13. AUDIT LAPANGAN

Quality for professional ���� www.akualita.com

11Quality for professional � www.akualita.com

Praktek Kunjungan Lapangan

• Industri : PT. Indofood Sukses Makmur, Noodle Division Semarang

• Lokasi : Tambak Aji Semarang• Produk : Mie instant

Quality for professional ���� www.akualita.com

2

• Produk : Mie instant

Kelompok

• KELOMPOK 11. Dr. Pranoto, MSc

2. Iin Novitasari, ST

3. Ir. Bambang Sigit A, MSi.

• KELOMPOK 21. Ir. I Made Sara W, MSi

2. Dani Arif, S.Kel

3. Poerna Sri Oetari, MSi

Quality for professional ���� www.akualita.com

3

4. Ir. Indah Noor Alita,

5. Rahning Utami, MSc

4. Prof Dr. Parama,

5. Prof. Purwanto

Jadwal

• Senin, 15 Mei 2017• Persiapan : 08.00-09.00• Berangkat pukul 09.00

(memakai t-shirt

• Pembuatan Laporan14.00 - selesai

Quality for professional ���� www.akualita.com

4

(memakai t-shirt Akualita)

• Pengamatan : 10.00 -12.00

Laporan

1. Pendahuluan2. Tujuan Audit3. Deskripsi Kegiatan4. Risiko Lingkungan Hidup5. Lingkup Audit

Quality for professional ���� www.akualita.com

5

5. Lingkup Audit6. Kriteria Audit7. Proses dan Metodologi8. Hasil Audit9. Kesimpulan Audit

PT. Indofood Sukses MakmurNoodle Division Semarang

JL. Tambak Aji II, No. 8-10, 50185, Tugurejo, Tugu, Kota Semarang, Jawa Tengah 50185

Quality for professional ���� www.akualita.com

6

Visi Misi

• Visi PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. adalah “Menjadi perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhan pangan dengan produk bermutu, berkualitas, aman untuk dikonsumsi

Quality for professional ���� www.akualita.com

7

bermutu, berkualitas, aman untuk dikonsumsi dan menjadi pemimpin di industri makanan”.

• Misi yang ingin dicapai oleh PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. adalah “Menjadi perusahaan transnasional yang dapat membawa nama Indonesia di bidang industri makanan”.

Peta Lokasi Pabrik

Quality for professional ���� www.akualita.com

8

Lokasi Pabrik

• Areal tanah yang digunakan PT Indofood CBP Sukses Makmur seluas ±13 hektar (130.000 m2) dengan luas bangunan yang digunakan 61.640 m2.

Quality for professional ���� www.akualita.com

9

digunakan 61.640 m2. • Bangunan yang ada di lokasi ini diantaranya

pabrik, gudang, ruang panel dan diesel, ruang boiler, bengkel, kantin, mesjid, poliklinik, koperasi, pos satpam, parkir mobil dan motor, waste treatment dan jalan hotmiks

Proses Produksi

Quality for professional ���� www.akualita.com

10

Bahan baku

Quality for professional ���� www.akualita.com

11

Quality for professional ���� www.akualita.com

12

Quality for professional ���� www.akualita.com

13

Produk

Quality for professional ���� www.akualita.com

14

Sertifikasi

• ISO 9001 SMM• SMK3• ISO 14001 SML• HACCP (Hazard Analysis Critical Control

Point)

Quality for professional ���� www.akualita.com

15

Point)• Food Safety ISO 22000

Penanganan Limbah

Quality for professional ���� www.akualita.com

16

Pengolahan Air Limbah

Quality for professional ���� www.akualita.com

17

Persiapan Audit Lapangan

• Menetapkan tanggung jawab spesifik terhadap anggota timaudit;

• Fungsi, lokasi, area kegiatan yang akan diaudit;

• Independen dan kompetensi auditor;

• Penggunaan sumber daya yang efektif;

Penetapan tugas Tim Audit

Quality for professional ���� www.akualita.com

1818

• Penggunaan sumber daya yang efektif;

• Peran dan tanggung jawab auditor, auditor magang dantenaga ahli.

Persiapan Audit Lapangan

• Checklists dan rencana audit secara sampling;

• Formulir untuk rekaman informasi (bukti pendukung, temuan audit dan rekaman rapat).

Persiapan Dokumen Kerja

Quality for professional ���� www.akualita.com

1919

Persiapan Audit Lapangan

Mengenal lapangan

� Mengetahui lokasi/fasilitas dan kondisi perusahaan yang akan diaudit dan sekitarnya;

� Potensi dampak penting (prioritas tinggi)

- Proses operasi

- Bahan baku dan produk

Quality for professional ���� www.akualita.com

2020

- Bahan baku dan produk

� Program Pemantauan;

� Temuan audit sebelumnya.

Persiapan Audit Lapangan

Isi Rencana Audit

�‘Identitas Klien dan Auditi;

� Identitas Tim Audit;� Tujuan audit;� Lingkup audit;

� Kriteria audit;Proses dan metode kerja

�Kerangka protokol audit;

� Kerangka sistematikapelaporan;

� CV ringkas tim audit;

� Alokasi sumberdaya;� Bahasa kerja dan laporan

Quality for professional ���� www.akualita.com

21

� Proses dan metode kerjaaudit;

� Tata waktu audit

keseluruhan;� Lokasi dan jadwal audit

lapangan;

� Rencana pencuplikanfakta/info;

� Bahasa kerja dan laporanyang digunakan;

� Pengaturan logistik;

� Ketentuan kerahasiaanaudit;

� Faktor pembatas audit

lapangan;� Informasi lain yang relevan.

Persiapan Audit Lapangan

� Wakil dari setiap departemen

� Manajer dan staf operasi

� Hal-hal yang tercakup dalam wawancara

Menyiapkan lembar catatan

Identifikasi kebutuhan wawancara

Quality for professional ���� www.akualita.com

2222

� Menyiapkan lembar catatan

� Menyampaikan tujuan wawancara

Persiapan Audit Lapangan

� Mengikuti urutan logis

(misal : bahan baku, proses, penyimpanan limbah)

� Hubungkan rute dengan rencana wawancara

Diskusikan rute yang diusulkan dengan koordinator

Merencanakan rute

Quality for professional ���� www.akualita.com

2323

� Diskusikan rute yang diusulkan dengan koordinator auditi.

RAPAT PEMBUKAAN

AUDIT LAPANGAN

PENGUMPULAN BUKTI

EVALUASI DAN DOKUMENTASI

Quality for professional ���� www.akualita.com

24

EVALUASI DAN DOKUMENTASITEMUAN AUDIT

RAPAT PENUTUPAN

Mengumpulkan dan verifikasi informasi

Informasi yang relevan berhubungan dengan fungsi, kegiatan, dan proses harus dikumpulkan dengan metodasampling yang memadai dan harus diverifikasi. Hanyainformasi yang dapat diverifikasi menjadi bukti audit

AUDIT LAPANGAN

Quality for professional ���� www.akualita.com

25

Bukti audit yang dikumpulkan hanya merupakan sample dariinformasi yang tersedia, sehingga terdapat unsur ketidakpastian yang melekat pada hasilnya.

�Interview

�Pemeriksaandokumen

�Observasi kegiatan�Monitoring data

Metode mendapatkan informasi

AUDIT LAPANGAN

Quality for professional ���� www.akualita.com

26

�Observasi kondisi

�Pengujian data

�Catatan

Data dan Informasi Auditi

AUDIT LAPANGAN

• Struktur organisasi;

• Peta lokasi dan sekitar;

• Tata letak fasilitas;

• Diagram proses produksi;

• Kapasitas produksi;

• Bahan baku utama dan penolong;

• Jumlah karyawan;

Quality for professional ���� www.akualita.com

27

• Jumlah karyawan;

• Jenis-jenis limbah dan emisi;

• Kebijakan;

• Pedoman pengelolaan;

• Daftar dokumen dan rekaman;

• Tujuan dan sasaran;

• Rekaman dan laporan audit terdahulu;

• Informasi penting lain.

Perhatikan

� Auditor mengaudit ketaatan, kinerja, sistem dan prosedur dari kegiatan atau aktifitas, bukan mengaudit orang yang melakukan kegiatan atau aktifitas

Jangan menguji auditi

AUDIT LAPANGAN

Quality for professional ���� www.akualita.com

28

� Jangan menguji auditi

� Jangan menyalahkan yang diaudit

Verifikasi

� Informasi yang terkumpul melalui wawancara harus diuji dengan cara :

� pengamatan

� catatan-catatan

AUDIT LAPANGAN

Quality for professional ���� www.akualita.com

29

� catatan-catatan

� pengukuran (bila perlu)

PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL� Jenis dokumen dan rekaman:

• RKL-RPL;

• Perijinan lingkungan;

• Manual dan prosedur (SOP) pengelolaan lingkungan;

• Rekaman, manifest, inventori;

AUDIT LAPANGAN

Quality for professional ���� www.akualita.com

3030

• Rekaman, manifest, inventori;

• Spesifikasi, gambar teknik;

• Rangkuman data, hasil analisis, indikator kinerja;

• Rekaman digital dan elektronik (e-file);

• Dan sebagainya.

� Populasi dokumen/data/catatan yang besar dipilih melalui ‘pencuplikan’.

PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL

� Apa yang diperiksa

• Kelengkapan/kesesuaian/kecukupan

- keberadaan dokumen yang dipersyaratkan menurut kriteria audit;

- kelengkapan isi dokumen sesuai kriteria audit.

AUDIT LAPANGAN

Quality for professional ���� www.akualita.com

31

• Validitas isi dokumen/rekaman

- keabsahan dokumen/rekaman (otorisasi);

- metodologi dan tingkat ketelitian, misalnya data laboratorium,

pemantauan dan pengukuran.

- konsistensi;

- masa berlaku dokumen.

LAPORAN AUDIT

• Grading Conformity atau Nonconformity dengan kriteriaaudit

• Opportunity for improvement

• Memuat detail informasi audit (lokasi, fungsi, proses)

• Nonconformity (major dan minor nonconformity)

Temuan/Findings

Quality for professional ���� www.akualita.com

32

• Nonconformity (major dan minor nonconformity)

• Temuan sebaiknya direview bersama auditi (buktiberdasarkan fakta dan dimengerti oleh auditi)

Temuan dan Kesimpulan Audit

• Mereview temuan audit

• Persetujuan kesimpulan audit, mempertimbangkanketidakpastian yang melekat pada proses audit.

• Menyiapkan rekomendasi

LAPORAN AUDIT

Quality for professional ���� www.akualita.com

33

• Follow up audit

• Auditor harus mendapatkan bukti audit yang cukup, sehingga harus dapat dipisahkan antara temuan audit yang penting dan tidak penting, karena keduanya dapatmempengaruhi setiap kesimpulan audit.

Kesimpulan Audit ditujukan kepada hal-hal:

• Kesesuaian dari sistem manajemen dengan kriteria audit

• Efektivitas penerapan, pemeliharaan dan perbaikan terhadap sistem manajemen.

• Keefektifan dari proses tinjauan manajemen untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektivan dan

LAPORAN AUDIT

Quality for professional ���� www.akualita.com

34

memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektivan dan perbaikan sistem manajemen