BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Umum
1.1.1 Pengertian Data
Menurut Ladjamudin (2005:8) data dapat didefinisikan sebagai dekripsi dari
suatu kejadian yang kita hadapi. Data dapat berupa catatan – catatan yang dicatat dalam
kertas, buku, handphone atau dalam komputer, tanpa memiliki arti dan bisa disebut
juga data tersebut masih mentah karena belum diolah. Data yang tersedia atau yang
sudah dicatat biasanya nantinya akan diolah menjadi suatu informasi, yang
memberikan nilai lebih dan arti karena sudah diolah. Oleh karena itu, suatu data belum
dapat bermanfaat banyak sebelum diolah menjadi suatu informasi.
Data lebih daripada hanya bahan baku mentah sistem informasi. Konsep sumber
daya data telah diperluas oleh para manajer dan pakar sistem informasi. Mereka
menyadari bahwa data membentuk sumber daya organisasi yang berharga. Jadi anda
harus melihat data sebagai sumber daya data yang harus dikelola secara efektif agar
dapat memberi manfaat para pemakai akhir dalam sebuah organisasi.
8
9
1.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Nugroho (2004:6) Informasi merupakan data yang telah diolah
sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi penggunanya.
Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan
unit pengolah. Agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus
memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam
mengambil keputusan.
2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang
membutuhkan.
3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat
dibutuhkan.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses
pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam
suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi
digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang pihak dalam suatu organisasi. Nilai
sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
10
1.1.3 Pengertian Sistem
Menurut O’Brien (2005:29) Sistem adalah sekelompok komponen yang saling
berhubungan dan bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima
input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Ladjamudin (2005:2) Suatu sistem merupakan suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sistem semacam ini (kadang disebut sebagai sistem dinamis) memiliki tiga
komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi:
Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki
sistem untuk diproses. Contohnya : bahan baku mentah, energi , data , dan
usaha manusia harus terjamin dan diatur dalam pemrosesan
Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi
output. Contohnya: proses manufaktur atau perhitungan matematika
Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses
transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya: barang jadi, layanan oleh manusia,
dan informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya.
Konsep sistem akan makin berguna dengan memasukan dua komponen
tambahan yaitu umpan balik dan pengendalian. Sistem yang dimiliki komponen
11
umpan balik pengendalian kadang disebut sebagai sistem cybernetic, yaitu sistem yang
mengawasi dan mengatur dirinya sendiri.
Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem. Contohnya data mengenai
kinerja penjualan adalah umpan balik bagi para manajer penjualan
Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk
menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak.
Fungsi pengendalian kemudian akan membuat penyesuaian yang dibutuhkan
atas komponen input pemrosesan sistem, untuk memastikan bahwa sistem
tersebut menghasilkan output yang sesuai. Contohnya: seorang manajer
penjualan menjalankan pengendalian ketika menugaskan kembali seorang
tenaga penjualan ke wilayah penjualan yang baru setelah mengevaluasi umpan
balik kinerja penjualan mereka.
1.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005:5), Sistem Informasi adalah suatu kombinasi apapun
dari orang-orang, hardware, software, jaringan computer, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Model sistem informasi memperlihatkan hubungan antar komponen dan
aktivasi sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang
menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem
informasi. Empat konsep utama tersebut adalah:
12
1. Manusia, hardware, software, data dan jaringan adalah lima sumber daya dasar
sistem informasi.
2. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi,
sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software
meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data yang dapat meliputi
dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media
komunikasi dan jaringan.
3. Sumber daya data diubah melalui aktivasi pemrosesan informasi menjadi
berbagai produk informasi bagi pemakai akhir.
4. Pemrosesan informasi terdiri dari aktivasi input dalam sistem, pemrosesan,
output, penyimpanan, dan pengendalian.
2.1.5. Pengertian Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2007:129) ada empat teknik pengumpulan data, dua di
antaranya adalah wawancara (interview) dan pengamatan atau observasi.
2.1.6. Pengertian Studi Kepustakaan
Menurut Wahid (2011) Studi kepustakaan merupakan suatu kegiatan yang tidak
dapat dipisahkan dari suatu penelitian. Teori-teori yang mendasari masalah dan bidang
yang akan diteliti dapat ditemukan dengan melakukan studi kepustakaan. Selain itu
seorang peneliti dapat memperoleh informasi tentang penelitian-penelitian sejenis
atau yang ada kaitannya dengan penelitiannya. Dan penelitian-penelitian yang telah
dilakukan sebelumnya. Dengan melakukan studi kepustakaan, peneliti dapat
memanfaatkan semua informasi dan pemikiran-pemikiran yang relevan
dengan penelitiannya.
13
Untuk melakukan studi kepustakaan, perpustakaan merupakan suatu tempat
yang tepat guna memperoleh bahan-bahan dan informasi yang relevan untuk
dikumpulkan, dibaca dan dikaji, dicatat dan dimanfaatkan. Seorang peneliti hendaknya
mengenal atau tidak merasa asing dilingkungan perpustakaan sebab dengan mengenal
situasi perpustakaan, peneliti akan dengan mudah menemukan apa yang diperlukan.
Untuk mendapatkan informasi yang diperlukan peneliti mengetahui sumber-sumber
informasi tersebut, misalnya kartu katalog, referensi umum dan khusus, buku-buku
pedoman, buku petunjuk, laporan-laporan penelitian, tesis, disertasi, jurnal,
ensiklopedia. Dengan demikian peneliti akan memperoleh informasi dan sumber yang
tepat dalam waktu yang singkat. Tujuan Studi Kepustakaan atau Tinjauan Pustaka
adalah untuk:
1) Menemukan suatu masalah untuk diteliti. Dalam arti bukti-bukti atau
pernyataan bahwa masalah yang akan diteliti itu belum terjawab atau belum
terpecahkan secara memuaskan atau belum pernah diteliti orang mengenai
tujuan, data dan metode, analisa dan hasil untuk waktu dan tempat yang sama.
2) Mencari informasi yang relevan dengan masalah yang akan diteliti.
3) Mengkaji beberapa teori dasar yang relevan dengan masalah yang akan diteliti.
Menggali teori-teori yang relevan dengan permasalahan penelitian dan
melakukan komparasi-komparasi dan menemukan konsep-konsep yang relevan
dengan pokok masalah yang dibahas dalam penelitian.
4) Mencari landasan teori yang merupakan pedoman bagi pendekatan pemecahan
masalah dan pemikiran untuk perumusan hipotesis yang akan diuji dalam
penelitian. Sebab dalam ilmu pengetahuan pada umumnya teori mempunyai dua
fungsi pokok yaitu: a). menerangkan generalisasi empiris yang sudah diketahui;
14
dan b). meramalkan generalisasi empiris yang belum diketahui. Untuk jenis -
penelitian tertentu, misalnya penelitian eksploratif, mungkin hipotesis tidak ada,
namun demikian tidak akan membebaskan peneliti dan menyajikan penelaahan
kepustakaan.
5) Untuk membuat uraian teoritis dan empiris yang berkaitan dengan faktor,
indikator, variable dan parameter penelitian yang tercermin di dalam masalah-
masalah yang ingin dipecahkan.
6) Memperdalam pengetahuan peneliti tentang masalah dan bidang yang akan
diteliti.
7) Agar peneliti dapat pandai-pandai memanfaatkan informasi dari suatu makalah
yang diperlukan bagi penelitiannya, terutama yang terkait dengan objek dan
atau sasaran penelitiannya. Sekurang-kurangnya peneliti dapat menyadap
tujuan, data dan metode, analisis dan hasil utama penelitian.
8) Mengkaji hasil-hasil penelitian terdahulu yang ada kaitannya dengan penelitian
yang akan dilakukan. Artinya hasil penelitian terdahulu mengenai hal yang akan
diteliti dan atau mengenai hal lain yang berkaitan dengan hal yang akan diteliti.
9) Menelaah hasil penelitian sebelumnya diarahkan pada sebagian atau seluruh
dari unsur-unsur penelitian yaitu: tujuan penelitian, metode, analisis, hasil
utama dan kesimpulan. Hasilnya berupa ulasan tentang penelitian yang sama
atau serupa dengan masalah yang akan diteliti yang telah dilakukan di tempat
lain atau tempat yang sama dengan daerah penelitian. Dan untuk menunjukkan
perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian yang-akan dilakukan
10) Mendapat informasi tentang aspek-aspek mana dari suatu masalah yang sudah
pernah diteliti untuk menghindari agar tidak meneliti hal yang sama.
15
2.1.7. Pengertian Wawancara
Menurut Chakravarty (2002:92) Wawancara adalah interaksi dimana mencakup
informasi spesifik dari subjek informasi. Informasi yang tidak hanya mencakup poin-
poin fakta saja tetapi juga opini.
16
2.2. Pengertian Khusus
2.2.1. Pengertian ERP
Menurut Leon (2000:3) Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan teknik
dan konsep yang digunakan untuk pengelolaan keseluruhan bisnis secara terpadu, dari
sudut pandang penggunaan manajemen sumber daya secara efektif, untuk
meningkatkan efisiensi perusahaan.
Menurut Kumar dan Hillegertsberg (2012:157) sistem ERP mengintegrasikan
semua fungsi manajemen bisnis seperti planning inventory/ material management,
engineering, order processing, manufacturing, purchasing, accounting and finace,
human resource, dan sebagainya. Software ERP dikembangkan dan di-update setiap
saat untuk membantu organisasi menjadi lebih baik. Sistem ERP dijelaskan sebagai
‘paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi yang mengintergrasikan informasi
dan informasi berdasarkan proses baik di dalam maupun antar area fungsional
organisasi’.
Paket ERP ditargetkan pada industri manufaktur, dan terutama terdiri dari
fungsi untuk perencanaan dan pengelolaan bisnis inti seperti manajemen penjualan,
manajemen produksi, akuntansi dan urusan keuangan.
17
2.2.2. Pengertian Proses Bisnis
Menurut Hollander, Denna, Cherrington. (2000:340) Tujuan utama dari proses
Human Resource adalah untuk menyediakan tenaga kerja manusia dan keahlian yang
diperlukan oleh organisasi untuk dapat berfungsi secara efektif dan efisien. Orang-
orang bekerja untuk perusahaan umumnya dianggap aset perusahaan yang paling
berharga. Beberapa tanggung jawab penting yang diemban oleh Human Resource
adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusia, mempekerjakan
orang-orang untuk mengisi kebutuhan tersebut, melatih orang-orang yang dipekerjakan
untuk dapat berfungsi secara efektif pada pekerjaan yang ditugaskan, mengevaluasi
kinerja karyawan, membayar karyawan atas apa yang sudah dikerjakan, menangani
pemberhentian karyawan dan pensiun.
2.2.3 Pengertian Flowchart
Menurut Robertson (2006:264) Flowchart adalah representasi grafikal dari
sebuah program lagikal dengan menggunakan sekumpulan simbol dan garis standar
yang geometris. Simbol-simbol yang digunakan dalam penggambaran flowchart adalah
sebagai berikut:
Terminal Symbol
Mengindikasikan titik start atau stop pada logika
program. Setiap flowchart harus dimulai dengan terminal
symbol.
Input / Output symbol
Merepresentasikan proses input maupun output
dalam algoritma seperti input tulisan.
Process symbol
18
Merepresentasikan setiap proses dalam algoritma
seperti menjalankan proses perhitungan. Penting untuk
memperhatikan pengendalian alur proses.
Predefined process symbol
Merepresentasikan sebuah module dalam algoritma
yang menjadi standar proses.
Decision symbol
Merepresentasikan decision dalam logika program
yang melibatkan perbandingan antara dua nilai. Simbol ini
diikuti dengan path alternatif pilihan dari decision baik itu
bernilai true atau false
Flowlines
Flowline menghubungkan simbol-simbol dalam
flowchart yang memiliki ujung panah.
2.2.4 Pengenalan SAP
Menurut Leon (2005:233) SAP ditemukan pada tahun 1972 dengan nama SAP
(Systems, Application and Products in Data Processing) di Walldoft, Jerman. Pada
mulanya SAP merupakan nama sebuah perusahaan sistem komputer. Sistem SAP
terdiri dari modul-modul terintegrasi yang mencakup setiap aspek manajemen bisnis
secara virtual.
19
Menurut Anonimous (1999:65) salah satu software yang dikeluarkan oleh SAP
adalah SAP R/3. Pemasangan SAP R/3 sendiri termasuk didalamnya satu set
komponen yang membentuk sistem. Set yang dimaksud mengacu pada R/3 BASIS dan
R/3 standard system. SAP R/3 BASIS menyediakan tools untuk membangun sebuah
rangkaian program terintegrasi yang mampu memenuhi persyaratan yang diberikan
perusahaan dan berubah seiring dengan perkembangan perusahaan. Sebuah aplikasi
SAP R/3 merupakan satu set program yang didesain untuk satu tipe pemrosesan data
bisnis yang spesifik secara terintegrasi. Berikut ini merupakan beberapa aplikasi modul
dalam SAP R/3:
a. FI-Financial Accounting
b. CO-Controlling
c. EC-Enterprise Controlling
d. TR-Treasury
e. PS-Project System
f. PP-Production Planning
g. PP-PI- Production Planning for the Process Industries
h. PM-Plant Maintenance
i. SD-Sales and Distribution
j. HR-Human Resources
k. MM-Material Management
20
2.2.5 Pengenalan Metodologi SAP
Menurut Anonimous (1999:74-4) Accelerated SAP sudah menjadi metodologi
setiap pengguna untuk pengimplementasian SAP R/3 secara cepat pada perusahaan-
perusahaan besar. ASAP dapat dikontrol melalui internet dan seperti komponen bisnis
lainnya, ASAP juga memiliki siklus bisnis yang terpisah.
Menurut Momoh, Roy, Shebab (2008:95) SAP mengenalkan metodologi
implementasi ASAP dengan tujuan mempercepat implementasi projek SAP.
Implementasi ASAP adalah struktur implementasi yang dapat membantu manager
untuk mencapai implementasi yang lebih cepat dengan persetujuan pengguna,
penjelasan tahapan implementasi yang jelas, dan efisiensi dokumentasi dalam fase-fase
implementasi.
Menurut Anonimous (1999:650), ASAP Roadmap adalah sebuah perencanaan
proyek dengan penjelasan terperinci mengenai apa, mengapa, dan bagaimana suatu
kegiatan tertentu dilakukan. Sebagai contoh: checklists, templates, questionnaire, dan
panduan teknikal termasuk mengambil alih peran dari penggunaan panduan manajemen
implementasi yang digunakan sebelumnya.
Beberapa panduan teknikal dan technical accelerators dalam ASAP roadmap
adalah sebagai berikut:
a. Interface Adviser, yang dapat dijalankan sebagai stand alone Internet-enabled
Inormation untuk penggunaan BAPI standar dan untuk membuat interface
antara semua komponen SAP dan semua pihak ketiga yang diakui.
b. Data Conversion
c. Authorization
21
d. Printer setup.
Konfigurasi dipandu oleh perencanaan bisnis dan dibantu oleh berbagai
template industry yang spesifik. Satu paket ASAP mengatur konsultasi penggunaan
tugas pendukung dimana input dari spesialis bersifat penting.
Paket ASAP menyediakan project plan dan sebuah checklist yang mencakup
keseluruhan implementasi. Perencanaan yang digunakan mengambil pendekatan teknik
kesinambungan sistem, yang dimulai dengan melihat komponen sistem R/3 yang
mungkin akan digunakan pada persyaratan bisnis dimasa yang akan datang. Setelah
persyaratan bisnis teridentifikasi atau yang disebut juga Business Blueprint, sistem
ASAP membuat rekomendasi dan usulan berdasarkan Best Business Practice dan
kompenen SAP R/3 tersedia sebagai pendukung. Hasil dari proses ini diidentifikasi
sebagai baseline system. Kegiatan fine-tuning dan persiapan akhir dilakukan melalui
proses pengulangan kostumisasi dan proses konfigurasi.
Menurut Anonimous (1999:74-4) komponen yang membentuk ASAP adalah:
Metodologi - The Roadmap ASAP mendefinisikan tahapan proses pelaksanaan
dan mendukung dengan rencana proyek yang komprehensif. Rencana proyek
terdiri dari MS Project template menyediakan struktur rincian kerja lengkap dan
tugas sumber daya.
Tools - Proses ASAP didukung oleh satu set lengkap sistem, baik berbasis PC
dan sistem R/3.
Layanan - Hotline, Konsultasi, Pelatihan, Ulasan Proyek, SAPNet
22
Proyek terkait seperti Pengetahuan Manajemen Proyek, Manajemen Perubahan,
Analisis Risiko dan Tinjau Program.
Definisi masing-masing poin dalam roadmap:
1. Project Preparation – menginisiasi perencanaan awal dan perencanaan untuk
R/3 project. Project Preparation membahas Project Charter, Project Plan,
Scope, Project Team Organization, Project Standards (Status, keywords,
document type) & Proces Time frame.
2. Business Blueprint - Dokumentasi hasil-hasil yang dikumpulkan mengenai
persyaratan proses bisnis perusahaan secara mendetail yang dijelaskan dalam
bentuk CI Template.
Persyaratan standar proses, analisa, dokumentasi dan scoping.
Visualisasi dari standar proses bisnis dengan membuat scenario,
dokumentasi produk, demo dan transaksi.
Generation of blueprint.
Business Blueprint bertujuan untuk pemahaman tentang bagaimana
perusahaan menjalankan bisnis mereka dalam R/3 Sistem. Business
Blueprint membuat Q&Adb (Question and Answer Database) dengan
pertimbangan mengenai Business Strategy, Organization, General Setting,
Master Data, Business Process, Cross Application, dan Development.
Business Blueprint menghasilkan laporan dalam bentuk word document.
23
Q&Adb mencakup Organizational Questions, Customer Input (CI)
Templates, Business Process Questions, Issues Database, Documentation
3. Realization - Menerapkan semua persyaratan bisnis dan proses berdasarkan
Business Blueprint. Realization akan mengkonfigurasi sistem secara bertahap
dalam dua bagian pengerjaan yaitu Baseline dan konfigurasi akhir. Realization
membuat empat Master List antara lain; Excel Spreadsheets untuk
pengembangan Organization, Business Process dan Authorizations berdasarkan
analisa Q&Adb dalam tahapan Business Blueprint dan berdasarkan BPP,
Configuration Plan, Testing Plan dengan Development Programs, EU Training
Material. Dalam tahap realisasi tim akan melakukan beberapa kegiatan antara
lain UAT (user acceptance test) yang dilakukan untuk mengecek apakah sistem
yang sudah dikonfigurasi dapat dijalankan dengan baik oleh user sekaligus
memberikan pelatihan singkat kepada core user yang akan menggunakan
sistem.
4. Final Preparation – tahap training pengguna sistem, manajemen sistem dan
cutover kegiatan untuk menyelesaikan kesiapan untuk menjalankan sistem baru.
Selanjutnya, Final Preparation berfungsi untuk menyelesaikan semua masalah
teknis secara kritis. Tahap Final Preparation mencakup Stress Test, Volume
Test, Cut-Over Plan, Technical Operations Manual, and Delivery End User
Training.
5. Go Live and Support - Transisi dari lingkungan berorientasi proyek, pra-
produksi untuk operasi produksi yang berhasil.
24
6. Continuous Improvement - Menyediakan dukungan dan bantuan untuk posting
go-live. Ini mencakup solusi untuk kegiatan-kegiatan yang standar di
lingkungan yang produktif: perubahan Bisnis, teknologi berubah, atau
perubahan dalam komunitas pengguna.
25
2.2.6 Pengenalan Modul Human Capital Management pada SAP
Menurut Pankaj, Bhare, Gulhane (2012:1157) fungsi dari departemen Human
Resource adalah administrasi umum pada semua perusahaan pada umumnya.
Organisasi memiliki aturan formal, evaluasi dan proses pembayaran. Kefisienan dan
keefektifan pengelolaan dari ‘Human Capital’ berkembang menjadi sangat penting dan
kompleks. Fungsi HR meliputi karyawan dimana termasuk history personal,
kemampuan, prestasi dan gaji. Untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi tersebut
organisasi kemudian mengotomatisasikan proses dengan menggunakan spesialis sistem
Human Resource Management.
Menurut YASH Technologies (2011:1) keuntungan menggunakan sistem SAP
ERP Human Capital Management (HCM) adalah standarisasi proses bisnis HR secara
global, menghasilkan laporan internasional yang akurat, mengurangi biaya
maintenance dan biaya pengelolaan.
Menurut Hoch dan Dulebohn (2013:115). Human Resource Management
System (HRMS) atau Human Resource Information System menyediakan kapasitas
dalam mengelola aspek sumber daya manusia di organisasi dan ditampilkan dalam satu
modul utama dalam ERP. dimana meningkatkan kompleksitas dengan modul ERP
dalam mengimplementasi proyek ERP, mengimplementasi modul ERP/HRMS adalah
usaha utama. Elektronik human resource (e-HR) adalah bagian dari HRMS dan
menggunakan software tools yang mengizinkan anggota organisasi untuk mengakses
fungsi spesifik HR, informasi dari HRMS dan mengerjakan kegiatan HR melalui
intranet atau internet via web portal.
26
Aplikasi SAP R/3 HR-Human Resources menyatukan komponen besar yang
terintegrasi dengan SAP R/3 sistem. Aplikasi modul SAP R/3 dirancang untuk
melayani keuangan dan keterampilan pekerja.
1. Company Code
Dalam buku Anonimous (1999:23-24) jika dua atau lebih perusahaan yang
secara legal merupakan perusahaan independent bergabung dengan organisasi
client, maka masing-masing dari perusahaan ini akan memiliki kode perusahaan
yang berbeda sehingga proses akuntansinya dilakukan secara independent.
Pada proses kostumisasi, setiap perusahaan akan diberikan (4)empat digit
alfanumerik sebagai nomor identifikasi. Company Code yang digunakan di modul
Personnel Administration akan sama dengan nomor yang digunakan di aplikasi
lainnya dalam pengimplementasian SAP R/3, seperti Controlling, Finnancial
Accounting, Material Management, atau Sales and Distribution.
Modul Personnel Administration menggunakan Company Code untuk
mengidentifikasi berbagai nilai default yang ada pada saat data baru dimasukkan
atau pada saat persiapan report. Company Code juga digunakan pada beberapa hal
berikut:
27
a. Sebagai elemen dalam pemeriksaan otorisasi
b. Memberikan nilai default untuk Country Key yang berberhubungan dengan
data pribadi karyawan, alamat dan data perbankan
c. Memilih nilai default untuk Currency Key yang berhubungan dengan basic
pay karyawan
d. Memilih Language Key untuk tampilan teks, sepeerti informasi remunerasi
karyawan
2. Personnel Area
Adalah pengelompokkan karyawan berdasarkan tempat bekerja karyawan
tersebut. Sebuah Personnel Area menunjukkan nilai-nilai default yang didapatkan
dari catatan yang dibuat sehubungan dengan unit organisasi atau posisi yang
ditempati oleh satu orang. Setiap Personnel Area berada dalam lingkup satu
Company Code yang akan berpengaruh terhadap Cost Centre yang terkait.
3. Personnel Subarea
Adalah divisi yang berada dibawah Personnel Area. Perencanaan Jadwal
Kerja (Work Schedule Planning), Pengelolaan Skala Gaji (Management Pay Scale),
Struktur Jenis Upah (Wage Type Structure) merujuk pada Personnel Subarea. Fitur
pengendalian yang dibutuhkan oleh kondisi yang berbeda disimpan pada Personnel
Area.
28
4. Infotype
Adalah data pribadi yang tersimpan dalam kelompok informasi yang
masing-masing dapat dikontrol untuk lingkup dan otorisasi.
Menurut Anonimous (1999:14-15) Infotype adalah personal data yang
disimpan dalam kelompok informasi dimana setiap informasi dapat dikontrol untuk
scope dan akses otorisasi.
Kelas penyimpanan untuk menggabungkan kumpulan record yang saling
berhubungan sehingga pengguna dapat inspect dan alter beberapa record yang
dimasukkan.
5. Implementation Guide
Menurut SAP, Implemetation Guide adalah alat yang digunakan dalam
menyesuaikan sistem R/3 terhadap persyaratan yang diajukan oleh perusahaan.
Implementation Guide digunakan untuk menstrukturisasi dan mengelola
implementasi sistem R/3 dalam perusahaan. Dalam hal ini terdapat tiga jenis
Implementation Guide, yaitu:
- The SAP Reference IMG, merupakan guidance yang digunakan untuk
pengaturan kostumisasi dan komponen aplikasi yang umumnya digunakan
oleh seluruh Negara.
- Project IMGs, merupakan guidance yang menjelaskan semua aktivitas
kostumisasi yang dilakukan dalam proyek.
29
- Porject View IMGs, merupakan guidance yang didokumentasikan
berdasarkan suatu submodul dalam semua proyek. Contohnya dalam proyek
implementasi HCM maka dibuatkan IMG untuk submodul Payroll.
6. Legacy Systems Migration Workbench
Menurut Hollander, Denna, Cherrington. (1999:649) The Workbench
LSMW adalah alat yang mendukung standar yang memungkinkan untuk migrasi
dari non-SAP system ("Legacy Sistem") ke SAP R/3 sistem. Syarat minimum yang
dibutuhkan adalah programer ahli karena proses ini mencakup prosedur yang
memastikan konsistensi, fleksibilitas dan penggunaan uang dari migrasi semua
program yang dibuat pada workbench.
2.2.7 Pengenalan Personnel Management
Modul Personnel Administration digunakan untuk mengelola prosedur-
prosedur yang ada dalam perusahaan meliputi payroll, employee benefit enrollment,
dan compensation.
Perekrutan (recruitment)
Menurut Larocca (1999:155) komponen ini membantu perusahaan untuk
mengelola perekrutan karyawan untuk semua area agar lebih fleksibel, dimana
proses ini pada SAP dimulai dengan membuat atau menyediakan satu atau lebih
posisi kosong yang kemudian diiklankan kepada para calon pelamar. Kesuksesan
perekrutan karyawan ditentukan dengan melihat potensi karyawan yang cocok
untuk memenuhi persyaratan untuk menempati posisi kosong dalam perusahaan.
30
Keuntungan utama dari komponen perekrutan adalah otomatisasi yang
ditawarkan sebagai berikut:
1) Workforce Requirement and Advertising
2) Application Administration
3) Selection of Applicant
Perubahan Status karyawan (Organizational Assignment)
Menurut Anonimous (2006:27-28) komponen Organizational assignment
digunakan untuk meng-assign seorang karyawan kedalam enterprise, personnel dan
organizational structures. Informasi pada komponen ini sangat penting untuk
pengecekan otorisasi, pengisian additional data, dan untuk pengelolaan waktu dan
akuntansi penggajian. Pada saat mengisi organizational assignment, maka
karyawan akan di-assign ke satu Company Code, satu personnel area, dan satu
payroll area. Hasil dari proses pengisian ini adalah terbentuknya unit organisasi,
sebuah job dan sebuah cost centre.
Menurut Que, Blain, Bernard, dan Max (1999:259) Komponen ini juga
mencatat perubahan status atau posisi karyawan dalam personnel structure dan
struktur perusahaan. Personnel event ini memastikan bahwa semua infotype yang
terkait saat dibuatnya catatan perubahan status karyawan yang baru.
Menurut Siagian (1994:169-174) Perubahan status karyawan ini meliputi:
- Promosi ialah apabila seorang pegawai dipindahkan dari satu pekerjaan ke
pekerjaan lain yang tanggung jawabnya lebih besar, tingkatannya dalam
hierarki jabatan lebih tinggi dan penghasilannya pun lebih besar pula.
31
Promosi didasarkan pada prestasi kerja menggunakan atas hasil karya yang
sangat baik dalam promosi atau jabatan sekarang. Tidak ada jaminan penuh
bahwa orang yang dipromosikan benar-benar memenuhi harapan organisasi.
Karena itulah analisis yang matang mengenai potensi yang bersangkutan
perlu dilakukan.
- Mutasi atau disebut alih tugas terdiri dari dua jenis, yaitu bentuk pertama
adalah penempatan seseorang pada tugas baru dengan tanggung jawab,
hierarki jabatan dan penghasilan yang relatif sama dengan statusnya yang
lama. Bentuk lain adalah seorang pekerja melakukan pekerjaan yang sama
atau sejenis, penghasilan tidak berubah dan tanggung jawab pun relatif
sama, hanya saja secara fisik lokasi tempatnya bekerja lain dari yang
sekarang.
- Demosi adalah seseorang yang karena berbagai pertimbangan mengalami
penurunan pangkat atau jabatan dan penghasilan serta tanggung jawab yang
semakin kecil. Pada umumnya demosi dikaitkan dengan pengenaan suatu
sanksi disiplin karena berbagai alasan, seperti:
a. Penilaian negatif oleh atasan karena prestasi kerja yang tidak/kurang
memuaskan.
b. Perilaku pegawai yang dysfunctional, seperti tingkat kemangkiran
yang tinggi.
Situasi lain yang berakibat demosi adalah kegiatan organisasi yang
menurun, baik sebagai akibat faktor internal maupun eksternal, namun tidak sampai
berakibat pada pemutusan hubungan kerja.
32
Hal lain yang menyebabkan terjadinya demosi adalah karena permintaan
karyawan.
Konfirmasi (Confirmation)
Pemberhentian Kerja (Termination)
Menurut Flippo dan Masud (n.d:291-292) Seorang karyawan yang
memenuhi syarat dibebaskan dari pengkaryaan (pemberhentian) karena organisasi
itu tidak lagi memerlukan jasanya. Pemberhentian dapat bersifat sementara karena
perusahaan sedang menyesuaikan diri dengan variasi dalam permintaan pasar atas
produknya. Pemberhentian itu dapat juga untuk selamanya karena perusahaan
menutup usaha atau pindah ke tempat yang jauh. Perusahaan juga dapat
memberhentikan karyawannya karena lanjut usia.
Menurut Nitisemito (1982.). Pemutusan kerja yang datangnya dari pihak
karyawan, pada umumnya perusahaan yang bersangkutan tidak mendapatkan beban
kewajiban. Sebaliknya pemutusan hubungan kerja datang dari perusahaan pada
umumnya menimbulkan beban kewajiban bagi perusahaan yang terkait berupa uang
pesangon, perawatan rumah sakit, pensiun dan sebagainya. Meskipun demikian
apabila pemutusan hubungan itu karena kesalahan karyawan yang bersangkutan,
misalnya melakukan pencurian maka disini pada umumnya perusahaan tersebut
tidak diberikan beban kewajiban.
2.2.8 Pengenalan Time Management
Menurut Anonimous (2006:133) Time Management berfungsi sebagai pengatur
jam kerja karyawan secara keseluruhan yang mencakup banyak kegiatan yang
berhubungan dengan time.
33
Evaluasi kerja dilakukan oleh karyawan dan untuk menentukan ketersediaan
karyawan dalam enterprise yang merupakan sebuah unsur penting di dalam human
resources system. Informasi ini juga relevan untuk area lainnya seperti controlling dan
Logistic, dan merupakan sebagai faktor yang mempengaruhi dalam mengambil
keputusan.
Informasi yang ada dalam waktu kerja karyawan nantinya akan digunakan
untuk perhitungan gaji pada bagian Payroll.
Beberapa pilihan yang tersedia untuk pencatatan jam kerja karyawan:
Time Manager’s Workplace(TMW)
A Central time sheet
Online menus
Time Recording System
Employee Self-Services Applications (ESS)
Planned Working Time didefinisikan dalam business environment sebagai masa
kerja setiap harinya dari awal sampai akhir waktu, juga termasuk istirahat atau off. Dari
yang sudah ditentukan planned working time untuk karyawan maka, pengguna dapat
menentukan berapa lama mereka harus bekerja di perusahaan sehari – harinya.
Untuk pencatatan waktu jam kerja karyawan dalam SAP ERP HCM Time
Management, seperti jam kerjanya, perjalanan dinas, cuti, atau penggantian, maka
pengguna dapat menggunakan bervariasi sistem dan metode seperti:
Online by Time Admin
Separate time recording systems
Cross Application Time Sheet (CATS)
Employee Self Service applications (ESS)
34
Customer systems with an interface to the SAP System
Time Administrator dapat melakukan pencatatan dengan berbagai cara seperti:
Time Manager’s Workplace (TMW): Mengelola data untuk grup karyawan
Maintain Individual Infotypes: Mencatat dan mengganti data pada layar infotype
Fast Entry: Memasukan data untuk satu infortype untuk banyak karyawan
secara bersamaan
Dalam Time Management juga dapat memasukan Public Holiday untuk setiap
perusahaan, dan nantinya tidak akan mempengaruhi jatah cuti, bonus dan lainnya.
35
2.2.8.1. Recording Time Data
Menurut Anonimous (2006:146) dalam SAP ERP HCM Time Management,
diharuskan memiliki catatan master data infotype tertentu, yang harus pengguna
buatkan untuk setiap karyawan. Time Management data disimpan didalam master
data record yang sama yang digunakan oleh HCM area lainnya seperti Payroll atau
Personnel Planning and Development.
Pencatatan kehadiran karyawan dapat berupa perjalanan dinas, partisipasi
dalam seminar, jam kerja, ataupun mengajar dalam pelatihan training. Kehadiran
dimasukan ke dalam sistem yang bernama Time Manager’s Workplace
menggunakan relevant time data IDs. Informasi tersebut akan disimpan ke dalam
attendances infotype (2002). Time Evaluation menghitung overtime secara otomatis
berdasarkan waktu yang sebenarnya.
Absences karyawan biasanya meliputi cuti dan sakit. Absences akan
dihitung berdasarkan personal work schedule karyawan tersebut. Absences akan
disimpan didalam absences infotype (2001).
Attendances dan absences dapat berupa setengah hari, satu hari full ataupun
beberapa hari. Pengguna dapat menentukannya melalui customizing.
Absence quota adalah jumlah batas absen yang diperbolehkan untuk setiap
karyawan, demikian juga dengan attendance/ kuota kehadiran adalah jumlah
kehadiran yang harus dilaksanakan oleh karyawan.
Quota overview memberikan penjelasan berikut:
Gambaran yang jelas untuk hak absen karyawan yang sekarang.
36
Informasi yang detail mengenai hak kuota cuti yang dihasilkan otomatis
dari sistem.
Pilihan untuk memperbaiki kuota hak absen secara manual.
Proyek simulasi untuk kuota hak absen yang akan dating.
Kemampuan untuk mencetak gambaran dari proyek kuota hak absen.
2.2.8.2. Evaluating Time Data
Berikut adalah master data infotype yang digunakan dalam Time
Management:
Organizational Assignment (0001)
Personal Data (0002)
Time recording information (0050),Infotype ini digunakan dalam Time
Evaluation.
Absences Quota (2006)
Front-end sistem pencatatan jam kerja biasanya digunakan untuk pencatatan
aktual data. Karyawan yang menggunakan sistem ini untuk pencatatan jam awal
kerja dan jam akhir kerja (Actual Working Time) menggunakan mesin absensi
melalui ID Card. Data tersebut kemudian akan di-upload ke HCM System, dimana
digunakan untuk proses Time Evaluation. Sistem akan membandingkan actual time
karyawan dengan jadwal kerja bulanan.
Time Recording System memperbolehkan untuk melakukan pencatatan
secara otomatis yaitu melalui mesin absensi. Karyawan dapat melakukan
pencatatan ke sistem ketik:
Sampai ditempat kerja
37
Istirahat
Work off-site
Pulang kerja
Time Evaluation dijalankan dengan time evaluation driver RPTIME00. Time
Evaluation biasanya dijalankan sekali sehari, yaitu pada tengah malam.
Laporan Time evaluation dapat juga dijalankan untuk periode yang akan
datang. Evaluasi yang mendatang dapat sangat berguna ketika situasinya seperti
berikut:
Pengguna ingin time evaluation untuk menentukan antisipasi hak
absence ketika absence quota sudah di-generated secara otomatis
Pengguna ingin mengevaluasi rencana kerja dalam rencana shift ketika
mengambil antisipasi pendapatan lembur.
Time Evaluation akan membandingkan time events yaitu clock-in dan
clock-out dengan planned working time infotype (2007), untuk
mengetahui apakah karyawan tersebut memiliki overtime atau tidak
yang nantinya akan mempengaruhi pada proses payroll.
2.2.9 Pengenalan Payroll
Menurut Anonimous (2006:185) Sub Modul Payroll didalam Modul SAP –
HCM digunakan untuk menghitung remunerasi setiap individu karyawan. Lebih
spesifik, payroll adalah tempat dilakukannya proses dari berbagai macam proses seperti
create payroll result, pay slip dan bank transfer.
Payroll meng-cover beberapa aktifitas setelah proses payroll:
- Transfer hasil proses payroll ke Accounting.
38
- Berbagai macam evaluasi seperti evaluasi terhadap payroll account.
Perhitungan terhadap pembayaran terdiri dari 2(dua) langkah utama:
- Menghitung elemen remunerasi.
- Menghitung potongan-potongan (sekali ataupun periode).
Baik perhitungan elemen remunerasi dan potongan-potongan, menghitung
setiap pembayaran dan potongan secara indivual, dimana akan menghitung per
karyawan selama periode payroll berjalan.
Elemen remunerasi untuk seorang karyawan terbentuk dari komponen upah
setiap individu yang digunakan selama periode payroll. Pembayaran seperti
Gaji Pokok, Tunjangan Cuti, Tunjangan Kendaraan, Tunjangan Transportasi
dan berbagai macam incentive dan overtime termasuk dalam penghitungan
remunerasi. Potongan-potongan dapat di buat seperti excess claim, medical
loans, car loan, potongan karena absensi. Setiap benefit yang diterima
karyawan akan dihitung juga pajak atas benefit tersebut.
Jenis potongan seperti Jamsostek dihitung berdasarkan gaji pokok
mengikuti aturan pemerintah, sedangkan potongan/ perhitungan pajak
didasarkan pada pendapatan secara Nett.
Pembayaran kepada karyawan di transferkan melalui bank dan jumlahnya
akan dimunculkan pada pay slip per setiap karyawan.
39
2.2.9.1. Tunjangan (Allowance )
Menurut Masud (1994:55) tunjangan meliputi semua pengeluaran yang
dirancang untuk kepentingan para karyawan selain upah dasar yang biasa dan
kompensasi variabel langsung yang berhubungan dengan keluaran.
Jenis-jenis tunjangan menurut kategori utama dapat meliputi hal-hal berikut:
Pembayaran untuk waktu tidak bekerja (Payment for time not worked).
Perlindungan terhadap bahaya (Hazard protection).
Pelayanan karyawan (Employee service).
Pembayaran yang dituntut oleh hukum (regally required payments).
40
2.2.9.2. Tax
Menurut Smeets (1951) pajak adalah prestasi kepada pemerintah yang
terutang melalui norma-norma umum, dan yang dipaksakan, tanpa adakalanya
kontraprestasi yang dapat ditunjukkan dalam hal yang individual; maksudnya
adalah untuk membiayai pengeluaran pemerintah.
Menurut Soemitro Pajak adalah iuran rakyat kepada kas negara berdasarkan
undang-undang (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapati imbal
(kontraprestasi), yang langsung dapat ditunjukan dan yang digunakan untuk
membayar pengeluaran umum”, dengan penjelasan sebagai berikut: “Dapat
dipaksakan” artinya: bila utang pajak tidak dibayar, utang tersebut dapat ditagih
dengan menggunakan kekerasan, seperti surat paksa dan sita, dan juga
penyanderaan; terhadap pembayar pajak, tidak dapat ditunjukan jasa-imbal-balik
tertentu, seperti halnya dengan retribusi.
Besarnya potongan pajak adalah:
Karyawan yang mempunyai NPWP :
- Penghasilan > 0 - 50 juta : 5%
- Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 15%
- Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 25%
- Penghasilan > 500 jt : 30%
Karyawan yang tidak mempunyai NPWP :
- Penghasilan > 0 - 50 juta : 6%
- Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 18%
- Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 30%
- Penghasilan > 500 jt : 36%
41
2.2.9.3. Jamsostek
Menurut Khakim (2009:123) adalah suatu perlindungan bagi tenaga kerja
dalam bentuk santunan berupa uang sebagai pengganti sebagian dari hasil
penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa
atau keadaan yang dialami oleh tenaga kerja berupa kecelakaan kerja, sakit, hamil,
bersalin, hari tua dan meninggal dunia.
Program Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) merupakan bentuk
perlindungan ekonomis dan perlindungan sosial. Dikatakan demikian karena
program ini memberikan perlindungan dalam bentuk santunan berupa uang atas
berkurangnya penghasilan dan perlindungan dalam bentuk pelayanan
perawatan/pengobatan pada saat seorang pekerja tertimpa resiko-resiko tertentu.
Salah satu kewajiban perusahaan adalah mengikut sertakan karyawan dalam
program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) dan saat ini perusahaan
mengikut sertakan karyawannya dalam 4(empat) jenis produk Jamsostek yaitu:
1. Jaminan Hari Tua (JHT)
2. Jaminan Kematian (JKM)
3. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
4. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) – bersifat wajib bagi
perusahaan yang belum memberikan pelayanan kesehatan kepada
pekerja/buruh.
Top Related