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Kosten- und Leistungsrechnung an der Universität Augsburg

Oliver Seegers, Martin Hamschmidt, Harald Gilch, HIS

Augsburg, den 15. 6. 2007

Universitäre Kosten- und Leistungsrechnung

an der Universität Augsburg

KICKOFF

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Martin Hamschmidt

Organisations- und

Managementberatung

ØKLR / Controlling

ØStudierenden- und

Prüfungsverwaltung

Telefon: (0151) 147 146 76

E-Mail: [email protected]

Oliver Seegers

Hochschul-IT

Hochschulressourcen II

ØKLR / Controlling

ØCOB

Telefon: (0511) 123138-704


Dr. Harald Gilch

Organisations- und

Managementberatung

ØEinführung von IT-Systemen

ØReorganisation / Evaluation

ØVerwaltungsbenchmarking

Telefon: (0160) 906 240 56


Projektbearbeitung

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Gliederung

• Universitäre KLR im Gegensatz zur

betriebswirtschaftlichen KLR

• Organisationskonzept

• K-L-R mit HIS-Software

• Zeitplanung in Anlehnung an das Fach- und

Umsetzungskonzept der AG HSReW

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Hochschulen - erwerbswirtschaftliche Unternehmungen

Kameralistische Buchführung

Propagierte Untrennbarkeit der Prozesse in Lehre und Forschung

Lehrverflechtung

Fehlende Maßstäbe zur quantitativen Messung der Leistungen

Fehlende Marktbewertung der Leistungen

Ausgelagerte Personalkostenrechnung

Eigentums- und Nutzungsverhältnisse bei Liegenschaften

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Leistung = Erlöse ?

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Autonomie

Exzellenz in Lehre und Forschung

Internationalität

…

Ziele der Hochschule

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Schaffung neuen Wissens

Erhöhung des Bildungsniveaus

Ziele der Hochschule

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Die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung an der Universität Augsburg geschieht in enger Anlehnung an das KLR-Rahmenkonzept des Freistaates Bayern

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Präambel

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11




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17



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Gliederung







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K-L-R-Einführung: Organisationskonzept

HIS unterstützt und berät

Organisation des Projekts

„K-L-R-Einführung“

• Aufbau

• Ablauf

hochschulübergreifend

zeitlich begrenzt

Organisation der K-L-R in

den Hochschulen

• Aufbau

• Ablauf

hochschulspezifisch

dauerhaft

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K-L-R-Einführung:

Organisation in den Hochschulen

Generelle Aspekte

• Ziele und Nutzen der K-L-R für die Hochschule,

die Organisationseinheiten

• Bereitstellung der Grunddaten in den notwendigen Qualität,

Zuverlässigkeit und Kontinuität

• Zusammenfassung und Auswertung der Daten

• Verwendung der K-L-R-Ergebnisse

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K-L-R-Einführung:


Aufbauorganisation

• Wo wird die K-L-R organisatorisch verortet?

• Welche Mitarbeiter/-innen führen die K-L-R aus?

• Wer stellt die Daten bereit?

• Wer darf was? Wer hat welche Kompetenz?

• Wer entscheidet?

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Organigramm Universität Augsburg

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Organigramm zentrale Verwaltung

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K-L-R-Einführung:


Ablauforganisation

• Wann werden welche Daten bereitgestellt?

• Wann werden welche Auswertungen fertig gestellt?

• Workflows? Prozesse? Arbeitsabläufe?

• Krisenmanagement?

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Flussdiagramm K-L-R

Hochschul-

verwaltung

Unterbringung

(Bau und

Liegenschaften)

Bewirtschaftung

(Technische

Hochschulbetriebe)

Ha

up

tk

oste

nste

lle

n

Bereich 1 Bereich 2 Bereich n

Absolventen Forschungsleistungen

Personalaufwendungen

Ausgaben für Material und

Fremdleistungen

Kalk. Zinsen und Wertverlust von

Gebäuden und Anlagen

Hochschulhaushalt

Gesamtkosten des Hochschulbetriebs

Umlage der Kosten

nach Schlüssel oder Inanspruchnahme

z.B.

€/Stelle €/m2

Fläche

€/m3

Wasser,

€/MWh Energie,

€/m2

Fläche (pauschal)

Direkte Zuordnung der Kosten

nach Verursachung

€/Person Einzelabrechnung

„P

ro

du

kte

“V

ork

oste

nste

lle

n

Lehre und Forschung

Hochschul-

verwaltung

Unterbringung

(Bau und

Liegenschaften)

Bewirtschaftung

(Technische

Hochschulbetriebe)

Ha

up

tk

oste

nste

lle

n

Bereich 1 Bereich 2 Bereich n

Absolventen Forschungsleistungen

Personalaufwendungen

Ausgaben für Material und

Fremdleistungen

Kalk. Zinsen und Wertverlust von

Gebäuden und Anlagen

Hochschulhaushalt

Gesamtkosten des Hochschulbetriebs

Umlage der Kosten

nach Schlüssel oder Inanspruchnahme

z.B.

€/Stelle €/m2

Fläche

€/m3

Wasser,

€/MWh Energie,

€/m2

Fläche (pauschal)

Direkte Zuordnung der Kosten

nach Verursachung

€/Person Einzelabrechnung

„P

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du

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nste

lle

n

Lehre und Forschung

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K-L-R-Einführung:


Wie erreichen wir Akzeptanz …

• … in der Hochschule?

• … bei den Mitarbeiter/-innen?

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K-L-R-Einführung:


Akzeptanz in den Hochschulen durch

• hohe Transparenz

• kontinuierliche Kommunikation

• umfassende Information

• gute Qualität

• Einbeziehung aller Beteiligten

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K-L-R-Einführung:

begleitende Organisationsberatung

Auftakt

Aufgaben- und Prozessanalyse

Erarbeitung von Umsetzungsstrategien

Kommunikation und Dokumentation

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K-L-R-Einführung:


Aufgaben- und Prozessanalyse

• Erfasst die Rahmenbedingungen

• Identifikation der Aufgaben in den von der K-L-R

betroffenen Bereichen und der Schnittstellen

• Identifikation der involvierten Ansprechpartner/-innen in

den Fakultäten und dezentralen Einrichtungen

• Verteilung von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung

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K-L-R-Einführung:


Erarbeitung von Umsetzungsstrategien

• Vorschläge für ggf. notwendige Strukturanpassungen an die

Anforderungen der K-L-R

• Optimierte und auf die konkreten Bedingungen angepasste

Prozessabläufe

• Verbesserte IT-Unterstützung der örtlichen Prozesse

• Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und

Verantwortlichkeiten mit eindeutigen und möglichst kurzen

Entscheidungswegen

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K-L-R-Einführung:


Kommunikation und Dokumentation

• Regelmäßige Information über Projektstand und

Projektergebnisse

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K-L-R-Einführung:


Zeitplanung

• Auftakt: heute

• Aufgaben- und Prozessanalyse: bis Ende 2007

• Erarbeitung von Umsetzungsstrategien:

Oktober bis Juli 2008

• Kommunikation und Dokumentation: permanent

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U Bayreuth

U Erlangen-

Nürnberg

U Augsburg

U München

LMU

U Passau

U Regens-

burg

U BambergU Würzburg

TU

München

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K-L-R-Einführung:

Allgemeine Organisationsberatung

regelmäßige gemeinsame Workshops mit den

Universitäten Bayreuth, Erlangen-Nürnberg,

München (LMU), Regensburg, Passau

• fasst bisherige Praxisbeispiele (z. B. aus Baden-Württemberg)

zusammen

• Analysiert beispielhafte Prozesse und Strukturen

• diskutiert Konzepte aus den Hochschulen

• gibt generelle Hinweise zur Umsetzung

• moderiert den Erfahrungsaustausch

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Gliederung







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Black Box

Hochschule

Studierende

Wissenschaftl.

Personal

Verwaltungs-

Personal

Technisches

Personal

Ausstattung

Finanzmittel

Wissenschaftliche Veränderungen

Politische

Vorgaben

Rechtliche

Vorgaben

Technologische Veränderungen

Gesellschaftl.

Einflüsse

Ökonomische

Einflüsse

Berufsfähige

Absolventen

Forschungs-

leistungen

Sonstige

Lehrleistungen

Dienstleistungen

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Black Box

Hochschule

Hochschule

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Leistungen à Quantifizierte

Ausbringung

Lehrveranstaltungen

Prüfungen

Diplomarbeiten

Tutorien

Forschungsprojekte

Habilitationen

Promotionen

Patente/

Publikationen

Doktoren

Privatdozenten

Wiss. Tagungen

Absolventen

Forschung

Studium,

Lehre

Vom Staat

Verfügungs-

ermächtigung

für monetäre

Mittel,

Personal,

Flächen,

Gerätschaften

Von Dritten

Monetäre

Mittel,

Gerätschaften

Maß für zukünftig einzusetzende Produktionsfaktoren

Hochschule

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Bestandsverwaltung und Einsatz der Produktionsfaktoren

Bestellung > Beschaffung

Zahlbarmachung

Inventarisierg > Nutzbarmachg >

Abschreibg

Arbeitsge-

rät z.B. PC

BES

FSV-MBS

IVS

Flächenmanagement

Raumnutzung > Mietzahlung

Fläche

BAU

FSV-MBS

Einstellung > PersonalverwaltungPersonal SVA

Zahlbarmachung/LagerentnahmeSachmittel FSV-MBS

ZahlbarmachungMedien FSV-MBS

Studentenverwaltung >

Prüfungsverwaltung

Studien-

anfänger

SOS/POS

Zusammenwirken der Module von HIS-GX

Vergütung

Raumnutzung

Gerätenutzung

Arbeitsmittelnutzun

g

Medienverbrauch

Ausbildung

Werteverzehr

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Gerätenutzung

Vergütung

Raumnutzung

Arbeitsmittelnutzung

Medienverbrauch

Produktionsfaktoren - Einsatz

Servicenutzung

SVA/...

BAU/MBS

IVS/...

FSV-MBS/...

FSV-MBS /...

...

Abschreibungskosten

Mietkosten

Personalkosten

Sachkosten

Gemeinkosten

Servicekosten

Werteverzehr à Kosten, Kennzahlen

COB

Ausbildung

Diverse Leistungsdaten

Leistungsdaten - Erfassung

SOS/POS/...

... diverse Leistungsdaten

Studierende

COB

Wertschöpfung à Leistungen à Kennzahlen

Personal

Flächen

Produktionsfaktoren - Bestand

SVA/...

BAU/...

Studierende SOS/POS/...

Service (interne Leistung)...

Fläche je KoSt

Beschäftigte je KoStCOB

Studierende je LE/StudGang

Servicenutzung je KoSt

Verteilschlüssel

AuswertungsmodulOperative Module

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Ko

ste

n-Le

istu

ng

s-R

ela

tio

ne

n

Personelle Ausstattung: Wissenschaftler,

Nichtwissenschaftler, Professoren, ...

Absolventen, Promovierte, Habilitierte

Forschungsprojekte

Input > Ausstattungskennzahlen

Betreuung: Studierende je Wissenschaftler

Absolventen je Professor

Studierende,

Beanspruchte Verwaltungs-,Serviceleistungen:

Dezernate, Rechenzentrum, Bibliothek, ...

Kosten je Studienplatz

je Student i.d.R

je Absolvent

je Serviceleistung

je Professur

...

Gesamtkosten nach Art oder Zweck:

Kosten für Lehre

Kosten für Forschung

Kosten für Management und Service

Dienstleistungsgrad: Lehrangebot zu Lehrnachfrage

Output > Lehr – und Forschungsbezogene Kennzahlen

Raum-, Flächenausstattung: Büro-, Laborflächen,...

...

Monetäre Ausstattung

Dienstleistungen: wissenschaftliche

Veranstaltungen, Gutachten,

Beratungen

Datenspektrum von COB: für Lehreinheiten

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Ko

ste

n-L

eistu

ng

s-R

ela

tio

ne

nInput

Eingesetztes Personal:Wissenschaftler,

Nichtwissenschaftler, Professoren, ...

Studienplätze

Verweildauer: Studierende i.d.R./Studierende gesamt

Studierende, Absolventen

Lehrkosten gesamt

aus eigener Lehreinheit

Betreuung: Studierende je Professor

Absolventen je Wissenschaftler

Nachfrage: Studierende i.d.R. je Studienplatz

Lehrnachfrage

Curricularnormwert

Lehrkosten je Studienplatz

je Student i.d.R

je Absolvent

Studienanfänger

Output > Lehrbezogene Kennzahlen

Datenspektrum von COB: für Studiengänge

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K-L-R-Einführung: Zentrale Pflege von

Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträgern, …

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Über das Feld Mittelherkunft (KLR) lassen sich Geldgeber zu Gruppen

zusammenfassen. Die Geldgebergruppen können in COB-

Verteilrechnungen und -Berichten direkt angesprochen werden.

Dadurch sind nach Mittelherkunft differenzierte Kostenauswertungen

möglich.

K-L-R-Einführung: Zentrale Pflege von

Mittelgebern

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K-L-R-Einführung: Haushalt

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K-L-R-Einführung: Anlagenbuchhaltung

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K-L-R-Einführung: Flächenverwaltung

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Gliederung







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