Protocol

Schoolverzuim

in het kader van VSV-project

registratie- en verzuimbeleid

Februari 2003

Dienst StedelijkOnderwijsGemeente Rotterdam

Voorwoord

In Rotterdam lopen diverse projecten in het kader van het voorkomen van voortijdig schoolverlaten (VSV).

De verschillende VSV-projecten sluiten nauw op elkaar aan, en versterken elkaar. Dit zorgt voor meer zicht op

de omvang van ongeoorloofd schoolverzuim, een snellere aanpak en afhandeling van verzuimgevallen,

terugdringing van ziekteverzuim, extra zorg in de vorm van schoolmaatschappelijk werk, verzuimbeleid

en -protocollen. Allemaal onderdelen om meer en meer greep te krijgen op de complexe verschijnselen van

schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten.

ledere school is anders, met een eigen schoolbeleid, en dus ook een eigen verzuimbeleid en -protocol.

Het nu gepresenteerde standaardprotocol is daarom geen keurslijf, maar een draaiboek dat alle ruimte biedt

om aangevuld te worden met schoolspecifieke gegevens. Hierdoor kan het toegesneden worden op de eigen

situatie, waardoor elke school de beschikking krijgt over zijn eigen verzuimprotocol.

Dit protocol is ontstaan vanuit de praktijk en daar ook weer door getoetst. Er is een analyse gemaakt van de

verzuimprotocollen en het verzuimbeleid van twaalf scholen voor voortgezet onderwijs. Het concept-protocol

dat uit die analyse voortkwam, «s in nauw overleg met de participerende scholen bijgesteld. Zij kunnen zich

dan ook vinden in het opgestelde standaardprotocol.

Het is een startpunt ten aanzien van verzuimbeleid en kan bijdragen aan de ontwikkeling van een uniform

registratiesysteem, ten behoeve van een geautomatiseerd leerlingvolgsysteem. Op basis van het beschreven

protocol kan een programma van eisen worden geformuleerd waaraan zo'n registratiesysteem zou moeten

voldoen.

Het nu ontwikkelde standaardprotocol zal onder Rotterdamse scholen voor voortgezet onderwijs worden

verspreid, zodat zij er hun voordeel mee kunnen doen bij het tegengaan van ongeoorloofd verzuim en

voortijdig schoolverlaten.

Koers VO

Jaap van der Have

Inhoud

Inleiding « 5

1 Verzuimbeleid en-protocol * 6

Verzuimbeleid * 6

Verzuimprotocol '•••'6

Protocol * 7

2 Verantwoordelijkheden -••• 16Voorbeelden voor de schoolgids * 16

3 Voorwaarden voor succes « 1 9

Bijlagen • 21I Begrippen * 21

II Deelnemende scholen en contactpersonen * 22

III Activiteiten binnen het project • 23

IV Registratiesysteem «25

V Voorbêëldeh van te laat-en verzuimregelingen * 27

VI Stappenplan Verzuim in beeld'•••* 29

VII Projecten om het schoolverzuim terug te dringen • 32

Inleiding

Scholen willen hun leerlingen een passende opleiding bieden, gericht op het behalen van een startkwalificatie

en goede kansen op de arbeidsmarkt. Het verlaten van de school zonder diploma moet zoveel mogelijk

voorkomen worden. Er zijn dan ook verschillende projecten die gericht zijn op het bestrijden van voortijdig

schoolverlaten, de zogenoemde VSV-projecten.

Koers VO heeft een eerste aanzet gedaan om te komen tot eenduidigheid in het verzuimbeleid en de manier

van registreren, en voor een stedelijk standaardprotocol voor verzuim. Het project is uitgevoerd door de

CED-groep, in nauw overleg met de Dienst Stedelijk Onderwijs en Koers VO.

In de vorm van schoolbezoeken en een werkbijeenkomst is binnen dit project 'Registratie- en verzuimbeleid'

nauw samengewerkt met twaalf scholen voor het voortgezet onderwijs in Rotterdam. Deze scholen werkten al

actief met verzuimbeleid en verzuimprotocollen.

Op basis van het materiaal van de scholen is een standaardprotocol samengesteld. Het concept is naar

aanleiding van de reacties van de scholen aangepast, zodat een protocol js ontstaan dat met recht een

product van de scholen genoemd mag worden. Het beschrijft wie, wat, wanneer moet doen bij verschillende

vormen van verzuim, en ook welke gegevens daarbij op sommige momenten uitgewisseld moeten worden. Het

standaardprotocol is een draaiboek, dat toegesneden kan worden op de eigen situatie door het aan te vullen

met de schoolspecifieke gegevens.

Dit protocol, en het bijbehorende verzuimbeleid, wordt gepresenteerd in het eerste hoofdstuk, gevolgd door de

verantwoordelijkheden rondom het verzuimbeleid in hoofdstuk 2 en yoorvvaarden voor succes in hoofdstuk 3.

In de bijlagen is informatie opgenomen over;de gehanteerde begrippen, de scholen die aan het project hebben

deelgenomen, activiteiten binnen het project, eisen aan een systeem om verzuim te registreren, praktijk-

voorbeelden van verzuimbeleid, het stappenplan 'Verzuim in beeld', en andere projecten om schoolverzuim

tegen te gaan, zoals de intensivering van het schoolmaatschappelijk werk in het voorbereidend middelbaar

beroepsonderwijs (vmbo).

terzuimbeleid en -protocolVerzuimbeleidIn het verzuimbeleid geeft de school aan op welke manier er gewerkt wordt om het verzuim te controleren,

terug te dringen en/of te voorkomen. Dit betreft onder meer het melden en afmelden van verzuim en het

verwerken van de meldingen.

Om verzuim effectief aan te pakken, moet het verzuimbeleid ook daadwerkelijk toegepast worden, waarbij het

draait om structuur, discipline en consequente uitvoering.

Leerlingen mogen niet de kans krijgen onopgemerkt te verzuimen. Om dit te bereiken is onder andere de

communicatie tussen de direct betrokkenen belangrijk. Een effectief verzuimbeleid wordt bereikt door elkaar te

informeren over reeds ondernomen acties, nog te ondernemen acties en gemaakte afspraken. Zo kan

voorkomen worden dat dingen dubbel gedaan worden, of juist helemaal niet gebeuren.

Verzuimprotocol

Op basis van de protocollen die in schooljaar 2001-2002 van krachtwaren bij de twaalf deelnemende scholen

(zie bijlage II), is een standaardprotocol opgesteld. Per verzuimsituatie wordt aangegeven welke acties moeten

worden uitgevoerd. Alle betrokkenen weten op die manier hoe verzuim behandeld wordt en wie

verantwoordelijk is voor welke taken. -n

Voortijdig schoolverlaten , , ,, - -

De vraag naar een standaardprotocol komt voort uit het stedelijk aanvalsplan voortijdig schoolverlaten.

Doelstellingen van dit plan zijn het terugdringen van het aantal leerlingen dat het onderwijs onnodig zonder

startkwalificatie verlaat, (alsnog) de voor hen hoogst haalbare én meest passende onderwijs- en/of arbeids-

pbsitie bereiken en het, in samenwerking met de scholen, onnodig voortijdig schoolverlaten terugdringen met

35% in vier jaar.

(Het Rotterdamse Aanvalsplan Voortijdig Schoolverlaten, Dienst Stedelijk Onderwijs, maart 2001)

Schoolverzuim wordt gezien als een belangrijke indicator voor een verhoogd risico op voortijdig schoolverlaten.

Hoewel verzuim meestal een symptoom is van achterliggende problemen, kan verzuim op termijn de oorzaak

worden van voortijdig schoolverlaten. Het is daarom belangrijk zo snel mogelijk te reageren op verzuimgedrag

van de leerlingen. Een goed systeem om de absenten te registreren en directe vervolgactie zijn hiervoor

noodzakelijk.

Doelstelling van het project 'registratie- en verzuimbeleid' is dan ook te komen tot betere registratiesystemen

en een beter verzuimbeleid op de scholen. Er is behoefte aan een stedelijk standaardverzuimprotocol, om de

intensiteit en kwaliteit van verzuimbeleid en wijze van registreren uniform te maken.

(Projectplan 'registratie- en verzuimbeleid, inhoudelijke rapportage VS V-projecten, Koers VO, 2000 en 2001)

Gebruiksaanwijzing

Het verzuimprotocol geeft structuur aan het verzuimbeleid en is een hulpmiddel om de verschillende stappen

te bepalen en te bewaken. Het is te zien als een 'gebruiksaanwijzing' met:

• Beschrijving van de handelingen die met een bepaalde regelmaat terugkeren (dagelijks, wekelijks, etc.).

• Suggesties voor het uitvoeren van de handelingen. Afhankelijk van de mogelijkheden in o.a. de school-

organisatie, het schoolgebouw en het registratiesysteem zullen scholen een eigen voorkeur hebben voor

het uitvoeren van de handelingen in het protocol.

• Taakomschrijvingen, die per school ondergebracht kunnen worden bij een bepaalde functie of functionaris.

• Communicatiemomenten en -middelen. Bij het verzuimbeleid zijn zowel intern (in de school) als extern

personen betrokken. In het protocol wordt aangegeven op welke momenten en op welke wijze

communicatie plaatsvindt.

Het verzuimbeleid moet deel uitmaken van het totale beleid van de school en daardoor aansluiten bij onder

andere het zorgbeleid. Het protocol biedt ruimte voor schoolspecifieke invullingen.

Scholen moeten zelf initiatief nemen voor het inschakelen van schoolmaatschappelijk werk of externe zorg-

verlenende instanties, zoals GGD en Bureau Jeugdzorg. De school kan de eigen contactpersonen in het

protocol opnemen.

Verzuim

Om te bepalen hoe op een verzuimmelding gereageerd moet worden, is het nodig te stellen of het om

geoorloofd of ongeoorloofd verzuim gaat. De gemeente Rotterdam is als verantwoordelijke lokale overheid

betrokken bij de controle op de naleving van de wet. Zij heeft aangegeven wat geoorloofd verzuim is.

Alles wat hier niet onder valt is 'ongeoorloofd verzuim' en dus strafbaar.Geoorloofd verzuim is onder meer:

• Ziekte van de leerling;

• Godsdienstige verplichtingen;• Gewichtige omstandigheden (dat wil zeggen, als het belang van de leerling meer gediend is met verzuim

dan met schoolbezoek, bijvoorbeeld voor het bijwonen van een huwelijk of begrafenis van een direct

familielid).

Daarnaast zijn er in bijzondere gevallen ook nog mogelijkheden voor het aanvragen van extra verlof.

Bijzondere gevallen zijn bijvoorbeeld: verhuizing, of familieomstandigheden (ziekte, geboorte, sterfgeval) of

vakantie buiten de schoolvakanties omdat de aard van het beroep van de ouders dat vereist. Ook voor

religieuze feestdagen is het mogelijk extra verlof aan te vragen. De Dienst Stedelijk Onderwijs heeft hierover

de speciale folder 'Extra verlof uitgegeven. Deze is verkrijgbaar bij de Onderwijs Informatiebalie (Blaak 16) of

te bestellen via info@dso.rotterdam.nl.

Protocol

In het verzuimprotocol zijn alle stappen opgenomen die gezet moeten worden in het geval van geoorloofd

verzuim, ongeoorloofd verzuim, te laat komen van de leerlingen en de controle daarop.

Geoorloofd verzuim - ziekte (aanvang thuis)

Wie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

Ouders

Leerling

School

Bellen de school en Op de eerste ochtend

geven afwezigheid van dat de situatie zichvoor

hun kind door. doet. In de schoolgids

is het tijdstip gemeld

waarop de melding

uiterlijk aan de school

_ gemeld moet zijn.

Telefonisch.

In de schoolgids is

gemeld bij wie [naam/

functie] en op welk

telefoonnummer de

melding doorgegeven

moet worden.

Zodra de melding van Zo snel mogelijk nadat

de ouders ontvangen is, de melding ontvangen

wordt de leerling ais is.

'ziek geregistreerd.'

Afhankelijk van het

systeem, handmatig

of geautomatiseerd.

Wie voert deze taak

uit?....

Bij twijfel over de

correctheid van de

melding, worden de

ouders van de leerling

ter controle gebeld.

Wie voert deze taak

uit?....

Op dit verzuim volgt

geen sanctie.

Indien de leerling vaak

of langdurig verzuimt als

gevolg van ziekte, kan

de school wel zorg-

maatregelen stellen om

te voorkomen dat de

leerling te veel achter-

stand oploopt.

Geoorloofd verzuim - ziekte (aanvang op school)

Wie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

Ouders

Leerling

School

Bellen de school zodra

de leerling thuis is

aangekomen en

ondertekenen het

verzuimbriefje dat de

leerling van school

heeft meegekregen.

Zodra de leerling thuis

is aangekomen.

Op de eerste dag dat

de leerling weer naar

school gaat.

Telefonisch.

Zie schoolgids voor

naam/functie en

telefoonnummer.

Schriftelijk.

Meldt zich af. Voordat hij/ zij het

schoolgebouw verlaat.

Mondeling.

In de schoolgids is

vermeld bij wie de

leerling zich af moet

melden.

De school belt de

ouder of verzorger van schoolverlaat,

de leerling en meldt

dat de leerling onder-

weg gaat van school

naar huis.

Zodra de leerling thuis

is aangekomen, wordt

dit telefonisch aan de

school gemeld.

Voordat de leerling de Telefonisch

Telefonisch

Wie voert deze taak

uit?....

De leerling ontvangt

een briefje dat, onder-

tekend door de ouders,

bij terugkeer op school

moet worden inge-

leverd bij....

Wie voert deze taak

uit?....

De leerling wordt

geregistreerd als

afwezig wegens ziekte.

Afhankelijk van het

systeem, handmatig of

geautomatiseerd.

Wie voert deze taak

uit?....

Geoorloofd verzuim - overige omstandigheden {zoals bruiloft,

Wie Doet wat wanneer

Ouders

begrafenis van een direct familielid)

School

Hoe? Aanvullend

Indien men vooraf weet Een week vooraf.

dat de leerling op een

bepaalde dag of tijdstip

zal verzuimen, wordt

hiervoor schriftelijk

toestemming aan de

school gevraagd.

Als het verzuim niet te

voorzien is, gelden

dezelfde handelingen

als bij 'ziekte-aanvang

thuis'.

Schriftelijk.

In de schoolgids is

vermeld aan wie het

verzoek om verlof

gericht moet zijn.

Neemt het verzoek Direct nadat het

voor verlof in behan- verzoek is

deling en geeft bericht geaccepteerd,

over toe-stemming.

Op dit verzuim volgt

geen sanctie.

Leerling Maakt met de docenten De laatste les voordat Mondeling met de

afspraken om de het verlof aanvangt. betreffende vak-

gemiste lessen te docent(en).

compenseren. . ,.

Afhankelijk van het

systeem, handmatig of

geautomatiseerd.

Wie voert deze taak

uit?....

Wie voert deze taak

uit?....

Wie voert deze taak

uit?....

Registreert de leerling

ais afwezig op de

betreffende dag en het

betreffende tijdstip.

Terugkeer op school na ziekte

Wie Doet wat wanneer Hoe? Aanvullend:

Ouders

Leerling

De leerling een briefje

meegeven naar school

waarop staat: duur en

reden van afwezigheid.

Op eerste dag dat de Meegeven aan de

leerling weer op school leerling,

komt.

Levert het briefje in. Aan het begin van de Persoonlijk. In de Maakt afspraken met

eerste dag dat de leer- schoolgids is vermeld de docenten om

ling weer op school bij wie het briefje inge- opgelopen achterstand

komt. _ leverd moet worden. bij te werken.

School Neemt briefje in

ontvangst en zorgt dat

de leerling niet meer

als afwezig

geregistreerd staat.

Aan het begin van de Afhankelijk van het

eerste dag dat de leer- systeem, handmatig of

ling weer op school geautomatiseerd,

komt.

Wie voert deze taak

uit?....

Wie voert deze taak

uit?....

Te iaat komen - bij aanvang van de lesdagWie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

Ouders

Leerling

School

Melden bij .... (naam) Direct als de leerling

op school aankomt.

De leerling krijgt een

briefje mee naar het

leslokaal. Hij/zij mag

het resterende les-

gedeelte bijwonen.

De leerling krijgt een Direct als de leerling

briefje. De docent weet zich op school gemeld

nu dat de leerling zich heeft.

gemeld heeft en kan

hem/haar toelaten tot

de les.

Mondeling.

De leerling moet zich

melden bij ....

De leerling wordt

geregistreerd als 'te

laat'. Afhankelijk van

het systeem, hand-

matig of geauto-

matiseerd.

Voor te laat komen bij

aanvang van de lesdag

geldt de principe regel

dat leerlingen het

resterende deel van de

les altijd mogen bi-

jwonen. Een uitzonde-

ring op deze regel kan

gemaakt worden in het

geval van toetsafname,

waarbij de binnen-

komst van telaat-

komers de overige

leerlingen te veel zou

storen.

Afhankelijk van het

beleid van de school

zal een maatregel

getroffen worden.

Wie voert deze taak

uit?....

Als de docent de leer-

ling al als 'afwezig'

heeft geregistreerd,

moet dit gewijzigd

worden in een 'te laat'

melding.

Afhankelijk van het

beleid van de school

zal een maatregel

getroffen worden.

Wie voert deze taak

uit?....

10

Te iaat komen - gedurende de fesdag

Wie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

Ouders

Leerling

School

Melden bij.... (naam)

De leerling krijgt een

briefje mee naar het

leslokaal.

De docent kan bepalen

of hij de leerling nog

wil toelaten tot de les.

Direct zodra de leerling Mondeling.

naar de les gaat.

De leerling moet zich

melden bij....

Afhankelijk van het

beleid van de school

zal een maatregel

getroffen worden.

Wie voert deze taak

uit?....

De leerling krijgt een

briefje. De docent weet

nu dat de leerling zich

gemeld heeft en kan

hem/haar toelaten tot

de les.

Afhankelijk van het

beleid van de school

zal een maatregel

getroffen worden.

Direct als de leerling

zich gemeld heeft.

De leerling wordt gere-

gistreerd als 'te laat'.

Afhankelijk van het

systeem, handmatig of

geautomatiseerd

Wie voert deze taak

uit?....

Als de docent de

leerling al als 'afwezig'

heeft geregistreerd,

moet dit gewijzigd

worden in een 'te laat'

melding.

11

Op de voorgaande pagina's is aangegeven hoe te laat komen en geoorloofd verzuim behandeld worden. In de

volgende schema's wordt aangegeven hoe de school controles op verzuim uitvoert.

Controle op verzuim

Wie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

Ouders

Leerling

Bij de handelingen

voor controle op

verzuim neemt de

school de eerste stap.

Ouders en leerlingen

komen in actie zodra

contact tussen school

en ouders/leerling tot

stand gekomen is.

School - docenten Bij aanvang van ieder Bij aanvang van ieder

lesuur noteren de lesuur, dus gedurende

docenten de leerlingen de hele lesdag.

die afwezig zijn of te

laat binnenkomen. Dit

kan op verschillende

manieren, afhankelijk

van de het registratie-

systeem en school-

beleid. De gekozen

werkwijze bepaalt wie

nog meer betrokken

wordt bij deze

handelingen. Bij optie

B, C en D moeten de

gegevens verzameld

worden en in het

systeem verwerkt

worden. Bij optie B

gaat dit grotendeels

geautomatiseerd, bij C

en D is veel tijd nodig

voor de handmatige

verwerking.

A. Direct in het

systeem

B. Op schrapkaarten

die later op de dag

gescand kunnen

worden.

C. Op briefjes d ie

opgehaald worden

en/of door de docenten

ingeleverd worden.

D. In een klassen-

boek.

Voor een snelle reactie

op ongeoorloofd

verzuim is het aan te

raden de gegevens

tenminste tijdens het

eerste lesuur te

verzamelen en dit later

op de dag minstens

één keer te herhalen.

12

Controle op verzuim (vervolg)

Wie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

Sc/7oo/- Controleur

verzuimnotities

De verzuimnotities van

de docenten worden

gecontroleerd aan de

reeds ingevoerde

meldingen.

Leerlingen die om

onbekende reden

afwezig zijn, worden

opgebeld. In het

systeem worden datum

en tijd van de bel-

poging aangegeven. Bij

contact ook aangeven

met wie gesproken is

en of er een geldige

reden opgegeven is.

Wie voert deze taak

uit?....

De verzuimnotities van

de docenten moeten

minstens één keer per

dag gecontroleerd

worden aan de mel-

dingen die door ouders

zijn gedaan. Het is

echter aan te raden

deze controle meer-

dere keren uit te

voeren, namelijk net zo

vaak als het aantal

keer dat de verzuim-

notities van de

docenten verwerkt

worden.

Handmatige,

schriftelijke controle of

een automatische

controle in het

systeem. Contact met

de ouders verloopt in

eerste instantie

telefonisch, als dit

geen contact oplevert

kan men overgaan tot

het versturen van een

schriftelijke boodschap.

Wie voert deze taak

uit?....

Bij geldige reden is de

verzuimmelding

afgehandeld; er volgt

geen sanctie.

Bij ongeldige reden

wordt de ouder/ver-

zorger hier op

gewezen en moet de

leerling zich zo snel

mogelijk op school

melden.

Dit is ongeoorloofd

verzuim. De school

neemt het voorval op

in het verzuimdossier

van de leerling.

Bovendien krijgt de

leerling een sanctie

opgelegd.

Bij herhaald geen

gehoor, wordt een

kaartje uitgedraaid en

opgestuurd naar het

woonadres van de

leerling. In systeem

vermelden: datum van

verzenden.

Wie voert deze taak

uit?....

13

Controle op verzuim (vervolg)

Wie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

School

bekend is, of als deze

ongeldig is.

Als na de belrondes de Als de reden van

reden van verzuim nog verzuim, ook na

niet bekend is, of als belpogingen, niet

deze ongeldig is,

worden de naam van

de leerling, de

verzuimgegevens (dag,

uur) en het lesrooster

van de leerling aan de

Verzuimcoördinator'

doorgegeven.

De Verzuimcoördinator

moet in de gelegenheid

zijn om dagelijks aan

het einde van de dag

de lijst met leerlingen

die om onbekende

reden verzuimd

hebben, in ontvangst te

nemen en voor-

bereidingen te treffen

om in de ochtend van

de eerstvolgende les-

dag die leerlingen

persoonlijk aan te

spreken op het

gesignaleerde verzuim.

De namen van leer-

lingen+datum en tijd

van verzuim+les-

rooster+overzicht van

reeds uitgevoer-de

handelingen worden,

na de laatste belronde

van die dag door-

gegeven aan de

Verzuimcoördinator.

De eerstvolgende

lesdag informeert hij in

de klassen bij de

betreffende leer-lingen

naar de reden van

verzuim.

In systeem melden:

datum van controle*

opgegeven reden+

eventuele sanctie.

Zodra de leerling de

sanctie heeft uit-

gevoerd, wordt ook dit

in het systeem

vermeld.

Bij geldige reden is de

verzuimmelding

afgehandeld, er volgt

geen sanctie.

Wel wordt de leerling -

en zijn/haar ouders -

gevraagd voortaan het

verzuim correct en op

tijd te melden.

Bij ongeldige reden

geldt het verzuim als

ongeoorloofd verzuim.

De school neemt het

voorval op in het

verzuimdossier van de

leerling. Bovendien

krijgt de leerling een

sanctie opgelegd.

Wie is de Verzuim-

coördinator? ....

14

Controle op verzuim - verzuim dat 3 opeenvolgende iesdagen aanhoudt of verzuim van 20 lesurenin vier leswekenWie Doet wat Wanneer Hoe? Aanvullend

Ouders

Leerling

School Als ongeoorloofd

verzuim 3 opeen-

volgende Iesdagen

aanhoudt, wordt een

kov verstuurd. Men kan

er voor kiezen dit kov

in eerste instantie

slechts ter kennisname

aan DSO-Leerplicht te

sturen.

Wie voert deze taak

uit?....

Tegelijkertijd met het

versturen van het kov

wordt een brief aan de

ouders ver-stuurd,

waarin zij op de hoogte

Indien een verzuim-

melding, zonder opgaaf

van reden,

3 opeenvolgende

iesdagen duurt en er

ook na belpogingen en

het versturen van een

kaartje binnen die 3

dagen geen reden

bekend is geworden,

moet de school een

kov versturen,

waarmee officieel

melding bij DSO-

Leerplicht wordt

gedaan.

Het kov moet hand-

matig of digitaal

ingevuld worden.

De benodigde

gegevens zijn op

school aanwezig.

De brief aan de ouders

kan via een

automatische opmaak

opgesteld worden.

In het systeem moet bij

de gegevens van de

betreffende leerling

ingevuld worden:

verzend-datum kov en

brief aan de ouders.

Indien het kov 'ter

kennisname' wordt

verstuurd, moet men in

de gaten houden dat

indien geen

verbetering optreedt,

DSO-Leerplicht na

3 weken weer bericht

moet worden. In dat

geval neemt Leerplicht

de verzuimmelding in

behandeling.

De leerling moet

bovendien in de• • • • - . • • .- ' . - . • • : '

eerstvolgende

bijeenkomst van het

zorgteam besproken

worden.

gebracht worden van

de officiële melding

van ongeoorloofd

verzuim aan DSO-

Leerplicht.

Wie voert deze taak

uit?....

In systeem melden:

verzenddatum kov.+

brief ouders.

Wie voert deze taak

uit?....

15

érantwoordelijkheden

Het verzuimbeleid, op schoolniveau, is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de school, ouders en

leerlingen. Een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid houdt in dat de drie partijen wederzijdse rechten en

plichten hebben.

De school stelt een eigen verzuimbeleid op om te zorgen dat de leerlingen hun schoolloopbaan zonder

onderbrekingen volgen, een diploma halen en daarmee de beste start op de arbeidsmarkt krijgen. Door op

verzuim te controleren, wil de school onnodige afwezigheid van de leerlingen, en daardoor achterstanden,

tegengaan en een prettig schoolklimaat bevorderen.

De school heeft de plicht zich te houden aan de wettelijke voorschriften die zijn vastgelegd in de Leerplichtwet.

Dit houdt onder meer in dat de school melding moet maken van schoolverzuim dat langer duurt dan

3 aaneengesloten lesdagen of 1/8 deel van de lestijd in vier aaneengesloten schoolweken (circa 20 lesuur in

de maand). Als een leerling langer of meer verzuimt, is de school dus verplicht een officiële melding van

verzuim aan Leerplicht door te geven. Leerplicht is ondergebracht bij de Dienst Stedelijk Onderwijs van de

gemeente Rotterdam.

De leerplichtambtenaar zal dan, in overleg met de school, een passende maatregel treffen. In ernstige gevallen

kan dit leiden tot het opmaken van een proces-verbaal tegen de leerling of zijn/haar ouders. De kinderrechter

kan dan een geldboete of taakstraf opleggen. Door middel van een structurele aanpak van verzuim wil de

school voorkomen dat het zover komt.

Ouders en leerlingen spelen een grote rol voor het succes van het verzuimbeleid van de school. Het

controleren op verzuim en het registreren van ongeoorloofd verzuim kost de school veel tijd. Het is daarom

belangrijk dat ouders en leerlingen ervoor zorgen dat geoorloofd verzuim altijd op tijd bij de school gemeld

wordt. Zo wordt voorkomen dat de school zieke leerlingen moet opbellen om te vragen waarom zij niet op

school zijn. Om het verzuimbeleid op een prettige manier uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk alle

betrokkenen goed te informeren over het verzuimbeleid en het -protocol, bijvoorbeeld door het verzuimbeleid

op te nemen in de schoolgids.

Voorbeelden voor de schoolgidsDe volgende teksten en het schema kunnen gebruikt worden als informatie in de schoolgids, of een andere

vorm van berichtgeving aan de ouders.

De Leerplichtwet

Kinderen en jongeren hebben recht op passend onderwijs, maar ook de plicht er gebruik van te maken. In de

Leerplichtwet staat dat ieder kind in Nederland tot en met het jaar waarin het 16 wordt vijf dagen per week

naar school moet. In die wet staat ook dat het de taak van de ouders/verzorgers is ervoor te zorgen dat het

kind naar school gaat. Wanneer een leerling vaak ongeoorloofd, dus zonder geldige reden, lessen mist, moet

de school de leerplichtambtenaar inschakelen. De gemeente Rotterdam moet de naleving van de wet

controleren. De gemeente heeft aangegeven wat geoorloofd (toegestaan) verzuim is. Alles wat hier niet onder

valt, is 'ongeoorloofd verzuim' en dus strafbaar.

Geoorloofd verzuim is afwezigheid door ziekte van de leerling, door godsdienstige verplichtingen en door

gewichtige omstandigheden (dat wil zeggen, als het belang van de leerling meer gediend is met verzuim dan

met schoolbezoek, bijvoorbeeld voor het bijwonen van een huwelijk of begrafenis van een direct familielid).

16

Gevolgen van de Leerplichtwet voor de school, leerlingen en ouders

Het is belangrijk voor de leerlingen om iedere lesdag, bij alle lessen, aanwezig te zijn. De school controleert

daarom de presentie van de leerlingen. Wanneer een leerling afwezig is zonder dat daarvoor een reden

bekend is, wordt zo snel mogelijk contact opgenomen met de leerling en zijn/haar ouders of verzorgers. Als

blijkt dat de leerling ongeoorloofd verzuimt, zal de school actie ondernemen om te zorgen dat dit probleem

snel opgelost wordt.

Leerlingen vanaf 12 jaar zijn er zelf verantwoordelijk voor om naar school te gaan. Wanneer zij vaak

ongeoorloofd lessen missen, kunnen zij voor een gesprek met de leerplichtambtenaar opgeroepen worden of

zelfs voor een zitting van de kantonrechter.

Ouders/verzorgers zijn verplicht er op te letten dat hun kind naar school gaat en onderwijs volgt. Ook moeten

zij aan de school doorgeven wanneer de leerling afwezig is (absent melden). Als ouders zich hier niet aan

houden, zal de leerplichtambtenaar hen aanspreken. In ernstige gevallen kunnen zij zelfs een proces-verbaalkrijgen. ,

Doel van het verzuimbeleid

De school moet zich houden aan de Leerplichtwet, vooral om ervoor te zorgen dat de leerlingen hun school

zonder onderbrekingen doorlopen en hun diploma halen. Daarmee heeft de leerling later de beste start op de

arbeidsmarkt.

Door een degelijk verzuimbeleid en door toezicht te houden op verzuim, kan de school onnodige afwezigheid

van de leerlingen tegengaan. Door grote afwezigheid van leerlingen ontstaan er achterstanden, de leerling mist

de aansluiting met de lesstof en verliest het contact met de klasgenoten.

Uitleg voor leerlingen en ouders over de regels bij schoolverzuim

ZiekWat is er aan de hand? Wat moeten ouders doen? Wat moet de leerling doen? Wat doet de school?

De leerling is ziek en kan

niet naar school

Voor.... uur (tijdstip)

telefonisch melden bij....

(naam), telefoon 010-....

De leerling wordt geregis-

treerd als afwezig wegens

ziekte.

Bij twijfel over de juistheid

van de melding kan de

school ter controle de ouders

opbellen. .

De leerling gaat ziek

naar huis

Als de leerling de volgende

lesdag nog ziek is, telefo-

nisch melden aan de school,

voor.... uur (tijdstip) bij....

(naam), telefoon 010-....

De leerling keert na ziekte

terug op school

De leerling een briefje mee

naar school geven waarop

staat: duur en reden van

absentie.

Voordat de leerling het

schoolgebouw verlaat

moet hij/zij zich afmelden

bij.... (naam).

Het briefje afgeven aan ....

(naam).

Afspraken maken met de

docenten over het inhalen

van de gemiste lessen.

De leerling wordt geregis-

treerd als afwezig wegens

ziekte.

Ziekte als reden van absentie

wordt bevestigd door het

briefje van de ouders. Het

betreft geoorloofd verzuim.

Er hoeven geen maatregelen

getroffen te worden.

17

Te laat

Wat is er aan de hand? Wat moeten ouders doen? Wat moet de leerling doen? Wat doet de school?

De leerling komt bij aan-

vang van de lesdag te laat

op school

De leerling komt tijdens de

lesdag te laat bij het lokaal

Melden bij.... (naam). Afhankelijk van het beleid

Leerling krijgt een briefje van de school:

waarmee hij/zij naar het • Stempel op de 'te laat-

leslokaal gaat om de rest van kaart'. Bij een volle kaart

de les bij te wonen. volgen er maatregelen.

• De volgende lesdag een

half uur voor aanvang van

het eerste lesuur melden

bij.... (naam). Dit kan het

eerste ingeroosterde lesuur

zijn of het eerste lesuur van

die dag.

Andere maatregel,

Melden bij.... (naam).

Leerling krijgt een briefje

waarmee hij/zij naar het

leslokaal gaat om de rest van

de les bij te wonen. Indien de

docent het te storend vindt

dat de leerling nog

binnenkomt, kan de docent

de leerling de toegang tot de

les weigeren (bijvoorbeeld

als er een toets afgenomen

wordt).

Afhankelijk van het beleid

van de school:

• Stempel op de 'te laat-

kaart'. Bij een volle kaart

volgen er maatregelen.

De volgende lesdag half

uur voor aanvang van het

eerste lesuur melden bij....

(naam). Dit kan het eerste

ingeroosterde lesuur zijn of

het eerste lesuur van die

dag.

• Andere maatregel,

bijvoorbeeld corvee.

De leerling komt erg vaak

te laat

De leerling moet op gesprek

komen bij.... (naam).

School maakt afspraak met

de leerling over de te nemen

maatregelen. Bijvoorbeeld:

• Een week lang elke dag

ochtendmelding;

• Gemiste lestijd verdub-

beld na school in halen

(leerling krijgt taken op).

18

Afwezig orn onbekende redenWat is er aan de hand Wat moeten ouders doen? Wat moet de leerling doen? Wat doet de school?

De school belt de ouders Ouders melden de reden van

omdat de leerling om de afwezigheid.

onbekende reden afwezig is.

Bij ongeoorloofd verzuim zich School stelt vast of het

zsm op school melden bij.... geoorloofd of ongeoorloofd

(naam). verzuim betreft.

Bij geoorloofd verzuim

hoeven geen maatregelen

getroffen te worden. Wel

wordt de ouders gezegd in

het vervolg de leerling

volgens de regels af te

melden.

Bij ongeoorloofd verzuim

moet de leerling zsm op

school verschijnen om de

resterende lesuren van die

dag te volgen. Er zullen

maatregelen getroffen

worden.

Ouders ontvangen een

brief van de school met de

melding dat de leerling vaak

afwezig is, zonder dat bij de

school een reden bekend is.

Contact opnemen met....

(naam) op het probleem te

bespreken

Contact opnemen met....

(naam) om het probleem te

bespreken

De school gaat in gesprek

met de ouders en de leerling

om het probleem op te

lossen.

Ouders ontvangen een

brief van de school met de

melding dat de leerling te

vaak ongeoorloofd verzuimd

heeft en dat Leerplicht

hiervan op de hoogte

gebracht is

Afhankelijk van het beleid

van de school zal een

afspraak met de ouders

gemaakt worden. Dit kan zijn

met de school zelf, met een

zorgverlener die verbonden

is aan de school of met de

leerplichtambtenaar.

Afhankelijk van het beleid

van de school zal een

afspraak met de leerling

gemaakt worden. Dit kan zijn

met de school zelf, met een

zorgverlener die verbonden

is aan de school of met de

leerplichtambtenaar.

De school zorgt dat de

melding 'ter kennisname' aan

Leerplicht wordt door-

gegeven of dat er een

reguliere melding wordt

gedaan. In het eerste geval

probeert de school het

probleem zelf met de leerling

op te lossen. Bij een

reguliere melding wordt de

zorg voor afhandeling

overgedragen aan de

leerplichtambtenaar.

19

oorwaarden voor succes

Schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten zijn ingewikkelde verschijnselen. Het gaat bij leerlingen vaak om

een geleidelijk proces van naar en over de rand schuiven. Het verzuimbeleid van scholen dient hierdoor

eigenlijk twee doelen, namelijk enerzijds het bestraffen van gesignaleerd schoolverzuim en anderzijds het

voorkomen van meer schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten.

Om verzuimbeleid succesvol uit te voeren, noemen de scholen een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet

worden.

Stel concrete doelen• Het verzuimbeleid dient zowel voor het zo snel mogelijk beëindigen van ongeoorloofd verzuim, als voor het

tegengaan van toekomstig verzuim. De school maakt aan de leerlingen duidelijk dat hun afwezigheid altijd

wordt opgemerkt en er actie op volgt.

Optimaliseer betrokkenheid

• Het verzuimbeleid wordt door de school opgesteld als onderdeel van het schoolplan. De medewerkers van

de school zijn daarin belangrijke deelnemers. Zorg ervoor dat alle medewerkers van de school zich

betrokken en verantwoordelijk voelen voor het verzuimbeleid.

• Het verzuimbeleid moet een plaats krijgen in de zorgstructuur van de school. In de besprekingen van het

social team kunnen bewuste keuzes plaatsvinden voor het inzetten van de zorgcoördinator,

schoolmaatschappelijk werk(stjer, leerplichtambtenaar óf ëeh vertegenwoordiger van de GGD.

• Betrek de leerlingen bij het verzuimbeleid door erop te wijzen dat het verzuimbeleid niet bedoeld is om te

'pesten', maar als een zorgmaatregel. Door te controleren op verzuim en door verzuim preventief aan te

pakken, wil de school een ononderbroken schoolcarrière van de leerlingen bevorderen en de beste kansen

voor de toekomst bieden. Leerlingen die ongeoorloofd verzuimen zijn in overtreding met de Leerplichtwet.

De school is verplicht melding te maken van dit schoolverzuim, waardoor de leerlingen risico lopen in

aanraking met justitie te komen. Uiteraard is dit iets wat de school liever wil voorkomen.

• Ouders zijn belangrijke betrokkenen in het verzuimbeleid. Bespreek het onderwerp bijvoorbeeld tijdens

ouderavonden en introductiedagen, en vraag ouders om medewerking. Zorg ervoor dat zij het

verzuimbeleid kennen en begrijpen, en probeer hen ervan te overtuigen dat zij van grote betekenis zijn voor

het verzuimbeleid.

Wees efficiënt

• Ga efficiënt te werk. Probeer de handelingen zo direct mogelijk uit te voeren, door een minimaal aantal

personen. Voorkom vertragingen in signalering, registratie en afhandeling.

Wees consequent

• Controleer voortdurend op verzuim en reageer altijd op verzuim.

• Zorg ervoor dat het verzuimbeleid altijd uitgevoerd kan worden. In geval van afwezigheid van belangrijke

personen in het verzuimbeleid, moet er een vervanger beschikbaar zijn.

Wees snel

• Zorg voor een snelle signalering en snelle reactie. Dit geldt voor alle lesuren! Voer een lik-op-stukbeleid uit

door nog gedurende het eerste lesuur contact te zoeken met de afwezige leerling of zijn/haar ouders.

20

Wees duidelijk

• Zorg ervoor dat betrokkenen weten wat ze moeten doen. Een centrale balie of lokaal in het gebouw waar

de leerlingen voor alle formulieren, meldingen en vragen terechtkunnen, kan zeer effectief zijn!

• Docenten en andere personeelsleden vervullen een voorbeeldfunctie. Wees kritisch op eigen gedrag met

betrekking tot bijvoorbeeld te laat komen.

Wees actueel

• Het kan voorkomen dat een leerling wegens privéomstandigheden, bijvoorbeeld een ernstig ziek familielid,

heeft verzuimd. Vraag daarom altijd naar de redenen van verzuim en sta open voor eventuele verzachtende

omstandigheden. Wees soepel, het belangrijkste is dat de leerling weer aanwezig is!

• Toon bij langdurige ziekte van de leerling belangstelling naar het herstel en biedt begeleiding bij het inhalen

van opgelopen achterstand.

• Houd de bruikbaarheid en doelmatigheid van het verzuimbeleid in het oog. Bepaal een vast moment

waarop het beleid geëvalueerd wordt en de doelstellingen aangescherpt of uitgebreid worden.

En verder,..

• Maak schoolverzuim onaantrekkelijk. Laat de leerlingen merken dat verzuimen niet loont.

• Leg grote nadruk op preventie van verzuim. Ter ondersteuning hiervan moeten roosters opgesteld worden

die zoveel mogelijk aaneengesloten zijn en waar in ieder geval aan het einde van de lesdag geen tussen-

uren meer voorkomen.

• Werk actief aan het versterken van de betrokkenheid van de leerlingen.

21

ijlagen

Bijlage l Begrippen

Met betrekking tot verzuim gelden de volgende definities en doelstellingen:

LeerplichtwetDe Leerplichtwet geldt voor leerlingen vanaf 5 jaar. De volledige leerplicht duurt tot en met het schooljaar

waarin de leerling 16 wordt, of het schooljaar waarin de leerling twaalf jaren volledig dagonderwijs gevolgd

heeft. Daarna geldt de partiële leerplicht die duurt tot en met het schooljaar waarin de leerling 17 jaar wordt.

VerzuimVerzuim betekent dat de leerling één of meerdere lesuren niet volgt, al dan niet met opgaaf van reden. Het kan

gaan om geoorloofd of ongeoorloofd verzuim.

In de Leerplichtwet worden twee verzuimtypen beschreven:

1. Relatief verzuim

Relatief verzuim is het verzuim waarvan het schoolhoofd verplicht is het te melden aan de leerplichtambtenaar,

te weten ongeoorloofd verzuim van drie achtereenvolgende schooldagen, of verzuim van meer dan 1/8 deel

van het aantal uren gedurende een periode van vier weken (dit komt neer op circa 20 lesuren in vier weken).

Signaalverzuim en luxeverzuim zijn vormen van relatief verzuim. Signaalverzuim is ongeoorloofde afwezigheid

zonder dat er sprake is van vakantie, zich uitend in spijbelgedrag, veelal met een problematische achtergrond.

Luxeverzuim is ongeoorloofde afwezigheid (door ouders veroorzaakt) doordat de leerplichtige buiten de

schoolvakanties om op vakantie gaat.

2, Absoluut verzuim

Bij absoluut verzuim staat de leerplichtige niet ingeschreven bij een onderwijsinstelling.

VerzuimbeleidIn een verzuimbeleid wordt beschreven wat de school en/of de gemeente doet om verzuim te signaleren, terug

te dringen en te voorkomen.

Op schoolniveau zijn de doelstellingen van het verzuimbeleid gericht het optimaal benutten van het leerrecht

en het creëren van een goed pedagogisch en didactisch klimaat.

Op stedelijk niveau heeft het verzuimbeleid als doel de leerplichtwet na te leven en schoolbesturen te

ondersteunen bij het oplossen van probleemsituaties in verband met ongeoorloofd verzuim.

Verzuim protocolHet verzuimprotocol is een draaiboek behorend bij het verzuimbeleid. Het protocol structureert de dagelijkse

gang van zaken door de te ondernemen acties te beschrijven en de taakverdeling aan te geven.

In een protocol is ook aangeven welke terugkerende handelingen er op langere termijnen plaats moeten

vinden. Een goed uitgewerkt protocol schept duidelijkheid over regels, afspraken en taken. Het geeft de school

de mogelijkheid verzuim effectief te signaleren, waardoor een adequate reactie op ongeoorloofd verzuim

gegeven kan worden.

RegistratiesysteemRegistratiesysteem is hier het systeem waarin de school de gegevens met betrekking tot verzuim registreert.

Het is een instrument dat de signalering en verslaglegging van verzuim mogelijk maakt.

22

Bijlage II Deelnemende scholen en contactpersonen

De volgende scholen en contactpersonen hebben deelgenomen aan het project 'Registratie- en verzuimbeleid'

en bijgedragen aan de totstandkoming van het verzuimprotocol:

• Comeniuscollege: de heer Dijkshoorn en de heer Staal

• Einstein Lyceum: de heer Lammers• Christelijk College Henegouwen, Laansloptseweg: de heer Hakkenberg, de heer Lautenbach en

mevrouw Oosterling

• Lodewijk Rogier College, Hazelaarweg: de heer Ars, de heer Van Es en mevrouw Heemskerk

• Nieuw Rotterdam, Beukelsdijk: mevrouw Buijk en de heer Ppppeliers

• Nieuw Zuid, Nachtegaalplein: de heer Willemsën en de heer Faber

• Nova College Riederwaard, Palmentuin: de heer Bras

• Nova College Montfort: de heer De Visser

• Scheepvaart en Transport College, Waalhaven: mevrouw Klaassen en de heer Muilwijk

• TVO Alexander: de heer Eikenboom

• Wolfert van Borselen: de heer Fens en de heer Tamminga

• Zuiderparkcollege: de heer Compeer

23

Bijlage III Activiteiten binnen het project

In het kader van het project 'Registratie- en verzuimbeleid' zijn gesprekken gevoerd met de twaalf scholen en

is een bijeenkomst gehouden met alle scholen, Koers VO, de gemeente en de CED-groep.

Schoolbezoeken

Er zijn gesprekken gevoerd op alle deelnemende scholen. Daarbij viel op dat de scholen de ouders een grote

rol toedichten in de succeskans van het verzuimbeleid. Er kan echter niet altijd op gerekend worden dat

ouders stipt zijn in het doorgeven van absentie. Bovendien spreken veel scholen het vermoeden uit dat ouders

het verzuim van hun kind(eren) oogluikend toelaten.

Om de betrokkenheid van de ouders bij het bestrijden van verzuim te versterken, moeten scholen hen in ieder

geval op de hoogte brengen van de wederzijdse rechten en plichten. De ouders hebben de verplichting erop

toe te zien dat hun kind onderwijs volgt, de school is verplicht ongeoorloofd verzuim te melden en de leerling is

verplicht de lessen te volgen. Om het verzuimbeleid correct en gedisciplineerd te kunnen uitvoeren is het dus

noodzakelijk dat iedereen zijn verantwoordelijkheid daarin neemt. Een goed verzuimbeleid en een geslaagde

aanpak van verzuim maken een constante schoolloopbaan van de leerling mogelijk.

Via de schoolgids kunnen ouders bij het verzuimbeleid betrokken worden, onder andere door hen te wijzen op

hun plichten en door te benadrukken dat het bestrijden van ongeoorloofd schoolverzuim in ieders belang is.

Het is daarom aan te raden veel aandacht aan de inhoud van de schoolgids te besteden en daarin duidelijk uit

te leggen waarom medewerking van de ouders en leerlingen zo belangrijk is.

Een ander punt dat in de gesprekken opgevallen is, is dat men vindt dat het huidige verzuimbeleid te traag

werkt. Voor een doeltreffende aanpak is directe actie nodig. In veel scholen wordt het lik-op-stukbeleid nu door

verschillende oorzaken belemmerd.

Werkbijeenkomst

In een werkbijeenkomst is de toenmalige versie van het protocol besproken, met aandacht voor de definities

van de gebruikte begrippen, de verantwoordelijkheid van de betrokken partijen en het vervolg van dit project.

Op basis van de uitkomsten van discussie, overleg en feedback is het protocol aangepast.

In de bijeenkomst heeft de stelling 'het verzuimbeleid is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de

school, ouders, leerlingen en leerplicht' ter discussie gestaan. Daaruit is een aangepaste stelling

voortgekomen, namelijk: 'het verzuimbeleid op schoolniveau is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid

van de school, ouders en leerlingen'. Actoren zoals leerplicht, de schoolmaatschappelijk werker en de

schoolarts vervullen een belangrijke rol in het zorgaanbod om verzuim te voorkomen en te verhelpen, maar

behoren niet tot de primair verantwoordelijken waar het gaat om de uitvoering van het verzuimbeleid in de

school. De school draagt de verantwoordelijkheid om deze partijen op tijd in te schakelen als de situatie

daarom vraagt.

De registratie van verzuim blijkt moeilijk te standaardiseren. Hiervoor is men voor een belangrijk deel

afhankelijk van de mogelijkheden die het registratiesysteem biedt. Wat wel gestandaardiseerd kan worden, is

de systematiek. Met andere woorden: wat wordt wanneer geregistreerd.

Een derde punt waarover gesproken werd, is de 'te laat regeling'. Te laat is geen volledig verzuim, maar vormt

wel een risicofactor voor verzuim. Het is daarom zeker een aandachtspunt in de preventie van verzuim.

24

Belangrijk verschil tussen verzuim en te laat komen, is dat er aan verzuim wettelijke regels gesteld zijn, terwijl

dit voor te laat komen niet het geval is. Scholen zijn daarom bijvoorbeeld ook niet verplicht te laat komen bij

Leerplicht te melden. Het beleid dat een school inzet tegen het te laat komen, is in grote mate individueel

schoolbeleid. In de bijeenkomst met de scholen is gesproken over de plaats die te laat komen zou moeten

krijgen in het verzuimbeleid. Een optie is om te laat komen te bestempelen als gedeeltelijk verzuim. In dat

geval kan de school een tijdlimiet stellen waarna te laat komen overgaat in verzuim (bijvoorbeeld na het

verstrijken van de helft of een kwart van het lesuur). Als dit het geval is, kunnen de leerlingen die als gevolg

van te laat komen grote delen van de lessen missen, opgenomen worden in het verzuimbeleid van de school.

Tijdens de bijeenkomst is belangstelling uitgesproken voor voorbeelden van collega-scholen.

25

Bijlage IV Registratiesysteem

Met de scholen is gesproken over de eisen die scholen stellen aan eert verzuimregistratiesysteem. Alle

scholen geven aan dat zij de ruimte willen krijgen om zelf in contact te treden met de leerling voordat ze

melding te doen aan Leerplicht. De wettelijke verplichting ongeoorloofd verzuim aan Leerplicht te melden, blijft

bestaan. Er wordt echter gewerkt aan een verkorte, eenvoudiger in te vullen formulier waarmee de scholen

een vrijblijvende melding aan Leerplicht kunnen doorgeven. De combinatie van een snelle signalering en een

'ter kennisname-kov', maakt het mogelijk direct met de betreffende leerling te gaan praten over het

spijbelgedrag.

Als sterke punten van de huidige registratiesystemen worden genoemd:

• De uitdraaien geven het verzuim overzichtelijk weer.

• Ook de leerlingen die uurtjes tussendoor spijbelen, komen in de uitdraai in beeld.

Als zwakke punten van de gebruikte registratiesystemen worden genoemd:

• Het systeem is niet voldoende gebruiksvriendelijk.• Het is niet mogelijk om in het systeem aan te geven hoe een verzuimmelding afgehandeld is.

• Het systeem kan niet gekoppeld worden aan de andere registratiesystemen. Er wordt met verschillende

programma's gewerkt.• Het succes van het systeem is sterk afhankelijk van de discipline van de docenten.

• Het programma 'Schoolfact' werkt onder het besturingssysteem DOS. Dat is lastig.

• Als er gesprekken met de leerling en/of de ouders hebben plaatsgevonden, kunnen de scholen de

verslagen daarvan alleen in schriftelijke dossiers opslaan. Het zou makkelijker zijn deze ergens in het

systeem op te kunnen slaan.

• Tijdelijke roosterwijzigingen kunnen niet in het systeem doorgevoerd worden, waardoor er onjuiste

meldingen kunnen ontstaan.

Eisen voor een te ontwikkelen registratiesysteem:

• De kennis van het systeem moet bij meer dan één persoon liggen.

• Een efficiënt systeem, door verschillende registratiesystemen aan elkaar te kunnen koppelen, kan

vertraging in de aanpak van verzuim voorkomen.

• Het systeem moet makkelijk in gebruik zijn, zodat er door verschillende mensen mee gewerkt kan worden.

• Voor de bediening van het systeem moeten relatief weinig personeelsleden nodig zijn.

• De uitdraaien moeten compact en overzichtelijk zijn.

• Verzuim moet per uur geregistreerd kunnen worden.

De scholen wensen een verzuimregistratiesysteem dat:

1. door verschillende mensen gemakkelijk te gebruiken is;

2. verschillende gegevens van de leerlingen kan opslaan en verwerken, of dat koppelingen met de andere

registratiesystemen kan maken;

3. overzichtelijke, compacte uitdraaien geeft;

4. het verzuim in verschillende tijdeenheden (per dag, per uur, per rapportperiode) kan aangeven;

5. efficiënt werkt, dus tijdwinst oplevert;

6. standaard brieven aan ouders uitdraait, bijvoorbeeld:

• bij gesignaleerd ongeoorloofd verzuim;

26

• met het verzoek contact op te nemen met de school over het verzuim (of andere onderwerpen);

• om de ouders (nogmaals) te wijzen op de leerplichtwet en/of het verzuimbeleid van de school;

• om de ouders op de hoogte te stellen van melding van verzuim aan de leerplichtambtenaar van de

gemeente;

• ingesteld kan worden om aan te geven wanneer er een kov verstuurd moet worden;

7. ruimte heeft om notities op te nemen (welke afspraken zijn er gemaakt, welke contacten zijn er geweest,

etc.);8. aangeeft of er al actie op de verzuimmelding is ondernomen, of dat de melding nog afgehandeld moet

worden (betreft het een gesloten of open melding).

27

Bijlage V Voorbeelden van te laat- en verzuimregelingen

1. Naar een idee van Lodewijk Rogier College, locatie Hazelaarweg

Te laat komen .... het kan iedereen we! eens overkomen.

Omdat te laat komen voor jezelf vervelend en voor de docenten storend is, verwachten wij van de leerlingen

dat zij hun uiterste best doen om op tijd in het lokaal aanwezig te zijn. Mocht dit ondanks alles toch niet lukken

dan gelden de volgende regels:

• Je meldt je altijd bij de balie of de conciërge.

• Bij de balie krijg je een briefje en alleen met dit briefje word je in het lokaal toegelaten.

• Ben je 3x te laat dan kom je 2 uur terug in de opvangklas en belt de mentor naar je ouders/verzorgers.

• Na 9x te laat word je geschorst, worden je ouders/verzorgers op school uitgenodigd en na dit gesprek moet

je je een week lang om 7.50 uur melden.

• Mocht je in dezelfde periode nog vaker te laat komen dan wordt dit bij leerplicht gemeld.

• Na iedere periode begint deze telling opnieuw (er zijn er 3).

• Je mentor houdt dit goed bij en houdt ook jou op de hoogte.

• Ben je meer dan 25 minuten te laat dan wordt dit geregistreerd als een uur verzuim, maar ook als te laat.

Je gaatje altijd melden bij de balie en je gaat altijd nog naar je les!!

• Heb je 3 of meer dagen verzuim dan wordt dit officieel bij leerplicht gemeld. Hierbij wordt het te laat komen

geteld.

Deze regels gelden alleen bij te laat komen zonder reden of bij ongeoorloofd verzuim (spijbelen). Let op: je

verslapen is te laat komen zonder reden!!

Wanneer je te laat komt met reden dan heb je een brief bij je en lever je deze in bij de balie. Bij verzuim met

reden wordt er door je ouders/verzorgers naar school gebeld (voor 8.30 uur) om dit te melden en lever je

achteraf ook altijd nog een brief in (brieven die er niet verzorgd uitzien, worden niet aanvaard).

2. Naar een idee van Einstein Lyceum (tekst uit de schoolgids)

Aan het begin van het schooljaar ontvangt de leerling een absentie-, te laat- en cijferkaart. Deze kaart heeft de

leerling altijd bij zich. Op het cijfergedeelte schrijft de leerling alle behaalde resultaten voor overhoringen,

proefwerken, werkstukken, e.d. Een leerling die te laat komt, schrijft het tijdstip van aankomst op de kaart en

meldt zich bij de absenten-administratie (receptie). Kan een leerling om een bepaalde reden, zoals bezoek

tandarts e.d., niet op school zijn dan wordt de absentiekaart vooraf ingevuld en door de absenten-administratie

afgetekend. ^

Bij onverwachte afwezigheid, zoals ziekte, wordt de school 's morgens voor 08.15 uur door de ouder

geïnformeerd. Bij terugkeer op school gaat de leerling dezelfde dag met de ingevulde kaart naar de receptie.

Moet de leerling tijdens de les onverwacht weg, dan meldt de leerling zich af bij.... (naam). Bij terugkeer gaat

de leerling met de ingevulde kaart naar.... (naam).

28

Doordat alle gegevens op één kaart staan, hebben de ouders altijd een totaal overzicht van resultaten en

absenteïsme van hun kind. Op de kaart staat ook vermeld hoe met de kaart wordt omgegaan.

Absentie-overzicht.

BQ te voorzien lesverzulm (bezoek arts, specialist, e.d.)verzoeken de ouders via het absentieoverzicht, uiterlijk twee

i dagen van te voren, om toestemming bij de absenten-administratie.

ij onvoorziene afwezigheid (ziekte e.d.) wordt de schooi voor 08.15 uur telefonischop de hoogte gesteld op de dag van terugkeer gaat de leerling met de door deouders Ingevulde absentlekaart naar de absenten-administratie.

Te-last-overzictTt.

Docenten noteren te-laatkomers op het absentenformulier. Leerlingen die te laatzijn, melden zich bij de receptie en ontvangen een toegangsbewijs.

Absentie overzicht Te laat overzichtdatum Redes van afwezloheld Hand-

tëKéftrngouders

£££&*'

Naam Was:

Conrecton Mentor: sectorielder: -

Datum

Uil SI U

datum

tljdsOpaan- •to""t

IR OVER

lesuur

Raden van nette öat

Ue

3CHT

docent

BNSTBNLYCBIU

email: efnstanlycBum@rotan.eur.nlInternet- www.eur.nl/ROTMI/ROP/elnsteln

SSL*

2 3 4 5

Bijlage VI Stappenplan 'verzuim in beeld1

Gelijktijdig met het project 'registratie- en verzuimbeleid', is de DSO gestart met het project 'Schoolverzuim in

beeld'. Dit project heeft qua doelstelling en deelnemers overeenkomsten met het project 'registratie en

verzuimbeleid". Doelstelling van 'Schoolverzuim in beeld' is meer zicht te krijgen op de omvang van het

ongeoorloofd schoolverzuim op de Rotterdamse scholen voor voortgezet onderwijs. Daarna moet er een

snellere aanpak en afhandeling van verzuimgevallen gaan plaatsvinden door scholen en door de afdeling

Leerplicht van DSO. DSO heeft voor dit project een stappenplan opgesteld.

1. De scholen melden direct aan Leerplicht alle ongeoorloofd schoolverzuim, dat langer duurt dan 3 dagen (of

meer dan 20 lesuur in de maand).

2. Een school onderneemt, zonodig met hulp van het schoolmaatschappelijk werk, zelf actie om het verzuim

te stoppen. Hiervoor heeft de school 3 weken de tijd.

3. Is het verzuim na 3 weken nog niet gestopt, dan doet de school een vervolgmelding en volgen er acties

vanuit Leerplicht.

4. Als deze acties ook geen afdoende effect hebben, dan beslist de leerplichtambtenaar na overleg met de

school binnen 3 weken wat er verder gedaan kan worden.

Voor het melden van ongeoorloofd verzuim wordt gebruik gemaakt van het formulier 'Kennisgeving

Ongeoorloofd Verzuim' (kov) dat aan de afdeling Leerplicht van de DSO wordt opgestuurd. Scholen hebben

aangegeven dat het invullen van dit formulier een tijdrovend karwei is. Er wordt nu een proef gedraaid met een

verkort kov, waarmee voorlopig 6 scholen ongeoorloofd verzuim ter kennisname kunnen melden. Dit verkorte

kov bestaat uit de linkerpagina van het reguliere kov. Als de pilot een positief resultaat geeft, kunnen op termijn

alle scholen die binnen de regio van de DSO vallen, gebruik maken van het verkorte kov.

Stap 1

Zorgstructuur, waaronder

verzuimbeleid op school (afspraken, aanpak)

Voorlichting aan ouders en leerlingen

Een leerling verzuimt ongeoorloofd!1. School meldt na 3 achtereenvolgende dagen verzuim (of meer dan 1/8 deel van

de lesuren in 4 weken) aan Leerplicht:

Ter kennisname (linkerbladzijde van de kov) faxen (8914600)Of:

Urgent*: volledig ingevulde kov opsturen -> zie verder Stap 5

2. School stelt onderzoek in (zie Stap 2)

"Urgent: Er was al eerder sprake van verzuim. Inspanningen van school en schoolmaatschappelijk werk (smw) leverden

geen verbetering op. Geef hierover inlichtingen op de Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim (kov)!

30

Stap 2

Indien melding Ter Kennisname:• Leerplicht stuurt infobrief aan ouders en leerling

• Contactpersoon van school stelt onderzoek in => ouders + leerling

(volgens verzuimprotocol)

• Bij signaalverzuim (achterliggende problematiek thuis, op school of elders)

overleg met smw

• Eventuele interventie door smw

• Zodra onderzoek school is afgerond, telefonisch bericht naar Leerplicht

Onderzoeksduur maximaal 3 weken

Stap 3

Uiterlijk 3 weken na faxen van melding Ter Kennisname belt de school naar Leerplicht

(telefoon 8914666) over:

• Resultaten onderzoek door de school (zie Stap 2)

• Stand van zaken verzuim

Stap4a Stap 4b

Antwoord school:Zaak is opgelost (verzuim gestopt):

Leerplicht boekt af

Antwoord school:Zaak is niet opgelost (verzuim gaat door):

School stuurt volledig ingevulde kov naar

Leerplicht

Stap 5

Leerplichtambtenaar onderneemt de volgende acties:

• Overlegt met schoolcontactpersoon en smw, en eventueel andere instellingen-

Roept ouders + leerling op

• Bij geen reactie: huisbezoek

Na maximaal 3 weken: zie Stap 6

Stap 6

Conclusie onderzoek Leerplicht

• Zaak opgelost (geen verzuim meer)

• Zaak niet opgelost, mogelijkheden:

a Proces-verbaal ouders/jongere

b Melding Raad van de Kinderbescherming/Advies- en Meldpunt

Kindermishandeling

c Vervolgonderzoek: verder overleg met betrokken partijen nodig.

School wordt over 'Conclusie onderzoek' gebeld door de behandelend

leerplichtambtenaar na uiterlijk 3 weken (zie Stap 5)

31

Bij 6a: Leerplicht moet ouders en leerling opnieuw (1x) oproepen voor een proces-verbaalgesprek. Proces-

verbaal gaat (via de Raad van de Kinderbescherming) naar het kantongerecht. Zitting kantonrechter volgt

gemiddeld twee maanden na het proces-verbaalgesprek.

Bij 6b: Leerplicht moet ouders en leerling hierover inlichten en inzage in rapport geven.

Bij 6c: Verder overleg is nodig. Mogelijk vervolg: Bureau Jeugdzorg, psycho-diagnostisch onderzoek,

Regionale Verwijzingscommissie (RVC)

Voor nadere informatie over het stappenplan 'verzuim in beeld' kunt u contact opnemen met de heer Eijkelhof:

b.eijkelhof@dso.rotterdam.nl

32

Bijlage VII Projecten om het schoolverzuim terug te dringen

In het kader van het voorkomen van voortijdig schoolverlaten, loopt een aantal projecten om het schoolverzuim

van leerlingen terug te dringen, zoals het verzuimprotocol, ziekteverzuim- en.begeleiding en de inzet van extra

schoolmaatschappelijk werkers en leerplichtambtenaren.

Projectvoorstel ziekteverzuim

Aanleiding

Uit onderzoek blijkt dat het ziekteverzuim van leerlingen in het voortgezet onderwijs rond de 10% ligt, en dat

ziekteverzuimbegeleiding wenselijk is.

Gezien de omvang van ziekteverzuim zou terugdringing ervan een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de

terugdringing van het totale schoolverzuim, met als gevolg dat meer lessen gevolgd worden, de band tussen

leerling en school steviger blijft, en de kans pp voortijdig schoolverlaten afneemt.

Doelgroep

Leerlingen van het voortgezet onderwijs en hun ouders.

Project doelstelling:

1. Ontwikkelen van een ziekteverzuimprotocol, in samenwerking met DSO (leerplicht), scholen voor

voortgezet onderwijs en de Oecumenische Stichting voor Schoolgebonden Maatschappelijk Werk en/of

Bureau Jeugdzorg (schoolmaatschappelijk werk);

2. Vroegtijdig signaleren van ziekteverzuim;

3. Bereiken van leerlingen met ziekteverzuim;

4. Sociaal medische begeleiding van leerlingen met ziekteverzuim;

5. Op middellange termijn: afname van het ziekteverzuim;

6. Op lange termijn: vermindering van het voortijdig schoolverlaten.

Aanpak

• In 2003: proefproject bij 2 scholen, en daar de doelstellingen van het project realiseren.

• 80% van de leerlingen wordt door de jeugdgezondheidszorg begeleid.

• Terugdringing van het ziekteverzuim in de proefperiode (percentage nader te bepalen).

Voor meer informatie over dit project kunt u contact opnemen met mevrouw Van Zeijl:

p.vanzeijl@dso.rotterdam.nl

Intensivering schoolmaatschappelijk werk in het vmbo

Achtergrond

In het kader van het voorkomen van voortijdig schoolverlaten is geld gereserveerd voor extra zorg op de

school en voor bovenschoolse zorg, in de vorm van extra inzet schoolmaatschappelijk werk (smw) in de

zorgstructuur. Besloten is deze extra inzet te besteden op de volgende terreinen:

• verzuim (50%);

• schoolwisseling (30%);

• zij-instroom (10%);

• mediation (10%).

33

Voor het terugdringen van verzuim is dus ruim extra inzet gereserveerd. Gestreefd wordt naar een lik-op-

stukbeleid bij het spijbelen. Veel spijbelen kan leiden tot voortijdig schoolverlaten doordat de aansluiting met

de lesstof en de klasgenoten verloren gaat. Deze extra inzet is onderdeel van het algehele verzuimbeleid op

scholen in Rotterdam. Ontwikkeling van het registratie- en verzuimbeleid (zoals goede registratieafspraken,

inschakeling van leerplicht, opstelling van een verzuimprotocol) en de extra inzet smw bij verzuim, hebben een

nauw verband met elkaar.

Doelgroep

Vmbo-scholen: SG Nieuw Rotterdam, OSG Nieuw Zuid, Chr. College Henegouwen, Lodewijk Rogier College,

Zuiderpark College, Nova College. <

Door extra inzet van smw het voortijdig schoolverlaten verminderen.

Aanpak

Schoolmaatschappelijk werk komt aan zet, nadat de school heeft vastgesteld dat er dieperliggende oorzaken

aan het verzuim van een leerling ten grondslag liggen, die buiten de normale bemoeienis van de school liggen.

Vanuit overleg (zorgteam/social team) krijgt het smw een leerling met verzuimgegevens aangemeld. Het smw

zal in eerste instantie ha^er onderzoek uitvoeren. Hierna kunnen de volgende acties uitgevoerd worden:

1 . advisering aan de school (docent, mentor, coördinator leerlingenzorg);

2. individuele hulpverlening (kortdurend);

3. verwijzing. ,

Evaluatie extra inzet smw i- r ,

De inzet van extra smw met betrekking tot het verzuim zal geëvalueerd worden. Hierbij wordt gekeken naar het

aantal smw-onderzoeken in het kader van verzuim en de bijbehorende vervolgacties. Aan de hand van de

verzuimpercentages kan bekeken worden of het lik-op-stukbeleid positief effect heeft. Voor de toekomst is het

wellicht zinvol om het verzuimprotocol uit te breiden met een stappenplan smw.

Voor nadere informatie over dit project kunt ü contact opnemen met de heer Rondelez:

e.rondelez@dso.rotterdam.nl : > ;

34

Colofon

OpdrachtgeverDienst Stedelijk Onderwijs

Gemeente Rotterdam

Gea de Jong, Ben Eijkelhof

Postbus 70014

3000 KS Rotterdame info@dso.rotterdam.nli www.dso.rotterdam.nl

Coördinatie

Koers VOAnnemarie Rodenburg

Marshallweg 17

3068 J N Rotterdame info@koers-vo.nl

i www.koers-vo.nl

Tekst en projectuitvoering

CED-groep, afdeling Voortgezet Onderwijs-BVE

Jenneke de WinterGerrit Idsardi

Postbus 8639

3009 AP Rotterdame j.dewinter@cedgroep.nl

i www.cedgroep.nl

EindredactieAspectrum, Rotterdam

VormgevingHans Verlaat, Rotterdam