INHALT
Webinar Agiles Controlling mit SCRUM,
Dauer: 50 Min
Das Webinar soll aufzeigen wie in agilen
Projekten eine Fortschrittskontrolle und
eine Prognose erstellt wird.
Die Grundlage hierfür ist die Sammlung
und Messung von Erfahrungswerten.
Das Webinar zeigt das Prinzip und
verdeutlicht die Effektivität anhand eines
Beispiels.
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling3
INHALT
Webinar Agiles Controlling mit
SCRUM, Dauer: 50 Min
- Motivation für agile Methoden
- Treiber und Denkweise
- Prinzipien agiler Methoden
- SCRUM
- Strukturierung
- Sprint Burndown
- Release Burndown
- Velocity und Prognose
- Ein Praxisbeispiel
- Zusammenfassung
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling4
Dipl. Inform. / TU Darmstadt
IT / Softwareprojekte seit 1992
Projektmanagement seit 1993
Teamaufbau und –leitung seit 1995
Java / JEE / Webapplikationen seit 1997
SOA / BPM – Projekte seit 2006
Agile Methoden (primär SCRUM), Projekte seit 2009
SCRUM Master und SCRUM Coach
REFERENT: FRANK JOECKS
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling5
MOTIVATION
Kontext: Erstellung von Software-Lösungen
Inbetrieb-
nahme
TestImplementierungSpezifikation
Anforderungs-
Analyse
Pflichtenheft
Architektur
Entwickler
Test
Bug-Fixing Wartung
Pflege
Betrieb
Deployment
Release
Betrieb
Konzeption
Entwicklung
Test
Release
Konzeption
Entwicklung
Test
Release
Konzeption
Entwicklung
Test
Release
Konzeption
Entwicklung
Test
Deployment
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling7
MOTIVATION
Deutlich schnellere Änderung der Anforderungen (Business als Treiber)
Business
• Kürzere Deploymentzyklen (Software schneller in Produktion bringen)
• Keine „Vorlaufzeiten“ / häufige Änderungen der Anforderungen im Projekt
• Massive Verdichtung der Teamkompetenzen
Release
Betrieb
Konzeption
Entwicklung
Test
Release
Konzeption
Entwicklung
Test
Release
Konzeption
Entwicklung
Test
Release
Konzeption
Entwicklung
Test
Deployment
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling8
AUSGANGSLAGE FÜR AGILE METHODEN
• IT-Projekte sind nicht (zu 100%) planbar, das Controlling basiert in der Regel auf Annahmen
• Viele Anforderungen sind zu Beginn eines Projektes noch unklar
• Änderungen während des Projektverlaufs sind zwangsläufig
• Die Projektlaufzeiten bis zu einem sichtbaren, testbaren Ergebnis sind lang und die Risiken
dadurch groß
Der agile Ansatz greift folgende Erkenntnisse bzw. Erfahrungswerte aus klassischen Projektverfahren
auf und bietet dafür methodische Lösungen an:
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling9
PRINZIPIEN AGILER METHODEN
1. Kurze Iterationen und permanente Lieferfähigkeit
- Strukturierung in Sprints (3 bis 4 Wochen)
- Schneiden in fertige Teillösungen
2. Cross-Functional-Team
- Interdisziplinäres Team übernimmt Verantwortung
- Kunde ist Bestandteil des Teams / Rolle: Product Owner
3. Kontrolle und Prognose auf empirischer Basis
- Erfahrungswerte sammeln und messen der Team-Performance
4. Transparenter Prozess
- Offene Meetings, Sprint Board, Stand-up Meetings
5. „Inspect and Adapt“ – Ansatz
- Permanentes hinterfragen und verbessern
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling12
SCRUM
SCRUM = „Gedränge“
SCRUM ist ein empirisches Vorgehensmodell, wurde von Ken Schwaber entwickelt und basiert unter
anderem auf Lean Prinzipien, z.B. Toyota Production System.
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling14
STRUKTUR EINES AGILEN PROJEKTES
Projekt-
Start
Initialisierung
1 bis 2 Wochen
Sprint 1
3 Wochen
Lieferung
Teillösung
Lieferung
Teillösung
Lieferung
Teillösung
Lieferung
Teillösung
Sprint 2 Sprint 3
3 Wochen 3 Wochen
Lieferung
Teillösung
Sprint 4
3 Wochen
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling15
INITIALISIERUNG
Sprint 1
Team
Product
Owner
Scrum
Master
Initialisierung / ca. 1 bis 2 Woche(n)
Initialer Product Backlog
Beschreibt alle Aufgaben
203
5
13
8
1
40
Scope definiert
Die Ausgangsschätzung
erstellt, mit relativer
Schätzgröße
(Storypoints)
Projekt- Set-up
Team staffen
Erwartungshaltung
abstimmen
Budget und
Zeitvorgaben klären
Commitment des
Managements klären
Definition of Done
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling16
Sprint 3 Wochen
Sprintplanung Lieferung
TeillösungSprint Board
DoneTestIn
progress
Not
started
3
5
8
Die konkreten
Aufgaben für
den Sprint
werden vom
Product
Backlog in
des Board
eingecheckt
DURCHFÜHRUNG EINES SPRINTS
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling17
Sprint 3 Wochen
Sprintplanung Lieferung
Teillösung
DoneTestIn
progress
Not
started
3
5
8
0
0
0
Die konkreten
Aufgaben für
den Sprint
werden vom
Product
Backlog in
des Board
eingecheckt
DURCHFÜHRUNG EINES SPRINTS
Sprint Board
Scrum
Master
Product
Owner
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling18
Sprint 3 Wochen
Sprintplanung Lieferung
Teillösung
DoneTestIn
progress
Not
started
0
0
0
Die konkreten
Aufgaben für
den Sprint
werden vom
Product
Backlog in
des Board
eingecheckt
DURCHFÜHRUNG EINES SPRINTS
Definition of Done
Die Definition of Done (DoD)
fungiert wie ein Quality Gate. Alle
Aufgaben müssen die DoD erfüllen,
um auf Done gesetzt werden zu
dürfen.
Es wird geprüfte Qualität erzeugt.
Die DoD wird in der
Initialisierungsphase für alle
Aufgabentypen erstellt.
Nur Aufgaben, die auf „Done“
stehen, dürfen den
Restaufwandswert 0 haben.
Sprint Board
Scrum
Master
Product
Owner
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling19
Sprint 3 Wochen
Sprintplanung Review
DoneTestIn progressNot startedBeispiel:
Im
Sprintplanungs-
Meeting sind 11
Aufgaben/Tasks
mit insgesamt
48 Storypoints
eingeplant
worden.
BEISPIEL
Sprint Board
5
83
5
83
2
53
15
Ergebnis
9 Aufgaben
konnten auf DONE
gesetzt werden.
1 Aufgabe blieb
auf TEST stehen, 1
Aufgabe auf IN
PROGRESS.
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling20
Sprint 3 Wochen
Sprintplanung Review
DoneTestIn progressNot startedBeispiel:
Im
Sprintplanungs-
Meeting sind 11
Aufgaben/Tasks
mit insgesamt
48 Storypoints
eingeplant
worden.
BEISPIEL
Sprint Board
5
83
5
83
2
53
15
Ergebnis
9 Aufgaben
konnten auf DONE
gesetzt werden.
1 Aufgabe blieb
auf TEST stehen, 1
Aufgabe auf IN
PROGRESS.
0
0
00
0
00
00
2
Ergebnis
43 Storypoints wurden umgesetzt, 5 blieben stehen
3
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling21
Sprint 3 Wochen
Sprintplanung Review
Beispiel:
Im
Sprintplanungs-
Meeting sind 11
Aufgaben/Tasks
mit insgesamt
48 Storypoints
eingeplant
worden.
SPRINT BURNDOWN
Burndown Chart
Ergebnis
9 Aufgaben
konnten auf DONE
gesetzt werden.
1 Aufgabe blieb
auf TEST stehen, 1
Aufgabe auf IN
PROGRESS.
43 SP wurden
umgesetzt.
Storypoints
10
20
30
40
50
Tag1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling22
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3Init.
Board Sprint 1
DoneTestIn
progress
Not
started
Board Sprint 2
DoneTestIn
progress
Not
started
Board Sprint 3
DoneTestIn
progress
Not
started
Burndown Chart Burndown Chart Burndown Chart
Initialer
Product
Backlog
&
Ausgangs-
schätzung
20
8
3
40
5 13
8
PRODUCT BACKLOG
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling23
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3Init.
Board Sprint 1
DoneTestIn
progress
Not
started
Board Sprint 2
DoneTestIn
progress
Not
started
Board Sprint 3
DoneTestIn
progress
Not
started
Burndown Chart Burndown Chart Burndown Chart
Initialer
Product
Backlog
&
Ausgangs-
schätzung
20
8
3
40
13
8Detailisierung
der Aufgaben
&
Schätzung
Gro
om
ing
PRODUCT BACKLOG
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling24
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3Init.
Board Sprint 1
DoneTestIn
progress
Not
started
Board Sprint 2
DoneTestIn
progress
Not
started
Board Sprint 3
DoneTestIn
progress
Not
started
Burndown Chart Burndown Chart Burndown Chart
Initialer
Product
Backlog
&
Ausgangs-
schätzung
20
8
3
40
13
8 20
3
3
20
8 13
8 2
13
Detailisierung
der Aufgaben
&
Schätzung
Gro
om
ing
PRODUCT BACKLOGDurch das „Grooming“ wird
der Product Backlog
aktualisiert und Änderungen
sowie neue Erkenntnisse
werden einkalkuliert.
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling25
RELEASE BURNDOWN
Init Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6
Grooming 1 Grooming 2
SP
Neue Anforderungen
durch Grooming
Product Backlog
(Release
Burndown)
Der Restaufwandswert
des Product Backlogs
ist zu jedem Zeitpunkt
transparent.
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling26
Initialer
Backlog
Höherer Wert durch
Detailisierung in der
ersten Sprintplanung
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling
Team PT
geplant
Summe
Team PTIST
Summe
SP geplant
SP IST
Velocity (SP/PT)
VELOCITYDie Velocity zeigt an wie viele
Storypoints das Team an
einem PT umsetzen kann. Die
Velocity wird pro Sprint neu
berechnet.
Damit ist auch die
„Entwicklung“ des Teams
transparent
PROGNOSE
Datum Endtermin
Teamperformance
(Velocity)
Jan17
Feb17
Mar17
Apr17
Mai17
Jun17
Jul17
Aug17
Prognose auf der Basis
ermittelter Daten
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling28
Init Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6
Grooming 1 Grooming 2
Storypoint
Die Prognose wird, auf der
Basis der Velocity berechnet.
PRAXISBEISPIEL
Neuentwicklung eines Internet-Portals (Vergabeplattform) zur Vermittlung von öffentlichen Aufträgen.
Start des Projektes: 06.06.2016
Sprintlänge: 2 Wochen
Am 30.08.2016 entscheidet das Management des Kunden, dass eine neue Funktion „automatisches Angebots-
mapping“ in die erste Version der Lösung integriert sein muss. ((Hoher Business Value))
Wie ist die Vorgehensweise im Projekt?
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling32
Projekt-Start
06.06.2016
InitialisierungSprint 1
1 Woche
13.06.2016 27.06.2016 11.07.2016 25.07.2016 08.08.2016 22.08.2016 19.09.2016
Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6 Sprint 7
05.09.2016
Management-
Entscheidung
PRAXISBEISPIEL
Wie ist die Vorgehensweise im Projekt?
1. Der Product Owner setzt ein Grooming-Workshop für den 02.09.2016 an.
2. Der Product Backlog wird komplett neu geschätzt und die neue Funktion in Aufgaben zerlegt und geschätzt.
Ergebnis:
1. Die Neuschätzung des bisherigen Backlogs ergab 21 neue Storypoints durch den höheren Detailisierungsgrad.
Davon sind 12 SP dadurch begründet, dass die neue Funktion zusätzliche Abhängigkeiten zu bisherigen Aufgaben
beinhaltet.
2. Die neue Funktion „automatisches Angebots-mapping“ wurde in 7 neue Aufgaben mit insgesamt 65 Storypoints
zerlegt .
Damit ist der neue Aufwandswert des Product Backlog zum 05.09.2016: 432
Fragen:
1. Wann ist der Fertigstellungstermin ohne die neue Funktion „automatisches Angebots-mapping“
2. Wann ist der Fertigstellungstermin mit der neuen Funktion „automatisches Angebots-mapping“
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling33
PROFI AG Ι Agile Methoden mit SCRUM34
LÖSUNG PROGNOSE
Fragen:
1. Wann ist der Fertigstellungstermin ohne die neue Funktion
„automatisches Angebots-mapping“
2. Wann ist der Fertigstellungstermin mit der neuen Funktion
„automatisches Angebots-mapping“
Um die Fragen zu beantworten, müssen die Werte für die Velocity und
die Anzahl der PT pro Sprint eingesetzt werden. Diese Werte sind
ermittelt.
Lösung:
1. 432-65-12=355 SP
Bei einer Velocity von 0,9 ergeben sich 394 PT Restaufwand
Verbleibende Tage: 52,5 (bei 7,5 PT pro Tag) = 5,25 Sprints
2. Verbleibende Tage: 64
0,00
0,20
0,40
0,80
0,60
1,00
1,20
1 2 3 4 5 6
Sprint
Velocity SP/PTDurchschnitt: 0,9
00
20
40
80
60
100
120
1 2 3 4 5 6
Sprint
Anzahl PTDurchschnitt: 75
Fertigstellung am: 09.11.2016
Fertigstellung am: 24.11.2016
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling35
LÖSUNG KOSTEN
Fragen:
1. Was kostet die neue Funktion „automatisches Angebots-mapping“
Um die Frage zu beantworten, müssen die Aufwandskosten betrachtet werden.
Lösung
1. Die neue Funktion kostet einen Aufwandswert von 77 SP. Bei einer durchschnittlichen Velocity von 0,9
sind das 85 PT. Bei einem exemplarischen, durchschnittlichen Kostensatz von 800 Euro pro Tag sind
das 68.000 Euro.
Hinzu kommen die Kosten für den SCRUM Master und den Product Owner für die zeitliche
Verlängerung um 12 Tage (aufgerundet). Bei 80% Intensität: 24*0,8=19 (abgerundet)
Bei einem exemplarischen Kostensatz von 1200 Euro: 22.800 Euro
Insgesamt entstehen für die neue Funktion Kosten in Höhe von ca.: 90.800 Euro
Die Aufwandsschätzung, die zeitliche Fertigstellungsprognose und die
kostenseitige Aufwandskalkulation können in wenigen Minuten erstellt
werden. Die Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Erfahrungs-
werte (Velocity) gemessen wurden.
Die Prognose wurde auf der Basis der Durchschnittswerte ermittelt.
*Anm. Das ist nur eine erste Näherung. Die Kostensätze können bei Bedarf bis auf die Ebene der Teammitglieder herunter gebrochen werden. Für eine
schnelle Näherung empfiehlt sich ein gemittelter Pauschalsatz für das Team oder zumindest eine Unterteilung in externe und interne Kosten.
PROGNOSEMÖGLICHKEITEN
1. Durchschnittswerte
- gemittelte Velocity
2. Best Case versus Worst Case
- Range durch den Einsatz bester und schlechtester Velocity
3. Prognose inkl. Schätzabweichung
- Schätzabweichung der vergangenen Sprints für den weiteren Verlauf des Projektes hoch rechnen.
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling36
ZUSAMMENFASSUNG
Agile Methoden (z.B.: SCRUM) geben Projekten eine Struktur, bieten Transparenz und
Leistungsmessung.
1. Bessere Planbarkeit und Fortschrittskontrolle auf der Basis gemessener Daten
2. Sehr gute Analysemöglichkeiten für Änderungen
3. Schnelle Kenntnisse über die Konsequenzen von Änderungen
4. Transparenz in der Teamperformance
5. Frühere Inbetriebnahme von Anwendungen und Teillösungen
6. Bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten und damit mehr Effizienz
7. Vermeidung von Missverständnissen und Unkenntnis durch enge Zusammenarbeit mit
dem Kunden
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling39
NEXT STEP
PROFI AG Ι Webinar Agiles Controlling40
Projektierung
Sprint 1
3 Wochen
Sprint 2
3 Wochen
Initialisierung
Vorstellung
der Methodik
SCRUM
Initialer
Product
Backlog
SCRUM
Team
Schulung
Konkretes
Projekt
planen
Projekt
Set-up
Management
Workshop
Inkl. Agiles
Controlling
PROFI unterstützt in allen Phasen der Projektvorbereitung und -durchführung
durch Workshops, SCRUM Coaching und SCRUM Master!
PROFI AG Ι Präsentationstitel 41
FRAGENHerzlichen Dank.
Frank Joecks
Geschäftsfeldleiter Software Entwicklung
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