1. Crearea si utilizarea fisierelor Excel

Pornirea aplicatiei Excel

Se porneste Windows 95, apoi se urmeaza pasii:1. Clic butonul Start de pe taskbar2. Se alege Programs, Microsoft Excel.

La deschiderea aplicatiei, se deschide automat un fisier nou, denumit Book1. Un fisier poate contine una sau mai multe foi de calcul, de tipuri diferite; implicit, un fisier nou contine 3 foi de calcul.

Inchiderea aplicatiei Excel

Din meniul File se selecteaza comanda Exit, sau se apasa butonul Close de pe bara de titlu a aplicatiei.

Crearea unui nou fisier

Pentru crearea unui nou fisier (workbook) se foloseste combinatia de taste Ctrl+N sau butonul New sau din meniul File, se selecteaza comanda New.

Deschiderea unui fisier

Pasi:1. Ctrl+O sau butonul Open2. Apare caseta de dialog Open; se selecteaza discul unde se afla fisierul si directorul.3. Se scrie numele fisierului in caseta File Name, sau se alege din lista; Open.

Se pot deschide multiple fisiere, comutarea intre ele realizandu-se prin alegerea denumirii lor din meniul Window.

Schimbarea directorului implicit pentru fisierele Excel

Pasi:1. Tools, Options, General2. In caseta Default File Locations se scrie calea completa pentru directorul care va apare implicit in

ferestra de deschidere si de salvare a fisierelor Excel; OK.

Deschiderea unui fisier recent folosit

Se mai poate deschide un fisier daca se afla in lista celor mai recente fisiere deschise (din meniul File), astfel: din meniul File, din lista cu denumirile fisierelor (in partea de jos a meniului), se selecteaza fisierul ce trebuie deschis (daca de la ultima deschidere, fisierul a fost mutat sau sters, Excel -ul nu il va putea deschide).

Pentru schimbara numarului de fisiere din lista, se selecteaza Tools, Options, General; se scrie un alt numar in lista Recently Used File.

1

Deschiderea fisierelor din Windows Explorer

Pasi:1. Clic-dreapta pe butonul Start; Explore2. Se localizeaza fisierul; dublu-clic pe denumirea lui.

Deschiderea fisierele editate in alte formate

Pot fi deschise fisiere in alte formate, ca: Lotus 1-2-3, Quattro Pro, dBASE, HTML.1. File, Open2. In lista Files of Type se selecteaza tipul fisierului3. In lista Look In se alege directorul unde se afla fisierul4. Se selecteaza fisierul din lista; Open.

Vizualizarea rapida a fisierelor inainte de deschidere

Fereastra Open poate fi folosita pentru o vizualizare a documentului inainte de a fi deschis.Pasi:

1. File , Open2. In lista Look In se selecteaza discul si directorul unde se afla fisierul3. Se alege comanda Quick View din meniu (daca este instalata optiunea Quick View); nu se poate

formata in Quick View. Pentru deschiderea documentului se alege Open File for Editing.4. La pasul 3, se mai poate apasa butonul Preview de pe bara ferestrei Open (daca nu este instalata

optiunea Quick View).

Cautarea fisierelor

Un fisier poate fi cautat dupa nume, extensie, dupa informatiile introduse la Summary.Pasi:

1. File, Open,se apasa butonul Advanced2. Din lista Property se alege proprieteatea dupa care se face cautarea; in lista Condition se alege

conditia, iar in lista Value se scrie valoarea3. In lista Look In se scrie calea catre fisier; pentru cautarea si in subdirectoare, se bifeaza optiunea

Search Subfolders4. Clic butonul Add to List; se pot adauga criterii suplimentare de cautare5. Se apasa butonul Find Now; toate fisierele ce indeplinesc criteriile date, vor apare in lista, in fereastra

Open.Pentru salvarea informatiilor folosite pentru o cautare, se apasa butonul Save Search, se da un nume

cautarii respective; OK.

Vizualizarea proprietatilor fisierelor

1. Pentru vizualizarea proprietatilor fisierului deschis: File, Properties2. Pentru vizualizarea proprietatilor fisierelor de pe disc: Open, clic pe butonul Properties.

Stergerea fisierelor

Pasi:1. File, Open

2

2. Din lista Look In se selecteaza discul si directorul unde se afla fisierul3. Clic- dreapta pe numele fisierului; se alege comanda Delete din meniu (Un fisier deschis nu poate fi

sters).4. In fereastra de mesaj Confirm File Delete se alege Yes pentru confirmarea stergerii.

Inchiderea fisierelor

Pasi:1. Pentru inchiderea unui document se apasa butonul Close de pe bara de titlu, se foloseste comanda

Close din meniul File sau combinatia de taste Ctrl+F4. Pentru inchiderea tuturor documentelor deschise, se tine apasata tasta Shift apoi se alege comanda Close All din meniul File

2. Daca au fost operate schimbari in document, de la ultima deschidere sau salvare, la comanda Close apare o fereastra de dialog cu optiuni de salvare a schimbarilor; se apasa Yes pentru salvare, No pentru inchidere fara salvarea schimbarilor, Cancel pentru reintoarcerea la document.

Salvarea fisierelor

Numele sub care sunt salvate fisierele (calea completa si numele fisierului) pot contine pana la 255 de caractere; nu pot contine urmatoarele caractere: /, \, >, <, *, ., ?, “, |, :, ;.

Fisierul salvat va avea extensia .XLS.Pasi:

1. File, Save2. La prima salvare a documentului, apare fereastra de dialog Save As.3. In caseta Save In se selecteaza discul si directorul unde va fi salvat fisierul4. In caseta File Name se scrie numele fisierului; Save.

Pentru salvarea aceluiasi document cu un alt nume, se alege Save As din meniul File; in continuare, se urmeaza pasii de mai sus.

Pentru salvarea fisierului in alt format, din lista Save As Type se alege tipul dorit.

Salvarea automata a fisierelor

Excel -ul permite salvarea automata a documentului la care se lucreaza, la un interval specificat.Pasi:

1. Tools; Add-Ins; se bifeaza optiunea AutoSave2. Tools; AutoSave; in fereastra aparuta in caseta Automatic Save Every se trece numarul de minute

dupa care trebuie facuta salvarea; OK.

Crearea automata de copii ale fisierelor

Excel-ul poate crea o copie a fisierului la fiecare salvare a sa (copia va fi un fisier cu extensia XLK, plasat in acelasi director cu originalul).

Pasi:1. File, Save As, Options2. Se bifeaza optiunea Always Create Backup Copy; OK.

Definirea paginii fisierului

Pasi:1. File, Page Setup, se apasa butonul Page

3

2. Din lista Paper Size se alege marimea paginii.3. Optiunea Fit To permite aranjarea foii de calcul pe un anumit numar de pagini4. Se poate folosi optiunea Adjust To pentru imprimarea fisierului la marimea normala, sau la un anumit

procent din marimea sa. Implicit, este imprimat la 100% din marimea sa; daca imprimanta nu poate aduce continutul fisierului la marimea unei singure pagini, optiunile Adjust To si Fit To nu sunt valabile. In caseta Adjust To se scrie procentajul la care se doreste reducerea marimii fisierului (un numar <100).

5. In zona Orientation, se bifeaza optiunea: Portrait pentru informatii ce ocupa putin spatiu pe latime, Landscape daca informatiile ocupa mult spatiu pe latime.

6. OK.

Aranjarea marginilor documentului

Pasi:1. File, Page Setup, se apasa butonul Margins2. In casetele Top, Left, Bottom, Right se specifica numarul de inci (1 inch=2,54 cm) dorit pentru

marginile sus, stanga, dreapta, jos.3. Se poate centra pe orizontala/ verticala informatia din foaia de calcul, prin bifarea optiunii

Horizontally/ Vertically, din zona Center on Page4. Clic butonul OK pentru inchiderea ferestrei Page Setup.

Crearea unui antet si a unui subsol de pagina

1. File, Page Setup, se apasa butnul Header/Footer2. Din lista Header se poate alege unul din antetele predefinite, sau se alege optiunea none, daca nu se

doreste antet3. Din lista Footer se poate alege unul din subsolurile predefinite, sau se alege optiunea none, daca nu se

doreste subsol de pagina4. Pentru crearea unui antet sau sobsol propriu, se apasa butonul Custom, si se editeaza informatiile din

zona din stanga, centrul sau dreapta paginii, unde se doreste afisarea5. OK.

Saltul la pagina noua

Se pot insera salturi la o pagina noua in orice loc din foaia de calcul.Pasi:

1. Pentru inserarea pe verticala a unui salt de pagina, se apasa pe coloana (in zona unde e scrisa denumirea coloanei) ce va trebui sa apara pe urmatoarea pagina; pentru inserarea pe orizontala a unui salt de pagina, se apasa pe randul (in zona unde e scrisa denumirea randului) ce va trebui sa apara urmatoarea pagina. Pentru inserarea simultana pe orizontala si verticala a unui salt de pagina, se selecteaza celula ce va trebui sa apara in coltul din stanga sus pe noua pagina.

2. Insert, Page Break.Pentru eliminarea saltului de pagina, se selecteaza Insert, Remove Page Break.

Imprimarea anumitor informatii pe toate paginile fisierului

Se pot imprima titluri si randuri ce reprezinta un cap de tabel, sau diverse coloane, pe toate paginile fisierului.

Pasi:1. File, Page Setup, se apasa butonul Sheet

4

2. In zona Print Titles se selecteaza optiunea Rows to Repeat at Top (pentru afisarea randurilor selectate la inceputul fiecarei pagini) sau Columns to Repeat at Left (pentru afisarea coloanelor selectate la stanga fiecarei pagini)

3. In foaia de calcul se selecteaza randurile sau coloanele ce se doresc repetate (trebuie sa fie adiacente); se apasa butonul din dreapta, pentru aducerea ferestrei cu optiuni la dimensiunea normala

4. Clic butonul OK pentru inchiderea ferestrei Page Setup.Daca randurile si coloanele specificate mai sus sunt selectate si ca arie de printat, vor apare de doua

ori la imprimare; pentru evitarea acestui lucru, se selecteaza aria de printat fara aceste randuri.Pentru anularea optiunilor alese in pasii 1-4, se sterge continutul casetei Rows to Repeat at Top /

Columns to Repeat at Left.· Prin bifarea optiunii Row and Column Headings, se permite imprimarea literelor si numerelor

atribuite coloanelor si randurilor din foaia de calcul.· Prin bifarea optiunii Gridlines, se pot imprima liniile ce delimiteaza celulele, indiferent daca celulele

contin sau nu informatie.

Salvarea spatiului de lucru (Workspace)

Cu ajutorul comenzii Save workspace se poate salva o lista de workbook-uri deschise, marimile lor si pozitiile lor pe ecran in spatiul destinat ferestrei fisierului, astfel incat ecranul va arata la fel data viitoare cand se va deschide fisierul "workspace"

Definirea unei arii de imprimare (Print Area)

Cu ajutorul comenzii Print area: - set print area – se defineste portiunea selectata ca arie de printat, ca fiind singura portiune din foaia de calcul care va fi imprimata.

Pasi:1. Se selecteaza domeniul de celule ce va deveni aria de imprimare2. File, Print Area, Set Print Area

Pentru eliminarea acestei optiuni, se selecteaza File, Print Area, Clear Print Area.

Definirea mai multor arii de imprimare

Pentru imprimarea diferitelor zone dintr-un fisier printr-o singura comanda se definesc aceste zone ca arii de imprimare (vor fi imprimate fiecare pe o pagina separata).

Pasi:1. File, Page Setup, se apasa butonul Sheet2. Se selecteaza caseta Print Area, apoi se sesecteaza primul domeniu defit ca zona de imprimare3. Se scrie o virgula (,) in aceeasi caseta, apoi se selecteaza domeniul urmator4. Se repeta pasul 3 de cate ori e nevoie (domeniile vor fi selectate in ordinea ce se doreste la

imprimare)5. OK.

Comanda “Send to”

· Mail recipient: trimite fisierul curent ca atasat la un mesaj mail· Routing recipient=Add routing slip: trimite fisierul activ la alti utilizatori, pentru a schimba sau

adauga comentarii. Pentru a utiliza aceasta comanda, trebuie ca si cei carora le este trimis documentul sa aiba aplicatia in care e lucrat documentul. Cand am un "routing slip" existent sau mesajul a fost trimis cu routing slip, comanda se schimba in Edit routing slip.

5

Vizualizarea fisierelor

Print Preview permite vizualizarea aranjamentului paginilor fisierului, inainte de a fi tiparit. Bara de instrumente Print Preview contine butoane pentru marire si pentru vizulizarea mai multor pagini. Fisierul poate fi editat in modul de vizualizare Print Preview.· Butonul Preview permite vizualizarea paginii precedente· Butonul Next permite vizualizarea paginii urmatoare· Butonul Zoom mareste portiunea de document unde se face clic cu mouse-ul, pentru o mai buna

vizualizare· Butonul Print trimite documentul la imprimanta.· Butonul Setup afiseaza fereastra cu optiunile de setare a paginii· Butonul Margins afiseaza marginile documentului sub forma unor linii de care se poate trage pentru

redimensionarea marginilor, antetului si latimii coloanelor· Butonul Page Break Preview comuta in modul de vizualizare page break preview, in care se pot

introduce salturi de pagina pe foaia de calcul activa, poate fi redimensionata aria de imprimare si se poate continea editarea; dupa apasarea butonului, denumirea lui se schimba in Normal View; prin apasarea acestuia se revine la modul normal de vizualizare

· Butonul Close inchide modul de vizualizare Print Preview.

Imprimarea fisierelor

Pasi:1. File, Print2. Din lista Name se alege numele imprimantei folosite3. Clic butonul Properties pentru vizualizarea ferestrei cu optiunile imprimantei alese; se fac

modificarile dorite; OK4. Din fereastra Print se aleg optiunile pentu imprimarea documentului:

· Din lista Print What se alege:· Selection pentru imprimarea portiunii selectate din fisier· Active sheet(s) pentru imprimarea foii de calcul active· Entire workbook pentru imprimarea intregului fisier

· In lista Number of Copies se scrie numarul de exemplare· In sectiunea Page Range se alege:

· All, pentu imprimarea intregului fisier· Page(s), pentru imprimarea mai multor pagini; in caseta From se scrie numarul primei pagini

ce se va imprima; in caseta To se scrie numarul ultimei pagini ce se va imprima.1. OK.

Adaugarea de informatii despre fisier

Pentru fiecare fisier creat, pot fi introduse si alte informatii optionale care sa descrie fisierul respectiv, pe langa numele, marimea si data fisierului.

Pasi:1. File, Properties2. Summary; se scrie o scurta descriere a continutului fisierului: titlu (pentru o descriere mai lunga a

documentului), subiect, autor (numele celui carea a creat fisierul), categoria de subiecte din care face parte, keywords - cuvinte cheie dupa care sa se faca cautarea fisierului, comentarii (scurte informatii pentru o cautare mai usoara a fisierului, sau pentru alte persoane ce lucreaza cu fisierul respectiv).

3. Butonul Statistics afiseaza o fereastra cu informatii despre data crearii fisierului, a modificarii, printarii si accesarii lui; cine l-a salvat ultima oara, numarul de revizii

4. Butonul Contents afiseaza o fereastra cu lista foilor de calcul

6

5. Butonul Custom afiseaza o fereastra in care se selecteaza un nume de camp din lista Name, apoi se alege tipul de informatie ce se stocheaza in camp; daca tipul e numar, trebuie introdusa o valoare de la 1 la 9 in campul Value; OK.

Sabloane

Sabloanele sunt fisiere ce contin parti dintr-un fisier si aranjamente specifice unui anumit tip de fisier; pot contine text, formule, imagini, grafice, formatare, stiluri, macrouri, campuri, meniuri personalizate, combinatii de taste pentru anumite comenzi.

Schimbarile facute in sabloane vor fi valabile doar in fisierele create pe baza acelor sabloane, dupa operarea modificarilor. Fisierele deja create be baza unui sablon in care s-au facut schimbari, raman neschimbate.

Crearea de sabloane

Pasi:1. Se deschide fisierul ce va fi salvat ca sablon2. File, Save As; in caseta de optiuni Save as Type se selecteaza Template3. Sablonul va si salvat in directorul unde sunt toate sabloanele; poate fi salvat si in alt director (numele

directorului reprezinta numele butonului din fereastra New)4. Se scrie numele fisierului in caseta File Name, Save.

Crearea unui fisier bazat pe un sablon

Pasi:1. File, New, se selecteaza butonul ce afiseaza fereastra cu lista sabloanelor existente2. Se selecteaza sablonul dorit; OK.

Daca se creaza un fisier nou, prin combinatia de taste Ctrl+N, nu va fi afisata ferestra New; noul fisier va fi bazat pe sablonul normal.

Editarea sabloanelor

Pasi:1. File, Open2. Se selecteaza sablonul ce va fi modificat; Open3. Se opereaza schimbarile dorite 4. File, Save; sablonul va fi salvat cu vechiul nume; dace se doreste salvarea lui sub un alt nume, se

foloseste optiunea Save As.

Ajutor (Help)

1. Pentru a obtine mai multe informatii despre un buton sau o linie de meniu se apasa butonul ? din meniul Help, sau combinatia de taste Shift+F1

2. Clic pe butonul sau linia de meniu pentru care se doreste ajutor; va apare o fereastra cu explicatii3. Clic in fereastra aplicariei pentru a o indeparta de pe ecran.

7

Help: Continut si Index

In orice loc poate fi accesat Help-ul pentru a da asistenta, a arata definitii sau sfaturi pentru realizarea anumitor actiuni mai repede. Facilitatea Help Contents and Index da informatii detaliate despre un subiect.

Pasi:1. Help, Contents and Index; clic pe butonul Contents2. Dublu clic pe categoria dorita3. Clic pe optiunea dorita; Display4. Inchiderea ferestrei Help se face cu butonul Close.Se foloseste butonul Index, daca se doreste vizualizarea unor cuvinte specifice care sunt aranjate intr-un index.

Tiparirea informatiilor furnizate de Help

Pasi:1. Help, Contents and Index, se alege Contents, Index, ori Find; sau se alege Office Assistant si se scrie

intrebarea2. Se navigheaza prin feresatra Help3. Se alege comanda Options, Print Topic4. Se pot face modificari in caseta de dialog Print; OK5. Close.

Cautarea de subiecte

Cand nu se stie unde pot fi gasite explicatiile despre un anumit subiect, se apasa Find si apoi se alege din lista.

Pasi:1. Help, Contents and Index; clic butonul Find2. In caseta de text se scrie cuvantul care trebuie cautat3. In caseta din mijloc, se selecteaza un cuvant sau o fraza penru a se micsora aria cautarilor4. In lista de jos se selecteaza subiectul ales; Display5. Close.

Asistentul Office

Este o noua facilitate a Office-ului ce furnizeaza sfaturi, informatii; este un program interactiv ce furnizeaza ajutor in timpul lucrului. Poate fi inchis pentru a dispare de pe ecran (butonul Close), sau pot fi specificate conditiile in care sa apara (clic pe butonul-dreapta pe Office Assistant si se aleg din lista de optiuni ce apare, cele care se doresc; OK).

Pasi:1. Clic pe butonul Office Assistant sau Help, Microsoft Excel Help2. In caseta de text se tasteaza intrebarea sau subiectul pentru care se doreste ajutor; Search3. Daca apare o lista de subiecte, se alege cel mai apropiat subiect de cel dorit; apare o fereastra cu

informatii4. Close

Pentru a se schimba aspectul asistentului: clic pe butonul-dreapta pe Office Assistant si se alege din lista de optiuni din Gallery (defilarea cu butoanele Next si Back), OK.

8

Pontul zilei

Facilitatea Tip of the Day ajuta la familiarizarea cu capacitatile Excel-ului. Daca este activata, un sfat apare la fiecare deschidere a Excel-ului. Pentru sfaturi aditionale in timpul folosirii Excel-ului se alege Office Assistant si clic pe optiunea Tip.

Explicatii pentru butoanele de pe bare

Excel-ul furnizeaza sfaturi pentru a reaminti numele si functiile butoanelor atunci cand cursorul este in dreptul lor.1. Clic pe butonul respectiv: apare o caseta cu explicatii2. Clic pe caseta respectiva pentru a o inchide.

Pentru a activa/dezactiva optiunea Screentips: View, Toolbars, Customize; clic pe butonul Options; se bifeaza / debifeaza optiunea Show Screentips; Close.

Gruparea fisierelor folosind Microsoft Binder

Mai multe fisiere create in Word, Excel, ori PowerPoint, avand acelasi subiect, pot fi grupate cu ajutorul aplicatiei Microsoft Binder din grupul Office.

Pasi:1. Start, Programs, Microsoft Binder.2. Section, Add from File ( se adauga toate documentele respective)3. File, Save Binder (se da un nume gruparii de fisiere ce a fost creata ca un alt fisier)4. Pentru printarea tuturor fisierelor din grupare: File, Print Binder

Cand este editat un document din fisierul Binder, schimbarile vor fi salvate doar in acest document, nu si in original.

9

10