Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina i
Werkdocument Pure Processen en Organisatie
Titel : Werkdocument Pure Processen en Organisatie
Product : Pure
Datum : 10-10-2018
Versie : 4.2
Status : Concept
Opdrachtgever : Jan Feringa
Opsteller(s) : Marijke Folgering
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina ii
1 Inhoudsopgave
Contents
1 INHOUDSOPGAVE ________________________________________________________ II
2 DOCUMENT _____________________________________________________________ 1
2.1 Plaats document ___________________________________________________ 1
2.2 Versie geschiedenis _________________________________________________ 1
3 INLEIDING _______________________________________________________________ 4
3.1 Doel _____________________________________________________________ 4
3.2 Doelgroep voor dit document_________________________________________ 4
4 ORGANISATIE ____________________________________________________________ 5
4.1 Functies __________________________________________________________ 5
4.2 Taken ____________________________________________________________ 7
4.3 Bemensing _______________________________________________________ 10
4.3.1 Pure-coördinatoren _______________________________________________ 10
4.3.2 Pure-Validatieteam ________________________________________________ 11
4.3.3 Pure-team Universiteitsbibliotheek ___________________________________ 12
4.3.4 Pure-invoerders __________________________________________________ 12
4.4 Communicatievormen _____________________________________________ 13
4.4.1 Periodiek coördinatorenoverleg ______________________________________ 13
4.4.2 Pure-nieuwsbrief __________________________________________________ 13
4.4.3 Website _________________________________________________________ 14
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina iii
4.4.4 Inloopinstructie ___________________________________________________ 14
4.4.5 Meldingen binnen Pure ____________________________________________ 14
4.4.6 Manuscript e-mailverwerking ________________________________________ 15
4.4.7 Trello registratie van issues en releases ________________________________ 15
5 PROCESSEN ____________________________________________________________ 16
5.1 Datakwaliteit – bewaking door workflows op invoerproces ________________ 16
5.1.1 Workflow op invoerproces van research output _________________________ 16
5.1.2 Workflow op invoerproces van activities _______________________________ 21
5.1.3 Workflow op invoerproces van press/media ____________________________ 22
5.1.4 Workflow op invoerproces van prizes _________________________________ 23
5.1.5 Workflow op invoerproces van datasets _______________________________ 25
5.1.6 Workflow op invoerproces van projects ________________________________ 26
5.1.7 Workflow op invoerproces van patenten _______________________________ 26
5.2 Datakwaliteit – overige processen voor controle en correctie ______________ 26
5.2.1 Invoer van research outputs van voormalige medewerker _________________ 26
5.3 Gebruikersvragen afhandeling _______________________________________ 27
5.4 Wijzigingenbeheer (change management) ______________________________ 28
5.4.1 Regieorgaan Pure & RDO (research output) _____________________________ 28
5.4.2 PURE updates ____________________________________________________ 28
5.5 Regulier beheer (dagelijks) __________________________________________ 30
5.5.1 Beantwoording gebruikersvragen ____________________________________ 30
5.5.2 Beheer synchronisatie PicoBello -> Pure Sync Database ___________________ 30
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina iv
5.5.3 Beheer synchronisatiejobs in Pure ____________________________________ 31
5.5.4 Validatie van research output ________________________________________ 31
5.6 Regulier beheer (overig) ____________________________________________ 31
5.6.1 Beheer autorisaties ________________________________________________ 31
5.6.2 Beheer van OZ-organisatiestructuur___________________________________ 32
5.6.3 Facultaire controles op invoer _______________________________________ 32
5.6.4 Acties naar aanleiding van veelgemaakte (invoer)fouten __________________ 33
5.6.5 Opschoning van ingevoerde gegevens _________________________________ 33
5.6.6 Import van impact factors___________________________________________ 34
5.7 Verandering _____________________________________________________ 34
6 TECHNISCHE INRICHTING __________________________________________________ 36
6.1 Toegang _________________________________________________________ 36
6.1.1 Authenticatie ____________________________________________________ 36
6.2 Autorisatie _______________________________________________________ 37
6.3 Synchronisatie ____________________________________________________ 41
6.4 Inrichting OZ-organisatiestructuur ____________________________________ 42
6.5 Inrichting workflow ________________________________________________ 43
6.6 Inrichting Advanced Pure Portal (i.s.m. CMS) ____________________________ 44
6.6.1 Profielpagina medewerker __________________________________________ 44
6.6.2 Onderzoeksdatabase ______________________________________________ 45
7 GEBRUIKERSPROCESSEN __________________________________________________ 46
7.1 Inloggen ________________________________________________________ 46
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina v
7.2 Invoer __________________________________________________________ 46
7.2.1 Instellen automated search _________________________________________ 46
7.2.2 Pre-RUG research output ___________________________________________ 47
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 1
2 Document
2.1 Plaats document
De bron van dit document en alle voorgaande versie zijn te vinden in:
Y:\staff\ubg\Pure\Organisation
2.2 Versie geschiedenis
Ver
sie
Datu
m
Doel / Veranderingen Auteu
r
1 10-
07-
2013
Eerste versie A.
Voogt
2 2013
-
2014
Feedback door Jan Feringa, Jan-Arjen Mondria, Gert Jan Bokdam, Jan Herman
Veldkamp, Rina Koning (FEB), Peter Beekman, Ingrid Nicolai-Burghgraef, Johannes
Nicolai, Rein Smedinga (FWN), Lisette Bakalis (Nestor), Erik Middelbosch (OSI),
Dennis van der Laan (CIT Applicatieontwikkeling), Anke Breeuwsma (CIT
Serverinfrastructuur), Henk Kiers (stuurgroeplid en decaan GMW), Wybe van Dijk
(Communicatie), Lambert Schomaker (stuurgroeplid en wetenschappelijk
directeur ALICE), Jules van Rooij (R&V)
A.
Voogt
1.0 31-
10-
2014
1. Nieuwe titel vastgesteld: “Werkdocument Pure processen en organisatie -
Vx.y.z”
2. Concept -> Final;
3. Versienummering gestandaardiseerd
4. Voorstel -> Werkdocument
5. Facultair coördinatoren geactualiseerd
M.
Zeeu
w
2.0 1-3-
2016
Herstructurering document. Oude projecttermen verwijderd (bijv. verwijzingen
naar oude situatie met Metis)
M.
Folger
ing
2.1 31-5-
2016
Commentaar van Pure-team en valideerders verwerkt M.
Folger
ing
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 2
2.2 Mei
2017
1. Pure coördinatoren geactualiseerd
2. Pure validatie en beheerteam geactualiseerd
3. Workflow op invoer van activities, prizes en patents toegevoegd.
Workflow op press clippings geactualiseerd naar workflow op
press/media.
4. Rollen ‘access to SciVal’, ‘editor of activities’, ‘editor of prizes’ en ‘editor
of projects’ toegevoegd aan de autorisatiematrix
5. Workflow voor activities, prizes, datasets en projects toegevoegd,
workflow press clippings gewijzigd naar workflow press/media
6. In paragraaf 5.4 en 5.5 vermeldingen van ‘Atira’ aangepast naar ‘Elsevier’
7. Link naar persoonlijke profielen onderzoeksdatabase RUG geüpdatet:
http://www.rug.nl/research/portal/persons/search.html
I.
Visser
3.0 Augus
tus
2017
1. Pure invoerders geüpdatet
2. Link naar document ‘Overzicht aangeleverde personen’ in paragraaf 6.1
‘Toegang’ geüpdatet:
https://docs.google.com/document/d/1OGGJkkwBPwl2pVM7v92l9JpaFPE
PVPwYdx99_lT-RJo/edit?usp=sharing
I.
Visser
4.0 Janua
ri
2018
1. Pure coördinatoren geactualiseerd
2. In hele document Faculteit Wiskunde & Natuurwetenschappen (FWN)
hernoemd naar Science and Engineering (FSE)
3. In paragraaf 4.2 Taken invoeren van datasets en valideren van datasets
toegevoegd
4. Paragrafen 4.3 Bemensing en 4.4 Communicatievormen geüpdatet
5. Aan paragraaf 4.3.3. Pure team universiteitsbibliotheek link naar
document ‘Pure team – rollen en verantwoordelijkheden’ toegevoegd
https://docs.google.com/document/d/1GpbxsK1y9lXSZv0V58gdHId4EGpI
5LtcxCRSGiXrk28/edit?usp=sharing
6. Paragraaf 4.4.6 FogBugz e-mailverwerking hernoemd naar Manuscript e-
mailverwerking en vermelding van Fogbugz in het hele document
aangepast naar Manuscript (= nieuwe naam FogBugz)
7. Paragraaf 5.1.5 Workflow op invoerproces van datasets aangevuld
8. In paragraaf 5.3 Gebruikersvragen afhandeling vermelding van APM
verwijderd. Systeem wordt niet meer gebruikt door het CIT.
9. In paragraaf 6.2 Autorisatie rol Administrator of datasets toegevoegd
10. Events toegevoegd aan kopje ‘Ontdubbelen van metadata’ in paragraaf
5.6.5. Opschonen van ingevoerde gegevens
I.
Visser
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 3
4.1 Augus
tus
2018
1. Paragraaf 4.3.1 Pure coördinatoren geüpdatet
2. Paragraaf 4.3.2 Pure-validatieteam geüpdatet en link naar document
Rechten validatieteam toegevoegd
https://docs.google.com/document/d/18217g5f5Uw7_Of1ncpnok4YMS7
HJqpGMjU5vARi8QmY/edit?usp=sharing
3. Paragraaf 4.3.3 Pure-team Universiteitsbibliotheek geüpdatet en link naar
document ‘Pure team 2018 – rollen en verantwoordelijkheden’ geüpdatet
naar
https://docs.google.com/document/d/1GpbxsK1y9lXSZv0V58gdHId4EGpI
5LtcxCRSGiXrk28/edit?usp=sharing
4. Paragraaf 5.1.1.1. Workflow Doctoral thesis toegevoegd
I.
Visser
Oktob
er
2018
1. In het hele document de functie ‘ondersteuner(s)’ hernoemd naar
‘valideerder(s)’
2. Paragraaf 4.1 Functies geüpdatet
3. Paragraaf 4.2 Taken geüpdatet
4. Paragraaf 4.3.1 Pure coördinatoren geüpdatet voor Instituten/overige
organisaties
5. Paragraaf 6.2 Autorisatie geüpdatet
I.
Visser
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 4
3 Inleiding
3.1 Doel
In dit document staat beschreven hoe de processen en organisatie zijn ingericht voor het gebruik van het
softwarepakket Pure van de Rijksuniversiteit Groningen.
3.2 Doelgroep voor dit document
Iedereen die met Pure werkt of die in de toekomst met Pure gaat werken.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 5
4 Organisatie
4.1 Functies
De organisatie rondom Pure wordt ingevuld door de onderstaande functies:
Medewerker
Invoerder
Coördinator
Beslisser
Valideerder
Procescoördinator
Communicatiemedewerker
Rapporteur
Functioneel beheerder
Technisch beheerder
Systeembeheerder
Applicatiebeheerder PicoBello
Diensteigenaar
Een gebruiker van Pure kan meerdere functies vervullen. In het onderstaande zijn de functies kort
beschreven:
Medewerker1
Dit is de belangrijkste (en standaard) gebruiker van het systeem. De RUG kent meer dan 3.000
Medewerkers die publiceren. De Medewerkers voeren eigenhandig hun research output,
activities, prizes, press/media en datasets in Pure in. [Zie ook workflow invoer, paragraaf 5.1.1]
Medewerkers van de RUG hebben een profielpagina op de RUG-site. [Zie ook inrichting portal,
paragraaf 6.6]
Invoerder
De invoerder kan voor medewerkers binnen een bepaald instituut of faculteit research output,
1 Er is bewust gekozen voor de term medewerker en niet voor onderzoeker. Een medewerker kan zowel onderzoeker
(WP) of staf (OBP) zijn. Er zijn immers vrij veel medewerkers die in een vorige functie als wetenschapper
gepubliceerd hebben, maar nu een staffunctie vervullen. Ook de term Auteur voldoet niet omdat wetenschappelijke
resultaten uit meer bestaan dan alleen publicaties. Iemand is geen auteur van een televisieoptreden.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 6
activities, prizes, press/media en datasets invoeren in Pure. Deze functie is bijvoorbeeld
toegekend aan enkele secretariaten die deze ondersteuning willen kunnen leveren aan hun
medewerkers. Dit is een aanvulling op de invoer door de medewerker zelf, de Medewerker kan
dus ook altijd nog zelf invoeren in Pure.
Daarnaast bestaat er een team van Invoerders voor de Wetenschapswinkels. Dit is ingericht,
aangezien de wetenschappelijke resultaten van de Wetenschapswinkels met grote regelmaat
worden geproduceerd door personen die geen gebruik maken van Pure, zoals bijvoorbeeld
studenten of externen. De auteurs van deze research outputs kunnen dus niet zelf hun werk in
Pure plaatsen. Het invoerteam zorgt hiervoor.
Coördinator
De coördinator draagt zorg voor het gebruik en de beleidsmatige verankering van Pure binnen
een faculteit of instituut. Daarnaast is de coördinator verantwoordelijk voor de facultaire
validatie en checks op alle Research Output types in Pure (Research Output, Activities,
Press/Media etc.).
Beslisser
Dit is de beslissingsbevoegde binnen het instituut, de faculteit of de universiteit die
gemandateerd is om bijvoorbeeld de wetenschappelijke classificatie van een research output
goed te keuren. Vaak zal de onderzoeksdirecteur of de wetenschappelijk directeur binnen een
organisatie de beslisser zijn.
Valideerder
Dit is de medewerker van de Bibliotheek of de Medische bibliotheek die verantwoordelijk is voor
de validatie van research output.
Procescoördinator
De procescoördinator van de Bibliotheek zorgt ervoor dat het team van valideerders (ook wel
validatieteam genoemd) de vragen en problemen van gebruikers afhandelt en ondersteunt bij
complexe vragen van het validatieteam.
Communicatiemedewerker
Dit is een medewerker van een facultaire of de centrale communicatie afdeling, die zelf
press/media kan invoeren en press/media van Medewerkers kan (aanpassen en) goedkeuren.
Rapporteur
De rapporteur maakt rapportages op basis van de inhoud van Pure op facultair of universitair
niveau. Denk bijvoorbeeld aan de SEP-of de KUOZ-rapportage.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 7
Functioneel beheerder
De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beleidsmatig juiste gebruik van Pure en
voor de kwaliteit van de gegevens in Pure.
Technisch beheerder
De technisch beheerder heeft toegang tot de administrator workspace van Pure en kan als
zodanig de synchronisatie met de bronsystemen monitoren en aanpassen.
Systeembeheerder
Hieronder vallen de beheerders van het CIT die verantwoordelijk zijn voor de webserver,
databaseserver, database, het verbindende netwerk en dergelijke zaken die nodig zijn om Pure
operationeel te houden.
Applicatiebeheerder PicoBello
Dit zijn de mensen van OSI2 die verantwoordelijk zijn voor het beheer van PicoBello en de
synchronisatie van PicoBello met de Pure Sync Database. De Applicatiebeheerder PicoBello
communiceert met de Applicatiebeheerders van Planon, PeopleSoft RUG, PeopleSoft UMCG en
dergelijken en vallen als zodanig buiten Pure-organisatie.
Diensteigenaar
De diensteigenaar is eindverantwoordelijk voor de gehele dienstverlening waar alle
bovengenoemde functies onder vallen. De diensteigenaar treedt op bij complexe situaties en
neemt besluiten op tactisch niveau of hoger.
4.2 Taken
Voor elke functie binnen de Pure-organisatie zijn hieronder in het kort de taken omschreven. Voor
inhoudelijke beschrijving van deze taken, zie hoofdstuk 5. Processen.
2 Organizational Support & Innovation (voorheen AIV: Administratieve Informatievoorziening)
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 8
Med
ewe
rker
Invo
erd
er
Co
örd
inat
or
Bes
lisse
r
Val
idee
rder
s
Pro
cesc
oö
rdin
ato
r
Co
mm
un
icat
iem
edew
erk
er
Rap
po
rteu
r
Fun
ctio
nee
l beh
eerd
er
Tech
nis
ch b
ehee
rder
Syst
eem
beh
eerd
er
Ap
plic
atie
beh
eerd
er P
ico
Bel
lo
Die
nst
eige
naa
r
Invoeren van research output: X X
Claimen en disclaimen van research output X X
Valideren van research output X
Valideren van wetenschappelijke classificaties X X
Valideren van affiliaties X
Ontdubbelen van research output X
Ontdubbelen van publishers X
Ontdubbelen van journals X
Verwerken van ge(dis)claimde research output X
Coördineren van werkzaamheden valideerders X
Invoeren van activities X X
Valideren van activities X
Invoeren van prizes X X
Valideren van prizes X
Invoeren van press/media X X X
Valideren van press/media X X
Invoeren van projects X3
Invoeren van datasets X X
Valideren van datasets X4 X5
Beantwoorden van gebruikersvragen X X X X
Instrueren van gebruikers (inloopinstructies?) X
3 Nog nader te bepalen wie deze rol krijgen
4 Nog nader te bepalen wie deze rol krijgen
5 Nog nader te bepalen wie deze rol krijgen
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 9
Med
ewe
rker
Invo
erd
er
Co
örd
inat
or
Bes
lisse
r
Val
idee
rder
s
Pro
cesc
oö
rdin
ato
r
Co
mm
un
icat
iem
edew
erk
er
Rap
po
rteu
r
Fun
ctio
nee
l beh
eerd
er
Tech
nis
ch b
ehee
rder
Syst
eem
beh
eerd
er
Ap
plic
atie
beh
eerd
er P
ico
Bel
lo
Die
nst
eige
naa
r
Onderhouden van support website X X
Voorzitten en organiseren coördinatorenoverleg X
Informeren (en zo nodig escaleren naar)
regieorgaan
X
Maken van onderzoeksrapportages X X X
Periodiek zoeken op affiliatie RUG en UMCG in
online bronnen
X
Toezicht houden op kwaliteit van data X X
Onderhouden van OZ-organisaties X
Onderhouden van affiliaties aan OZ-organisaties X
Onderhouden rollen bij personen X X
Onderhouden external persons X
Onderhouden external organisations X
Importeren impact factors X
Testen van een nieuwe release (X)6
X X X X
Bewaken integratie APP7 met RUG-site X X
Advies geven bij uitrol nieuwe release X X X X
Besluiten over installatie nieuwe release X
Installeren nieuwe release (en patches) X X
Melden (en najagen) issues bij leverancier X
Technisch beheer
Monitoren synchronisatie jobs
X
6 Indien gevraagd door functioneel- en/of technisch beheerder
7 Advanced Pure Portal
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 10
Med
ewe
rker
Invo
erd
er
Co
örd
inat
or
Bes
lisse
r
Val
idee
rder
s
Pro
cesc
oö
rdin
ato
r
Co
mm
un
icat
iem
edew
erk
er
Rap
po
rteu
r
Fun
ctio
nee
l beh
eerd
er
Tech
nis
ch b
ehee
rder
Syst
eem
beh
eerd
er
Ap
plic
atie
beh
eerd
er P
ico
Bel
lo
Die
nst
eige
naa
r
Oplossen problemen bij synchronisatie
Uitrol nieuwe release voorbereiden
Systeembeheer
Beheer databaseserver en webserver
Beheer database
Beheer netwerk
Beheer authenticatie (Surfconext)
Back-up en restore
Installeren updates en patches operating
system
X
Applicatiebeheer (PicoBello)
Monitoren synchronisatie jobs
Oplossen problemen bij synchronisatie
Communicatie met applicatiebeheerders
van bronsystemen over problemen
X
4.3 Bemensing
4.3.1 Pure-coördinatoren
Faculteit
Economie en Bedrijfskunde Economics and Business Rina Koning
Gedrags- en Maatschappijwetenschappen Behavioural and Social Sciences Sander de Boer
Godgeleerdheid en Godsdienstwetenschap Theology and Religious Studies Willeke van de Pol
Letteren Arts Christina Englert (CLCG)
Nadja Zadorina (ICOG)
Sarah Willemsen (GIA)
Lisanne Coolen (IOCG)
Flip Kramer (GIA)
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 11
Medische Wetenschappen Medical Sciences Guus van den Brekel
Rechtsgeleerdheid Law Marjolein Bakker
Ruimtelijke Wetenschappen Spatial Sciences Sanne Ponsioen
Wijsbegeerte Philosophy Marga Hids
Science and Engineering Science and Engineering Rein Smedinga
University College Groningen University College Groningen Melina Ekic
Campus Fryslân Campus Fryslân Joop Houtman
Instituten / overige organisaties
ALICE Artificial Intelligence and Cogntitive Engineering Elina Sietsema
DNPP Documentatiecentrum Nederlandse Politieke Partijen Ulco Kooystra
DSCC Centre for Data Science and Systems Complexity Stefania Costache
ENTEG Engineering and Technology Institute Groningen Karen Voskamp
ESRIG Energy and Sustainability Research Institute
Groningen
Annemiek Huizinga
GELIFES Groningen Institute for Evolutionary Life Sciences Joke Bakker
GBB Groningen Biomolecular Sciences and Biotechnology
Institute
Engel Vrieling
GRIP Groningen Research Institute of Pharmacy Anne Lexmond
IDO Instituut voor Didactiek en Onderwijsontwikkeling Martin Goedhart
JBI – Johan Bernouilli Institute For Mathematics and Computer Science Holger Waalkens
Kapteyn Institute For Astronomy Lucia van der Voort
KVI-CART Center for Advanced Radiation Technology Johan Messchendorp
Stratingh Institute Stratingh Institute For Chemistry Gaël Schaeffer
Van Swinderen Institute For Particle Physics and Gravity Lorenz Willmann
Zernike Institute For Advanced Materials Jan Peter Birkner
4.3.2 Pure-Validatieteam
1 Procescoördinator: Doetsje Brouwer (0,2 fte, 8 uur/week) (back-up: Marjolein Bakker)
5 Valideerders:
o Marjolein Bakker (0,6 fte, 24 uur/week
o Cora Euser (0,3, 12 uur/week)
o Antoinette Koster-van der Pers (0,3, 12 uur/week)
o Galina Lazarov-Djambazov (0,5, 20 uur/week)
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 12
o Wiebe van der Meer (1 fte, 36 uur/week)
Valideerders voor UMCG:
o Eddy Kielema
o Jessica de Rover
Voor meer informatie over de autorisaties van het validatieteam, zie
https://docs.google.com/document/d/18217g5f5Uw7_Of1ncpnok4YMS7HJqpGMjU5vARi8QmY/
edit?usp=sharing
4.3.3 Pure-team Universiteitsbibliotheek
2 Team leads:
o Bert Huizing
o Marijke Folgering
4 Functioneel beheerders:
o Doetsje Brouwer (0,4 fte, 16 uur/week)
o Paulien Elting (0,8 fte, 32 uur/week)
o Heinjo Rozing (0,4 fte, 16 uur/week)
o Ineke Visser (0,8 fte, 32 uur/week)
4 O&O medewerkers:
o Sander Sprik
o Tiemen Folkers
o Tom Blikslager
o Welmoed Bekius
Technisch beheerder: Johannes Nicolai (0,1 fte, 4 uur/week)(back-up: Heinjo)
IT-consultant: Adam Kania
Procescoördinator: Kirsten van der Ploeg
Voor informatie over de rollen en verantwoordelijkheden binnen het Pure team, zie
https://docs.google.com/document/d/11d02-jaHPlHFhaALhLMSBvXRwiXvW6c2YtNmhu0OQ2k/edit
4.3.4 Pure-invoerders
Centrale Medische Bibliotheek
HR-Support
Research office UMCG
Secretariaat FEB
Secretariaat FSE
Secretariaat GMW
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 13
Secretariaat LAW
Secretariaat SOM
Universiteitsbibliotheek Centrum & Zernike
4.4 Communicatievormen
4.4.1 Periodiek coördinatorenoverleg
Doelgroepen:
Pure-coördinatoren
Procescoördinator
Valideerders
O&O-medewerkers
RUG Coördinator Kwaliteitszorg OZ (optioneel, op uitnodiging voor specifieke onderwerpen)
De functioneel beheerder organiseert elk kwartaal een overleg over Pure met de coördinatoren (en de
hierboven genoemde groepen). De functioneel beheerder fungeert als voorzitter en secretaris voor dit
overleg. Dus regelt locatie, uitnodigingen, agenda, notulen, enzovoort. Het doel van dit overleg is er voor
te zorgen dat Pure zo goed en uniform mogelijk wordt gebruikt door alle faculteiten. Het
coördinatorenoverleg is bevoegd om gezamenlijk beslissingen te nemen over het gebruik en de inrichting
van Pure. Het coördinatorenoverleg stelt wijzigingen voor aan het Regieorgaan die de bevoegdheid heeft
om over uitvoer van de wijzigingen te besluiten.
Onderwerpen van het overleg zijn bijvoorbeeld kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de invoer,
problemen met de invoer, problemen met de rapportages, problemen met het systeem en gewenste
wijzigingen.
4.4.2 Pure-nieuwsbrief
Doelgroepen:
Pure-coördinatoren
Onderzoeksdirecteuren
Regieorgaan
Pure-(validatie)team
Valideerders
RUG Coördinator Kwaliteitszorg OZ (optioneel, op uitnodiging voor specifieke onderwerpen)
De functioneel beheerder verstuurt elke twee maanden een digitale nieuwsbrief aan alle Pure-
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 14
betrokkenen die geabonneerd zijn op deze nieuwsbrief. Op de verzendlijst staan in elk geval de
medewerkers uit de hierboven genoemde doelgroepen.
In de Pure-nieuwsbrief wordt geïnformeerd over
Besluiten van het regieorgaan
Pure-releases
Voortgang Pure-projecten
Overige Pure-gerelateerde ontwikkelingen die interessant zijn voor bijvoorbeeld coördinatoren of
onderzoekdirecteuren
4.4.3 Website
Doelgroep: alle gebruikers
Op de support site http://www.rug.nl/pure staat het laatste nieuws over Pure en algemene
gebruikersinformatie, inclusief FAQ’s.
Tips
Veel gestelde vragen
Korte handleidingen
Instructie video’s
Gepland onderhoud
4.4.4 Inloopinstructie
Doelgroepen: nieuwe medewerkers, invoerders, …
Om te zorgen dat (nieuwe) medewerkers de weg naar en in Pure weten te vinden, zodat ze zelf hun
research output, activities, press/media, prizes en datasets kunnen invoeren, moeten we zorgen dat de
medewerkers goed geïnformeerd zijn. De inloopinstructies zijn bedoeld om te informeren over zowel het
gebruik van Pure als ook over het belang van valorisatie en publicatie.
De O&O-medewerkers van het Pure-team verzorgen deze instructies. De instructies bieden ook een
mooie gelegenheid om te ervaren wat er in het veld leeft en zich daar afspeelt.
4.4.5 Meldingen binnen Pure
Een gebruiker kan meldingen binnen Pure ontvangen. De meldingen zijn raadpleegbaar onder My
messages in Pure. Daarnaast ontvangt de gebruiker een e-mail notificatie van de melding. De gebruiker
kan e-mail notificaties uit (en aan) zetten.
In de volgende gevallen krijgt de gebruiker een mededeling:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 15
Research output is afgekeurd
Medewerker is als (mede)auteur toegevoegd aan een research output
Commentaar toegevoegd aan een research output
Kandidaat-resultaten om te importeren zijn gevonden in een onlinebron
Taken die wachten op uitvoering
4.4.6 Manuscript e-mailverwerking
Alle gebruikersvragen worden geregistreerd in Manuscript, het standaard systeem voor afhandeling van
vragen binnen de universiteitsbibliotheek. Daardoor kan de voortgang en inhoud van elke
gebruikersvraag door de valideerders, procescoördinator, functioneel en technisch beheerders
geraadpleegd worden. NB: buiten de bibliotheek wordt dit systeem niet gebruikt en wordt er (dus)
‘gewoon’ via e-mail gecommuniceerd.
4.4.7 Trello registratie van issues en releases
Voor het delen van kennis en informatie tussen de valideerders onderling en met de Functioneel
beheerder maken we gebruik van Trello. Hierin staan go-live plannen en (regressie)testactiviteiten voor
de uitrol van een nieuwe release, issues die we hebben uitstaan bij de leverancier en overige
actiepunten.
Als er een melding wordt geregistreerd in Jira, het issue-tracking systeem van Atira/Elsevier, de
leverancier van de Pure-software, dan wordt ook in Trello een verwijzing geplaatst naar die melding. Pas
als de call in Jira wordt afgesloten, wordt ook de case in Trello afgesloten.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 16
5 Processen
5.1 Datakwaliteit – bewaking door workflows op invoerproces
Om de kwaliteit van de invoer voortdurend op niveau te houden is er een workflow gemaakt op het
invoerproces
Voor research output; die zorgt ervoor dat elke research output gevalideerd wordt
Voor activities; die zorgt ervoor dat elke activity gevalideerd kan worden
Voor prizes; die zorgt ervoor dat elke prize gevalideerd kan worden
Voor press/media; die zorgt ervoor dat elke press/media gevalideerd kan worden
Voor datasets; die zorgt ervoor dat elke dataset gevalideerd kan worden
5.1.1 Workflow op invoerproces van research output
1. Status: Entry in progress
Research outputs met deze status verschijnen in de taken van de valideerder. Dit gebeurt a)
wanneer de medewerker (of invoerder) bezig is met import/invoer van een research output
(en de research output tussentijds wordt opgeslagen);
b) wanneer een door de medewerker reeds ingevoerde research output door de valideerder
teruggezet wordt naar deze status met verzoek om aanvulling/verbetering van de ingevoerde
informatie.
Zodra de medewerker gereed is met de invoer zet hij de status op ‘For validation’.
De research output wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra de status op ‘for
validation’ staat. Alleen de full-text wordt nog niet getoond, die wordt pas zichtbaar als de
research output gevalideerd is door de bibliotheek (status = ‘validated’) en er geen embargo
(restricties) geldt voor de full-text.
2. Status: For validation (of for re-validation)
Research outputs met deze status verschijnen in de taken van de valideerder. De valideerder
voert de validatie (inclusief full-text) doorgaans binnen 2-3 werkdagen uit.
Zodra de valideerder de validatie heeft afgerond, voegt hij het classification keyword ‘To be
checked by Faculty’ toe en zet hij de status op ‘Validated’. Mocht de validatie niet voltooid
kunnen worden vanwege ontbrekende informatie, dan zet de valideerder de status terug op
‘Entry in progress’. De valideerder kan commentaar toevoegen aan de invoer om aan te
geven waar het probleem in zit.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 17
3. Status: Validated; To be checked by Faculty
Research outputs met dit classification keyword verschijnen wanneer de coördinator
(periodiek) hierop filtert, waarna hij voor deze research outputs zorgt voor controle van de
wetenschappelijke classificaties en de affiliaties. Als de controle voltooid is, verwijdert de
coördinator het keyword ‘To be checked by Faculty’.
NB: De frequentie en wijze waarop de controle op deze metadata plaatsvindt is de
verantwoordelijkheid van de faculteit. Het beleggen van de beslissingsbevoegdheid is eigen
beleid van de faculteit. Het is de taak van de coördinator om het proces te beheren. Zij
kunnen dat zelf doen of laten doen door de beslissingsbevoegde binnen de eigen faculteit.
4. Status: Validated
Research output met deze status zijn akkoord bevonden door zowel valideerders als
coördinator. De medewerker kan hierna nog wel wijzigingen doorvoeren in de research
output, maar als hij deze opslaat, wordt de status automatisch (terug)gezet op ‘For re-
validation’.
In het onderstaande schema is het werkproces weergegeven:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 18
Invoer + validatie van metadata en full-text + controle keywords, tags, thema’s en wetenschappelijke classificatie
Val
idee
rder
Med
ewer
ker
Facu
ltai
r co
ördi
nato
rB
eslis
ser
Wijzigt status in ‘For validation’
Zoekt metadata op Gevonden? Ja
Scheduled report definition
Report wordt gegenereerd
Ontvangt email
Bekijkt reportBeslist over wijzigingen
Wijzigt zo nodig classificaties en
affiliatiesGeeft report door
Wijzigt status in ‘Entry in progress’
en voegt commentaar toe
Nee
Wijzigt research output
Voegt classification keyword toe:
‘To be checked by Faculty’
Copyright en embargo instellen
JaVult aan of
verbetert metadataFull-text
aanwezig?
Zoekt full-text opFull-text
gevonden?
Nee
Raadplegen SHERPA/RoMEO
Ja
Zoekt full-text op
Nee
Full-text gevonden?
Ja
Nee
Voert reserach output in (metadata en full-
text)
Wijzigt status in ‘Validated’
Verwijdert classification keyword: ‘To be checked
by Faculty’
Maakt report definition
5.1.1..1 Workflow op invoerproces van doctoral thesis
De werkwijze omtrent invoer van de Doctoral Thesis in Pure is anders dan de manier waarop andere
Research Output geregistreerd wordt. De Doctoral Thesis wordt niet door de promovendus zelf
ingevoerd in Pure. Dit in tegenstelling tot de andere vormen van Research Output waarbij de
onderzoeker wél zelf verantwoordelijk is voor invoer.
Elke ‘fully internal’ Doctoral Thesis wordt door de UB handmatig geïmporteerd in Pure vanuit het
promotie volgsysteem Hora Finita. Een doctoral thesis die niet volledig ‘RUG eigen’ is wordt niet
automatisch in Pure geregistreerd vanuit Hora Finita. Er bestaat wel de mogelijkheid om deze alsnog
handmatig aan Pure toe te voegen.
Het Thesis template in Pure kent vijf subtemplates waarin de Doctoral Thesis geregistreerd kan worden:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 19
1. Thesis fully internal (DIV)
Promotie bij eigen instelling, promovendus verbonden aan de eigen eenheid (DIV)
2. Thesis defended at UG & UG (co)promotor, external graduate (DEV)
Promotie bij eigen instelling, promovendus niet maar (co)promotor wel verbonden aan
de eigen eenheid (DEV)
3. Thesis defended at external organisation, UG graduate (EDIP)
Promotie elders, promovendus verbonden aan de eigen eenheid (EDIP)
4. Thesis defended at external organisation, UG (co)promotor, external graduate (EDEP)
Promotie elders, promovendus niet maar (co)promotor wel verbonden aan de eigen
eenheid (EDEP)
5. Thesis fully external
Promotie elders, promovendus en (co)promotor niet verbonden aan de eigen eenheid
Na import van de Thesis in het juiste subtemplate worden door de valideerder de volgende onderdelen
nagelopen en waar nodig gecorrigeerd of aangevuld:
Publicatiejaar
Publicatie taal
Hoofd- en ondertitel
Samenvatting (Eng/Nl)
Aantal pagina’s
Auteurs en affiliaties
Toekennend instituut
Toekenningsdatum
Kwalificatie
Uitgever en plaats van uitgave
ISBN’s
Fulltext
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 20
Embargo’s
Indien toegestaan vanuit embargo wordt de gehele Doctoral Thesis of delen daarvan openbaar
gemaakt op de portal (RUG onderzoeksdatabase)
Leden van de beoordelingscommissie
De ingevoerde Doctoral Thesis krijgt na invoer gelijk de workflow status ‘Validated’. Wanneer de invoer
compleet is, wordt aan de Doctoral Thesis de University of Groningen Classification ‘To be checked by
Faculty’ toegevoegd. De faculteit is verantwoordelijk voor het controleren op volledigheid en juistheid
van de invoer.
De Doctoral thesis is na invoer direct zichtbaar op de portal. Een persistente link naar de locatie van
Doctoral Thesis wordt toegevoegd aan Hora Finita.
Na invoer in Pure wordt de Doctoral Thesis geharvest door WorldCat Local, als basis voor de
titelbeschrijving in WorldCat Local.
In het onderstaande schema is het werkproces weergegeven:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 21
5.1.2 Workflow op invoerproces van activities
1. Status: Entry in progress
Activities met deze status verschijnen niet in de taken van de coördinator. Ook als de
medewerker (of invoerder) een activity tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de
coördinator.
Zodra de medewerker gereed is met de invoer zet hij de status op ‘For approval’. Pas op dit
moment verschijnt de activity bij de taken van de coördinator.
De activity wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra deze opgeslagen wordt (en de status
‘for approval’ krijgt).
2. Status: For approval
Activities met deze status verschijnen in de taken van de facultair coördinator. Het is aan te
raden dat de coördinator in ieder geval maandelijks de approval van deze activiteiten uitvoert.
Zodra de coördinator de approval heeft afgerond zet hij de status op ‘Approved’. Mocht de
approval niet voltooid kunnen worden vanwege ontbrekende informatie, dan zet de valideerder
de status terug op ‘Entry in progress’. De coördinator kan commentaar toevoegen aan de invoer
om aan te geven waar het probleem zit.
3. Status: Approved
Activities met deze status zijn akkoord bevonden door de coördinator. Een medewerker kan in
activities met de status ‘Approved’ geen wijzigingen meer maken (!).
In onderstaand schema is het werkproces weergegeven:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 22
Invoer en validatie van Activities
Co
örd
inat
or
Me
de
we
rke
r
Beoordeelt de ingevoerde
activities
Goedgekeurd?
Ja
Wijzigt (zo nodig in overleg met de
medewerker) de activities
Nee
Voert activity in (status = ‘For approval’)
Wijzigt status in ‘Approved’
5.1.3 Workflow op invoerproces van press/media
1. Status: Entry in Progress
press/media met deze status verschijnen niet in de taken van de coördinator. Ook als de
medewerker (of invoerder) press/media tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de
coördinator.
Zodra de medewerker gereed is met de invoer zet hij de status op ‘For approval’. Pas op dit
moment verschijnt de press/media bij de taken van de coördinator.
De press/media wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra deze opgeslagen wordt (en
daarmee status ‘for approval’ krijgt). Er kan geen bestand worden bijgevoegd, dus er zijn geen
controles op auteursrecht nodig.
2. Status: For approval
Press/media met deze status verschijnen in de taken van de coördinatoren en facultair
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 23
communicatiemedewerkers8. Deze valideren de metadata. Zodra de validatie voltooid is, wordt
de status op ‘Approved’ gezet.
3. Status: Approved
Press/media met deze status zijn akkoord bevonden door een coördinator of facultair
communicatiemedewerker. De medewerker kan hierna geen wijzigingen meer doorvoeren (!)
Het proces is weergegeven in het onderstaande schema:
Invoer en validatie van Press/Media
Co
örd
inat
or
/ C
om
mu
nic
atie
med
ewer
ker
Med
ewer
ker
Beoordeelt de ingevoerde press/
media
Goedgekeurd?
Ja
Wijzigt (zo nodig in overleg met de
medewerker) de press/media
Nee
Voert press/media in (status = ‘For approval’)
Wijzigt status in ‘Approved’
5.1.4 Workflow op invoerproces van prizes
1. Status: Entry in Progress
Prizes met deze status verschijnen niet in de taken van de coördinator. Ook als de medewerker
(of invoerder) een prize tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de coördinator.
8 Feitelijk van iedereen die de rol ‘editor of press/media’ heeft
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 24
Zodra de medewerker gereed is met de invoer zet hij de status op ‘For approval’. Pas op dit
moment verschijnt de prize bij de taken van de coördinator.
De prize wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra deze opgeslagen wordt (en de status
‘for validation’ krijgt).
2. Status: For validation
Prizes met deze status verschijnen in de taken van de editor en administrator of prizes.
Zodra de coördinator de validation heeft afgerond zet hij de status op ‘Validated’. Mocht de
validation niet voltooid kunnen worden vanwege ontbrekende informatie, dan zet de valideerder
de status terug op ‘Entry in progress’. De coördinator kan commentaar toevoegen aan de invoer
om aan te geven waar het probleem zit.
3. Status: Validated
Prizes met deze status zijn akkoord bevonden door de coördinator. Een medewerker kan in prizes
met de status ‘Validated’ geen wijzigingen meer maken (!).
Het proces is weergegeven in het onderstaande schema:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 25
5.1.5 Workflow op invoerproces van datasets
1. Status: Entry in Progress
Datasets met deze status verschijnen niet in de taken van de editors of datasets. Ook als de
medewerker (of invoerder) een dataset tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de
editor.
Zodra de medewerker gereed is met de invoer zet hij de status op ‘For approval’. Pas op dit
moment verschijnt de dataset bij de taken van de editor.
De datasets wordt ook met status ‘Entry in Progress’ meteen getoond op de RUG portal. Let op:
dit is te voorkomen door de visibility van een dataset op ‘Backend’ of ‘Confidential’ te zetten. De
visibility van een dataset staat standaard op ‘Public’.
2. Status: For validation (of for re-validation)
Datasets met deze status verschijnen in de taken van de editor of datasets. De editor voert de
validatie doorgaans binnen 2-3 werkdagen uit. De validatie bestaat uit:
Editor (of datasets) checkt de metadata op volledigheid, vult waar nodig aan;
Administrator (of datasets) checkt of er datasets zijn geüpload. Als dat zo is, dan worden
de datasets in DataVerseNL opgeslagen en voorzien van metadata. Hierna wordt in Pure
een persistente link naar DataVerseNL toegevoegd. Het eerder door de medewerker
geüploade bestand wordt hierna uit Pure verwijderd.
Zodra de editor of administrator de validatie heeft afgerond zet hij de status op ‘Validated’.
Mocht de validatie niet voltooid kunnen worden vanwege het ontbreken van informatie, dan zet
de editor de status terug op ‘Entry in progress’. De editor kan commentaar toevoegen aan de
invoer om aan te geven waar het probleem zit.
3. Status: Validated
Datasets met deze status zijn akkoord bevonden door de editor of administrator of datasets. De
medewerker (of invoerder) kan hierna nog wel wijzigingen doorvoeren in de dataset, maar als hij deze
opslaat, wordt de status automatisch (terug)gezet op ‘For re-validation’.
In onderstaand schema is het werkproces weergegeven:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 26
5.1.6 Workflow op invoerproces van projects
Er is op dit moment (nog) geen workflow op projects.
5.1.7 Workflow op invoerproces van patenten
De invoer van patenten in Pure wijkt in principe niet af van andere research output; een onderzoeker kan
een patent invoeren waarna de controle plaatsvindt door de bibliotheek.
Gezien de behoefte aan volledigheid van patenten en patentgegevens en inhoudelijke controle zijn
onderstaande afspraken gemaakt met de afdeling Research & Valorisation (R&V) van het Bureau van de
universiteit.
R&V voegt periodiek patenten toe vanuit Espacenet (online bron beschikbaar in Pure).
R&V of de bibliotheek ontdubbelt patenten.
R&V controleert patentgegevens op juistheid en volledigheid.
Ondanks dat er extra controle door R&V plaatsvindt is (net als bij andere research output) de facultaire
coördinator eindverantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens.
5.2 Datakwaliteit – overige processen voor controle en correctie
5.2.1 Invoer van research outputs van voormalige medewerker
Er ontstaat een probleem als er sprake is van een publication backlog van een medewerker die uit dienst
getreden is. Een medewerker kan tijdens zijn dienstverband een artikel geschreven hebben, dat na zijn
dienstverband gepubliceerd wordt. De medewerker zal na de uitdiensttreding niet zelf het
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 27
onderzoeksresultaat in Pure invoeren. Het onderzoeksresultaat is wel geaffilieerd aan de RUG. En moet
dus ook in Pure ingevoerd worden in verband met de rapportages en rankings. De research outputs
zullen op de RUG-site getoond worden bij het instituut waar de medewerker tijdens de aanstelling voor
werkte. De ex-medewerker heeft geen profielpagina meer.
De invoer van de onderzoeksresultaten is de verantwoordelijkheid van de coördinator, eventueel uit te
besteden aan de invoerder. De Invoerder kan de research output voor een voormalig medewerker op
dezelfde wijze invoeren als voor een medewerker die nog een dienstverband bij de RUG heeft. De
invoerder moet weten welke medewerkers uit dienst zijn getreden. De coördinator kan van de HR
afdeling rapporten ontvangen met de medewerkers die uit dienst zijn getreden. De Invoerder kan deze
rapporten met voormalige medewerkers gebruiken om research outputs van voormalige medewerkers in
te voeren in Pure.
De faculteiten waarbij de research output in online bronnen bijgehouden worden kunnen gebruik maken
van de online bronnen (PubMed, WoS). De faculteiten waarbij online bronnen geen gemeengoed zijn,
moeten zelf bijhouden welke research output zich in de publication backlog van de voormalige
medewerkers bevinden. In feite komt het er op neer dat men binnen de faculteit moet weten met welke
artikelen een medewerker in het verleden is bezig geweest.
5.3 Gebruikersvragen afhandeling
Een gebruikersvraag wordt (door)gestuurd naar [email protected]. Elke binnenkomende e-mail wordt
automatisch een case in Manuscript9, die toegewezen is aan de oplosgroep Pure.
De vraag wordt verwerkt door een O&O-taskforcemedewerker. Als hij de vraag niet zelf kan
beantwoorden, wijst hij de case toe aan de procescoördinator (die de afhandeling verdeelt onder de
valideerders) of aan een andere beheerder.
Alle correspondentie loopt via Manuscript. Uitgaande e-mails worden vanuit Manuscript verstuurd. Er
worden geen persoonlijke e-mails verstuurd. Als er telefonisch iets is afgestemd of afgesproken wordt
Manuscript ook bijgewerkt.
De coördinatoren maken geen gebruik van Manuscript. De communicatie met hen gebeurt via email (of
telefoon). De coördinator beantwoordt naast de vragen over onderzoeksresultaten van de faculteit ook
vragen over de volgende gebieden waar de faculteit verantwoordelijkheid voor draagt:
o Wetenschappelijke classificaties
9 Zie paragraaf 4.4.6 (Manuscript e-mailverwerking)
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 28
o OZ-organisaties en bijbehorende affiliaties
Mocht er een gebruikersvraag binnenkomen bij de CIT Servicedesk, dan wordt deze door het CIT
doorgestuurd naar een betrokken valideerder en/of de procescoördinator van het Pure validatieteam.
5.4 Wijzigingenbeheer (change management)
5.4.1 Regieorgaan Pure & RDO (research output)
Na de uitrol van Pure kunnen we de nodige verzoeken tot wijzigingen blijven verwachten, naar aanleiding
van nieuwe wensen van gebruikers of bijvoorbeeld nieuwe eisen vanuit het ministerie. Om de wijzigingen
te beheren moet er een orgaan zijn dat regie uitvoert over de wijzigingen. Het regieorgaan beoordeelt de
wijzigingen zoals voorgesteld door de diensteigenaar en kent prioriteit aan de wijzigingen toe.
Na de uitrol moet een representatieve groep van gemandateerde gebruikersvertegenwoordigers richting
gaan geven aan het gebruik van Pure. Het regieorgaan beslist over het projectmatig uitvoeren van
wijzigingen van de Pure implementatie. Afstemming met de landelijke Pure-gebruikersgroep is hierbij van
belang.
Het regieorgaan bestaat uit:
Voorzitter
Vertegenwoordiger Pure support/RDO
Vertegenwoordiger Alfa wetenschappen
Vertegenwoordiger Beta wetenschappen
Vertegenwoordiger Gamma wetenschappen
Vertegenwoordiger Medische wetenschappen
Het regieorgaan krijgt input vanuit het periodiek coördinatorenoverleg (paragraaf 4.4.1) en de
ondersteuningsorganisatie.
Het regieorgaan komt vier tot zes keer per jaar bij elkaar en is verantwoordelijk voor het projectmatig
doorvoeren van wijzigingen door onder andere het opstellen van een PID (Project Initiation Document).
Het PID wordt voorgelegd aan de ICT Strategiegroep die het PID goed- of afkeurt. Het regieorgaan wordt
geïnstalleerd door de Universitaire Commissie Wetenschapsoefening (UCW).
5.4.2 PURE updates
Pure is een standaardpakket waar geen softwarematige aanpassingen aan gemaakt zijn specifiek voor de
Rijksuniversiteit Groningen. De software leverancier, Elsevier, brengt drie keer per jaar een major release
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 29
uit, namelijk in februari, juni en oktober. Deze releases installeren we normaalgesproken altijd. Daarnaast
komt er maandelijks een minor release uit. Deze installeren we alleen als we daar duidelijk baat bij
hebben. Een nieuwe versie wordt nooit aan het einde van de werkweek geïnstalleerd. Altijd op een
maandag in een week zonder feestdagen.
Het installeren van een nieuwe release verloopt in de volgende stappen:
Vooraf informeren
Functioneel beheerder houdt planning van Elsevier in de gaten en informeert tijdig:
o De technisch beheerder, de procescoördinator en de valideerders. Dit gebeurt onder
meer tijdens de dagelijkse “stand-ups”.
o De change-manager van de Bibliotheek, die de release aanmeldt bij de RUG Change
managers. Via de wekelijkse berichtgeving van de changemanagers worden
afdelingshoofden, change-coördinatoren, servicedesken, demand managers, beheerders,
e.a. op de hoogte gesteld van de geplande release.
o De gebruikers, via een nieuwsbericht op de supportsite.
De tekst op de ‘ Server down time page’ in Pure wordt aangepast door de Functioneel beheerder.
Testen
De software en database op testomgeving worden gelijk getrokken met de productieomgeving
door de systeembeheerder(s).
Elsevier levert de release aan de technisch beheerder.
De technisch beheerder zorgt dat de systeembeheerder(s) de nieuwe release installeren op de
testomgeving.
De functioneel beheerder en technisch beheerder werken de testcases in Trello bij op basis van
de release notes (bijv. nieuwe functionaliteit en opgeloste issues die getest moeten worden)
De functioneel beheerder en technisch beheerder voeren op de testomgeving de testcases uit die
in Trello staan. De bevindingen worden in Trello geregistreerd.
Eventuele problemen worden opgelost en opnieuw getest.
De functioneel- en technisch beheerders adviseren de diensteigenaar om de nieuwe release al
dan niet op de productieomgeving te plaatsen, waarna de diensteigenaar hierover besluit.
Installeren
De productieomgeving wordt dichtgezet door de technisch beheerder.
Er wordt een back-up van de productieomgeving gemaakt door de systeembeheerders.
De nieuwe release wordt geïnstalleerd op de productieomgeving door de systeembeheerder(s).
De functioneel beheerder voert de beknopte testcases die in Trello staan uit op de
productieomgeving.
De functioneel beheerder neemt het besluit of de release niet goed is en dat de back-up
teruggezet moet worden of dat de release wel goed is en kan blijven staan.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 30
De productieomgeving wordt weer open gezet door de technisch beheerder.
5.5 Regulier beheer (dagelijks)
5.5.1 Beantwoording gebruikersvragen
1e lijn: [email protected] beantwoording gebeurt dagelijks door O&O-medewerkers uit het Pure-team.
De O&O-medewerkers beantwoorden de routinematige vragen over het gebruik van Pure of de
profielpagina en zorgen dat overige vragen beantwoord worden door 2e of 3e lijns-valideerders.
2e lijn: valideerders en functioneel beheerder
o Procescoördinator
De procescoördinator verdeelt de vragen die door de O&O-medewerkers zijn doorgezet
onder de valideerders.
o Functioneel beheerder
De functioneel beheerder beantwoordt vragen die een beroep doen op zijn inhoudelijke
CRIS en Pure-kennis en zijn algemene computervaardigheden. De functioneel beheerder
legt zo veel mogelijk kennis vast in Trello en deelt zijn kennis met de O&O-medewerkers
en valideerders zodat terugkerende gebruikersvragen in de toekomst ook door hen
beantwoord kunnen worden.
3e lijn: coördinatoren, overige beheerders en Elsevier.
o De technisch beheerder o.a. voor problemen met gegevens uit bronsystemen en harvest
van Pure-gegevens door externe systemen.
o De applicatiebeheerder PicoBello voor problemen met gegevens uit bronsystemen van
de RUG. Hij communiceert zo nodig met de applicatie van de diverse bronsystemen. Zie
ook paragraaf 6.3 (Synchronisatie).
o De systeembeheerders o.a. voor problemen met beschikbaarheid van Pure.
o Elsevier, de leverancier van de Pure-software, voor vragen of problemen die de
beheerders niet kunnen oplossen.
o CIT werkplek beheer voor vragen m.b.t. de werkplek.
5.5.2 Beheer synchronisatie PicoBello -> Pure Sync Database
De applicatiebeheerder PicoBello monitort de dagelijkse synchronisatie van PicoBello met de Pure Sync
Database.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 31
5.5.3 Beheer synchronisatiejobs in Pure
De technisch beheerder is verantwoordelijk voor het configureren en dagelijks (handmatig) controleren
van de synchronisatie jobs in Pure, dus tussen de Pure Sync Database en de Pure database. De controle
betreft het foutloos lopen van de jobs, niet de inhoud van de jobs.
‘Errors’ moeten meteen opgelost worden
‘Warnings’ moeten zo snel mogelijk opgelost worden
5.5.4 Validatie van research output
De valideerders zorgen dagelijks voor de validatie van research output. Dit houdt in:
valideren van de bibliografische metadata
opzoeken van de full-tekst
instellen van copyright en embargo
ontdubbelen van de onderzoeksresultaten, waar nodig
5.6 Regulier beheer (overig)
5.6.1 Beheer autorisaties
Alle gebruikers in Pure zijn standaard ‘Personal user’ en hebben geen rollen nodig om research output in
te voeren of hun persoonlijke informatie in Pure te wijzigen.
De overige functies binnen de Pure-organisatie moeten handmatig aan organisaties gekoppeld worden
en rollen toegekend krijgen. De organisaties, namen en rollen zijn in hoofdstuk 4. Organisatie van dit
document vastgelegd. Voor de in gebruik name van Pure heeft de Functioneel beheerder de rollen en
organisatie(s) aan de personen die functies in de Pure- organisatie vertolken toegekend. Zie ook
paragraaf 6.2 Autorisatie voor de ingevulde autorisatiematrix.
Nieuwe medewerkers van de RUG worden opgevoerd in PeopleSoft. Via PicoBello worden de nieuwe
medewerkers naar Pure gesynchroniseerd zodat deze met hun RUG-account (P-, U- of E-nummer)
kunnen inloggen en van Pure gebruik kunnen maken. Voor het vervullen van de functie medewerker zijn
geen rollen nodig.
Voor het vervullen van de overige functies binnen de Pure-organisatie zijn wel extra rollen nodig. Deze
kunnen aangevraagd worden door een e-mail te sturen aan [email protected]. De Functioneel beheerder
heeft de rechten om mensen rollen toe te kennen en te koppelen aan organisaties. Als er bij de faculteit
een nieuwe invoerder werkzaam is moet de coördinator dus een e-mail aan [email protected] sturen met het
verzoek om aan een P-nummer de benodigde rollen en organisatie toe te kennen. Alleen verzoeken door
de coördinatoren voor hun eigen organisatie worden gehonoreerd.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 32
5.6.2 Beheer van OZ-organisatiestructuur
De invulling van het administratief beheer van OZ-organisaties wordt overgelaten aan de faculteiten. NB:
Zie paragraaf 6.4 voor de (initiële) Inrichting OZ-organisatiestructuur.
De coördinatoren hebben de autorisatie om organisatieonderdelen binnen de eigen faculteit te beheren.
Het beheer wordt gedaan in de Master Data Workspace in Pure. Bij ‘Editable Organisations’ ziet de
coördinator de OZ-organisaties die beheerd kunnen worden. Als een OZ-organisatie ophoudt te bestaan,
moet de coördinator de einddatum invullen.
Het administratief beheer van een interfacultair instituut beleggen we technisch bij beide faculteiten. De
faculteiten moeten onderling organisatorisch afspraken maken over het beheer van de affiliaties van
medewerkers aan deze interfacultaire OZ-organisaties.
5.6.3 Facultaire controles op invoer
De (facultair) coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het periodiek uitvoeren van de volgende
validaties en controles:
Validatie van wetenschappelijke classificaties
De coördinatoren van de faculteit waarbinnen het onderzoek heeft plaatsgevonden, controleren
de volgende wetenschappelijke classificaties10 van alle ingevoerde research output (met affiliatie
binnen de desbetreffende faculteit):
o Publication category: Scientific, professional, popular of other
o Peer-reviewed of Not peer-reviewed (alleen van toepassing voor publication category
Scientific)
Als er een Beslisser (bijvoorbeeld de onderzoeksdirecteur) verantwoordelijk is voor de inhoud,
dan besluit deze hierover en zorgt de coördinator voor de uitvoering.
Validatie van affiliaties
Wetenschappelijke resultaten worden aan de hand van de HR-aanstelling of OZ-affiliatie van de
auteur gekoppeld aan respectievelijk de HR-organisatie of de OZ-organisatie. In enkele
bijzondere gevallen zoals onder meer een publicatie door een consortium of een research output
van een wetenschapswinkel wordt de research output door de Invoerder in Pure gezet en
handmatig aan een OZ-organisatie gekoppeld en niet via de auteur.
10 De valideerders binnen de Bibliotheek hebben niet de kennis en ook niet de beslissingsbevoegdheid om hierover
een oordeel te vellen.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 33
5.6.4 Acties naar aanleiding van veelgemaakte (invoer)fouten
Sommige fouten worden veelvuldig gemaakt. Door actie te nemen op veel gemaakte fouten, wordt het
aantal fouten dat de medewerker maakt bij het invoeren beperkt, waardoor er minder tijd en geld
gespendeerd hoeft te worden aan de validatiestap (om de fouten te corrigeren) door bibliotheek.
Voorbeelden van veel gemaakte fouten kunnen zijn:
Medewerkers van de RUG onterecht ingevoerd als externe personen
Externe personen onterecht ingevoerd als RUG medewerker
Research outputs aan verkeerde auteur gekoppeld
Geen DOI, ISSN of ISBN ingevoerd
Niet alle auteurs ingevoerd bij een research output
Slordigheden ‘omdat er toch gecontroleerd wordt’
De Procescoördinator heeft tot taak om periodiek bij de valideerders te informeren welke fouten het
meest gemaakt worden. Deze inventarisatie moet regelmatig plaats vinden. De Procescoördinatoren
moet actie ondernemen om de medewerkers zo te helpen dat de fouten in aantal afnemen. Dit gebeurt
in overleg met de coördinatoren.
Het belangrijkste is dat verantwoordelijkheid voor het proces belegd is bij de Procescoördinator. Deze
moet zich verantwoordelijk voelen voor het voortdurend bijhouden van de kwaliteit. Het is een continu
proces om te kijken welke fouten het meest voorkomen om daar vervolgens actie op te ondernemen en
de effectiviteit van de acties te evalueren.
5.6.5 Opschoning van ingevoerde gegevens
Gegevens kunnen vanuit verschillende bronnen en door verschillende medewerkers ingevoerd worden in
Pure. Daardoor ontstaan dubbelingen, die opgeschoond moeten worden ten behoeve van betrouwbare
rapportages en een goede presentatie op het web.
Ontdubbelen van research output (dagelijks door valideerders)
Pure detecteert dubbele titels, ISBN’s en DOi’s eenvoudig. De gevonden dubbellingen verschijnen
automatisch in de takenlijsten van de valideerders. De valideerder kan kiezen uit drie
mogelijkheden:
o Eén van de twee verwijderen (‘delete’)
o Beide samenvoegen (‘merge’). Bij het samenvoegen kan de valideerder op veldniveau
aangeven welke velden van welke invoer meegenomen moeten worden in de definitieve
versie.
o Beiden accepteren omdat het om verschillende items gaat (‘accept as duplicates’)
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 34
Ontdubbelen van metadata (maandelijks11 door functioneel beheerder)
De volgende metadata kunnen dubbel voorkomen in Pure:
o Externe personen (dubbele naam)
o Externe organisaties (dubbele naam)
o Tijdschriften (dubbele titel of ISSN)
o Uitgevers (dubbele naam)
o Events (dubbele naam)
Voor ontdubbeling is onder meer toegang tot de Master Data Workspace nodig, die de
functioneel beheerder heeft (en de valideerders niet). De dubbellingen zijn eenvoudig
weergegeven op de master data workspace bij de betreffende entiteiten. De functioneel
beheerder heeft drie mogelijkheden om te ontdubbelen:
o Eén van de twee verwijderen (‘delete’)
o Beide samenvoegen (‘merge’)
o Beiden accepteren omdat het om verschillende items gaat (‘accept as duplicates’)
Ontdubbelen van events
5.6.6 Import van impact factors
Jaarlijks importeert de technisch beheerder (op aangeven van Peter van Laarhoven) de impact factors in
Pure. Dit gebeurt in de Administrator Workspace onder Citations12 and Impact factors. De import
bestanden komen uit Incites. Hoewel de mogelijkheid voor een ‘Dry run’ bestaat, is het verstandig om
een nieuwe import eerst op de testomgeving uit te proberen.
5.7 Verandering
In verband met voortdurende verandering van omgeving: inrichting van de processen en organisatie
cyclisch onderwerpen aan feedback en verbeterrondes (Deming cylus: plan/do/check/act).
Een kleine groep mensen, bestaande uit een MT-lid van de Bibliotheek, Functioneel applicatiebeheerder
en Procescoördinator, komt maandelijks bij elkaar om te beoordelen of de processen en organisatie nog
voldoen en de eventuele aanpassingen te bepalen en uit te voeren.
11 Let op: op dit moment worden van onderstaande alleen tijdschriften en uitgevers ontdubbeld; externe personen en organisaties (nog) niet.
12 De Citations worden wekelijks automatisch geïmporteerd. NB: dit duurt elke keer 45 – 70 uur (!)
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 35
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 36
6 Technische inrichting
6.1 Toegang
Toegang tot Pure is geregeld op basis van de aanstelling van een medewerker in Peoplesoft. In PicoBello
wordt op basis hiervan bepaald of de medewerkers’ gegevens geïnterfaced worden naar Pure of niet13.
Alle actieve medewerkers in Pure bestaan uit 2 componenten:
Person
De persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de diverse bronsystemen zoals Planon en PeopleSoft
aangevuld met de persoonlijke informatie die in Pure onderhouden wordt.
User
RUG- of UMCG-account bestaande uit gebruikersnaam en wachtwoord waarmee Medewerker
kan inloggen met daaraan gekoppeld de benodigde rollen in Pure.
Als een medewerker een nieuwe aanstelling krijgt in Peoplesoft die toegang geeft tot Pure, dan wordt
deze geïnterfaced naar Pure en worden in Pure automatisch een nieuwe Person (indien deze nog niet
bestond) en een nieuwe User (indien deze nog niet bestond) aangemaakt.
Bij uitdiensttreding wordt alleen de User automatisch verwijderd, zodat het account niet meer gebruikt
kan worden om in te loggen in Pure. De Person, met alle daaraan gekoppelde onderzoekinformatie blijft
bestaan.
6.1.1 Authenticatie
Gebruikers gebruiken hun RUG-account of UMCG-account om in te loggen in Pure. Dit is mogelijk door
gebruik te maken van Surfconext. Surfconext is een dienst van Surfnet, die binnen de RUG door diverse
systemen gebruikt wordt voor de authenticatie. Bijvoorbeeld MyUniversity. Pure maakt dus gebruik van
een bestaande dienst die belegd is in de beheerorganisatie van de RUG.
13 Voor informatie welke aanstellingen wel of geen toegang tot Pure geven, zie
https://docs.google.com/document/d/1OGGJkkwBPwl2pVM7v92l9JpaFPEPVPwYdx99_lT-RJo/edit?usp=sharing
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 37
6.2 Autorisatie
Een functie binnen de organisatie rondom het gebruik van Pure kan één of meerdere rollen bezitten.
Afhankelijk van de verkregen rol heeft de gebruiker wel of geen toegang tot de binnen Pure beschikbare
functionaliteit. De rol en bijbehorende functionaliteit worden kort beschreven.
Een rol in Pure is een verzameling functionaliteiten en de bijbehorende rechten om een bepaalde taak uit
te kunnen en mogen voeren. De onderstaande functies in de organisatie rondom Pure krijgen extra rollen
in Pure toegewezen om hun taken uit te voeren:
Invoerder
Coördinator
Beslisser
Valideerder
Procescoördinator
Communicatiemedewerker
Rapporteur
O&O Pure-taskforcemedewerker
Functioneel beheerder
Technisch beheerder
Pure gebruikers met de functie ‘Medewerker’ krijgen geen enkele extra rol binnen Pure. Iedere Pure
gebruiker is standaard een ‘Personal User’ en kan dus research output invoeren en wijzigen.
In een schema:
Persoonbijv. Jan Jansen
Functiebijv. Facultair invoerder
Rol in Purebijv. Submitter of research
output
Een persoon zal in de regel slechts één functie vervullen, maar het is mogelijk voor een persoon om
meerdere functies te vervullen. Om een functie te vervullen zijn één of meerdere rollen in Pure nodig.
Onderstaande matrix geeft een overzicht van de verschillende rollen binnen Pure en daarbij behorende
functies.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 38
14 Rol wordt alleen na schriftelijke toestemming van Jules van Rooij en Shaya Abdolahzadeh verleend
15 Nog nader te bepalen wie deze rol krijgen
Med
ewe
rker
Invo
erd
er
Co
örd
inat
or
Bes
lisse
r
Val
idee
rder
Pro
cesc
oö
rdin
ato
r
Co
mm
un
icat
iem
edew
erk
er
Rap
po
rte
ur
O&
O -
med
ewer
ker
Fun
ctri
on
eel b
ehee
rder
Tech
nis
ch b
ehee
rder
Syst
eem
beh
eerd
er
Ap
plic
atie
beh
eerd
er P
ico
Bel
lo
Die
nst
eige
naa
r
Globale rollen, van toepassing op de gehele organsatie
(Rijksuniversiteit Groningen en alle onderliggende organisaties)
Access to Scival
Selecteren van personen en output voor verdere
analyse in SciVal
X14
Administrator
Invoeren, lezen, wijzigen, verwijderen en valideren
van alle content van de hele organisatie (dus
Rijksuniversiteit Groningen en alle onderliggende
organisaties)
X X
Administrator of Activities, Awards, Press/Media,
Prizes
Toevoegen, wijzigen, verwijderen en valideren van
activities, press/media voor de hele organisatie
(dus Rijksuniversiteit Groningen en alle
onderliggende organisaties)
X X X
Administrator of claims
Toevoegen, wijzigen en verwijderen van auteur
relaties met onderzoeksresultaten
X X X
Administrator of datasets
Invoeren, lezen, wijzigen, verwijderen en valideren
van datasets van de hele organisatie (dus
X15
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 39
16 Enkel voor Research Output
17 Enkel voor Press/Media
Rijksuniversiteit Groningen en alle onderliggende
organisaties)
Administrator of External persons
Toevoegen, wijzigen en verwijderen van External
persons aan Pure
X
Administrator of Journals
Toevoegen, wijzigen en verwijderen van Journals
aan Pure
X
Administrator of (external) organisations
Toevoegen, wijzigen en verwijderen van (external)
organisations aan Pure
X
Administrator of persons
Switchen naar een ander user account om andere
gebruikers in hun functie met bijbehorende rollen
te ondersteunen
X X X
Administrator of publishers
Toevoegen, wijzigen en verwijderen van publishers
in Pure
X
Administrator of research output
Invoeren, lezen, wijzigen, verwijderen en valideren
van research output van de hele organisatie (dus
Rijksuniversiteit Groningen en alle onderliggende
organisaties)
X X X
Deduplicator of research output
Ontdubbelen van research output door de dubbele
invoer samen te voegen (mergen) of als duplicates
te accepteren
X X X
Organisatie specifieke rollen, toegepast binnen de eigen organisatie
De eigen organisatie hoeft geen faculteit te zijn maar kan ook de RUG als geheel incluis UMCG of een instituut zijn
of elke gewenste combinatie van onderzoekseenheden.
Editor of activities, press/media, prizes, research
output
X X16
X X17
X
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 40
18 Nog nader te bepalen wie deze rol krijgen
19 Nog nader te bepalen wie deze rol krijgen
Invoeren, lezen, wijzigen en verwijderen van
activities, press/media, prizes, research output
Editor of organisations
Invoeren, lezen, wijzigen en verwijderen van OZ-
organisaties (bijv. onderzoeksprogramma)
NB: De HR-organisaties worden gesynchroniseerd
dus die kunnen niet worden gewijzigd. De OZ-
organisaties worden handmatig beheerd.
Noot: Dit is bij FWN niet van toepassing.
X X X
Editor of persons
Invoeren, lezen, wijzigen en toekennen van
personen aan OZ-organisations.
X X X
Editor of SEP/KUOZ
Lezen van SEP/KUOZ overzichtsschermen en
invoeren, lezen en wijzigen van SEP/KUOZ content
van personen en research output
Editor of press/media
Invoeren, lezen, wijzigen, verwijderen en valideren
van press.media
X X X X
Editor of awards, projects
Invoeren, lezen, wijzigen en verwijderen van
projects
X18
Editor of datasets
Invoeren, lezen, wijzigen en verwijderen van
datasets
X19 X X
Reporter
Maken, lezen, wijzigen, verwijderen en schedulen
van ‘report definitions’
X X X X X
Submitter of research output
Namens een ander persoon maken, lezen, wijzigen
en verwijderen van research output
X
User Administrator for Organisations X X
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 41
Opmerkingen:
- De Invoerders bij de Wetenschapswinkel hebben een hogere autorisatie dan de reguliere
Invoerders namelijk de rol ‘Editor of research output’ en wel voor alle Wetenschapswinkels
binnen de diverse organisaties.
- De Systeembeheerders en de Applicatiebeheerder Pico Bello krijgen geen rollen toebedeeld in
Pure. Die hebben zij niet nodig.
6.3 Synchronisatie
Pure haalt zo veel mogelijk gegevens uit bronsystemen. De gegevens uit de bronsystemen van de RUG
worden verzameld in het centrale distributiepunt PicoBello en via PicoBello naar Pure20 gestuurd.
Gegevens die uit PicoBello komen, kunnen en mogen niet worden gewijzigd in Pure, maar moeten
beheerd worden in de bronsystemen.
De bronsystemen binnen de RUG zijn:
PeopleSoft RUG
PeopleSoft UMCG (via PeopleSoft RUG)
Planon
Hora Finita
In het onderstaande schema is de synchronisatie vanuit de bronsystemen vereenvoudigd weergegeven.
20Technisch gezien: via de Pure Sync Database naar Pure (zie ook schemaplaatje)
Toekennen van Organisational Unit Roles and
Rights (o.a. Editor-rollen) aan Pure users
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 42
PurePure Sync Database
PicoBello
PeopleSoft RUG
PeopleSoft UMCG
Planon
Hora Finita
De applicatiebeheerder PicoBello is verantwoordelijk voor de vulling van PicoBello vanuit de
bronsystemen en de synchronisatie van PicoBello met de Pure Sync Database. Het applicatiebeheer
Picobello is belegd in de beheerorganisatie van de RUG.
De technisch beheerder (van Pure) is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens via de Pure Sync Database
in Pure komen.
6.4 Inrichting OZ-organisatiestructuur
In Pure onderscheiden we twee organisatiestructuren:
de HR-organisaties. Er vindt synchronisatie plaats van PeopleSoft naar Pure; zie ook paragraaf 6.3
(Synchronisatie). Gegevens die gesynchroniseerd worden, kunnen niet worden gewijzigd in Pure,
maar alleen in het bronsysteem, PeopleSoft (waarna de wijzigingen automatisch in Pure terecht
komen).
de OZ-organisaties (onderzoeksorganisaties). Pure is het RUG-bronsysteem voor de OZ-
organisaties. Dit betekent dat de OZ-organisaties beheerd moeten en kunnen worden in Pure. De
verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de faculteiten of instituten. Zij zijn het beste op de hoogte
van de ontwikkelingen binnen de eigen faculteit. De coördinator heeft rechten om de OZ-
organisaties binnen de eigen faculteit of instituut te beheren.
De HR- en de OZ-hiërarchie hebben de bovenste twee lagen gemeenschappelijk. Deze bovenste twee
lagen zijn de universiteit zelf en de faculteiten21.
21 De hoogste tak van de OZ-hiërarchie kan alleen aan de faculteit gekoppeld worden, niet aan een afdeling van een faculteit.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 43
Te wijzigen in Pure
Unversiteit
Faculteit 1 Faculteit 3Faculteit 2
OZ organisatie 1.2HR organisatie 1.1
HR organisatie 1.1.3HR organisatie 1.1.2HR organisatie 1.1.1 OZ organisatie 1.2.1 OZ organisatie 1.2.2 OZ organisatie 1.2.3
Voor de faculteit Science and Engineering (FSE) is er geen aparte OZ-organisatie aangemaakt aan Pure.
De OZ-organisatie is voor deze faculteit per definitie gelijk aan de HR-organisatie.
In het algemeen geldt dat de OZ-organisatieonderdelen in Pure te herkennen zijn aan het
organisatietype: Research centre, Research institute of Research programme. Organisatieonderdelen met
organisatietype Department betreffen doorgaans de HR-organisatie. Wil je weten of een bepaald
organisatieonderdeel een HR- of OZ-organisatie betreft, kijk dan of het synchronisatiesymbool
vermeld wordt achter het ID. Zo ja, dan betreft het een HR-organisatie (en zo nee een OZ-organisatie).
6.5 Inrichting workflow
Om het validatieproces van research output in Pure technisch te ondersteunen gebruiken we de ‘2 step
workflow’ van Pure. Deze workflow in Pure kan niet geconfigureerd worden. Een workflow bestaande uit
drie statussen en twee stappen is dus het vaste uitgangspunt. In het onderstaande schema is de
workflow weer gegeven:
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 44
6.6 Inrichting Advanced Pure Portal (i.s.m. CMS)
6.6.1 Profielpagina medewerker
Het RUG-CMS22 genereert een “Research”-link (menu-item) op de profielpagina van de medewerker,
zodra de medewerker tenminste 1 research output in Pure heeft vastgelegd. Via deze link wordt alle
onderzoekinformatie van die medewerker uit Pure getoond. Voor meer informatie over wat er getoond
wordt, zie http://www.rug.nl/research/portal/persons/search.html. De persoonlijke gegevens op de
profielpagina komen uit de bronsystemen Planon of PeopleSoft en moeten respectievelijk in het Self
Service Menu of in FacilityNet onderhouden worden. De research outputs, activities, press/media en
prizes op de profielpagina komen uit Pure.
Technisch gezien wordt bovenstaande gerealiseerd door gebruik te maken van een ‘intelligente’ proxy,
die:
1. Op basis van informatie “uit” LDAP23 bepaalt voor welke medewerker een profielpagina wordt
opgevraagd;
2. De profielpagina met placeholders ophaalt uit APP24, op basis van het medewerker-ID;
22 Content Management Systeem. Dit wordt voor de RUG beheerd door de centrale dienst Centrum voor Informatie
Technologie (CIT).
23 Lightweight Directory Access Protocol. Een netwerkprotocol dat beschrijft hoe directory services benaderd moeten
worden.
24 Advanced Pure Portal
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 45
3. De placeholders in de APP-pagina vervangt door pagina-fragmenten uit het CMS;
4. De resulterende pagina oplevert.
Voor meer informatie zie Y:\staff\ubg\Pure\Support and instructions\Documentation\CMS vs APP
(document ‘Technische realisatie proxy).
NB research outputs worden op de portal getoond als ‘publications’.
6.6.2 Onderzoeksdatabase
http://www.rug.nl/research/portal/ oftewel de RUG onderzoeksdatabase is een publieke portal van de
RUG waar alle publicaties, activities, press/media, prizes en datasets van medewerkers die verbonden
zijn (geweest) aan de RUG getoond kunnen worden. De pagina’s zijn net als de profielpagina’s een
combinatie van CMS en APP, die door de proxy opgeleverd worden.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 46
7 Gebruikersprocessen
In het algemeen: raadpleeg de Pure-support site voor gebruikersinformatie. Zie http://www.rug.nl/pure
7.1 Inloggen
Er staat op My University onder My Tools een link naar Pure: http://pure.rug.nl/admin
7.2 Invoer
Het streven is uiterlijk één maand na het officiële moment van publicatie hetzij op internet of in print. De
medewerker kan een research output op diverse manieren invoeren: importeren uit een RIS- of BibTeX-
bestand, importeren uit een online bron als WoS of PubMed of invoeren met behulp van een template.
De medewerker kan de invoer tussentijds opslaan. Het onderzoeksresultaat kan op een later tijdstip
gewijzigd worden door deze uit de lijst met persoonlijke taken te kiezen.
In de bovenstaande beschrijving van het proces wordt uitgegaan van invoer van onderzoeksresultaten
door de medewerker zelf. Bij andere universiteiten is gebleken dat de kwaliteit van de invoer hoger
wordt indien de medewerker zelf invoert en dat de onderzoeksresultaten ook sneller worden ingevoerd.
Het uitgangspunt van de RUG is dat de medewerkers zelf de onderzoeksresultaten in Pure invoeren. Het
is de verantwoordelijkheid van de faculteiten om eigen beleid te formuleren met betrekking tot de invoer
en dit beleid vorm te geven.
In Pure is het ook mogelijk om conform de huidige praktijk een klein aantal administratieve krachten de
invoer voor een hele faculteit te laten doen. De ervaring met Metis leert dat de kwaliteit en de tijdigheid
daar onder lijden als dit binnen de faculteit niet centraal en consistent wordt aangestuurd.
7.2.1 Instellen automated search
De Medewerker heeft de mogelijkheid om de ‘automated search’ aan te zetten. Een online bron als Web
of Science wordt dan automatisch afgespeurd op nieuwe publicaties die een auteur heeft met een naam
lijkende op die van de medewerker. De medewerker krijgt een e-mail dat er een task klaar staat om de
diverse gevonden kandidaten om te importeren vanuit de online bron naar Pure. Iedere 7 dagen wordt er
in de online bronnen gezocht en krijgt de Medewerker dus bericht.
Noot: Bij de in dienst treding van een medewerker moet in Pure in het Person profile een aantal
instellingen in het ‘Automated search’ tabblad ingesteld zijn/worden.
Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018
Versie: 4.1
pagina 47
7.2.2 Pre-RUG research output
Medewerkers die bij de RUG in dienst treden kunnen tijdens een vorig dienstverband al gepubliceerd
hebben. Deze publicaties zijn geaffilieerd aan een ander instituut. Het is wel van belang om deze
wetenschappelijke output ook in Pure op te slaan in verband met het tonen van een volledige lijst van
publicaties op de persoonlijke profielpagina van de medewerker. De niet aan de RUG geaffilieerde
publicaties worden niet getoond op de faculteits- en instituutspagina’s op de portal.
Na het in dienst treden is het de verantwoordelijkheid van de medewerker om de eigen profiel pagina
up-to-date te maken. Daarnaast moet ook de Facultair coördinator moet er voor zorgen dat het belang
van een CRIS aan alle nieuwe medewerkers duidelijk wordt gemaakt.
De meest eenvoudige wijze om de publicaties van voor het RUG verband in Pure te krijgen is het inlezen
van een RIS-bestand. Als de medewerker in het verleden zijn wetenschappelijke output geregistreerd
heeft, is het vaak mogelijk om daarvan een RIS-bestand te genereren. Het importeren van een RIS-
bestand werkt eenvoudig. Tijdens de inloopinstructie wordt hier aandacht aan besteed en uiteraard kan
de medewerker ook met vragen terecht bij de valideerders.
Het is niet onwaarschijnlijk dat een nieuwe Medewerker wel al in Pure aanwezig is maar dan als External
Person met de bijbehorende publicaties. De publicaties van deze External Person moeten worden
overgeheveld naar de Internal Person. Dat kan de medewerker en ook de coördinator niet zelf, maar
moet aangevraagd worden via een mail naar [email protected] .
Top Related