oslo byarkivs ambisjoner og strategier (eks: å bli oppfattet som en

autoritet og naturlig førstevalg mht Oslo-historie, å øke tilgangen til

digitalisert arkivmateriale)

� Hvordan kan vi bruke sosiale medier til å nå målene våre?

www.byarkivet.oslo.kommune.no 6

Økt synlighet

� Flere kanaler/formidlingsstrategier - flere målgrupper

� Profilering, imagebygging

� Vi når folk som allerede har en interesse for oss. I tillegg venners venner.

� Flere fysiske besøk.

� Mer åpenhet rundt offentlig forvaltning.

Kostnadseffektivt

� Enkelt

� Lavterskel/ lett å komme i gang, slipper å utvikle egne løsninger. Krever lite teknisk kunnskap

� Gratis

� Mulig å måle statistikk

Dialog og brukermedvirkning

� Dialog med brukere, kommentarer, tagger, tilbakemeldinger,

overføring av kompetanse, brukermedvirkning, enkel deling

� Sosiale medier som lytteverktøy for det offentlige

� Brukergenerert innhold og brukerstyrt konsumering av innhold

� Brukerne kan også være med å skape tjenester de har behov for

og savner.

9

Dialog og brukermedvirkning - eksempler

� http://www.fiksgatami.no/

� Tromsø http://www.gatami.no/ Kongsvinger http://hvordan.kongsvinger.no/

� kulturminnesøk: Brukerne kan kommentere på kartlagte kulturminner, tagge

og legge inn foto og opplysninger

� Høringssvar via sosiale medier: DIFI opprettet egen blogg om sosiale medier

knyttet til utarbeidelsen av rapporten http://sosialemedier.difi.no/

� Difi har tilbudt departementer og offentlige etater digitale samarbeidsrom

siden 2004, kalt www.kunnskapsnettverk.no

� En rekke blogger, som for eksempel data.norge.no, viser at forvaltningen er

rede til å tenke annerledes og mer åpent om prosess og politikkutforming

Økt involvering og brukerengasjement

� Økt eierskap blant publikum og mer dialog med publikum.

� I tillegg kan brukerne kommunisere seg i mellom og bygge

nettverk.

� Mer åpenhet rundt offentlig forvaltning.

� Lettere tilgjengelig og mer forståelig offentlig informasjon.

� Omdømmebyggende

Sosiale verktøy for å bedre internkommunikasjonen

� For eksempel chatfunksjoner, blogger,

samskrivingsverktøy, prosjektarbeid

� Informasjon mellom ansatte eller i nettverk,

samarbeidsfora osv

� Økt informasjon – en gjennomsiktig organisasjon

� Mindre epost, færre møter, raskere avklaringer

� Raskere informasjonshenting, mer kompetansedeling

Eksempler på relevante blogger

� Formidling til publikum� Digitalarkivet og brukerfora

http://www.disnorge.no/slektsforum/viewtopic.php?t=17142&highlight=&sid=00b1aa7352659511391459a61b99541b

� Prosjekter og prosjektpresentasjoner� DIFIs arbeid med sosiale medier http://sosialemedier.difi.no/� Nye Deicman http://nye.deichman.no/

� Kommunikasjon mellom arkivarer mm:� Formidlingsnettverket http://www.llp.no/formidling/� Arkivformidling DK http://arkivformidling.wordpress.com/� Tidsskriftet Arkiv http://www.tidsskriftetarkiv.no/� Depotdrengen http://depotdrengen.wordpress.com/

� Både publikum og arkivmiljø� Arkivdagen.no http://arkivdagen.no/

Verktøy for å bedre eksternkommunikasjonen

� Bedre tilgjengeligheten for brukerne

� Gi bedre og raskere service� Styrke omdømmet

� Lære, engasjere, være tilgjengelig

� Tjenester som er i tråd med brukernes behov treffer bedre

� Delta i samtalen, engasjere, la folk være med

Bildedelingsnettsteder – som Flickr

� enkelt, effektivt, god kvalitet� tilgjengelighet og synlighet, via Google� tilbakemeldinger og brukerkommentarer� standardisert markering av lisenser og tillatelser� gode funksjoner for deling og bruk i egne presentasjoner –

embedding og linking� gode funksjoner for gruppering av bilder i gallerier, sett og

album� mm

� Oslobilder.no er ett av de best besøkte nettstedene for kulturhistoriske bilder:� ca 164.000 besøk

første driftsår

� 3,5 mill sidevisninger

� Hva med Flickr?

16

Eksempler på arkivinstitusjoner på Flickr

Bergen offentlige bibliotekhttp://www.flickr.com/photos/bergenoff/with/4052651404/

Trondheim byarkivhttp://www.flickr.com/photos/trondheim_byarkiv/

Riksantikvarens bilder av Bjørvika http://www.flickr.com/photos/riksantikvaren

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordanehttp://www.flickr.com/photos/fylkesarkiv/

Riksarkivethttp://www.flickr.com/photos/national_archives_of_norway/

17

18

http://www.flickr.com/photos/fylkesarkiv/ 19

www.byarkivet.oslo.kommune.no 21

22

Filmdelingsnettsteder – som YouTube

� effektiv filmserver

� god tilgjengelighet, tilbakemeldinger, kommentarer

� deling

30.03.2011 Presentasjonstittel 24

25

http://www.youtube.com/user/Oslobyarkiv#p/u

26National Archives – informasjonsvideoer

http://arkivformidling.wordpress.com/2009/07/28/introvideoer-fra-national-archives/

Stockholm Stadsarkiv http://www.youtube.com/user/Stockholmsstadsarkiv 28

Facebook

� Sosialt nettverk� Effektivt, enkelt, synlig, involverende� Når mange via nyhetsbrev og utvidede adresselister

� Hvordan holde siden aktiv?� Hvem er målgruppen og hvordan skal man forholde seg til dem

på Facebook?� Hva er interessant for målgruppen?� Hvilke type henvendelser skal man svare på via Facebook?

http://www.facebook.com/pages/Aalborg-Denmark/Aalborg-Stadsarkiv/74025152089?ref=ts&__a=8#!/pages/Aalborg-Denmark/Man-kan-kun-kalde-sig-en-aegte-aalborgenser-nar-man-ved-at/120102034679274?ref=mf&ajaxpipe=1&__a=8

http://byenibyen.frederiksberg.dk/ 33

30.03.2011 Presentasjonstittel 34

https://www.facebook.com/frederiksbergstadsarkiv 35

30.03.2011 Presentasjonstittel 38

Twitter

� Mikrobloggtjeneste hvor man utveksler budskap med maksimalt 140 tegn.

� Hva kan arkivinstitusjoner bruke twitterkontoen til?� Utvalgte nyheter� Promotering� Svare på henvendelser

http://twitter.com/#!/UkNatArchives 40

http://twitter.com/#!/PerOlavT 42

Wikier – samhandling og samarbeid

� Oppslagsverk på nett, mulig å bygge opp et fellesarkiv med informasjon, ofte over et avgrenset emne.

� Brukerne er først og fremst skribenter som ønsker ådele kunnskap.

� Trekke inn andres kompetanse i tekstene/metadataene.� Mulig å redigere nettsider direkte i nettleseren.

� Eks:� Wikipedia: verdens største brukerskapte leksikon, utviklet gjennom

samarbeid på tvers av alle formelle samfunnsstrukturer. � Lokalhistoriewiki� UiO - samarbeid gjennom samskriving

Eks National Archives UK

� Wiki for at publikum skal kunne bidra med sin kunnskap om arkivmaterialet/ kildene som bevares i The National Archives og av andre arkiver over hele Storbritannia.

� Innholdet hovedsakelig bidrag fra brukere og er utviklet for å gi informasjon utover det som er tilgjengelige i arkivgatalogene.

� The National Archives oppfordrer til bidrag fra brukerne:� Legg til katalogen

� Utvikle dokumenter online

� Utvid på nasjonale register for Archives

� Hjelper andre brukere med forskning veiledning

44

Wiki for at publikum skal kunne bidra med sin kunnskap om

arkivmaterialet45

48

49

Presentasjonstittel 5030.03.2011

Podcaster

Sendes via RSS.

For eksempel � Opptak fra foredrag, kurs

� Innleste artikler, arkivdokumenter osv. http://www.nationalarchives.gov.uk/

www.nationalarchives.gov.uk 52

Andre kanaler for arkivene

� Arkivportalen� Digitalt museum� Europeana� Digitalt fortalt

53

Nyhetsstrømmer (RSS)

� Internettportaler er ikke alene en tilstrekkelig strategi om en ønsker å nå fram til nye brukergrupper.

� Teknologier som RSS bidrar også til at den tradisjonelle portalen mister litt av sin betydning som kommunikasjonskanal.

Deling av bokmerker, mm

Sosiale bokmerker, eks:� Delicious

http://delicious.com/� Google Reader

http://www.google.no/reader/view/?tab=my#overview-page

SlideShare� Deling av powerpointpresentasjoner

� http://www.diskusjon.no/index.php?showtopic=1145590

6 av 10 virksomheter har besluttet å satse i sosiale medier.15 % av dem vet hva de vil med dette.

(fra undersøkelse utført av Dataforeningen i samarbeid med

Kommunikasjonsforeningen høsten 2009, ifølge Kampanje)

Å unnlate å dele gjør det vanskelig å lykkes med formidling i

sosiale medier hvor det sentrale er deling og kommunikasjon.

Ressurskrevende?

� Økt innsats knyttet til denne formen for formidling, det kan betyr at noe annet må nedprioriteres.

� Kanalene må følges opp jevnlig, kan derfor være ressurskrevende.

� Inntil vi har mange følgere vil det være vi som i hovedsak måpublisere noe.

� Vi risikerer at misfornøyde brukere legger ut dårlig omtale.

� Kompetanseheving og holdningsendringer.

� Rollen som forvalter av sannhet på vårt fagfelt utfordres.

� Utfordrende: Brukeres manglende kritiske og analytiske ferdigheter til å vurdere den informasjonen de finner på nettet.

Bruk sosiale medier med kløkt

� Strategisk bruk av sosiale medier i offentlig forvaltning kreverkunnskap om mediene og innsikt i egen virksomhet.

� Virksomheten må ta stilling til utfordringer og muligheter som ligger i bruken av sosiale medier:� Formål med sosiale medier

� Målgrupper, budskap og krisekommunikasjon

� Valg av kanaler

� Brukermedvirkning, høringer og borgermakt

� Personvern og informasjonssikkerhet

� Privat eller profesjonell rolle?

� Forvaltningspolitiske føringer og regelverk

� Arkiv- og journalføringsrutiner

� Den enkelte virksomhet oppfordres til nøye vurdere hvorfor og hvordan de skal bruke sosiale medier.

DIFI-rapport kap 2

Ny teknologi: krav om endredearbeidsformer, regelverk og holdninger

� Spenningsforholdet mellom god forvaltningsskikk og de sosiale medienes mangel på struktur og oversikt

� Ansattes ytringsfrihet

� Sammenblanding av roller

� Forsvarlig behandling av personopplysninger og virksomhetsintern informasjon

� Hvordan håndtere kommentarer?

Sosiale medier – Hva skal journalføres og hva skal ikke journalføres?

� Å henvise til offentlige kanaler i stedet for å besvare via sosiale medier

fordel: unngår arkivproblematikken

ulempe: gjør det vanskelig å være tilstede der diskusjoner foregår

� Et dokument som både er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi skal journalføres.

� Innholdet som avgjør, ikke kanalen eller formen på dokumentet. Journalføring må vurderes ved hver henvendelse.

� Interessante vurderinger i denne bloggen – men er de korrekte? http://hvordan.kongsvinger.no/2010/11/sosiale-medier-hva-skal-journalfores-og-hva-skal-ikke-journalfores/

http://hvordan.kongsvinger.no/2010/11/sosiale-medier-hva-skal-journalfores-og-hva-skal-ikke-

journalfores/

Men er

dette en

autoritet

på

arkivfag i

Norge…

?

Sosiale medier – Hva skal bevares?

� Et dokument som er arkivert kan kastes kun når det er godkjent av Riksarkivaren, enten etter generelle regler eller enkeltvedtak. Men hva om noe egentlig burde vært arkivert, men ikke er det?

� Dokumenter som skal avleveres til arkivdepot skal være i et godkjent filformat som kan langtidslagres.

� Virksomheten må vurdere hva som skal bevares for ettertiden. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å bevare kommunikasjonen i den formen og i den sammenhengen den befant seg i - og ikke bare selve innholdet.

� Hvor mange har en bevisst strategi for å bevare fra sosiale medier?

� Hvordan velge hva som skal tas vare på?

� I hvilken grad er vi i fremtiden i stand til å gi et bilde av Norge 2011?

64

For å ivareta personvern i sosiale medier bør virksomhetene

� utarbeide interne retningslinjer for håndtering av personopplysninger i ulike sosiale medier. Dette inkluderer rutiner for tilfeller der taushetsbelagte eller andre sensitive personopplysninger kan bli eksponert

� informere om hva slags kommentarer og ytringer som ikke aksepteres og hva virksomheten vil gjøre

� dersom det publiseres personopplysninger i strid med retningslinjene

� oppfordre publikum til å rapportere krenkende innhold og ha rutiner for å håndtere klager

� følge med på hva som publiseres for å oppdage eventuelt krenkende innhold

� fjerne personopplysninger og ytringer som åpenbart strider mot personopplysningslovgivning, straffelov mv.

(DIFI-rapport pkt 2.5)

Maktforskyvning

� Legfolk deltar i debatten på lik linje med folk med makt

� Bryter ned sosiale barrierer og møtes på en jevnere arena

� Utfordrer tradisjonell ledelse og kontroll

� Sosiale medier visker ut grenselinjene mellom offentlige tjenestetilbydere og vanlige innbyggere

Oppsummering: Hvorfor bør arkivinstitusjonene bruke sosiale medier?

1. Å være synlige og tilstede der folk er

2. Dialog med brukere, kommentarer, tilbakemeldinger, overføring av kompetanse, brukermedvirkning

3. Aktivisere brukerne til dugnad - Fra passive mottakere til aktive bidragsytere

Oppsummering: Hvilken rolle kan arkivinstitusjonerspille i sosiale medier?

� Bevare faglig autoritet

� Formidle og bevare egne arkiver

� Systematisere og være innholdsleverandører

� Bidra til å sette kunnskap i kontekst og til kildekritikk

� Arkivinstitusjoner kan følge med og delta i diskusjoner

� Samhandle i nettsamfunn, individualisering

� Være en institusjon for lokalt engasjement

”Slipp samlingene fri og brukerne til”

Rikere og mer sammensatt kulturarv

Ny kunnskap om våre arkiver

69