Post on 15-Jun-2015
description
Опыт внедрение оперативного учетаНа примере автосервисного предприятия
ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА НА АСП
• Номенклатура• Взаимозаменяемость• Нормативы времени• Заказ-наряд и выработка
исполнителя• Незавершенное производство• Гарантия• Предварительная запись и
планирование загрузки ресурсов• Заказы
ВНЕДРЕНИЕ УЧЕТНЫХ СИСТЕМ
• Комплексные конфигурации• Разделение оперативного и
бухгалтерского учета
РАЗЛИЧИЯ МЕЖДУ ВНЕДРЕНИЕМ ОПЕРАТИВНОГО И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА• Актуальность данных• Отчетные периоды
ЦЕЛИ И СРЕДСТВА
• Почему происходит смена учетной системы?
• Воля руководства• Борьба с саботажем
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ
• Этап 1 – предварительная подготовка
Срок этапа 1 оценивается не более одного месяца• Создание тестовой базы и
production-базы• Необходимо заранее согласовать
форматы выгрузки данных из имеющейся системы учета
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Контрагенты– Краткое наименование– Полное наименование– Тип контрагента (Юр. лицо, физ. лицо,
предприниматель, прочее)– ЕДРПОУ для юр. лица, желательно
ДРФУ для физ. лиц– Плательщик / не плательщик НДС– ИНН для юр. лиц– Ном. свидетельства плетельщика НДС
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Номенклатура– Каталожный номер– Дерево– Дополнительные характеристики
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Остатки– По складам в разрезе поставщиков
(партий)– Незавершенное производство
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Автомобили– VIN-код– Марка (бренд), модель и модификация– Владелец– Класс– Год выпуска– Пробег на дату– Дополнительные характеристики
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Список работ с нормами времени– Дерево работ– Таблица нормативов в привязке к
классу– Комплексные работы– Карты ТО
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
После согласования форматов файлов разрабатывается обработка, позволяющая:• Неоднократно загружать и обновлять контрагентов.
Уникальным ключом переноса служит код ЕДРПОУ (ДРФУ), а при его отсутствии краткое наименование.
• Неоднократно загружать каталог номенклатуры. Уникальным ключом служит Артикул (каталожный номер) номенклатуры
• Неоднократно загружать остатки (предварительно удалив результаты предыдущей загрузки)
• Неоднократно загружать список автомобилей. Уникальным ключом является VIN-код автомобиля.
• Неоднократно загружать список работ и норм времени.
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
Одновременно с согласованием форматов и разработкой обработки переноса создается production-база на основе имеющегося шаблона В production-базе должны быть созданы:• Необходимые типы цен• Все требуемые на текущий момент виды заказ-нарядов• Создана структура предприятия и производственных
мощностей• Создание списка мест хранения и материально-
ответственных лиц• Создан список сотрудников в привязке к структуре
предприятия• Создан список пользователей базы• Созданы и настроены все необходимые типы скидок• Созданы и настроены все типы цен на услуги
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
Теперь можно из production-базы сделать тестовая база, куда и производится периодическая загрузка данных.
Запрещается редактирование выгруженных из текущей системы файлов до их загрузкиЕсли после загрузки обнаружены не корректные данные необходимо устранять ошибочные данныенепосредственно в текущей системе и повторить загрузку
ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
Конец первого этапа – это• тестовая база с промежуточными
данными• чистая production-база
ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
Перед началом обучения выделить специалиста для подготовки его в качестве super-user, который в дальнейшем смог бы готовить новых пользователей и при работе должен разбирать и устранять возможные коллизии
Срок этапа 2 оценивается не менее одного месяца от момента окончания этапа 1 до непосредственно промышленной эксплуатации
ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
• Обучение работы с конфигурацией нужно начинать с руководителей участков сервиса и запчастей
• Все действия происходят на тестовой базе куда предварительно загружены все необходимые данные.
• После загрузки начальных остатков необходимо произвести сверку остатков по складам, как в суммовом, так и в количественном выражении.
• Для руководителей сервиса необходимо подробно объяснить механизм ценообразования на услуги.
• Назначить ответственного сотрудника, который в дальнейшем сможет при необходимости менять цены и нормы времени на услуги.
ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
• Для руководителей отдела (департамента) запчастей необходимо подробно объяснить механизмы загрузки прайсов поставщиков и механизмы ценообразования запчастей.
• Назначить сотрудников отвечающих за регулярную загрузку прайсов поставщиков и ценообразование.
• Непосредственно на занятиях детально разобрать и загрузить прайс одного из поставщиков и добиться самостоятельной загрузки остальных прайсов непосредственно сотрудниками предприятия.
• Совместно с руководителями сервиса и запчастей изучить механизмы создания, назначения и отмены скидок.
• Назначить сотрудников, отвечающих за корректное внесение скидок на предприятии.
• Только после этого можно переходить к обучению ввода первичной информации исполнителями.
ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
• Обучение ввода первичной информации• Настройка шаблонов прав• Определение необходимых связок с
технологическими программами• Использование торгового оборудования
(фискальные регистраторы, сканеры штрихкодов, кардридеры…)
• Печатные формы
ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
На протяжении всего этапа пользователи подробно изучают и повторяют в тестовой базе все бизнес-процессы предприятия.
При невозможности системой отразить имеющийся бизнес-процесс сотрудники предприятия информируют руководство, после чего принимается одно из возможных решений:• изменение бизнес-процесса в соответствии с
процедурами системы• отражение данных-бизнес процессов в другой
учетной системе (ЗиК, Бух и т.п.)• временное ведение данных бизнес-процессов в
ручном режиме с последующей доработкой учетной системы
ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
На протяжении всего этапа в prodaction-базу могут вносится изменения в следующие списки:• Структура предприятия• Сотрудники предприятия• Пользователи базы• Структура производственных мощностей• Настройка скидок• Прайсы поставщиков
До начала эксплуатации ни какие перенесенные данные не корректируются в prodaction-базе
ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
• Необходимо назначить администратора базы (возможно из числа ИТ-специалистов), который должен отвечать за:
• резервное копирование базы данных
• технологические работы в базе как то:– поиск и устранение ошибок базы– восстановление границы
последовательности– создание новых пользователей
ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ
Начало третьего этапа за 5 дней до внедрения• Производится архивирование production-базы и
производится пробный импорт данных включая состояние складов и незавершенного производства.
• Производится сверка остатков.• Если в результате сверки выявлены расхождения,
причины расхождений должны быть выявлены и устранены в кратчайшие строки.Иначе внедрение откладывается.
• Восстанавливается исходное состояние production-базы и производится импорт справочников (без начальных остатков)
• Сотрудниками предприятия производится импорт актуальных прайсов поставщиков и устанавливаются действующие цены.
ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ
После окончания последнего рабочего дня до начала промышленной эксплуатации системы, предприятие предоставляет все файлы для импорта в новую систему
Файлы должны быть предоставлены не позже 18-00.
Производится окончательный импорт справочников и начальных остатков. Остатки сверяются с исходными данными о чем составляется протокол с перечнем складов и их остатков как в суммовом так и количественном выражении.
Остатки незавершенного производства передаются отдельным файлом и вносятся на отдельный условный транзитный склад
ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ
Таким образом на первый день внедрения в системе: • остатки по складам соответствуют переданным• отдельно выделены остатки незавершенного производства• в системе имеются все актуальные прайсы поставщиков и
действующие цены• в системе настроены все типы скидок• персонал обучен не только вводу начальной информации,
но и работе с технологическими программами непосредственно из системы
• проведен стресс-тест системы, подтверждающей ее работоспособность при пиковых нагрузках
• решены все вопросы о приеме наличных денег у клиентов• пользователи умеют отражать все бизнес-процессы
происходящие на предприятии• сотрудники умеют устанавливать цены и назначать скидки• ответственные сотрудники умеют изменять права
пользователей
ОКОНЧАНИЕ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ
В начале возникает много ошибок, но к концу первой недели как правило количество ошибок ввода уменьшается, и кажется, что все налаживается.Но т.к. пользователи уже “научились” работать, то к концу второй (третьей) недели они уже теряют бдительность и количество ошибок возрастает.
Исправление ошибок. Здесь есть большой соблазн быстро самому все исправить. Особенно когда стоить очередь проблем.Здесь нужен определенный компромисс между самостоятельным исправлением ошибок ввода и требованием это сделать местными ИТ-специалистами или (при наличии прав) самими пользователями.
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!