Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht...Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht 1 Welkom bij...

Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht Verstuur en bekijk al uw zendingen

9 januari 2017

Auteur

Rapport

Mijn PostNL

Handleiding verzendmodule Pakketten & Vracht

Versie 1.2

Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht

Inhoudsopgave

1 Welkom bij Mijn PostNL 4

1.1 Mijn PostNL dashboard 4

1.2 Uitleg van het dashboard 5

1.3 Systeemeisen 6

2 Pakketten & Vracht 7

2.1 Module Pakketten & Vracht openen 8

2.2 Uitleg van de pagina ‘Pakketten & Vracht’ 10

2.2.1 Uitleg van het tabblad ‘Nieuwe zending’ 10

2.2.2 Uitleg van het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ 12

2.2.3 1Uitleg van het tabblad ‘Verzonden zendingen’ 14

2.3 Zendingen handmatig invoeren 16

2.3.1 Stap 1: Ontvangers toevoegen 17

2.3.2 Stap 2: Verzend methode kiezen 23

2.3.3 Stap 3: Verzendlabe ls printen 33

2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren 37

2.4.1 Stap 1: Afhaaladres toevoegen 38

2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen 44

2.4.3 Stap 3: Afhaalopdracht afronden 48

2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren 49

2.5.1 Zendingen en afhaalopdrachten wijzigen 50

2.5.2 Zendingen en afhaalopdrachten verwijderen 52

2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken 54

2.7 Verzendlabe ls (opnieuw) printen 59

2.7.1 Verzendlabe ls printen vanuit ‘Voorbereide zendingen’ 59

2.7.2 Verzendlabe ls opnieuw printen vanuit ‘Verzonden zendingen’ 61

2.8 Zendingen en afhaalopdrachten kopiëren 62

2.9 Zendingen en afhaalopdrachten exporteren 64

3 Verzend module-instellingen 66

3.1 Afzenders beheren 67

3.1.1 Afzenders aanmaken 68

3.1.2 Afzenders aanpassen 71

3.1.3 Afzenders verwijderen 72

3.2 Retouradressen beheren 73


3.2.1 Retouradressen aanmaken 73

3.2.2 Retouradressen aanpassen 74

3.2.3 Retouradressen verwijderen 76

4 Begrippenlijst 77

5 Bijlage 79

5.1 Lijst met verplicht gekoppelde diensten 79


1 Welkom bij Mijn PostNL

Pagina 4 van 79


Mijn PostNL is uw persoonlijke online werkomgeving om al uw zendingen gemakkelijk af te

handelen. Mijn PostNL biedt u overzicht en verzendgemak waardoor u veel tijd bespaart.

1.1 Mijn PostNL dashboard

Als u bent ingelogd, ziet u onderstaande startpagina: het Mijn PostNL dashboard.

Via de tegels op het dashboard hebt u direct toegang tot alle modules waarvoor u geautoriseerd bent,

u ziet de laatste nieuwsberichten en u kunt direct naar de informatiepagina’s gaan.



Pagina 5 van 79

1.2 Uitleg van het dashboard

A. Rechtsboven op het dashboard ziet u uw gebruikersnaam. Als u uw muisaanwijzer op uw

gebruikersnaam plaatst, verschijnt er automatisch een drop-downmenu. Klik op de link. U

gaat nu naar de pagina ‘Mijn Account’ met uw persoonlijke instellingen.

B. Met behulp van dit menu kunt u naar alle modules in Mijn PostNL navigeren.

C. In dit veld kunt u een zoekopdracht invullen. Hiermee kunt in Mijn PostNL zoeken naar productpagina’s,

nieuwsberichten, handleidingen en veelgestelde vragen.

D. Onder het menu ziet u een grijze balk met de laatste nieuwsberichten van Mijn PostNL.

E. Hier vindt u de tegels van de modules waar u toegang toe heeft. Ziet u een bepaalde module wel

in het menu staan maar niet als tegel? Dan heeft u geen toegang tot die module.

F. Hier vindt u de Track & Trace-snelzoekfunctie voor pakketten. Meer informatie hierover vindt u in de handleiding

Track & Trace.

G. Hier vindt u handige links naar veelgestelde vragen en handleidingen.



Pagina 6 van 79

1.3 Systeemeisen

Mijn PostNL ondersteunt de volgende internet browsers:

Microsoft Internet Explorer 9.0 en hoger

Mozilla Firefox 45 en hoger

Safari 9 en hoger

Google Chrome 49 en hoger

Adobe Reader is nodig voor het printen van verzendlabels, zoals de barcodelabel, het

douaneformulier en het remboursformulier. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar

www.adobe.nl om dit gratis te installeren.

Ga terug naar de Inhoudsopgave

http://www.adobe.com/nl/


2 Pakketten & Vracht

Pagina 7 van 79


Introductie

In dit hoofdstuk wordt de verzendmodule Pakketten & Vracht van Mijn PostNL stap voor stap met

schermafbeeldingen beschreven. Om deze module te kunnen gebruiken hebt u autorisaties nodig.

Neem contact op met uw beheerder om deze autorisaties aan te vragen. U vindt de beheerders per

klantnummer in ‘Mijn Account’ > ‘Persoonlijke instellingen’ > ‘Klantnummers’ in de kolom

‘Beheerders’.

In de verzendmodule Pakketten & Vracht kunt u:

a. nieuwe zendingen1 en afhaalopdrachten2 handmatig invoeren of importeren;

b. voorbereide zendingen en afhaalopdrachten inzien en bij PostNL aanmelden3;

c. verzonden zendingen en afhaalopdrachten bekijken en eventueel dupliceren.

Raadpleeg voor uitleg over het importeren van zendingen en afhaalopdrachten de

gebruikershandleiding Importeren.

Verzendmodule-instellingen

Om zendingen en afhaalopdrachten voor een klantnummer te kunnen invoeren of importeren moet de

beheerder allereerst de verzendmodule-instellingen beheren. De verzendmodule-instellingen bestaan

uit de afzenders, de retouradressen en de kostenplaatsen.

De afzender die u kiest tijdens het aanmaken van een zending of afhaalopdracht bepaalt mede, samen

met het land van bestemming of van de afhaallocatie, welke verzendmethodes, afhaalservices en/of

verzendlabels getoond worden in de beslisboom van de verzendmodule. Ga voor uitleg over de

verzendmodule-instellingen naar 3 Verzendmodule-instellingen .

Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren:

2.1 Module Pakketten & Vracht openen

2.2 Uitleg van de pagina ‘Pakketten & Vracht’

2.3 Zendingen handmatig invoeren

2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren

2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren


1 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Zending’ 2 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Afhaalopdracht’ 3 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Bij PostNL aanmelden’



Pagina 8 van 79

2.1 Module Pakketten & Vracht openen

U kunt vanuit het dashboard de verzendmodule Pakketten & Vracht op twee manieren openen:

i. Via de tegel ‘Pakketten & Vracht’.

ii. Via het drop-down-menu onder ‘Versturen’. U kunt vanuit dit drop-down-menu direct

navigeren naar de verschillende tabbladen in de verzendmodule.



Pagina 9 van 79

Autorisaties voor de verzendmodule

Als u geen autorisaties hebt voor de verzendmodule Pakketten & Vracht, dan ziet u onderstaande

melding als u de verzendmodule probeert te openen.

Neem contact op met uw beheerder om autorisaties aan te vragen.

Afzenders aanmaken is voor waarde voor gebruik van de verzendmodule

Als uw beheerder geen enkele afzender heeft aangemaakt voor uw klantnummer, dan ziet u

onderstaande melding in het tabblad ‘Nieuwe zending’. U kunt dan geen zendingen invoeren.

Neem contact op met uw beheerder om afzenders aan te laten maken.

Ga terug naar 2 Pakketten & Vracht of naar de Inhoudsopgave



Pagina 10 van 79

2.2 Uitleg van de pagina ‘Pakketten & Vracht’

De pagina ‘Pakketten & Vracht’ bevat vier tabbladen, namelijk ‘Nieuwe zending’, ‘Voorbereide

zendingen’, ‘Verzonden zendingen’ en ‘Adresboek’. Raadpleeg voor meer informatie over het tabblad

‘Adresboek’ de gebruikershandleiding Adresboek.


2.2.1 Uitleg van het tabblad ‘Nieuwe zending’

2.2.2 Uitleg van het tabblad ‘Voorbereide zendingen’

2.2.3 Uitleg van het tabblad ‘Verzonden zendingen’

2.2.1 Uitleg van het tabblad ‘Nieuwe zending’

F A

E

B

C

D



Pagina 11 van 79

A. Tabblad ‘Nieuwe zending’: In het tabblad ‘Nieuwe zending’ voert u in drie hoofdstappen

handmatig een nieuwe zending of afhaalopdracht in.

B. Sub-tabbl aden in ‘Nieuwe zending’: Uw zendingen kunt u handmatig invoeren in het tabblad

‘Zendingen’. Afhaalopdrachten kunt u handmatig invoeren in het tabblad ‘Afhaalopdrachten’.

C. Zendingskenmerken : De zendingskenmerken4 bestaand uit de afzender, het retouradres en

de kostenplaats. U selecteert allereerst de zendingskenmerken, voordat u uw zending of

afhaalopdracht invoert. U bent verplicht een afzender te selecteren, het retouradres en de

kostenplaats zijn optioneel.

D. Zendingsgege ve ns : In het midden van de pagina voert u in drie hoofdstappen de

handelingen uit om uw zendingen en afhaalopdrachten in te voeren en bij PostNL aan te melden.

E. Zendingen importeren : Rechtsboven op de pagina vindt u de knop ‘Zendingen importeren’

waarmee u uw zendingen en afhaalopdrachten kunt importeren in de verzendmodule , als u deze

gegevens al in uw eigen (order)systeem hebt aangemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over

importeren de gebruikershandleiding Importeren.

F. Hulp nodig? : Plaats uw muisaanwijzer op de link ‘Hulp nodig?’, een lijst met

veelgestelde vragen en handleidingen over de pagina waar u bent verschijnt automatisch. Ook

vindt u hier het telefoonnummer van de klantenservice van PostNL.

Ga terug naar 2.2 Uitleg pagina ‘Pakketten & Vracht’ of naar de Inhoudsopgave

4 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Zendingskenmerken’



Pagina 12 van 79

2.2.2 Uitleg van het tabblad ‘Voorbereide zendingen’

G A

B C

D

E

F



Pagina 13 van 79

A. Tabblad ‘Voorbereide zendingen’: In het tabblad ‘Voorbereid e zendingen’ bevinden zich al uw

zendingen en afhaalopdrachten die nog niet bij PostNL zijn aangemeld:

Er zijn nog foutmeldingen van toepassing op de zendingen en afhaalopdrachten en/of de

verzendlabels van de zendingen zijn nog niet geprint.

De aanbieddatum5 van afgeronde zendingen of afhaalopdrachten ligt nog in de toekomst.

Uw geïmporteerde zendingen en afhaalopdrachten worden in dit tabblad geüpload wanneer er

foutmeldingen van toepassing zijn of wanneer u uw verzendlabels vanuit de verzendmodule print.

B. Veld ‘Klantnummer’ : Standaard wordt hier uw primair klantnummer6 waaronder uw

gebruikersaccount is aangemaakt getoond. Wanneer u autorisaties hebt voor meerdere

klantnummers, kunt u in de keuzelijst bij dit veld een ander klantnummer selecteren.

C. Zoekfunctionaliteit : De zoekfunctionaliteit bevat zoekfilters7 die u kunt gebruiken om

afzonderlijk of in combinatie een standaard zoekactie8 of een uitgebreide zoekactie9 uit te voeren.

Een uitgebreide zoekactie voert u uit door op de knop te klikken. U hebt ook de

keuze om een combinatie van veelgebruikte zoekfilters als zoekopdracht10 op te slaan.

D. Expor tfuncties : De lijst met voorbereide zendingen en afhaalopdrachten kunt u naar

een pdf-bestand exporteren door op de knop te klikken of naar een xls -bestand door te

klikken op de knop .

E. Uw voor bereide zendingen: Standaard wordt hier een lijst van alle voorbereide zendingen en

afhaalopdrachten voor uw primair klantnummer getoond. U kunt alle kolommen sorteren van oud

naar nieuw of van nieuw naar oud door op de naam van de kolom te klikken.

F. Wisselen van pagina : Onderaan de pagina vindt u opties om van pagina te wisselen.

G. Hulp nodig? : Plaats uw muisaanwijzer op de link ‘Hulp nodig?’, een lijst met

veelgestelde vragen en handleidingen over de pagina waar u bent verschijnt automatisch. Ook

vindt u hier het telefoonnummer van de klantenservice van PostNL.


5 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Aanbieddatum’ 6 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Primair klantnummer’ 7 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Zoekfilter’ 8 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Standaard zoekactie’ 9 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Uitgebreide zoekactie’ 10 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Zoekopdracht’



Pagina 14 van 79

2.2.3 Uitleg van het tabblad ‘Verzonden zendingen’

A

B

C

D



Pagina 15 van 79

A. Tabblad ‘Verzonden zendingen’ : U kunt in het tabblad ‘Verzonden zendingen’ uw zendingen

en afhaalopdrachten die bij PostNL zijn aangemeld zoeken. De zendingsgegevens blijven tot een

jaar na de aanbieddatum beschikbaar om te raadplegen in dit tabblad.

B. Zoeken en Expor teren : De zoekfunctionaliteit en de exportfuncties in het tabblad

‘Verzonden zendingen’ zijn gelijk aan de functionaliteiten in het tabblad ‘Voorbereide

zendingen’. Voor uitleg over deze functionaliteiten , zie 2.2.2 Uitleg van het tabblad ‘Voorbereide

zendingen’.

C. Uw verzonde n zendingen : Voer een zoekactie uit om een lijst van uw verzonden

zendingen te verkrijgen. De zoekresultaten worden in het midden van de pagina getoond. U kunt

alle kolommen sorteren van oud naar nieuw of van nieuw naar oud door op de naam van de

kolom te klikken.

D. Wisselen van pagina : Onderaan de pagina vindt u opties om van pagina te

wisselen.




Pagina 16 van 79

2.3 Zendingen handmatig invoeren

Introductie

In tabblad ‘Nieuwe zending’ > sub-tabblad ‘Zendingen’ voert u, nadat u de zendingskenmerken hebt

geselecteerd, in drie hoofdstappen handmatig een zending in:

1. Bij Stap 1 maakt u de keuze tussen de ontvangers handmatig invoeren of selecteren uit het

Adresboek. Het adres waarnaartoe een zending wordt verzonden bepaalt mede welke

verzendmethodes en verzendlabels in de verzendmodule worden getoond.

2. Bij Stap 2 kiest u de verzendmethode en voert u de resterende zendingsgegevens in, waarna uw

zending wordt gevalideerd. U kunt maximaa l één verzendmethode kiezen.

3. Bij Stap 3 rondt u uw zending af door eventuele foutmeldingen uit de validatie af te handelen en

de verzendlabels te printen. De gekozen verzendmethode bepaalt welke verzendlabels getoond

worden om te printen. Hierna wordt uw zending op de aanbieddatum automatisch bij PostNL

aangemeld. U moet de zending afronden voordat u uw pakketten bij PostNL aanlevert voor

verzending.

Aantal pakketten per zending binnen Nederland

Bij het invoeren van een zending met meerdere ontvangers moet u hetzelfde aantal pakketten voor

iedere ontvanger invullen. Als u een verschillend aantal pakketten wilt versturen per ontvanger, moet

u aparte zendingen aanmaken voor elke ontvanger.

Aantal pakketten per zending binnen en buiten de Europese Unie

Bij zendingen naar landen binnen en buiten de Europese Unie kunt u maximaa l 1 pakket per

ontvanger invullen per zending. Als u meerdere pakketten naar dezelfde ontvanger wilt versturen,

moet u meerdere zendingen aanmaken voor elk pakket.

Importeren

U hebt ook de mogelijkheid om de zendingsgegevens te importeren als u deze gegevens al in uw

eigen (order)systeem hebt aangemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over importeren de

gebruikershandleiding Importeren.


2.3.1 Stap 1: Ontvangers toevoegen

2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen

2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen




Pagina 17 van 79

2.3.1 Stap 1: Ontvangers toevoegen

Introductie

Alvorens bij Stap 1 in het sub-tabblad ‘Zendingen’ de ontvangers toe te voegen, begint u met het

selecteren van de zendingskenmerken van uw zending. De zendingskenmerken zijn de afzender en

indien van toepassing het retouradres en de kostenplaats (of een ander administratief kenmerk).

Kenmerk 1: Afzender

Door de juiste afzender te selecteren, selecteert u automatisch het klantnummer waarvoor u uw

zending aanmaakt. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een afzender

bepaalt mede welke verzendmethodes en verzendlabels getoond worden in de beslisboom van de

verzendmodule.

Afzenders worden beheerd door de beheerders in het tabblad ‘Klantnummerinstellingen’. Neem contact

op met uw beheerder om te informeren welke afzender u moet gebruiken voor uw zendingen.

Afzendergegevens

De volgende gegevens zijn gekoppeld aan de afzender:

a. De naam van de organisatie en/of de naam van een contactpersoon.

b. Het adres van de organisatie en eventueel het IBAN.

c. Een combinatie van één of meerdere klantcodes die nodig zijn voor de verwerking van de

zending bij PostNL.

Kenmerk 2: Retouradres (optioneel)

Het retouradres is het adres waarnaartoe uw ontvangers hun retourzendingen kunnen versturen. Als er

geen retouradressen in de keuzelijst zijn waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen

retouradressen aangemaakt. U kunt uw zendingen invoeren zonder een retouradres. Retouradressen

worden op de retourlabels vermeld. Retourlabels worden alleen bij bepaalde verzendmethodes

getoond.

Retouradressen worden beheerd door de beheerders in het tabblad ‘Klantnummerinstellingen’. Neem

contact op met uw beheerder als u vragen hebt over de retouradressen.

Kenmerk 3: Kostenplaats (optioneel)

De kostenplaats is een administratieve kenmerk die u kunt koppelen aan uw zendingen. Als er geen

kostenplaatsen in de keuzelijst zijn waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen

kostenplaatsen aangemaakt. U kunt uw zendingen invoeren zonder een kostenplaats.

Als de beheerder van uw klantnummer heeft bepaalt dat het selecteren van een kostenplaats niet

verplicht is, dan vindt u in de keuzelijst een optie dat leeg is. U kunt deze lege optie kiezen wanneer u



Pagina 18 van 79

geen kostenplaats wilt koppelen aan de zendingen. Ziet u deze lege optie niet, dan bent u verplicht

een kostenplaats aan de zendingen te koppelen. De naam ‘Kostenplaats’ kan door uw beheerder

aangepast zijn in een andere naam conform de benamingen die gebruikt worden in uw organisatie.

Kostenplaatsen worden beheerd door de beheerder in de klantnummerinstellingen. Als een

kostenplaats ontbreekt, neem dan contact op met uw beheerder om deze te laten toevoegen.

Zendingskenmerken selecteren

Doorloop de volgende stappen om de zendingskenmerken van uw zending te selecteren:

1) Open de verzendmodule. U komt in het tabblad ‘Nieuwe zending’.

2) Selecteer een afzender voor uw zending bij het veld ‘Afzender’. In de keuzelijst ziet u alle

afzenders behorend bij de klantnummers waarvoor u autorisaties hebt.

3) Optioneel: Selecteer een retouradres bij het veld ‘Retouradres’.

Let op: Retourlabels worden alleen getoond bij bepaalde verzendmethodes.

4) Optioneel: Selecteer een kostenplaats bij het veld ‘Kostenplaats’. De benaming van het veld

‘Kostenplaats’ kan per klantnummer verschillen. Dit is afhankelijk van welke naam de beheerder

aan dit veld heeft gegeven in de klantnummerinstellingen.

U bent klaar met het selecteren van de zendingskenmerken. U kunt doorgaan met het toevoegen van de

ontvangers aan uw zending.

Stap 1: Ontvang ers toevoege n aan uw zending

U kunt ontvangers toevoegen aan uw zending door ze via het zoekveld te zoeken in het Adresboek,

door het Adresboek (in een pop-up-venster) te openen en de ontvangers te selecteren en/of door ze

handmatig in te voeren. Bij meerdere ontvangers in een zending moet u hetzelfde aantal pakketten voor

iedere ontvanger invullen.



Pagina 19 van 79

Houd rekening met het volgende bij het toevoegen van ontvangers aan een zending:

a. Het land van bestemming bepaalt welke verzendmethodes getoond worden in de beslisboom.

Ontvangers binnen een zending moeten uit dezelfde regio komen. PostNL biedt verschillende

verzendmethodes afhankelijk van de regio. De volgende regio’s worden onderscheiden:

Nederland (NL)

België (BE)

Benelux

Europese Unie

Landen buiten de Europese Unie

b. Zendingen naar postbusadressen moet u apart aanmaken. Postbusadressen kunnen niet samen met

reguliere Nederlandse adressen aan een zending toegevoegd worden.

c. Zendingen naar antwoordnummeradressen moet u ook apart aanmaken.

Toegevoeg de ontvangers verwijdere n

Wilt u een toegevoegde ontvanger verwijderen uit uw zending, dan hoeft u alleen de volgende twee

stappen te doorlopen:

1. Klik op het icoon bij de ontvanger die u wilt verwijderen.

Een pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u de geselecteerde ontvanger wilt

verwijderen.

2. Klik op de knop in het pop-up-venster. U gaat automatisch terug naar uw zending

om deze verder af te kunnen maken.

Klik op één van de volgende drie opties voor uitleg hoe u uw ontvangers kunt toevoegen:

i. Ontvangers zoeken in het Adresboek via het zoekveld

ii. Ontvangers in het Adresboek selecteren

iii. Ontvangers handmatig invoeren



Pagina 20 van 79

i. Ontvangers zoeken in het Adresboek via het zoekveld

1) Zoek de ontvangers in het Adresboek via het veld . U kunt de volgende

zoekcriteria gebruiken om ontvangers te zoeken:

Voornaam, achternaam of bedrijfsnaam.

Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatsnaam) of land.

Let op: Het Adresboek wordt per klantnummer beheerd. U kunt alleen adressen zoeken die zijn

opgeslagen bij het klantnummer van waaruit u de zending verstuurt. Dit klantnummer hebt u

automatisch geselecteerd met de afzender.

2) Klik bij resultaat op de naam van de ontvanger om deze toe te voegen aan de zending.

3) Optioneel: Klik bij geen resultaat op de link om de ontvanger handmatig in te

voeren. Doorloop vervolgens de stappen zoals beschreven bij iii. Ontvangers handmatig invoeren.

4) Herhaal stappen 1 en 2 als u een andere ontvanger wilt zoeken.

5) Klik op de knop om naar de volgende stap in de verzendmodule te gaan.

U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen bij de ontvangers, klik dan

op de knop die in de verzendmodule bij Stap 1 verschijnt. Ga nu door naar 2.3.2 Stap 2:

Verzendmethode kiezen.



Pagina 21 van 79

ii. Ontvangers in het Adresboek selecteren

1) Klik op de link om het Adresboek in een pop-up-venster te openen.

2) Vink de vakjes aan van de adressen die u wilt selecteren.

U kunt gebruik maken van het zoekveld in het pop-up-venster om de adressen te zoeken. U kunt

de volgende zoekcriteria gebruiken om ontvangers te zoeken:


Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatnaam) of land.

U kunt ook alleen de adressen in een adresgroep tonen door het adresgroep te selecteren in de

keuzelijst bij ‘Adresgroep tonen’.


opgeslagen bij het klantnummer van waaruit u de zending verstuurt. Dit klantnummer hebt u


3) Klik op de knop rechts onderaan in het pop-up-venster om uw selectie van

ontvangers toe te voegen aan de zending. U gaat automatisch terug naar het sub-tabblad

‘Zendingen’.







Pagina 22 van 79

iii. Ontvangers handmatig invoeren

1) Klik op de knop om handmatig een ontvanger in te voeren. Een

invoerscherm verschijnt automatisch.

2) Vul de naam- en adresgegevens van de ontvanger in. Houd rekening met het volgende:

a. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen.

b. U bent verplicht om de achternaam of de bedrijfsnaam in te vullen. Beide invullen is ook

mogelijk.

c. Vink het vakje bij het veld ‘Postbusadres’ of ‘Antwoordnummeradres’ aan om een postbus-

respectievelijk antwoordnummeradres in te voeren als ontvangstadres.

Let op: De keuze voor een postbus- of antwoordnummeradres beperkt het aantal

verzendmethodes waaruit u kunt kiezen om uw zending te versturen. Postbus - en

antwoordnummeradressen kunnen niet samen met elkaar of met reguliere adressen aan een

zending toegevoegd worden.

d. Bij Nederlands adressen worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van

de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam niet

automatisch ingevuld kunnen worden, krijgt u onderstaande melding te zien. Controleer of u

de juiste postcode en huisnummer hebt ingevuld of klik op de link om zelf de

straat- en plaatsnaam in te voeren.

e. Bij buitenlandse adressen vindt er geen controle plaats op de juistheid van de gegevens. U

moet de gegevens zelf controleren. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht als

een zending door foutieve adresgegevens niet bezorgd kan worden.

3) Optioneel: Vul het mobiele telefoonnummer en/of e-mailadres van de ontvanger in om

notificaties te laten versturen. Raadpleeg voor meer informatie de gebruikershandleiding

Notificaties.

4) Optioneel: Vink het vakje aan als u de ontvanger direct wilt opslaan in het

Adresboek. Raadpleeg voor meer informatie de gebruikershandleiding Adresboek.



Pagina 23 van 79

5) Klik op de knop om de ontvanger toe te voegen aan de zending. Herhaal

bovenstaande stappen als u nog een ontvanger handmatig wilt invoeren.





Ga terug naar 2.3 Zendingen handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave

2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen

Introductie

Bij Stap 2 van de verzendmodule kiest u de verzendmethode voor uw zending en voert u de

resterende zendingsgegevens in. Hierna wordt de zending gevalideerd.

Een beslisboom helpt u aan de hand van een aantal vragen om de passende verzendmethode te

selecteren voor uw zending. De getoonde bezorgopties en aanvullende diensten om tot de juiste

verzendmethode te komen zijn afhankelijk van uw keuze bij de vraag ervoor. U kunt ook

veelgebruikte verzendmethodes als favoriet opslaan. U hoeft dan de vragen niet opnieuw te

doorlopen.

Enkele verzendmethodes zijn standaard beschikbaar in de verzendmodule. Voor andere

verzendmethodes is per klantnummer een aanvullend contract nodig voordat ze beschikbaar zijn in de

verzendmodule. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie .

Voor alle verzendmethodes geldt dat de combinatie van de door u gekozen afzender bij de

zendingskenmerken en het adres van de ontvanger(s) bij Stap 1 bepaalt welke verzendmethodes

getoond worden bij Stap 2. U kunt per zending maximaa l één verzendmethode kiezen.



Pagina 24 van 79

De eerste vraag in de beslisboom is altijd ‘Wat wilt u versturen?’. Hier kiest u het type zending dat u

wilt versturen, bijvoorbeeld ‘Pakketten’ of ‘Vracht’.

Stap 2: Een verzendme thode kiezen voor uw zending

Doorloop de volgende stappen om een verzendmethode te kiezen:

1) Klik op een tegel onder de vraag ‘Wat wilt u versturen?’ om een type zending te selecteren. De

geselecteerde tegel licht oranje op. Op basis van uw keuze bij de eerste vraag verschijnt een

tweede vraag.

Hebt u al verzendmethodes als favorieten opgeslagen? U ziet uw favorieten terug in de tegels

onder de eerste vraag. Wilt u één daarvan selecteren, klik dan op de tegel met uw favoriete

verzendmethode en doorloop vervolgens de stappen vanaf stap 5.



Pagina 25 van 79

2) Doorloop alle vragen in de beslisboom bij Stap 2 en klik op de tegels om de gewenste

bezorgopties en aanvullende diensten te selecteren. De vervolgvragen zijn steeds afhankelijk van

uw keuze bij een eerdere vraag. De combinatie van geselecteerde bezorgopties en aanvullende

diensten bepaalt de verzendmethode van uw zending.

Met de knop kunt u al uw gemaakte keuzes ongedaan maken. U begint

dan opnieuw bij de eerste vraag in de beslisboom met het kiezen van een type zending.

De laatste vraag in de beslisboom is altijd ‘Met welke aanvullende diensten?’. De knop

wordt dan voor het eerst getoond rechts onderaan de vragen bij Stap 2. U bent niet

verplicht om een aanvullende dienst te selecteren om verder te kunnen, met uitzondering van de

gekoppelde aanvullende diensten.

Gekoppelde aanvullende diensten

Bepaalde aanvullende diensten zijn standaard inbegrepen bij sommige bezorgopties en/of

gekoppeld aan andere aanvullende diensten. Er is in dan een verplichte koppeling gemaakt tussen

deze aanvullende diensten en de bezorgopties/andere aanvullende diensten. U herkent deze verplichte

koppelingen in de tegels die automatisch lichtoranje kleuren en een slotje hebben

linksboven.

Kiest u bijvoorbeeld voor de bezorgoptie ‘Postkantoor’ dan wordt de aanvullende dienst

‘Handtekening voor Ontvangst’ automatisch door het systeem geselecteerd. U kunt de

automatische selecties van gekoppelde aanvullende diensten niet ongedaan maken. U vindt een

complete lijst in bijlage 5.1 Lijst met verplicht gekoppelde diensten.



Pagina 26 van 79

3) Klik op de knop . Uw gekozen verzendmethode wordt onder ‘Geselecteerde

verzendmethode’ getoond met daaronder de overige zendingsgegevens die u nog moet invullen.

U kunt uw gekozen verzendmethode aanpassen door te klikken op de knop .



Pagina 27 van 79

4) Optioneel: Klik op de knop als u deze verzendmethode als een favoriet wilt

opslaan. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Klik op een tegelplek om de

verzendmethode te plaatsen en klik dan op de knop . Het pop-up-venster verdwijnt en

u gaat terug naar uw ingevoerde zending.



Pagina 28 van 79

5) Doorloop onderstaande stappen om de velden onder uw gekozen verzendmethode in te vullen. De

velden die getoond worden zijn afhankelijk van de gekozen verzendmethode en van specifieke

contractafspraken. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen.

De volgende velden worden bij elke zending getoond:

a. Uw referentie

5.1) Optioneel: Vul een referentie in. U kunt maximaa l één referentie invullen ongeacht het

aantal ontvangers. Het referentieveld is een vrij invoerveld waarin u maxi maal 35

karakters kunt invoeren.

b. Aanbieddatum

5.2) Selecteer de datum waarop u uw zending bij PostNL wilt aanleveren. Wanneer u Stap 3

van de verzendmodule hebt afgerond, meldt het systeem uw zending dan automatisch

bij PostNL aan op de gekozen aanbieddatum. U kunt alleen de datum waarop u de

zending invoert of een datum in de toekomst selecteren.

Let op: Als u uw zending niet afrondt vóór of op de dag van de aanbieddatum, dan

wordt uw zending niet aangemeld bij PostNL. U moet de aanbieddatum, als deze al

verstreken is, aanpassen wanneer u de zending gaat afronden.

c. Uw ordernummer

5.3) Optioneel: Vul een ordernummer in. U kunt maximaa l één ordernumme r invullen

ongeacht het aantal ontvangers. Als u pakketten naar meerdere ontvangers wilt

versturen en elke ontvanger heeft zijn eigen ordernummer, dan moet u voor elke pakket

een aparte zending aanmaken. Het ordernummerveld is een vrij invoerveld waarin u

maximaa l 35 karakters kunt invoeren.

De volgende velden zijn de meest voorkomende velden die getoond worden op basis van uw

gekozen verzendmethode en eventueel contractafspraken:

d. Aantal colli

5.4) Voer het aantal pakketten per ontvanger in. Het systeem berekent vervolgens

automatisch het totaal aantal pakketten waarvoor barcodes en verzendlabels nodig zijn

op basis van het aantal colli vermenigvuldigd met het aantal ontvangers in de zending.



Pagina 29 van 79

Let op: Bij zendingen naar landen buiten Nederland kunt u standaard maxima al 1

pakket per ontvanger versturen. Wilt u meerdere pakketten naar dezelfde ontvanger

versturen, maak dan aparte zendingen voor elk pakket aan.

e. Gewicht

5.5) Optioneel: Vul het gewicht per collo in kilogrammen in. Dit veld hangt samen met het

veld ‘Aantal colli’. Als u in het veld ‘Aantal colli’ een aantal van 5 invult, dan worden

vijf velden voor het gewicht getoond (een veld voor elke collo).

f. Rembourskenmerk

5.6) Optioneel: Vul een rembourskenmerk in. U kunt maximaa l één rembourskenmerk

invullen ongeacht het aantal ontvangers. Het rembours kenmerkveld is een vrij

invoerveld waarin u maximaa l 35 karakters kunt invoeren.

g. Barcode

5.7) Vul of scan uw eigen barcode per collo in. Het barcodeveld wordt alleen getoond bij

klantnummers waarvoor in het contract staat dat ze eigen barcodes aanmaken voor hun

zendingen. U bent dan verplicht om de barcodes in te vullen. Dit veld hangt samen

met het veld ‘Aantal colli’. Als u in het veld ‘Aantal colli’ een aantal van 5 invult, dan

ziet u voor elke collo een apart invoerveld voor de barcode.

h. Aanvullende diensten

5.8) Optioneel: Klik op de link . Deze link wordt alleen

getoond bij Extra@Ho me. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Vink de vakjes

aan van de extra aanvullende diensten die u bij uw zending wilt toevoegen. Klik op de

knop om de geselecteerde aanvullende diensten toe te voegen.

i. Volume

5.9) Vul het volume in kubieke centimeter (cm3) per collo in. Dit veld hangt samen met het


vijf velden voor het volume getoond (een veld voor elke collo).

j. PostNL locatie(s)

5.10) Vul in de invoervelden rechts naast elke ontvanger de postcode en het huisnummer

van de door de ontvanger opgegeven afhaallocatie of pakketautomaat in. Dit veld

hangt samen met het aantal toegevoegde ontvangers. U ziet voor elke ontvanger aparte

invoervelden voor postcode en huisnummer.

Tip: U kunt ook de postcode en het huisnummer van het adres van de ontvanger

invullen om de dichtstbijzijnde afhaallocatie of pakketautomaat te zoeken.

5.11) Klik op de knop . U kunt alleen per ontvanger zoeken. Het systeem vult het

adres van de (dichtstbijzijnde) PostNL locatie automatisch aan.

5.12) Optioneel: Klik op het icoon om de PostNL locatie bij een ontvanger te wijzigen.

Vul een nieuwe postcode en huisnummer in en klik nogmaals op de knop . Het

systeem vult opnieuw het adres aan.



Pagina 30 van 79

k. Mobiel telefoonnummer

5.13) Vul het mobiele telefoonnummer in van elke ontvanger. Dit veld wordt getoond:

1. als u in de verzendmodule bij Stap 1 nog geen mobiele telefoonnummer hebt

ingevuld bij de gegevens van de ontvangers, én

2. u hebt gekozen voor een verzendmethode waarvoor dit veld verplicht is om

notificaties te kunnen versturen door het systeem, bijvoorbeeld Ophalen op

afhaallocatie.

Let op: U kunt geen notificaties aanmaken in de verzendmodule. Als u zelf een

notificatiebericht wilt instellen met uw eigen tekst, ga dan naar de module Notificaties en

doorloop de stappen zoals uitgelegd in de handleiding Notificaties.

l. Douaneformulieren

5.14) Selecteer als eerste het pakkettype van uw zending. Het pakkettype bepaalt of er extra

velden getoond en ingevuld moeten worden.



Pagina 31 van 79

Bij pakkettypes ‘Handelsgoederen’, ‘Handelsmonster’ en ‘Retourgoederen’ worden

additionele (verplichte) invoervelden getoond.

5.15) Vul minimaal de overige verplichte velden in om het douaneformulier op te maken.

Alle ingevulde waarden zijn geldig voor alle ontvangers die u hebt toegevoegd aan de

zending.

5.16) Klik op de link ‘Voeg een artikel toe’ om meerdere artikelregels toe te voegen. U kunt

maximaa l 5 artikelen per zending invullen. Voor elk artikel dat u in het pakket

verstuurt, moet u minimaal een artikelbeschrijving (maximaa l 200 karakters), het

aantal, het gewicht en het bedrag in de gekozen valutacode invullen.

6) Klik op de knop .



Pagina 32 van 79

U hebt Stap 2 van de verzendmodule afgerond. De zending wordt nu automatisch gevalideerd en

eventuele foutmeldingen en waarschuwingen worden bij Stap 3 getoond.

Verzendlabels printen vanuit de verzendmodule

Print u verzendlabels vanuit de verzendmodule, doorloop dan de stappen zoals beschreven bij 2.3.3

Stap 3: Verzendlabels printen. Wilt u eerst een nieuwe zending invoeren voordat u de verzendlabels

van deze zending print, klik dan op de knop onderaan op de pagina. U vindt

deze zending terug in het tabblad ‘Voorbereide zendingen’. Ga voor uitleg over het afronden van

zendingen vanuit dit tabblad naar 2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren.

Zelf verzendl abels printen

Print u zelf uw verzendlabels en zijn er geen foutmeldingen van toepassing op uw zending, dan bent u

na Stap 2 klaar met het aanmaken van uw zending. Uw zending wordt op de aanbieddatum

automatisch bij PostNL aangemeld.

Ligt de aanbieddatum in de toekomst, dan vindt u uw zending na een korte verwerkingstijd in het

tabblad ‘Voorbereide zending’. Is de aanbieddatum gelijk aan de datum waarop u de zending hebt

ingevoerd, dan wordt uw zending direct aangemeld en vindt u deze terug in het tabblad ‘Verzonden

zendingen’.

Let op: Douaneformulieren en eventuele retourlabels moet u altijd vanuit de verzendmodule printen,

ongeacht of u de overige verzendlabels zelf print.




Pagina 33 van 79

2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen

Introductie

Stap 3 van de verzendmodule is het eventueel afhandelen van foutmeldingen en het opmaken en

printen van de verzendlabels. U bent verplicht om foutmeldingen af te handelen om de verzendlabels

te kunnen printen. Met het printen van de verzendlabels rondt u de zending af. Uw zending wordt

hierna op de aanbieddatum automatisch bij PostNL aangemeld. Welke verzendlabels getoond worden

is afhankelijk van de door u gekozen verzendmethode en uw contractafspraken.

Vergeet niet om de zending vóór of uiterlijk op de door u opgegeven aanbieddatum af te ronden door

de verzendlabels te printen. Doet u dit niet, dan wordt de zending niet op de aanbieddatum bij PostNL

aangemeld. De zending blijft in het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ totdat u deze zending afrondt of

verwijdert.

Print u zelf uw verzendlabels en hoeft u geen douaneformulieren of retourlabels te printen, dan is uw

zending afgerond wanneer u alle foutmeldingen hebt afgehandeld.

Stap 3: Foutmeldingen afhandelen en de verzendl abels printen

Doorloop de volgende stappen om foutmeldingen af te handelen en de verzendlabels van uw zending

te printen:

1) Optioneel: Klik op de knop bij Stap 1 of Stap 2 van de verzendmodule om de in de

foutmeldingen aangegeven punten te corrigeren. Foutmeldingen worden bij Stap 3 getoond in een

rood veld. Klik daarna op de knop . Uw zending wordt nogmaals

gevalideerd. Print u zelf uw verzendlabels, dan hebt u hierna uw zending afgerond als er geen

foutmeldingen meer van toepassing zijn.

Let op: U kunt de afzender niet meer aanpassen. Wilt u deze gegevens toch aanpassen? Maak dan een

nieuwe zending aan en verwijder deze zending uit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’.

2) Klik op de knop om de verzendlabels op te maken om te kunnen printen. Een

pop-up-venster verschijnt automatisch.

Let op: Print u zelf uw verzendlabels, dan bent u alsnog verplicht om douaneformulieren en

eventuele retourlabels vanuit de verzendmodule te printen.

3) Optioneel: Klik bovenaan in het pop-up-venster op de keuzeveld naast ‘Printvolgorde’ om de

printvolgorde van de verzendlabels aan te passen. De printvolgorde staat standaard geselecteerd

op de achternaam van de ontvangers.



Pagina 34 van 79

4) Vink de vakjes aan bij de verzendlabels die u wilt printen. De verzendlabels bestaan uit

barcodelabels en optioneel remboursformulieren, retourlabels en/of douaneformulieren.

Selecteer de labelopties volgens onderstaande stappen:

a. Barcodelabels

4.1) Laat het vakje voor barcodelabels aangevinkt. U hebt de barcodelabels nodig om uw

pakket bij PostNL aan te leveren voor verzending.

Let op: Print u de verzendlabels van deze zending voor een tweede keer, dan hebt u de

keuze om het vakje bij dit veld uit te vinken om alleen de overige verzendlabels te

printen.

4.2) Optioneel: Vink het vakje bij het veld ‘A4-labelvellen gebruiken’. Er verschijnt een

afbeelding van een A4-labelvel waarin u kunt selecteren in welke volgorde u de

barcodelabels wilt printen. Selecteer een van de vier vakken in het afgebeelde A4-

labelvel. Het geselecteerde vak licht oranje op.



Pagina 35 van 79

b. Remboursformulieren

4.3) Vink het vakje bij ‘Remboursformulieren’ aan om remboursformulieren te printen.

4.4) Vink het vakje bij ‘A4’ onder ‘Remboursformulieren’ aan als u op een A4 papier wilt

printen of vink het vakje bij ‘Kabinetformaat’ aan als u op papier in kabinetformaat wilt

printen. U bent verplicht om een keuze te maken tussen ‘A4’ en ‘Kabinetformaat ’.

c. Retourlabels

4.5) Vink het vakje bij ‘Retourlabels’ aan om retourlabels te printen.

4.6) Optioneel: Vul de retourreferentie in de vrije tekstveld in. U kunt maximaa l 35

karakters gebruiken.

4.7) Optioneel: Vink het vakje aan bij het veld ‘A4-labelvellen gebruiken’. Er verschijnt een

afbeelding van een A4-labelvel waarin u kunt selecteren in welk volgorde u de

retourlabels wilt laten printen. Selecteer een van de vier vakken in de afgebeelde A4

labelvel. Het geselecteerde vak licht oranje op.

d. Douaneformulieren

4.8) Vink het vakje bij ‘Douaneformulieren’ aan om douaneformulieren te printen. U hebt

het douaneformulier nodig om uw pakket bij PostNL aan te leveren voor verzending.

5) Klik in het pop-up-venster op de knop , u bevestigt hiermee uw zending. De verzendlabels

worden gegenereerd en in hetzelfde pop-up-venster beschikbaar gesteld in pdf-formaat.



Pagina 36 van 79

Let op: Print u de verzendlabels op de aanbieddatum van de zending, dan wordt de zending direct

bij PostNL aangemeld. U vindt deze na een korte verwerkingstijd in ‘Verzonden zendingen’.

Ligt de aanbieddatum bij het printen in de toekomst, dan wordt de zending nog niet bij PostNL

aangemeld. De zending blijft tot de aanbieddatum in het tabblad ‘Voorbereide zendingen’, u

herkent het aan het printicoon met een groen vinkje . Op de aanbieddatum wordt de zending

automatisch bij PostNL aangemeld en verplaatst naar ‘Verzonden zendingen’.

6) Klik op de knop bij elk van de gegenereerde pdf-documenten om de documenten te

openen en op te slaan op uw pc. De verzendlabels worden in een nieuw browservenster geopend.

U hebt Stap 3 van de verzendmodule afgerond.




Pagina 37 van 79

2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren

Introductie

In tabblad ‘Nieuwe zending’ > sub-tabblad ‘Afhaalopdrachten’ voert u, nadat u de

zendingskenmerken hebt geselecteerd, in drie hoofdstappen handmatig een afhaalopdracht in:

1. Bij Stap 1 maakt u de keuze tussen het afhaaladres handmatig invoeren of selecteren uit het

Adresboek. Het afhaaladres kan geen postbus- of antwoordnummeradres zijn. U kunt maxima al

één afhaaladres toevoegen.

2. Bij Stap 2 kiest u de afhaalservice en voert u de resterende zendingsgegevens in, waarna uw

afhaalopdracht wordt gevalideerd. U kunt maxima al één afhaalservice kiezen. Het type

afhaalservice bepaalt of u ook een ontvangstadres moet invullen. U hebt de keuze tussen het

ontvangstadres handmatig invoeren of selecteren uit het Adresboek. U kunt maximaa l één

ontvangstadres toevoegen.

3. Bij Stap 3 handelt u eventuele foutmeldingen af uit de validatie. Zijn er geen foutmeldingen, dan

is uw afhaalopdracht direct na Stap 2 afgerond en wordt op de dag vóór de afhaaldatum

automatisch bij PostNL aangemeld.

Afhaalser vice Basis

Bij Afhaalservice Basis is het ontvangstadres standaard uw Antwoordnummer, zoals aangegeven in uw

contract met PostNL. U kunt standaard maximaa l 5 pakketten per afhaalopdracht laten ophalen. U hoeft

als gevolg hiervan het ontvangstadres en het aantal op te halen pakketten niet in te voeren in de

verzendmodule.

Afhaalser vices Plus

Bij Afhaalservice Plus voert u zelf het ontvangstadres in. U kunt maximaa l 5 pakketten (colli) laten

ophalen per afhaalopdracht. Het ontvangstadres kan geen antwoordnummeradres zijn.

Importeren

U hebt ook de mogelijkheid om de gegevens van uw afhaalopdrachten te importeren als u deze

gegevens al in uw eigen (order)systeem hebt aangemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over

importeren de gebruikershandleiding Importeren.


2.4.1 Stap 1: Afhaaladres toevoegen

2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen

2.4.3 Stap 3: Afhaalopdracht afronden




Pagina 38 van 79

2.4.1 Stap 1: Afhaaladres toevoegen

Introductie

Alvorens bij Stap 1 in het sub-tabblad ‘Afhaalopdrachten’ het afhaaladres toe te voegen, begint u met het

selecteren van de zendingskenmerken van uw afhaalopdracht. De zendingskenmerken van een

afhaalopdracht zijn de afzender en de kostenplaats (of een ander administratief kenmerk).

Kenmerk 1: Afzender

Door de juiste afzender te selecteren, selecteert u automatisch het klantnummer waarvoor u uw

afhaalopdracht aanmaakt. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een

afzender bepaalt mede welke afhaalservices getoond worden in de beslisboom van de verzendmodule.

Afzenders worden beheerd door de beheerders in de klantnummerinstellingen. Neem contact op met uw

beheerder om te informeren welke afzender u moet gebruiken voor uw afhaalopdrachten.

Afzendergegevens

De volgende gegevens zijn gekoppeld aan de afzender:


b. Het adres van de organisatie en eventueel het IBAN.


afhaalopdracht bij PostNL.

Kenmerk 2: Kostenplaats (optioneel)

De kostenplaats is een administratieve kenmerk die u kunt koppelen aan uw afhaalopdrachten. Als er

geen kostenplaatsen in de keuzelijst zijn waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen

kostenplaatsen aangemaakt. U kunt uw afhaalopdrachten invoeren zonder een kostenplaats.

Als de beheerder van uw klantnummer heeft bepaalt dat het selecteren van een kostenplaats niet

verplicht is, dan vindt u in de keuzelijst een optie dat leeg is. U kunt deze lege optie kiezen wanneer u

geen kostenplaats wilt koppelen aan de afhaalopdrachten. Ziet u deze lege optie niet, dan bent u

verplicht een kostenplaats aan de afhaalopdrachten te koppelen. De naam ‘Kostenplaats’ kan door uw

beheerder aangepast zijn in een andere naam conform de benamingen die gebruikt worden in uw

organisatie.

Kostenplaatsen worden beheerd door de beheerder in de klantnummerins tellingen. Als een

kostenplaats ontbreekt, neem dan contact op met uw beheerder om deze te laten toevoegen.



Pagina 39 van 79

Zendingskenmerken selecteren

Doorloop de volgende stappen om de zendingskenmerken van uw afhaalopdracht te selecteren:

1) Open de verzendmodule.

2) Klik op het sub-tabblad ‘Afhaalopdrachten’.

3) Selecteer een afzender voor uw afhaalopdracht bij het veld ‘Afzender’. In de keuzelijst ziet u alle

afzenders behorend bij de klantnummers waarvoor u autorisaties hebt.

4) Optioneel: Selecteer een kostenplaats bij het veld ‘Kostenplaats’. De benaming van het veld

‘Kostenplaats’ kan per klantnummer verschillen. Dit is afhankelijk van welke naam de beheerder

aan dit veld heeft gegeven in de klantnummerinstellingen.

U bent klaar met het selecteren van de zendingskenmerken. U kunt doorgaan met het toevoegen van het

afhaaladres.

Stap 1: Afhaaladres toevoege n aan uw afhaalopdracht

U kunt een afhaaladres toevoegen aan uw afhaalopdracht door het adres via het zoekveld te zoeken in

het Adresboek, door het Adresboek (in een pop-up-venster) te openen en het afhaaladres te selecteren

of door het handmatig in te voeren. U kunt maximaa l 1 afhaaladres toevoegen aan uw afhaalopdracht.

Toegevoeg de afhaaladres verwijdere n

Wilt u een toegevoegde afhaaladres verwijderen uit uw afhaalopdracht, dan hoeft u alleen de

volgende twee stappen te doorlopen:

1. Klik op het icoon bij het afhaaladres.



Pagina 40 van 79

Een pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u het geselecteerde

afhaaladres wilt verwijderen.

2. Klik op de knop in het pop-up-venster. Het pop-up-venster verdwijnt automatisch.

U moet opnieuw een afhaalservice selecteren.

Klik op één van de volgende drie opties voor uitleg hoe u uw afhaaladres kunt toevoegen:

i. Afhaaladres zoeken in het Adresboek via het zoekveld

ii. Afhaaladres in het Adresboek selecteren

iii. Afhaaladres handmatig invoeren



Pagina 41 van 79

i. Afhaaladres zoeken in het Adresboek via het zoekveld

1) Zoek het afhaaladres in het Adresboek via het veld . U kunt de volgende

zoekcriteria gebruiken om het afhaaladres te zoeken:


Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatsnaam) of land.


opgeslagen bij het klantnummer waarvoor u de afhaalopdracht aanmaakt. Dit klantnummer hebt u


2) Klik bij resultaat op het adres om deze toe te voegen aan de afhaalopdracht.

3) Optioneel: Klik bij geen resultaat op de link om het adres handmatig in te

voeren. Doorloop vervolgens de stappen zoals beschreven bij iii. Afhaaladres handmatig

invoeren.


U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen in het afhaaladres, klik dan


Afhaalservice kiezen.



Pagina 42 van 79

ii. Afhaaladres in het Adresboek selecteren

1) Klik op de link om het Adresboek in een pop-up-venster te openen.

2) Vink het vakje aan van het adres die u wilt selecteren.

U kunt ook gebruik maken van het zoekveld in het pop-up-venster om het adres te zoeken. U kunt

de volgende zoekcriteria gebruiken om een adres te zoeken:


Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatnaam) of land.


opgeslagen bij het klantnummer waarvoor u de afhaalopdracht aanmaakt. Dit klantnummer hebt u


3) Klik op de knop rechts onderaan in het pop-up-venster om uw selectie toe te voegen

aan de afhaalopdracht. U gaat automatisch terug naar het sub-tabblad ‘Afhaalopdrachten’.







Pagina 43 van 79

iii. Afhaaladres handmatig invoeren

1) Klik op de knop om handmatig een adres in te voeren. Een invoerscherm

verschijnt automatisch.

2) Vul de naam- en adresgegevens in het invoerscherm in. Houd rekening met het volgende:

a. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen.

b. U bent verplicht om de achternaam of de bedrijfsnaam in te vullen. Beide invullen is ook

mogelijk.

c. U kunt geen postbus- of antwoordnummeradres opgeven als afhaaladres.

d. Bij een Nederlands adres worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van

de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam niet

automatisch ingevuld kunnen worden, krijgt u onderstaande melding te zien. Controleer of u

de juiste postcode en huisnummer hebt ingevuld of klik op de link om zelf de

straat- en plaatsnaam in te voeren.

e. Bij buitenlandse adressen vindt er geen controle plaats op de juistheid van de gegevens. U

moet de gegevens zelf controleren. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht als

een afhaalopdracht door foutieve adresgegevens niet afgehaald kan worden.

3) Optioneel: Vink het vakje aan als u het adres direct wilt toevoegen aan het

Adresboek. Raadpleeg voor meer informatie de gebruikershandleiding Adresboek.

4) Klik op de knop om het adres toe te voegen aan de afhaalopdracht.





Ga terug naar 2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave



Pagina 44 van 79

2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen

Introductie

Bij Stap 2 van de verzendmodule kiest u de afhaalservice voor uw afhaalopdracht en voert u de

resterende zendingsgegevens in. Hierna wordt de afhaalopdracht gevalideerd.

Een beslisboom helpt u aan de hand van een aantal vragen om de passende afhaalservice te selecteren

voor uw afhaalopdracht. De getoonde afhaalopties en aanvullende diensten om tot de juiste

afhaalservice te komen zijn afhankelijk van uw keuze bij de vraag ervoor. U kunt ook veelgebruikte

afhaalservices als favoriet opslaan. U hoeft dan de vragen niet opnieuw te doorlopen.

Voor de afhaalservices is per klantnummer een contract nodig voordat ze beschikbaar zijn in de

verzendmodule. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie.

De combinatie van de door u gekozen afzender bij de zendingskenmerken en het land van het

afhaaladres bij Stap 1 bepaalt uit welke afhaalservices u kunt selecteren bij Stap 2. U kunt per

afhaaladres maximaa l één afhaalservice kiezen.

De eerste vraag in de beslisboom is altijd ‘Wat wilt u laten ophalen?’.

Stap 2: Een afhaalservi ce kiezen voor uw afhaalopdracht

Doorloop de volgende stappen om een afhaalservice te kiezen:

1) Klik op een tegel onder de vraag ‘Wat wilt u laten ophalen?’ om uw keuze te maken. De

geselecteerde tegel licht oranje op. Op basis van uw keuze bij de eerste vraag verschijnt een

tweede vraag.



Pagina 45 van 79

Hebt u al afhaalservices als favorieten opgeslagen? U ziet uw favorieten terug in de tegels onder

de eerste vraag. Wilt u één daarvan selecteren, klik dan op de tegel met uw favoriete

afhaalservice en doorloop vervolgens de stappen vanaf stap 5.

2) Doorloop alle vragen bij Stap 2 in de beslisboom en klik op de tegels om de gewenste

afhaalopties en aanvullende diensten te selecteren. De vervolgvragen zijn steeds afhankelijk van

uw keuze bij een eerdere vraag.

Met de knop kunt u al uw gemaakte keuzes wissen. U begint dan opnieuw

bij de eerste vraag in de beslisboom ‘Wat wilt u laten ophalen?’.

De laatste vraag in de beslisboom is altijd ‘Met welke aanvullende diensten?’. De knop

wordt dan voor het eerst getoond rechts onderaan de vragen bij Stap 2. U bent niet

verplicht om een aanvullende dienst te selecteren om verder te kunnen, met uitzondering van de

gekoppelde aanvullende diensten.

Gekoppelde aanvullende diensten

Bepaalde aanvullende diensten zijn standaard inbegrepen bij sommige afhaalopties en/of andere

aanvullende diensten. Er is dan een verplichte koppeling gemaakt tussen deze aanvullende

diensten en de afhaalopties/aanvullende diensten. U herkent deze verplichte koppelingen in de

tegels die automatisch lichtoranje kleuren en een slotje hebben linksboven.

Kiest u bijvoorbeeld voor de afhaaloptie ‘Afhaalservice Basis’ dan wordt de aanvullende dienst

‘Alleen huisadres’ automatisch door het systeem geselecteerd. U kunt de automatische selecties



Pagina 46 van 79

van gekoppelde aanvullende diensten niet ongedaan maken. U vindt een complete lijst in bijlage

5.1 Lijst met verplichte koppelingen.

3) Klik op de knop . Uw gekozen afhaalservice wordt onder ‘Geselecteerde

afhaalservice’ getoond met daaronder de overige zendingskenmerken die u nog moet invullen . U

kunt uw afhaalservice aanpassen door te klikken op de knop .

4) Optioneel: Klik op de knop als u deze afhaalservice als een favoriet wilt

opslaan. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Klik op een tegelplek om de afhaalservice te

plaatsen en klik dan op de knop . Het pop-up-venster verdwijnt automatisch.

5) Doorloop onderstaande stappen om de velden onder uw gekozen afhaalservice in te vullen. De

velden die getoond worden zijn afhankelijk van de door u gekozen afhaalservice en van

specifieke contractafspraken. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen.

De volgende velden worden bij elke afhaalopdracht getoond:

a. Uw referentie

5.1) Optioneel: Vul een referentie van maxima al 35 karakters in.

b. Afhaaldatum

5.2) Selecteer de datum waarop u het pakket bij het afhaaladres wilt laten ophalen door

PostNL. U kunt alleen een datum in de toekomst selecteren.

c. Ordernummer

5.3) Optioneel: Vul een ordernummer van maximaa l 35 karakters in.



Pagina 47 van 79

De volgende velden zijn de meest voorkomende velden die getoond worden op basis van uw

gekozen afhaalservice en eventueel contractafspraken:

d. Aantal colli

5.4) Selecteer het aantal pakketten in de keuzelijst bij dit veld. U kunt tot een maximu m van

5 pakketten selecteren.

Let op: Bij Afhaalservice Basis kunt u standaard maximaa l 5 pakket laten ophalen, u

hoeft dit niet aan te geven. Dit veld zal dan ook niet getoond worden bij deze

afhaalservice.

e. Barcode

5.5) Vul of scan uw eigen barcode per collo in. Het barcodeveld wordt alleen getoond bij

klantnummers waarvoor in het contract staat dat ze eigen barcodes aanmaken voor hun

afhaalopdrachten. U bent dan verplicht om de barcodes in te vullen. Dit veld hangt

samen met het veld ‘Aantal colli’. Als u in het veld ‘Aantal colli’ een aantal van 5

invult, dan ziet u voor elke collo een apart invoerveld voor de barcode.

f. Gewicht

5.6) Optioneel: Vul het gewicht per collo in kilogrammen in. Dit veld hangt samen met het


vijf velden voor het gewicht getoond (een veld voor elke collo).

g. Volume

5.7) Optioneel: Vul het volume in kubieke centimeter (cm3) per collo in. Dit veld hangt

samen met het veld ‘Aantal colli’. Als u in het veld ‘Aantal colli’ een aantal van 5

invult, dan worden vijf velden voor het volume getoond (een veld voor elke collo).

h. Aanvullende diensten

5.8) Optioneel: Klik op de link . Deze link wordt alleen

getoond bij Extra@Ho me. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Vink de vakjes

aan van de extra aanvullende diensten die u bij uw zending wilt toevoegen. Klik op de

knop om de geselecteerde aanvullende diensten toe te voegen.

i. Ontvanger

5.9) Vul in of selecteer een ontvangstadres. U hebt de keuze tussen het ontvangstadres

handmatig invoeren of selecteren uit het Adresboek. U kunt maximaa l één

ontvangstadres toevoegen aan uw afhaalopdracht.

Let op: Voor het invoeren of selecteren van een ontvangstadres doorloopt u dezelfde

stappen zoals beschreven bij het invoeren of selecteren van het afhaaladres. Klik op de

handeling die u wilt uitvoeren om deze stappen nogmaals door te nemen:

i. Ontvangstadres zoeken in het Adresboek via het zoekveld

ii. Ontvangstadres in het Adresboek selecteren

iii. Ontvangstadres handmatig invoeren

6) Klik op de knop om uw afhaalopdracht af te ronden.



Pagina 48 van 79

U hebt Stap 2 van de verzendmodule afgerond. De afhaalopdracht wordt nu automatisch gevalideerd

en eventuele foutmeldingen en waarschuwingen worden bij Stap 3 getoond.

Wel foutmeldingen

Zijn er foutmeldingen van toepassing, doorloop dan de stappen zoals beschreven bij 2.4.3 Stap 3:

Afhaalopdracht afronden.

Geen foutmeldingen

Zijn er geen foutmeldingen, dan is uw afhaalopdracht na Stap 2 afgerond. Uw afhaalopdracht wordt

een dag voor de afhaaldatum automatisch bij PostNL aangemeld. Ligt deze datum in de toekomst, dan

vindt u uw afhaalopdracht na een korte verwerkingstijd in het tabblad ‘Voorbereide zending’. Is deze

datum gelijk aan de datum waarop u de afhaalopdracht hebt ingevoerd, dan wordt uw afhaalopdracht

direct aangemeld en vindt u deze terug in het tabblad ‘Verzonden zendingen’.


2.4.3 Stap 3: Afhaalopdracht afronden

Introductie

Stap 3 van de verzendmodule is het afhandelen van foutmeldingen. U bent verplicht om

foutmeldingen af te handelen om uw afhaalopdracht te kunnen afronden. Zijn er geen foutmeldingen,

dan is uw afhaalopdracht na Stap 2 afgerond. U kunt dan Stap 3 overslaan.

Stap 3: Foutmeldingen afhandelen

Doorloop de volgende stappen om foutmeldingen af te handelen bij uw afhaalopdracht:

1) Klik op de knop in de verzendmodule om de in de foutmeldingen aangegeven punten

te corrigeren. Foutmeldingen worden bij Stap 3 getoond in een rood veld.

2) Klik op de knop bij Stap 2. Uw afhaalopdracht wordt nogmaals

gevalideerd. Zijn er geen foutmeldingen meer, dan is uw afhaalopdracht afgerond.

Let op: U kunt het afhaaladres niet meer aanpassen. Wilt u dit toch aanpassen en de

afhaalopdracht is nog niet bij PostNL aangemeld, maak dan een nieuwe afhaalopdracht aan en

verwijder deze afhaalopdracht uit ‘Voorbereid e zendingen’.

U hebt Stap 3 van de verzendmodule afgerond.




Pagina 49 van 79

2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren

Introductie

Het tabblad ‘Voorbere ide zendingen’ bevat al uw geïmporteerde en handmatig ingevoerde zendingen

en afhaalopdrachten waarop één van de volgende situaties geldt:

i. De zendingen of afhaalopdrachten zijn nog niet afgerond. Een zending is afgerond wanneer de

verzendlabels zijn geprint. Een afhaalopdracht is afgerond wanneer alle foutmeldingen zijn

afgehandeld.

ii. De aanbieddatum ligt nog in de toekomst.

Uw onafgeronde zendingen en afhaalopdrachten blijven in het tabblad ‘Voorbere ide zendingen’ totdat

u ze hebt afgerond of verwijderd. Afgeronde zendingen en afhaalopdrachten worden op de

aanbieddatum automatisch aangemeld bij PostNL en verplaatst naar het tabblad ‘Verzonden

zendingen’. De aanbieddatum van afhaalopdrachten is een dag voor de afhaaldatum.

Vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ kunt u:

zendingen en afhaalopdrachten zoeken;

zendingen en afhaalopdrachten wijzigen;

verzendlabels van zendingen (opnieuw) printen;

zendingen en afhaalopdrachten kopiëren;

zendingen en afhaalopdrachten verwijderen.


2.5.1 Zendingen en afhaalopdrachten wijzigen

2.5.2 Zendingen en afhaalopdrachten verwijderen

2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken

2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen

2.8 Zendingen en afhaalopdrachten kopiëren




Pagina 50 van 79

2.5.1 Zendingen en afhaalopdrachten wijzigen

Introductie

U kunt zendingen en afhaalopdrachten die nog niet zijn afgerond wijzigen vanuit het tabblad

‘Voorbereide zendingen’, bijvoorbeeld als er nog foutmeldingen van toepassing zijn. U herkent

zendingen en afhaalopdrachten waarvoor er meldingen zijn aan een oranje of rood icoon met een

getal in het midden in de kolom ‘Bijzonderheden’. Het getal geeft aan hoeveel waarschuwingen

respectievelijk foutmeldingen er zijn.

Daarnaast is het ook mogelijk om al afgeronde zendingen en afhaalopdrachten te wijzigen vóór de

aanbieddatum vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’. Vergeet niet om de verzendlabels opnieuw

te printen bij het wijzigen van afgeronde zendingen. De oude verzendlabels zijn dan niet meer geldig.

U kunt afgeronde zendingen en afhaalopdrachten niet meer wijzigen op de aanbieddatum.

In de volgende gevallen moet u een geheel nieuwe zending of afhaalopdracht aanmaken en de nog niet

afgeronde zending/afhaalopdracht verwijderen:

Als u een andere afzender in de zendingskenmerken wilt selecteren.

Als u bij een zending een andere ontvanger wilt selecteren.

Als u bij een zending de ontvangersgegevens wilt aanpassen.

Als u bij een afhaalopdracht een ander afhaaladres wilt selecteren.

U kunt maxima al één zending of afhaalopdracht tegelijk bewerken.

Een zending of afhaalopdracht wijzigen

Doorloop onderstaande stappen om uw zending of afhaalopdracht te wijzigen:

1) Open de verzendmodule en klik op het tabblad ‘Voorbereide zendingen’.

2) Selecteer de zending of afhaalopdracht die u wilt wijzigen. Dit kan op een van de volgende

manieren:

i. Plaats uw muisaanwijzer op de zending of afhaalopdracht. In de laatste kolom verschijnt

een wijzigen -icoon en een printicoon. Klik op het wijzigen-icoon .

ii. Klik op de zending of afhaalopdracht om de detailpagina te openen. Klik dan op de knop

.



Pagina 51 van 79

3) Doorloop de stappen in de verzendmodule om uw wijzigingen door te voeren.

4) Klik op de knop bij Stap 2 om de zendingsgegevens te valideren. U ziet

eventueel bij Stap 3 (nieuwe) foutmeldingen en/of waarschuwingen.

5) Optioneel: Herhaal bovenstaande stappen 3 en 4 om (nieuwe) foutmeldingen en waarschuwingen

af te handelen.

Let op: U kunt waarschuwingen eventueel overslaan. U bent verplicht om foutmeldingen af te

handelen om de zending of afhaalopdracht af te ronden.

6) Optioneel: Klik na het succesvol aanpassen van een zending op de knop als u

de verzendlabels vanuit de verzendmodule print. Het pop-up-venster ‘Labels printen’ wordt

getoond waarin u de verzendlabels kunt opmaken. Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf

stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen.

Een afhaalopdracht is na het succesvol aanpassen direct afgerond na Stap 2.

U bent klaar met het wijzigen van uw zending of afhaalopdracht.

Ga terug naar 2.5 Voorbereide zendingen beheren of naar de Inhoudsopgave



Pagina 52 van 79

2.5.2 Zendingen en afhaalopdrachten verwijderen

Introductie

U kunt vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ één of voor meerdere zendingen en afhaalopdrachten

tegelijk verwijderen. Ze worden dan definitief uit het systeem verwijderd en niet bij PostNL aangemeld.

U kunt ze daarna niet meer terughalen.

Zendingen en/of afhaalopdrachten verwijde ren

Doorloop onderstaande stappen om zendingen en/of afhaalopdrachten te verwijderen :


2) Selecteer de zendingen en/of afhaalopdrachten die u wilt verwijderen. Dit kan op twee manieren:

i. Vink de zendingen of afhaalopdrachten aan die u wilt verwijderen . U kunt een of meerdere

zendingen en afhaalopdrachten tegelijk selecteren. Klik vervolgens op de link

onderaan de pagina. Een pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u

de geselecteerde zendingen/afhaalopdrachten wilt verwijderen.



Pagina 53 van 79

ii. Klik op de zending of afhaalopdracht om de detailpagina te openen. Klik dan op de knop

.

3) Klik op de knop . Het pop-up-venster verdwijnt automatisch.

U bent klaar met het verwijderen van uw zendingen en/of afhaalopdrachten.

Ga terug naar 2.5 Voorbereide zendingen beheren of naar de Inhoudsopgave



Pagina 54 van 79

2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken

Introductie

In zowel het tabblad ‘Voorbere ide zendingen’ als het tabblad ‘Verzonden zendingen’ kunt u een

standaard zoekactie óf een uitgebreide zoekactie uitvoeren. Een standaard zoekactie voert u uit met de

zoekfilters zichtbaar in de tabbladen. Een uitgebreide zoekactie voert u uit in het pop-up-venster dat

verschijnt wanneer u in een van de tabbladen op de knop ‘Uitgebreid zoeken’ klikt.

Een zoekactie voert u uit op basis van één of meerdere zoekfilters. Met elk zoekfilter verfijnt u uw

zoekactie. Zo verkleint u het aantal zoekresultaten en krijgt u alleen de resultaten te zien waar u echt

naar op zoek bent. Zowel bij standaard als bij uitgebreide zoekacties kunt u een veelgebruikte

combinatie van zoekfilters opslaan als zoekopdracht, zodat u de zoekfilters niet telkens opnieuw hoeft

in te vullen. De zoekopdrachten zijn zichtbaar in zowel de verzendmodule, in de tabbladen

‘Voorbereide zendingen’ en ‘Verzonden zendingen’, als in Track & Trace.

Uitgebreide zoekacties overschrijven altijd standaard zoekacties. Als u dus waarden invult in de

zoekfilters voor standaard zoeken en daarna ook in het pop-up-venster voor uitgebreid zoeken, dan

wordt de zoekactie altijd uitgevoerd met alleen de waarden ingevuld in het pop-up-venster.

Zendingen en afhaalopdrachten zoeken in de verzendm odule

Doorloop de volgende stappen om zendingen en/of afhaalopdrachten te zoeken:


2) Klik op het tabblad ‘Voorbereid e zendingen’ of op het tabblad ‘Verzonden zendingen’.

3) Selecteer of vul de waarden in bij de zoekfilters van uw keuze. Voor een uitgebreide zoekactie

klikt u eerst op de knop . Het pop-up-venster ‘Nieuwe zoekfilters toepassen’

verschijnt automatisch.

Standaard zoeken

De zoekfilters die u kunt gebruiken voor een standaard zoekactie zijn gelijk in beide tabbladen,

waarbij het tabblad ‘Verzonden zendingen’ een extra zoekfilter bevat. U kunt een standaard

zoekactie uitvoeren met behulp van één of een combinatie van de volgende zoekfilters:



Pagina 55 van 79

A. Klantnummer – selecteer het klantnummer waarin u wilt zoeken of selecteer ‘Alle

klantnummers’ als u binnen alle klantnummers waarvoor u autorisatie hebt wilt zoeken . Uw

primair klantnummer is standaard geselecteerd. Als u geen ander klantnummer selecteert,

dan wordt de zoekactie voor uw primair klantnummer uitgevoerd.

B. Referentie – u kunt maximaa l één referentie invullen per zoekactie.

C. Barcode – u kunt met minimaal 1 en maxima al 150 barcodes tegelijk zoeken. De volgende

scheidingstekens worden geaccepteerd: komma, puntkomma, tab, enter.

D. Periode – u kunt maximaa l één periode selecteren per zoekactie. Bij de optie ‘van Datum tot

Datum’ moet u ook de starten einddatum in de velden ernaast selecteren.

E. Postcode – u kunt maximaa l één postcode invullen per zoekactie.

F. Land – open de keuzelijst bij het veld ‘Land’ en selecteer een land. U kunt maximaa l één

land selecteren per zoekactie.

G. Status – open de keuzelijst bij het veld ‘Status’ en selecteer een verzendstatus . U kunt

maximaa l één verzenstatus selecteren per zoekactie.

A D

B

C

E

F

G



Pagina 56 van 79

Uitgebrei d zoeken

De zoekfilters die u kunt gebruiken voor een uitgebreide zoekactie verschillen per tabblad. In het

tabblad ‘Voorbereide zendingen’ heeft u meer opties in zoekfilters dan in het tabblad ‘Verzonden

zendingen’. U kunt een uitgebreide zoekactie uitvoeren met behulp van één of een combinatie

van de volgende zoekfilters:

Zoekfilters die in zowel het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ als in het tabblad ‘Verzonden

zendingen’ voorkomen

a. Land – open de keuzelijst bij het veld ‘Land’ en selecteer een land. U kunt maximaa l één

land selecteren per zoekactie.

b. Periode – u kunt maximaa l één periode selecteren per zoekactie. Bij de optie ‘van Datum tot

Datum’ moet u ook de starten einddatum in de velden ernaast selecteren.

c. Productcode – u kunt maximaa l één PostNL productcode invullen per zoekactie. Een

productcode bestaat uit 4 cijfers.

d. Barcode – u kunt met minimaal 1 en maxima al 150 barcodes tegelijk zoeken. De volgende

scheidingstekens worden geaccepteerd: komma, puntkomma, tab, enter.

e. Klantnummer – selecteer het klantnummer waarin u wilt zoeken of selecteer ‘Alle

klantnummers’ als u binnen alle klantnummers waar u autorisatie voor hebt wilt zoeken. Uw

primair klantnummer is standaard geselecteerd. Als u geen ander klantnummer selecteert,

dan wordt de zoekactie voor uw primair klantnummer uitgevoerd.

f. E-mailadres ontvanger – u kunt maximaa l één e-mailadres invullen per zoekactie.

g. DNP-barcode – u kunt maxima al één DNP-barcode invullen per zoekactie. De DNP-

barcode11 is de barcode van de buitenlandse pakketdienst die het pakket bij de ontvanger

bezorgt.

h. Postcode – u kunt maximaa l één postcode invullen per zoekactie.

11 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘DNP-barcode’



Pagina 57 van 79

Zoekfilter die alleen voorkomt in het tabblad ‘Verzonden zendingen’

i. Verzendstatus – u kunt maximaa l één verzendstatus 12 selecteren per zoekactie.

Zoekfilters die alleen voorkomen in het tabblad ‘Voorbereide zendingen’

j. Gewicht – u moet een minimumgewicht en een maximu mgewicht invullen voor het pakket.

Het gewicht moet in kilogrammen ingevuld worden.

k. Ontvanger – u kunt zoeken op de voornaam, achternaam of bedrijfsnaam van de ontvanger.

U kunt gegevens van maxima al één ontvanger invullen per zoekactie.

l. Aantal colli – selecteer in de keuzelijst het aantal pakketten per zending waarop u wilt

zoeken.

m. Volume – u kunt maximaa l 1 volume-aantal invullen per zoekactie. Het volume moet in

kubieke centimeter (cm3) gevuld worden.

n. Afzender – u kunt zoeken op maximaa l één afzender per zoekactie.

o. Plaatsnaam ontvanger – u kunt maximaa l één plaatsnaam invullen per zoekactie.

4) Optioneel: Vink het vakje om de zoekfilters op te slaan in een

zoekopdracht. Een invoerveld verschijnt automatisch waarin u de zoekopdracht een naam kunt

geven. Geef uw zoekopdracht een naam van maximaa l 35 karakters en klik op de knop . De

zoekopdracht verschijnt bij het veld ‘Mijn zoekopdrachten’.

In de toekomst hoeft u alleen maar te klikken op de opgeslagen zoekopdracht om de zoekactie

direct te starten met behulp van de opgeslagen zoekfilters.

Let op: U kunt een opgeslagen zoekopdracht niet aanpassen. U kunt het alleen verwijderen door

te klikken op het icoon naast de naam.

5) Klik op de knop om de zoekactie te starten. Bij een uitgebreide zoekactie verdwijnt

dan het pop-up-venster en gaat u automatisch terug naar het tabblad. De zoekresultaten worden

onderaan op de pagina getoond.

12 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van ‘Verzendstatus’



Pagina 58 van 79

Let op: Als er geen zoekresultaten zijn, controleer dan het volgende:

a. Zoekt u binnen het juiste klantnummer?

Wanneer u autorisaties hebt voor meerdere klantnummers, dan kan het zijn dat u het

verkeerde klantnummer hebt geselecteerd.

b. Is de zending of afhaalopdracht al bij PostNL aangemeld of verwijderd?

Zoekt u in het tabblad ‘Voorbereide zendingen’, dan kan de zendingen of afhaalopdracht

al zijn afgerond door een andere gebruiker en bij PostNL aangemeld of verwijderd.

Zendingen en afhaalopdrachten zijn gekoppeld aan het klantnummer. Iedereen die

toegang heeft tot het klantnummer én autorisaties heeft om zendingen voor dit

klantnummer te versturen kan voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren.

c. Wanneer is de zending verzonden?

Verzonden zendingen blijven tot een jaar de aanbieddatum beschikbaar in het tabblad

‘Verzonden zendingen’ om te raadplegen.

6) Optioneel: Herhaal stappen 3 en 5 om uw zoekactie verder te verfijnen.

7) Optioneel: Klik op de knop rechts bovenaan op de zoekresultaten om deze naar een

pdf-bestand te exporteren of klik op de knop om de zoekresultaten naar een xls-

bestand te exporteren.

8) Klik op een zoekresultaat als u meer zendingsgegevens van deze zending of afhaalopdracht wilt

bekijken. In hetzelfde venster wordt de detailpagina van de zending/afhaalopdracht geopend.

Uw zoekactie is afgerond. De zoekresultaten blijven bewaard wanneer u op een detailpagina bent.

Klik op de knop bovenaan de detailpagina om terug te gaan naar de zoekresultaten. Klik op

de knop om alle ingevoerde en geselecteerde waarden te wissen en de zoekactie ongedaan

te maken.




Pagina 59 van 79

2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen

Introductie

U kunt vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ voor één of voor meerdere zendingen tegelijk de

verzendlabels printen. U kunt ook al eerder geprinte verzendlabels nogmaals uitprinten.

U kunt vanuit het tabblad ‘Verzonden zendingen’ tot een maand na de aanbieddatum voor maximaa l

één zending tegelijk de verzendlabels opnieuw uitprinten. Vanaf een maand na de aanbieddatum

verdwijnt de printknop en kunt u geen printopdrachten meer doen vanuit dit tabblad.


2.7.1 Verzendlabels printen vanuit ‘Voorbereide zendingen’

2.7.2 Verzendlabels opnieuw printen vanuit ‘Verzonden zendingen’


2.7.1 Verzendlabels printen vanuit ‘Voorbereide zendingen’

Verzendlabels (opnieuw) printen vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’

Doorloop onderstaande stappen om verzendlabels te printen vanuit ‘Voorbere ide zendingen’:


2) Selecteer de zending(en) waarvan u de verzendlabels wilt printen. Dit kan op drie manieren:

i. Klik op het icoon helemaal rechts op dezelfde regel als de zending. U krijgt dit icoon te

zien door uw muisaanwijzer op de regel van de zending te plaatsen.

Als de verzendlabels al een keer geprint zijn, dan ziet u een groen vinkje rechtsboven het

printicoon. U kunt dan alsnog de verzendlabels uitprinten.

ii. Klik op een zending om de detailpagina te openen. Klik dan op de knop .



Pagina 60 van 79

iii. Vink de zendingen aan waarvan u de verzendlabels tegelijk wilt printen. Klik dan op de link

‘Printen’ onderaan op de pagina.

Het pop-up-venster ‘Labels printen’ wordt getoond waarin u de verzendlabels kunt opmaken om

te printen.

3) Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen.

U bent klaar met het (opnieuw) printen van de verzendlabels van uw zending.

Ga terug naar 2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen of naar de Inhoudsopgave



Pagina 61 van 79

2.7.2 Verzendlabels opnieuw printen vanuit ‘Verzonden zendingen’

Verzendlabels opnieuw printen vanuit het tabblad ‘Verzonden zendingen’

Doorloop onderstaande stappen om verzendlabels te printen vanuit ‘Verzonden zendingen’:

1) Open de verzendmodule en klik op het tabblad ‘Verzonden zendingen’.

2) Klik op de zending waarvan u de verzendlabels wilt printen. In hetzelfde venster wordt de

detailpagina geopend.

3) Klik dan op de knop . Het pop-up-venster ‘Labels printen’ wordt getoond

waarin u de verzendlabels kunt opmaken om te printen.

4) Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen.

Let op: De verzendlabels kunnen tot een maand na de aanbieddatum vanuit het tabblad

‘Verzonden zendingen’ opnieuw geprint worden.

U bent klaar met het opnieuw printen van de verzendlabels van uw zending.

Ga terug naar 2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen of naar de Inhoudsopgave



Pagina 62 van 79

2.8 Zendingen en afhaalopdrachten kopiëren

Introductie

Als u een nieuwe zending of afhaalopdracht wilt invoeren met dezelfde waarden als een reeds

aangemaakte zending of afhaalopdracht, dan kunt u vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ of

‘Verzonden zendingen’ de aangemaakte zending/afhaalopdracht kopiëren. Dit is bijvoorbeeld handig

als u steeds terugkerende zendingen heb met dezelfde ontvanger en dezelfde verzendmethode.

In de volgende gevallen is het aan te raden met een geheel nieuwe zending of afhaalopdracht aan te

maken en niet een bestaande te kopiëren:

Als u een andere afzender wilt selecteren voor de nieuwe zending of afhaalopdracht.

Als u een nieuwe ontvanger aan de zending wilt toevoegen en de bestaande ontvanger wilt

verwijderen.

U kunt maxima al één zending of afhaalopdracht tegelijk kopiëren.

Een zending of afhaalopdracht kopiëren

Doorloop onderstaande stappen om uw zending of afhaalopdracht te kopiëren:


2) Klik op het tabblad ‘Voorbereid e zendingen’ of op het tabblad ‘Verzonden zendingen’.

3) Zoek de zending of afhaalopdracht die u wilt kopiëren.

U kunt hiervoor gebruikmaken van de zoekfunctionaliteit die in beide tabbladen beschikbaar is. Ga

voor meer uitleg over de zoekfunctionaliteit naar 2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken.

U kunt ook met behulp van de knoppen links onderaan de pagina door de pagina’s met

zendingen en afhaalopdrachten bladeren.

4) Klik op de zending of afhaalopdracht die u wilt kopiëren om de detailpagina te openen.

Let op: Zendingen en afhaalopdrachten kunnen tot een maand na de aanbieddatum vanuit het

tabblad ‘Verzonden zendingen’ gekopieerd worden.

5) Klik op de knop .



Pagina 63 van 79

De gekopieerde zending of afhaalopdracht wordt op de pagina ‘Zending wijzigen’ geopend.

6) Optioneel: Pas de verzendmethode/afhaalservice of overige zendingsgegevens aan.

Let op: U kunt de afzender niet aanpassen noch kunt u de ontvanger/afhaaladres verwijderen.

7) Klik op de knop bij Stap 2 om de zendingsgegevens te valideren. U ziet

eventueel bij Stap 3 foutmeldingen en/of waarschuwingen.

Let op: U kunt waarschuwingen eventueel overslaan. U bent verplicht om foutmeldingen af te

handelen om de zending of afhaalopdracht af te ronden.

8) Optioneel: Klik op de knop als u de verzendlabels vanuit de verzendmodule

print. Het pop-up-venster ‘Labels printen’ wordt getoond waarin u de verzendlabels kunt

opmaken. Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels

printen.

Een afhaalopdracht is na het succesvol aanpassen direct afgerond na Stap 2.

U bent klaar met het kopiëren en afronden van uw zending of afhaalopdracht.




Pagina 64 van 79

2.9 Zendingen en afhaalopdrachten exporteren

Introductie

Expor t van zendingen en afhaalopdrachten

U kunt zowel vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ als vanuit ‘Verzonden zendingen’ een export

maken van de beschikbare zendingen en afhaalopdrachten. U hebt de keuze tussen een pdf- export en

een xls -expo rt. Het exportoverzicht bevat dezelfde informatie als die op de pagina getoond wordt.

Vanuit het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ kan maximaa l 1000 regels geëxporteerd worden naar een

pdf- of xls-bestand. Vanuit het tabblad ‘Verzonden zendingen’ kan maximaa l 150 zendingen

geëxporteerd worden, gelijk aan het maximaa l aantal beschikbare regels in het tabblad.

Detailexport

U kunt ook een export maken van een individuele zending of afhaalopdracht vanuit de detailpagina

(de ‘detailexpo rt ’). De detailexport bevat dezelfde informatie als die op de detailpagina getoond

wordt. De detailexport kan een pdf- of xls-export zijn.

Uw zendingen en afhaalopdrachten exporteren

Doorloop onderstaande stappen om uw zendingen en afhaalopdrachten te exporteren:


2) Klik op het tabblad ‘Voorbereid e zendingen’ of het tabblad ‘Verzonden zendingen’.

3) Optioneel: Voer een zoekactie uit om een lijst met de gewenste zendingen en/of afhaalopdrachten

te verkrijgen voor de export. Ga voor meer uitleg over zoeken in de verzendmodule naar 2.6

Zendingen en afhaalopdrachten zoeken.

4) Maak een detailexport of een export van het overzicht van zendingen en afhaalopdrachten:

i. Klik voor een detailexport op een zending of afhaalopdracht om de detailpagina te openen.

Klik dan op de link ‘Overzicht printen’ voor een pdf-detaile xport of op de link ‘Exporteren ’

voor een xls-detaile xpo rt .



Pagina 65 van 79

ii. Klik voor een export van alle zendingen en afhaalopdrachten op de knop

voor een pdf-export of op de knop voor een xls-expo rt.

U bent klaar met het exporteren van uw zendingen en/of afhaalopdrachten.



3 Verzendmodule-instellingen

Pagina 66 van 79

3 Verzendmodule-instellingen Introductie

Dit hoofdstuk is bestemd voor beheerders.

In het tabblad ‘Klantnummerinstellingen’ beheert u voor de klantnummers waarvan u de beheerder

bent de verzendmodule-instellingen ‘Afzenders en Retouradressen’. Alleen een beheerder heeft

toegang tot dit tabblad.

Als u meerdere klantnummers beheert, dan moet u de instellingen per klantnummer beheren. Het is

niet mogelijk om instellingen van het ene naar het andere klantnummer te kopiëren.

Afzenders

Om zendingen en afhaalopdrachten te kunnen invoeren en importeren is het noodzakelijk dat er

minimaal één afzender is aangemaakt bij het klantnummer. Door de juiste afzender te selecteren,

selecteert de gebruiker automatisch het klantnummer waarvoor zendingen en afhaalopdrachten

worden aangemaakt. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een afzender

bepaalt mede, door de klantcodes die aan elke afzender gekoppeld zijn, welke verzendmethodes en

afhaalservices getoond worden in de beslisboom van de verzendmodule om uit te kiezen.

Retouradressen

Een retouradres is het adres waarnaartoe uw ontvangers hun retourzendingen kunnen versturen.

Retouradresgegevens worden vermeld op de retourlabels. Retourlabels worden alleen bij bepaalde

verzendmethodes getoond. Maakt u geen retouradressen aan, dan moeten al uw ontvangers zelf

zorgdragen voor het correct adresseren en verzenden van hun retourzendingen.


3.1 Afzenders beheren

3.2 Retouradressen beheren




Pagina 67 van 79

3.1 Afzenders beheren

Introductie

Elk afzender bestaat uit de volgende gegevens:


b. Het adres van de organisatie en eventueel het IBAN. Het IBAN is nodig om zendingen onder

rembours te kunnen aanmaken en importeren.


zendingen en afhaalopdrachten bij PostNL.

Klantcodes worden automatisch door PostNL voor uw klantnummer aangemaakt bij de aanvraag van

het klantnummer. Elk klantcode is uniek en valt onder een klantcodetype. U kunt meerdere klantcodes

per klantcodetype aanvragen voor uw klantnummer. Wilt u meer klantcodes aanvragen voor een

bestaand klantnummer, neem dan contact op met uw accountmanager.

PostNL onderscheidt de volgende vier klantcodetypes:

i. Algemeen – te gebruiken voor zendingen naar landen binnen de Europese Unie (EU) en voor

afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis.

ii. Global Pack – te gebruiken voor zendingen naar landen binnen de EU.

iii. Afhaalservice – te gebruiken voor alle afhaalopdrachten met uitzondering van Afhaalservice

Basis.

iv. . Retourservice – wordt gebruikt om in combinatie met het retouradres de retourlabels te maken.

Retourlabels worden alleen bij bepaalde verzendmethodes getoond.

Standaard krijgt elk Mijn PostNL-klantnummer 1 klantcode voor klantcodetype ‘Algemeen’ en 1

klantcode voor klantcodetype ‘Global Pack’. Op aanvraag kan een klantnummer klantcodes krijgen

voor de klantcodetypes ‘Afhaalservice’ en ‘Retourservice’ en additionele klantcodes voor

klantcodetypes ‘Algemeen’ en ‘Global Pack’.

De klantcodes voor ‘Algemeen’, ‘Afhaalservice’ en ‘Retourservice’ bestaan elk uit een letterreeks

van 2, 3 of 4 letters en de klantcodes voor ‘Global Pack’ bestaan uit een nummer- en

letterreekscombinatie van 6 karakters.


3.1.1 Afzenders aanmaken

3.1.2 Afzenders aanpassen

3.1.3 Afzenders verwijderen

Ga terug naar 3 Verzendmodule-instellingen of naar de Inhoudsopgave



Pagina 68 van 79

3.1.1 Afzenders aanmaken

Een nieuwe afzender aanmaken

Doorloop de volgende stappen om een nieuwe afzender aan te maken:

1) Open Mijn Account.

2) Klik op de tegel ‘Afzenders en Retouradressen’ in het tabblad ‘Klantnummerinstellingen’.

3) Klik op de knop . Een invoerscherm opent automatisch.

4) Selecteer één of meerdere klantcodes. Per klantcodetype kunt u maximaa l 1 klantcode selecteren.

Een afzender moet minimaal 1 klantcode bevatten.

Let op: Selecteert u een klantcode bij klantcodetype ‘Global Pack’, dan bent u verplicht om ook

een klantcode bij ‘Algemeen’ te selecteren.



Pagina 69 van 79

5) Vul de invoervelden met de nodige informatie in. Houd rekening met het volgende:

a. Velden met een * zijn verplicht.

b. Bij Nederlands adressen worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van

de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam

onbekend zijn, dan kunt u deze zelf invullen door op de link te klikken.

c. Wilt u zendingen onder rembours kunnen versturen voor het geselecteerde klantnummer, dan

bent u verplicht om het veld ‘Bankrekeningnummer (IBAN)’ in te vullen.

6) Klik op de knop om de nieuwe afzender op te slaan.

7) Optioneel: Voeg een handtekening toe aan de afzender door te klikken op het icoon helemaal

rechts op dezelfde regel als de nieuw aangemaakte afzender. Een pop-up venster verschijnt

automatisch. Selecteer het bestand met de handtekening en klik dan op de knop . Klik

op de knop om het pop-up venster te sluiten.



Pagina 70 van 79

8) Optioneel: Klik op het icoon helemaal rechts op dezelfde regel als de afzender om deze

afzender de standaard afzender voor het klantnummer te maken. Een vinkje verschijnt

automatisch in het icoon ). Deze optie is bijvoorbeeld aan te raden wanneer uw klantnummer

meerdere afzenders heeft, waarvan er één vaker wordt gebruikt dan de anderen.

U bent klaar met het aanmaken van de afzender. Er bestaat geen maximu m voor het aantal afzenders

per klantnummer. Echter, voor de beheersbaarheid is het aan te raden om het aantal afzenders per

klantnummer tot een minimum te beperken.

Ga terug naar 3.1 Afzenders beheren of naar de Inhoudsopgave



Pagina 71 van 79

3.1.2 Afzenders aanpassen

Introductie

U kunt een bestaande afzender alleen aanpassen als deze afzender niet gekoppeld is aan een of

meerdere onafgeronde zendingen of afhaalopdrachten.

Een bestaande afzender aanpassen

Doorloop de volgende stappen om een bestaande afzender aan te passen:



3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regel als de afzender die u wilt aanpassen. Een

invoerscherm opent automatisch.

Let op: Is de afzender gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen of

afhaalopdrachten, dan kunt u de gegevens van de afzender niet aanpassen.

4) Pas de gewenste velden aan.

5) Klik op de knop om uw aanpassingen bij deze afzender op te slaan.

U bent klaar met het aanpassen van de afzender.




Pagina 72 van 79

3.1.3 Afzenders verwijderen

Introductie

U kunt een afzender alleen verwijderen als deze afzender niet gekoppeld is aan een of meerdere

onafgeronde zendingen of afhaalopdrachten.

Een afzender verwijdere n

Doorloop de volgende stappen om een afzender te verwijderen:

1) Open Mijn Account en klik eventueel op het tabblad ‘Klantnummerinstellingen’.

2) Klik op de tegel ‘Afzenders en Retouradressen’.

3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regels als de afzender die u wilt verwijderen . Een pop-

up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u de geselecteerde afzender wilt

verwijderen.

Let op: Is de afzender gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen of

afhaalopdrachten, dan kunt u de afzender niet verwijderen.

4) Klik op de knop in het pop-up-venster.

U bent klaar met het verwijderen van de afzender.




Pagina 73 van 79

3.2 Retouradressen beheren

Introductie

Elk retouradres bestaat uit de volgende gegevens :


b. Het retouradres van de organisatie. Dit kan ook een postbus- of antwoordnummeradres zijn.

U bent niet verplicht om retouradressen aan te maken om zendingen te kunnen aanmaken of

importeren. Wilt u retourlabels printen voor uw zendingen, dan moet u wel een retouradres aanmaken

en de klantcode ‘Retourservice’ koppelen aan uw afzender.


3.2.1 Retouradressen aanmaken

3.2.2 Retouradressen aanpassen

3.2.3 Retouradressen verwijderen

Ga terug naar 3 Verzendmodule-instellingen of naar de Inhoudsopgave

3.2.1 Retouradressen aanmaken

Een nieuw retouradres aanmaken

Doorloop de volgende stappen om een nieuw retouradres aan te maken:



3) Klik op de knop . Een invoerscherm opent automatisch.

4) Vul de invoervelden met de nodige informatie in. Houd rekening met het volgende:

a. Velden met een * zijn verplicht.

b. Bij Nederlands adressen worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van

de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam

onbekend zijn, dan kunt u deze zelf invullen door op de link te klikken.

5) Klik op de knop om het nieuwe retouradres op te slaan.

6) Optioneel: Klik op het icoon helemaal rechts op dezelfde regel als het retouradres om dit

adres het standaard retouradres voor het klantnummer te maken. Een vinkje verschijnt

automatisch in het icoon ). Deze optie is bijvoorbeeld aan te raden wanneer uw klantnummer

meerdere retouradressen heeft, waarvan er één vaker wordt gebruikt dan de anderen.



Pagina 74 van 79

U bent klaar met het aanmaken van het retouradres. Er bestaat geen maximu m voor het aantal

retouradressen per klantnummer. Echter, voor de beheersbaarheid is het aan te raden om het aantal

retouradressen per klantnummer tot een minimum te beperken.

Ga terug naar 3.2 Retouradressen beheren of naar de Inhoudsopgave

3.2.2 Retouradressen aanpassen

Introductie

U kunt een bestaand retouradres alleen aanpassen als dit retouradres niet gekoppeld is aan een of

meerdere onafgeronde zendingen.

Een bestaand retouradres aanpassen

Doorloop de volgende stappen om een bestaand retouradres aan te passen:



3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regels als het retouradres dat u wilt aanpassen. Een

invoerscherm opent automatisch.

Let op: Is het retouradres gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen, dan kunt u de

gegevens van het retouradres niet aanpassen.



Pagina 75 van 79

4) Pas de gewenste velden aan.

5) Klik op de knop om uw aanpassingen bij dit retouradres op te slaan.

U bent klaar met het aanpassen van het retouradres.




Pagina 76 van 79

3.2.3 Retouradressen verwijderen

Introductie

U kunt een retouradres alleen verwijderen als dit retouradres niet gekoppeld is aan een of meerdere

onafgeronde zendingen.

Een retouradres verwijde ren

Doorloop de volgende stappen om een retouradres te verwijderen:



3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regels als het retouradres die u wilt verwijderen. Een

pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u het geselecteerde retouradres

wilt verwijderen.

Let op: Is het retouradres gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen, dan kunt u het

retouradres niet verwijderen.

4) Klik op de knop in het pop-up-venster.

U bent klaar met het verwijderen van het retouradres.



4 Begrippenlijst

Pagina 77 van 79

4 Begrippenlijst

Begrip Omschrijving

Zending Een zending bestaat uit één of meerdere (vracht)pakketten met

label(s) en barcode(s) die u via de verzendmodule naar een ontvanger

verstuurt. Bij het opslaan van een zending wordt voor elk pakket in de

zending een unieke barcode en een label aangemaakt d ie u kunt

uitprinten en op het pakket kunt plakken.

Afhaalopdracht Een afhaalopdracht is wanneer u een of meerdere (retour)pakketten

door PostNL voor u laat ophalen onder het Afhaalservice-contract dat

u met PostNL hebt afgesloten.

Bij PostNL aanmelden Bij PostNL aanmelden houdt in dat de zendingsgegevens die u hebt

ingevoerd in de verzendmodule door het systeem worden

doorgezonden naar PostNL.

Een zending of afhaalopdracht wordt bij PostNL aangemeld als de

zending of afhaalopdracht is afgerond en de aanbieddatum is bereikt.

PostNL gebruikt deze zendingsgegevens voor het inplannen en

verwerken van de zendingen en afhaalopdrachten.

Zendingskenmerken De zendingskenmerken bestaan uit de afzender, het retouradres en de

kostenplaats. Het retouradres en de kostenplaats zijn optioneel. Het

correct selecteren van de zendingskenmerken zorgt voor een juiste

verwerking van uw zendingen en afhaalopdrachten door PostNL.

Aanbieddatum De aanbieddatum is de datum waarop u van plan bent uw zending bij

PostNL (fysiek) aan te leveren voor verzending. Deze datum wordt

gebruikt om uw zending (elektronisch) bij PostNL aan te melden.

Bij afhaalopdrachten ziet u in het tabblad ‘Voorbereide zendingen’

ook een aanbieddatum staan. Deze datum is altijd één kalenderdag

vóór de afhaaldatum en wordt gebruikt om uw afhaalopdracht bij

PostNL aan te melden.

Primair klantnummer Het primair klantnummer is het klantnummer waaronder uw

gebruikersaccount is aangemaakt. U vindt uw primair klantnummer in

‘Mijn Account’ > ‘Persoonlijke instellingen’ > ‘Persoonlijke

informatie’ in het veld ‘Primair klantnummer’.


4 Begrippenlijst

Pagina 78 van 79

Begrip Omschrijving

Zoekfilter Een zoekfilter is een zoekterm waarmee u een zoekactie kunt

uitvoeren. Voorbeelden van zoekfilters zijn Barcode(s), Land, Periode

en Productcode.

Standaard zoekactie Een standaard zoekactie is een zoekactie die u uitvoert met behulp

van de zoekfilters in het tabblad ‘Voorbereide zendingen’ of het

tabblad ‘Verzonden zendingen’.

Uitgebreide zoekactie Een uitgebreide zoekactie is een zoekactie die u uitvoert met behulp

van de zoekfilters in het pop-up-venster dat u oproept door te klikken

op de knop .

Zoekopdracht Een zoekopdracht is een door u opgeslagen combinatie van

zoekfilter(s ). Met een zoekopdracht hoeft u niet telkens opnieuw de

zoekfilters in te vullen, u kunt uw zoekactie door middel van één klik

direct starten.

Importdefinitie Een importdefinitie is een koppeling tussen de zendingsgegevens in

uw importbestand met de gegevens die PostNL nodig heeft om uw

zendingen te verwerken.

DNP-barcode Een DNP-barcode is de barcode van de buitenlandse pakketdienst die

het pakket aan de deur van de ontvanger bezorgd. Deze barcode is

gekoppeld aan de Nederlandse barcode. U kunt zowel met de

(Nederlandse) barcode als met de DNP-barcode de zending volgen tot

het moment van aflevering bij de ontvanger. Dit kan ook

via internationalparceltracking.com.

Verzendstatus Een verzendstatus is een status binnen het verzendproces. Een

verzendstatus geeft aan waar in het verzendproces een pakket zich

bevindt.


http://www.internationalparceltracking.com/


5 Bijlage

Pagina 79 van 79

5 Bijlage 5.1 Lijst met verplicht gekoppelde diensten

Type zending Automatisch geselecteerd U selecteert als eerste: Automatisch geselecteerd met

uw selectie:

Nederlandse zendingen naar Nederlandse adressen

Reguliere pakket-

zendingen

A Rembours Handtekening voor ontvangst

Alleen huisadres

B Verhoogde aansprakelijkheid Handtekening voor ontvangst

Alleen huisadres

C Avondbezorging Alleen huisadres

Ophalen bij PostNL

locatie

A Handtekening voor ontvangst B Extra vroeg-bezorging Notificatie Service

Afhaalservice A Alleen huisadres

B Verhoogde aansprakelijkheid Handtekening voor ontvangst

EU zendingen naar EU adressen, inclusief Nederlandse adressen

Pakketzending A Verhoogde aansprakelijkheid Handtekening voor ontvangst

B Rembours/ Cash on Delivery Handtekening voor ontvangst

EU zendingen, inclusief Nederlandse zendingen, naar niet-EU adressen

Reguliere pakket-

zendingen

A Verhoogde aansprakelijkheid

Handtekening voor ontvangst

Belgische zendingen naar Belgische adressen

Pakketzending A Verhoogde aansprakelijkheid Handtekening voor ontvangst

B Rembours/ Cash on Delivery Handtekening voor ontvangst

Extra@Home-zendingen (Benelux)

A Handtekening voor ontvangst

B Alleen huisadres

Vrachtzendingen (Benelux & Europees Unie)

A Handtekening voor ontvangst B Alleen huisadres

Ga terug naar 2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen of naar de Inhoudsopgave

Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht...Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht 1 Welkom bij...

Documents

Transcript of Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht...Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht 1 Welkom bij...