Download - werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2014...2 Midwestoverleg werkingsverslag ILV Associatie Midwest 2014 werkingsverslag Interlokale Vereniging (ILV) Associatie

MIDWESTOVERLEGburgemeesters regio Roeselare-Tielt

Interlokale Vereniging Associatie Midwest

w e r k i n g s v e r s l a g I n t e r l o k a l e V e r e n i g i n g A s s o c i a t i e M i d w e s t

2 0 1 4

Redactie: Saskia Verriest

Contact Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest:Peter Benoitstraat 138800 RoeselareCoördinator Saskia [email protected]/50.30.46

burgemeesters regio Roeselare-Tielt

MIDWESTOVERLEG


i n h o u dMidwestoverleg

w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 4 | i n h o u d

werkingsverslag Interlokale Vereniging (ILV) Associatie Midwest 2014 .............2

partners in de ILV Associatie Midwest ................................................................4

1. doel van de ILV Associatie Midwest ................................................................4

2. partners in de ILV Associatie Midwest ............................................................4

3. organisatiestructuur ILV Associatie Midwest ..................................................4

beleidsdomeinen van de ILV Associatie Midwest ...............................................6

1. Midwestoverleg ...............................................................................................6

2. mobiliteit ..........................................................................................................7

3. werkgelegenheid .............................................................................................7

4. ICT ...................................................................................................................7

partners van de ILV Associatie Midwest ...........................................................10

uitgevoerde opdrachten van het intergemeentelijke personeel ........................14

1. Midwestoverleg - Beheerscomité ..................................................................14

1.1. overleg ........................................................................................................14

1.1.1. Midwestoverleg - Beheerscomité .............................................................14

1.1.2. Prezone Midwest .....................................................................................15

1.1.3. overleg expertisecentrum voor gemeentesecretarissen (ECG) Roeselare – Tielt en Forum IGS ............................................................................................17

1.1.4. overleg OCMW voorzitters ......................................................................17

1.1.5. overleg OCMW secretarissen .................................................................17

1.1.6. regiopartners ...........................................................................................17

1.2. projecten ....................................................................................................18

1.2.1. werkgroep wonen ....................................................................................18

1.2.2. werkgroep sport ......................................................................................18

1.2.3. werkgroep erfgoed ..................................................................................18

1.2.4. werkgroep ICT .........................................................................................19

1.2.5. werkgroep gezamenlijke aankopen ........................................................20

1.2.6. werkgroep problematiek EU werknemers en dienstverlening ................20

1.2.7. werkgroep delen personeel .....................................................................21

1.2.8. werkgroep samenwerking rond technische opdrachten .........................22

1.2.9. werkgroep Europese projecten ...............................................................22

1.2.10. werkgroep welzijn ..................................................................................22

1.2.11. Covenant of Mayors ...............................................................................23

1.3. regioscreening ...........................................................................................23

1.4. opleiding .....................................................................................................26

1.5. netwerking ..................................................................................................26

1.5.1. regionale werking VVSG .........................................................................26

1.5.2. plattelandscommissie VVSG ..................................................................27

1.5.3. Eurometropool ........................................................................................27

1.5.4. regionale werking wvi .............................................................................27

2. mobiliteit ........................................................................................................27

3. werkgelegenheid ...........................................................................................28

tijdsbesteding van het intergemeentelijk personeel ..........................................30

1. Midwestoverleg - Beheerscomité ILV Associatie Midwest ...........................30

financiering en jaarrekening ..............................................................................32

1. financiering ....................................................................................................32

1.1. Midwestoverleg - Beheerscomité ...............................................................32

2. jaarrekening ..................................................................................................33

bijlage 1 .............................................................................................................36

bijlage 2 .............................................................................................................39

bijlage 3 .............................................................................................................41

bijlage 4 .............................................................................................................43

bijlage 5 .............................................................................................................44

bijlage 6 .............................................................................................................45

bijlage 7 .............................................................................................................46

bijlage 8 .............................................................................................................57


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg w e r k i n g s v e r s l a g I n t e r l o k a l e V e r e n i g i n g ( I L V ) A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 4

2 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 4 M i d w e s t o v e r l e g

werkingsverslag Interlokale Vereniging (ILV) Associatie Midwest 2014

Voor u ligt het derde jaarverslag van de ILV Associatie Midwest die in februari 2012 werd opgericht. U zal merken dat ook in 2014 inspanningen werden geleverd om de regionale samenwerking verder te dynamiseren. Naast de werking van het Midwestoverleg werd veel tijd besteed aan de verdere voorbereiding van de opstart van hulpverleningszone Midwest op 1 januari 2015.

Conform art. 16 van de algemene overeenkomst van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest dient jaarlijks een jaarverslag en een jaarafrekening van het voorgaande jaar opgemaakt te worden.

Dit jaarverslag geeft minimaal volgende elementen aan:

� Op welke beleidsdomeinen de intergemeentelijke personeelsleden werkzaam zijn geweest. � Voor elk intergemeentelijk personeelslid wordt aangegeven welke gemeenten deelnamen, welke

opdrachten het intergemeentelijk personeelslid voor welke gemeente heeft uitgevoerd, welke overheidsopdrachten werden gegund en welke gemeenten hierop beroep deden.

� Er wordt een jaarrekening opgemaakt waaruit blijkt welke de inbreng was van de verschillende partners en hoe deze werd beheerd.

� Per aanvullende overeenkomst wordt een afrekening opgemaakt.

Dit werkingsverslag geeft uitvoering aan de bepalingen in dit artikel. We wensen u veel leesgenot.

Saskia Verriest Luc MartensSecretaris Voorzitter


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg p a r t n e r s i n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t


partners in de ILV Associatie Midwest

1. doel van de ILV Associatie Midwest

Eén van de aanbevelingen uit de studie naar schaalveranderingen in de regio (professor F. De Rynck – 2010) was de oprichting van een schelpstructuur om expertise en intergemeentelijk personeel voor de deelnemende besturen te bundelen en ter beschikking te stellen. De regio koos hierbij conform het decreet houdende intergemeentelijke samenwerking (6 juli 2001), voor de interlokale vereniging.

De ILV Associatie Midwest werd in 2012 opgericht.

2. partners in de ILV Associatie Midwest

De lokale besturen Dentergem, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Roeselare, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene en gemeente Hoog-lede, zijn aangesloten als effectief partner bij de ILV Associatie Midwest. Zowel de gemeente- als de OCMW raden hebben de algemene statuten van de ILV Associatie Midwest goedgekeurd alsook de aanvullende overeenkomst voor de coördinator van het Midwestoverleg. Het lokaal bestuur Ardooie en OCMW Hooglede zijn waarnemend partner. WVI treedt op als ondersteunend partner.

3. organisatiestructuur ILV Associatie Midwest

De samenstelling van het beheerscomité van de ILV Associatie Midwest is dezelfde als deze van het Midwestoverleg. De leden van het beheerscomité (bestaande uit de 17 burgemeesters van de arron-dissementen Roeselare en Tielt) kunnen een plaatsvervanger aanduiden. De plaatsvervanger van de vertegenwoordiger in het beheerscomité wordt gekozen uit de overige leden van het college.

Luc Martens, burgemeester Roeselare, is voorzitter van het beheerscomité van de Interlokale Vereni-ging Associatie Midwest. Francesco Vanderjeugd (burgemeester Staden) werd benoemd tot ondervoor-zitter. Saskia Verriest is secretaris van de interlokale vereniging.

Conform artikel 8 van de statuten van de interlokale vereniging kan het beheerscomité beslissen zich te laten bijstaan door experten. Op de vergaderingen is dan ook een vertegenwoordiger van de secre-tarissen en de OCMW-secretarissen uit de regio, aanwezig. In 2014 was dit Dominik Ronse (secretaris Ingelmunster) voor de gemeente- en stadssecretarissen. Voor de OCMW’s werd Bart Desimpel (OCMW secretaris Izegem) afgevaardigd.


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg b e l e i d s d o m e i n e n v a n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t

6 M i d w e s t o v e r l e g w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 4

beleidsdomeinen van de ILV Associatie Midwest

In 2014 was de ILV Associatie Midwest actief op drie beleidsdomeinen die vaak ook raakvlakken hebben met andere beleidsdomeinen. Het gaat om intergemeentelijke samenwerking en coördinatie (Midwestoverleg), mobiliteit (stadsprogramma Roeselare), werkgelegenheid en ICT (regionale I-scan).

1. Midwestoverleg

De gemeenten Ardooie, Dentergem, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke en Wingene voor het arrondissement Tielt en de gemeenten Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare en Staden voor het arrondissement Roeselare, verenigen zich in het vrijwillig samenwerkingsverband van het Midwestoverleg.

Op deze maandelijkse bijeenkomsten wordt de gemeente in hoofde van de burgemeester uitgenodigd voor overleg.

In 2014 was de samenstelling als volgt:

Voor het arrondissement Tielt:Karlos Callens burgemeester ArdooieKoenraad Degroote burgemeester DentergemDirk Verwilst burgemeester MeulebekeJean-Marie Bonte burgemeester OostrozebekeIvan Delaere burgemeester PittemGreet De Roo burgemeester RuiseledeEls De Rammelaere burgemeester TieltJan Stevens burgemeester WielsbekeHendrik Verkest burgemeester Wingene

Voor het arrondissement Roeselare:Rita Demaré burgemeester HoogledeKurt Windels burgemeester IngelmunsterBert Maertens burgemeester IzegemBart Dochy burgemeester LedegemRia Beeusaert-Pattyn burgemeester LichterveldeWard Vergote burgemeester MoorsledeLuc Martens burgemeester RoeselareFrancesco Vanderjeugd burgemeester Staden

Naast deze 17 burgemeesters wordt ook Geert Sanders, algemeen directeur van de West-Vlaamse intercommunale (WVI) uitgenodigd.

Sinds 2014 wordt Saskia Verriest via wvi, voltijds tewerkgesteld als secretaris van het Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest. Michelle Dufoort zorgt voor administratieve ondersteuning gedurende een halve dag per week.

De financiering voor deze tewerkstelling wordt gedragen door wvi en de gemeenten uit de regio Midwest. Voor de coördinator werd bij de oprichting van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest een aanvullende overeenkomst ‘aanstellen coördinator Midwestoverleg – Beheerscomité’ opgemaakt waarin de nadere bepalingen en voorwaarden voor de werking opgenomen zijn. Deze overeenkomst werd door alle deelnemende besturen goedgekeurd.

7w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 4 M i d w e s t o v e r l e g

2. mobiliteit

In het verleden werkten de 5 gemeenten en steden uit de regio met een station, samen specifiek rond de stationsomgeving. Deze samenwerking werd eind 2013 stopgezet.

Deze samenwerking kent deels haar vervolg in het stadsprogramma van de stad Roeselare waarbij mobiliteit één van de thema’s is.

3. werkgelegenheid

In april 2014 liep het Europees ESF project ‘meer tewerkstelling van kansengroepen door stadsregionale samenwerking’ af. Dit project was een samenwerking met stadsregio Turnhout en het Nederlandse Twente en werd opgestart in mei 2012. VVSG begeleidde dit project gedurende twee jaar.

De regio Midden-West-Vlaanderen was in dit proefproject een pilootregio waarbij de stad Roeselare optreedt als trekker voor de regio. Dit project beoogde om een werkgelegenheidsbeleid te voeren op het niveau van de regio. De finale doelstelling is om meer mensen uit kansengroepen aan een job op maat te helpen en om op termijn kennis op te bouwen en te verspreiden bij andere gebieden die regionaal willen samenwerken rond werkgelegenheid.

Samen met de lokale besturen uit de regio werd gewerkt aan een gedragen beleidsvisie rond werkgelegenheid. Voor het project tewerkstelling van kansengroepen in een stadsregionale samenwerking, werd stafmedewerker Ellen Coghe aangesteld via de stad Roeselare. Ook voor dit project werd conform de afspraken in de ILV Associatie Midwest een aanvullende overeenkomst ‘Project tewerkstelling van kansengroepen in een stadsregionale samenwerking’ opgemaakt.

4. ICT

In 2014 werden in navolging van een bevraging bij de lokale besturen diverse werkgroepen opgericht onder de schelpstructuur van de ILV Associatie Midwest. Eén hiervan was een werkgroep rond ICT. Deze werkgroep lanceerde het idee voor de uitvoering van een regionale I-scan. De I-scan is een instrument ontwikkeld om na te gaan hoe ICT binnen een organisatie wordt ingezet en hoe deze op elkaar afgestemd zijn. Bepalende factoren (zowel positief als negatief) worden in dit proces duidelijk waardoor voor de organisatie lijnen uitgezet kunnen worden om een gedragen ICT- en e-governmentbeleid voor de toekomst uit te bouwen. De kostprijs van een I-scan bedraagt normaal per bestuur € 6.000 excl. BTW. Tot noch toe werd deze I-scan enkel voor individuele lokale besturen uitgevoerd. Voor de regio Midwest ontwikkelde de Universiteit Gent ‘de regionale I-scan’. De gezamenlijke kostprijs bedraagt € 18.000 excl. BTW. Omgerekend betekent dit een kostprijs van € 620 per lokaal bestuur (34 lokale besturen in de regio waarvan 29 besturen deelnemen). Per bestuur is dit een winst van € 5.380. Deze I-scan wordt gefinancierd met regionale middelen.


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg p a r t n e r s v a n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t


partners van de ILV Associatie Midwest

Partner

Alg

emen

e ov

eree

n-

kom

st IL

V

MW

O I

LV

Aan

koop

pap

ier

(con

trac

t 2 ja

ar)

Verk

eers

bord

en

Ond

erho

ud

land

bouw

weg

en

Reg

iona

le I-

scan

(U

Gen

t)

IG-G

IS c

oörd

inat

or

Team

arc

hiva

risse

n

Gez

amen

lijke

ar

chiv

erin

g

Gemeente Ardooie

OCMW Ardooie

Gemeente Dentergem x x x

OCMW Dentergem x x

Gemeente Hooglede x x x x x

OCMW Hooglede

Gemeente Ingelmunster x x x x x x

OCMW Ingelmunster x x x

Stad Izegem x x x x x x

OCMW Izegem x x x

Gemeente Ledegem x x x x x x x

OCMW Ledegem x x x x

Gemeente Lichtervelde x x x x x x

OCMW Lichtervelde x x x

Gemeente Meulebeke x x x x x x x

OCMW Meulebeke x x x

Gemeente Moorslede x x x x x

OCMW Moorslede x x x

Gemeente Oostrozebeke x x x x x x

OCMW Oostrozebeke x x x

Gemeente Pittem x x x x x x x

OCMW Pittem x x x

Gemeente Ruiselede x x x x x x


Partner

Alg

emen

e ov

eree

n-

kom

st IL

V

MW

O I

LV

Aan

koop

pap

ier

(con

trac

t 2 ja

ar)

Verk

eers

bord

en

Ond

erho

ud

land

bouw

weg

en

Reg

iona

le I-

scan

(U

Gen

t)

IG-G

IS c

oörd

inat

or

Team

arc

hiva

risse

n

Gez

amen

lijke

ar

chiv

erin

g

OCMW Ruiselede x x

Stad Roeselare x x x x x

OCMW Roeselare x x

Gemeente Staden x x x x x x

OCMW Staden x x x

Stad Tielt x x x x x x

OCMW Tielt x x x

Gemeente Wielsbeke x x x x x x

OCMW Wielsbeke x x x x

Gemeente Wingene x x x x x x x

OCMW Wingene x x

wvi x x x

De in vet gemarkeerde kruisjes geven aan wie de beherende partner is voor de respectievelijke aanvullende overeenkomst of trekker van het project.


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg u i t g e v o e r d e o p d r a c h t e n v a n h e t i n t e r g e m e e n t e l i j k p e r s o n e e l


uitgevoerde opdrachten van het intergemeentelijke personeel

1. Midwestoverleg - Beheerscomité

De uitgevoerde opdrachten van het Midwestoverleg – Beheerscomité kunnen onderverdeeld worden in vier categorieën: overleg, ontwikkeling projecten, opleiding en netwerking. Deze worden hier besproken.

1.1. overleg

1.1.1. Midwestoverleg - BeheerscomitéIn 2014 is het Midwestoverleg – Beheerscomité 10 keer bijeen gekomen op 8 januari, 4 februari, 25 februari, 1 april 2014, 6 mei 2014, 3 juni, 8 juli, 2 september, 7 oktober, 4 november.

Op 27 juni 2014 werd een extra bijeenkomst gepland om een verdere stand van zaken te geven met betrekking tot het beleidsplan ruimte Vlaanderen. De agenda’s van de bijeenkomsten van het Midwestoverleg – Beheerscomité, zijn in bijlage 1 toegevoegd. De aanwezigheidslijst in bijlage 2.

De verdere uitbouw en bespreking van de werking van het Midwestoverleg neemt de nodige tijd in beslag. Om meer zicht te krijgen op de ambities van elk bestuur voor regionale samenwerking, werd in januari 2014 met de burgemeesters een brainstormsessie georganiseerd.


Dit heeft mee bijgedragen tot het formuleren van een aantal concrete ambities voor de toekomst van Midwest (zie verder).Verder voorziet het forum van Midwest ook in het ter beschikking stellen van relevante en actuele informatie.

1.1.2. Prezone MidwestIn 2007 werd de wet op de hervorming van de civiele veiligheid goedgekeurd. Van een gemeentelijke werking met korpsen wordt overgegaan naar hulpverleningszones. Door het Koninklijk Besluit van 2 februari 2009 met betrekking tot de vaststelling van de territoriale afbakening van de hulpverleningszone, wordt de provincie West-Vlaanderen ingedeeld in 4 zones.

De hulpverleningszone Midwest valt niet integraal samen met de grenzen van de regio Midden-West-Vlaanderen. 15 Midwest-gemeenten worden opgenomen in zone Midwest. Het gaat om de gemeenten Ardooie, Dentergem, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Roeselare, Ruiselede, Staden, Tielt en Wingene.

De Midwest-gemeenten Wielsbeke en Ledegem behoren tot zone Fluvia (regio Kortrijk).

Prezone Midwest bereidde zich ook in 2014 verder voor op de inwerkingtreding van de hulpverleningszone op 1 januari 2015. Het voorbije jaar kwam de prezoneraad bijeen op 28 januari, 4 maart, 29 april, 25 maart, 27 mei, 24 juni, 30 september, 21 oktober, 25 november, 16 december.

Om de continuïteit te verzekeren bleven volgende sleutelfiguren behouden: � Luc Martens (burgemeester Roeselare) als voorzitter, � Kapitein commandant Donald Withouck (brandweer Roeselare) als zonecoördinator, � Katrien Verbrugge (financieel beheerder Roeselare) als financieel beheerder en � Saskia Verriest (secretaris ILV Associatie Midwest) als secretaris van de prezone.

Eén van de belangrijkste stappen die in de verdere voorbereiding gezet werden is het bereiken van een akkoord rond financiële verdeelsleutel en dotatie van elke gemeente aan de zone. De verdeling is als volgt:

GemeenteFinanciële

verdeelsleutel (% weergave)

Dotatie 2015 (in euro)Datum goedkeuring

Gemeenteraad

Ardooie 3,95 284 628,85 1 september 2014

Dentergem 2,81 188 540,54 30 september 2014

Hooglede 4,27 304 649,05 9 oktober 2014

Ingelmunster 4,27 300 360,59 23 september 2014

Izegem 11,47 773 905,63 6 oktober 2014

Lichtervelde 3,30 250 157,36 22 september 2014

Meulebeke 4,41 297 846,69 24 september 2014

Moorslede 4,04 281 248,44 11 september 2014

Oostrozebeke 2,73 183 665,54 4 september 2014

Pittem 3,10 209 245,80 13 oktober 2014


GemeenteFinanciële

verdeelsleutel (% weergave)

Dotatie 2015 (in euro)Datum goedkeuring

Gemeenteraad

Roeselare 34,25 2 918 599,02 25 september 2014

Ruiselede 2,07 138 531,12 22 september 2014

Staden 4,45 315 771,27 25 september 2014

Tielt 9,25 621 784,71 16 oktober 2014

Wingene 5,63 386 993,30 1 september 2014

Om de besturen in hoofde van hun burgemeester, schepenen en raadsleden goed te kunnen informeren over deze hervorming, werden twee infosessie georganiseerd: op 28 augustus 2014 te Tielt en op 4 september 2014 te Moorslede. Deze sessies konden op een groot aantal aanwezigen rekenen.

Verder werd ook aandacht besteed aan het informeren van de brandweerlieden zelf. 5 infovergaderingen vonden plaats op 5 verschillende locaties in de regio zodat de personeelsleden maximaal aanwezig konden zijn.

Daarnaast werd de aanwervingsprocedure voor zonecommandant opgestart en beëindigd. Kapitein commandant Donald Withouck van post Roeselare, werd na het selectie examen aangesteld als dienstdoende zonecommandant voor zone Midwest. Zijn aanstelling wordt bevestigd tijdens de installatievergadering die gepland is op 6 januari 2015.

Ook werd de aanwervingsprocedure voor bijzonder rekenplichtige voor de zone opgestart.

Het voorbije jaar werden nog verdere technische voorbereiding getroffen zoals de verdere uitbouw van het netwerk van posten, het ICT netwerk, aankoop van nodige software, inventarisatie van materiaal, afspraken rond samenstelling en werking van de technische commissie. Verder dienen ook diverse juridisch-administratieve voorbereidingen genomen te worden zoals bv. bespreking rechtspositieregeling voor het administratief personeel, voorbereiden bestekken voor groepsverzekering – GPS tracking


– externe geneeskundige dienst, voorbereiding van het retributiereglement, aanstellen bureau voor opmaak huisstijl en logo. In 2014 werd eveneens het overleg met de vakbondsafgevaardigden opgestart.

Een uitgebreide stand van zaken kan in het voortgangsrapport voor 2014 worden nagelezen. Dit kan bij de secretaris worden opgevraagd.

1.1.3. overleg expertisecentrum voor gemeentesecretarissen (ECG) Roeselare – Tielt en Forum IGS

De secretarissen uit de regio Midden-West-Vlaanderen kennen een actieve werking. Zij zijn verenigd in het Expertisecentrum voor Gemeentesecretarissen (ECG) Roeselare – Tielt. In 2014 werd verder ingezet op de regionale werking wat ook een verhoogde betrokkenheid van de secretarissen betekende. Voorzitter Johan Leenknecht (secretaris Roeselare) werd bij zijn op pensioenstelling, in zijn functie als voorzitter van het forum, opgevolgd door Bruno Debrabandere (secretaris Wielsbeke).

De coördinator van het Midwestoverleg ondersteunt het overlegplatform van gemeentesecretarissen. In 2014 kwam dit forum bijeen op 13 maart, 5 mei, 24 juni, 17 september, 6 november en 15 december.

Diverse thema’s komen hierbij aan bod. Het Midwestverhaal vormt een vast punt op de agenda. De agenda’s voor deze bijeenkomsten worden in bijlage 3 toegevoegd.

1.1.4. overleg OCMW voorzittersOnder voorzitterschap van Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking Midden-West-Vlaanderen, provincie West-Vlaanderen) komen de OCMW voorzitters uit de regio trimestrieel bijeen.

In 2014 waren er twee bijeenkomsten op 4 juni en 21 oktober. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité is uitgenodigd op deze vergaderingen en geeft hierbij inhoudelijke en logistieke ondersteuning.

De agenda’s van dit overleg worden in bijlage 4 toegevoegd.

1.1.5. overleg OCMW secretarissenDe OCMW secretarissen komen op arrondissementeel niveau bijeen naargelang de noodzaak en opportuniteiten die zich aanbieden. De OCMW’s zijn effectief partner in de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Bij de verdere uitbreiding en structurering van deze interlokale vereniging, worden de OCMW’s betrokken. Het forum van OCMW secretarissen en het overleg van OCMW voorzitters zijn belangrijke fora om te zorgen voor een terugkoppeling van en betrokkenheid bij de werking van de interlokale vereniging.

Net zoals voor de gemeentesecretarissen wordt artikel 8 van de statuten van de interlokale vereniging toegepast. Het beheerscomité kan beslissen zich te laten bijstaan door experten. Gelet op het belang van betrokkenheid en gedeelde verantwoordelijkheid besliste het beheerscomité beroep te doen op de expertise van de OCMW secretaris door aanwezigheid tijdens de vergaderingen van het Beheerscomité. In 2014 werd Joost Vandeweghe (secretaris OCMW Ingelmunster) opgevolgd door Bart De Simpel om namens de OCMW secretarissen in het beheerscomité te zetelen.

1.1.6. regiopartnersVerschillende regiopartners zijn gehuisvest in het streekhuis Midden-West-Vlaanderen te Roeselare. Het gaat o.a. om de gebiedswerking van de provincie, RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen, wvi, RTC, Stad-Land-Schap, … De coördinator werkt meerdere dagen per week vanuit het streekhuis. Bilaterale contacten zorgen voor afstemming tussen de partners. Indien opportuun is er een terugkoppeling van de werking van de regiopartners naar het Midwestoverleg – Beheerscomité.


1.2. projectenIn 2013 werd een bevraging uitgevoerd bij de lokale besturen om verder zicht te krijgen op de noden en behoeften die er leven. Hierbij wordt nagegaan wat intergemeentelijk/regionaal kan worden aangepakt. Dit leidde tot de opstart van 11 werkgroepen met diverse thema’s: wonen, sport, erfgoed, ICT, gezamenlijke aankopen, delen van personeel, problematiek tijdelijke EU werknemers en dienstverlening, samenwerking rond technische opdrachten, Europese projecten en welzijn.

Een aantal werkgroepen hebben in 2014 een ver doorgedreven werking gekend. Andere werkgroepen zoals wonen en erfgoed hebben de nodige voorbereidingen uitgewerkt om een beleidsbeslissing te kunnen nemen. In navolgend deel worden de projecten die voortgekomen zijn uit de diverse werkgroepen verder besproken. Het proces wordt net zoals de voorbije jaren begeleid door een stuurgroep.

1.2.1. werkgroep wonenIn de regio Midden-West-Vlaanderen zijn er drie woonwinkels die gebiedsdekkend zijn voor de regio: wonen regio Tielt, woondienst regio Roeselare en huisvestingsdienst regio Izegem. Elk van deze woonwinkels heeft een andere juridische structuur. Om recht te hebben op subsidies vanuit Vlaanderen diende een intergemeentelijke samenwerking/vereniging opgericht te worden.

Wonen regio Tielt is een interlokale vereniging, woondienst regio Roeselare is een projectvereniging. De huisvestingsdienst regio Izegem is een OCMW vereniging. Om de subsidieaanvraag bij Vlaanderen te kunnen indienen werd daarnaast nog een Interlokale Vereniging Woonbeleid regio Izegem opgericht.

Tussen de drie woonwinkels is waar mogelijk reeds een goede samenwerking. De lokale aanpak en aanwezigheid van de woonwinkels in de lokale besturen is een troef van deze werking en dient behouden te worden.

De werking van deze woonwinkels is afhankelijk van subsidies die gelinkt zijn aan het oprichten van een bepaalde structuur. Mede daardoor werd nog geen beleidskeuze genomen om deze drie woonwinkels te integreren onder de schelpstructuur van de ILV Associatie Midwest.

1.2.2. werkgroep sportIn 2014 werd vooral verder gewerkt rond de problematiek van de zwembaden. In de regio Midden-West-Vlaanderen beschikken 8 besturen over een zwembad in de gemeente. Het gaat om Lichtervelde, Izegem, Meulebeke, Moorslede, Roeselare, Tielt, Wielsbeke, Wingene.

Deze besturen kampen met de nood aan investeringen voor de renovatie of nieuwbouw van een zwembad. Minister Muyters lanceerde eind 2013 een projectoproep m.b.t. bovenlokale sportinfrastructuur. Dit werd besproken op het Midwestoverleg van 4 februari 2014. De besturen Moorslede, Izegem en Roeselare dienden in het kader van voormelde projectoproep een dossier in m.b.t. het zwembad. Het Midwestoverleg ondersteunde dit.

Diverse gemeenten in de regio plannen echter, in deze legislatuur, investeringen in sportinfrastructuur. Vaak kennen deze voorzieningen, naast de eigen inwoners, ook gebruikers van andere gemeenten in en buiten de regio. Het Midwestoverleg wenste de minister de nood aan verdere subsidies te signaleren. Hiertoe werd een overzicht opgemaakt van alle geplande investeringen m.b.t. sport in de regio. Dit overzicht werd door voormelde drie besturen mee ingediend bij de projectaanvraag. Deze inventaris is terug te vinden in bijlage 7.

1.2.3. werkgroep erfgoedDe werking rond erfgoed in de regio Midden-West-Vlaanderen is sterk verschillend volgens arrondissement. In arrondissement Roeselare is er een sterke werking onder trekkerschap van projectvereniging BIE. In het Tieltse was er een projectwerking gedurende twee jaar die op 31 juli 2014 ten einde liep. Ook deze werking kon op veel bijval rekenen.


De werkgroep erfgoed heeft in 2013 een structuur uitgewerkt die toelaat om de bestaande werking van BIE (werking in arrondissement Roeselare) te integreren onder de schelp van de ILV Associatie Midwest. Het voorstel laat ook toe om de werking in het Tieltse op te nemen onder de schelpstructuur. De nodige voorbereidingen werden getroffen opdat een beleidsbeslissing in deze kan worden genomen wat tot op heden nog niet gebeurde. Een reden hiervoor ligt opnieuw in de subsidievoorwaarden. Projectvereniging BIE ontvangt nu reeds het maximum aan Vlaamse subsidies van € 300.000. Uitbreiding van het werkingsgebied met hetzelfde personeelsbestand zal leiden tot een mindere dienstverlening. Een verhoging van de subsidies gekoppeld aan de uitbreiding van het werkingsgebied lijkt voorlopig voor Vlaanderen niet mogelijk te zijn.

Daarnaast kwam eind 2014 het signaal dat de werking rond erfgoed ook drastisch dienen te besparen.

Eind 2014 werd een overleg georganiseerd met de gemeenten uit regio Tielt. Het doel was hierbij te peilen naar de interesse om voor regio Tielt een aanvraag voor een erfgoedconvenant in te dienen. Er was wel interesse om samen te werken rond erfgoed maar gelet op de beperkte budgettaire ruimte bij de besturen en de besparingsoperatie die de Vlaamse Regering doorvoert, was het niet haalbaar om een aanvraag in te dienen.

In 2015 komt er het nieuwe decreet op onroerend erfgoed. Er wordt opgevolgd of dit decreet mogelijkheden biedt om verder in de regio rond erfgoed te werken.

1.2.4. werkgroep ICTDe verschillende besturen in Midwest hebben elk eigen noden en behoeften wanneer het om ICT gaat. Bovendien zit elk bestuur op een ander niveau van voorzieningen, organisatie, digitale dienstverlening, werking en ambities.

De visie rond ICT is onduidelijk en vaak worden problemen ad hoc aangepakt. ICT wordt hierbij eerder als een geïsoleerd deel in de organisatie beschouwd eerder dan ondersteunend in de totale dienstverlening. Daarnaast zijn er heel wat initiatieven die opgestart werden (vb. V-ICT-OR, het regionaal forum GIS en het regionaal forum ICT). In het moderniseren van de dienstverlening, speelt ICT steeds meer een heel cruciale rol (e-government). Om aan deze verwachting te voldoen, is investeren in ICT essentieel.

Eind 2013 werd tot een overeenkomst gekomen met de Universiteit Gent die een aangepast voorstel uitwerkte voor een regionale I-scan. De I-scan is een instrument ontwikkeld om na te gaan hoe ICT binnen een organisatie wordt ingezet en hoe deze op elkaar afgestemd zijn alsook hoe informatiestromen verlopen en worden beheerd. Bepalende factoren (zowel positief als negatief) worden in dit proces duidelijk waardoor voor de organisatie lijnen uitgezet kunnen worden om een gedragen ICT- en e-governmentbeleid voor de toekomst uit te bouwen.

Deze regionale I-scan heeft drie doelstellingen:

� n kaart te brengen hoe e-government in de verschillende lokale besturen in de regio ontwikkeld is. Hoe wordt e-government aangestuurd; welk beleid hebben de gemeente op dat vlak? Welke mid-delen en mensen zet men in? Hoe verloopt de uitvoering?

� In kaart te brengen welke kansen er liggen voor eventuele samenwerking. Voor welke deelaspecten van e-government hebben de betrokken besturen nood aan extra ondersteuning of samenwerking. Zijn er voorbeelden van goede werkwijzen of toepassingen in bepaalde gemeenten die kunnen overgenomen worden door anderen?

� De regio te ondersteunen om duidelijk te formuleren welke doelen men wil bereiken via regionale samenwerking op het vlak van e-government.

De kostprijs bedraagt € 18.000 excl. BTW en wordt gefinancierd met regionale middelen (een jaarlijkse bijdrage van elke gemeente van € 0,05/inwoner voor regionale projecten). De uitvoering startte in februari 2014. In september 2014 ontving elk deelnemend lokaal bestuur een profielschets.


Op basis van deze doorlichting, werden vier focusgroepen gedefinieerd met als thema: informatieveiligheid, toepassingen, website en e-loket en personeel. De focusgroep rond personeel ging door op het secretarisoverleg dd. 6 november 2014. De andere focusgroepen worden ingepland begin 2015. Het eindrapport van de regionale I-scan met aanbevelingen voor samenwerking wordt voorzien tegen mei 2015.

1.2.5. werkgroep gezamenlijke aankopenDe tabel onder punt 4 geeft een overzicht van welke besturen aan welke gezamenlijke opdracht deelnamen.

In 2014 werd sterk ingezet op gezamenlijke opdrachten. Een eerste gezamenlijke aankoop van papier, werd in januari 2014 gerealiseerd onder trekkerschap van het OCMW van Izegem. 24 besturen namen hieraan deel. Na een evaluatie bleek er grote tevredenheid te zijn over deze samenaankoop. Er was een financiële meerwaarde alsook een tijdswinst doordat niet elk bestuur individueel een procedure overheidsopdrachten diende te voeren. Een herhaling van deze opdracht wordt voorbereid door de stad Roeselare. Een gunning van deze gezamenlijke opdracht (dit keer voor twee jaar), is voorzien in januari 2015.

Een tweede initiatief werd getrokken door gemeente Meulebeke. 9 besturen kopen gezamenlijk verkeersborden aan. De opdracht wordt gegund aan Verfaillie – Leroy voor een bedrag van € 84 053,73 excl. BTW of € 101 705,01 incl. BTW.

Drie besturen beslisten om gezamenlijk een studiebureau aan te stellen voor het onderhoud van landbouwwegen. De stad Tielt trekt deze samenwerking. Studiebureau Demey bvba kreeg de opdracht toegewezen voor een totaalbedrag van € 49 5786,79 excl. BTW of € 60 000,02 incl. BTW. Dit bureau zal instaan voor het voorbereidend onderzoek, de opmaak van het bestek voor de werken en toezicht op de uitvoering van de werken.

Tot slot worden de nodige voorbereidingen genomen om de haalbaarheid van een gezamenlijke marktbevraging voor verzekeringen (via stad Roeselare), elektronische maaltijdcheques (via gemeente Oostrozebeke) en digitale infoborden (via gemeente Meulebeke) te onderzoeken.

1.2.6. werkgroep problematiek EU werknemers en dienstverleningTijdelijke buitenlandse arbeidskrachten worden in de regio in de land- en tuinbouw, bouwen transportsector tewerkgesteld. De wetgeving rond o.a. huisvesting is onduidelijk.

Daarbij worden gemeentebesturen uit de regio meestal pas ‘end of the pipe’ met deze problemen geconfronteerd wanneer zij bv. advies moeten geven rond wetgeving of gecontacteerd worden bij problemen van overlast of overbevolking van woningen ed.

Deze problematiek werd regionaal in kaart gebracht. De gemeente Wingene en de stad Tielt blijken gaandeweg een pragmatische oplossing gevonden te hebben om met deze problematiek om te gaan. Een stand van zaken en deze twee good practices werden toegelicht op het Midwestoverleg van 24 juni 2014.

In navolging hiervan wordt bekeken om een studiedag rond dit thema te organiseren voor geïnteresseerden in de ruime regio. Dit gebeurt in samenwerking met de School voor Bestuursrecht en de politieschool. Timing is voorjaar 2015.


1.2.7. werkgroep delen personeelUit de bevraging van de lokale besturen in 2013 blijkt dat :

� 6 besturen geïnteresseerd zijn in een GIS coördinator. � 5 besturen geïnteresseerd zijn in een GIS medewerker. � 8 besturen geïnteresseerd zijn in een archivaris. � 1 bestuur geïnteresseerd is in een stedenbouwkundig ambtenaar. � 4 besturen besturen geïnteresseerd zijn in een jurist.

Daarnaast werden vanuit de besturen volgende bijkomende suggesties gedaan:

� 2 besturen besturen zijn geïnteresseerd in een ICT coördinator. � 1 bestuur wenst een ICT-medewerker. � 2 besturen zoeken een preventieambtenaar.

GISIn 2014 is de ILV Associatie Midwest in samenwerking met WVI overgegaan tot de aanwerving van een intergemeentelijke GIS-coördinator. Deze persoon zal starten in het voorjaar 2015 bij 6 besturen.

Wat betreft de ondersteuning van de GIS-medewerker deed WVI een aanbod aan de besturen.

Team van archivarissen9 lokale besturen zijn vragende partij voor een archivaris. Vanuit de provincie wordt een subsidiereglement aangereikt om onder specifieke voorwaarden de aanwerving van een archivaris voor één of meerdere lokale besturen mee te ondersteunen. Vanuit de ILV Associatie Midwest werd in samenwerking met BIE diverse keren overleg gepleegd met de bevoegde dienst van de provincie. Dit heeft ertoe geleid dat de ILV Associatie Midwest, via de stad Izegem, een subsidieaanvraag heeft ingediend bij de provincie voor een team van archivarissen dat bij 8 lokale besturen zal worden ingezet. Op 18 december 2014 heeft de ILV Associatie Midwest bericht ontvangen dat het subsidiedossier positief wordt geadviseerd.

In het voorjaar 2015 zal de aanwervingsprocedure voor het team van archivarissen via de stad Izegem, worden opgestart. Dit team zal bestaan uit:

� 1 A-functie; deze persoon zal instaan voor het uittekenen van een referentiekader en plan van aanpak per bestuur. Deze persoon bewaakt de uitvoerende taken van de collega’s van het team en stuurt medewerkers in de gemeente aan.

� 1 B-functie; dit personeelslid zorgt voor de implementatie van de voorgestelde procedures en me-thodieken (met focus op digitaal documentbeheer) in de besturen.

� 1 C-functie; deze persoon neemt de uitvoerende taken in de besturen op zich.

Samenwerking archivering niet gemeente gebonden documentenOp suggestie van de stad Izegem, werd in de regio een samenwerking opgestart rond het gezamenlijk archiveren van ‘niet gemeente gebonden documenten’. De stad Roeselare is bereid om hiervoor in te staan. Op 18 december 2014 werd een overleg georganiseerd met de 12 geïnteresseerde besturen. Dit overleg leidde tot een akkoord over de aanpak. Als eerste gezamenlijk te archiveren document wordt gestart met het bestuursmemoriaal. De bestaande collectie van de stad Roeselare wordt aangevuld met stukken uit de collecties van de deelnemende besturen. Wanneer de lijst (quasi) volledig is, worden de gemeenten hiervan op de hoogte gebracht zodat zij hun eigen collectie kunnen vernietigen of vervreemden. Na (een positieve) evaluatie van deze samenwerking, wordt een nieuwe collectie aangepakt.

Bij deze samenwerking engageert de stad Roeselare zich om de collectie ter beschikking te stellen van de participerende besturen. Hierover zijn afspraken gemaakt.


ICT-medewerker/ICT-coördinatorZoals hoger aangegeven is in de regio een regionale I-scan lopende. Op basis van de focusgroep ‘personeel’, krijgen we meer zicht op de concrete vraag van de besturen naar een ICT-medewerker/ICT-coördinator. Het eindrapport met concrete aanbevelingen wordt verwacht in mei 2015. Op basis hiervan start Midwest een verdere samenwerking op.

Stedenbouwkundig ambtenaarTwee besturen waren evt. geïnteresseerd in een ondersteuning vanuit WVI voor een stedenbouwkundig ambtenaar. Na overleg werd respectievelijk gekozen voor een eigen bijkomende aanwerving (stad Tielt) en het aanbod te evalueren (gemeente Meulebeke).

Intergemeentelijke juristenUit diverse gesprekken blijkt dat meerdere besturen vragende partij zijn voor een jurist. Dit wordt in handen genomen bij de verdere ambities voor Midwest (zie verder).

1.2.8. werkgroep samenwerking rond technische opdrachtenDe initiatieven van deze werkgroep sporen samen met de werkgroep gezamenlijke aankopen (zie hoger).

1.2.9. werkgroep Europese projectenIn 2014 nam schepen Bart Biebuyck van de stad Tielt het voorzitterschap voor deze werkgroep over van schepen Enigo Vandendriessche (gemeente Ingelmunster). Deze werkgroep wil de mogelijkheid creëren voor besturen om zelf meer aan het stuur te zitten bij Europese projecten zodat de voorstellen nog meer aansluiten bij de bestaande noden en behoeften.

De meerwaarde van deze groep ligt erin dat experten m.b.t. Europese projecten van de diverse regiopartners voor het eerst bijeen gebracht zijn. De bedoeling is aanvullend en versterkend te werken in functie van de lokale besturen en de regio.

Om zicht te krijgen op de geplande investeringen en ambities van elk bestuur werd op 17 en 18 juni 2014 een ‘speeddate’ georganiseerd. De lokale besturen kregen hierbij de kans om gedurende een uur de prioriteiten van de meerjarenplanning toe te lichten. 16 van de 17 besturen gingen op dit aanbod in.

Op basis van deze insteek formuleert de werkgroep gericht voorstellen van mogelijke projecten op basis van calls die in diverse Europese programma’s worden opengesteld. Dit wordt in 2015 verder gezet.

1.2.10. werkgroep welzijnHet domein welzijn is zeer complex in haar aanbod en dienstverlening, alsook in het aantal structuren en organisaties. Deze werkgroep beoogt hier klaarheid in te scheppen en mogelijkheden tot samenwerking en efficiënter werken, te formuleren.

In 2014 werden groepen lokale besturen – georiënteerd rond de drie steden Tielt-Roeselare-Izegem – samengebracht voor een brainstorm. Twee initiatieven kregen hierbij draagvlak: een geïntegreerde werking rond de beleidsdomeinen wonen-werken-welzijn en het idee van een regionaal kenniscentrum.

De werking van de regionale welzijnsraad in Midden-West-Vlaanderen werd noodgedwongen – door een gebrek aan financiering en het wegvallen van de subsidies van de provincie – stopgezet. Eind 2014 werd een dialoog opgestart met het CAW om na te gaan of zij deze initiatieven verder kunnen ondersteunen. Dit wordt in 2015 verder gezet.


1.2.11. Covenant of MayorsHet burgemeestersconvenant, ook gekend onder de Engelse benaming Covenant of Mayors of kortweg CoM, is een Europees initiatief gericht naar lokale besturen. Door het ondertekenen van CoM belooft het lokaal bestuur om 20% minder CO2 uit te stoten tegen 2020. Dit kan door efficiënter met energie om te gaan en door in te zetten op hernieuwbare energie.

Als gemeente kan dit initiatief individueel worden aangegaan, maar ook een groepsinitiatief behoort tot de mogelijkheden. WVI neemt als territoriaal coördinator de rol op om groepen te vormen en zo het intergemeentelijk samenwerken te stimuleren.

Na overleg eind 2014, wordt in januari 2015 een eerste overleg gepland om meer zicht te krijgen op de interesse voor een intergemeentelijke samenwerking rond dit burgemeestersconvenant.

1.3. regioscreeningTer situering herhalen we hier de historiek die de regio tot nu toe doormaakte in het kader van de Vlaamse regioscreening.

Op 23 juli 2010 hechtte de Vlaamse Regering haar goedkeuring aan het Groenboek interne staatshervorming. De principes van dit Groenboek werden op 8 april 2011 omgezet in een Witboek interne staatshervorming. In uitvoering van dit Witboek hebben de gemeentebesturen in de zomer 2011 een schrijven ontvangen van de Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand, Geert Bourgeois met betrekking tot de uitvoering van een gebiedsdekkende regioscreening in Vlaanderen.

De regio Midden-West-Vlaanderen is in het Witboek (op vraag van de regio samen met vier andere regio’s in Vlaanderen) erkend als een proeftuinregio aangezien zij reeds in 2010 een eigen studie naar schaalveranderingen (2010) had uitgevoerd en hier reeds concrete acties aan koppelde. Deze erkenning als proeftuin bleek eerder een label te zijn, veeleer dan dat de mogelijkheid geboden werd om effectief te experimenteren en een pragmatische werking af te toetsen.

De provinciegouverneur nam in het proces van de Vlaamse regioscreening een coördinerende en ondersteunende rol op. Na afronding van de inventarisatiefase (2011 - 2012) werden deze resultaten in het voorjaar 2012 aan diverse burgemeestersfora toegelicht.

Vervolgens werden in april 2013 alle burgemeesters en secretarissen door de gouverneur uitgenodigd voor een reflectieronde in verband met deze regioscreening.

In 2013 stelde minister Bourgeois het bureau Deloitte aan voor het begeleiden van de evaluatiefase van de regioscreening. Hiervoor werd vanuit het Midwestoverleg een evaluatierapport aangeleverd dat een stand van zaken geeft over de werking in de proeftuinregio Midwest. Hier opgedane ervaringen kunnen mogelijks interessant zijn voor andere regio’s. Dit rapport kan bij het secretariaat worden opgevraagd.

In het kader van deze evaluatiefase, was de gouverneur op het Midwestoverleg van 22 oktober 2013 aanwezig. Aan de hand van een aantal stellingen en vragen werd gedebatteerd over hoe de gemeenten de samenwerkingsverbanden ervaren.

Het globale eindrapport rond deze evaluatiefase van de samenwerkingsverbanden in Vlaanderen werd in het voorjaar 2014 door Deloitte aan de bevoegde minister overgemaakt.

De opgedane ervaring met regioscreening in Midden-West-Vlaanderen zorgde ervoor dat de coördinator van het Midwestoverleg uitgenodigd werd om deel te nemen aan de stuurgroepvergaderingen van het Vlaams Kenniscentrum voor Vlaamse Steden, met als specifiek thema ‘grensoverschrijdend werken’. Deze stuurgroep startte op in juni 2014. Voor elke centrumstad in Vlaanderen wordt hierbij een bepaalde case concreet uitgewerkt. Voor Midden-West-Vlaanderen en in casu de stad Roeselare, wordt de ILV Associatie Midwest geanalyseerd. Dit traject kent in 2015 haar verder verloop.


In 2014 was de Vlaamse overheid op zoek naar proefgemeenten die bereid waren te participeren aan het project ‘Administratieve interacties tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen vanop de werkvloer bekeken’.

Het is tot op heden niet altijd duidelijk wat de impact van de Vlaamse overheid is op de interne werking en de organisatie van lokale besturen. Er heerst een vermoeden dat ervaringen van administratieve lasten niet alleen voortvloeien uit grote dossiers, maar mede gevoed worden door kleine verplichtingen die Vlaanderen oplegt. Vanuit Vlaanderen heeft men geen zicht op het soort informatie dat wordt opgevraagd, hoe vaak iets wordt opgevraagd, enzovoort. Het invullen van formulieren, extra taken opleggen zou ertoe kunnen leiden dat lokale ambtenaren administratieve lasten ervaren. In het kader van dit onderzoek wil Vlaanderen nagaan in welke mate de klachten van de lokale ambtenaren omtrent administratieve lasten al dan niet gegrond zijn. De administratieve interacties tussen gemeentebesturen en de Vlaamse overheid worden in kaart gebracht en geanalyseerd.

Voor dit project was men op zoek naar een kleinere gemeente die wenste deel te nemen. De gemeente Pittem is op dit voorstel ingegaan. De resultaten van de vier geselecteerde gemeenten (Aalter, Leuven, Pittem en Gent) werden vergeleken en verwerkt in een geïntegreerd rapport. De resultaten werden toegelicht op een inspiratiedag die doorging op 23 oktober 2014 te Gent.

In juli 2014 werd een studie van VIVES bekengemaakt waarbij op basis van socio-economische samenhang, inwonersaantal en ruimtelijke logica, werd nagegaan wat de mogelijkheden zijn voor een nieuwe ronde van gemeentefusies in Vlaanderen.

Deze redenering levert volgend voorstel van ‘nieuwe gemeenten’ in West-Vlaanderen.


Naar aanleiding van de publicatie van deze studie, werd de Administrateur Generaal van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur Guido Decoster uitgenodigd naar het Midwestoverleg op 2 september 2014. Op dit overleg waren eveneens de secretarissen aanwezig.

De evolutie die het Midwestoverleg de voorbije jaren doormaakt van een forum van informatie-uitwisseling naar een forum van hechtere intergemeentelijke samenwerking (zie hoger), gecombineerd met externe factoren zoals bv. het fusiedebat op Vlaams niveau, zorgt ervoor dat regio Midden-West-Vlaanderen momenteel op een kantelpunt staat. Zijn de besturen uit de regio bereid om van deze ad hoc samenwerking over te stappen naar een structurele samenwerking rond zowel beheersmatige als beleidsmatige thema’s? Op 8 januari 2014 organiseerde het Midwestoverleg een brainstormmoment met de burgemeesters om meer zicht te krijgen op de ambities voor regio Midwest. Dit heeft er mee toe geleid om eind 2014 een aantal concrete fiches uit te werken.

Uit het Vlaams Regeerakkoord blijkt dat steeds meer bevoegdheden naar de gemeenten zullen worden overgedragen. Een sterke gestructureerde intergemeentelijke samenwerking kan de gemeenten – met behoud van hun autonomie – helpen ondersteunen in hun kwalitatieve dienstverlening naar de burger toe. Daarnaast kan dit ertoe bijdragen om de expertise van het personeel te verhogen, doorgroeimogelijkheden te bieden en kans op specialisatie.

Om hierop zicht te krijgen, formuleert het Midwestoverleg ambities voor Midwest op niveau van de 17 lokale besturen en ambities voor ‘Midwest+’ voor besturen die bereid zijn tot een sterkere samenwerking.

Ambities voor Midwest: � Goede communicatie en verhogen van het draagvlak � Integratieproces OCMW in gemeente/stad � Inkanteling samenwerkingsverbanden

Ambities voor Midwest+ : � Samenstellen van een team voor de regio ter ondersteuning van de besturen: het organiseren van

een regionale backoffice voor overheidsopdrachten, juridische ondersteuning, HRM en ICT. � Beleidsmatige samenwerking (vb. insteek voor beleidsplan ruimte Vlaanderen)

De fiches worden in bijlage 8 toegevoegd.


Deze ambities werden besproken op het Midwestoverleg van 4 november 2014. Elk van de besturen werd gevraagd deze fiches te bespreken op het college. Het standpunt van het bestuur werd vervolgens vertolkt in een overleg met de burgemeester en coördinator (december 2014). Op basis van deze feedback wordt in 2015 bekeken welke sterkere samenwerking een haalbare kaart is.

1.4. opleidingHet Midwestoverleg levert inspanningen om te voorzien in regionale opleiding rond actuele thema’s. Deze opleidingen worden gefinancierd met regionale middelen (€ 0,05 per inwoner/jaar). Het financieren van de regionale I-scan neemt een grote hap uit dit budget.

Daarom was het aantal opleidingen in 2014 beperkt tot één opleiding rond het syndicaal statuut, gegeven door Appels-Consult. Met 11 van de 17 besturen aanwezig, konden we opnieuw op een goede vertegenwoordiging van de regio rekenen.

1.5. netwerking

1.5.1. regionale werking VVSGVVSG organiseert op regelmatige basis overlegtafels met alle regionale organisaties in Vlaanderen. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité maakt hier deel van uit. Op deze vergaderingen wordt info uitgewisseld en koppelt VVSG terug over haar werking naar regionale organisaties die betrokken zijn bij de organisatie van de burgemeestersfora.

In 2014 werden bijeenkomsten georganiseerd, nl. op 6 mei, 25 juni, 16 september en 13 november.

Bijlage 5 omvat de agenda’s van deze vergaderingen.


1.5.2. plattelandscommissie VVSGVanuit VVSG wordt systematisch een overleg georganiseerd waarbij een aantal agendapunten specifiek gericht zijn op plattelandsthema’s en plattelandsproblematieken. Tijdens deze commissie koppelt VVSG terug over haar werking t.a.v. plattelandsgemeenten. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité wordt hier ook op uitgenodigd.

De plattelandscommissie kwam bijeen op 28 januari, 18 maart, 1 juli en 18 november 2014.

De agenda’s van deze vergaderingen worden in bijlage 6 toegevoegd.

1.5.3. EurometropoolDe Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai is een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS) die in januari 2008 werd opgericht als eerste EGTS in Europa.

De Eurometropool heeft een dubbele ambitie: � Bijdragen tot een eengemaakt Europa door grenzen effectief te laten verdwijnen; � De driehoek Lille-Kortrijk-Tournai laten uitgroeien tot een metropool van Europees en internationaal

niveau.

De Eurometropool telt 14 leden. Alle publieke overheden aan beide zijden van de grens nemen deel. De gemeenten worden vertegenwoordigd door de intercommunale structuren aan beide zijden van de grens. WVI vertegenwoordigt de gemeenten uit de arrondissementen Roeselare – Tielt – Ieper.

In 2014 werd de regio in de bestuursorganen van de Eurometropool vertegenwoordigd door Bert Maertens (burgemeester Izegem), Hendrik Verkest (burgemeester Wingene) en Els De Rammelaere (burgemeester Tielt).

1.5.4. regionale werking wviOp het niveau van wvi wordt regelmatig info uitgewisseld tussen vertegenwoordigers van de regio’s over hun respectievelijke werking.

2. mobiliteit

In het verleden werkten de 5 gemeenten en steden met een station uit de regio, samen specifiek rond de stationsomgeving. Deze samenwerking werd eind 2013 stopgezet maar deze samenwerking kent deels haar vervolg in het stadsprogramma van de stad Roeselare waarbij mobiliteit één van de thema’s is.

De stad Roeselare werd in 2013 erkend als pilootstad voor het afsluiten van een stadsprogramma met de Vlaamse overheid. Roeselare koos hierbij voor het thema mobiliteit omdat dit eveneens een impact heeft op de ruimere regio. Het stadsprogramma beoogd afspraken te maken rond een aantal beleidsdomeinen die in deze context niet apart kunnen worden beschouwd wegens beïnvloeding van elkaar: mobiliteit, ruimtelijke ordening, openbaar vervoer (fiets, bus, tram, trein). Een stuurgroepvergadering waarin o.a. de gemeentebesturen vertegenwoordigd zijn volgt dit proces op.

Op het Midwestoverleg van 4 november 2014 werd een stand van zaken gegeven. Aan de Midwestgemeenten werden enerzijds bemerkingen gevraagd en anderzijds een principieel engagement om de onderhandelingsnota voor te leggen aan de Vlaamse Regering en het debat te voeren. Indien bij de Vlaamse Regering geen draagvlak gevonden wordt, zal het programma worden stopgezet. Als er wel een politiek mandaat komt, wordt de top van de betrokken Vlaamse administraties samengebracht met het Midwestoverleg om het project verder te zetten. Dit wordt in 2015 verder opgevolgd.


3. werkgelegenheid

Om een vervolg te koppelen aan dit ESF project had de regio een subsidieaanvraag ingediend bij Vlaanderen in het kader van de oproep ‘regierol ter stimulering van lokale sociale economie’.

Ondanks de inspanningen die regio Midwest de voorbije twee jaar rond deze thematiek geleverd heeft, werd het aanvraagdossier door Vlaanderen ongunstig beoordeeld. De reden hiervoor is dat ingeval van overschrijding van de beschikbare Vlaamse kredieten, voorrang verleend wordt aan de begunstigden met de hoogste werkloosheidsgraad.

Het niet goedkeuren van deze regionale samenwerking betekent ook dat de stad Roeselare als centrumstad haar subsidies misloopt en noodgedwongen deze werking, omwille van budgettaire redenen, moet terugschroeven.

De regio betreurt ten zeerste dat de beslissing tot het toekennen van subsidies, geen inhoudelijk afweging heeft gekend. Een dergelijke beslissing gaat ook lijnrecht in tegen het stimuleren van intergemeentelijke samenwerking. De regio heeft hierover al diverse keren contact gehad met de bevoegde minister Homans en heeft 4 november 2014 hierover een schrijven naar de minister gericht. Het is afwachten of in 2015 de criteria kunnen worden aangepast zoals in het planlastendecreet wordt voorzien.

De ervaringen van het project werden door de projectpromotor VVSG gebundeld in een handboek ‘regie sociale economie’ (periode mei - september 2014). Het proces dat regio Midwest heeft doorlopen werd hierin opgenomen. Het handboek werd in het najaar van 2014 verdeeld aan alle gemeenten en OCMW’s van Vlaanderen.


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg t i j d s b e s t e d i n g v a n h e t i n t e r g e m e e n t e l i j k p e r s o n e e l


tijdsbesteding van het intergemeentelijk personeel

1. Midwestoverleg - Beheerscomité ILV Associatie Midwest

Sinds januari 2014 werkt Saskia Verriest als coördinator/secretaris van het Midwestoverleg – Beheerscomité ILV Associatie Midwest voltijds voor de regio Midden-West-Vlaanderen bestaande uit 17 gemeenten en OCMW’s.

Daarnaast treedt de coördinator op als secretaris voor de prezone Midwest waarin 15 gemeenten uit de Midwestregio gevat zitten.

Sinds januari 2014 worden Saskia haar taken voor het burgemeestersoverleg regio Brugge en de hulpverleningszone Brugge – Oostende, overgenomen door Line Putseys van WVI.

De geleverde prestaties zijn moeilijk toe te wijzen aan de individuele gemeenten. Wel houdt de coördinator een gedetailleerd werkoverzicht bij dat steeds kan worden opgevraagd.

Gedurende een halve dag per week voorziet WVI in een administratieve ondersteuning.


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg f i n a n c i e r i n g e n j a a r r e k e n i n g


f inanciering en jaarrekening

1. f inanciering

1.1. Midwestoverleg - BeheerscomitéDe financiering van de ILV Associatie Midwest gebeurt via een jaarlijkse bijdrage van de gemeentebesturen. Deze bijdrage van € 0,35 per inwoner is enerzijds bedoeld voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité en anderzijds voor de werking van RESOC (uitz. Ardooie en Moorslede).

De verdeling van de financiële bijdrage van € 0,35 per inwoner is dan als volgt: � € 0,17 per inwoner voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité, � € 0,13 per inwoner voor de werking van RESOC Midden-West-Vlaanderen, � € 0,05 voor regionale projecten.

Het Beheerscomité van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest besliste op 28 februari 2012 dat de stad Izegem instaat voor het beheer van de rekeningen van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. In 2014 bleef dit behouden.

Tot 2013 was de coördinator voor 60% tewerkgesteld voor het Midwestoverleg. De helft van de loonkost voor de secretaris van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest werd gedragen door de West-Vlaamse intercommunale (WVI) en de helft door de gemeenten uit de regio (30%).

Vanaf januari 2014 is er een voltijdse tewerkstelling van de coördinator op regio Midden-West-Vlaanderen. De procentuele verhouding in de financiering bedroeg in 2014 30% voor de gemeenten en 70% voor WVI.

In het kader van het hervormingsproces dat WVI doorloopt, werd door de regio’s gekozen voor een verzelfstandiging van de burgemeestersconferenties. In de besproken nota m.b.t. de ‘operationalisering veranderingsproces WVI eerste fase’ (Midwestoverleg 25 februari 2014), werd aangegeven dat dit gepaard gaat met een verhoogde financiering, door de regio’s, van de geboden ondersteuning voor de werking van het burgemeestersoverleg.

Eind 2014 werd voorgesteld om de gemeentelijke bijdrage in 2015 te verhogen € 0,35 naar € 0,43 per inwoner.

De opsplitsing van deze gemeentelijke bijdrage is dan als volgt: � € 0,25 voor de werking van het Midwestoverleg, � € 0,05 voor regionale projecten � € 0,13 voor de werking van het RESOC.

Aan de gemeenten werd gevraagd deze verhoogde bijdrage in het budget voor 2015 te voorzien.


2. jaarrekening

Deze afrekening geldt voor de periode van 1 januari 2014 tot 31 december 2014.

Uitgaven Midwestoverleg - Beheerscomité

Catering € 4 057,65

Loonkost (Saskia Verriest 60%, Michelle Dufoort 10%) € 56 429,95

15% overhead € 8 464,49

Kost organiseren workshop burgemeesters te Hooglede € 68,44

Factuur opleiding Appels Consult (vakbonden) € 222,81

Totaal uitgaven Miwestoverleg - Beheerscomité € 69 243,34

RESOC € 28 569,34

totaal uitgaven ILV Associatie Midwest € 97 812,68

Inkomsten bijdrage 17 gemeenten Midwestoverleg (€ 0,17/inwoner) € 40 759,88

bijdrage 15 gemeenten RESOC (€ 0,13 per inwoner) € 28 562,69

bijdrage 17 gemeenten regionale projecten (€ 0,05/inwoner) € 11 988,20

bijdrage WVI Midwestoverleg € 34 510,26

totaal inkomsten ILV Associatie Midwest € 115 821,03

Verschil € 18 008,35

uitsplitsing overschot 2014

regionale projecten € 11 765,39

werking Midwestoverleg € 6 249,62

te weinig RESOC - € 6,65


Nog te factureren in 2015 met regionale middelen: regionale I-scan : € 18.000 excl. BTW




totaal overschot op werking in 2013 € 16 593,38




totaal overschot werking in 2012 € 22 434,37

totaal overschot op werking (2012 - 2014) € 57 036,11



te weinig RESOC - € 6,65


MIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg b i j l a g e n


bijlage 1

Agenda’s Midwestoverleg – Beheerscomité

Midwestoverleg – Beheerscomité 8 januari 2014

Gedachtenwisseling verdere regionale samenwerking in Midden-West-Vlaanderen

Midwestoverleg – Beheerscomité 4 februari 2014

1. Visie ondernemers op de regio Roeselare – Tielt – voorstelling door Jos Claeys en (ondervoorzitter VOKA regio Roeselare - Tielt) en Sofie Mattheeuws (VOKA regio Roeselare - Tielt)

2. Werking Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest

2.1 Situering voorstel operationalisering veranderingsproces wvi

2.2 Project regierol lokale sociale economie – Ellen Coghe (coördinator werkwinkel Roeselare)

2.3 Overzicht initiatieven werkgroepen Midwest

2.3.1 Projectoproep minister Muyters – bovenlokale sportinfrastructuur – dossier zwembaden

2.3.2 Initiatieven werkgroep Midwest technische opdrachten

2.3.3 Initiatief werkgroep Midwest ICT – goedkeuring regionale I-scan

2.3.4 Initiatief werkgroep Midwest Europese projecten – infosessie op 12 maart 2014

2.3.5 Voorstel archivering ‘niet gemeente gebonden historische stukken’

2.3.6 Initiatief BART - infosessie

3. Varia

3.1 Viering 20 jaar palliatieve zorg in 2015

Midwestoverleg – Beheerscomité 25 februari 2014

Operationalisering veranderingsproces wvi – eerste fase

Midwestoverleg – Beheerscomité 1 april 2014

1. Bespreking sterkere structurering van Midwest (ambitie voor regio, rechtspersoonlijkheid in de regio, verhogen betrokkenheid schepenen en secretarissen, samenwerking regiopartner, stand van zaken werkgroepen Midwest)

2. Jaarverslag ILV Associatie Midwest 2013

3. Bespreking standpunten opties Kanaal

Midwestoverleg – Beheerscomité 6 mei 2014

1. Werking van de Eurometropool en de meerwaarde voor de regio Midden-West-Vlaanderen – Katarina De Fruyt (stafmedewerker wvi)

2. Samenwerking voor behoud van lokale dienstverlening en lokale tewerkstelling van PWA dienstencheques-kantoren?

3. Stand van zaken regionale werking en de meerwaarde voor regio Midden-West-Vlaanderen


Midwestoverleg – Beheerscomité 3 juni 2014

1. Rapportage werkgroep Midwest - huisvesting tijdelijke EU werknemers – toelichting door Chris De Meulemeester (secretaris Wingene), Sabine Vermeire (coördinator welzijn en burgerzaken Wingene) en Jürgen Vierstraete (coördinator woonwinkel Tielt)

2. Convenant of Mayors (CoM) – ondersteuningspakket – voorstelling door Nathalie Garré (stafmedewerker wvi milieu & natuur) en Ann Tack (coördinator wvi milieu & natuur)

3. BART

4. Varia

4.1 Speed date voor lokale besturen: meerjarenplanning vs. Europese subsidies op 17 en 18 juni 2014

4.2 Rondvraag verordening windturbines

4.3 Gezamenlijke brief kanaalzone

Midwestoverleg – Beheerscomité 8 juli 2014

1. Plattelandsbeleid 2014 – 2020 – Scenario’s voor afbakening Leadergebieden – Voorstelling door Pieter Santens (coördinator Leader) en Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking provincie voor regio Midden-West-Vlaanderen)

2. Fusie van gemeenten vs. samenwerking in regio Midwest

3. Varia

3.1 PDPO project – haalbaarheidsonderzoek her- of nevenbestemming van kerken

3.2 Interesse gezamenlijke aankoop digitale borden (buiten)

3.3 Rondvraag dimmen verlichting

Midwestoverleg – Beheerscomité 2 september 2014

1. Het Vlaams Regeerakkoord en de problematiek van schaalgrootte van gemeenten – Duiding door Guido Decoster, Administrateur Generaal Agentschap voor Binnenlands Bestuur

2. Varia

2.1 Kans op stroomtekort komende winter – aanpak gemeenten

2.2 Projectaanvraag ondernemingsvriendelijke gemeenten en mobiliteit

2.3 Voorstel regionaal Depotbeleid – Kim Van Bellegehem

2.4 Intergemeentelijke archivaris – Kim Van Bellegehem (aansluitend aan het Midwestoverleg om 10.30 u)


Midwestoverleg – Beheerscomité 7 oktober 2014

1. Plattelandsbeleid 2014 – 2020 – bespreking compromis scenario voor afbakening Leadergebieden – Voorstelling door Pieter Santens (coördinator Leader) en Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking provincie voor regio Midden-West-Vlaanderen)

2. Geïntegreerde werking van de stad en het OCMW Roeselare – Bart Dewitte (Hoofd externe relaties en stedenbeleid stad Roeselare) en Wim Roef (directeur sociale dienst OCMW)

3. Ambities voor de regio Midden-West-Vlaanderen

4. Terugkoppeling overleg inkanteling BART – regionaal erfgoedconvenant voor arrondissement Tielt

5. Varia

5.1 Ander tijdstip bijeenkomsten Midwest en prezoneraad

5.2 Rondvraag engagement lokaal klimaatbeleid

5.3 Rondvraag aansluiting water en afvalwater

5.4 Stand van zaken lopende initiatieven

- Aanwerving intergemeentelijke GIS-coördinator - Aanwerving team van intergemeentelijke archivarissen - Gezamenlijke aankopen (papier, verkeersborden, digitale infoborden,

herstellingswerken landbouwwegen, verzekeringen, elektronische maaltijdcheques)

Midwestoverleg – Beheerscomité 4 november 2014

1. Stadsprogramma Roeselare

2. Naar een ambitieuze regio in Midden-West-Vlaanderen!

3. Varia

3. 1 Afschakelplan in Midwest

3.2 Reactie Midwestoverleg t.a.v. Minister Homans i.v.m. de regierol lokale sociale economie

3.3 Convenant of Mayors

3.4 Stand van zaken Kanaal

Prezoneraad prezone Midwest

28 januari 2014, 4 maart 2014, 25 maart 2014, 29 april 2014, 27 mei 2014, 30 september 2014, 24 juni 2014, 21 oktober 2014, 25 november 2014, 16 december 2014


bijlage 2

Overzicht aanwezigheden bijeenkomsten Midwestoverleg - Beheerscomité

naam gemeenteMWO-BC08.01.14

MWO-BC04.02.14

MWO-BC25.04.14

MWO-BC01.04.14

MWO-BC06.05.14

MWO-BC03.06.14

MWO-BC08.07.14

MWO-BC02.09.14(+ secr.)

MWO-BC07.10.14

MWO-BC04.11.14

Beeusaert-Pattyn Ria Lichtervelde a v a a a a a a a a

Bonte Jean-Marie Oostrozebeke a a a a a a a a a a

Callens Karlos Ardooie v v v v v a v a v v

De Rammelaere Els Tielt a a a a a a v a a v

De Roo Greet Ruiselede a a a a v a v a a v

Degroote Koenraad Dentergem v v v v v v v a v v

Delaere Ivan Pittem a a a a a a v a a a

Demaré Rita Hooglede a a a a a a a a a a

Dochy Bart Ledegem a a a a v a a a a a

Maertens Bert Izegem a a v a a v a v v v

Martens Luc Roeselare a a a a a a a a a a

Stevens Jan Wielsbeke a a v a a a a a v a

Vanderjeugd Francesco Staden a v a v a v a a v v

Vergote Ward Moorslede v v a v a v v a a a

Verkest Hendrik Wingene a a a v a v a a a v

Verwilst Dirk Meulebeke a a a a a a a a v a

Windels Kurt Ingelmunster a a a a a a a a a v

Sanders Geert Algemeen directeur wvi v a a a a a a a a

Ronse Dominik Vertegenwoordiger Forum IGS a a a a a v a a a

Vandeweghe JoostBart Desimpel (vanaf juni)

Vertegenwoordiger overleg OCMW secretarissen

a a v v a a a a v

Verriest Saskia Coördinator Midwestoverleg - beheerscomité

a a a a a a a a a a


bijlage 3

Agenda’s ECG Roeselare – Tielt

ECG Roeselare – Tielt 13 maart 2014

1. Punten ter bespreking

2. Regionale I-scan 3. Externe audit en interne controle 4. Rol van de secretarissen in de Midwestwerking 5. Punten ter informatie 6. Nieuws uit het Midwestoverleg, de stuurgroep en werkgroepen Midwest 7. Stand van zaken werkgroepen 8. Varia

ECG Roeselare – Tielt 5 mei 2014

1. Punten ter bespreking

1.1 Ontslag voorzitter ECG Roeselare – Tielt en bespreking voorstel dagelijks bestuur m.b.t. de opvolging en verdere werking arrondissementeel verbond.

1.2 Integrale Veiligheidsambtenaar ‐ Toelichting door Tineke Verduyn (coördinator integrale veiligheid politiezone RIHO)

1.3 Eerste fase operationalisering wvi – toelichting door Geert Sanders (algemeen directeur wvi) en David Vandecasteele (coördinator cel ruimtelijke planning wvi)

2. Punten ter informatie 2.1 Jaarverslag 2013 ILV Associatie Midwest

3. Varia

ECG Roeselare – Tielt 24 juni 2014

1. Toelichting eindnota werkgroep tijdelijke EU-werknemers en huisvesting

2. Regionale I-scan: feedback Focusgroep 23 juni 2014 3. Hoe verder met de regionale werking en rol secretarissen? 4. Nieuws uit de gewestelijke Federatie 5. Varia

5.1 Toelichting bij voorstel traject externe audit 5.2 Hoe omgaan met informatieveiligheid? 5.3 Aanstelling nieuwe voorzitter overleg secretarissen

ECG Roeselare – Tielt 17 september 2014

1. Toelichting nieuwste ontwikkelingen inzaken LED verlichting en de nieuwe normen van private transfocabines volgens AREI - Fami spreker Steven Debaets

2. Intergemeentelijke samenwerking

3. De mogelijkheden aangeboden door SBR – Freddy Deslé

4. Stand van zaken traject externe audit

5. Info traject informatieveiligheid

6. Gezamenlijke aankopen:

8.1 aanbod diverse service-diensten; 8.2 aanbod TMVW en de Watergroep; 8.3 opstart gezamenlijke procedure elektronische maaltijdcheques – interesse ? 8.4 opstart gezamenlijke procedure verzekeringspolissen – interesse ?

7. Naar een sterkere regionale samenwerking - Overleg met burgemeester Luc Martens 8. Midwest – rapportering;


9. ECG provinciaal en Vlaams – rapportering 10. VVSG – rapportering 11. Vlaams Congres ECG 23 en 24 oktober 2014 12. Varia.

ECG Roeselare – Tielt 6 november 2014

1. Focusgroep intergemeentelijk personeel in kader van de regionale I-scan Pieter Sellenslagh, UGent en Herman Callens, VVSG

2. Midwestoverleg: ambitienota van 4 november: toelichting en bespreking 3. Federaal regeerakkoord 4. ECG provinciaal: rapportering 5. ECG Vlaams: rapportering 6. Nieuws van VVSG 7. Jaarkalender 2015

ECG Roeselare – Tielt 15 december 2014

1. Beleidsplan ruimte, toelichting door David Vandecasteele, WVI. 2. Brandweerhervorming – terugkoppeling – stavaza. 3. Nieuws uit Midwest. 4. Nieuws uit ECG Vlaanderen. 5. Nieuws uit ECG provincie. 6. Nieuws vanuit VVSG. 7. Vervanging secretaris ECG Roeselare-Tielt: aanpak. 8. Varia:

8.1 magazine streekhuis; 8.2 vennootschapsbelasting intercommunales; 8.3 9.3 lidmaatschap ECG – facturen door te mailen naar Geert.


bijlage 4

Agenda’s OCMW voorzittersoverleg

3 juni 2014 te Staden 1. Regionale visie en actieplan voedselbedeling 2. Regionale welzijnstrategie: terugkoppeling stand van zaken werkgroep welzijn 3. Problematiek van stijgend aantal leefloners na schorsing door RVA 4. Varia

21 oktober 2014 te Izegem

1. Vlaams Regeerakkoord 2. Project proef-wonen: stand van zaken en structurele verankering 3. Regionale welzijnsstrategie 4. Samenwerking provincie en regio inzake welzijn 5. Varia


bijlage 5

Agenda’s regionale werking VVSG

Regio-overleg 6 mei 2014

1. Nieuws uit de regio’s 2. Regioscreening – syntheserapport 3. Intergemeentelijke samenwerking in plattelandsproject De Merode: gedachtenwisseling met

coördinator Roel Slegers 4. VVSG memorandum: standpunt verbeterde samenwerking Vlaanderen & lokale besturen 5. Varia

Regio-overleg 25 juni 2014

1. Open Ruimte Platform 2. Crowdfunding op streekniveau 3. Nieuws uit de regio’s 4. Varia

Regio-overleg 16 september 2014

1. Open Ruimte Platform - vervolg 2. Vlaams Regeerakkoord 3. Nieuws uit de regio’s 4. Varia

Regio-overleg 13 november 2014

1. Nieuws uit de regio’s 2. Europese structuurfondsen in de nieuwe programmaperiode 2014 – 2020 – Betty De

Wachter 3. Wat zeggen de Vlaamse beleidsnota’s over intergemeentelijke samenwerking? Peter

Hautekiet 4. Varia


bijlage 6

Agenda’s plattelandscommissie VVG

Plattelandscommissie 28 januari 2014

1. Vlaamse Beleidsgroep Economische activiteiten in leegstaande gebouwen in agrarisch gebied 2. Project Generiek Informatieplatform Openbaar Domein 3. Samenwerking gemeente en sociaal verhuurkantoor 4. Plattelandsfonds 5. Varia

Plattelandscommissie 18 maart 2014

1. Memorandum vervoersmaatschappij De Lijn 2. Basismobiliteit versus basisbereikbaarheid in landelijk gebied 3. Code voor infrastructuur- en nutswerken langs gemeentewegen 4. Varia

Plattelandscommissie 1 juli 2014

1. VLM licht projectoproep volkstuine toe

Plattelandscommissie 18 november 2014

1. Stand van zaken brandweerhervorming 2. Bespreking Vlaamse Beleidsnota Plattelandsbeleid 2014 – 2019 3. Toekomst Regionale Landschappen 4. PDPO III, Leader en Platteland Plus 5. Varia


bijlage 7

inventaris investeringen in sport in regio Midden-West-Vlaanderen

w e r k i n g s v e r s l a g I n t e r l o k a l e V e r e n i g i n g A s s o c i a t i e M i d w e s t

2 0 1 4

MIDWESTOVERLEGburgemeesters regio Roeselare-Tielt


v r i j d a g 1 4 f e b r u a r i 2 0 1 4

Redactie: Saskia Verriest

Contact Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest:Peter Benoitstraat 138800 RoeselareCoördinator Saskia [email protected]/50.30.46


MIDWESTOVERLEG


i n h o u dMidwestoverleg

1. gemeente Ardooie .......................................................................................51

2. gemeente Dentergem .................................................................................51

3. gemeente Hooglede ....................................................................................51

4. gemeente Ingelmunster ..............................................................................52

5. stad Izegem .................................................................................................52

6. gemeente Ledegem ....................................................................................52

7. gemeente Lichtervelde ................................................................................52

8. gemeente Meulebeke .................................................................................52

9. gemeente Moorslede ..................................................................................52

10. gemeente Oostrozebeke .............................................................................53

11. gemeente Pittem .........................................................................................53

12. stad Roeselare ............................................................................................53

13. gemeente Ruiselede ...................................................................................54

14. gemeente Staden ........................................................................................54

15. stad Tielt ......................................................................................................54

16. gemeente Wielsbeke ...................................................................................54

17. gemeente Wingene .....................................................................................55


De 17 besturen in de regio Midden-West-Vlaanderen hebben zich verenigd in de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. In hoofde van de burgemeesters komen zij maandelijks bijeen in het Midwestoverleg.

De projectoproep m.b.t. bovenlokale sportinfrastructuur werd besproken op het Midwestoverleg van 4 februari 2014. De besturen Moorslede, Izegem en Roeselare zullen een dossier indienen in het kader van voormelde projectoproep. Het Midwestoverleg ondersteunt dit.

Echter diverse gemeenten in de regio plannen, in deze legislatuur, investeringen in sportinfrastructuur. Vaak kennen deze voorzieningen, naast de eigen inwoners, ook andere gebruikers van andere gemeenten in en buiten de regio. Het Midwestoverleg wenst u de nood aan verdere subsidies te signaleren. Hierbij vindt u een overzicht van de geplande investeringen in de regio.

1. gemeente Ardooie

� Bouw sportcomplex (oa. fitness) en aanleg tennisterreinen. � Geraamd budget:

� Aankoop gronden: € 250 000 � Bouw sportcomplex: € 500 000

2. gemeente Dentergem

� Renovatie sportvloer: € 40 000 � Boarding omnisportveld: € 35 000 � Skaterampen: € 17 000 � Defibrilator: € 5 000

3. gemeente Hooglede

Dienstencentrum Gid(t)s is een organisatie die extra kansen creëert voor personen met een beperking. Binnen het domein van het dienstencentrum maakt het gemeentebestuur van Hooglede gebruik van de looppiste, het voetbalveld, de visvijver, het zwembad , de sporthal. Tevens loopt de WK 2007 mountainbikeroute gedeeltelijk over het domein van het dienstencentrum en hoeve Bos Ter Kerst.

Ook werd de door de gemeente aangekochte fit-o-meter ingeplant in het bos Ter Kerst. Bij Bloso werd een aanvraag ingediend om een loopomloop aan te leggen.

De gemeente Hooglede wil de sportinfrastructuren opwaarderen en ook nieuwe infrastructuur implementeren. Een verdere verbetering van de looppiste, een verfraaiing van de omgeving van de visvijver zijn aan de orde. Ook de nieuwe aanleg van enkele tennisterreinen, atletiekonderdelen (hoogspringinstallatie – kogelstootinstallatie), een BMX-parcours en een uniek in Vlaanderen permanent cyclocross parcours zal gerealiseerd worden.

In combinatie met overnachtingsmogelijkheden in Hoeve ter kerst, recreatieve mogelijkheden zoalsfietsen/wandelen/mountainbiken zorgen voor het bovenlokale karakter van dit project. Vele inwoners komen uit de ganse Provincie en omstreken en kunnen zo mee profiteren van dit nieuwe project dat een zo groot mogelijk toegankelijk karakter krijgt.

De aanwezigheid van restaurant, vergaderzalen, overnachtingsplaatsen, laten dit een ideale uitvalsbasis worden voor eigen evenementen/initiatieven of initiatieven uit de provincie of Vlaanderen.

Binnen Ter Kerst is fietsverhuur voorzien zodat de ruime omgeving van de gemeente kan verkend worden, bv. aan de hand van het fietsroutenetwerk. Een aantal knooppunten wordt verruimd en ook voorzien op het dienstencentrum.


Kortom: de bedoeling is het domein van het dienstencentrum Gid(t)s een combinatie te laten worden van sportmogelijkheden (cyclocross, BMX, voetbal, tennis, zwemmen, vissen, atletiek) in combinatie met toeristische mogelijkheden/faciliteiten.

4. gemeente Ingelmunster

De gemeente voorziet deze legislatuur geen nieuwe investeringen.

Tijdens de vorige legislatuur werden grote investeringen gedaan (nieuwe bijkomende sporthal, judozaal, Finse piste, vervanging sportvloer oude hal). De Finse piste en de sportvloer kon de gemeente realiseren met steun van de Vlaamse overheid.

5. stad Izegem

� Masterplan sport uitvoeren – vrijetijdspark zuid – netto bijdrage na BTW recup: € 3 500 000

Detail van de 3 500 000 zonder BTW recup � Realisatie kunstgrasveld: € 450 000 � Omgevingswerken rond nieuwe infrastructuur en op de site: € 745 000 � Nieuw sanitair/kleedkamers en tribune: € 2 200 000 � Slopen gebouwen en andere op vrijetijdspark: € 100 000 � Renoveren atletiekpiste: € 350 000

� Bureaus sportdienst toegankelijker en efficiënter maken – voor BTW recup: € 80 000 � Jaarlijks budget aankoop sportmateriaal incl. dugouts – voor BTW recup: € 70 000 � Sportcentrum Emelgem – voor BTW recup: € 200 000 � Dak zwembad - voor BTW recup: € 282 000 � Kade zwembad – voor BTW recup € 60 000

6. gemeente Ledegem

� Lichtstraten sportinfrastructuur: € 38 345 � Onderhoudswerken aan sportgebouwen: € 57 500 � Periode 2015 – 2019: jaarlijks € 65 000 investeringen aan sportgebouwen.

7. gemeente Lichtervelde

� Judolokaal, kleedkamers voor voetbal en 2 extra tennisvelden: € 2 200 000

8. gemeente Meulebeke

Investeringen zwembad: � Vernieuwen dakbedekking zwembad � Vernieuwen verharding voor tribune en kantine � Vernieuwen trap glijbaan zwembad � Vernieuwen kade zwembad

9. gemeente Moorslede

� Renovatie zwembad (ingediend dossier voor projectoproep). � Herstel oevers visvijver sportcentrum Moorslede. � € 985.000 gespreid over de legislatuur: roofing op kleedkamers sporthal, bouw nieuwe

kleedkamers voor voetbal in Moorslede, inrichten lokaal voor gevechtssporten, aanzet tot voetbal- en atletiekvoorzieningen in Dadizele.


10. gemeente Oostrozebeke

� Aanpassingswerken aan de bestaande sporthal: € 218 200 � Uitbreiding huidige sporthal: € 950 000 (Het bestaande gebouw wordt quasi verdubbeld in

oppervlakte.) � Eindafwerking van deze uitbreidingswerken: € 950 000 � Investering in sporthallen: € 25 000

11. gemeente Pittem

� Camerabewaking sporthal: € 20 000 � Vloer sporthal: € 120 000 � Beregening voetbalterreinen: € 30 000

12. stad Roeselare

Sportpark Beveren � Vervangen CV ketel: € 35 000 � Betonrenovatie gevel: € 40 000 � Vernieuwen stoeltjes tribune: € 8 000 � Vernieuwen sanitair cafetaria: € 50 000 � Schilderen buitenschrijnwerk: € 50 000

Sportstadion Spanjestraat � Betonrenovatie bouwwerken: € 350 000 � Betonrenovatie bouwwerken ereloon: € 40 000

Sportstadion Schiervelde � Vervangen HS transfo: € 20 000 � Vernieuwen WC containers: € 20 000 � Vervangen toiletten: € 30 000 � Veiligheidswerken n.a.v. De Knop: € 90 000 � Ontroesten en herschilderen dak: € 150 000

Sportstadion Rodenbach � Slopen tribune: € 30 000

Sporthal Beveren � Injecteren muren tegen opstijgend vocht: € 30 000 � Renovatie cafetaria: € 100 000 � Sportvloer: € 100 000 � Te ontvangen investeringssubsidie: € 40 000

Sporthal Schiervelde � Herstel vloeren foyer: € 125 000 � Vernieuwen leidingen: € 75 000

Zwembad � Vervangen inox leuning: € 13 000 � Volledige revisie draaideur kleedkamers: € 5 000 � Herstel kleedcabines: € 15 000

Aanleg kunstgrasveld: € 400 000Aanleg natuurgrasveld: € 100 000Onderhoud kunstgrasveld: € 50 000


Mogelijke toekomstige investeringenDeze bevindingen zijn het resultaat van een recent behoefteonderzoek van de sportinfrastructuur (Idea consult, 2013) in Roeselare. Hierover werden nog geen beleidsbeslissingen genomen.

Indoor infrastructuur � Op hele korte termijn kan de vraagdruk door verenigingen en individuele sporters verlicht worden

door het inzetten en optimaliseren van bepaalde bestaande schoolinfrastructuren. � 1 grote goed uitgeruste extra sporthal (3 à 4 velden) bovenop het huidige bestaande aanbod is

voldoende voor het opvangen van problemen op middellange termijn. De extra oppervlakte-creatie zal de druk wegnemen van de stijgende interne vraag door scholen en individuelen en de stijgende externe vraag geïnduceerd door het aansnijden van woonuitbreidingsgebieden. De geplande sporthal van VMS zal aan deze vraag voldoen (ca. 2016).

� Ter vervanging van sporthal Onze Kinderen Rumbeke is op langere termijn een extra sporthal met meer mogelijkheden dan Onze Kinderen (vb. spelen van volleybal) nodig in Rumbeke. Gewenste realisatie ca. 2019-2020. Investeringskost: ca. € 3,5 miljoen voor eenvoudige sporthal met 3 volleybalvelden en randinfrastructuur.

� Een belangrijk deel van de sportcapaciteit in de Expohallen is noodzakelijk om ook in de toekomst te voldoen aan de noden van recreanten en verenigingen. Renovatie afhankelijk van wensen, ca.

€ 2 à 3 miljoen. � Specifiek voor de gevechtssporten: het totale aanbod aan oppervlakte om op een goede manier

in de clubwerkingen te voorzien, is problematisch. Gezien de stijgende ledenaantallen zal dit in de toekomst enkel problematischer worden. Een goede vechtsporten-infrastructuur functioneert idealiter apart van andere sporten voor een heel aantal praktische redenen (bv. permanente matten en/of permanent materiaal zoals ring, bokszakken, spiegels, ...). Bovendien is er slechts een relatief kleine oppervlakte aan infrastructuur nodig ten opzichte van het aantal sporters dat er gebruik van kan maken. Om die reden wordt geadviseerd een nieuwe vechtsportenzaal te voorzien binnen de gezamenlijke investeringen op Schiervelde, bijvoorbeeld als aparte ruimte aansluitend op het zwembad. Gewenste realisatie (zie zwembad). Investeringskost: ca. € 1 miljoen (2 tatami’s + zaal voor powertraining en gewichtheffen en randinfrastructuur).

Voetbal infrastructuur � Een voor alle clubs toegankelijk kunstgrasveld, dat een intensiteit van bijna 100% aankan en

kan gebruikt worden bij zowat elke weersomstandigheid (ook in vorstperiodes), zou een sterke verlichting van de druk betekenen. Gewenste realisatie 2014-15. Investeringskost: ca.€ 0,35 miljoen.

� Bij een gecombineerde afweging van de effectieve huidige/toekomstige noden en ruimtelijke aspecten, kan Beveren naar voor worden geschoven als prioritaire site voor het creëren van 1 volwaardig extra voetbalveld. Gewenste realisatie eind 2014. Investeringskost ca. € 0,1 miljoen.

Zwembad Ingediend dossier voor projectaanvraag.

13. gemeente Ruiselede

� Vernieuwen verlichting voetbalveld VV Groene Leeuwen: € 15 000 � Vernieuwen verwarmingsketels VV Groene Leeuwen: € 11 900 � Overschot ereloonnota multisportveld: € 3 000 � Aankoop automatische defibrilator: € 3 000

14. gemeente Staden

� Creëren ruimte voor binnensporten: € 500 000

15. stad Tielt

� Vernieuwen sportvloer oude sporthal: € 250 000


� Nood aan een nieuw zwembad.

16. gemeente Wielsbeke

� Zwembad

17. gemeente Wingene

� Aanleg sportparken (omgevingsaanleg, parkaanleg, vernieuwing voetbalvelden): € 1 500 000


bijlage 8

Ambities voor Midwest en Midwest+

Ambities voor Midwest

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel De besturen van de regio Midden-West-Vlaanderen engageren zich

om drie doelstellingen waar te maken.

1. Goede communicatie en verhogen van het draagvlak

2. Integratieproces OCMW in gemeente/stad

3. Inkanteling samenwerkingsverbanden

Elk van deze ambities wordt in een hiernavolgende fiches verder

geconcretiseerd.


Ambitie 1 Midwest: Draagvlak door communicatie

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Situering ambitie Intergemeentelijke samenwerking heeft pas kans op slagen als er

voldoende draagkracht, engagement en leiderschap is. Daarom is het belangrijk de bestaande werking van het Midwestoverleg minimum te behouden maar ook uit te breiden en hierover te communiceren en het draagvlak te versterken.

Doel - Verhogen draagvlak bij college, gemeenteraad, secretarissen en administratie via open communicatie en leiderschap.

Engagement

- Eigen bestuur levert inspanningen om het draagvlak te versterken.

- Leiderschap: burgemeester kadert de intergemeentelijke samenwerking binnen de werking van het eigen bestuur. Burgemeester en college staan achter en schrijven zich in, in de samenwerking via Midwest en dragen dit ook uit.

- Secretaris engageert zich om de administratie hieraan te laten meewerken.

Meerwaarde Communicatie leidt tot het informeren van mensen, mogelijkheid tot inspraak en vraagstelling wat zorgt voor een verhoging van het draagvlak voor intergemeentelijke samenwerking. Autonomie wordt hierbij niet aangetast, wel is er een ondersteuning om de dienstverlening van het individuele bestuur verder te optimaliseren.

Aanpak

Draagvlak: combinatie actieve en passieve communicatie - Twee keer per maand is er terugkoppeling over Midwest naar

het college toe (agenda Midwestoverleg en agenda Prezoneraad) door de burgemeester.

- Oprichting documentenplatform: kan via combell.com – promotiepakket € 10 per maand eerste jaar – 1 GB werkruimte. Domeinnaam www.midwestoverleg.be reeds sinds 2011 gereserveerd (€ 25/jaar) Configuratiekost geraamd op € 1.300 – kan via helpdesk wvi.

- Documentenplatform openstellen voor burgemeesters, secretarissen, OCMW voorzitters en secretarissen, schepen (raadsleden?)

- Maandelijkse digitale ‘nieuwsbrief’ met oplijsting van topics, de besproken punten en het eraan gekoppelde gevolg of gemaakte afspraak.

- Engagement wordt gevalideerd in een raadsbeslissing.

Timing

Beslissing bestuursorganen januari 2015. Terugkoppeling op college vanaf februari 2015. Opstart uitwerken documentenplatform februari 2015.

Deelnemende besturen


Ambitie 2 Midwest: integratie OCMW in gemeente/stad

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel In het Vlaams Regeerakkoord is voorzien in een integratie van het

OCMW in gemeente/stad tegen het einde van de legislatuur (2019). Deze integratie wordt nu reeds voorbereid.

Engagement

Vanaf 2016 wordt het integratieproces voorbereid, wordt gezorgd voor meer samenwerking en worden weerstanden weggewerkt met oog op een vlotte overgang in 2019. Dit integratieproces wordt gezamenlijk doorlopen volgens een afgesproken timing.

Meerwaarde Een gezamenlijk regionaal traject biedt de kans om de touwtjes in handen te houden, alsook de mogelijkheid tot intervisie, delen van goede praktijken, uitwisselen info, kennismaking met nabije besturen.

Aanpak

– Actualisatie bestaande samenwerking vertrekkende van het document opgemaakt in 2012.

– Verkennen organisatiemodellen (organisatorisch en bestuurlijk, afhankelijk van Vlaamse voorstellen)

– Potenties samenwerking ondersteunende diensten – Potenties samenwerking klantgerichte diensten – Potenties geïntegreerde strategische meerjarenplanning – Opzetten begeleidingstraject (incl. communicatie en

overlegmomenten) om samenwerking te bevorderen tussen gemeente/stad en OCMW, rekening houdende met de modellen die de Vlaamse overheid zal aanleveren.

– Uitwisseling best practices – Opmaak draaiboek met stappenplan naar verdere

samenwerking en integratie. – Het voeren van sociaal beleid en een hierop afgestemde

dienstverlening is de hoofdtaak van het OCMW. Het lokaal bestuur dient te evolueren naar één lokale overheid die een sociaal beleid voert met een afgestemde dienstverlening.

– Mogelijkheid formule EVA verkennen cfr. voorstel VVSG, OCMW van de toekomst – tijd voor het nieuwe ocmw

– Afstemming dienstverleningsmodellen en geïntegreerd armoedebeleid (geïntegreerde samenwerking tussen de beleidsdomeinen wonen-werken-welzijn).

– Engagement wordt gevalideerd in een raadsbeslissing.

Timing

Actualisatie samenwerking: 2015 Opzetten begeleidingstraject: 2016 Overlegmomenten: vanaf aanvang



Ambitie 3 Midwest: inkanteling samenwerkingsverbanden

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel In de regio zijn 183 samenwerkingsverbanden actief (in 2010). De IlV

Associatie Midwest werd opgericht met twee doelstellingen: - Delen expertise en intergemeentelijk personeel - Voorzien van een schelpstructuur om bestaande en nieuwe

samenwerkingsverbanden in onder te brengen. Engagement

- Het bestuur engageert zich om actief mee te werken aan de bespreking over welke samenwerkingsverbanden kunnen ingekanteld worden.

- Het bestuur engageert zich om deze inkanteling onder de ILV Associatie Midwest te verdedigen en hieraan ook effectief uitvoering te geven.

Aandachtspunten: samenwerkingsverbanden kunnen een werkingsgebied hebben dat ruimer gaat dan de gemeenten die zich wensen te engageren. Structuur rechtspersoonlijkheid

Meerwaarde Het kritisch bekijken van samenwerkingsverbanden (evt. op een kantelmoment), biedt de mogelijkheid om afstemming met andere samenwerkingsverbanden te onderzoeken, samen te voegen, financiële middelen samen te leggen. Dit leidt tot efficiëntie en transparantie.

Aanpak

- De werkgroep erfgoed heeft een structuur uitgewerkt, op basis van de bestaande werking van BIE, die integratie onder de ILV mogelijk maakt.

- Er wordt uitvoering gegeven aan dit voorstel (los van de juridische discussie over rechtspersoonlijkheid).

- Het bestuur engageert zich om actief mee te werken om deze structuur eveneens toe te passen op andere beleidsdomeinen en de gesprekken op te starten.


Alternatief: samenwerkingsverbanden kritisch bekijken als deze op een kantelpunt staan.

Timing

Opstart vanaf 2015.



Ambities voor Midwest +

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel Midwest+ ambieert twee grote doelstellingen:

1. Samenstellen van een team voor de regio dat een aantal specialisaties voor de deelnemende besturen kan opnemen. In de hierna volgende vier fiches worden vier concrete doelstellingen uitgeschreven die kaderen in het organiseren van een regionale backoffice voor: - Een opdrachtencentrale voor aankoop van goederen en

diensten - Juridische ondersteuning - ICT - HRM. Deze regionale backoffice wordt bemand door het vrijstellen van personeelsleden uit de deelnemende besturen. Dit team wordt betaald met de winsten die gezamenlijke opdrachten genereren. De inzet van dit regionaal team zal leiden tot een verdere ondersteuning door intergemeentelijke samenwerking waardoor als regio stappen vooruit gezet worden. Personeelsleden binnen het eigen bestuur worden hierdoor vrijgemaakt wat een bijkomend voordeel voor het bestuur oplevert (vb. mogelijkheid tot heroriëntering van functies). Om dit regionaal team te kunnen tewerkstellen, is een structuur met rechtspersoonlijkheid noodzakelijk. Een politieke stuurgroep dient deze gesprekken verder te voeren. Verder is het aangewezen om de kennis en expertise die reeds in het streekhuis aanwezig is, te benutten.

2. Visievorming: dit wordt in drie fiches verder uitgewerkt. - Beleidsplan Ruimte Vlaanderen - Digitale stedenbouwkundige informatie - Digitale bouwaanvraag

Engagement

Het opnemen van het engagement zoals beschreven in de hierna volgende fiches voor de regionale backoffice en visievorming, impliceert dat het bestuur zich eveneens inschrijft in de doelstelling om een structuur met rechtspersoonlijkheid op te richten om de ambities waar te maken. Dit betekent dat het bestuur actief meedenkt en werkt om een gemotiveerde keuze te maken over de op te richten structuur. Dit betekent eveneens dat het bestuur de genomen beslissing mee ondersteunt en hier ook uitvoering aan zal geven.


Ambitie 1 Midwest + : Regionale backoffice –

opzetten opdrachtencentrale voor goederen en diensten

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel De voorbije maanden experimenteerde de regio met het gezamenlijk

aankopen van goederen en diensten. Gelet op het gebrek aan rechtspersoonlijkheid dient hiervoor telkens een beroep gedaan te worden op een partner van de ILV Associatie Midwest, wat niet evident is. Het beschikken over een eigen opdrachtencentrale/team is zinvol.

Engagement

- Het deelnemend bestuur engageert zich om actief deel te nemen en gebruik te maken van de opdrachtencentrale Midwest.

- Deze ambitie kadert in de ambitie tot het oprichten van een regionale backoffice. Eén of meerdere personeelsleden met een grondige kennis van de wetgeving overheidsopdrachten worden in een backoffice ter beschikking gesteld van de participerende gemeenten (vb. a rato van 1 dag per week).

- Indien geen personeelsleden kunnen worden vrijgemaakt wordt één personeelslid aangeworven.

Meerwaarde De voorbije maanden bleek dat het gezamenlijk aankopen/delen van diensten en goederen wel degelijk een financiële meerwaarde oplevert voor de deelnemende besturen.

Aanpak

- In kaart brengen personeelsleden met kennis van overheidsopdrachten bij de gemeenten in de regio.

- Met betrokken bestuur bekijken of het takenpakket een tewerkstelling in een regionale backoffice toelaat.

- Met betrokken personeelslid bespreken of hij/zij bereid is tot dergelijke werking.

- Maken van afspraken naar financiële verdeling en tijdsbesteding tussen de deelnemende besturen.

- De winsten die geboekt worden door samenwerking worden geregistreerd en worden aangewend om dit gezamenlijk personeelslid te financieren.

- Indien geen personeelslid beschikbaar is uit de deelnemende gemeenten, wordt overgegaan tot de aanwerving van één personeelslid.

- Engagement wordt gevalideerd in een raadsbeslissing. Het gedeeld personeelslid inventariseert bestaande opdrachtencentrales en bijhorende voorwaarden. Wanneer zich opdrachten voordoen, wordt steeds de afweging gemaakt of voor de opdracht gebruik gemaakt wordt van ruimere, bestaande initiatieven via andere partijen (en onder welke voorwaarden dit kan), dan wel of het zinvol en haalbaar is om een eigen gezamenlijke opdracht uit te schrijven.

Timing Inventarisatie vanaf februari 2015. Deelnemende besturen


Ambitie 1 Midwest + : Regionale backoffice

Voor juridische ondersteuning

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel Door het virtueel bundelen van de specifieke juridische kennis sneller

en correcter een antwoord kunnen bieden op de specifieke juridische vragen waarmee een lokaal bestuur geconfronteerd kan worden.

Engagement

Eerste fase: 1. Het in kaart brengen van de juridische kennis en capaciteit

binnen ieder bestuur 2. Het in kaart brengen van de specifieke juridische thematieken

voor lokale besturen (niet limitatief denken we hierbij aan de wetgeving rond bijv. stedenbouw, vreemdelingenzaken, concessies, autonome gemeentebedrijven, begraafplaatsen, lokale fiscaliteit, motivering bestuurszaken, overheidsopdrachten,….)

3. Het ter beschikking stellen van juridische voorbeelddocumenten die kunnen dienen voor andere besturen

4. Het inschakelen van de medewerkers met specifieke juridische kennis om aan andere besturen advies en een ‘second opinion’ te kunnen aanleveren.

5. Het meewerken binnen dit netwerk van juridische ondersteuning om de specifieke kennis(verwerving) te verdelen over de diverse besturen

6. Als blijkt dat er fundamenteel onevenwicht is tussen de inbreng en de output van diverse besturen moeten er afspraken komen m.b.t. onderlinge vergoedingen.

Deze stappen vormen de aanzet om te komen tot een juridische backoffice voor alle deelnemende besturen samen, waar de diverse lokale juristen samenwerken, elkaar versterken en zich specialiseren. Het engagement wordt gevalideerd in een raadsbeslissing.

Meerwaarde De meeste besturen beschikken niet over een jurist waardoor telkens expertise moet ingehuurd worden, ook voor courante minder complexe dossiers. Het gezamenlijk ter beschikking stellen van juristen in de regio kan hier een antwoord op bieden. Voor zeer complexe dossiers kan via een gezamenlijk raamcontract op externe expertise beroep gedaan worden waardoor de kost lager ligt.

Aanpak

Aanpak eerste fase: - Het oprichten van een collega-groep juristen uit de Midwest met

als doel deze engagementen te realiseren. Binnen dit overleg worden voor de verschillende onderdelen van deze ambitie specifieke juristen aangeduid om te fungeren als trekkers.

- Het bundelen via een online-toepassing van de beschikbare voorbeelddocumenten uit de diverse besturen.

- Het verwerven van bijkomende kennis op een gestructureerde wijze aanpakken zodat er geen hiaten vallen, maar ook geen overtal is.

Deze werking evolueert naar een regionale backoffice. In deze tweede fase worden - waterdichte afspraken gemaakt m.b.t. de financiering, niveau van

dienstverlening, wijze van dienstverlening, huisvesting, detachering enz.

- Werkafspraken, aansturing, leidinggeven, ed. organiseren - Het effectief en fysiek detacheren van de diverse juristen naar de

centrale backoffice. - Starten met het werk als gemeenschappelijke juridische

backoffice voor alle deelnemende besturen.


Timing

Oprichting collega-groep: januari 2015 Engagement 1 en 2: April 2015 Engagement 3: Juni 2015 Engagement 4 en 5: Permanent vanaf juni 2015 Engagement 6 en tweede fase: te evalueren vanaf eind 2015




Voor HRM

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel Het creëren van een regionale ‘personeelsdienst’ voor alle

aangelegenheden inzake HRM. Hieronder wordt begrepen: - Werving en selectie - Vorming, training en opleiding - Competentie- en loopbaanmanagement - Personeelsformaties en organogrammen - Rechtspositieregeling - Arbeidsveiligheid en gezondheid op de werkplaats - Arbeidsongevallen - Verloning en extralegale voordelen - Ondersteuning dagelijks personeelsbeheer - Contact met het personeel

Engagement De deelnemende besturen verklaren zich bereid tot: - Een actieve medewerking bij het doorlichten van hun HRM-

activiteiten (A). - Een actieve medewerking bij het uittekenen van een regionale

‘personeelsdienst’ op twee niveaus, met name een regionale backoffice en een lokaal personeelsaanspreekpunt voor gemeente en OCMW (B).

- Een overstap/migratie naar een regionale ‘personeelsdienst’ van zodra die is vorm gegeven (C).

- In overleg met de deelnemende besturen wordt een trekker voor dit traject aangeduid.


Meerwaarde In de regio is een groot aantal mensen actief op vlak van HRM wat voor de meeste besturen eenzelfde taakinhoud betreft. Het samenbrengen van deze functies biedt de mogelijkheid om andere functies te heroriënteren wat leidt tot efficiëntiewinst.

Aanpak A1. Het in kaart brengen van de individuele bestaffing op vlak van HRM in elk deelnemend bestuur (zie Divercity-enquête)

A2. Het in kaart brengen van de HRM-competenties aanwezig in de deelnemende besturen

A3. Kosten- en opbrengstenanalyse van de lokale personeelsdiensten

A4. Het screenen van de rechtspositieregelingen van de deelnemende besturen op gelijkenissen en verschillen

A5. Het inventariseren van de contracten en samenwerking met externen op HRM-vlak

B1. Behoeftenanalyse B2. Marktverkenning (inhouse of uitbesteden) B3. Architectuur B4. Financiering C1. Overgangsperiode (partnerafhankelijk) C2. Overstap/migratie

Timing

Start 1 januari 2015 Fase A – 1 januari 2015 – 31 december 2015 Fase B – 1 mei 2015 – 31 december 2015 Fase C – 1 januari 2016 – Overstap volledig op 31 december 2016




Voor IT

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel Het creëren van een regionaal IT-platform inzake dataopslag, interne

dienstverlening en applicaties. Hieronder wordt begrepen: - Het creëren van dataopslagcapaciteit in een centraal en

gezamenlijk beheerd datacentrum. - Het inzetten van een regionale IT-dienst. - Het gezamenlijk waarborgen van de informatieveiligheid. - Het (laten) ontwikkelen en beheren van gedeelde applicaties

voor e-government en andere dienstverleningsprocessen. Engagement De deelnemende besturen verklaren zich bereid tot:

- Een actieve medewerking bij het verder verfijnen van de informatieverzameling in het kader van de regionale I-scan (A).

- Een actieve medewerking bij het uittekenen van het regionaal IT-platform voor gemeente en OCMW (B).

- Een overstap/migratie naar het regionaal IT-platform (C). - In overleg met de deelnemende besturen wordt een trekker

voor dit traject aangeduid. - Engagement wordt gevalideerd in een raadsbeslissing.

Meerwaarde Uit de eerste resultaten van de regionale I-scan blijkt dat er een groot verschil is tussen de bestaande werking binnen het bestuur naar ICT, GIS, databeheer en beheer van informatiestromen. De geformuleerde topics komen bij de I-scan naar voor als zijn elementen waar er door samenwerking een duidelijke meerwaarde kan zijn voor de deelnemende besturen.

Aanpak A6. Gedetailleerde inventarisatie en technische analyse van de bestaande dataopslagcapaciteit in de deelnemende besturen.

A7. Het verder en meer gedetailleerd in kaart brengen van de IT-competenties aanwezig in de deelnemende besturen.

A8. Doorlopen van een gezamenlijk begeleidingstraject leidend tot de opmaak van een informatieveiligheidsplan en de contractering van een veiligheidsconsulent.

A9. Het verder en meer gedetailleerd inventariseren en analyseren van de gebruikte applicaties inzake e-government en andere dienstverleningsprocessen.

Fase B valt uiteen in 4 simultane processen over de 4 onderwerpen: Dataopslag IT-ondersteuning E-government Andere applicaties

B5. Behoeftenanalyse B6. Marktverkenning (inhouse of uitbesteden) B7. Architectuur B8. Financiering C3. Overgangsperiode (partnerafhankelijk) C4. Overstap/migratie

Timing Start 1 januari 2015 Fase A – 1 mei 2015 – 30 september 2015 Uitz. A3 – 1 december 2014 – 30 april 2015 Fase B – 1 oktober 2015 – 30 september 2018 Fase C – Overstap volledig op 31 december 2019



Ambitie 2 Midwest + : beleidsplan Ruimte Vlaanderen (BRV)

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel Anticiperend binnen de ruime kaders van het groenboek van BRV

bottum up een regionale visie opmaken voor de toekomstige ruimtelijke ontwikkeling van de streek.

Engagement

(deel van) Midwest voorstellen aan Ruimte Vlaanderen als pilootregio voor het uitwerken van een bottum up visie. Hiervoor de nodige middelen, mensen en tijd vrijmaken én de bereidheid tonen om op regionaal niveau te denken i.p.v. te vertrekken van de individuele gemeentelijke belangen.

Resultaten/meerwaarde Eindresultaat: Een anticiperende houding t.o.v. Vlaams Beleid innemen op basis waarvan in coproductie een van onder uit gedragen streekvisie ontstaat. Meerwaarde: - anticiperen i.p.v. achteraf te reageren. - in coproductie meewerken aan een visie op Vlaams niveau

waarbij de aandachtspunten van de regio van meet af aan worden meegenomen.

- meer inbreng in Vlaams beleid indien vanuit de streek met één stem wordt gesproken op basis van een onderbouwde visie .

Aanpak

- bespreking met Ruimte Vlaanderen over mogelijkheid pilootregio i.k.v. BRV.

- opvolgen en informeren over de svz van het BRV. - beschikbare informatie uit de regio in kaart brengen. - detecteren van de aandachtsgebieden en –thema’s voor de

streek. - opstellen van een overlegstructuur. - uitwerken van een visie met aandacht van een evenwichtige

verdeling van lusten en lasten. - valideren van engagement in een raadsbeslissing.

Timing Deelnemende gemeenten


Ambitie 2 Midwest + : digitale bouwaanvraag (DBA)

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel De mogelijkheid geven aan burgers en derden om een aanvraag tot

stedenbouwkundige vergunning digitaal in te dienen via een digitaal uitwisselingsplatform, het Omgevingsloket. Alle betrokken partijen hebben ook na de aanvraag via dit platform mogelijkheid tot een transparante inzage in het dossier en kunnen informatie (zoals adviezen) uitwisselen met elkaar.

Engagement

(deel van) Midwest voorstellen aan Ruimte Vlaanderen als pilootregio voor het versneld invoeren van DBA. Hiervoor de nodige middelen, mensen en tijd vrijmaken teneinde DBA te kunnen invoeren

Resultaten/meerwaarde Eindresultaat: Het aanbieden van het digitaal indienen van de aanvraag tot stedenbouwkundige vergunning via het Omgevingsloket door de burger en derden. Meerwaarde:

- aanbieden van hedendaagse dienstverlening tot administratief indienen, behandelen en opvolgen van aanvragen

- administratieve vereenvoudiging; minder handelingen aan fysiek loket zelf, verdwijnen van allerlei administratieve handelingen (dossiers opsturen, adviezen vragen, …)

- realiseren van een modern lokaal bestuur die op een klantvriendelijke manier een efficiënte dienstverlening geeft aan zijn burgers

Aanpak

- valideren van engagement door deelnemende gemeenten - detecteren potentiële knelpunten per gemeente (zoals

automatische integratie van de functionaliteiten van het Omgevingsloket en het lokaal dossierbehandelingssysteem, lokale IT-infrastructuur, …)

- inventariseren svz digitale gegevens van het gemeentelijk vergunningenregister (voorwaarde tot subsidiëring)

- overleg met verantwoordelijken bij Ruimte Vlaanderen omtrent mogelijkheden tot pilootregio en eventuele bijkomende ondersteuning bovenop de éénmalig subsidies die bekomen kunnen worden per gemeente

- overleg met leveranciers dossierbehandelingssystemen met een gezamenlijk eisenpakket vanuit deelnemende gemeenten



Ambitie 2 Midwest + : digitale stedenbouwkundige informatie (DSI)

Uitgangspunten Stappen en omschrijving Doel Actueel en volledig overzicht opmaken van de ruimtelijke juridische

plancontext, die hanteerbaar en raadpleegbaar maken (intern en naar burger toe) via een GIS-omgeving en klaarmaken voor opladen in het in aanmaak zijnde DSI-platform van Ruimte Vlaanderen

Engagement

(deel van) Midwest voorstellen aan Ruimte Vlaanderen als pilootregio voor DSI-project / instappen in het DSI-platform Hiervoor de nodige middelen, mensen en tijd vrijmaken teneinde de plancontext te digitaliseren waar nodig

Resultaten/meerwaarde Eindresultaat: Een volledig, betrouwbaar, continu bijgewerkt, geografisch digitaal overzicht van al de vigerende ruimtelijke verordenende plannen (i.e. gewestplan, APA, BPA, RUP,…) en verordeningen op het grondgebied van de deelnemenede gemeenten, en het onderling verband tussen hun respectievelijke stedenbouwkundige voorschriften. Meerwaarde:

- de gebieden waar de voorschriften van toepassing zijn kunnen snel en makkelijk teruggevonden worden i.f.v. het opmaken een volledige plancontext voor een planproces, een efficiënter vergunningenbeleid, …

- bevordert de transparantie van het ruimtelijk beleid onder meer omdat het mogelijk wordt dat ook een burger via internet de informatie kan raadplegen (+ besparing inzake bevragingen aan het fysieke loket)

- de inzet van GIS maakt het mogelijk om tot bevragingen en ruimtelijke analyse over te gaan i.f.v. monitoring en evaluatie van het regionale/lokale ruimtelijk beleid

- de digitale bestanden kunnen eveneens ingezet worden in tal van toepassingen van beleidsvelden buiten de ruimtelijke ordening, en zelfs buiten de overheid (bv notaris, architecten)

- hedendaagse dienstverlening inzake RO Aanpak

- valideren van engagement door deelnemende gemeenten - overzicht opmaken per gemeente van situatie “as is” inzake

stand van zaken digitalisatie gemeentelijke plancontext (herwerken plannenregister)

- overleg met verantwoordelijken bij DSI –project (Ruimte Vlaanderen) omtrent mogelijkheden tot pilootregio

- uitwerken samenwerkingsprotocol met Ruimte Vlaanderen - opstart digitaliseringsproces gemeentelijke plancontext
