UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD
SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS, CPA
TEMA:
“Auditoria de Gestión al departamento de talento humano para medir la eficacia y
eficiencia en la selección del personal de la Dirección de Salud de Pastaza, en la ciudad de
Puyo de enero a diciembre del 2013”
AUTORA: MONTOYA CASTILLO IVONNE CRISTINA
TUTORA: DRA. MIRYAN ARÉVALO
PUYO – PASTAZA
2016
CERTIFICACIÓN
Dra. Miryan Janeth Arévalo Haro, DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD UNIANDES –
PUYO.
CERTIFICO
En mi calidad de tutora del presente trabajo investigativo cuyo tema es: “Auditoria de
Gestión al departamento de talento humano para medir la eficacia y eficiencia en la
selección del personal de la Dirección de Salud de Pastaza, en la ciudad de Puyo de
enero a diciembre del 2013”, previo a la obtención del Título de Ingeniería en
Contabilidad y Auditoría CPA, ha sido desarrollada por la señorita Montoya Castillo
Ivonne Cristina, con número de cédula 1600507493, bajo mi tutoría y dirección,
cumpliendo con todos los requisitos y disposiciones legales establecidas por la Universidad
Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, por lo que autorizo su presentación para
los trámites pertinentes.
Puyo, Diciembre 2015
Dra. Miryan Janeth Arévalo Haro
TUTORA
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el
contenido de esta Tesis de Grado cuyo título es: “Auditoria de Gestión al departamento
de talento humano para medir la eficacia y eficiencia en la selección del personal de
la Dirección de Salud de Pastaza, en la ciudad de Puyo de enero a diciembre del
2013”, presentada como requisito para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad
y Auditoría CPA, es original de mi autoría y total responsabilidad y que los derechos de
autoría corresponden a la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES” y puede
hacer uso de los derechos correspondientes del mismo, según la Ley de Propiedad
Intelectual, por su reglamento y normativa vigente.
________________________________
Srta. Montoya Castillo Ivonne Cristina
C.I 1600507493
DEDICATORIA
A Dios, por darme sabiduría e inteligencia, por
cada una de sus bendiciones y por permitirme
culminar con éxitos mi carrera universitaria,
cumpliendo así uno de mis sueños.
A mis Padres, Manuel y Mercy; por su amor,
apoyo incondicional y por ser el pilar
fundamental en cada etapa de mi vida, por
todos sus consejos que han hecho de mí una
mujer de bien, quienes con sacrificio y entrega
contribuyeron en mi crecimiento profesional.
A mis hermanos, Andrés y Nathaly que
siempre me han brindado su apoyo y cariño, a
mi familia y amigos que de una u otra manera
se hicieron presentes, dándome ánimo para
continuar de pie en mis momentos de flaqueza.
Ivonne Cristina Montoya Castillo
AGRADECIMIENTO
Mi infinita gratitud y agradecimiento a
aquellas personas que contribuyeron en mi
formación profesional, de manera especial a
mis padres y hermanos quienes supieron
brindarme su apoyo incondicional en todo
momento.
A la Universidad Regional Autónoma de los
Andes “UNIANDES”, institución que me ha
brindado la oportunidad de cursar mis estudios
superiores, a todos los Docentes por compartir
sin reservas todos sus conocimientos, y que
con su ejemplo me enseñaron que el éxito se
logra con perseverancia y decisión… y que
con esfuerzo se obtiene la victoria.
INDÍCE GENERAL
PORTADA
CERTIFICACIÓN……………………………………………………………………………
DECLARACIÓN DE AUTORÍA……………………………………………………………
DEDICATORIA……………………………………………………………………………..
AGRACEDIMIENTO……………………………………………………………………….
ÍNDICE GENERAL………………………………………………………………………….
ÍNDICE DE TABLAS………………………………………………………………………..
ÍNDICE DE GRÁFICOS…………………………………………………………………….
ÍNDICE DE CUADROS……………………………………………………………………..
RESUMEN EJECUTIVO…………………………………………………………………....
EXECUTIVE SUMMARY.……………………………………………………………….....
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1
I. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................... 1
II. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 2
III. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................... 3
IV. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................... 3
V. OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN .............................. 4
VI. LINEA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................. 4
VII. OBJETIVOS .............................................................................................................. 4
- OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 4
- OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................... 4
VIII. IDEA A DEFENDER ................................................................................................ 5
IX. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................... 5
X. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................ 7
XI. METODOLOGÍA ...................................................................................................... 7
- MÉTODOS ................................................................................................................ 7
- TÉCNICAS ................................................................................................................ 8
XII. ESQUEMA DE LA TESIS ....................................................................................... 8
XIII. SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA ............................................................................... 10
CAPITULO I: MARCO TEÓRICO ................................................................................ 11
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ....................... 11
1.1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA AUDITORÍA ............................................ 11
1.1.2. DEFINICIÓN Y CONCEPTOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ........... 12
1.1.2.1. Gestión .............................................................................................................. 12
1.1.2.2. Control ............................................................................................................... 13
1.1.2.3. Control de gestión ............................................................................................. 13
1.1.2.4. Propósito del control de gestión ........................................................................ 13
1.1.3. INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL DE GESTIÓN .................................... 14
1.1.3.1. Elementos de Gestión ........................................................................................ 14
1.1.3.1.1. Economía ................................................................................................... 14
1.1.3.1.2. Eficiencia ................................................................................................... 15
1.1.3.1.3. Eficacia ...................................................................................................... 15
1.1.3.1.4. Ecología ..................................................................................................... 16
1.1.3.1.5. Ética ........................................................................................................... 16
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL
OBJETO DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................ 17
1.2.1. Auditoría............................................................................................................ 17
1.2.1.1. Definición .......................................................................................................... 17
1.2.1.2. Objetivo ............................................................................................................. 17
1.2.1.3. Clasificación de la auditoría .............................................................................. 18
a) Por la procedencia del auditor: .......................................................................... 18
b) Por su área de Aplicación .................................................................................. 19
1.2.2. Auditoría de Gestión ......................................................................................... 20
1.2.2.1. Origen ................................................................................................................ 20
1.2.2.2. Definición .......................................................................................................... 20
1.2.2.3. Propósito............................................................................................................ 21
1.2.2.4. Objetivos ........................................................................................................... 21
1.2.2.5. Alcance .............................................................................................................. 22
1.2.2.6. Enfoque ............................................................................................................. 24
1.2.2.7. Riesgos de Auditoría de Gestión ....................................................................... 24
1.2.2.8. Evaluación del Riesgo de Auditoría de Gestión................................................ 25
1.2.2.9. Técnicas de Auditoría de Gestión. .................................................................... 27
1.2.2.10. Hallazgos de Auditoría ...................................................................................... 28
1.2.2.10.1. Atributos del Hallazgo ............................................................................... 28
1.2.2.11. Papeles de Trabajo de Auditoría de Gestión ..................................................... 29
1.2.2.12. Marca de los Papeles de Trabajo ....................................................................... 30
1.2.2.13. Fases del proceso de la Auditoría de Gestión ................................................... 32
1.2.2.14. Indicadores de gestión ....................................................................................... 33
1.2.2.14.1. Concepto de indicadores de gestión ........................................................... 33
1.2.2.14.2. Tipos de indicadores .................................................................................. 33
1.2.3. Control interno.- ................................................................................................ 34
1.2.3.1. Evaluación del Sistema de Control Interno ....................................................... 35
1.2.3.2. Componentes de Control Interno ...................................................................... 36
1.2.3.2.1. Ambiente de Control .................................................................................. 36
1.2.3.2.2. Evaluación del Riesgo ............................................................................... 36
1.2.3.2.3. Actividades de Control .............................................................................. 37
1.2.4. Auditoria de Gestión al Talento Humano ......................................................... 37
1.2.4.1. Definiciones ...................................................................................................... 37
1.2.4.2. Beneficios de la Auditoria de Talento Humano ................................................ 37
1.2.4.3. Normativa Legal ................................................................................................ 38
1.2.4.3.1 Proceso de selección y reclutamiento del Personal (Sector Público) ................ 38
1.2.4.4. Gestión de Recurso Humano ............................................................................. 39
1.2.4.5. Admisión de Personas ....................................................................................... 40
1.2.4.6. Aplicación del personal ..................................................................................... 40
1.2.4.7. Diseño de cargos ............................................................................................... 41
1.2.4.8. Evaluación del desempeño ................................................................................ 41
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN .. 41
1.4. ANÁLISIS CRÍTICO SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ................... 42
1.5. CONCLUSIONES PARCIALES. ........................................................................... 43
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA. .................................................................................................................... 44
2.1. CARACTERIZACIÓN DEL PROBLEMA SELECCIONADO PARA LA
INVESTIGACIÓN. ............................................................................................................. 44
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN. ..................................................................... 45
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR: MODELO, SISTEMA, METODOLOGÍA,
PROCEDIMIENTO, ENTRE OTROS, QUE REALICE EL INVESTIGADOR. .............. 45
2.3.1. Población y Muestra .......................................................................................... 46
2.3.1.1. Población ........................................................................................................... 46
2.3.1.2. Muestra .............................................................................................................. 48
2.4. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ....................................... 48
2.4.1. Tabulación de resultados de la encuesta ........................................................... 48
2.5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES PARCIALES ............................... 57
2.5.1. CONCLUSIONES ............................................................................................ 57
2.5.2. RECOMENDACIONES ................................................................................... 57
CAPÍTULO III: DESARROLLO DE LA PROPUESTA .............................................. 58
3.1. TEMA.- ................................................................................................................... 58
3.2. INTRODUCCIÓN DE LA PROPUESTA: ............................................................. 58
3.3. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN: ......................................... 59
3.3.1. Órden de trabajo ................................................................................................ 60
3.3.2. Memorando dePlanificaciónPreliminar............................................................. 61
3.4. FASE I: Diagnóstico y Planificación Preliminar de la Institución. ......................... 68
3.4.1. Información Introductoria ................................................................................. 68
3.4.1.1. Misión institucional ........................................................................................... 69
3.4.1.2. Visión institucional ........................................................................................... 69
3.4.1.3. Objetivos de la entidad ...................................................................................... 69
3.4.1.4. Valores .............................................................................................................. 70
3.4.1.5. Organigrama Estructural ................................................................................... 71
3.4.1.6. Nómina de Funcionarios ................................................................................... 72
3.4.1.7. Estatuto Orgánico .............................................................................................. 76
3.4.1.8. Base legal .......................................................................................................... 80
3.4.1.9. Motivo de la auditoría ....................................................................................... 81
3.4.1.10. Alcance de la Auditoría ..................................................................................... 81
3.4.1.11. Objetivos de la auditoría ................................................................................... 82
3.4.1.12. Diagnóstico Preliminar ...................................................................................... 83
3.5. FASE II: PlanificaciónEspecífica.- ......................................................................... 84
3.5.1. Nivel de ponderación de riesgos para matrices. ................................................ 84
3.5.2. Nomenclatura utilizada para identificar los papeles de trabajo......................... 84
3.5.3. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ................................................. 86
3.5.4. MEDICIÓN DEL RIESGO ............................................................................... 96
3.5.5. PROGRAMA DE TRABAJO.-Selección y Reclutamiento del Personal ......... 99
3.5.6. PROGRAMA DE TRABAJO.- Proceso de Contratación del Personal ......... 100
3.5.7. PROGRAMA DE TRABAJO – Capacitación ................................................ 101
3.5.8. PROGRAMA DE TRABAJO.- Evaluación y Desempeño del Personal ........ 102
3.6. FASE III: Ejecución .............................................................................................. 103
3.6.1. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA ................................................... 104
3.6.2. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA ................................................... 113
3.6.3. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA ................................................... 125
3.6.4. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA ................................................... 135
CAPÍTULO I ..................................................................................................................... 143
1. Motivo del examen ................................................................................................ 143
2. Alcance de la Auditoría ......................................................................................... 143
3. Objetivos de la auditoria ........................................................................................ 143
4. Objetivos del examen ............................................................................................ 144
5. Alcance y naturaleza de la auditoría ...................................................................... 145
CAPÍTULO II .................................................................................................................... 146
2. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD.................................................................... 146
2.1. Misión .................................................................................................................... 146
2.2. Visión institucional ................................................................................................ 146
2.3. Objetivos de la entidad .......................................................................................... 146
2.4. Valores ................................................................................................................... 147
BASE LEGAL ............................................................................................................... 148
4. Estructura Orgánica ............................................................................................... 149
CAPÍTULO III .................................................................................................................. 149
1. ATRIBUTOS DEL HALLAZGO – SELECCIÓN DEL PERSONAL ................. 149
3.7. FASE IV.- COMUNICACIÓN Y RESULTADOS .............................................. 153
CAPITULO IV: ................................................................................................................. 155
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES ........................................ 155
4.1. CONCLUSIONES ................................................................................................. 155
4.2. RECOMENDACIONES ....................................................................................... 155
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………..
ANEXOS……………………………………………………………………………………..
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1, Nómina de Funcionarios….…………………………………………………..47
Tabla N° 2, ¿Misión, visión y objetivos?...………………………………………………..48
Tabla N° 3, ¿Posee la Institución un organigrama estructural?…….……………………..49
Tabla N° 4, ¿Por qué medios se enteró del puesto?……….……….………………….......50
Tabla N° 5, ¿Su ingreso fue realizado por?…...…………………………………………...51
Tabla N° 6, ¿La institución cuenta con adecuado sistema de selección?………….………52
Tabla N° 7, ¿Debería existir un plan estratégico?….……………………..……………...53
Tabla N° 8, ¿Considera usted que disponer de un Manual de Reclutamiento?.....……….54
Tabla N° 9, ¿La entidad cuenta con indicadores de gestión?…….…………..…………...55
Tabla N° 10, ¿La institución cuenta con manuales de funciones para cada área?…………….56
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1, ¿Misión, visión y objetivos?.......…………………………………………..48
Gráfico N° 2, ¿Posee la Institución un organigrama estructural?…..……………………..49
Gráfico N° 3, ¿Por qué medios se enteró del puesto?……….…………………………….50
Gráfico N° 4, ¿Su ingreso fue realizado por?…..………………………………………….51
Gráfico N° 5, ¿La institución cuenta con adecuado sistema de selección?………………..52
Gráfico N° 6, ¿Debería existir un plan estratégico?….…...……………………………….53
Gráfico N° 7, ¿Considera usted que disponer de un Manual de Reclutamiento?…………54
Gráfico N° 8,¿La entidad cuenta con indicadores de gestión?……..……………………..55
Gráfico N° 9, ¿La institución cuenta con manuales de funciones para cada área?……..……..56
Gráfico N° 10, Organigrama Estructural ……………………………………...70
Gráfico N° 11, Matriz Calificación de Riesgos …...…………………………………96
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro N° 1, Evaluación del Riesgo ……………………………………………...26
Cuadro N° 2, Marcas de Auditoria ……………………………………………...31
Cuadro N° 3, Matriz Control Interno ……………………………………………...35
Cuadro N° 4, Memorando de Planificación ……………..……………………………….60
Cuadro N° 5, Nómina de Funcionarios ……………………………………………...71
Cuadro N° 6, Nómina de Empleados, ENIPLA…………………………………..……….72
Cuadro N° 7, Componentes a auditar ……………………………………………...82
Cuadro N° 8, Nivel de ponderación matriz ……………………………………………...84
Cuadro N° 9, Nomenclatura papeles de trabajo…….….…………….…..………………..84
RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo principal de este trabajo investigativo fue ejecutar una auditoría de gestión al
departamento de Talento Humano de la Dirección de Salud de Pastaza, donde se midió la
eficacia y eficiencia en la selección del personal. Además, determinar el cumplimiento de
las funciones y aplicación de indicadores, que tuvo la institución para el logro de metas y
objetivos institucionales.
El talento humano constituye el pilar fundamental en toda entidad, para ésta investigación
se tomó en cuenta cuatro compontes que son: selección y reclutamiento del personal,
contratación, capacitación, evaluación y desempeño del personal. La metodología que se
aplicó en la presente auditoria se basó en una investigación cualitativa, los métodos que se
utilizaron fueron el inductivo y deductivo; se aplicaron también otras técnicas como
encuestas, entrevistas y la técnica documental, elementos que permitieron recopilar la
información necesaria. Finalmente, se revisó cada uno de los archivos de los procesos
llevados a cabo para la selección del personal en la institución.
Se determinó que en ciertos procesos administrativos para la selección del personal se lo
hace enmarcados en términos de eficacia y eficiencia. En este sentido, en lo concerniente a
capacitación y evaluación, desempeño del personal se cumplió con todos los procesos
inherentes a cada puesto de trabajo. No obstante, en lo referente al proceso de contratación
no se ajusta al tiempo preestablecido, notándose que existe incumplimiento a la normativa
existente. Además, al no existir un manual de procedimiento de selección y reclutamiento
del personal, se incumplió con lo legislado en la Ley Orgánica de Servicio Público,
LOSEP. Finalmente, se emitió el informe y las recomendaciones respectivas tendientes a la
toma de acciones correctivas.
EXECUTIVE SUMMARY
The main objective of this research work was to execute a management auditing Human
Resource department of the Direction Health of Pastaza, where the effectiveness and
efficiency in the selection of staff was measured. It was also determined the compliance of
functions and application of indicators, that institution had to achieve institutional and
objective goals.
Human talent is the basic foundation in each identity, for this research was taken into
account four components that are: selection and recruitment of personnel, hiring, training,
evaluation and staff performance. Methodology applied in this audit was based on
qualitative research methods used were inductive and deductive; other techniques such as
surveys, interviews and documentary technique, elements that allowed to collect the
necessary information was also applied. Finally, was reviewed each of the files of the
processes carried out for the selection of staff in the institution.
It was determined that in certain administrative procedures for the selection of staff is done
framed in terms of effectiveness and efficiency. In this sense, as regard training and
assessment, staff performance referring to the accomplished processes inherent to each job.
However, as regards hiring process does not conform to the pre-established time, noticing
that there is compliance with existing regulation. Besides, the absence of a procedure
manual selection and recruitment of personnel, it failed to meet legislated in the Organic
Law of Public Service, LOSEP. Finally, the report was issued and the respective
recommendations aiming taking corrective action.
MSc. José Miguel Narváez
COORDINADOR CAI
1
INTRODUCCIÓN
I. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para desarrollar la presente investigación se ha obtenido algunos extractos de tesis
anteriores que servirán de fuente para resolver el problema presentado:
Según GEOVANNA ALEXANDRA VASCO AMORES, (2010) en su tema de tesis
“AUDITORÍA DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DE LA
ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO EXTENSIÓN LATACUNGA”, nos dice
que el presente proyecto de grado tiene como objetivo ejecutar una auditoría de gestión; lo
cual permitirá poner en práctica los conocimientos adquiridos en la educación
universitaria, así como también detectar el cumplimiento de la eficacia, efectividad. La
auditoría de gestión constituye una herramienta superior de control; que puede ser aplicada
tanto al sector público como privado. Mediante esta auditoria se podrá detectar falencias en
el sistema de administración del talento humano; se medirá el cumplimiento de los
objetivos del plan estratégico de la Escuela Politécnica del Ejército, aportando
conclusiones y recomendaciones necesarias para tomar medidas correctivas.
Una de las conclusiones de esta auditoría de gestión, es que constituye una herramienta de
vital importancia para evaluar el desempeño de los procesos y actividades de este
departamento; enfocada a la consecución de la economía, eficiencia y eficacia de los
procesos y actividades que se desarrollan en la Escuela Politécnica; y una de sus
recomendaciones que la autora da es promover y apoyar la ejecución de Auditorías de
Gestión en sus diferentes departamentos para detectar falencias y tomar medidas
correctivas adecuadas para el cumplimiento eficiente de su misión y razón social.
SEVILLANO AMPARITO, (2011) en su tema de tesis “Modelo de Auditoria de gestión
al Talento Humano de la Corte Superior de Ibarra”; al momento de realizar la Auditoría de
Gestión nos permitirá realizar un análisis profundo sobre los niveles de eficiencia, eficacia
y economía de todos los procesos que se manejan en una Institución; y, a través de
recomendaciones, el Auditor puede cooperar con su criterio y experiencia para lograr un
mejoramiento continuo en la Institución, siendo la base de este tipo de examen la
2
evaluación de control interno, así como la aplicación de indicadores de gestión de manera
que la Dirección Provincial considere lo planteado, haciendo que este trabajo sea
netamente constructivo.
Una de las conclusiones, es que el éxito fundamental de la Dirección Provincial del
Consejo de la Judicatura son los empleados, pero no los empleados por sí solos; sino que
con el apoyo y gestión de una buena dirección del área del Talento Humano, esta debe
estar integrada como un pilar fundamental de una buena comunicación a todas las demás
áreas para el cumplimiento de sus objetivos.
Determinando así una recomendación de Fomentar una cultura de cumplimiento de
objetivos en la ejecución de proyectos productivos, contrarrestando las debilidades,
amenazas y aprovechando las fortalezas y oportunidades, que brinda la Institución a través
de los empleados.
II. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA
Hoy en día en el Ecuador, se ha visto la necesidad de implementar normas, técnicas de
selección y reclutamiento de personal, tanto para empresas públicas como privadas,
mismas que son regulados por el Ministerio de Relaciones Laborales, para garantizar su
cumplimiento.
Según la última investigación que se realizó el año pasado, se muestra una estadística en
donde son pocas las instituciones y empresas que cumplen con este proceso establecido
según la ley; por lo cual se han generado serios problemas en la contratación y selección de
personal idóneo, para desempeñar de forma eficiente y eficaz las activadas encomendadas,
a fin de garantizar el bienestar y fortalecimiento de la Institución.
El talento humano es considerado un factor muy importante en la determinación del grado
de eficacia y eficiencia en las organizaciones, dependiendo el producto o servicios que
cada una de las empresas tengan; por lo tanto crear una política de mejoramiento en del
departamento de talento humano tiene una alta prioridad en toda organización.
3
En Pastaza, existe gran cantidad de entidades públicas y privadas, que se ven afectadas al
no aplicar los procedimientos establecidos en la ley y en el Código de Trabajo, lo que no le
permite cumplir con las metas y objetivos de la institución por la mala selección del
personal, ya que lo ideal sería contratar personal capacitado e idóneo para que pueda
desempeñarse en la entidad.
Por ello es necesario que exista una Auditoria de Gestión al departamento de Talento
Humano para medir la eficacia y eficiencia en la Dirección de Salud de Pastaza, así
podremos saber si la institución está cumpliendo con los objetivos planteados; mientras
que uno de los problemas que existe en este departamento es que no cumplen con un
instrumento de selección de personal que permita incluir a trabajadores eficientes, capaces
y competitivos, para las diferentes áreas y casas de salud, por ello es necesario medir el
grado de eficiencia y eficacia en la selección del personal de esta institución.
La información que se recopilará será facilitada por la institución, así podremos realizar
una investigación más profunda y minuciosa, en la cual se podrá detectar si existe alguna
falencias en la contratación y selección del personal, lo cual impiden el cumplimiento de
las metas y objetivos en el Departamento de Talento Humano, así nosotros podremos
darles recomendaciones o alternativas para que el departamento pueda tomar buenas
decisiones y medidas correctivas.
III. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La ausencia de procedimientos de Evaluación y Control al proceso de Talento Humano
incide, en la falta de utilización de los recursos con eficacia y eficiencia en la gestión de la
Dirección Provincial de Salud de Pastaza.
IV. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
La Dirección Provincial de Salud de Pastaza está ubicada en la Provincia de Pastaza,
ciudad de Puyo en la calle Guayas s/n y Guaranda esquina.
4
En esta auditoría de gestión utilizaremos métodos, técnicas, así también una amplia
información, recolección de datos, encuesta, entrevista, entre otros procedimientos. El
tiempo estimado para llevar a cabo esta investigación es aproximadamente de seis meses.
V. OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
- OBJETO DE INVESTIGACIÓN
Auditoria de Gestión al departamento de Talento Humano
- CAMPO DE ACCIÓN
Medición de eficacia y eficiencia
VI. LINEA DE INVESTIGACIÓN
Auditoría
VII. OBJETIVOS
- OBJETIVO GENERAL
Evaluar los procesos de selección de Talento Humano para mejorar la utilización de
los recursos con eficacia y eficiencia en la gestión de la Dirección de Salud de Pastaza.
- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Fundamentar científicamente la auditoria de gestión y a los procesos de selección del
personal de las instituciones públicas.
Aplicar la metodología científica con el objeto de determinar la situación actual del
proceso de selección del personal de la Dirección Provincial de Salud.
Aplicar los procedimientos de auditoria de gestión para evaluar la eficacia y eficiencia
en el proceso de selección del personal en la Dirección Provincial de Salud.
5
Emitir un informe y las recomendaciones respectivas.
VIII. IDEA A DEFENDER
Aplicación de una Auditoria de Gestión al departamento de Talento Humano, la cual nos
servirá para medir la eficacia y eficiencia en la selección del personal de la Dirección de
Salud de Pastaza, en la ciudad de Puyo de Enero a Diciembre del 2013”
Esta auditoría nos permitirá realizar una gestión al proceso de selección del personal, la
misma que garantizará el mejoramiento de las actividades realizadas por parte de los
funcionarios, lo cual permitirá determinar el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos en el POA, y a su vez identificar las inconformidades o inconsistencias en el
desarrollo de los procesos de Selección y Reclutamiento del personal que realiza el
departamento de Talento Humano de la Dirección de Salud, a fin de tomar las acciones
correctivas necesarias para mejorar la gestión Administrativa, desempeño y cumplimiento
del control interno en dicho departamento.
IX. JUSTIFICACIÓN
La presente investigación está enmarcada a la evaluación del Área de Recursos Humanos,
se evaluará al Talento humano a fin de que se pueda establecer si el desempeño de dicha
unidad permite a la Institución responder a las futuras necesidades y a la vez resolver los
problemas para así poder cumplir con los objetivos planteados por la institución en este
caso de la Dirección Provincial de Salud de Pastaza.
El resultado de la presente investigación permitirá tomar decisiones con los fines de lograr
la mejora continua del proceso de Selección del Talento Humano a través de las
recomendaciones que surjan en el presente estudio.
Para la Dirección Provincial de Salud de Pastaza, se justificará con la implementación de
las recomendaciones, emitidas el final de la investigación, que ayudarán a la mejora de la
toma de decisiones, la misma que guarda relación con los objetivos de la auditoria. Por
ello, las consideraciones sobre cantidad y calidad, representan factores claves para
identificar la importancia.
6
El objetivo de esta evaluación será describir y determinar el grado de cumplimiento de los
procesos de Selección de Personal, tales como:
a) Preparación del proceso de reclutamiento;
b) Convocatoria;
c) Evaluación y selección, etapa en la que se desarrolla el concurso de méritos y
oposición, y se compone de:
Mérito integrado por:
- Verificación de postulaciones;
- Evaluación;
- Oposición;
- Expedición del nombramiento provisional de prueba; y,
- Inducción, con el objeto de evaluar la eficacia, la eficiencia, y la efectividad del
sistema de control interno en la Institución.
Existe un grado de relevancia social muy importante, ya que dentro de la presente
investigación se avaluará de acuerdo a los indicadores de gestión la administración de los
recursos del estado enfocados al mejoramiento del Talento Humano, además de servir a la
comunidad en general como una fuente bibliográfica para futuras evaluaciones.
Con las distintas evaluaciones que efectuaran al Proceso de Selección y Reclutamiento del
Personal se busca, resolver la causas del incumplimiento en la aplicación de la Norma
Técnica de Reclutamiento y Selección de Personal.
Todas las instituciones públicas se manejan bajo reglamentos, leyes y procedimientos que
deben cumplirse a cabalidad , por lo que es necesario manejar todos los recursos
institucionales de forma integral, para ello es necesario considerar al talento humano como
un factor vital e indispensable que genere eficiencia y eficacia, donde aquí la institución
tiene que desempeñar un buen trabajo al momento de la contratación y selección del
personal capaz e idóneo para las áreas que estén necesitando, ya que este personal debe
7
desempeñarse correctamente en el cargo para el cual lo han contratado, la institución debe
promover el ingreso de personal altamente capacitado para que ellos desarrollen
eficientemente y eficazmente sus destrezas y habilidades, personas que vean el bienestar
de la institución y junto con ellos, lograr cumplir con los objetivos, mismos que
conllevaran a un buen desarrollo personal e institucional.
Por ellos es necesario realizar una auditoría de gestión donde podremos determinar cuál es
el proceso que utilizan las empresas al seleccionar el personal capacitado e idóneo para
que labore en la institución midiendo y estableciendo así un control de eficacia y
eficiencia.
X. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
- VARIABLE INDEPENDIENTE
Procedimiento de Evaluación y Control en la selección del Talento Humano.
- VARIABLE DEPENDIENTE
Utilización de los recursos con eficacia y eficiencia en la gestión de la Dirección de Salud
de Pastaza.
XI. METODOLOGÍA
- MÉTODOS
Se efectuará utilizando los métodos investigativos más importantes como son: Deductivo,
Analítico e descriptivo:
Deductivo.- Parte de las leyes generales a leyes secundarias a casos particulares, para ser
desglosadas y analizadas en busca del conocimiento científico. Este método nos permitirá
la aplicación de leyes y procesos de administración del Talento Humano en la Dirección
Provincial de Salud de Pastaza.
8
Analítico.- Extrae las partes de un todo con la finalidad de estructurarlos y a la vez
analizarlos. En esta investigación se utilizará este método por que se partirá de un todo
para poder llegar a un fin, donde se analizará los diversos procesos que ejecuta la
Dirección Provincial de Salud de Pastaza para luego extraer conclusiones.
Descriptivo.- Porque logra identificar características de los funcionarios de la entidad para
posteriormente inferir conclusiones sobre las mismas. La utilización de este método nos
permitirá analizar todos los datos reunidos para así tener un perfil detallado de un evento,
condición o situación del como es el proceso de selección del personal en las instituciones
públicas y poder descubrir cuáles de las variables están relacionadas entre sí.
- TÉCNICAS
Entrevista Directa: Es aquélla en la que el entrevistador tiene mayor actuación o
desempeña más actividades, aquí se realizan preguntas de acuerdo con un interrogatorio
previamente diseñado, dichas preguntas van encaminadas a obtener información sobre
áreas más específicas; en este caso al departamento de Talento Humano, por tanto, se
esperan respuestas más cortas y concretas; dicha entrevista se la realizará al jefe encargado
en dicha área.
Encuesta: Es un procedimiento de investigación, en el que el investigador busca recopilar
datos por medio de un cuestionario previamente diseñado o una entrevista a alguien, sin
modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información.
Con los datos obtenidos se realizará un conjunto de preguntas cerradas y abiertas dirigidas
a una muestra representativa de dicha institución, con el fin de conocer estados de opinión,
ideas y características.
XII. ESQUEMA DE LA TESIS
La presente investigación, muestra una introducción detallada donde nos da a conocer y a
descubrir el problema a investigar; a continuación se detallará como irá cada capítulo:
9
El Primer Capítulo, se encuentra el Marco Teórico, que es el grupo central de conceptos
y definiciones utilizadas para formular y desarrollar la fundamentación técnica, que ha
permitido a su vez, elaborar la propuesta, análisis y conclusiones parciales.
El Segundo Capítulo, se describe el marco metodológico y planteamiento de la propuesta,
que comprende los Fundamentos de Auditoría de Gestión; siendo una base para la
ejecución del trabajo en estudio. También se analizará cada uno de los métodos, técnicas e
instrumentos a utilizarse, al igual se realizará una representación gráfica y el análisis e
Interpretación de Resultados.
El Tercer Capítulo, puntualiza al desarrollo de la propuesta, se hace un análisis de los
resultados finales de la investigación, donde, para mayor entendimiento y análisis se
realizará por fases para un mejor análisis al proceso de selección del personal de la
Dirección de Salud de Pastaza.
FASE I – Diagnostico y Planificación preliminar
Visita de observación a la entidad
Revisión de archivos y papales de trabajo
Diagnostico organizacional
Definición de objetivos y estrategias de auditoria
FASE II – Planificación Específica
Plan de auditoria
Análisis de información y documentación
Evaluación del marco integrado de control
Hojas de trabajo
FASE III – Ejecución
Aplicación de los programas de trabajo
Elaboración de los papeles de trabajo (sustentados en los hallazgos de auditoria)
10
Hojas resumen de los hallazgos por cada componente
Definición de la estructura del informe
FASE IV – Información y Comunicación de Resultados
Redacción del borrador del informe
Comunicación para dar lectura al informe
Obtención de criterios de identidad
Emisión del informe final y aprobación
Además de las respectivas conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos.
XIII. SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA
Esta investigación está orientada al análisis, revisión, y verificación de todos los registros,
procedimientos y estructura que aplica la Dirección de Salud de Pastaza en el área de
Talento Humano con respecto al proceso de selección del personal, se utilizarán métodos
como el descriptivo, analítico y deductivo; los cuales nos ayudarán a determinar cómo es el
proceso al momento de Contracción del personal idóneo para cada área de salud, al igual se
aplicarán técnicas como la entrevista y la encuesta, con el fin de conocer el nivel de
confianza y riesgo en el período comprendido de enero a diciembre del 2013, al igual
determinaremos si hubo alguna inconsistencia o incumplimiento de los reglamentos
internos o quizá no se cumplió con la Ley del Código de Trabajo al momento de contratar
el personal y podremos dar recomendaciones para tomar acciones correctivas para la
correcta toma de decisiones.
11
CAPITULO I: MARCO TEÓRICO
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN
1.1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA AUDITORÍA
En un principio, la función de la auditoría se limitaba a la vigilancia total, con el fin de
evitar errores y fraudes. Con el crecimiento de las empresas, la separación entre
propietarios y administradores, y los intereses de terceros (entidades de crédito,
Administración Pública, acreedores, etc.) se ha hecho necesario garantizar la información
económico-financiera suministrada por las empresas; sin abandonar las funciones
primitivas, la auditoría acomete un objetivo más amplio: determinar la veracidad de los
estados financieros de las empresas, en cuanto a la situación patrimonial y a los resultados
todas sus operaciones.
Por ejemplo en Gran Bretaña, las primeras auditorías se dieron de dos tipos; las de las
ciudades y poblaciones las cuales se hacían públicamente ante los funcionarios del
gobierno y los ciudadanos, donde consistían en que los auditores oyeran la lectura de las
cuentas hecha por el tesorero, el segundo tipo de auditoría implicaba un examen detallado
de las cuentas que llevaban los funcionarios de finanzas de los negocios existentes en esa
época, seguido por una declaración de auditoría, es decir un informe verbal al dueño del
negocio.
En el siglo XII, en Inglaterra apareció por primera vez el título de auditor, a través de la
revolución industrial se fomentó nuevas técnicas contables relacionadas a la auditoria por
lo que en el año de 1862, esta profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley
Británica Sociedades Anónimas y el reconocimiento general tuvo lugar durante el período
de mandato de la Ley “Un sistema metódico y normalizado de contabilidad era deseable
para una adecuada información y para la prevención del fraude”.
La auditoría gubernamental ha ido evolucionando y ha ido dirigida, inicialmente, a la
determinación de la legalidad de las transacciones y la seguridad en el manejo del dinero
12
público, eventualmente, orientándose hacia la aplicación de las técnicas desarrolladas por
la profesión del contador público para examinar los Sistemas Financieros y del Control
Interno, así como también para dar fe sobre la confiabilidad de transacciones efectuadas e
informes financieros.
MALDONADO ENRIQUE (2011), Hoy en día la “Auditoría sigue evolucionando, tanto
en el sector privado como en el público, hacia una orientación que, además de dar fe sobre
las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a través de la presentación
de recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la economía, eficiencia, eficacia
en la entidad” (pág. 20-21).
1.1.2. DEFINICIÓN Y CONCEPTOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
1.1.2.1. Gestión
Es un proceso mediante el cual una institución asegura la obtención de recursos y su
empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de los objetivos; en si se busca
fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del
marco determinado por los objetivos y políticas establecidos por el plan de desarrollo
estratégico e involucra todos los niveles de responsabilidad de la entidad.
La gestión busca la correcta administración de los recursos, mediante la cual las entidades
son capaces de realizar las actividades necesarias para el logro de objetivos y metas
previamente establecidas. Estas actividades deben realizarse de manera óptima dentro de
todos los niveles de la organización, para que así la entidad pueda desarrollarse
adecuadamente y por ende expandirse.
En si la gestión nos permitirá evaluar el correcto uso de los recursos por parte del
departamento de talento humano, dirigiendo y organizando al personal altamente
capacitado de tal manera que los resultados sean positivos y que la Dirección de Salud
cumpla con sus objetivos y pueda crecer cada día.
13
1.1.2.2. Control
El control es el conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el
cumplimiento de los objetivos, metas y planes diseñados fijados previamente para
garantizar el cumplimiento de la misión institucional y para que los actos administrativos
se ajusten a las normas legales y a los referentes técnicos y científicos establecidos para las
diferentes actividades humanas dentro de la organización social.
CHIAVENATO (2012), “El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.” (pág. 43)
Se puede acotar que el control es el proceso que permite medir el cumplimiento de todas
las actividades ya planteadas, enfocadas al logro, y al alcance de los objetivos el control
busca cerciorarse que los hechos vayan de acuerdo con la planificación actual, en caso de
no ser así se tomaran medidas correctivas.
En esta investigación se determinara que mecanismos de control utiliza el Departamento de
Talento Humano, para ver el alcance de objetivos tanto de su gestión, como la de dirección
de Salud de Pastaza.
1.1.2.3. Control de gestión
“Es el examen de la economía, efectividad, y eficiencia de las entidades de la
administración en el ejercicio y protección de los recursos públicos, realizado mediante la
evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad
publica y desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas se producen,
así como de los beneficios de su actividad.
1.1.2.4. Propósito del control de gestión
Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribución
que se realiza, mediante los tributos que entrega, es ahí donde nace su real derecho de debe
exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados de forma oportuna a su
servicio; pero también le interesa a la sociedad saber que la producción sea como
14
consecuencia de una gestión pública, que procure la máxima productividad a un costo
razonable que significa la utilización óptima y la protección de los recursos financieros
materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación
indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y
descubriendo el fraude y los indicios de responsabilidad penal.
La gestión pública necesariamente tiene que realizarse como un imperativo social,
entendido esto, que las autoridades, directivos y funcionarios que prestan su contingente en
los diversos poderes del Estado y en las instituciones y organismos públicos, manifiesten y
actúen con profesionalismo, mística de servicio y transparencia.
El Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Visión, Misión, Objetivos,
Metas, Políticas y Estrategias, a efectos de poder medir resultados y evaluar su gestión en
términos de eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología, para lo cual el Estado necesita
implantar y profundizar una Cultura de Servicio”. (MANUAL DE AUDITORIA DE
GESTION, pág. 16-17)
1.1.3. INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL DE GESTIÓN
1.1.3.1. Elementos de Gestión
1.1.3.1.1. Economía
José Martínez dice que: “la economía es la ciencia que se encarga del estudio de la
satisfacción de las necesidades humanas mediante bienes que siendo escasos tienen usos
alternativos entre los cuales hay que optar” (Fundamentos de Economía 3ra Edición, pág.
11).
Economía, en si “son los insumos correctos a menor costo, o la adquisición o provisión de
recursos idóneos en la cantidad y calidad, en el lugar indicado, es decir adquisición o
producción al menor costo posible con relación a los programas de la organización, a las
condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta una adecuada calidad
y procurando evitar desperdicios. La responsabilidad gerencial también se define por el
15
manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea
aplicable) el criterio de economía en su administración”. (Manual de Auditoria de Gestión,
pág. 20).
La economía está basada bajo términos y condiciones, donde la administración debería
adquirir los insumos del proceso productivo, por ejemplo los recursos financieros,
humanos, materiales y tecnológicos.
La economía, no es más que obtener la cantidad y calidad justa de los recursos, en el
tiempo, lugar y costo justo. Al examinar la economía con que la entidad ha operado, los
auditores analizan la adquisición y administración los insumos; refiriéndose
fundamentalmente a la necesidad del bien o servicio, definición de requerimientos,
métodos de adquisición, mantenimiento del bien o Contrato de Servicio. (Maldonado
Milton, Auditoria de Gestión, pág. 25-26).
1.1.3.1.2. Eficiencia
Se refiere a la relación entre los insumos (recursos) consumidores y los productos
obtenidos a un menor costo o a la vez la utilización provechosa de los recursos, en otros
términos es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes o servicios
como un estándar preestablecido.” La eficiencia aumenta a medida que se produce un
mayor número de unidades de producto para una unidad dada de insumo. Sin embargo, la
eficiencia de una operación se encuentra influenciada no solo por la cantidad de
producción sino también por la calidad y otras características del producto o servicio que
dicha empresa ofrece.
En síntesis, es la relación entre los productos, en términos de bienes, servicios y otros
resultados y de recursos utilizados para producirlos.” (Maldonado Milton, Auditoria de
Gestión, pág. 26)
1.1.3.1.3. Eficacia
16
Eficacia, es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas
programados; es decir, ente los resultados esperados y aquellos resultados reales de los
proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una
actividad o programa logra sus objetivos, metas que se había propuesto; esto tiene que ver
con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la
producción o el servicio se haya cumplido con la cantidad y calidad esperada y que sea
socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.
“La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente
establecidos, o sea la medición del cumplimiento de objetivos y metas empresariales. Se
mide la eficacia investigando las diversas necesidades de sus clientes actuales y
potenciales, como también el desempeño de los competidos actuales potenciales, la
permanente relación con los clientes, la consulta de su grado de satisfacción y la respuesta
a sus reclamos y sugerencias.”(Manual de auditoria de gestión, pág. 21).
1.1.3.1.4. Ecología
Ecología, “son las condiciones, operaciones y practicas relativas a los requisitos
ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión
institucional de un proyecto, programa o actividad”. (Manual de auditoria de gestión, pág.
21).
La proteger el medio ambiente, es algo que todos los días se debería realizar, es un asunto
que está en la agenda de todos los días, hoy en día todos los cambios climáticos nos está
afectando mucho; la globalización, es un problema grande que existe hoy en día, pero
nuestro país aún no está preparado para ello porque necesita desarrollarse aun en muchos
aspectos como la tecnología política y económicamente ya que depende de muchos otros
países para su desarrollo; en la mayoría de países sus gobiernos promulgan leyes y
reglamentos con medidas estrictas y disciplinarias en busca de la protección y preservación
de los ecosistemas.
1.1.3.1.5. Ética
17
“La ética es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y
conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en
sus deberes, leyes, en el código de ética, en las normas constitucionales y legales vigentes
en una sociedad.”. (Manual de auditoria de gestión, pág. 21).
Ética es un conjunto de principios y normas morales que regulan las actividades humanas.
El marco ético gubernamental está fundamentado en el principio del que el servicio
público es un cargo o una responsabilidad pública, suministra alguna confianza de que la
decisiones con tomadas en forma imparcial y objetivamente.
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL
OBJETO DE INVESTIGACIÓN
1.2.1. Auditoría
1.2.1.1. Definición
“La Auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros
acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de
correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así
como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos
para el caso”.
1.2.1.2. Objetivo
“La auditoría tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los
estados financieros, expedientes y demás documentos administrativo-contable y
desempeño de sus actividades y brindar apoyo a los miembros de la empresa incluyendo
Directivos y Gerentes de la Organización”. (Armada, Travas Elvira, “Evolución de la
Auditoría”, pag.16)
18
1.2.1.3. Clasificación de la auditoría
a) Por la procedencia del auditor:
Auditoria Interna:
Es aquella actividad que llevan a cabo profesionales que ejercen su actividad en el seno de
su empresa, normalmente en un departamento, bajo la dependencia de la máxima autoridad
de la misma, pudiéndose definir ésta como una función de valoración independiente
establecida en el seno de una organización dirigida a examinar y evaluar sus actividades,
así como el sistema de control interno, con la finalidad de garantizar la integridad de su
patrimonio, la veracidad de la información suministrada por los distintos sistemas
existentes en la misma y la eficacia de sus sistemas de gestión. (Armada, Travas Elvira,
“Evolución de la Auditoría”, pag.18)
Auditoria Externa.-
Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados
financieros, correspondientes a un periodo, evaluando la conformidad o cumplimiento de
las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se
practica por profesionales facultados, que o son empleados de la organización cuyas
afirmaciones o declaraciones auditan. Además, examina y evalúa la planificación,
organización, dirección y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que
se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, así como el resultado de
las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas.
(Armada, Travas Elvira, “Evolución de la Auditoría”, pag.18)
Auditoria Gubernamental.-
Esta auditoria solo la practican los Auditores de la Contraloría General del Estado, o
Auditores internos del sector público o firmas privadas que realizan auditorías en el Estado
con permiso de la Contraloría. (Armada, Travas Elvira, “Evolución de la Auditoría”,
pag.18)
19
b) Por su área de Aplicación
Auditoría financiera.-
“El objetivo de una auditoría a los estados financieros es permitir al auditor expresar una
opinión si los estados financieros están reparados, en todos los aspectos importantes, de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados por la profesión
contable o por una autoridad competente”. (Armada, Travas Elvira, “Evolución de la
Auditoría”, pag.18)
Auditoría Administrativa.-
Evalúa el adecuado cumplimiento de las funciones, operaciones y actividades de la
empresa principalmente en el aspecto administrativo, es la revisión sistemática y
exhaustiva que se realiza en la actividad administrativa de una empresa, en cuanto a su
organización, las relaciones entre sus integrantes y el cumplimiento de las funciones y
actividades que regulan sus operaciones.
Auditoría de Gestión:
“Es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el
propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u
operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía y
eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios,
obras o bienes ofrecidos”.
Auditoría Operacional:
“Tiene como objeto de estudio el proceso administrativo y las operaciones de las
organizaciones, con miras a emitir opinión sobre la habilidad de la gerencia para manejar
el proceso administrativo y el grado de economicidad, eficiencia y efectividad de las
operaciones del ente auditado”. (Armada, Travas Elvira, “Evolución de la Auditoría”,
pag.18)
20
1.2.2. Auditoría de Gestión
1.2.2.1. Origen
El origen de dicha auditoria se remonta a la década de los años 30 y 40 en Estados Unidos
debido al crecimiento del gobierno federal, con el objetivo de determinar que las agencias
del gobierno federal gastaran y controlaran con propiedad sus asignaciones y cumplieran
con las leyes respectivas.
En la década de 1950 el congreso de Estados Unidos comenzó a solicitar información
sobre el desempeño de la administración en las diversas agencias federales, La Contraloría
General de Estados Unidos desarrollo la capacidad de evaluar las deficiencias en la
administración de tales agencias, en sí, la Contraloría General de los Estados Unidos ha
sido la entidad que ha contribuido con este tipo de auditoria de gestión.
Se puede definir la auditoria de gestión con una forma de controlar la actividad
administrativa ya que de esta forma se evalúa la adecuada utilización de los recursos para
el logro de los objetivos.
La auditoría de gestión es un enfoque totalmente distinto a otros tipos de auditoria debido
a que no evalúa solamente el control de gestión sino también el control interno de la
entidad para salvaguardar sus activos. La auditoría de gestión implica una auditoria
administrativa al evaluar la calidad de la administración, y una auditoria operacional
centrada en la calidad de las operaciones.
1.2.2.2. Definición
E. Jefferson dice: “La auditoría de gestión es el arte de evaluar independientemente las
políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de
localizar los campos que se necesitan mejorar y formular recomendaciones para el logro de
esas mejoras”
21
La auditoría de gestión "es un examen completo y constructivo de la estructura
organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquiera
otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus
recursos humanos y materiales". (Williams, 1989, p.45).
1.2.2.3. Propósito
Contraloría General del Estado. (2001). Manual de Auditoria de Gestión. (pp. 36-37).
Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios y,
si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias sobre formas más
económicas de obtenerlos.
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad: la existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas adecuadas; la
existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de
la información y de los controles establecidos.
Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica
y eficiente y se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.
Cerciorarse si la entidad alcanzo los objetivos y metas previstas de manera eficaz y si
son eficaces los procedimientos de operación y de controles interno; y,
Conocer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.
1.2.2.4. Objetivos
Los objetivos más importantes de la auditoría de gestión son:
Determinar si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más
eficiente, económica y efectiva, a más de determinar si la producción del departamento
22
cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes,
presupuestos y pronósticos que así como también los Estados Financieros.
Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente
los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
Verificar que el departamento de Talento Humano, potencio el recurso mediante la
capacitación continua y la búsqueda permanente de la excelencia profesional.
La auditoría de gestión tiene como objetivo determinar si se ha realizado alguna
deficiencia importante en la política, procedimientos, disposiciones legales y verificar que
la entidad auditada cumpla con los objetivos de la entidad basándose en principios de
economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia, con la finalidad de
formular recomendaciones oportunas que permitan reducir costos, mejorar la
productividad, la competitividad y la calidad de la entidad. (Graig-Cooper, 1994, p.36-37).
1.2.2.5. Alcance
Contraloría General del Estado. (2001). Manual de Auditoria de Gestión. (pp. 37-38).
“La Auditoría de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo,
administrativo y financiero de la organización, por lo que, en la determinación del alcance
debe considerarse principalmente lo siguiente:
a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura
organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.
b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y de
procedimientos establecidos.
c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como
rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio
23
innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relación a
los recursos utilizados.
d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información
financiera y operativa”
Tanto en la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría debe de estar de
acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditoría incluye una
evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance
debe tener presente:
Satisfacción de los objetivos institucionales.
Nivel jerárquico de la empresa.
La participación individual de los integrantes de la institución.
Es oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del objetivo de esta
revisión:
Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se
proporcionan los recursos.
Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones,
suministros, tiempos y recursos financieros para obtener máximos resultados con
los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.
Calidad de la Información: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la
suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera.
Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos
establecidos por los órganos y organismos estatales.
24
1.2.2.6. Enfoque
La auditoría de Gestión al área de Talento Humano en la Dirección de Salud de Pastaza, en
la ciudad de Puyo, nos permitirá evaluar el plan estratégico, los objetivos institucionales, y
el cumplimiento de la Norma de Control Interno para el Sector Publico que regula el
desempeño, la selección, contratación de personal, donde podremos medir la eficacia y
eficiencia en la selección del personal idóneo para cada área de trabajo, y a la vez
determinaremos si existe deficiencias en la selección o contratación del personal, y si en
caso lo hubiere recomendaremos acciones correctivas que beneficien a la institución.
1.2.2.7. Riesgos de Auditoría de Gestión
Cada vez que un auditor ejecute una auditoría, no importando como se llame ésta, sé vera
enfrentado a una serie de riesgos los cuales deben ser identificados, evaluados y
considerados adecuadamente, para lograr en forma satisfactoria su labor, es decir, con
eficiencia y eficacia profesional.
Hoy en día, cuando un auditor se enfrenta al tema de los riesgos en la auditoría, su mayor
dificultad no está en el conocimiento y manejo de la teoría que lo sustenta, sino más bien
en cómo evaluarlos para así poder minimizarlos al máximo. El auditor cada vez que se
enfrenta a una auditoría debe considerar la posible existencia de riesgos, los que tienen
relación con su actividad profesional y los relacionados con el trabajo de la auditoría como
proceso.
Los resultados de la auditoría pueden no estar exentos de errores, siempre se encontrará un
hallazgo por más mínimo que sea, y todo esto influye en la evaluación a expresar por el
auditor en su informe, por lo que resulta necesario conocer los riesgos latentes en este
proceso, entre ellos encontramos los siguientes:
1. RIESGO INHERENTE
Está dado por la posibilidad de la existencia de omisiones, errores o irregularidades
significativas en el objeto sometido a examen, ya sean en estados financieros,
procedimientos operativos o administrativos, gestión, etc. “Este riesgo afecta directamente
25
la cantidad de evidencia de auditoría necesaria para obtener la satisfacción de auditoría
suficiente para validad una afirmación. Esta cantidad puede estar presentada tanto en el
alcance de cada prueba en particular como en la cantidad de pruebas necesarias"
(Maldonado, 2006, p.61).
2. RIESGO DE CONTROL
El riesgo de control es aquel que corresponde a la posibilidad que se materialicen los
riesgos inherentes y que éstos no se hayan detectado, controlado, evitado por el sistema de
control interno diseñado para tales efectos; dado que es posible que le sistema de control
interno no detecte o neutralice los riesgos inherentes significativos, la organización deberá
considerar mientras sea costo- beneficio.
El auditor a través de la realización de la auditoria, tendrá como uno de sus objetivos
detectar aquellos riesgos inherentes que no fueron detectados por el sistema de control
interno vigente en la organización, el riesgo de que los sistemas de control estén
incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma
oportuna. Es aquel que afecte a los procesos de control y que evite detectar irregularidades
significativas de importancia relativa. (Maldonado, 2006, p.61).
3. RIESGO DE DETECCIÓN
Es la posibilidad que los procedimientos de auditoria seleccionados no detectan errores, o
irregularidades existentes en el objeto auditado, situaciones que tampoco fueron detectados
o neutralizados por el sistema de control interno de la organización; esto puede originarse
en el alcance de las pruebas, la oportunidad en que fueron efectuadas y la calidad con que
fueron aplicadas, este riesgo es totalmente controlable por la labor del auditor y depende
exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de
auditoría. (Maldonado, 2006, p.61).
1.2.2.8. Evaluación del Riesgo de Auditoría de Gestión
26
“La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la
existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada
caso.
El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles: Mínimo, Bajo,
Medio, Alto; la evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y
depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor.” (Maldonado,
2006.p. 62).
El siguiente cuadro muestra la variabilidad del riesgo:
Cuadro No. 1
Variación del riesgo de detección de auditoría
NIVEL DE
RIESGO
SIGNIFICATIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
PROBABILIDAD
DE OCURRENCIA
DE ERRORES
MÍNIMO No significativo No existen Remota
BAJO Significativo Existen algunos pero
poco importantes
Improbable
MEDIO Muy significativo Existen algunos Posible
ALTO Muy significativo Existen varios y son
importantes
Probable
Fuente: MALDONADO Milton, Auditoría de Gestión, 3ra Edición, p. 62
Elaborado por: LA AUTORA
“Un riesgo mínimo estaría conformado cuando en un componente poco significativo
existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o
irregularidades sea remota.
Cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero no demasiado
importantes y la probabilidad de existencia de errores o irregularidades sea baja
improbable-, ese componente tendrá una evaluación de riesgo bajo” (Maldonado, 2006,
p.62).
27
“Un componente significativo, donde existen varios factores de riesgo y es posible que se
presenten errores o irregularidades, será un riesgo medio. (Maldonado, 2006.p. 63).
Por último un componente tendrá un nivel de riesgo alto cuando sea claramente
significativo, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea
totalmente probable que existan errores o irregularidades. (Maldonado, 2006, p.63).
1.2.2.9. Técnicas de Auditoría de Gestión.
Precisamente las técnicas de Auditoría son los diversos métodos utilizados por el auditor
para obtener evidencias. Las técnicas de Auditoría más utilizadas son:
- Examen o inspección física.-
Es la observación física de un activo, es muy amplia, prácticamente infinita, puede incluir
desde la observación del flujo de trabajo las acciones administrativas de jefes,
subordinados, documentos, acumulación de materiales, materiales excedentes, entre otros.
(Maldonado, 2006, p.64).
- Inspección documental.-
Se observa un documento para saber si es genuino, sin alteraciones, auténtico, con
aprobaciones y que fueron asentados correctamente en los libros, registros e informes.
(Maldonado, 2006, p.64).
- Confirmación.-
Se obtiene directamente de un agente externo, información por escrito, para ser usada
como evidencia, por ejemplo confirmar efectivo, cuentas por cobrar, títulos de
propiedades, pasivos contingentes y otras reclamaciones.(Maldonado, 2006, p.65).
- Entrevistas.-
Realización de preguntas necesarias para el conocimiento general del trabajo.
28
- Comparaciones.-
Se compara a partir de:
Información del año anterior.
Información del plan.
Información de las otras empresas de la misma rama
- Análisis.-
Determinar las relaciones entre las diversas partes de una operación. Involucra la
separación de las diversas partes de la entidad o de las distintas influencias sobre la misma
y después determinar el efecto inmediato o potencial sobre una organización dada una
situación determinada. (Maldonado, 2006, p.65).
- Evaluación.-
Es el proceso de arribar a una decisión basado en la información disponible. La evaluación
depende de la experiencia y juicio del auditor. (Maldonado, 2006, p.65).
1.2.2.10. Hallazgos de Auditoría
Fernández, A. (2011, p. 32-33), manifiesta que “La palabra hallazgo en la Auditoría de
Gestión se lo emplea para referirse a cualquier situación deficiente y relevante que se
determine por medio de la aplicación de los diferentes componentes de auditoría, debiendo
ser estructurada de acuerdo a sus atributos (condición, criterio, causa, efecto) y obviamente
según el interés para la organización auditada.”
1.2.2.10.1. Atributos del Hallazgo
1. CONDICIÓN.- La realidad encontrada.
“Son todas las situaciones deficientes encontradas por el auditor en relación con una
operación, actividad o transacción y refleja el grado en que los criterios están siendo
logrados o aplicados. La condición puede ser un criterio que no se está aplicando o
29
logrando, o bien, que el criterio que se está aplicando no se esté logrando” (Fernández, A.
2011, p. 25).
2. CRITERIO.- Cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento).
Son las normas o parámetros con los cuales el auditor mide, la condición es decir son las
unidades de medida que permiten la evaluación de la condición actual.
3. CAUSA.-Qué originó la diferencia encontrada.
4. EFECTO.-Qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
Son los resultados adversos, reales, potenciales que obtiene el auditor, al comparar la
condición y el criterio respectivo. Por lo general, se representa como la pérdida de dinero o
en eficiencia y eficacia, a raíz de la falta de aplicación de los estándares establecidos o por
el fracaso en el logro de las metas y objetivos. (Fernández, A. 2011, p. 25).
1.2.2.11. Papeles de Trabajo de Auditoría de Gestión
Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas y documentos elaborados u
obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicación de las técnicas,
procedimientos y más prácticas de auditoria, que sirven de evidencia del trabajo realizado
y de los resultados de auditoria revelados en el informe. (Maldonado, 2006, p. 94).
Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los
procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó, de la
obtenida y de las conclusiones a las que arribó en relación con su examen; pueden incluir:
programas de trabajo, análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas
de confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institución y
planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.
Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:
30
Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la
auditoria.
Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones
y recomendaciones que se exponen en el informe de auditoría.
Todo papel de trabajo debe reunir ciertas características, como las siguientes:
Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo
número de marcas.
Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.
Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la información.
Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el auditor y de los
hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes, los papeles de trabajo deben ser
elaborados de tal forma que muestren:
La información y hechos concretos
El alcance del trabajo efectuado
Las fuentes de la información obtenida
Las conclusiones a las que se llegó.
1.2.2.12. Marca de los Papeles de Trabajo
Los procedimientos de auditoría efectuados se pueden indicar mediante símbolos de
auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo.
Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada
de estandarización de símbolos para los componentes y factores, mediante el uso de
leyendas o marcas en cédulas determinadas.
Para dejar la comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las
cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales
31
son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.
(Maldonado, 2006, p. 94).
Estas marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la elaboración del
papel de trabajo para facilitar su ubicación. Se deben evitar los símbolos superpuestos
complejos o similares; los números o letras simplemente rodeadas por un círculo
proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir. El primer papel de trabajo del Archivo
de la Auditoría debe ser la cédula de las Marcas de Auditoría. (Maldonado, 2006, p. 96).
CUADRO No. 2
ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA
M A R C A S S I G N I F I C A D O
¥ Confrontado con libros oficiales de
contabilidad
§ Confrontado con documento fuente
μ Corrección realizada
ç Comparado con auxiliar contable
© Confrontado sin excepción
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro
Ø No reúne requisitos
£ Solicitud de Conformación enviada
√ Solicitud de Conformación recibida
Σ Totalizado
© Conciliado
Ø Circularizado sin excepción
ψ Inspeccionado
Aplicación de procedimiento
FUENTE: Apuntes del Estudiante, (2012),
POR: Autora
32
Las marcas al igual que los índices y referencias ya indicadas, preferentemente deben ser
escritas a lápiz de color rojo, ya su uso se encuentra generalizado al igual que los papeles
de trabajo elaborados por el auditor usualmente son hechos con lápiz de papel.
1.2.2.13. Fases del proceso de la Auditoría de Gestión
FASE I -Diagnóstico y Planificación Preliminar
Visita de observación a la entidad
Revisión de archivos y papeles de trabajo
Diagnóstico organizacional
Definición de objetivos y estrategias de auditoría
FASE II – Planificación Específica
Análisis de información y documentación
Evaluación del marco integrado de control
Interno. Análisis de riesgo y determinación del nivel de confianza
Elaboración del Programa de Trabajo, con la formulación de los procedimientos
de auditoría.
FASE III – Ejecución
Aplicación de los programas de trabajo
Elaboración de los papeles de trabajo (sustentados en los hallazgos de auditoría)
Hojas resumen de los hallazgos por componente
Definición de la estructura del informe.
FASE IV - Comunicación de Resultados
Redacción del borrador del informe
Comunicación para conferencia final para la lectura del informe
33
Conferencia final
Obtención de criterios de la entidad
Emisión del informe final aprobado.
1.2.2.14. Indicadores de gestión
1.2.2.14.1. Concepto de indicadores de gestión
“Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de
un sistema dentro de un contexto de interpretación. Es una relación cuantitativa entre dos
cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por si solo no son
relevantes, pues solo adquieren importancia cuando se los compara con otros de la misma
naturaleza” (Mantilla, 2010, p 63).
Según, Benjamín (2011, p.59) “Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones,
elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un
individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un
contexto, el costo y la calidad de los insumos, la eficiencia de los procesos, la relevancia de
los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas”.
1.2.2.14.2. Tipos de indicadores
Indicador de eficiencia
Se aplica para medir la relación establecida entre las metas alcanzadas y los recursos
ejercidos para el fin y se determinan:
Eficiencia= Eficiencia Programática
Eficiencia Presupuestal
La eficiencia es el cumplimiento de los objetivos y metas programado con el mínimo de
los recursos disponibles.
34
La eficiencia pertenecen valorar el rendimiento (producción física) de insumos, recursos y
esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y costos registrados y analizados.
Dentro del sistema de seguimiento y evaluación, los indicadores de gestión permiten la
valoración de al menos los siguientes elementos:
La utilización de los recursos humanos, físicos, financieros y de tiempo.
El cumplimiento de actividades, tareas o metas.
Indicadores de eficacia
Son los que permiten determinar, cuantitativamente el grado de cumplimiento de una meta
en un periodo determinado o el ejercicio de los resultados en relación al presupuesto
asignado, a saber:
Eficacia Programática= Metas Alcanzadas
Metas Programadas
Eficacia Presupuestal = Presupuesto Ejercido
Presupuesto Asignado
La eficacia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles y en un tiempo determinado, “la eficiencia es el cumplimiento de los objetivos
y metas programado con el mínimo de los recursos disponibles, por ello que si la cifra es
mayor a uno constituye un resultado positivo, cuando es menor a uno significa
incumplimiento, en la eficacia” (Maldonado, 2010, p, 150).
1.2.3. Control interno.-
Mantilla (2011, p. 66) manifiesta “El control interno es un proceso, efectuado por el
consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías:”
35
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
1.2.3.1. Evaluación del Sistema de Control Interno
Mantilla (2003, p. 89), señala que “La contrastación o evaluación del SCI se lleva a cabo
mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento.”
Pruebas Sustantivas.- Son aquellas que se aplican para determinar la consistencia y
razonabilidad.
Pruebas de Cumplimiento.- Son aquellas que se aplican para verificar si cumplen o
no con algo.
El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento de:
Eficiencia.-El control existe.
Efectividad.- El control está funcionando con eficiencia
Continuidad.-El control ha estado funcionando durante todo el periodo.
Cuadro N° 3
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Ambiente de Control Interno
COMPOMENTE:
SUBCOMPONENTE:
ALCANCE:
N PREGUNTAS SI NO CT
1
2
3
4
Calificación Total= CT
Ponderación Total= PT
Nivel de Confianza = NC=CT/PT x 100%
Nivel de Riesgo Inherente= RI= 100% - NC%
FUENTE: MANTILLA B, Control Interno, año 2003
36
1.2.3.2. Componentes de Control Interno
Mantilla (2003, p. 95), señala que “Los componentes del sistema de Control Interno
pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizados para evaluar el
control interno y determinar su efectividad; la estructura de control interno en el sector
gubernamental tiene los siguientes componentes”:
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión y Seguimiento
1.2.3.2.1. Ambiente de Control
“El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que
enmarcan el accionar de la entidad desde la perspectiva del control interno” (Mantilla,
2003, p. 95).
Integridad y valores éticos
Incentivos - tentaciones
Estructura organizacional
Asignación de autoridad y responsabilidades.
Políticas y prácticas de recursos humanos.
1.2.3.2.2. Evaluación del Riesgo
“El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría afectar la
ejecución de los procesos y el logro de los objetivos de la institución. De modo que la
máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de
efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias,
técnicas y procedimientos, que permitirá identificar, analizar y tratar los potenciales
riesgos” (Mantilla, 2003, p. 98).
37
Identificación de riesgos
Factores (externos, expectativas cambiantes, competencia)
Factores internos (calidad del personal, métodos de entretenimiento, naturaleza de
actividades, comités de auditoría que no actúan).
1.2.3.2.3. Actividades de Control
Son las políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los
objetivos institucionales, tales actividades se dan en toda la organización, todos los niveles
y en todas las funciones. Incluyen acciones de control de detección y prevención, revisión
de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.
(Mantilla, 2003, p. 98).
Revisión de alto nivel
Revisiones directas o administrativas
Procedimientos de información
Indicadores de desempeño
1.2.4. Auditoria de Gestión al Talento Humano
1.2.4.1. Definiciones
Es un conjunto de procedimientos de revisión que tiene como objeto revisar y comprobar
todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos
departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se
cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo en su caso cambios y
mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de sus fines de la administración de
personal" (Zavala Rodríguez Carlos, Auditoria de Recursos Humanos, 2009).
1.2.4.2. Beneficios de la Auditoria de Talento Humano
Detecta problemas críticos de personal.
38
Estimula la uniformidad de las políticas y prácticas de personal, especialmente en
empresas descentralizadas.
Reduce los costes de recursos humanos a través de procedimientos de personal más
eficientes.
Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el departamento de personal.
Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.
1.2.4.3. Normativa Legal
1.2.4.3.1 Proceso de selección y reclutamiento del Personal (Sector
Público)
NORMATIVA DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PARA EL
SECTOR PÚBLICO.
CAPITULO II
DE LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Art. 3.- De los parámetros de la Selección de Personal.- La selección de personal deberá
cumplir con los siguientes parámetros:
a) Todos los puestos de las instituciones del Estado sujetas al ámbito de la LOSEP deben
contar con la descripción y perfiles de los puestos institucionales, los cuales deben ser
producto de los estudios realizados de conformidad con el procedimiento establecido
en la Norma del Subsistema de Clasificación de Puestos del Servicio Público,
considerándose que para la elaboración de los perfiles indicados no se exigirá
experiencia en el sector público salvo excepciones previamente aprobadas por el
Ministerio de Relaciones Laborales.
Art. 4.- Del Reclutamiento y Selección de Personal.- Todo proceso de reclutamiento y
selección de personal para puestos protegidos por la carrera del servicio público deberán
realizarse obligatoriamente a través de concursos de méritos y oposición, utilizando la
plataforma tecnológica del subsistema de reclutamiento y selección de personal
39
administrada por el Ministerio de Relaciones Laborales como único medio válido para la
aplicación y seguimiento de un proceso de reclutamiento y selección, en la cual se tendrá
que ingresar, registrar y gestionar cada etapa del concurso a través de la página web
www.socioempleo.gob.ec.
A decisión de la autoridad nominadora, para escoger los ocupantes de los puestos de libre
nombramiento y remoción, con contrato de servicios ocasionales o a período fijo podrán
realizarse procesos de reclutamiento y selección aplicando la presente norma, pero sin la
aplicación de la plataforma tecnológica.
Este proceso está conformado por:
a. Preparación del proceso de reclutamiento;
b. Convocatoria;
c. Evaluación y selección, etapa en la que se desarrolla el concurso de méritos y
oposición, y se compone de:
Mérito integrado por:
Verificación de postulaciones;
Evaluación;
d. Oposición;
e. Expedición del nombramiento provisional de prueba; y,
f. Inducción. (Ley Orgánica del Servicio Público, LOSEP, Art. 3-4)
1.2.4.4. Gestión de Recurso Humano
En el proceso de gestión de recursos humanos intervienen todos los miembros activos de la
empresa, entendiéndose por tales: la dirección general con tareas de mando, los asalariados
con la negociación de un contrato y los representantes del personal. Para poner en
funcionamiento a las personas de una organización necesitamos definir las políticas de
personal, y articular las funciones sociales considerando los objetivos de la organización.
Pero además se necesitan métodos para conseguir, conservar y desarrollar esos recursos
humanos. Todo ello no podrá ser llevado a cabo sin la ayuda de instrumentos
administrativos, reglamentarios e instrumentales. (Administración de Recursos Humanos,
Richard L. Daft, 2004)
40
1.2.4.5. Admisión de Personas
Los procesos de admisión de personas constituyen las rutas de acceso de éstas a la
organización; representan la puerta de entrada abierta sólo a los candidatos capaces de
adaptar sus características personales a las características predominantes en la
organización. Dentro del proceso de admisión de personas se analizará:
RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL.-
Es el proceso de generar un conjunto de candidatos para un cargo específico. Debe
anunciar la disponibilidad del cargo en el mercado y atraer candidatos calificados para
disputarlo. El mercado en que la organización trata de buscar los candidatos puede ser
interno, externo o una combinación de ambos.
SELECCIÓN DEL PERSONAL.-
La selección de personas funciona como un filtro que permite que sólo algunas personas
puedan ingresar en la organización. En términos más amplios, la selección busca los
candidatos más adecuados para los cargos de la organización, con el fin de mantener o
aumentar la eficiencia y el desempeño del personal, así como la eficacia de la
organización.
La selección de personal es un proceso técnico que comprende la convocatoria, evaluación
y selección de los aspirantes más idóneos para ocupar cargos en la entidad. La selección
permite identificar al personal por su conocimiento y experiencia, debiendo asegurarse que
cada servidor que ingresa a la entidad reúna los requisitos establecidos en el manual
ocupacional, los mismos que serán acreditados documentadamente por los
aspirantes.(Administración de Recursos Humanos, Richard L. Daft, 2004)
1.2.4.6. Aplicación del personal
Procesos utilizados para diseñar las actividades que las personas realizarán en la empresa,
y orientar y acompañar su desempeño. Incluye procesos como:
41
1.2.4.7. Diseño de cargos
Es la especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los
demás cargos para satisfacer los requisitos tecnológicos, organizacionales y sociales. En el
fondo, el diseño de los cargos representa el modo como los administradores proyectan los
cargos individuales y los combinan en la organización; además se determina el grado de
responsabilidad del ocupante.
1.2.4.8. Evaluación del desempeño
Es una apreciación sistemática del desempeño de cada persona, en función de las
actividades que cumple, de las metas y resultados que debe alcanzar y de su potencial
desarrollo; es un proceso que sirve para estimar el valor y excelencia de una persona y su
contribución a la organización.
Mediante la auditoría de gestión se analizará el porcentaje de servidores públicos que
logran calificación de excelente en sus evaluaciones del desempeño, cumpliendo más allá
de las metas y objetivos planificados; denotando así su comprometimiento e identidad con
la Dirección de Salud de Pastaza.
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN
De los conceptos principales que contribuyen a la presente investigación, se destaca:
Auditoria de gestión.-
E. Jefferson dice: “La auditoría de gestión es el arte de evaluar independientemente las
políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de
localizar los campos que se necesitan mejorar y formular recomendaciones para el logro de
esas mejoras”
42
Criterio Personal:
Se puede determinar que este concepto se destaca, ya que en toda institución se realizan
auditorias en especial las de gestión donde se verifica si la entidad está cumpliendo con
todas las políticas y procedimientos preestablecidos, además se realizan dichas auditorías
con el único propósito de evaluar el grado de eficacia y eficiencia con que se manejan los
recursos disponibles y se logran los objetivos institucionales.
Auditoria de Talento Humano.-
Es un conjunto de procedimientos de revisión que tiene como objeto revisar y comprobar
todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos
departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se
cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo en su caso cambios y
mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de sus fines de la administración de
personal" (Zavala Rodríguez Carlos, Auditoria de Recursos Humanos, 2009).
Criterio personal:
Pienso que es importante auditar al departamento de Talento Humano, puesto que no se
puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues también se comete errores al momento
de reclutar y contratar al personal, por ello es necesario detectar los problemas antes que
éstos se conviertan en algo serio para la institución.
Sin embargo, todo esto comprende un control estricto de todos los procesos y políticas, que
asume toda empresa y es ahí cuando la auditoria como herramienta de control y vía eficaz,
analiza cada uno de los procesos y verifica si cada uno de ellos se está llevando
correctamente.
1.4. ANÁLISIS CRÍTICO SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
La información que se encuentra recopilada en este capítulo responde de manera acertada
las preguntas científicas planteadas al inicio de investigación, además nos servirá de mucha
ayuda para la ejecución de la auditoría de gestión que detalla claramente los antecedentes,
43
el objeto de investigación, conceptos y el desarrollo de cada una de las fases que se
encuentran dentro del proceso de auditoría ya planteado.
La auditoría de gestión, como ente de control nos ayudará verificar y determinar si se
cumplen a cabalidad las políticas, procedimientos, las normas establecidas y si se utilizan
los recursos de forma eficaz y económica, cumpliendo con los objetivos planteados de la
institución se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de
la empresa.
Cada uno de los conceptos citados por varios autores, me ha permitido formar mis
conocimientos; permitiéndome contar con todas las herramientas necesarias a fin de poder
ejecutar una auditoria al departamento de talento humano para evaluación al proceso de
selección y reclutamiento de personal, en la Dirección de Salud de Pastaza, con el objeto
de garantizar la evaluación de la actividad del flujo de recursos humanos: selección y
reclutamiento del personal, contratación, capacitación, evaluación y desempeño del
personal.
1.5. CONCLUSIONES PARCIALES.
Después de haber realizado una investigación exhaustiva, se pudo concluir que toda la
información de este capítulo contribuirá para ejecutar la auditoría de gestión al proceso
de selección y reclutamiento de personal, en la Dirección de Salud de Pastaza.
Se concluye y se establece que el manejo de las empresas debe ser altamente
competitivo, por ello es necesario manejar cada uno de los recursos institucionales de
manera íntegra; cumpliendo con el plan anual establecido de reclutamiento y selección
de personal promoviendo el ingreso del talento humano altamente capacitado para que
ellos se desarrollen de una manera eficaz y eficiente, para junto con ellos cumplir con
los objetivos institucionales, mismos que conllevaran a un desarrollo empresarial
óptimo.
44
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA.
2.1.CARACTERIZACIÓN DEL PROBLEMA SELECCIONADO PARA LA
INVESTIGACIÓN.
En el Departamento de Gestión de Talento Humano, con el fin de garantizar el desarrollo
del Talento Humano en la Dirección de Salud de Pastaza, se implementará
recomendaciones para la buena selección del personal los mismos que se encargará del
fortalecimiento de la institucionalidad del sector público con procedimientos claros y
sencillos para la eficiente administración de los recursos del Estado.
En la Dirección de Salud de Pastaza, una de las principales deficiencias del departamento
de Talento Humano; es no ejecutar normativas y procesos de selección de personal, para lo
cual deberán incluir o contratar a trabajadores eficientes, capaces y competitivos para
aquellos cargos que requieren un alto nivel de conocimiento y experiencia como para
aquellos que no lo necesitan, razón por la cual, existe personal de planta que no está
distribuido adecuadamente en función de sus aptitudes y actitudes.
Poco a poco esto ha ido generando problemas para la institución, donde la contratación del
personal, por lo general se ha venido manejando bajo preferencias personales y a la vez
políticas, sin tomar en cuenta los requerimientos de un perfil idóneo para dicho cargo que
se están postulando, por lo que se ha visto la necesidad de proponer un mecanismo
propicio como es la utilización de un Manual de Reclutamiento y Selección de Personal,
para proporcionar un mejor rendimiento tanto personal como profesional en cada uno de
los empleados.
Según la información que se pudo recopilar en la revisión de los documentos que fueron
facilitados por la Dirección de Salud de Pastaza, nos permitirá realizar una investigación
más profunda y minuciosa, en la cual se podrá detectar las falencias en la aplicación de
procesos que impiden el cumplimiento de las metas y objetivos que ya se encuentran
establecidos en el POA institucional, y así poder brindar alternativas para la buena toma de
decisiones.
45
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
El enfoque de la presente investigación es cualitativo, debido a que se requiere la
adquisición de la mayor información posible, además nos permite la participación
vinculante de los individuos y la comunidad con el objetivo de solucionar problemas que
encaminen su desarrollo, y la consecución de las metas y objetivos en el Departamento de
Recursos Humanos de la Dirección de Salud de Pastaza.
La metodología de investigación se basan en una investigación de campo por que la
información a recolectarse será en el lugar en el cual se generó el problema; a la vez
también nos servirá de mucha ayuda toda la información bibliográfica lo que nos permitirá
la fundamentación científica del hecho a investigarse.
En la presente investigación se realizará una “Auditoria de Gestión al departamento de
talento humano para medir la eficacia y eficiencia en la selección del personal de la
Dirección de Salud de Pastaza, en la ciudad de Puyo, de enero a diciembre del 2013”, el
resultado de dicha investigación nos permitirá elaborar y desarrollar una propuesta para
solucionar el problema investigado.
2.3.PROPUESTA DEL INVESTIGADOR: MODELO, SISTEMA,
METODOLOGÍA, PROCEDIMIENTO, ENTRE OTROS, QUE REALICE EL
INVESTIGADOR.
La presente investigación se efectuará utilizando los siguientes tipos de investigación:
Deductivo.- parte de las leyes generales a leyes secundarias a casos particulares, para
ser desglosadas y analizadas en busca del conocimiento científico. Este método será
utilizado para determinar las actividades, procesos para poder llegar a conclusiones
generales para determinar una Auditoria de Gestión en el Departamento de Talento
Humano para medir la eficacia y eficiencia en la Dirección de Salud de Pastaza.
46
Analítico.- extrae las partes de un todo con la finalidad de estructurarlos y
analizarlos. En esta investigación se utilizará este método por que se partirá de un todo
para poder llegar a un fin, donde analizaremos temas referentes al proceso de selección
del personal en la Dirección de Salud de Pastaza
Descriptivo.- porque logra identificar características de los funcionarios de la entidad
para posteriormente inferir conclusiones sobre las mismas. La utilización de este
método nos permitirá analizar todos los datos reunidos para así tener un perfil
detallado de un evento, condición o situación del como es el proceso de selección del
personal en las instituciones públicas y poder descubrir cuáles de las variables están
relacionadas entre sí.
Las técnicas de investigación a utilizar son las siguientes:
Entrevista directa: Será aplicada con el objeto de recolectar información en detalles
cualitativos que admitirá profundizar y ser fuente de verificación o consolidación de
la información financiera.
Encuesta: Será aplicada con el objeto de conocer la realidad de la institución a fin de
evaluar la gestión Administrativa y los procesos contables que se estén aplicando, lo
cual constituye evidencias para la presente investigación
2.3.1. Población y Muestra
El presente estudio se realizará y se llevará a cabo en la Dirección de Salud de Pastaza,
en la ciudad de Puyo. Para dicha investigación se tomará una muestra del personal que
labora en la institución para recopilar la información necesaria para dicha auditoria.
2.3.1.1. Población
Para la presente investigación se ha tomado como base para realizar la encuesta, a todos los
funcionarios y empleados que laboran en la Dirección Provincial de Salud en la ciudad de
Puyo, para lo cual existe una población de 28 personas que laboran en la institución.
47
NÓMINA FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
DE SALUD DE PASTAZA
Tabla N°1
N° CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES
1 1714164132 Ávila Molina Claudia Araceli
2 1600166480 Gancino Santiana Beatriz Blanca
3 1600119299 Aguirre Aida Marina Dolores
4 1600070690 Campos Jiménez Francisco Salomón
5 1600365124 Santander Ledesma Nelly Ivonne
6 1600355257 Zamarenda Ungumi Amada Cristi
7 1600118762 Moncayo Zabala Fausto Marcelo Eduardo
8 1712688256 Martínez Sotomayor Katia Irene
9 1600249757 Merino Arias Freddycita Araselli
10 701196602 Orrala Hinostroza Gina Genara De Las Nieves
11 1600341414 Yumbo Grefa Carmen Guillermina
12 1600167520 López Sánchez Nancy Llaned
13 1600064107 López Gómez Manuel Eleuterio
14 1600108748 Salazar Peñaloza Hernán Bolívar
15 1704223443 Carrera Rosales Carlos Jorge
16 1600332751 Chasi Defas Ramón Patricio
17 1600359465 León Bermúdez Josué Manuel
18 1600277774 Chuquirima Narváez Ofelia Del Rocío
19 1802026482 Cobo Tinajero Héctor Augusto
20 1600521825 Fonseca Velasco Geovanny Fernando
21 1600388837 Gómez Espinoza Mayra Janeth
22 1600346496 Guevara Chávez Carmen Verónica
23 1600397317 Montoya Castillo José Andrés
24 1804032843 Lascano López Adriana Nathaly
25 1600400657 Robayo Andrade Fausto Fernando
26 0916612211 Cabrera Murillo Genova Marjorie
27 1803043999 Escobar Guarnizo Elizabeth Marisol
28 1400601462 Guevara Ortiz Gabriela Nathaly
48
2.3.1.2. Muestra
En consideración y debido a que la población es pequeña se tomará como muestra a la
totalidad de la población.
2.4.ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
2.4.1. Tabulación de resultados de la encuesta
Tabla N° 2
N° PREGUNTAS OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
1
¿En la institución se
encuentran bien definidos la
misión, visión y objetivos? SI 24 86%
NO 4 14%
TOTAL 28 100%
Grafico N° 1
Análisis e Interpretación.-
De acuerdo al resultado obtenido en la representación gráfica se puede apreciar que, el
86% de las personas encuestadas manifiestan que en la institución se encuentra bien
definidas la misión, visión y objetivos, la misma que contribuye a conocer el desempeño de
su gestión, pero solo un 14% de los encuestados señalan que no se encuentran bien
definidas.
86%
14%
Misión, visión y objetivos...
SI
NO
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
49
Tabla N° 3
N° PREGUNTAS OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
2
¿Posee la Institución un
organigrama estructural? SI 26 93%
NO 2 7%
TOTAL 28 100%
Grafico N° 2
Análisis e Interpretación:
De acuerdo al resultado obtenido en la representación gráfica se puede apreciar que el
93%, es decir, que la mayoría de personas encuestadas manifiestan que la institución si
posee con un organigrama estructural lo que le permite a la institución tener bien definidos
cada cargo; mientras que el 7% de los encuestados desconocen si la institución consta con
un organigrama estructural, lo que incide que el personal tiene poco interés en saber de
cómo está estructurada la institución donde prestan sus servicios.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
50
Tabla N° 4
N° PREGUNTAS OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
3
¿Por qué medios se
enteró del puesto de
trabajo?
Radio 13 46.%
Tv 5 18.%
Periódico 0 0.00
Otros 10 36%
TOTAL 28 100%
Gráfico N° 3
Análisis e Interpretación:
De acuerdo a los resultados obtenidos en la representación gráfica, el 46% del personal
contratado se enteró por los medios radiales, siguiéndole un 36% que seguramente se
enteraron de dichos puestos por algún amigo podemos concluir que la mayoría de
personas se enteraron por medios radiales, televisivos y por alguna recomendación de
algún amigo o conocido.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
51
Tabla N° 5
N° PREGUNTA OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
4
¿Su ingreso a la
institución fue realizado
por?
Concurso 12 43%
Recomendación
Personal 1 4%
Avisos en la Prensa 2 7 %
Otros 13 46%
TOTAL 28 100%
Gráfico N° 4
Análisis e interpretación:
Según la representación gráfica se puede concluir que el 4% del personal entró bajo
recomendación personal, mientras que el 7% escucharon o leyeron algún anuncio
publicado en la prensa, un 43%, el personal entró a la institución mediante concurso de
merecimiento y oposición, mientras que el 46% es de otros, ya que dicho personal ingresó
por alguna recomendación política, donde se concluye que la institución está sujeta a la
selección del personal idóneo mediante contratos por un tiempo determinado.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
52
Tabla N° 6
N° PREGUNTA OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
5
¿La Institución cuenta con un
adecuado sistema de selección de
personal y posee políticas de
reclutamiento, inducción,
capacitación y desarrollo del
personal?
SI 19 68%
NO 9 32%
TOTAL 28 100%
Gráfico N° 5
Análisis e Interpretación:
De acuerdo con los datos de la representación gráfica se puede concluir y apreciar que un
68% la institución cuenta con un adecuado sistema de selección del personal y posee
políticas de selección y reclutamiento, contratación, capacitación y desarrollo del personal,
permitiendo a la entidad contratar personal capacitado e idóneo para que pueda
desempeñarse correctamente en la misma; mientras que un 32% manifiesta que no existe
un proceso adecuado de selección del personal.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
53
Tabla N° 7
N° PREGUNTAS OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
6
¿Considera usted que debería
existir un plan estratégico para el
departamento de Talento
Humano?
SI 28 100%
NO 0 0%
TOTAL 28 100%
Grafica N°6
Análisis e Interpretación:
De acuerdo con los datos de la representación gráfica se puede concluir con un 100%, el
personal si se encuentra de acuerdo que exista un plan estratégico para el departamento de
Talento Humano en la Dirección de Salud, lo cual permitirá un mejor método para la
contracción del personal y más que todo para el buen desenvolvimiento de la institución
para el cumplimiento de metas y objetivos.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
54
Tabla N° 8
N° PREGUNTA OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
7
¿Considera usted que disponer
de un Manual de Reclutamiento
y Selección contribuirá al
mejoramiento de la institución?
SI 27 96%
NO 1 4%
TOTAL 28 100%
Gráfico N° 7
Análisis e Interpretación:
De acuerdo con los datos de la representación gráfica podemos apreciar que un 96% del
personal encuestado manifiesta que disponer de un manual de reclutamiento y selección
del personal contribuirá al mejoramiento de la institución, concluyendo que si hubiere este
manual al momento de contratar el personal, hubieren funcionarios competentes e idóneos
para desempeñarse con mayor eficiencia en cada área, mientras que el 4% opinan
negativamente.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
55
Tabla N°9
N° PREGUNTAS OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
8
¿La entidad para medir y evaluar
los resultados de gestión en
términos de eficiencia y eficacia,
cuenta con parámetros e
indicadores de gestión?
SI 25 89%
NO 3 11%
TOTAL 28 100%
Gráfico N° 8
Análisis e Interpretación:
De acuerdo con los datos de la representación gráfica se puede apreciar que un 89% de las
personas encuestadas manifiestan que la entidad si cuenta con parámetros e indicadores de
gestión que le permite medir y evaluar los resultados con eficiencia y eficacia, permitiendo
así el logro de los objetivos y metas institucionales; mientras que un 11% desconoce sobre
estos indicadores.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
56
Tabla N° 10
N° PREGUNTAS OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
9
¿La institución cuenta con
manuales de funciones destinadas
para cada área?
SI 19 68%
NO 9 32%
TOTAL 28 100%
Gráfico N° 9
Análisis e Interpretación:
De acuerdo con los datos de la representación gráfica se puede determinar que el 68%, es
decir, que la mayoría de personas encuestadas manifiestan que la institución si cuenta con
manuales de funciones para cada área, favoreciéndola a la misma para su buen desarrollo;
mientras que el 32%, desconocen sobre la existencia de éstos manuales.
Elaborado por: Cristina Montoya
Fuente: Encuesta.
57
2.5.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES PARCIALES
2.5.1. CONCLUSIONES
Luego de haber tabulado cada una de las encuestas, se concluyó que la institución no
cuenta con los medios necesarios para la publicidad de vacantes de puestos de trabajo,
la mayoría de personas se han enterado de las vacantes por algún familiar o amigos,
más no por medios de comunicación (televisiva, radial, etc.).
La gran mayoría del personal ha ingresado a la institución por concurso y otra parte por
recomendación o disposición de algún ente superior, donde la institución está sujeta a
la selección del personal idóneo mediante contratos por un tiempo determinado.
La Institución si cuenta con un sistema adecuado de selección de personal, pero le hace
falta un Manual de Reclutamiento y Selección propia de la Institución, lo que ocasiona
el incumplimiento de procesos importantes para selección de personal.
2.5.2. RECOMENDACIONES
Analizar cada uno de los medios de publicidad para poder publicar las vacantes
disponibles que existan en la institución, y ver que medio tiene más acogida para
publicar dichos puestos de trabajo, para contratar personal idóneo y perfil adecuado.
Verificar que la contratación de personal sea en su mayoría, mediante concurso de
mérito y oposición, para así garantizar una mejor selección del personal y poder
cumplir con las metas y objetivos planteados por la institución.
Implementar un sistema de reclutamiento y selección de personal, que esté de acorde a
las necesidades de la institución, enmarcados a la base legal emitida por la LOSEP, y el
MRL, que ayudará a un mejor reclutamiento y selección de personal.
58
CAPÍTULO III: DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1.TEMA.-
“Auditoria de Gestión al departamento de talento humano para medir la eficacia y
eficiencia en la selección del personal de la Dirección de Salud de Pastaza, en la ciudad de
Puyo de enero a diciembre del 2013”.
3.2. INTRODUCCIÓN DE LA PROPUESTA:
En la presente auditoría se pretende evaluar los cuatro componentes del proceso de
selección de personal, utilizados en la Dirección de Salud de Pastaza, durante el periodo
comprendido de enero a diciembre del 2013.
En la fase preliminar se pretende obtener toda la información necesaria, tanto introductoria
e histórica de la institución, donde se analizará toda la documentación obtenida en dicha
entrevista; luego se realizará una evaluación preliminar a cada uno de los componentes
seleccionados, se elaborarán programas de trabajo y se determinará el nivel de riesgo y
confianza.
En la fase de ejecución, se elaborará cuatro programas de auditoría con los siguientes
nombres: selección y reclutamiento del personal, contratación, capacitación, evaluación y
desempeño del personal; los programas de trabajo que se realizarán cuentan con un
procedimiento de control y sustantivos los cuales permitirán al auditor evaluar y recopilar
toda la documentación necesaria para emitir un informe, con evidencia suficiente, para que
luego de ello los directivos de dicho departamento puedan tomar decisiones positivas.
Por último, en la fase de comunicación de resultados, se procederá a informar sobre los
hallazgos encontrados, se determinará el tiempo de cumplimiento, con el único objetivo de
contribuir al mejoramiento de las actividades durante el proceso de selección de personal
en la institución auditada.
59
3.3.DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN:
FASE I -Diagnóstico y Planificación Preliminar
Visita de observación a la entidad notificación
Revisión de archivos y papeles de trabajo
Diagnóstico organizacional
Definición de objetivos y estrategias de auditoría
FASE II - Planificación Específica
Análisis de información y documentación
Evaluación del marco integrado de control Interno.
Análisis de riesgo y determinación del nivel de confianza
Elaboración del Programa de Trabajo, con la
formulación de los procedimientos de Auditoría
FASE III – Ejecución
Aplicación de los programas de trabajo
Elaboración de los papeles de trabajo
Hojas resumen de los hallazgos por componente
Definición de la estructura del informe
FASE IV - Comunicación de Resultados
Redacción del borrador del informe
Comunicación / Lectura del informe
Conferencia final
Obtención de criterios de la entidad
Emisión del informe final aprobado
FASE V –Seguimiento
De hallazgos y recomendaciones al término de la auditoria
ÓRDEN DE TRABAJO
NOTIFICACIÓN INICIAL
MATRIZ DE
DECISIONES POR
CADA COMPONETE,
OBJETIVOS,
PROGAMA DE
TRABAJO
DOCUMENTACIÓN
DE LA EJECUCIÓN,
PAPELES DE
TRABAJO
BORRADOR DEL
INFORME,
CONFERENCIA
FINAL
INFORME FINAL
60
3.3.1. Órden de trabajo
61
3.3.2. Memorando dePlanificaciónPreliminar
Cuadro N° 4
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
PRELIMINAR
Entidad: Dirección Provincial de Salud de Pastaza
Auditoría de Gestión: Al departamento de Talento Humano, durante el
periodo de enero a diciembre del 2013
Elaborado por: Srta. Ivonne Cristina Montoya Castillo
Revisado por: Dra. Miryan Janeth Arévalo Haro
1. Requerimiento de la auditoría
Informe largo de auditoría, memorando de antecedentes.
2. Fecha de intervención: Fecha estimada: 16 de enero de 2014
Orden de trabajo
Inicio del trabajo en el campo 17 de enero de 2014
Finalización del trabajo en el
campo
14 de febrero de 2014
Discusión del borrador del
informe con funcionarios
25 de marzo de 2014
Presentación del informe a la
entidad
26 de marzo de 2014
Emisión del informe final de
auditoria
28 de marzo de 2014
1. Equipo multidisciplinario
Auditor operativo Srta. Ivonne Cristina Montoya Castillo
4. Días presupuestados
Días laborables, distribuidos en las siguientes fases:
FASE I, Conocimiento preliminar Del 20 al 22 de enero de 2014
FASE II, Planificación específica Del 27 al 31 de enero de 2014
FASE III, Ejecución Del 03 al 20 de febrero de 2014
FASE IV, Comunicación de Del 25 al 28 de marzo de 2014
MPP 1/1-1
62
resultados
1. Recursos financieros y
materiales
5.1 Materiales
Se requirió el uso de un computador, material de
oficina, servicio de internet, varios textos para
consulta y demás instrumentos necesarios para la
ejecución de este trabajo, mismos que serán
protegidos, por la persona que ejecuta el presente
trabajo.
5.2 Viáticos y pasajes Gastos e movilización: se estima un gasto
aproximado de $125,00; los mismos que serán
asumidos por el equipo de trabajo.
2. Enfoque de la auditoria
6.1 Información General de la
Entidad
Misión
Ejercer la rectoría, regulación, planificación,
coordinación, control y gestión de la Salud
Pública ecuatoriana a través de la gobernanza y
vigilancia y control sanitario y garantizar el
derecho a la Salud a través de la provisión de
servicios de atención individual, prevención de
enfermedades, promoción de la salud e igualdad,
la gobernanza de salud, investigación y
desarrollo de la ciencia y tecnología; articulación
de los actores del sistema, con el fin de
garantizar el derecho a la Salud.
Visión
El Ministerio de Salud Pública, ejercerá
plenamente la gobernanza del Sistema Nacional
de Salud, con un modelo referencial en
Latinoamérica que priorice la promoción de la
salud y la prevención de enfermedades, con altos
niveles de atención de calidad, con calidez,
garantizando la salud integral de la población y
63
el acceso universal a una red de servicios, con la
participación coordinada de organizaciones
públicas, privadas y de la comunidad.
Objetivos
Específicos
Objetivo 1: Incrementar los mecanismos
para la implementación del Modelo de
Gestión en el Ministerio de Salud Pública.
Objetivo 2: Incrementar las capacidades y
competencias del talento humano.
Objetivo 3: Incrementar la eficiencia,
eficacia y calidad de las actividades
operativas del Ministerio de Salud Pública.
Objetivo4: Incrementar la eficiencia y
calidad del Sistema Nacional de Salud.
Objetivo 5: Reducir la brecha de acceso
universal a la salud.
Objetivo 6: Incrementar el desarrollo de la
ciencia y tecnología en el ámbito de la
salud.
Objetivo 7: Incrementar los niveles de
seguridad de los productos de consumo
humano.
Objetivo 8: Incrementar la vigilancia,
control, prevención y la promoción de la
salud.
Actividades principales
Garantiza el derecho a la salud, su promoción y
protección incorporando prácticas de medicina
tradicional y alternativas, involucrando a todos
los sectores y actores responsables en el ámbito
nacional, provincial y local.
Estructura orgánica La Institución cuenta con una estructura orgánica
64
funcional, la cual hemos tomado en
consideración.
Financiamiento
La Dirección de Salud de Pastaza, para el año
2013 cuenta con un financiamiento por parte del
Estado Ecuatoriano de $ 2, 070,069.45 dólares
los mismos que serán para la administración
general de los servicios de salud, y para gastos
del personal cuentan con un presupuesto de
$2.147,369.56 dólares.
Componentes escogidos para la
fase de ejecución.
Departamento de Gestión de Talento
Humano:
Para la presente auditoria se tomó en cuenta
cuatro componentes:
1. Proceso de Selección y reclutamiento del
Personal.
2. Contratación
3. Capacitación
4. Evaluación y desempeño del personal
6.2 Enfoque a:
Auditoría orientada hacia la
eficacia en el logro de los objetivos
y actividades.
Contratación de conformidad con el perfil de
puesto, en el tiempo oportuno, en los términos
establecidos.
6.3 Objetivos:
6.3.1 Objetivo General
Evaluar la eficacia y eficiencia en el proceso de
selección del personal en la Dirección de Salud
de Pastaza.
Determinar la eficiencia y eficacia de la
aplicación de los procedimientos,
políticas y normas en el proceso de
selección de personal.
65
i. Específicos por cada
uno de los componentes
Realizar una evaluación de control
interno de los procesos de reclutamiento
de personal, con el fin de detectar áreas
críticas y oportunas para su
mejoramiento continuo.
Diseñar las pruebas de cumplimiento
que se va aplicar durante la auditoría, al
proceso de Inducción y selección de
personal.
Evaluar la eficiencia y eficacia del
manejo de los recursos materiales,
humanos, administrativos y
económicos.
6.4 Alcance:
El alcance de esta Auditoría de Gestión es al
proceso de selección de personal, es una
auditoria en donde se proporcionara soluciones
viables y de mejora a cada uno de los a los
componentes del proceso de selección y
reclutamiento del personal, Clasificación de
puestos, capacitación, evaluación y desempeño
del personal. De esta forma se garantiza de un
mejor control del cumplimiento de actividades a
la hora de tomar decisiones. La presente
investigación se aplicará al período
comprendido entre los meses de enero a
diciembre de 2013.
6.5 Indicadores de Gestión:
Indicador de eficiencia en el proceso Total de personas reclutado/ total
66
reclutamiento de personal. personal requerido *100
Indicador de cumplimiento en
aprobación de requerimientos de
personal.
Total solicitudes aprobadas / total
solicitudes presentadas *100
Indicador de cumplimiento de
requisitos de perfil idóneo Total de hojas de vida receptadas que
cumplen con el perfil/ total de hojas de
vida receptadas *100
Indicadores de eficiencia en la
inducción del personal. Total de personal nuevo que ha recibido
inducción/ total personal nuevo *100
6.6 Resumen de los Resultados de la
Evaluación del Control Interno.
Se realizará y aplicará el cuestionario de
control interno por cada componente. Lo
cual permitirá determinar la eficiencia,
eficacia y el grado de cumplimiento de
los objetivos propuestos en el PAC
Institucional.
6.7 Calificación de los Factores de
Riesgo de Auditoría
Se valorará la calificación
respectivamente por cada componente.
6.8 Grado de Confianza Programado y
Controles Claves de Efectividad y
Eficiencia
NOTA: Por cada componente a
examinarse
Se adjunta matriz por componente en la
cual se indica el grado de confianza.
6.9 Trabajo a realizar por los auditores
en la fase de ejecución
NOTA: Por cada componente a
examinarse
Se aplicará el cuestionario, encuesta y
entrevista, procedimientos sustantivos y de
control, los cuales se destacan en el
Programa de auditoría, matriz preliminar de
riesgos y calificación de ponderación de
riesgos
7. Colaboración de la entidad auditada:
67
7.3 Otra colaboración
Director, Jefe de la Unidad de
Administración del Talento Humano y
funcionarios de la institución
8. Otros aspectos
Se anexa programas de trabajo y
cuestionarios de control interno por
cada componente (Preparados en forma
conjunta por auditores y otros
profesionales)
EI archivo permanente fue creado y
organizado en la presente auditoría de
gestión.
El presente plan de trabajo fue
elaborado a base del conocimiento de
la entidad y de la información obtenida
en la Fase de "Planificación
Preliminar"
9. Firmas de responsabilidad de la
planificación.
Cristina Montoya
Auditor Operativo
Firmas de aprobación de la
planificación.
Dra. Miryan Arévalo
Tutora
68
3.4.FASE I: Diagnóstico y Planificación Preliminar de la Institución.
3.4.1. Información Introductoria
El Ministerio de Salud Pública fue creado por la Asamblea Constituyente de 1967,
mediante decreto 084 publicado en el Registro Oficial No. 149 del 6 de junio de ese mismo
año, durante el gobierno del Dr. Otto Arosemena Gómez. Anteriormente las funciones de
la salud formaban parte del Ministerio de Previsión Social y Trabajo, y el primer paso para
su creación se dio en 1963, cuando se creó la Subsecretaría de Salud, que dependía del
mismo ministerio.
Entre los fines y objetivos del Ministerio de Salud Pública están la coordinación e
integración progresiva de los servicios de salud con miras a aumentar su cobertura; llegar
a todos los estratos sociales y lograr una descentralización administrativa; la
intensificación de los programas de agua potable y alcantarillado, especialmente en las
zonas marginales; el impulso y desarrollo de la medicina preventiva y la educación
sanitaria; la regionalización de los servicios de salud; investigación y educación
nutricional y el desarrollo de programas de alimentación básica para la madre embarazada,
el recién nacido y los niños en edad escolar; el apoyo a la investigación científica; etc.
69
3.4.1.1. Misión institucional
Ejercer la rectoría, regulación, planificación, coordinación, control y gestión de la Salud
Pública ecuatoriana a través de la gobernanza y vigilancia y control sanitario y garantizar
el derecho a la Salud a través de la provisión de servicios de atención individual,
prevención de enfermedades, promoción de la salud e igualdad, la gobernanza de salud,
investigación y desarrollo de la ciencia y tecnología; articulación de los actores del
sistema, con el fin de garantizar el derecho a la Salud.
3.4.1.2. Visión institucional
El Ministerio de Salud Pública, ejercerá plenamente la gobernanza del Sistema Nacional de
Salud, con un modelo referencial en Latinoamérica que priorice la promoción de la salud y
la prevención de enfermedades, con altos niveles de atención de calidad, con calidez,
garantizando la salud integral de la población y el acceso universal a una red de servicios,
con la participación coordinada de organizaciones públicas, privadas y de la comunidad.
3.4.1.3. Objetivos de la entidad
Específicos
Objetivo 1: Incrementar los mecanismos para la implementación del Modelo de
Gestión en el Ministerio de Salud Pública.
Objetivo 2: Incrementar las capacidades y competencias del talento humano.
Objetivo 3: Incrementar la eficiencia, eficacia y calidad de las actividades
operativas del Ministerio de Salud Pública.
Objetivo4: Incrementar la eficiencia y calidad del Sistema Nacional de Salud.
Objetivo 5: Reducir la brecha de acceso universal a la salud.
70
Objetivo 6: Incrementar el desarrollo de la ciencia y tecnología en el ámbito de la
salud.
Objetivo 7: Incrementar los niveles de seguridad de los productos de consumo
humano.
Objetivo 8: Incrementar la vigilancia, control, prevención y la promoción de la
salud.
3.4.1.4. Valores
Respeto.- Entendemos que todas las personas son iguales y merecen el mejor
servicio, por lo que nos comprometemos a respetar su dignidad y a atender sus
necesidades teniendo en cuenta, en todo momento, sus derechos.
Inclusión.- Reconocemos que los grupos sociales son distintos y valoramos sus
diferencias.
Vocación de servicio.- Nuestra labor diaria lo hacemos con pasión.
Compromiso.- Nos comprometemos a que nuestras capacidades cumplan con todo
aquello que se nos ha confiado.
Integridad.- Tenemos la capacidad para decidir responsablemente sobre nuestro
comportamiento”.
Justicia.- Creemos que todas las personas tienen las mismas oportunidades y
trabajamos para ello.
Lealtad.- Confianza y defensa de los valores, principios y objetivos de la entidad,
garantizando los derechos individuales y colectivos.
71
3.4.1.5. Organigrama Estructural
Gráfico N° 10
72
3.4.1.6. Nómina de Funcionarios
Cuadro N° 5
PERSONAL ADMINISTRATIVO
Nº CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES CARGO
1 1600119299 AGUIRRE AIDA MARINA DOLORES TESORERA
2 1714164132 AVILA MOLINA CLAUDIA ARACELI DIRECTORA
3 1600166480 GANCINO SANTIANA BEATRIZ BLANCA CONTADORA
4 1600365124 SANTANDER LEDESMA NELLY IVONNE COMISARIA
5 1600277774 CHURIQUIMA NARVAEZ OFELIA DEL ROCIO SECRETARIA
6 1600359465 LEON BERMUDEZ JOSUE MANUEL GUARDALMACEN
7 1600070690 CAMPOS JIMENEZ FRANCISCO SALOMON ESTADISTICO
8 1802026482 COBO TINAJERO HECTOR AUGUSTO SERV. PUB.4 P.FOC
9 1600521825 FONSECA VELASCO GEOVANNIY FERNANDO SERV. PUB.4
10 1600346496 GUEVARA CHAVEZ CARMEN VERONICA SERV.PUB.1
11 1600397317 MONTOYA CASTILLO JOSE ANDRES SERV.PUB.1
12 1804032843
LASCANO LOPEZ ADRIANA NATALY COMUNICADORA
SOCIAL
13 0701196602 ORRALA HINOSTROSA GINA GENARA MEDICO PISTA
14 1600167520 LOPEZ SANCHEZ NANCY LLANED NUTRICIONISTA
15 1600355257 ZAMARENDA UNGUMI AMADA CRISTI
PROM SALUD
INTERC
16 1712688256 MARTINEZ SOTOMAYOR KATIA IRENE MEDICO TRATANTE
17 1600249757 MERINO ARIAS FREDDYCITA ARASELLI PSICOLOGA
18 1600341414 YUMBO GREFA CARMEN GUILLERMINA ENFERMERA
19 1600064107 LOPEZ GOMEZ MANUEL ELEUTERIO SERV.PUB.1
20 1600108748 SALAZAR PEÑALOZA HERNAN BOLIVAR SERV.PUB.1
21 1704223443 CARRERA ROSALES CARLOS JORGE SERV.PUB.1
22 1600332751 CHASI DEFAS RAMON PATRICIO SERV.PUB.1
23 1600118762 MONCAYO ZABALA FAUSTO MONCAYO INSP.SANIT
24 0916612211 CABRERA MURILLO GENOVA MARJORIE SERV.PUB.3
25 1600388837 GOMEZ ESPINOZA MAYRA JANETH SERV.PUB APOYO 3
73
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
NÓMINA DE EMPLEADOS CONTRATADOS,ENIPLA, PAN, CONE
Cuadro N° 6
No CEDULA APELLIDOS/NOMBRES CARGO
1 1002363826 ACOSTA CHULDE LEDY MARLENE ENFERMERA
2 1600119299 AGUIRRE AIDA MARINA DOLORES TESORERA
3 1801217611 ALDAS PALACIOS GUIDO ANIBAL MEDICO
4 1600380875 DIAZ GAMBOA EDITH EUGENIA SECRETARIA
5 1600104515 VILLACRES ESTACIO LAURA MARLENE ENFERMERA PROV
6 0601905037 VIMOS TOCTAQUIZA CARLOS ALBERTO MEDICO
7 1600347908 LOPEZ GAMBOA SANDI MARIANELA ASIST. RR-HH
8 1600364481 ALVARADO GREFA SANDRA BETTY PROM SALUD INTERC
9 1500207111 ANDY AGUIDA ELVIA MARGARITA PROM SALUD INTERC
10 1600338485 SANTI SUAREZ SIMON APARICIO PROM SALUD INTERC
11 1800861948 ANDALUZ MEDINA ANGEL ERNESTO INSP.SANIT
12 1600118762 MONCAYO ZABALA FAUSTO MONCAYO INSP.SANIT
13 1600360166 MUÑOZ MORALES ALEX BOLIVAR INSP.SANIT
14 1600118721 PEREZ FAUSTO INSP.SANIT
15 0102304946 TORRES SALAMEA MONICA PATRICIA ODONTOLOGA
16 1803081403 BALSECA OJEDA CRISTOBAL FABIAN PROFESIONAL 2
17 1600359465 LEON BERMUDEZ JOSUE MANUEL GUARDALMACEN
18 1500671605 ARAUJO LUGO MARTHA VIVIANA SERV.PUB.7
19 0916612211 CABRERA MURILLO GENOVA MARJORIE SERV.PUB.3
20 1719224956 CARRERA VILLA FRANCA ASUCENA SERV.PUB APOYO 3
21 1401143647 FERNANDEZ ANTONIETA GENESIS IVONNE SERV.PUB APOYO 3
22 1600343352 MAZORRA OLMEDO ERIK RAMIRO INFORMATICO DE LA
RED
23 0201569274 COLOMA COLOMA PAOLA MARICELA ENFWERMERA RURAL
24 0201741212 GAIBOR MANZANO MAYRA CRISTINA ENFWERMERA RURAL
25 0201869310 GUINGLA GUAMAN NELY MARISOL ENFWERMERA RURAL
26 0604067264 PILCO DAGA MARIA PATRICIA ENFWERMERA RURAL
27 0702870767 PELAEZ CRUZ ANDRES ROBERTO MEDICO RURAL
28 0919569095 ORDEÑEANA VINTIMILLA BORIS JOAO ODONTOLOGA RURAL
29 0921252144 GUAMAN TIBANTA SANDRA GRACIELA OBSTETRIZ RURAL
30 0924472566 ZALDUMBIDE BALAREZO ANDREA CAROLINA ODONTOLOGA RURAL
31 0925851222 CASTRO LOZADA HIRBERG JOEL ODONTOLOGA RURAL
32 1206271577 NINABANDA IZURIETA SOMARYS ALEXANDRA ENFERMERA RURAL
33 1400650832 ORTIZ PEREIRA FREDY EDUARDO MEDICO RURAL
34 1600371049 ORTIZ ANDRADE NELLY DEL ROCIO ENFERMERA RURAL
35 1600484016 SILVA SHIQUIA EDGAR VLADIMIR MEDICO RURAL
36 1600513616 MEDRANO LOPEZ STEFANNY BELEN MEDICO RURAL
37 1600577355 REAL ESCOBAR OMAR SANTIAGO ODONTOLOGO RURAL
38 1713034955 ARMIJOS CARRION AMPARO SILVANA MEDICO RURAL
39 1713957536 MORENO CHACON VERONICA ALEXANDRA ENFERMERA RURAL
40 1716751548 TORRES RIVERA EDWIN GUILLERMO MEDICO RURAL
41 1718021585 ROMERO VELASQUEZ CARLOS ANDRES MEDICO RURAL
42 1721051504 SANCHEZ PUNGUIL JADIRA ALEXANDRA MEDICO RURAL
43 1722769641 MANZANO SANCHEZ LUIS MIGUEL ENFERMERO RURAL
74
44 1723652044 AREQUIPA CAZA FATIMA BELEN OBSTETRIZ RURAL
45 1803417862 NUÑEZ ARROBA SILVIA DEL PILAR MEDICO RURAL
46 1803571056 GARCES VACA LORENA ELIZABETH MEDICO RURAL
47 1803666799 BAYAS ROBALINO SARA GABRIELA MEDICO RURAL
48 1804007688 LAGUA CHANGO LOURDES CLEMENCIA ENFERMERA RURAL
49 1804025409 PAUCAR TUBON JENNY ALEXANDRA MEDICO RURAL
50 1804160453 GUEVARA FREIRE MAYRA DANIELA MEDICO RURAL
51 1804275178 GUACHI QUINTUÑA MAGALI DEL ROCIO ENFERMERA RURAL
52 1804323192 CORDOVA FRIAS ANGEL RAFAEL MEDICO RURAL
53 1711984896 ANDRADE CEVALLOS MARIA JOSE MEDICO RURAL
54 0202002804 BENAVIDES NUÑEZ ISAAC RODRIGO ENFERMERA RURAL
55 0104655899 CAÑAR INGA VICTOR ALEJANDRO ENFERMERA RURAL
56 1206708321 CERRUFFO ROCAFUERTE JIMMY ALEJANDRO ENFERMERA RURAL
57 0603357153 GARCES CHAVEZ CRISTIAN GEOVANNY MEDICO RURAL
58 0201938180 MELENDEZ CARVAJAL JUAN CARLOS ENFERMERA RURAL
59 1206111062 MENDEZ CASTRO GERMANIA LUCIA ENFERMERA RURAL
60 0924905789 MENDOZA VASCONEZ BLANCA DORIS ENFERMERA RURAL
61 0603708397 MIRANDA PADILLA ANGEL GEOVANNY MEDICO RURAL
62 1206356477 MONCERRATE MORANTE MIGUEL ESTEBAN ENFERMERA RURAL
63 1206019075 MUÑOZ NAVAS MEYLIN YELIXSA ENFERMERA RURAL
64 0912270527 NAVARRETE PIZARRO JOSE DANILO ENFERMERA RURAL
65 2100139217 RADA MARMOL STEPHANIA VANESSA OBSTETRIZ RURAL
66 0930425319 VERA ROSEL PRISCILA VIVIANA ENFERMERA RURAL
67 1804032843 LASCANO LOPEZ ADRIANA NATALY COMUNICADORA
SOCIAL
68 604377051 ALVARO ERAZO ALEX PATRICIO MEDICO RURAL
69 1721145553 ARELLANO BARAHONA SOFIA ELIZABETH MEDICO RURAL
70 1804289914 ARROBA ALDAZ LUIS ALEJANDRO MEDICO RURAL
71 603100280 AVENDAÑO BARRAGAN ELIANA KATHERINE MEDICO RURAL
72 603823220 COVA RAMOS LIGIA BEATRIZ MEDICO RURAL
73 201835774 ESCOBAR ESCOBAR DAMARIS ELIZABETH MEDICO RURAL
74 1722000278 GORTAIRE CARRILLO MARIA SOLEDAD MEDICO RURAL
75 1717708224 GUAJAN ULCUANGO FABIOLA ESPERANZA MEDICO RURAL
76 503259400 HUALPA FREIRE AIDA NATALY MEDICO RURAL
77 1716353782 LEON CHAVEZ FLOR MARIA MEDICO RURAL
78 1721843801 MONTES RODRIGUEZ WILFRIDO ALEJANDRO MEDICO RURAL
79 1600538480 PEREZ MORALES SEGUNDO MANUEL MEDICO RURAL
80 604275933 PILLAJO HUARACA MARIA ALEXANDRA MEDICO RURAL
81 1600520397 RIVADENEYRA CUZME RUTH XIMENA MEDICO RURAL
82 104368337 VELEZ ORTIZ JOHNNY ROBERTO MEDICO RURAL
83 1715522726 QUEZADA ROMERO VANESA AMRISOL MEDIC. DEMATO
84 1802825834 LOPEZ PAREDES FRANKLIN MARCELO ANESTESIOLOGO
85 1803190352 PALACIOS GALLEGOS ALEXANDER BOLIVAR CIRUGIA GENERAL
86 1104193824 VALAREZO GARCIA ANDREA SIBONEY OFTALMOLOGIA
87 1715413710 CHICAIZA AGILA GLADYS ALEXANDRA MEDIC. DEMATO
88 603984683 FLORES ZHANGALLIMBAY JAIME RAFAEL ENF.ROTATIVO
89 1600482358 ALVAREZ MUÑOZ GABRIELA ELIZABETH ENF.ROTATIVO
90 1600563744 ANDRANGO GRANDA ANA SUSANA ENF.ROTATIVO
91 1600416653 CAMBAL BARAHONA VIRGINIA VERONICA ENF.ROTATIVO
92 1400465298 CHACHA BARRERA MAYRA ALEXANDRA ENF.ROTATIVO
75
93 1400431936 CHACHA CHACHA ISABEL CRISTINA ENF.ROTATIVO
94 1600517823 CHICAIZA CARCELEN ANGELA KATHERINE ENF.ROTATIVO
95 1600517823 CHIMBO MALLA MARTHA ROSALIA ENF.ROTATIVO
96 1600398802 DAQUILEMA ALVAREZ DIANA CRISTINA ENF.ROTATIVO
97 1600582249 ESPINOSA PEREZ LIZETH ANABEL ENF.ROTATIVO
98 1600561631 GAMBOA ZABALA ANTONIETA MARILU ENF.ROTATIVO
99 1400696041 GUERRERO RUIZ GILDA LILIANA ENF.ROTATIVO
100 1600692899 HERNANDEZ MENESES KARINA ESTEFANIA ENF.ROTATIVO
101 1802535367 LOPEZ RODRIGUEZ DAYSI SUSANA ENF.ROTATIVO
102 1600402299 LOPEZ RODRIGUEZ ILIANA ALEXANDRA ENF.ROTATIVO
103 1400505655 LUCERO LUCERO ROSA GUILLERMINA ENF.ROTATIVO
104 1400984777 MALDONADO CHACHA DIANA LICETTH ENF.ROTATIVO
105 1600650913 MANCILLA CUJI CAROLA SOLEDAD ENF.ROTATIVO
106 201829694 MONAR MORA ALEXANDRA NATIVIDAD ENF.ROTATIVO
107 1600410656 ORTEGA SANCHEZ TATIANA MARILIN ENF.ROTATIVO
108 1600485237 PEÑAFIEL MEJIA YAJAIRA ABIGAIL ENF.ROTATIVO
109 1600463713 TIERRA CRIOLLO MIRIAM JACKELINE ENF.ROTATIVO
110 105597058 URGILEZ MENDEZ ANITA YURUBI ENF.ROTATIVO
111 1600572919 YEPEZ AMORES VERONICA DANIELA ENF.ROTATIVO
112 1715834071 ALBUJA POZO MARIA BELEN MEDICO RURAL
113 1717999799 ALMACHI CRIOLLO JULIETA IRENE MEDICO RURAL
114 1600456345 AMAN BASTIDAS TANIA GEOMAYRA MEDICO RURAL
115 1804152633 ARCOS SOLIS TATIANA JEANNETTE MEDICO RURAL
116 1718985185 ARMIJOS QUIÑONEZ JOHANNA MIREYA ENFERMERA RURAL
117 604259028 BARRIONUEVO BARRIONUEVO MONICA DEL
ROCIO
MEDICO RURAL
118 1105048258 BELTRAN OCAMPOS ESTHER PAULINA MEDICO RURAL
119 1310173578 BUZETTA MURILLO JOSE CARLOS MEDICO RURAL
120 301879318 CABRERA PADRON PATRICIO EUGENIO MEDICO RURAL
121 1717985137 CARGUA RIOS LUCIA MAGDALENA MEDICO RURAL
122 201884848 CHICO SAMANIEGO FRANCISCO JAVIER MEDICO RURAL
123 1720399821 COVEÑA PAZMIÑO RAQUEL ESTEFANIA MEDICO RURAL
124 1400435879 JARAMILLO MOLINA DENISE MARITZA ENFERMERA RURAL
125 1310509342 MANTUANO ZHIZHINGO WALTER
WASHINGTON
MEDICO RURAL
126 602866741 MENDOZA ZURITA CATALINA DEL ROCIO MEDICO RURAL
127 1804099214 MIRANDA SOLIS EDWIN MARCELO MEDICO RURAL
128 1713530127 MOYA BERNI JUAN PABLO MEDICO RURAL
129 1720906872 MUÑIZ BAUTISTA CONSUELITO DE LOS
ANGELES
MEDICO RURAL
130 918761222 PAVON FREIRE JOSE RICARDO MEDICO RURAL
131 1804000535 REVELO VILLACRES ALEX DAVID MEDICO RURAL
132 1717156077 RODRIGUEZ ROCHA BYRON IVAN MEDICO RURAL
133 1600543050 TELLO BERMEO GIOCONDA PATRICIA MEDICO RURAL
134 1804545554 VALVERDE MARIÑO LENNY MARIANELA MEDICO RURAL
135 0602335093 MANZANO SALAZAR SAYURI VIOLETA NUTRICIONISTA
136 1803043999 ESCOBAR GUARNIZO ELIZABETH MARISOL OBSTETRIZ DE ENIPLA
76
3.4.1.7. Estatuto Orgánico
RESOLUCIÓN No. 0026
(ESTRUCTURA Y ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
POR PROCESOS DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA) de la Dirección
Provincial de Salud de Pastaza.
Considerando:
QUE, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, determina las
facultades que tienen las Instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las
servidoras o servidores públicos para ejercer las competencias y facultades que la
Constitución les atribuye y el deber de, coordinar las acciones para el cumplimiento de sus
fines;
QUE, el artículo 361 de la Constitución establece que: “El Estado ejercerá la rectoría del
sistema a través de la autoridad sanitaria nacional, será responsable de formular la política
nacional de salud, y normará, regulará y controlará todas las actividades relacionadas con la
salud, así como el funcionamiento de las entidades del sector.”;
QUE, mediante Decreto Ejecutivo 195 publicado en el Registro Oficial No. 111 de 19 de
enero del 2010, el señor Presidente Constitucional de la República del Ecuador emite
lineamientos estructurales para organizar las unidades administrativas en los niveles de
dirección asesoría, apoyo y operativo de los ministros de coordinación y sectoriales,
secretarias e institutos nacionales pertenecientes a la Función Ejecutiva.
QUE, mediante Resolución No. OSCIDI 2003-0026 del 17 de julio del 2003, se expidió la
Estructura Orgánica por Procesos Transitoria del Ministerio de Salud Pública, hasta que se
haya concluido el Estatuto Orgánico por Procesos, Estructura Ocupacional; y, se emita la
Resolución de Dictamen Favorable definitivo por parte del Ministerio de Relaciones
Laborales;
QUE, el Ministerio de Relaciones Laborales mediante Oficio Nro. 0366-VSP-MRL-2011
de fecha 10 de octubre del 2011, emite dictamen favorable al Estatuto Orgánico de la
77
Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Salud Pública en ejercicio de la
atribución que le confiere el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República
del Ecuador y artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función
Ejecutiva;
ACUERDA:
Emitir el estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Salud
Pública.
TITULO I
DE LA GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS
Art. 3. Estructura Organizacional de Gestión por Procesos
La estructura organizacional del Ministerio de Salud Pública se encuentra alineada con su
misión y las políticas determinadas en la Constitución de la República del Ecuador, las
Políticas del Estado, leyes y otras normas vigentes. Se sustenta en la filosofía y enfoque de
gestión por procesos determinando claramente su ordenamiento orgánico a través de la
identificación de procesos, clientes, productos y/o servicios.
Art. 4.- Procesos del Ministerio de Salud Pública
Los procesos del Ministerio de Salud Pública se ordenan y clasifican en función de su
grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la misión institucional. Estos
son:
3. Los Procesos Gobernantes orientan la gestión institucional a través de la
formulación de políticas, directrices, normas, procedimientos, planes, acuerdos y
resoluciones para la adecuada administración y ejercicio de la representación legal
de la institución.
78
4. Los Procesos Agregadores de Valor son los encargados de generar y administrar los
productos y servicios destinados a usuarios internos y externos y permiten cumplir
con la misión institucional y los objetivos estratégicos.
5. Los Procesos Habilitantes de Asesoría y de Apoyo generan productos y servicios
para los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, apoyando y
viabilizando la Gestión Institucional.
6. Los Procesos desconcentrados generan productos y servicios destinados a los
usuarios finales acercándolos al territorio.
TITULO V
ESTRUCTURA BÁSICA DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
Art. 8.-Estructura Básica Alineada a la Misión.- El Ministerio de Salud para el
cumplimiento de su misión y responsabilidades, desarrolla los siguientes procesos internos:
1. Proceso Gobernante:
1.1 Direccionamiento Estratégico del Sistema Nacional de Salud
2. Procesos Agregadores de Valor
2.1 Gestión Estratégica de Gobernanza Vigilancia de la Salud
2.1.1 Vigilancia de la Salud Pública
2.1.1.1 Vigilancia Epidemiológica
2.1.1.2 Vigilancia y Control Sanitario
2.1.1.3 Estrategias de Salud Colectiva
2.1.1.4 Dirección General de Salud
2.1.2 Gobernanza de la Salud Pública
2.1.2.1 Articulación y Manejo del Sistema Nacional de Salud y de la Red Pública
2.1.2.2 Normatización
79
2.1.2.3 Normatización del Talento Humano en Salud
2.1.2.4 Medicamentos e Insumos Estratégicos
2.2 Gestión Estratégica de la Atención Integral en Salud
2.2.1 Provisión de Servicios de Salud
2.2.1.1 Red de Hospitales y Atención Ambulatoria Especializada
2.2.1.2 Atención del Primer Nivel en Salud
2.2.1.3 Gestión y Calidad de los Servicios
2.2.1.4 Discapacidades, Rehabilitación y Cuidado Especial en Salud
2.2.1.5 Infraestructura Sanitaria, Equipamiento y Mantenimiento
2.2.1.6 Unidades Móviles de Salud
2.2.2 Prevención, Promoción de la Salud e Igualdad
2.2.2.1 Educación y Comunicación para la Promoción de la Salud
2.2.2.2 Prevención y Promoción de la Salud
2.2.2.3 Interculturalidad, Derecho y Participación Social en Salud
3. Procesos Habilitantes de Asesoría
3.1. Planificación
3.1.1.1 Planificación e Inversión
3.1.1.2 Información, Seguimiento y Control de Gestión
3.1.1.3 Gestión de Riesgos
3.2 Asesoría Jurídica
3.2.1.1 Jurídica
3.2.1.2 Consultoría Legal
3.3 Gestión Estratégica
3.3.1.1 Administración de Procesos
3.3.1.2 Tecnologías de la Información y Comunicaciones
80
.3.1.3 Cambio de Cultura Organizacional
3.4 Desarrollo Estratégico
3.4.1.1 Economía de la Salud
3.4.1.2 Inteligencia de la Salud
3.5 Auditoría Interna
3.6 Comunicación, Imagen y Prensa
3.7 Cooperación y Relaciones Internacionales
4. Procesos Habilitantes de Apoyo
4.1 Administrativa y Financiera
4.1.1.1 Talento Humano
4.1.1.2 Financiera
4.1.1.3 Administrativa
4.1.1.4 Secretaría General
4. Procesos Desconcentrados
5.1 Gestión Zonal
5.2 Gestión Provincial
5.3 Gestión Distrital
3.4.1.8.Base legal
Según el registro oficial Nº 149, el H. Asamblea Nacional Constituyente, considerando:
Que el deber del Estado velar por la salud del pueblo, creando organismos que cumplan
esta finalidad; y, que el Ministerio de Previsión Social y Trabajo, por la complejidad de los
problemas a los que debe dar soluciones adecuadas prestar toda la atención que requiere el
ramo de salud pública, que necesita técnica y dedicación exclusiva para servirlo.
81
Decreta:
Art. 1. Créase el Ministerio de Salud Pública para atender los ramos de Sanidad, Asistencia
Social y los mas que se relacionan con la salud en general.
Art. 2. El Presidente de la República, dentro de diez días de promulgado este decreto, el
Reglamento organizativo de este Ministerio, estableciendo las Secciones y más
dependencias necesarias para que el Ministerio cumpla a cabalidad con sus funciones.
La Dirección de Salud de Pastaza se maneja por varias leyes, reglamentos, estatutos los
cuales nos detallare a continuación:
- MANUAL DE ATENCIÓN INTEGRAL DE SALUD (MAIS)
- ESTATUTOS ORGÁNICOS
- REGLAMENTO LOSEP
- CÓDIGO DE TRABAJO
- LEY ORGÁNICA DE LA SALUD
- REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DEL SERVICIO
PÚBLICO
3.4.1.9.Motivo de la auditoría
La presente auditoria se basa en el desarrollo y la aplicación de una auditoría de gestión al
proceso de selección del personal en el Departamento del Talento Humano en la Dirección
Provincial de Salud de Pastaza, por el periodo comprendido de enero y diciembre del 2013,
teniendo como principal objetivo determinar la eficacia y eficiencia laboral y la
organización de las todas las actividades realizadas por los cada uno de los funcionarios;
para así poder determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas ya
establecidos para el buen desarrollo institucional.
3.4.1.10. Alcance de la Auditoría
La presente auditoría de gestión comprende desde el 1 de Enero al 31 de Diciembre del
2013, periodo en el cual se examinará al departamento de Talento Humano, para ello se ha
82
seleccionado cuatro componentes del área y estas son: proceso de selección y reclutamiento
del personal, contratación, capacitación, evaluación y desempeño del personal; de esta
forma se garantiza un mejor control del cumplimiento de actividades a la hora de tomar
decisiones.
En la presente auditoria se aplicará y elaborará programas de trabajo, se elaborará papeles
de trabajo, hojas resumen de los hallazgos por cada uno de los componentes y definición de
la estructura del informe.
3.4.1.11. Objetivos de la auditoría
Realizar la auditoría de gestión al proceso de selección del personal del departamento
de talento humano.
Evaluar la eficacia de la gestión en Departamento de Talento Humano en lo que se
refiere al control y a la toma de decisiones.
Medir la eficiencia con que se ejecutan los procedimientos, políticas y normativas en el
proceso de selección del personal de acuerdo al marco legal establecido por la
institución.
Determinar la eficiencia y eficacia de la aplicación de los procedimientos, políticas y
normas en el proceso de selección de personal.
Realizar una evaluación de control interno de los procesos de reclutamiento de
personal, con el fin de detectar áreas críticas y oportunas de mejoramiento continuo.
Diseñar las pruebas de cumplimiento que se va aplicar durante la auditoría, al proceso
de Inducción y selección de personal.
Determinar la efectividad y el grado de cumplimiento del reglamento interno en
relación al proceso de contratación del personal.
83
3.4.1.12. Diagnóstico Preliminar
El equipo de auditoría ICMC, procedió a visitar la Dirección Provincial de Salud de
Pastaza, el día lunes 17 de febrero de 2014, con la finalidad de realizar el diagnostico
preliminar de la Institución, lo cual se determinó que es una Institución que presta servicios
de salud, una vez analizado su entorno se determinará la eficiencia y eficacia en las
actividades realizadas por los funcionarios.
Para la presente auditoría de gestión se tomará en cuenta y analizarán los siguientes
componentes:
Cuadro N° 7
Código Componentes
1 Selección y reclutamiento del personal
2 Contratación
3 Capacitación
4 Evaluación y desempeño del personal
84
3.5. FASE II: PlanificaciónEspecífica.-
Para la presente investigación hemos considerado los siguientes componentes que son
selección de personal, contratación, capacitación, evaluación y desempeño del personal.
3.5.1. Nivel de ponderación de riesgos para matrices.
Para poder calificar el nivel de riesgo en cada una de las matrices, se tomará en
consideración las siguientes ponderaciones:
Cuadro N° 8
NIVEL PONDERACIÓN
2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles - Claves, se
desconocen.
4 BAJO Cuando los controles - Clave se ha cumplido en parte.
6 MEDIO Cuando los Controles - Clave se han cumplido en un 50%.
8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los
adecuados.
10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.
Fuente: MALDONADO Milton, Auditoría de Gestión
Elaborado por: Cristina Montoya
3.5.2. Nomenclatura utilizada para identificar los papeles de trabajo.
Cuadro N° 9
NOMENCLATURA SIGNIFICADO
MPE Memorando de Planificación Preliminar
PT Programa de Trabajo
PTRP Programa de Trabajo Reclutamiento de Personal
PTRC Programa de Trabajo Contratación
PTRCP Programa de Trabajo Capacitación
85
PTREDP Programa de Trabajo Evaluación y Desempeño del
Personal
CM Cristina Montoya
PTRPpc Programa de Trabajo Reclutamiento de Personal Procesos
de Control
PTRCpc Programa de Trabajo Contratación Procesos de Control
PTRCPpc Programa de Trabajo Capacitación Procesos de Control
PTREDPpc Programa de Trabajo Evaluación y Desempeño del
Personal Procesos de Control
PTRPps Programa de Trabajo Reclutamiento de Personal Procesos
Sustantivos.
PTCps Programa de Trabajo Contratación Procesos Sustantivos.
PTRCPps Programa de Trabajo Capacitación Procesos Sustantivos.
PTREDPps Programa de Trabajo Evaluación y Desempeño del
Personal Procesos Sustantivos.
Elaborado por: Cristina Montoya
86
3.5.3. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
“AUDITORIA DE GESTIÓN”
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE : Evaluación especifica del control interno
SUBCOMPONENTE: Actividades de Control, Evaluación de Riesgos, Sistema de Información y
Comunicación, Actividades de Control, Monitoreo y Supervisión.
N°
Pregunta
RESPUESTA PUNTAJE
OPTIMO
PUNTAJE
OBTENIDO
OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE
CONTROL
SELECCIÓN Y
RECUTAMIENTO
DEL PERSONAL.-
1 ¿Se ha establecido
políticas o
lineamientos que
regulen el proceso
de selección y
reclutamiento
basado en perfiles
específicos,
especialmente para
el personal que
aplica a cargos de
mayor
responsabilidad?
X
10
10
2 ¿Se aplican las
87
políticas o
lineamientos de
selección de
personal para todos
los cargos de la
institución?
X 10 10
3 ¿Se han definido
niveles de autoridad
y decisión para los
responsables del
proceso de selección
y reclutamiento del
personal?
X
10
9
El Director/a realiza
primero la entrevista,
donde formula
preguntas cerradas y
abstractas.
4 ¿El proceso de
Reclutamiento que
se realiza en la
institución se rige a
los cambios en la
normativa laboral
vigente?
X
10
10
5 ¿Se controla que se
planifique la
cantidad mínima de
aspirantes que deben
reclutarse durante
cada proceso a fin
de cumplir con el
requerimiento de
personal solicitado
por cada área de la
empresa?
X
10
10
Según lo que
establece la ley se
establece que los tres
mejores puntuados
pasan a la segunda
fase de selección de
personal.
6 ¿Se controla que al
llevar a cabo el
X
Si no existe
certificación
88
proceso de selección
y reclutamiento se
cumpla con el
presupuesto
asignado?
10
10
presupuestaria, no se
podrá dar inicio al
proceso de selección
del personal.
7
¿Se han establecido
y se aplican políticas
que regulen el
proceso de
contratación del
personal?
X
10
10
8
¿Se han asignado
niveles de
autoridades y
responsabilidad para
el personal a cargo
del proceso de
contratación?
X
10
10
9
¿La entidad en el
caso de requerir
contrataciones
inmediatas de igual
manera da
cumplimiento con
los procesos
reclutamiento y
selección?
X
10
0
Esto únicamente
sucede para las
contrataciones de tipo
temporal para la
adquisición de
medicina y cuando se
necesita hacer la
adquisición urgente.
10
¿Todos los
candidatos
reclutados que
participan los
procesos de
X
10
9
Para este proceso se
manejan con el
manual del
Ministerio de Salud
Pública.
89
selección cumplen
con un perfil de
puesto establecido
en algún manual?
11
¿Se han establecido
políticas o
lineamientos que
regulen los procesos
de capacitación del
personal?
X
10
9
Se rigen a los que
dice la ley de la
LOSEP.
12
¿Se aplican políticas
que regulen el
proceso de
capacitación externa
al personal de la
institución?
X
10
0
No porque a ellos les
envían un listado de
las capacitaciones que
se darán en ese mes o
depende de cómo este
estructurado en el
SECAP, Contraloría
o del IAEN.
13
¿Se desarrolla
periódicamente en la
institución un Plan
de Capacitación?
X
10
0
Periódicamente no,
porque el Plan de
Capacitación se lo
realiza anualmente,
según lo establece la
ley.
14
¿Se verifican que
dentro de las
capacitaciones
programadas
periódicamente en la
empresa se
consideren
capacitaciones
externas con temas
X
10
10
90
de especialización
que promuevan el
desarrollo de los
trabajadores y
potencialicen su
capacidad
intelectual?
T O T A L 140 107
EVALUACION
DE RIESGOS
15
¿Durante el proceso
de selección y
reclutamiento se
utilizan técnicas que
permitan verificar el
nivel de aptitud y
actitud que posee el
candidato?
X
10
10
16
¿Se verifica que el
personal
discapacitado que
participa en el
proceso
compatibilice el
nivel de su
discapacidad con las
actividades?
X
10
9
Dentro del proceso se
admiten candidatos
que posean
discapacidades que
puedan ser
compatibles con las
actividades del cargo
para el cual aplican,
sin perjuicio de su
salud, física y mental.
¿El personal legaliza
91
17 los contratos
celebrados en la
entidad dentro del
plazo establecido
por el MRL?
X
10
10
18
¿Si la empresa desea
terminar la relación
laboral de forma
unilateral, notifica al
trabajador
anticipadamente?
X
10
9
Se envía por escrito
informándole el
motivo de la
terminación de la
relación laboral.
19
¿Se evalúa el nivel
de conocimiento
específico que debe
poseer el personal
de acuerdo al área
de la empresa a la
que pertenece?
X
10
10
TOTAL
50 48
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
20
¿Se comunica los
resultados del
proceso de selección
de personal que se
lleva a cabo en la
X
10
10
El jefe de RRHH, envía
un correo en donde
comunica a los directivos,
sobre los tres finalistas del
proceso, con la finalidad
de obtener una aprobación
para seguir con el
proceso.
92
institución?
21
¿Existe una
comunicación con el
director de la
institución, a fin de
llegar a una decisión
oportuna con
respecto a la
selección del
personal?
X
10
9
22
¿Se indica al nuevo
personal contratado
de la empresa
claramente el tipo de
contratación que se
le otorgara?
X
10
10
23
¿Se ha realizado la
correcta difusión a
través de los medios
necesarios para el
reclutamiento de los
posibles candidatos
para las vacantes
presentadas?
X
10
10
Si se realiza la
correcta difusión
mediante una
convocatoria y esta es
publicada en la radio,
página web, la prensa
y en la cartelera de la
institución.
TOTAL
40 39
ACTIVIDADES
DE CONTROL
¿Existe un archivo
cuidadosamente
Las actas de finiquito
de los ex empleados
93
24 llevado de las actas
de finiquito de ex
trabajadores con los
que la empresa ha
terminado las
relaciones laborales?
X
10
9
se encuentran
adjuntos en cada
expediente de cada
servidor una copia en
pagaduría.
25
¿Existe un registro
documental que
contenga informes o
reportes de cada una
de las capacitaciones
recibidas tanto
internas o externas?
X
10
8
Se enviaba un reporte
mensual a la zona,
con copia al
expediente del
servidor y otra al
SIITH (Sistema
Informático Integrado
de Talento Humano)
26
¿El personal
reclutado cuenta con
la experiencia
suficiente para
pertenecer a la
empresa?
X
10
8
Sí, pero al momento
de realizar las
pruebas psicométricas
ahí se puede
determinar si el
candidato es el
adecuado para el
puesto.
27
¿La búsqueda de un
candidato se la
dirige en base al
perfil del cargo
solicitado según lo
dispuesto en algún
manual de perfil de
puesto de la
entidad?
X
10
9
Si se busca al
profesional de
acuerdo a las
necesidades del área
solicitante.
TOTAL 40 34
94
MONITOREO Y
SUPERVISIÓN
28
¿Existe algún
formato en el cual el
aspirante a la
vacante en la
empresa registre
datos personales e
información laboral?
X
10
10
29
¿Se ha realizado
seguimiento a las
referencias
personales que el
empleado presenta
en su solicitud de
empleo?
X
10
10
30
¿Se realizan
controles habituales
con la finalidad de
verificar que el
empleado este
cumpliendo con las
funciones que está
desempeñando sean
específicamente
para las cuales ha
sido contratado?
X
10
10
31
¿Se realizan
periódicamente
evaluaciones al
personal de la
X
10
9
Estas evaluaciones se
las realiza trimestral,
semestral o anual
dependiendo del jefe
inmediato de cada
95
institución? área.
32
¿Se ha establecido
sanciones para el
personal que no
cumple con un nivel
de rendimiento en
sus actividades, aun
habiéndole brindado
capacitación?
X
10
9
A cada servidor se le
realiza una
evaluación de
desempeño y ahí se
determina su
rendimiento si este es
deficiente o eficiente.
TOTAL 50 48
Elaborado por: Cristina Montoya Fecha: 10 de marzo del 2014
Revisador por: Dra. Miryan Arévalo Fecha: 12 de marzo del 2014
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
96
3.5.4. MEDICIÓN DEL RIESGO
DIRECCION PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
RIESGO DE CONTROL
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
Nivel de Confianza
NC= CTx100
PT
Nivel de Riesgo
NR= 100 %- NC
PROCESO NIVEL DE
CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
Ambiente de Control NC=107 x 100 / 140
NC= 76,43%
NR=100 - 76,43%
NR= 23,57%
Evaluación de Riesgos NC=48 x 100 / 50
NC= 96%
NR= 100% - 96%
NR= 4%
Sistema de Información y
Comunicación
NC= 39 x 100 / 40
NC= 97.50%
NR= 100% - 97.50%
NR = 2.5%
Actividades de Control
NC= 34 x 100 / 40
NC= 85%
NR= 100% - 85%
NR = 15%
Monitoreo y Supervisión NC= 48 x 100 / 50
NC= 96%
NR= 100% - 96%
NR= 4%
97
MATRIZ DE CALIFICACION DE RIESGOS (Técnica de la Colorimetría)
Gráfico N° 11
En base a la Planificación Específica, se tomó en consideración la tabla de ponderación, obteniendo
así un Riesgo de Control:
Ambiente de Control
El cuestionario de control interno una vez obtenido los resultados en las matrices nos indica un nivel
de confianza 76,46% dando así un nivel de confianza alta, y con un riesgo de control de un 23, 57%
el cual es identificado mediante la matriz de calificación de riesgos.
El cual nos dice que el riesgo de control interno, una vez analizado y generalizado es de un 23,47%
de tener errores.
Evaluación de Riesgos
El cuestionario efectuado y aplicado para la evaluación del riesgo nos indica un nivel de confianza
del 96%, alto de acuerdo a las matrices realizadas, y posteriormente un riesgo de control del 4% , ya
que es una ponderación que no ocurrirá errores, por ello es un riesgo bajo.
Sistema de Información y Comunicación
El resultado de la entrevista, nos supo determinar que el sistema de información y comunicación
posee un nivel de confianza alto con un porcentaje del 97.50% y un riesgo de control del 2.5%
dándonos así un riesgo bajo.
98
Actividades de Control
El cuestionario efectuado y aplicado para la evaluación del riesgo nos indica un nivel de confianza
del 85%, alto de acuerdo a las matrices realizadas, y consecuentemente un riesgo de control del 15%,
ya que es una ponderación que posiblemente ocurrirá errores, por ello es un riesgo alto.
Monitoreo y Supervisión
El cuestionario efectuado para el seguimiento y supervisión nos indica un nivel de confianza del 96%
obteniendo así un riesgo alto, y un riesgo de control de un 4% ya que es una ponderación que no
ocurrirá muchos errores, por ello es un riesgo bajo.
MEDICIÓN DEL RIESGO.-
Riesgo inherente: El riesgo inherente es de un 55%, esta afirmación ha sido realizada en base a una
matriz de riesgos de acuerdo a una ponderación subjetiva de ciertos puntos clave que se consideraron
para la calificación de este riesgo.
Riesgo de Control: Para los fines consiguientes se ha considerado un promedio del riesgo de control
de los cinco componentes del control interno que están siendo analizados, según los resultados
obtenidos se puede determinar que tenemos u riesgo de control promedio según la técnica de la
colorimetría es bajo, cuantificado en un 12,81%.
Riesgo de Detección: por el conocimiento y la experiencia de los auditores involucrados en el
presente trabajo se ha considerado un nivel de riesgo de detección de un 15% que es un valor
estándar.
Riesgo de Auditoría:
RA=( RI x RC x RD) x 100
RA=(0.55 x 0.1281 x 0.15) x 100
RA= 1.06%
Interpretación: Se dedujo que los auditores se enfrentan a un riesgo e Auditoria del 1.06% de que
ha ocurrido un error material y este ha evadido los controles del cliente y podría no ser detectado por
los procedimientos implementados por otros auditores.
99
3.5.5. PROGRAMA DE TRABAJO.-Selección y Reclutamiento del Personal
ENTIDAD: DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
OBJETIVO GENERAL.- Medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan los
procedimientos, políticas y normativas en el proceso de selección de personal de acuerdo al marco legal
establecido por la entidad.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Verificar el cumplimiento en la preparación del proceso selección y
reclutamiento de personal.
PROCEDIMIENTOS:
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
1.1.- Aplicar el cuestionario de control interno
referente al proceso. 10/02/2014 CM
1.2.- Verificar si se encuentra actualizado el manual
de puestos institucional o el manual genérico de
puestos.
10/02/2014 CM
1.3.- Verificar la existencia de indicadores de
gestión por cada proceso de contratación de
personal.
11/02/2014 CM
1.4.- Verificar la aprobación de la partida
presupuestaria por parte del Director y Jefe
Financiero.
11/02/2014 CM
1.5.- Verificar si la institución cuenta con un
manual de selección y reclutamiento de personal,
establecidos legalmente.
11/02/2014 CM
1.6.- Verificar si existe algún sistema,
procedimientos o técnicas para la evaluación,
selección y aprobación del personal de nuevo
ingreso.
11/02/2014 CM
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-1/4
100
3.5.6. PROGRAMA DE TRABAJO.- Proceso de Contratación del Personal
ENTIDAD: DIRECCION PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: CONTRATACIÒN
OBJETIVO GENERAL.- Medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan los procedimientos, políticas y
normativas en el proceso de contratación del personal de acuerdo al marco legal establecido por la entidad.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Determinar si se cumple con el correcto proceso de contratación del personal y establecer si el
funcionario cumple con responsabilidad sus obligaciones de acuerdo al puesto asignado.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL:
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
1.1.- PERSONAL CONTRATADO
Procedimiento de Auditoria:
Seleccionar una Muestra representativa del personal
contratado y verificar que corresponda al personal
idóneo que participó en el proceso de selección.
10/02/2014 CM
1.2.- REGISTRO DE NÓMINA
Procedimiento de Auditoria:
Seleccionar una muestra representativa del personal
contratado y verificar que haya sido ingresado en la
nómina de la institución con toda su información
personal identificado por el cargo y relación laboral
para el cual ha sido contratado.
12/02/2014 CM
1.3.- NIVEL DE CONTRATACION
Procedimiento de Auditoria:
Seleccionar una muestra representativa de las personas
que fueron contratadas para cubrir las vacantes
existentes en la institución y verificar los contratos que
se han celebrado.
13/02/2014 CM
Procedimiento de Auditoria:
Seleccionar una muestra representativa de los contratos
celebrados y verificar que hayan sido legalizados en el
Ministerio de Relaciones Labores dentro del plazo
vigente.
13/02/2014 CM
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-2/4
101
3.5.7. PROGRAMA DE TRABAJO – Capacitación
ENTIDAD: DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: CAPACITACION
OBJETIVO GENERAL.- Medir la eficiencia y eficacia con que se ejecutan las actividades por parte de los
funcionarios de la Dirección de Salud de Pastaza.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Determinar el nivel y frecuencia de capacitación del personal, acorde con los
planes, objetivos y requerimientos de la institución.
PROCEDIMIENTOS CONTROL :
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
Aplicación cuestionario
Procedimiento de auditoria:
1.1.- Aplicar el cuestionario de control al
Departamento de Talento Humano.
Rendimiento del plan de capacitación :
Procedimiento de auditoria:
1.2.- Seleccionar una muestra representativa del total
de capacitaciones que se han programado para el
personal de planta y administrativo de la institución,
para luego verificar si se hayan desarrollado
conforme al Plan Anual de Capacitación.
10/02/2014 CM
Capacitaciones
Procedimiento de auditoria :
1.3.- Comprobar la existencia de los cursos de
Capacitación y Motivación realizados al personal de
la Institución.
13/02/2014 CM
Evaluaciones planificadas
Procedimiento de auditoria :
1.4.- Seleccionar una muestra representativa del total
de los empleados que posee la institución y verificar
que se les haya evaluado al menos una vez al año.
14/02/2014 CM
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-3/4
102
3.5.8. PROGRAMA DE TRABAJO.- Evaluación y Desempeño del Personal
ENTIDAD: DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO DEL PERSONAL
OBJETIVO GENERAL.- Medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan las actividades por parte de los
funcionarios de la Dirección de Salud de Pastaza.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Determinar si el desempeño y potencial de todos los empleados son realizadas de acuerdo a las
políticas establecidas por el departamento de Talento Humano.
PROCEDIMIENTOS:
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
1.1.- Aplicar el cuestionario de control interno
al departamento del Talento Humano. 10/02/2014 CM
1.2.- Aplicar una encuesta al personal para
verificar si la institución cuenta con un
ambiente laboral saludable en sus diferentes
áreas.
14/02/2014 CM
1.3.- Solicitar el Manual de Clasificación y
valoración de puestos para conocer los
aspectos de comportamiento y de desempeño
que la empresa valora más en sus trabajadores.
14-02-2014 CM
1.4.-Realizar una observación al desempeño de
cierto funcionario para verificar el perfil y
competencias requeridos para desempeñar un
cargo específico.
14/02/2014 CM
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-4/4
103
3.6. FASE III: Ejecución
Esta fase hace referencia a la ejecución del trabajo de auditoría que se desarrollará a
continuación, se aplicarán diferentes programas específicos por cada uno de los
componentes a evaluarse que son Selección y reclutamiento del personal, contratación,
capacitación y, evaluación y desempeño del personal.
Al analizar cada uno de estos factores se elaborarán tablas, gráficos e indicadores con la
evidencia suficiente y relevante, lo cual permitirá determinar hallazgos sustentados
legalmente para posteriormente emitir un informe de auditoría a la Ab. Ivonne Santander
Analista de Talento Humano de la Dirección de Salud de Pastaza.
104
3.6.1. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA
ENTIDAD: DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
OBJETIVO GENERAL.- Medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan los
procedimientos, políticas y normativas en el proceso de selección de personal de acuerdo al marco
legal establecido por la entidad.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Verificar el cumplimiento en la preparación del proceso selección y
reclutamiento de personal.
PROCEDIMIENTOS:
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
1.1.- Aplicar el cuestionario de control interno
referente al proceso. 10/02/2014 CM
PTPRpc1/5
1.2.- Verificar si se encuentra actualizado el
manual de contratación del personal o el
manual de puestos institucional.
10/02/2014 CM PTPRpc2/5
1.3.- Verificar la existencia de indicadores de
gestión por cada proceso de contratación de
personal.
11/02/2014 CM PTPRpc3/5
1.4.- Verificar la certificación de la partida
presupuestaria por parte del Director y Jefe
Financiero.
11/02/2014 CM PTPRpc4/5
1.5.- Verificar si la institución cuenta con un
manual de selección y reclutamiento de
personal, establecidos legalmente.
11/02/2014 CM PTPRpc5/5
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-1/4
105
Detalle de los Procedimientos de Control.-
1.1. Aplicar el cuestionario de control interno referente al proceso.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO D PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCEDIMIENTO 1: Aplicar el cuestionario de control interno referente al proceso.
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se procede a realizar la entrevista y a la vez aplicar el cuestionario de
control interno a la Ing. Edith Díaz analista del Departamento de Talento
Humano quien estuvo al frente de dicho departamento el primer semestre
del año 2013 y a la Abogada Ivonne Santander funcionaria encargada del
departamento de Talento Humano, quienes son las responsables del
proceso de selección de personal y así poder determinar los problemas si
en caso la Institución tuviere.
HA
CM
1/1
A continuación se detalla el esquema que se aplicó y se referencia de acuerdo al programa
de auditoría
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
DIRECCION PROVINCIAL DE SALUD
COMPOMENTE: Preparación del proceso de Selección y Reclutamiento de Personal
ALCANCE: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013
N PREGUNTAS SI NO N/A
1 ¿Existe un manual de contratación de personal, Manual de
Puestos?
X
2 ¿La Institución cuenta con Indicadores de Gestión para el
X
PTPRpc-1/5
106
proceso de preparación de la Selección de Personal?
3
¿Existe un formato específico que se ha entregado a cada Área y
Departamento de la Institución para la emisión de requerimientos
de personal?
X
4
¿El formato de requerimiento de personal es adaptable a la realidad
de la Institución y contiene la información suficiente para buscar
candidato idóneo?
X
5 ¿La Institución cuenta con contratos por servicios ocasionales
o colectivos?
X
6 ¿Existe una planificación y el cronograma general del
concurso de méritos y oposición?
X
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE SELECCIÓN
Y RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
CÉDULA NARRATIVA
ALCANCE: Desde enero a diciembre del 2013
Procedimiento:Aplicar el cuestionario de control interno referente al proceso
Componente: Preparación del proceso de selección de personal.
Se procede a realizar el cuestionario de control interno, con las técnicas respectivas que son
la entrevista, la encuesta y la verificación de documentos y se pudo determinar que la
Dirección de Salud de Pastaza, no cuenta con un manual de contratación de personal, o
manual de puestos, dentro de la planificación del primer trimestre del año 2014 se ha
previsto la elaboración de dicho manual, el cual se encuentra como responsable la UATH,
el objetivo de esto es garantizar la cantidad y calidad del talento humano que requiere la
institución de conformidad a la necesidades institucionales, y estructura orgánica de la
Dirección de Salud, para proceder con la clasificación de puestos actualizados y/o creación
de descriptores de puestos de perfiles, de conformidad a lo dispuesto en el Art. 61 de la
LOSEP.
107
Dentro de la unidad de talento humano existe un formato especifico que se entregado a
cada área y departamento de la institución el cual se hace uso para la emisión de
requerimiento de personal, siempre y cuando exista la vacante y la aprobación de
respectiva partida presupuestaria.
La modalidad de contratación de la Dirección de Salud, está basada en el Reglamento para
el Reclutamiento y Selección del profesionales de la Salud de las instituciones del Estado,
según el acuerdo Ministerial N° MRL-2012-0144, del Ministerio de Relaciones Laborales
y el Ministerio de Salud Pública. Y para el resto de servidores esta entidad trabaja con
contratos colectivos, plazo fijo, indefinidos, de conformidad con lo establecido en el
código de trabajo; y contratos ocasionales, nombramientos provisionales y definitivos
según lo que establece la Ley orgánica del Servicio Público (LOSEP), esta será autorizada
por la autoridad nominadora, para satisfacer necesidades institucionales, previo el informe
de la unidad de administración del talento humano, siempre que exista la partida
presupuestaria y disponibilidad de los recursos económicos para este fin.
El nivel de cumplimiento de las políticas de control interno es del 67% contra un
incumplimiento del 33%; cabe recalcar que dentro de este año, se pretende mantener un
cumplimiento del 100%.
Elaborado por: Cristina Montoya
Supervisado por: Dra. Miryan Arévalo.
Fecha: 11 de febrero de 2014
67%
33%
NIVEL DE CUMPLIMIENTO CONTROL INTERNO
SI NO
108
1.2. Verificar si se encuentra actualizado el manual de contratación del personal o
el manual de puestos institucional.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE SELECCIÓN
Y RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
CÉDULA NARRATIVA
ALCANCE: Desde enero a diciembre del 2013
Procedimiento: Verificación de existencia de un manual de contratación del personal.
Componente: Preparación del proceso de selección de personal.
Se aplicó la entrevista a la Ab. Ivonne Santander persona actualmente encargada del
departamento de Talento Humano; y se pudo verificar que, la institución no cuenta con un
manual de contratación de personal, pero nos supo manifestar que dentro de la
planificación del primer trimestre del año 2014 se ha previsto la elaboración de dicho
manual, el cual se encuentra como responsable la UATH, el objetivo de esto es garantizar
la cantidad y calidad del talento humano que requiere la institución de conformidad a la
necesidades institucionales, y estructura orgánica de la Dirección de Salud de Pastaza;
proceder con la clasificación de puestos actualizados y/o creación de descriptores de
puestos de perfiles, de conformidad a lo dispuesto en el Art. 61 de la LOSEP.
Φ = no reúne requisitos/ no cuenta
√ = verificado (página web)
FUENTE = Ab. Ivonne Santander
RIESGO = Alto, con la probabilidad de ocurrencia de errores.
CONCLUSIÓN = La Dirección de Salud, según la información recibida, no cuenta con el
manual de contratación de personal o manual de puestos que permita regular el proceso y
mantener controles para su cumplimiento.
Elaborado por: Cristina Montoya
Supervisado por: Dra. Miryan Arévalo.
Fecha: 11 de febrero de 2014
PTPRpc-2/5
109
1.3. Verificar la existencia de indicadores de gestión por cada proceso de
contratación de personal.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE SELECCIÓN
Y RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
CÉDULA NARRATIVA
ALCANCE: Desde enero a diciembre del 2013
Procedimiento: Verificación de existencia de indicadores de gestión
Componente: Preparación del proceso de selección y reclutamiento del personal.
Mediante la técnica de observación, se procede a verificar la información recibida por parte
de la Ab. Ivonne Santander, para el desarrollo de las actividades del proceso de la
preparación de selección reclutamiento de personal, clasificación de puestos, capacitación y
evaluación del desempeño de personal de la Unidad de Administración de Talento Humano,
se pudo identificar que no se hace uso de indicadores de gestión para la verificación de la
eficiencia y eficacia del desempeño; aun teniéndolos, pero los mismos no son aplicados en
el tiempo que están establecidos en el cronograma; logrando con esto, que la entidad no
desarrolle una adecuada gestión en cuanto al uso de los recursos y el cumplimiento de
objetivos que promuevan la mejora continua en una organización.
Se recomienda hacer uso de indicadores de gestión como esta en el cronograma semestral,
que permitan el desempeño del recurso humano y la optimalización de los demás recursos,
a fin de mantener una gestión adecuada y oportuna en cada una de las actividades que se
realizan.
A continuación se presenta la matriz de indicadores de gestión para el proceso de
preparación de contratación de personal.
NOMBRE
PROCESO
NOMBRE
INDICADO
R
FORMULA INTERPRETACIO
N
RESPONSABL
E DE
MEDICION
FRECUENCI
A DE
MEDICION
PTPRpc-3/5
110
√ = Verificado (respaldo archivos Excel)
FUENTE = Ab. Ivonne Santander
RIESGO = Alto, con la probabilidad de ocurrencia de errores.
CONCLUSIÓN = La Dirección de Salud si cuenta con indicadores de gestión para el
proceso de contratación de personal, lo cual permite medir el nivel de efectividad al
procesos de selección.
Reclutamiento
, selección y
contratación
Eficiencia en
el proceso
Costo por
reclutamiento,
selección y
contratación
Mide el costo en
recursos humanos y
materiales utilizados
para el reclutamiento,
selección y
contratación del
personal
IVONNE
SANTANDER SEMESTRAL
Eficiencia en
el proceso
Tiempo tomado
para procesar a un
aspirante
Factor que controla el
tiempo utilizado para
procesar la
información de un
aspirante a ocupar un
cargo
IVONNE
SANTANDER SEMESTRAL
Cumplimiento
de perfiles
N° de carpetas con
perfil
seleccionadas/Tota
l de carpetas
seleccionadas
Indicador que permite
medir el número de
carpetas recibidas con
perfiles adecuados
para la selección de
personal
IVONNE
SANTANDER SEMESTRAL
Evaluación del
desempeño y
clima laboral
Satisfacción
del cliente
interno
Porcentaje de
satisfacción del
cliente por
departamento
Porcentaje de
satisfacción que
permite valorar el
nivel del clima laboral
IVONNE
SANTANDER SEMESTRAL
Eficacia en la
capacitación
(Costo de eventos
de capacitación
realizados /
Número de eventos
programados)*100
Valora el costo de
capacitación vs
eventos programados
en la Institución
IVONNE
SANTANDER SEMESTRAL
Eficacia en la
capacitación
(Número de
eventos de
capacitación
realizados Interno /
Número de eventos
programados)*100
Indicador que permite
valorar la capacitación
interna realizada.
IVONNE
SANTANDER SEMESTRAL
Eficiencia en
la inducción
No. De formularios
de inducción/No.
De personas
contratadas en base
al crecimiento
institucional
Permite valorar No de
personas ingresadas
con inducción.
IVONNE
SANTANDER SEMESTRAL
Elaborado por: Cristina Montoya
Supervisado por: Dra. Miryan Arévalo
Fecha: 11 de febrero de 2014
111
1.4. Verificar la aprobación de la partida presupuestaría por parte de la Directora
y Jefe Financiero.
DIRECCIÓN DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE
SELECCIÓNDE PERSONAL
CÉDULA NARRATIVA
ALCANCE: Desde enero a diciembre de 2013
Procedimiento: Verificación partida presupuestaria.
Componente: Preparación del proceso de selección de personal.
Dentro de la UATH, existe estricto cumplimiento con lo estipulado en la Norma Técnica
de Reclutamiento y Selección de personal del sector público:
Art. 11.- De los pasos previos.- La UATH institucional, o quien hiciere sus veces, será la
encargada de la preparación del proceso de reclutamiento y selección para lo cual deberá
realizar los siguientes pasos previos: b.1) Debidamente financiadas a través de la partida
presupuestaria correspondiente; y, b.2) No estén sujetas a litigio y se encuentren
legalmente vacantes.
Es dispensable la aprobación de la partida presupuestaría por parte de la Unidad Financiera
el cual garantizará el pago oportuno de los haberes de cada uno de los funcionarios, previa
a esta presentación se podrá continuar con el siguiente proceso de convocatoria.
§ = COTEJADO CON DOCUMENTOS.
β = RESPALDOS ADJUNTOS
FUENTE = Carpetas de los funcionarios seleccionados.
RIESGO = Bajo, con poca probabilidad de ocurrencia de errores.
CONCLUSIÓN = Todas las cinco carpetas seleccionadas, para la verificación de la partida
presupuestaria cuenta con la certificación presupuestaria, emitida por la Unidad Financiera.
Elaborado por: Cristina Montoya
Supervisado por: Dra. Miryan Arévalo
Fecha: 11 de febrero de 2014
PTPRpc-4/5
112
1.5. Verificar si la institución cuenta con un manual de selección y reclutamiento del
personal, establecidos legalmente.
DIRECCIÓN DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE
SELECCIÓNDE PERSONAL
CÉDULA NARRATIVA
ALCANCE: Desde enero a diciembre de 2013
Procedimiento: Verificación el manual de selección y reclutamiento de personal.
Componente: Preparación del proceso de selección de personal.
Según los archivos revisados, la Dirección de Salud no cuenta con un manual de selección
y reclutamiento de personal propio, para ello se basan en los manuales del MINISTERIO
DE RELACIONES LABORALES, según Acuerdo Ministerial No. MRL - 2012 – 0144 y
aplicada por todas la instituciones del estado, además de otras leyes y reglamentos
adicionales referentes al proceso de selección y reclutamiento de personal: REFORMA AL
REGLAMENTO PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE
PROFESIONALES DE LA SALUD DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO
DENTRO DEL ÁMBITO DE LA LEY ORGÁNICA DEL SERVICIO PUBLICO –
LOSEP, mediante acuerdo Ministerial N° MRL -2012-022, publicado en el registro
Oficial N° 659 del 12 de marzo del 2012.
Se pudo verificar que todas estas leyes y reglamentos reposan en la Unidad Administrativa
del Talento Humano de la Dirección de Salud de Pastaza.
§ = COTEJADO CON DOCUMENTOS.
√ = REVISADO.
FUENTE = Files de Normativa Institucional.
RIESGO = Medio, si no se personalizan los manuales, existe la posible ocurrencia de errores.
CONCLUSIÓN = Según la información recibida, se pudo verificar que la normativa no
cuenta con la personalización para la institución, pero cabe recalcar que la Dirección de
Salud si cumple con los reglamentos establecidos para la selección del personal emitido
por el Ministerio de Relaciones Laborales, Losep y su reglamento.
Elaborado por: Cristina Montoya
Supervisado por: Dra. Miryan Arévalo
Fecha: 11 de febrero de 2014
PTPRpc-5/5
113
3.6.2. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
OBJETIVO GENERAL.- Medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan los procedimientos, políticas y
normativas en el proceso de contratación del personal de acuerdo al marco legal establecido por la entidad.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Determinar si se cumple con el correcto proceso de contratación del personal y establecer si el
funcionario cumple con responsabilidad sus obligaciones de acuerdo al puesto asignado.
1. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL:
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
1.1.- PERSONAL CONTRATADO
Procedimiento de Auditoria:
Seleccionar una Muestra representativa del personal
contratado y verificar que corresponda al personal
idóneo que participo en el proceso de selección.
10/02/2014 CM PTCpc1/4
1.2.- REGISTRO DE NÓMINA
Procedimiento de Auditoria:
Seleccionar una muestra representativa del personal
contratado y verificar que haya sido ingresado en la
nómina de la institución con toda su información
personal identificado por el cargo para el cual ha sido
contratado.
12/02/2014 CM PTCpc2/4
NIVEL DE CONTRATACION
1.3Seleccionar una muestra representativa de las
personas que fueron contratadas para cubrir las vacantes
existentes en la institución y verificar los contratos que
se han celebrado.
13/02/2014 CM PTCpc3/4
1.4. Seleccionar una muestra representativa de los
contratos celebrados y verificar que hayan sido
legalizados en el Ministerio de Relaciones Labores
dentro del plazo vigente.
13/02/2014 CM PTCpc4/4
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-2/4
114
Detalle de los Procedimientos de Control.-
1.1.Seleccionar una Muestra representativa del personal contratado y verificar que
corresponda al personal idóneo que participó en el proceso de selección.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCESO N° 2: Contratación del Personal
PROCEDIMIENTO N° 1: Personal Contratado
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se formuló las preguntas al responsable del proceso de contratación de
personal con el objetivo de conocer si el personal contratado, corresponde al
personal idóneo seleccionado en el proceso anterior, las preguntas a
realizarse fueron las siguientes:
Personas encuestadas: Ing. Edith Díaz y la Ab. Ivonne Santander
Cargo: Analistas de departamentales en dicho periodo
1. ¿Cuántas personas seleccionadas como idóneas fueron contratadas en el
periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013?
2. ¿Cuántas personas fueron contratadas durante el periodo del 01 de enero
al 31 de diciembre del 2013?
Respuestas:
1. Total personal idóneo seleccionado
AN-1
72
2. Total personal contratado 72
No se ha
Identificado
Ningún
Hallazgo que
mencionar
PTPRpc-1/4
115
Indicador de Eficacia:
Personal contratado = Total personal idóneo seleccionado x 100
Total personal contratado
Personal contratado = 72x 100
72
Personal contratado = 100%
Del total de candidatos idóneos seleccionados durante el año 2013, el 100%
han sido contratados. El proceso es totalmente eficaz, ya que el personal
contratado corresponde al personal idóneo seleccionado por cumplir con el
perfil buscado por la institución.
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miriam Arévalo
1.2.Seleccionar una muestra representativa del personal contratado y verificar que
haya sido ingresado en la nómina de la institución con toda su información personal
identificado por el cargo para el cual ha sido contratado.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCESO N° 2: Contratación del Personal
PROCEDIMIENTO N° 2: Registro de nómina
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se formuló las preguntas a los responsables del proceso de contratación de
personal con el objetivo de conocer si del total de personas contratadas han
sido ingresadas en la nómina de empleados de la institución, con toda su
PTPRpc-2/4
116
información personal identificado por el cargo para el cual ha sido
contratado; las preguntas a realizarse fueron las siguientes:
Personas encuestadas: Ing. Edith Díaz y la Ab. Ivonne Santander
Cargo: Jefes departamentales en dicho periodo
1. ¿A cuántas personas contratadas durante el periodo del 01 de enero al 31
de diciembre del 2013, se les ingreso en la nómina de la institución?
3. ¿Cuántas personas fueron contratadas durante el periodo del 01 de enero
al 31 de diciembre del 2013?
Respuestas:
3. Total personal registrado en la nómina
AN-2
72
4. Total personal contratado 72
Indicador de Eficacia:
Registro Nómina = Total personal registrado en nómina x 100
Total personal contratado
Registro Nómina = 72x 100
72
Registro Nómina = 100%
Del personal contratado durante el año 2013, han sido registrados en la
nómina correctamente desde su ingreso a la institución, el proceso realizado
es totalmente eficaz cumpliendo con todos los parámetros del proceso de
contratación.
No se ha
Identificado
Ningún
Hallazgo que
mencionar
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
117
1.3.Seleccionar una muestra representativa de las personas que fueron contratadas para
cubrir las vacantes existentes en la institución y verificar los contratos que se han
celebrado.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCESO N° 2: Contratación del Personal
PROCEDIMIENTO N° 3: Nivel de contratación
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se formuló las preguntas al responsable del proceso de contratación de
personal con el objetivo de conocer de las personas que fueron contratadas
para cubrir las vacantes existentes en la institución; en sí verificar cuantos
contratos fueron celebrados; las preguntas a realizarse fueron las siguientes:
Personas encuestadas: Ab. Ivonne Santander
Cargo: Jefes departamentales en dicho periodo
1. ¿Cuántos contratos fueron celebrados durante el periodo del 01 de
enero al 31 de diciembre del 2013?
2. ¿Cuántas personas fueron contratadas durante el periodo del 01 de
enero al 31 de diciembre del 2013 para cubrir las vacantes
disponibles en la institución?
Respuestas:
5. Total contratos celebrados
AN-3
72
6. Total personal contratado 72
No se ha
Identificado
Ningún
Hallazgo que
mencionar
PTPRpc-3/4
118
Indicador de Eficacia:
Nivel de contratación = Total contratos celebrados x 100
Total personal contratado
Nivel de contratación = 72x 100
72
Nivel de contratación = 100%
Del personal contratado durante el año 2013, al 100% se han elaborado los
contratos. El proceso es totalmente eficaz ya que la institución ha celebrado
cada uno de los contratos correspondientes al nuevo personal de la
institución y a la vez se está cumpliendo con la normativa laboral vigente.
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
1.4.Seleccionar una muestra representativa de los contratos celebrados y verificar que
hayan sido legalizados en el Ministerio de Relaciones Labores dentro del plazo
vigente.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCESO N° 2: Contratación del Personal
PROCEDIMIENTO N° 4: Nivel de contratación
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se formuló las preguntas al responsable del proceso de contratación de
personal con el objetivo de conocer si todos los contratos celebrados han sido
legalizados ya en el Ministerio de Relaciones Laborales dentro del plazo
vigente; para ello se realizan las siguientes preguntas:
PTPRpc-4/4
119
Persona encuestada: Ab. Ivonne Santander
Cargo: Jefe departamental
Preguntas :
1. ¿Los contratos celebrados fueron legalizados dentro del plazo de 30
días posteriores a la contratación del personal durante el periodo del
01 de enero al 31 de diciembre del 2013?
2. ¿Cuántos contratos fueron celebrados durante el periodo del 01 de
enero al 31 de diciembre del 2013?
Respuestas:
1. Total contratos legalizados a tiempo
AN-4
67
2. Total personal contratado 72
Indicador de Eficiencia:
Nivel de contratos legalizados = Total contratos legalizados a tiempo x 100
Total contratos celebrados
Nivel de contratos legalizados = 67x 100
72
Nivel de contratos legalizados = 93. 06%
REF.
HG. 2
93%
7%
NIVEL DE CONTRATACIÓN
CONTRATOS LEGALIZADOS
120
Ejemplo contratos año 2013:
Del total de contratos celebrados durante el año 2013, solo un 93,06 % de
contratos fueron legalizados a tiempo, mientras que el 6.94%, se procedió a
pagar una multa por la legalización fuera del plazo permitido. .
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
121
FORMATO PARA REGISTRAR EL DETALLE DE CONTRATOS Y SU FINANCIAMIENTO
CODIGO INSTITUCION: 320 -1400 DIRECCIÓN DE SALUD- HOSPITAL PROVINCIAL PUYO
DETALLE DEL TALENTO HUMANO A SER CONTRATADO CON SERVICIOS OCASIONALES DEL CODIGO DEL TRABAJO AÑO 2013
CEDULA APELLIDOS_NOMBRES REG DENOMINACION DEL
PUESTO CARGO_ADICIONAL
CODIGO CARGO
RMU MENSUAL
MESES A CONTRATAR
RMU ANUAL
FECHA INICIO
FECHA FINALIZ.
PROCESO
GRUPO 51
1600343535 VILLAMARIN ILLANES PABLO RENE 4.18 TECNICO DE MANTENIMIENTO
TECNICO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y/O EQUIPOS
CT 796.00 12 9,552.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 HOSPITAL
1600326621 FRANCO ROSERO MANUEL MEDARDO 4.18 CHOFER CHOFER CT 584.00 12 7,008.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 HOSPITAL
1600640328 VEGA BARRIGA ANA LUCIA 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 HOSPITAL
1600258683 FUENTES VARGAS SANDRA MARIA 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 HOSPITAL
1500684855 AHOÑA SEGOVIA JENY EUGENIA 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 HOSPITAL
1600606410 ANGAMARCA ROJAS YESENIA JAZMIN 4.18 AUXILIAR DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION MEDICAMENTOS
1500780380 BELEZACA MATAILO MARIA MERCEDES 4.18 AUXILIAR DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION MEDICAMENTOS
1600608374 LESANO TAMAYO MARGOTH DEL ROCIO 4.18 AUXILIAR DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION MEDICAMENTOS
1600221350 RIVERA RIVERA MARIA INES 4.18 AUXILIAR DE LABORATORIO
AUXILIAR DE LABORATORIO
CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 LABORATORIO
1900327113 CARDENAS TACURI ROSA MATILDE 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600541047 ORTIZ PACHECO VERONICA ANABEL 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600579971 GUEVARA NUÑEZ ELIZABETH TAMARA 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600696148 SHIGUANGO CERDA LUCY MARGARITA 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600520181 RIVERA ROJAS DIANA VERONICA 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
122
1803181716 CAGUANA JIMENES CRISTIAN DARIO 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600542219 SANTOS PEREZ ROBERTO VINICIO 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600503807 VALVERDE PERALVO SHIRLEY NATALY 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600332322 SALAMBAY JARA KARINA ELIZABETH 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1802740330 REYES ROMO ROSA DEL CISNE 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
1600386302 ESCOBAR MOSQUERA FREDDY WILFRIDO 4.18 CHOFER DE AMBULANCIA
CHOFER DE AMBULANCIA CT 584.00 12 7,008.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013
GESTION ADMINISTRATIVA SERVICIOS GENERALES
1600266744 VILEMA CHAVEZ ANGEL FERNANDO 4.18 CHOFER DE AMBULANCIA
CHOFER DE AMBULANCIA CT 584.00 12 7,008.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 ECU 911
1600370009 VILLAMARIN ILLANES KLEVER VINICIO 4.18 CHOFER DE AMBULANCIA
CHOFER DE AMBULANCIA CT 584.00 12 7,008.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 ECU 911
1600361735 CALDERON MORENO EDWIN VINICIO 4.18 CHOFER DE AMBULANCIA
CHOFER DE AMBULANCIA CT 584.00 12 7,008.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 ECU 911
1600431751 MENDEZ TENORIO LUIS ALFREDO 4.18 CHOFER DE AMBULANCIA
CHOFER DE AMBULANCIA CT 584.00 12 7,008.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 ECU 911
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
123
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
0000000000 NECESIDADES 4.18 AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA CT 775.00 12 9,300.00 1-ene-
2013 31-dic-
2013 GESTION DE ENFERMERIA
19,970.00
321,300.00
CERTIFICACION
FINANCIERA GRUPO 51 F.F. GRUPO 71 F.F.
RMU
SMU 321,300.00 1
DECIMOTERCER SUELDO 19,970.00 1
DECIMO CUARTO 11,448.00 1
APORTE PATRONAL 26,719.92 1
Ing. Edith Díaz
FONDOS DE RESERVA 19,962.00 1
GESTION DE TALENTO HUMANO
IECE 1,198.20 1
SECAP 1,198.20 1
SUMAN: 401,796.32
124
HALLAZGO:
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
HALLAZGO DE AUDITORIA
HALLAZGO N° 2
Legalización de contratos fuera del plazo vigente.-
Condición Según la información recibida, durante el año 2013 se tomó una muestra y se
pudo verificar que se celebraron 72 contratos para el personal nuevo que
ingresaría a la institución, de los cuales 5 de ellos no han sido legalizados
dentro del plazo máximo legal vigente.
Criterio En el Código de Trabajo, según el Art. 20 nos dice que: “Autoridad
competente y registro.- Los contratos que deben celebrarse por escrito se
registraran de los 30 días siguientes a sus suscripción, ante el inspector del
trabajo del lugar en el que preste los servicios el trabajador, y a la falta de
éste, ante el Juez de Trabajo de la misma jurisdicción”
Causa El personal responsable del área de TT. HH tramita la legalización de los
contratos por grupos, descuidando así algunos contratos que se sobrepasaron
el plazo máximo legal vigente.
Efecto Según los resultados del indicador de eficiencia, se pudo observar que existe
una ineficiencia del 7% en el cumplimiento de la legalización de los
contratos dentro del plazo vigente.
Conclusión:
Se concluye que, del total de contratos correspondientes al nuevo personal de la
institución, refleja una ineficiencia del 7% en el cumplimiento de legalización dentro del
plazo establecido; porque el personal responsable del área de TT. HH tramita la
legalización de los contratos por grupos, descuidando así algunos contratos que se
sobrepasaron el plazo máximo legal vigente.
Recomendación:
Se recomienda disponer al Jefe de Recursos Humanos que se tramite la legalización de
todos los contratos, dando prioridad a aquellos que están por concluir el plazo de
tramitación permitido, sin tomar en cuenta los documentos que se ha reunido.
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
REF. HG-2 1/1
125
3.6.3. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA
ENTIDAD: DIRECCION PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: CAPACITACIÓN
OBJETIVO GENERAL.- Medir la eficiencia y eficacia con que se ejecutan las actividades por parte de los
funcionarios de la Dirección de Salud de Pastaza.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Determinar el nivel y frecuencia de capacitación del personal, acorde con los
planes, objetivos y requerimientos de la institución.
PROCEDIMIENTOS CONTROL :
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
Aplicación cuestionario
Procedimiento de auditoria:
1.1.- Aplicar el cuestionario de control al
Departamento de Talento Humano.
10/02/2014 CM PTCPpc1/4
Rendimiento del plan de capacitación :
Procedimiento de auditoria:
1.2.- Seleccionar una muestra representativa del total
de capacitaciones que se han programado para el
personal de planta y administrativo de la institución,
para luego verificar si se hayan desarrollado
conforme al Plan Anual de Capacitación.
10/02/2014 CM PTCPpc2/4
Capacitaciones :
Procedimiento de auditoria :
1.3.- Comprobar la existencia de los cursos de
Capacitación y Motivación realizados al personal de
la Institución.
13/02/2014 CM PTCPpc3/4
Evaluaciones planificadas :
Procedimiento de auditoria :
1.4.- Seleccionar una muestra representativa del total
de los empleados que posee la institución y verificar
que se les haya evaluado al menos una vez al año.
14/02/2014 CM PTCPpc4/4
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-3/4
126
Detalle de los Procedimientos de Control.-
1.1.Aplicar el cuestionario de control al Departamento de Talento Humano.
Se detalla a continuación el esquema que se aplicará y se hará referencia de acuerdo al
programa de auditoría:
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
DIRECCION PROVINCIAL DE SALUD
COMPOMENTE: Proceso de Capacitación
ALCANCE: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013
N PREGUNTAS SI NO N/A
1 ¿La institución cuenta con un Plan Anual de Capacitación?
X
2 ¿El proceso de formación y desarrollo contempla un
diagnóstico de necesidades de competencias de productividad
y competitividad?
X
3 ¿Para los programas de formación y desarrollo se hace
reconocimiento de las situaciones externas e internas y su
incidencia en el logro de los objetivos institucionales?
X
4
¿Los procesos de formación y desarrollo garantizan el
compromiso del personal con el logro de indicadores de
gestión?
X
5
¿La formación del personal está orientada al logro de los
objetivos y metas operacionales?
X
127
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO
CAPACITACION DEL PERSONAL
CÉDULA NARRATIVA
ALCANCE: Desde enero a diciembre del 2013
Procedimiento:Aplicar el cuestionario de control interno referente al proceso
Componente: Capacitación
Se procede a realizar el cuestionario de control interno, con las técnicas respectivas que son
la entrevista, la encuesta y la verificación de documentos y se pudo determinar que la
Dirección de Salud de Pastaza, si cuenta con un Plan Anual de Capacitaciones para el
personal de planta y administrativo según el cronograma que la institución tiene.
El nivel de cumplimiento de las políticas de control interno es de un 100% de
cumplimiento en lo que se refiere a capacitaciones anuales para el personal de la institución.
Elaborado por: Cristina Montoya
Supervisado por: Dra. Miryan Arévalo
Fecha: 11 de febrero de 2014
100%
Plan Anual de Capacitaciones
PTCPpc-1/4
128
1.2.Seleccionar una muestra representativa del total de capacitaciones que se han
programado para el personal de planta y administrativo de la institución, para
luego verificar si se hayan desarrollado conforme al Plan Anual de Capacitación.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCESO N° 3: Capacitación del Personal
PROCEDIMIENTO N° 2: Rendimiento del plan de capacitación
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se formuló las preguntas al responsable del proceso de inducción del
personal con el objetivo de conocer si las capacitaciones programadas para
el personal de planta y administrativo de la institución se han ejecutado con
conforme al Plan Anual de Capacitación; para ello las preguntas a realizarse
fueron las siguientes :
Personas encuestadas: Ab. Ivonne Santander y Ing. Edith Díaz
Cargo: Jefes departamentales en dicho periodo
Preguntas :
1. ¿Cuántas capacitaciones del Plan de Capacitación Anual han sido
ejecutadas durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del
2013?
2. ¿Cuántas capacitaciones han sido registradas en el Plan de
capacitación Anual para el personal de planta y administrativo de la
institución durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del
2013?
Respuestas:
1. Total contratos legalizados a tiempo
AN-1
45
2. Total personal contratado 45
No se ha
Identificado
Ningún
Hallazgo que
mencionar
PTCPpc-2/4
129
Indicador de Eficiencia:
Rendimiento Plan de = _Total capacitaciones ejecutadas x 100
Capacitación Anual Total capacitaciones registradas
Rendimiento Plan de = 45x 100
Capacitación Anual 45
Rendimiento Plan de Capacitación Anual = 100%
Según el registro de capacitaciones registradas en el Plan Anual de
Capacitaciones de la Dirección de Salud de Pastaza durante el año 2013, en
un 100% ha sido llevado a cabo, para ello se concluye que el proceso de
capacitación es eficiente en la empresa.
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
1.3. Comprobar la existencia de los cursos de Capacitación y Motivación realizados al
personal de la Institución.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCESO N° 3: Capacitación del Personal
PROCEDIMIENTO N° 3: Capacitaciones externas
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se formuló las preguntas al responsable del proceso de inducción del
personal con el objetivo de conocer si las propuestas de las capacitaciones
fueron aprobadas por parte de los directivos que estuvieron a cargo durante el
año 2013, las preguntas a realizarse fueron las siguientes :
PTCPpc-3/4
130
Persona encuestada: Ab. Ivonne Santander
Cargo: Jefe departamental
Preguntas :
1. ¿Cuántas propuestas de capacitaciones han sido solicitadas durante e
el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013?
2. ¿Cuántas capacitaciones que han sido aprobadas por los directivos de
la empresa durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del
2013?
Respuestas:
3. Total capacitaciones externas
AN-4
9
4. Total propuestas de capacitación
externas solicitadas
9
Indicador de Eficacia:
Capacitaciones = ___Total capacitaciones externas aprobadas x 100
Externas Total propuestas de capacitación ext. solicitadas
Capacitaciones externas = _9 x 100
9
Capacitaciones externas = 100%
Del total de capacitaciones externas solicitadas por el personal de la
institución durante el año 2013, el 100% han sido aprobadas, por lo que se
concluye que el proceso es totalmente eficaz, esto nos permite verificar que
si se cumple con el cronograma establecido de capacitaciones anuales en la
institución.
No se ha
Identificado
Ningún
Hallazgo que
mencionar
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
131
132
133
1.4. Seleccionar una muestra representativa del total de los empleados que posee la
institución y verificar que se les haya evaluado al menos una vez al año.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCESO N° 3: Capacitación del Personal
PROCEDIMIENTO N° 4: Evaluaciones planificadas
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se formuló las preguntas al responsable del proceso de inducción del
personal con el objetivo de conocer si el total del personal de la empresa
han sido sometido a evaluación al menos una vez al año, las preguntas a
realizarse fueron las siguientes :
Persona encuestada: Ab. Ivonne Santander
Cargo: Jefe departamental en dicho periodo
Preguntas :
1. ¿Cuántas personas han sido evaluadas durante el periodo del 01 de
enero al 31 de diciembre del 2013?
2. ¿Cuál es el total de empleados que prestaron sus servicios a la
institución durante el año 2013?
Respuestas:
5. Total personal evaluado
AN-4
67
6. Total personal de la institución 67
Indicador de Eficacia:
Evaluaciones planificadas = ___Total personal evaluado x 100
Total personal de la empresa
No se ha
Identificado
Ningún
Hallazgo que
mencionar
PTCPpc-4/4
134
Evaluaciones planificadas = 67x 100
67
Evaluaciones planificadas = 100%
Después de haber hecho la respectiva encuesta, se pudo determinar que del
total de personal registrado en nómina de la institución, el 100% ha sido
evaluado, para lo cual se concluye que el proceso es eficaz, cabe señalar
que del total de la institución considerado en el cálculo de este indicador
corresponde a una muestra seleccionada siguiendo la respectiva
metodología que se empleó desde el proceso de reclutamiento.
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
135
3.6.4. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA
ENTIDAD: DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
COMPONENTE: EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO DEL PERSONAL
OBJETIVO GENERAL.- Medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan las actividades
por parte de los funcionarios de la Dirección de Salud de Pastaza.
OBJETIVO ESPECÍFICO.- Determinar si el desempeño y potencial de todos los empleados son
realizadas de acuerdo a las políticas establecidas por el departamento de Talento Humano.
1. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
CONTENIDO
TIEMPO
UTILIZADO
ELABORADO
POR:
REFERENCIA
P.T.
1.1.- Aplicar el cuestionario de control interno al
departamento del Talento Humano. 10/02/2014 CM
PTREDPpc1/4
1.2.- Aplicar una encuesta al personal para
verificar si la institución cuenta con un ambiente
laboral saludable en sus diferentes áreas.
14/02/2014 CM PTREDPpc2/4
1.3.- Solicitar el Manual de Clasificación y
valoración de puestos para conocer los aspectos
de comportamiento y de desempeño que la
empresa valora más en sus trabajadores.
14-02-2014 PTREDPpc3/4
1.4.-Realizar una observación al desempeño de
cierto funcionario para verificar el perfil y
competencias requeridos para desempeñar un
cargo específico.
14/02/2014 CM PTREDPpc4/4
Elaborado por: Cristina Montoya
Aprobado y Revisado por: Dra. Miryan Arévalo
PTPR-4/4
136
Detalle de los Procedimientos de Control.-
1.1.Aplicar el cuestionario de control al Departamento de Talento Humano
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
PAPELES DE TRABAJO
EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PERIODO: Desde enero a diciembre del 2013
PROCEDIMIENTO 1: Aplicar el cuestionario de control interno al departamento del
Talento Humano.
APLICACIÓN: HALLAZGO
Se procede a realizar la entrevista y a la vez aplicar el cuestionario de
control interno a la Ing. Edith Díaz analista del Departamento de Talento
Humano quien estuvo al frente de dicho departamento el primer semestre
del año 2013 y a la Abogada Ivonne Santander funcionaria encargada del
departamento de Talento Humano, quienes son las responsables del
proceso de selección de personal donde se determinará si se evaluó el
desempeño laboral dentro del plan de actividades.
No se ha
encontrado
hallazgos
A continuación se detalla el esquema que se aplicó y se referencia de acuerdo al programa
de auditoría:
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD
COMPOMENTE: Proceso de Evaluación y desempeño del personal
ALCANCE: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013
N PREGUNTAS SI NO N/A
1 ¿La institución tiene parámetros o planes de mejoramiento para
medir el desempeño laboral?
X
2 ¿La institución tiene claramente definidos los procedimientos
para la medición del desempeño con base a las competencias?
X
PTREDpc-1/5
137
3
¿Tienen instrumentos definidos para medir la evaluación y el
desempeño laboral?
X
4
¿Garantiza la medición del desempeño, la efectividad en los
procesos de la calidad del servicio?
X
5 ¿En la institución se evalúa la medición del desempeño, los
aportes para el mejoramiento y la innovación de los procesos?
X
6 ¿Se verifica la competencia de las instituciones y profesionales
que prestan el servicio de formación?
X
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE EVALUACIÓN
Y DESEMPEÑO DEL PERSONAL
CÉDULA NARRATIVA
ALCANCE: Desde enero a diciembre del 2013
Procedimiento: Aplicar el cuestionario de control interno referente al proceso
Componente: Evaluación y desempeño del personal
Se procede a realizar el cuestionario de control interno, con las técnicas respectivas que son
la entrevista, la encuesta y la verificación de documentos y se pudo determinar que la
Dirección de Salud de Pastaza, si cumple con los parámetros con cada uno de los
procedimientos referentes a la evaluación del desempeño para cada uno de los empleados,
estas evaluaciones se las hace anualmente utilizando un formulario MRL-EVAL-01, el cual
se encuentra en la página del Ministerio del Trabajo, dicha evaluación la realiza el jefe
departamental a cada uno de los empleados que estén a cargo de él.
A continuación de muestra el formulación que se utiliza para la evaluación del desempeño:
138
El nivel de cumplimiento referente a la evaluación y desempeño del personal es de un 100%
de cumplimiento.
Elaborado por: Cristina Montoya
Supervisado por: Dra. Miryan Arévalo
Fecha: 11 de febrero de 2014
139
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN
DEPARTAMENTO EXAMINADO
TALENTO HUNAMO
PERIODO EXAMINADO
01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMRE 2013
FIRMA DE AUDITORES: CRISTINA MONTOYA
PUYO-PASTAZA-ECUADOR
Orden de Trabajo.
001-NC-2014
140
141
DICTÁMEN DE LA FIRMA DE AUDITORES:
A la Unidad de Administración de Talento Humano:
Se ha auditado al departamento de talento en sus cuatro componentes que son; selección y
reclutamiento del personal, contratación, capacitación, evaluación y desempeño del
personal de la Dirección Provincial de Salud de Pastaza al 30 de diciembre del 2013, así
como el cumplimiento del PAC institucional y la aplicación de indicadores de gestión.
La Unidad administrativa de Talento Humano y la Dirección Provincial de Salud es
responsable de la aplicación de los procesos de selección de personal, en base a la Ley de
Orgánica del Servidor Público, Reglamento de la LOSEP, y la Normativa Técnica de
Selección y Evaluación de Personal del Sector Público; Esta responsabilidad incluye:
diseñar, implementar y mantener el control relevante a la preparación y ejecución del
procesos de selección de personal, la aplicación de indicadores de gestión por cada proceso
con el fin de medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan.
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre aplicación del proceso de selección
de personal de la Dirección de Salud, con base en nuestra auditoría.
Sistema de Selección y Reclutamiento del personal
Al ejecutar los cuatro programas de auditoría establecidos por cada componente, por el
periodo auditado del año 2013, se determinó que existe más del 90% de personal
contratado mediante servicios ocasionales, se determinó también que la Dirección de Salud
de Pastaza, no cuenta con un manual de contratación de personal o manual de puestos, lo
cual impide garantizar la cantidad y calidad del talento humano que requiere la institución
de conformidad a las necesidades y estructura orgánica de la entidad.
Mediante el programa de auditoría de contratación de personal del año 2013, se pudo
verificar que no se legalizaron a tiempo algunos de contratos ocasionales; a la vez, no se
ejecutó una correcta difusión de la convocatoria de las vacantes existentes dentro de la
Institución, garantizando así la participación de la mayor cantidad de personas, sin
distinción de su etnia, nacionalidad, edad, condición socio-económica, orientación sexual,
142
género, religión, estado de salud, discapacidad, si fuere del caso; o, cualquier otra
distinción, personal o colectiva, temporal o permanente.
Además, de la falta de controles por parte de la UATH y verificación mensual de la
documentación remitida por los nuevos funcionarios, se evidenciaron meses en los cuales
se ejecutan la contratación de personal para todo el año, esto ha generado la acumulación
de trabajo y no ha permitido la constatación de todos los requisitos en las carpetas de cada
funcionario; durante el proceso de selección del personal casualmente se aplican
indicadores de gestión por cada proceso de selección de personal, con el fin de medir el
grado de eficiencia y eficacia en todos los subproceso relacionados al Talento Humano.
Conclusiones.-
En nuestra opinión, excepto por los hallazgos mencionados en el párrafo anterior, se
evidencia que dentro de la UATH, existe personal suficiente y competente para la
realización del proceso de personal, además de contar con partidas presupuestarias
necesarios para la contratación de personal durante el año 2013, y un estricto control de
cumplimiento de actividades mensual por cada funcionario.
Srta. Ivonne Cristina Montoya Castillo
FIRMA DE AUDITORES
Puyo, diciembre del 2014
143
CAPÍTULO I
1. Motivo del examen
La presente auditoria se basa en el desarrollo y la aplicación de una auditoría de gestión al
proceso de selección del personal en el Departamento de Talento Humano en la Dirección
Provincial de Salud de Pastaza, por el periodo comprendido de enero y diciembre del
2013, teniendo como principal objetivo determinar la eficacia y eficiencia laboral y la
organización de las todas las actividades realizadas por los cada uno de los funcionarios;
para así poder determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas ya
establecidos para el buen desarrollo institucional.
La auditoría se realizará de acuerdo a la orden de trabajo N. 001-NC-2014.
2. Alcance de la Auditoría
La presente auditoría de gestión comprende desde el 1 de Enero al 31 de Diciembre del
2013, periodo en el cual se examinará al departamento de Talento Humano, para ello se ha
seleccionado cuatro componentes del área y estas son: proceso de selección y
reclutamiento del personal, contratación, capacitación, evaluación y desempeño del
personal; de esta forma se garantiza un mejor control del cumplimiento de actividades a la
hora de tomar decisiones.
En la presente auditoria se aplicará y elaborará programas de trabajo, se elaborará papeles
de trabajo, hojas resumen de los hallazgos por cada uno de los componentes y definición
de la estructura del informe.
3. Objetivos de la auditoria
- Realizar la auditoría de gestión al proceso de selección del personal del
departamento de talento humano.
- Evaluar la eficacia de la gestión en Departamento de Talento Humano en lo que se
refiere al control y a la toma de decisiones.
144
- Medir la eficiencia con que se ejecutan los procedimientos, políticas y normativas
en el proceso de selección del personal de acuerdo al marco legal establecido por la
institución.
- Determinar la eficiencia y eficacia de la aplicación de los procedimientos, políticas
y normas en el proceso de selección de personal.
- Realizar una evaluación de control interno de los procesos de reclutamiento de
personal, con el fin de detectar áreas críticas y oportunas de mejoramiento
continuo.
- Diseñar las pruebas de cumplimiento que se va aplicar durante la auditoría, al
proceso de Inducción y selección de personal.
- Determinar la efectividad y el grado de cumplimiento del reglamento interno en
relación al proceso de contratación del personal.
4. Objetivos del examen
- Medir la EFICIENCIA con que se ejecutan los procedimientos, políticas y
normativas en el proceso de selección del personal de acuerdo al marco legal
establecido por la entidad.
- Evaluar la EFICACIA de la gestión en la unidad de administración del talento
humano en lo referido al control y la toma de decisiones.
- Realizar una evaluación de control interno de los procesos de reclutamiento de
personal, con el fin de detectar áreas críticas y oportunas de mejoramiento
continuo.
- Diseñar las pruebas de cumplimiento que se va aplicar durante la auditoría, al
proceso de selección de personal.
145
- Evaluar la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos materiales, humanos,
administrativos y económicos.
- Evaluar la efectividad y el grado de cumplimiento del reglamento interno en
relación al proceso de contratación de personal.
- Emitir un informe que abarque conclusiones y recomendaciones basadas en los
resultados obtenidos durante el proceso de selección de personal
5. Alcance y naturaleza de la auditoría
El alcance de la auditoría de gestión al proceso de selección de personal, no es más que
proporcionar soluciones viables y constructivas a los componentes del proceso de
selección y reclutamiento del personal, capacitación, contratación y evaluación y
desempeño del personal.
De esta forma se garantiza el cumplimiento de los objetivos establecidos en el PAC
institucional, además de un mejor control de actividades al momento de tomar
decisiones.
La evaluación se aplicará al período comprendido entre los meses de enero a diciembre
de 2013.
146
CAPÍTULO II
2. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
La Dirección Provincial de Salud de Pastaza está ubicada en la Provincia de Pastaza,
ciudad de Puyo en la calle Guayas s/n y Guaranda esquina.
Entre las funciones que le faculta la Ley está la de coordinar y canalizar recursos para la
ejecución de programas y proyectos de salud zonal y distrital, siendo un organismo líder y
transparente en la ciudad de Puyo, ayudando a las personas de bajos recursos económicos.
2.1. Misión
Ejercer la rectoría, regulación, planificación, coordinación, control y gestión de la Salud
Pública ecuatoriana a través de la gobernanza y vigilancia y control sanitario y garantizar
el derecho a la Salud a través de la provisión de servicios de atención individual,
prevención de enfermedades, promoción de la salud e igualdad, la gobernanza de salud,
investigación y desarrollo de la ciencia y tecnología; articulación de los actores del
sistema, con el fin de garantizar el derecho a la Salud.
2.2. Visión institucional
El Ministerio de Salud Pública, ejercerá plenamente la gobernanza del Sistema Nacional de
Salud, con un modelo referencial en Latinoamérica que priorice la promoción de la salud y
la prevención de enfermedades, con altos niveles de atención de calidad, con calidez,
garantizando la salud integral de la población y el acceso universal a una red de servicios,
con la participación coordinada de organizaciones públicas, privadas y de la comunidad.
2.3. Objetivos de la entidad
Específicos
Objetivo 1: Incrementar los mecanismos para la implementación del Modelo de
Gestión en el Ministerio de Salud Pública.
Objetivo 2: Incrementar las capacidades y competencias del talento humano.
147
Objetivo 3: Incrementar la eficiencia, eficacia y calidad de las actividades
operativas del Ministerio de Salud Pública.
Objetivo4: Incrementar la eficiencia y calidad del Sistema Nacional de Salud.
Objetivo 5: Reducir la brecha de acceso universal a la salud.
Objetivo 6: Incrementar el desarrollo de la ciencia y tecnología en el ámbito de la
salud.
Objetivo 7: Incrementar los niveles de seguridad de los productos de consumo
humano.
Objetivo 8: Incrementar la vigilancia, control, prevención y la promoción de la
salud.
2.4. Valores
Respeto.- Entendemos que todas las personas son iguales y merecen el mejor
servicio, por lo que nos comprometemos a respetar su dignidad y a atender sus
necesidades teniendo en cuenta, en todo momento, sus derechos.
Inclusión.- Reconocemos que los grupos sociales son distintos y valoramos sus
diferencias.
Vocación de servicio.- Nuestra labor diaria lo hacemos con pasión.
Compromiso.- Nos comprometemos a que nuestras capacidades cumplan con todo
aquello que se nos ha confiado.
148
Integridad.- Tenemos la capacidad para decidir responsablemente sobre nuestro
comportamiento”.
Justicia.- Creemos que todas las personas tienen las mismas oportunidades y
trabajamos para ello.
Lealtad.- Confianza y defensa de los valores, principios y objetivos de la entidad,
garantizando los derechos individuales y colectivos.
BASE LEGAL
1.- Normas de Creación
Normas Constitucionales
Ley de Creación
Decreto Ejecutivo de Creación
Ordenanza de Creación
Acuerdo Ministerial
2.- Normas de Regulación
Disposiciones constitucionales
MAIS
Reglamento Generales
Decretos Ejecutivos
Ordenanzas
Acuerdo Ministeriales
Plan Nacional para el Buen Vivir
3. Regulaciones y Procedimientos Internos
Listado de regulaciones y reglamentos internos
Manual de clasificación de Puestos
Manual de Procedimientos
Gráfico y explicación del mapa de procesos y actividades.
149
4. Estructura Orgánica
CAPÍTULO III
1. ATRIBUTOS DEL HALLAZGO – SELECCIÓN DEL PERSONAL
1.1. Falta de un Manual de contratación de personal, y manual de puestos
institucional.
Condición: La Dirección Provincial de Salud, no cuenta con un manual de contratación de
personal, o manual de puestos lo cual impide garantizar la cantidad y calidad del talento
humano que requiere la institución de conformidad a las necesidades y estructura orgánica
de la entidad.
Criterio: Incumplimiento a lo dispuesto en la Norma de Selección de Personal del Sector
Púbico:
150
CAPITULO
DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL
Sección 1a.
De la preparación del proceso de reclutamiento
“Art. 11.- De los pasos previos.- La UATH será la encargada de la preparación del
proceso de reclutamiento, para lo cual deberá realizar los siguientes pasos previos:
a) Mantener actualizado el manual de puestos institucional, como instrumento
fundamental para la elaboración de las bases de los concursos de méritos y oposición. En
el caso de que los puestos sujetos a concurso pertenezcan a los procesos habilitantes de
asesoría y apoyo, se deberá utilizar la descripción y perfiles establecidos en el manual
genérico de puestos.”
Causa: Falta de coordinación y planificación ha impedido que se cumpla con la creación
del Manual de puestos, durante el primer trimestre del año 2014 se encuentra la
planificación y la elaboración de dicho manual, pero aún no se ha cumplido con lo
previsto, por lo que la institución entro a un proceso de transición es por ello que algunas
actividades no se pudieron cumplir en el tiempo establecido.
Efecto: No garantizar el proceso de seleccionar de personal así como el ascenso y la
carrera del servicio público, constituyéndose en un instrumento de gestión destinada a
lograr que el personal seleccionado para el puesto, cumpla con las características y
requisitos determinados en el manual de puestos institucional y el manual de puestos
genéricos. Además, impide medir las características más relevantes de las y los aspirantes
al puesto como son: destrezas, capacidades y preparación, así como su actitud y
motivación hacia el trabajo.
Conclusión: La ausencia de manuales debidamente aprobados no ha permitido contar con
instrumentos legales para optimizar el cumplimiento de las actividades destinadas a la
consecución de objetivos institucionales.
151
Recomendación:
A la Directora Provincial: ella dispondrá a la Unidad de Administración del Talento
Humano (UATH), conjuntamente con una asesoría Jurídica, establecer mecanismos
necesarios para que se diseñe y se implemente, el Manual de clasificación de puestos y el
Manual de contratación de personal, de acuerdo a la estructura y necesidades de la
institución.
- CONTRATACIÓN
1.2. Seleccionar una muestra representativa de los contratos celebrados y
verificar que hayan sido legalizados en el MRL, dentro del plazo establecido.
Condición: Dentro de la contratación de personal contratado durante del año 2013, solo un
93,06 % de contratos fueron legalizados a tiempo, mientras que el 6.94%, se procedió a
pagar una multa por la legalización fuera del plazo permitido; también no se ejecuta una
correcta difusión de la convocatoria de las vacantes existentes dentro de la Institución,
garantizando así la participación del a mayor cantidad de personas, sin distinción de su
etnia, nacionalidad, edad, condición socio-económica, orientación sexual, género, religión,
estado de salud, discapacidad, si fuere del caso; o, cualquier otra distinción, personal o
colectiva, temporal o permanente.
93%
7%
NIVEL DE CONTRATACIÓN
CONTRATOS LEGALIZADOS
152
Criterio: En el Código de Trabajo, según el Art. 20 nos dice que: “Autoridad competente
y registro.- Los contratos que deben celebrarse por escrito se registraran de los 30 días
siguientes a sus suscripción, ante el inspector del trabajo del lugar en el que preste los
servicios el trabajador, y a la falta de éste, ante el Juez de Trabajo de la misma
jurisdicción”
Causa: El personal responsable del área de TT. HH tramita la legalización de los contratos
por grupos, descuidando así algunos contratos que se sobrepasaron el plazo máximo legal
vigente.
Efecto: Según los resultados del indicador de eficiencia, se pudo observar que existe una
ineficiencia del 7% en el cumplimiento de la legalización de los contratos dentro del plazo
vigente.
153
3.7.FASE IV.- COMUNICACIÓN Y RESULTADOS
MATRIZ DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
ALCANCE: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
HALLAZGO
RECOMENDACIÓN
FUNCIONARIO
RESPONSABLE
1.1. Falta de un manual de contratación del personal y manual de puestos institucional.
Condición: La Dirección de Salud de
Pastaza, no cuenta con un manual de
contratación de personal, o manual de
puestos lo cual impide garantizar la
cantidad y calidad del talento humano
que requiere la institución de
conformidad a las necesidades y
estructura orgánica de la entidad.
En el manual de clasificación de
puestos, se definirá la naturaleza de las
actividades a cumplirse en el
desarrollo del trabajo, el perfil
profesional, las funciones y
responsabilidades del personal, sean a
nombramiento o a contrato; con la
finalidad que constituya un
instrumento básico para reclutar y
seleccionar el personal adecuado para
el cargo vacantes, para así medir su
desempeño laboral.
Se dispondrá a la Unidad de
Administración del Talento
Humano (UATH), junto con
la Asesoría Jurídica,
establecer mecanismos
necesarios para que se diseñe
y se implemente, el Manual
de clasificación de puestos y
el Manual de contratación de
personal, de acuerdo a la
estructura y necesidades de
la institución.
Plazo: Julio 2014.
1.- Directora
Provincial
2.- Jefe de Área de
Talento Humano
3.- Asesoría Jurídica.
154
MATRIZ DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SALUD DE PASTAZA
ALCANCE: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
HALLAZGO
RECOMENDACIÓN
FUNCIONARIO
RESPONSABLE
1.2. Seleccionar una muestra representativa de los contratos celebrados y verificar que
hayan sido legalizados en el MRL, dentro del plazo establecido.
Condición: Según la información
recibida, se tomó una muestra
representativa y se pudo verificar
que durante el año 2013, se
celebraron 72 contratos para el
personal nuevo que ingresaría a la
institución, de os cuales 5 de ellos
no han sido legalizados dentro del
plazo máximo legal vigente.
La presentación y legalización de
los contratos ocasionales, según el
Código de Trabajo en el art. 20; nos
establece que todo contrato debe
celebrarse por escrito y los mismos
serán registrados máximo a los 30
días siguientes a su suscripción.
Se recomienda al jefe de
Recursos Humanos, tramitar la
legalización de todos los
contratos a tiempo, para evitar
a futuro una sanción por parte
del ministerio de relaciones
laborales.
1.- Jefe del Área de
Talento Humano
2.- Asistente UATH.
155
CAPITULO IV:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
4.1. CONCLUSIONES
Existen procesos de la Unidad Administrativa de Talento Humano de la Dirección
de Salud de Pastaza, que si hacen uso de indicadores de gestión permitiendo medir
el cumplimiento, el manejo correcto de los recursos, desempeño de las funciones y
de las demás actividades.
La Dirección de Salud, no cuenta con un manual de contratación de personal, o
manual de puestos lo cual impide garantizar la cantidad y calidad del talento
humano que requiere la institución de conformidad a las necesidades
institucionales, y estructura orgánica de la institución.
La realización de la presente auditoría, ha permito a la Institución conocer cuán
eficiente y eficaces son sus procesos selección de personal, detectado sus fortalezas
y debilidades, que a futuro permitirán una buena gestión.
El nivel de riesgo de control interno promedio de la Institución es alto, por lo cual
la oportunidad, alcance y naturaleza de los procedimientos se manifestó, en la
aplicación de pruebas sustantivas y de control.
4.2. RECOMENDACIONES
La Institución debe implementar indicadores de gestión como herramienta de apoyo
en todos los procesos de selección de personal, que permitan medir el
cumplimiento, desempeño de las actividades, funciones y metas.
La Unidad administrativa de Talento Humano es responsable de la aplicación de los
procesos de selección de personal, en base a la Ley de Orgánica del Servidor
156
Público, Reglamento de la LOSEP, y la Normativa Técnica de Selección y
Evaluación de Personal del Sector Público; esta responsabilidad incluye: diseñar,
implementar y mantener el control relevante a la preparación y ejecución del
proceso de selección de personal, la aplicación de indicadores de gestión por cada
proceso con el fin de medir el grado de eficiencia y eficacia con que se ejecutan.
La Institución, deberá dar cumplimiento a las recomendaciones emitidas en el
informe final de Auditoría de Gestión aplicada, además de dar seguimiento a las
actividades correctivas implantadas. Se debe considerar la realización periódica de
Auditorías de Gestión, que permitan conocer si se están alcanzado los objetivos
organizacionales propuestos, así como la optimización los recursos, siendo más
competitivos y productivos, aplicando estrategias de beneficio institucional y
colectivo.
BIBLIOGRAFÍA
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Eficiencia, Eficacia, Economía, Ecología, Ética”. Cuarta Edición
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Eficiencia administrativa. México: Ediciones Diana
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ZAVALA R, Carlos, Auditoria de Recursos Humanos, 2009).
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DAFT, Richard L. (2004), Administración de Recursos Humanos
A
N
E
X
O
S
ANEXO 1
ANEXO 2
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA APLICADA A LOS/AS FUNCIONARIOS DE LA DIRECCION DE SALUD DE PASTAZA
OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento en los procesos de Selección de Personal según lo
establecido en la ley.
INDICACIONES:
Por favor lea detenidamente las siguientes preguntas, marque con una x la respuesta que usted
considere correcta.
1.3. ¿En la institución se encuentran bien definidas la misión, visión y objetivos?
SI ( ) NO ( )
1.4. ¿Posee la Institución un organigrama estructural?
SI ( ) NO ( )
1.5. ¿Por qué medios se enteró del puesto de trabajo?
Radio ( ) TV ( ) Periódicos ( ) Otro ( )
1.6. ¿Su ingreso a la institución fue realizado por?
Concurso ( )
Recomendación Personal ( )
Avisos en la Presa ( )
Otros ( )
1.7. ¿La Institución cuenta con un adecuado sistema de selección de personal y posee
políticas de reclutamiento, inducción, capacitación y desarrollo del personal?
SI ( ) NO ( )
1.8. ¿Considera usted que debería existir un plan estratégico para el departamento de Talento
Humano?
SI ( ) NO ( )
1.9. ¿Considera usted que disponer de un Manual de Reclutamiento y Selección contribuirá al
mejoramiento de la Institución?
SI ( ) NO ( )
1.10. ¿La entidad para medir y evaluar los resultados de gestión en términos de eficiencia y
eficacia, cuenta con parámetros e indicadores de gestión?
SI ( ) NO ( )
1.11. ¿La institución cuenta con manuales de funciones destinadas para cada área?
SI ( ) NO ( )
ANEXO 3
INSTALACIONES
ANEXO 4
EJEMPLOS CONTRATOS OCASIONALES AÑO 2013
ANEXO 5
ANEXO 6
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